ANALISA SISTEM PENGIRIMAN BARANG PT.

POS INDONESIA

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi matakuliah KKP pada program diploma III 1. BUSTOMI 2. SUKMA S.P 3. ADE FIRMANSYAH () () ()

Akademi Bina Sarana Informatika Jurusan Manajemen Informatika Margonda Depok 2012

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode :MI.2012/2013 di semester lima.

DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK Kelas 12.4L.01

RIRIN RESTU ARIA ,S.Kom.

PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal

PENILAI

_________________

Saran saran dari penilai :

KATA PENGANTAR
Puji syukur panjatkan kehadirat Allah SWT,karena berkat taufik dan hidayahNya,penulis dapat menyelesaikan laporan Riset ini dengan baik. Dimana laporan Riset ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan laporan Riset ini,yang penulis ambil adalah : ANALISA SISTEM PENGIRIMAN BARANG PT POS INDONESIA Tujuan penulisan laporan Riset ini dibuat untuk memenuhi mata kuliah untuk penilaian UAS semester 4. Sebagai bahan penulisan, penulisan dapat di ambil berdasarkan hasil riset. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan riset ini tidak akan dapat terselesaikan. Penulis menyadari bahwa tidak ada yang sempurna di dunia ini,begitu pula dengan laporan riset ini. Oleh sebab ini penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun, demi kesempurnaan penulis di masa yang akan datang. Akhir kata penulis sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan riset ini.

Jakarta,06 JUNI 2012

Penulis

DAFTAR ISI Halaman Lembar Judul Kuliah Kerja Praktek i Lembar Persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktek .ii Lembar Penilai Laporan Kuliah Kerja Praktek ....iii Kata Pengantar ..iv Daftar Isi ...vi Daftar Simbol ....ix Daftar Gambar ...xi Daftar Tabel .xii Daftar Lampiran ..xiii BAB I PENDAHULUAN .I 1.1 Umum ....1 1.2 Maksud dan Tujuan ...2 1.3 Metode Penelitian ..3 1.4 Ruang Lingkup ..3 1.5 Sistematika Penulisan 3 BAB II LANDASAN TEORI ...5 2.1 Konsep dasar system ......5 2.1.1. Karakteristik Sistem ...6 2.12. Klasifikasi Sistem ...7 2.1.3. Daur Hidup Sistem (system life cycle).....8 2.2 peralatan pendukung (tool system)..9 2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) 2.2.2 Normalisasi File ..11 2.2.3 Kamus Data ....13 2.2.4 Pengkodean ,,,..16 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN..18 3.1. Umum ..18

3.2. Tinjauan Perusahaan ....18 3.2.1 Sejarah Perusahaan ..18 3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi 20 3.3 Prosedur Sistem Berjalan ..24 3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan .25 3.4 Kamus Data Sistem Berjalan ,..30 3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan 37 3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 38 3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluran ..39 3.7 Spesifikasi Sistem Komputer .......41 3.6.2 Umum ...41 3.6.2 Perangkat Lunak (software) .41 3.6.2 Perangkat Keras (hardware) 42 3.6.2 Konfigurasi Komputer .....42 3.8 Pokok Permasalahan ...44 3.9 Alternatif Permasalahan ..44 BAB IV PENUTUP ..45 4.1 Kesimpulan .45 4.2. Saran saran ..45 Daftar Pustaka ..47 Daftar Riwayat Hidup ..48 Surat Keterangan Riset

DAFTAR SIMBOL a. Simbol Data Flow Diagram (DFD) EXTERNAL ENTITY Digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data merupakan lingkungan sistem,dapat berupa departemen, organisasi atau orang yang terlibat dalam sistem. DATA FLOW Digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. mengalir diantara proses,data store,dan external entity. Aliran data ini ,dapat berupa input untuk sistem atau output dari proses sistem. PROCESS Digunakan untuk menggambarkan kegiatan pengolahan atau transformasi data yang dilakukan oleh organisasi,perusahaan ,orang,mesin atau computer. DATA STORE Digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan atau untuk menggambarkan media penyimpanan dari hasil proses.

b.

Simbol konfigurasi computer PROCESS Digunakan untuk menggambarkan process pengolahan data. DISPLAY Digunakan untuk menggambarkan kegiatan pengeluaran data atau informasi melalui CRT (Chatode Ray Tube ). MANUAL INPUT Digunakan untuk menggambarkan kegiatan masukan data dengan menggunakan media keyboard. LINE PRINTER Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada mesin printer. HARDDISK DRIVE Digunakan untuk menggambarkan suatu kegiatan membaca atau menulis data dengan menggunakan media harddisk.

DAFTAR GAMBAR Gambar 1. 2. 3. 4. Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. POS INDONESIA .21 Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ....27 Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan 28 Gambar III.4 Diagram Detail 5.0 Sistem Berjalan ..29

DAFTAR TABEL Tabel Halaman

1. Table II.1. Notasi Tipe Data ..15 2. Table II.1 Notasi Struktur Data ..15

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A-1 A-2 A-3 A-4 A-5 Halaman

Data Penggajian karyawan..51 Kontrak Kerja Karyawan 52 Daftar Absensi Karyawan ...53 Daftar Tabel Gaji..54 Data Slip Gaji....55

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum. Sumber daya manusia yang terampil dan bermutu menjadi salah satu syarat. Kebutuhan yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dengan adanya sumber daya manusia yang terampil dan bermutu dapat menunjang dalam pemanfaatan tekhnologi informasi, khususnya tekhnologi komputerisasi yang sudah terbukti banyak sekali menunjang pekerjaan yang ada di suatu organisasi atau instansi. Perkembangan tekhnologi informasi dapat diterapkan dalam berbagai pengolahan data, diantaranya pengolahan data penggajian karyawan, yaitu dalam bentuk aplikasi pengolahan data computer untuk penggajian karyawan banyak sekali keunggulan yang kita dapatkan dari aplikasi pengolahan data yang terkomputerisasi.dibandingkan dengan sistem yang masih manual atau pemanfaatan perangkat lunak secara terpisah-pisah, dalam arti penggunaan software tertentu hanya untuk mempermudah suatu pekerjaan tertentu bukan dalam satu kesatuan sistem. Manfaat tersebut diantaranya adalah pengolahan data lebih cepat, penghematan ruang penyimpanan data dalam arti mengurangi tumpukkan arsip yang tidak diperlukan, keputusan yang dibuat lebih cepat, dan masih banyak lagi. Hal ini menarik minat penulis untuk membahasnya dalam laporan penggajian kuliah kerja praktek (KKP) yang berjudul Analisa sistem penggajian karyawan pada PT.Procon Multimedia yang berlokasi di kebayoran baru Jakarta selatan.

1.2 a.

Maksud Dan Tujuan. Maksud dari penulisan Riset ini adalah : Untuk mengetahui dan memperluas wawasan pengetahuan serta penerapannya Tentang bagaimana cara mengolah data yang baik dan benar yang meliputi Kegiatan pengumpulan data, pencarian data dan pelaporan data yang akurat Dan tepat waktu.

b. c. d.

Untuk menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama mengikuti perkuliahan Di AMIK Bina sarana Informatika. Memberikan gambaran aktual Mengenai masalah masalah yang di alami Perusahaan dalam pemprosesan pengadaan raw material untuk proses produksi. Sebagai Pengalaman riset bagi penulis. Tujuan penulis Riset ini adalah sebagai salah satu syarat untuk memenuhi mata kuliah

Analisa Metode Penelitian Semester IV, untuk program studi Manajemen Informatika di AMIK Bina Sarana Informatika. 1.3 Metode Penelitian. Dalam rangka pengumpulan data untuk laporan ini,penulis menggunakan beberapa metode yaitu. a. Observasi Mengadakan pengamatan langsung atas kegiatan-kegiatan yang ada didalam perusahaan tersebut. b. Wawancara. Penulis mengadakan wawancara dengan para staff atau karyawan yang berwenang ,untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan Riset c. Studi Pustaka Penelitian keputusan dilakukan dengan mengutip literature yang sesuai dengan penulisan.

1.4

Ruang Lingkup. Adapun ruang lingkup dari penulisan Riset ini penulis membatasinya pada pengadaan

raw material produksi. 1.5 Sistematika penulisan. Agar penulisan Riset ini mudah dipahami, maka penulis memakai sistematika penulisan dengan cara membagi tulisan ini ke dalam bab-bab, yang terdiri dari empat bab, yaitu : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan pendahuluan secara umum,maksud dan tujuan metode penulisan ,ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI Pada bab ini berisikan konsep dasar sistem karya ilmiah dan peralatan pendukung (tools system ) dalam karya ilmiah

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini dibahas tentang tinjauan terhadap perusahaan yang meliputi struktur perusahaan dan sejarah perusahaan serta selanjutnya dibahas tentang prosedur sistem berjalan,alur data, spesifikasi sistem berjalan,bentuk dokumen masukan,bentuk dokumen keluaran keluaran,struktur kode serta spesifikasi sistem computer yang terdiri dari perangkat lunak,perangkat keras dan konfigurasi computer.setelah itu dibahas permasalahan masalah.

BAB IV

PENUTUP Pada bab ini menerangkan tentang kesimpulan dari semua masalah yang telah diuraikan dari bab demi bab,juga saran saran penulis yang berhubungan dengan penulisan KKP.

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem. Definisi sistem itu sendiri terdiri atas dua kelompok pendekatan yaitu lebih menekankan pada prosedur dan pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya. Menurut Jerry Fitzgerald, Andra F.Fitzgerald Warren D. Stalling Jr.dalam bukunya Foundamentals of System Analysis ( edisi kedua : New York Jhon Willey and Sons , 1981), hal 5. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja pada prosedur- prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Richard F.Neuschel,dalam bukunya Management by System (edisi kedua : New York : Megrawill,1960) hal.10. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dari dua kelompok definisi diatas penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja yang saling berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.1 Karakteristik sistem. 1. Komponen Sistem (component). Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. 2. Batasan Sistem (Boundary). Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. 3. 4. Lingkungan Luar Sistem (Environment). Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung Sistem (interface) Adalah merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. 5. 6. Masukan Sistem (Input) Adalah masukan atau energi yang dimasukan ke dalam sistem. Keluaran Sistem (Output) Adalah hasil dari energi yang diolah dan klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembangunan. 7. Pengolah Sistem (Process) Adalah suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi pengeluaran. 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. 2.1.2 Klasifikasi sistem. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut : 1. a. Sistem Abstrak (Abstrack System) Adalah sistem yang berupa pemikiran suatu ide-ide yang tidak tampak secara asli. b. 2. a. Sistem fisik (Physical System ) Adalah merupakan sistem yang ada secara fisik. Sistem Alamiah (Nature System)

Adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,tidak dibuat oleh manusia b. Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Adalah sistem yang dirancang oleh manusia

3.

a.

Sistem tertentu (Determinisme System) Adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.

b.

System tak tentu (Probabilistic System ) Adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.

a.

Sistem Tertutup. Adalah merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

b.

Sistem Terbuka. Adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.1.3

Daur Hidup System (System Life Cycle) Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam

menerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugastugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara Top down. Siklus hidup sering disebut sebagai pendekatan air terjun (Waterfall Approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Ada beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem,yaitu: a. Mengenali adanya kebutuhan. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkatkan melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada,pembangunan sistem akan kehilangan arah efektifitasnya. b. Pembangunan sistem. suatu proses atau tersebut. seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan

c.

Pemasangan sistem. Setelah pembangunan sistem selesai,sistem akan dioperasikan. Pemasangan sistem adalah tahap yang penting dalam daur hidup sistem,dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahapan operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya,yang merupakan langkah akhir dalam pembangunan sistem.

d.

Pengoperasian sistem Program program computer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem bersifat statis,sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi yang mengalami perubahan-perubahan yang disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis,perubahan peraturan dan kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahanperubahan tersebut sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.

e.

Sistem menjadi usang Kadang kadang perubahan yang terjadi begitu drastis,sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya dimana secara ekonomi dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.

2.2

Peratan pendukung (Tools system) Peratan pendukung digunakan untuk memuat spesifikasi sistem yang terstruktur.

Adapun alat atau sarana (tools) yang akan dijelaskan sebagai model sistem,yaitu: 2.2.1 Diagaram Alir Data (DAD) Diagram alir data atau DFD (Data Flow Diagram) digunakan dalam menggambarkan atau membuat model sistem yang menekankan pada segi proses. Adapun pengertian secara umum dari DFD ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi,manualisasi atau gabungan dari keduanya yang penggambaran keduanya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan mainnya. Pada laporan ini diagram alur data yang digunakan adalah : a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci. c. Diagram Detail Diagaram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secra mendetail. Dalam menggambarkan diagram alir data terdapat beberapa aturan main yang harus diperhatikan,yaitu: a. b. c. d. 2.2.2 Di dalam diagram alur data tidak diperbolehkan menghubungkan antara entity dengan external entity lainnya secara langsung. Di dalam diagram alir data tidak diperbolehkan menghubungkan antara data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung. Di dalam diagram alir data tidak diperbolehkan menghubungkan data store dengan external entity secra langsung. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar Normalisasi File Proses normalisasi merupakan suatu proses pengelompokan elemen data kedalam bentuk table yang menyatukan entitas-entitas hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk yang menyudahkan adanya perubahan dengan dampak sekecil mungkin. Dalam pembentukan normalisasi terhadap langkah- langkah sebagai berikut : a. Bentuk Tidak Normal ( Unormalized form ) bentuk ini merupakan kumplan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti format tertentu,data dikumpulkan apa adanya sesuai pada saat menginput. b. Bentuk Normal Kesatu ( 1 NF atau First Normal Form ) Bentuk normal kesatu cirri-ciri ,setiap data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field berupa Atomic Value. Tidak ada set atribute yang berulang atau atribute yang bernilai ganda. Tiap field hanya mempunyai satu pengertian. c. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF atau Second Third Normal Form ) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci bergabung fungsi pada kunci utama atau primary key. Sehingga membentuk normal kedua haruslah ditentukan kunci kunci field kunci field harus unik dan dapat mewakili atribute lain yang menjadi anggotanya. d. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF atau Third Normal Form ) external

untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua attribute bukan kunci haruslah bergantung pada primary key e. Boyce Codd Normal Form ( BCNF ) Boyce Codd Normal Form merupakan paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF,relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribute harus bergantung fungsi pada atribute super key. Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses penyaringan, pencarian ,hapus dan lain sebagainya yaitu sebagai berikut: 1. Super Key Himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan secara unik sebuah entitas dalam entitas set. 2. Candidat Key ( Kunci Calon ) Satu atribute atau satu set minimal atribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity. 3. Primary Key ( Kunci Utama ) Satu atribute atau satu set minimal atribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 4. 5. Alternate Key ( Kunci Alternatif ) Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Foreign Key ( Kunci Tamu) Satu atribute ( Satu set atribute ) yang melengkapi satu relationship (hubungan yang menunjukan ke induknya) 2.2.3. Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dalam pembentukan kamus data terdapat hal hal sebagai berikut : 1. Arus Data Arus Data menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan pencarian arus data dalam diagram alir data. 2. Nama Arus Data

Nama Arus Data merupakan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di dalam diagram alir data 3. Tipe Data Arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. 4. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai data yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain. 5. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang di catat di kamus data. Maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data tersebut . 6. Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat dalam kamus data karena dapat digunakan mengidentifikasikan kapan input data-data harus dilakukan dan kapan laporan laporan harus dihasilkan . 7. Volume Volume perlu di catat dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukan volume terbanyak. 8. Struktur Data Struktur Data menunjukan arus data yang di catat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data . Selain hal tersebut diatas,kamus data juga mempunyai suatu bentuk yang disebut notasi. Notasi adalah suatu bentuk yang digunakan untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Notasi yang digunakan dalam kamus data secara umum adalah sebagai berikut: a. Notasi Tipe Data Digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang digunakan :

Tabel II.I. Notasi Tipe Data NOTASI X 9 A Z . , / KETERANGAN Karakter Angka Numerik Karakter Alphabet Angka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik,sebagai pemisah ribuan Koma,sebagai tanda penghubung Hypen,sebagai tanda penghubung Slash,sebagai tanda pembagi

b. Notasi Struktur Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang digunakan : Tabel II.2 Notasi Struktur Data NOTASI = + () {} [] I * @ KETERANGAN Terdiri dari And (dan) Pilihan (boleh ya atau tidak) Iterasi atau pengulangan proses Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan adalah tand [ ] Keterangan atau catatan Petunjuk key

2.2.4 Pengkodean. 1. Pengertian Kode.

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data kedalam komputer dan untuk tujuan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka,huruf,dan karakter-karakter khusus (misalnya: %,/,$,dan sebagainya). Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode akan tetapi kode yang berbentuk angka lebih dari enam digit akan sulit untuk diingat. Kode numerik (numeric kode ) menggunakan 10 macam kombinasi angka di dalam angka. Kode alphabetik (alphabetic code) merupakan kode yang menggunakan gabungan angka,huruf,dan karakter-karakter khusus meskipun kode numeric alphabetic , dan alfa numeric merupakan kode yang paling digunakan seperti kode barang (bar code). Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal yaitu sebagai berikut: a. Harus mudah di ingat b. Harus unik c. Harus fleksibel d. Harus efisien e. Harus konsisten f. Harus di standarisasi g. Spasi dihindari h. Hindari karakter yang mirip 2. Tipe dari kode. Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi diantaranya : 1. Kode Mnemonik Digunakan supaya mudah di ingat. Kode mnemonick dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter item yang akan diwakili dengan kode ini. 2. Kode Urut (Sequential code) Disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang dinilainya urut antara satu kode dengan berikutnya. 3. Kode Block (Block code) Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan suatu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. 4. Kode Grup (Group code) Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. 5. Kode Desimal (Decimal code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar satu unit angka decimal dimulai dari angka nol sampai dengan angka Sembilan atau dari 00 sampai 99 bergantung dari banyaknya kelompok.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan PT. Pos Indonesia sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara yang ada di Indonesia didirikan pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh Gubernur Jendral G. W Barron Van Inhoff. Kantor pos yang pertama didirikan di kota Batavia (yang dikenal saat ini dengan kota jakarta). Menyadari akan pentingnya komunikasi tersebutlah yang menjadi alasan didirikannya kantor pos, guna memenuhi kebutuhan masyarakat agar dapat berhubungan dengan relasi yang berada dan jauh dari lokasi tempat tinggal mereka.

Sejarah PT Pos Indonesia (Persero) Tahun 26 - 8- 1746 1906 27-9 - 1945 Uraian Kantorpos pertama di Indonesia adalah di Batavia didirikan oleh Gubernur Jendral GW Baron Posts Telegraafend Telefoon Diensts Jawatan PTT Republik Indonesia ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari pemerintahan 1961 1965 Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bakti Postel Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.240 Tahun 1961 status Jawatan PTT berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua menjadi : PN Pos dan Giro berdasarkan Peraturan Pemerintah No 29 Tahun 1965 dan PN 1978 20 - 6-1995 Telekomunikasi berdasarkan Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 1965 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro. Dasar Hukum : Undang-undangNomor 1 Tahun 1995 tentang Perusahaan Perseroan; Peraturan Pemerintah RI Nomor 5 Tahun 1995 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi Perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11); Anggaran Dasar PT Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta Notaris Sutjipto, SH Nomor117 tanggal 20 Juni 1995 tentang Pendirian Perusahaan Persero PT Pos Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor111 tanggal 28 Oktober 1998
3.2 Visi dan Misi Perusahaan Sebagai pedoman dalam mengelola usahanya, Direktur PT. Pos Indonesia (Persero) telah menetapkan visi dan misi yang harus diketahui, dihayati dan dilaksanakan oleh setiap karyawan terdiri dari: a) Visi

Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos, paket, dan logistic yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya. b) Misi Misi PT. Pos Indonesia antara lain: 1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik. 2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman, dan menghargai kontribusi. 3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh. 4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat. 5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan 3.3 Kegiatan Usaha Perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Depok adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Adapun jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Depok dibagi menjadi beberapa kelompok produk/bisnis sebagai berikut: 3.3.1. Bisnis komunikasi Jasa layanan dari bisnis komunikasi antara lain: a. Jenis layanan standar terdiri dari 1) Surat biasa 2) Surat/Tercatat 3) Kartu pos dan surat balasan kartu pos 4) Warkatpos/Aerogram 5) Barang Cetakan Braile 6) Perlakuan Khusus b. Jenis layanan prioritas terdiri dari: 1) Surat Kilat 2) Surat Kilat Khusus 3) Express Mail Service 4) Pos Express

5) Perlakuan khusus 3.3.2. Bisnis Logistik a. Jenis layanan standar yang terdiri dari: 1) Paketpos biasa (darat/udara) 2) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari: 1) Paket pos kilat khusus 2) Paketpos cepat luar negeri 3) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah

3.3.3 Bisnis Keuangan a. Jenis layanan standar yang terdiri dari: 1) Weselpos biasa 2) Wesel pos kemitraan 3) Giropos On Line 4) Giropos kemitraan b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari: 1) Wesel pos prima 2) Wesel pos kemitraan 3) Weselpos instan 4) Western Union 3.3.4 Bisnis Keagenan Bisnis Keagenan terdiri dari: a Penerimaan setoran pajak b Penerimaan setoran tabungan seperti tabungan eBatara-Pos (BTN), Share (Muamalat), Pos BNI (BNI 46) c. Penjualan akta agrarian dan materai d. Penyaluran dana JPS dari Diknas, Depkes dan Depag.

e. Pembayaran pensiunan dari Taspen, Asabri, BRI-BTPN-BPR dan lain-lain. f. Post Pay seperti penerimaan tagihan telepon, PDAM, Kartu pasca bayar telkomsel dan indosat, angsuran ADIRA, FIT, BAF, kartu kredit CityBank, AMRO dan lain-lain. 3.3.5 Bisnis Filateli Bisnis Filateli terdiri dari: a Penjualan benda-benda pos b. Penjualan benda filateli dan perangko Prisma.

3.4 Bentuk Logo dan Makna Logo Setiap perusahaan dan organisasi memiliki logonya masing-masing yang berfungsi sebagai lambang atau tanda pengenal dari pada perusahaan atau organisasi. Dalam hal ini PT. Pos Indonesia juga memiliki logonya sendiri sebagai berikut makna yang terkandung di dalamnya. Lambang daripada PT. Pos Indonesia berupa gambar merpati dan bola dunia.

Gambar 2.1. Logo PT. Pos Indonesia Makna logo dari lambang PT. Pos Indonesia sebagai berikut: 1. Burung merpati dengan posisi terbang dan pandangan lurus ke depan, lima bulu sayap sebagai lambang kecepatan, melambangkan pancasila, mengutamakan kecepatan dan kepercayaan dari masyarakat. 2. Bola dunia, melambangkan peran daripada PT. Pos Indonesia sebagai penyedia pelayanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam ruang lingkup nasional maupun internasional. 3. Bentuk tulisan PT. Pos Indonesia menunjukkan ciri khas kelas dunia yang mengantar PT. Pos Indonesia ke abad yang baru. 4. Warna orange cemerlang, melambangkan modernitas, kedinamisan dan kecepatan. Sedangkan warna abu-abu melambangkan kesan modern dalam pendekatan bisnis.

3.5 Organisasi dan Manajemen 3.5.1. Struktur Organisasi PT. Pos Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan berkembang secara dinamis karena didorong faktor internal dan eksternal. Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Medan masih bersifat sentralisasi sehingga semua keputusan,

kebijakan dan wewenang menjadi tanggung jawab Kepala Kantor. Berdasarkan hierarki organisasi, pegawai dengan jabatan lebih rendah secara otomatis bertanggung jawab langsung kepada pegawai yang memiliki jabatan diatasnya. Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Medan ditetapkan dalam suatu keputusan tersendiri dengan mengikuti pola struktur fungsional dan staff. Secara keseluruhan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dibantu oleh Wakil Kepala Kantor. Adapun bagan struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan pada Gambar 2.2.

PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PT. POS INDONESIA (persero) Depok 1. Kepala Kantor Pos a. Merumuskan dan mengkoordinir penyusunan RKA kantor pos

b. Menetapkan target pendapatan dan laba serta alokasi anggaran biaya kantor pos cabang s serta unit pelayanan lainnya. c. Merumuskan dan mengkoordinir penyusunan program pemasaran guna mendukung nnpencapaian kinerja pendapatan serta melakukan evaluasi. d. Mengajukan usulan pengembangan kapasitas kantor pos dan kantor pos cabang yang a a berada dalam lingkup tanggung jawapnya. s e. Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan program kemitraan dan a bina lingkungan perusahaan. f. Mengevaluasi pencapaian taget pendapatan, laba kantor pos cabang. 2. Bagian pemasaran dan pelayanan pelanggan a. Menyusun program kerja dan anggaran biaya dibagiannya. b. Menyusun target pendapatan di UPT dalam lingkup tanggung jawapnya dan kantor pos x cabang. c. Menyusun database pelanggan korporat dan target pelanggan sasaran pemasaran. d. Menyusun kegiatan pemasaran terhadap target sasaran pemasaran. 3. Bagian audit dan mutu a. Menyusun dan melaksanakan program dibagiannya. s b. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman kerja. c. Melakukan pemeriksaan khusus dalam hal adanya indikasi kecurangan. d. Mengelola sumber daya dibagiannya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. e. Membuat dan menyampaikan laporan dibagiannya kepada atasan dan unit terkait.

4. Bagian Program Kemitraan Bina Lingkungan Daerah a. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan zzoperasioanl Program. b. Melakukan uji kelayakan terhadap calon mitra binaan yang akan diberikan pinjaman zzdana kemitraan.

c. Melaksanakan pencatatan kegiatan keuangan dan operasional. d. Mengevalusi perkembangan usaha Mitra Binaan. 5. Wakil Kepala kantor pos Bidang Operasi dan Pelayanan a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya b. Mengarahkan dan mengkoordinir target penyusunan target pendapatan. c. Melakukan pengawasan pengelolaan operasional dan pelayanan dalam lingkup zztanggung jawapnya. d. Mewakili kepala kantor untuk kegiatan eksterrnal. e. Membuat dan menyampaikan laporan kerjanya kepada kepala kantor Pos dan bagian zzterkait. 6. Bagian pelayanan jasa surat pos dan pos ekspres a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. b. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman zzkerja. c. Memelihara administrasi dan laporan pelaksanaan kegiatan pelayanan dibagiannya. 7. Bagian Paket Pos a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. b. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman zzkerja. c. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan dibagiannya. d. Membuat dan menyampaikan laporan dibagiannya terhadap atasan dan unit terkait 8. Bagaian Pelayanan jasa Keuangan a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. b. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman zxkerja. c. Melakukan pengawasan kegiatan pelayanan dibagiannya. d. Melakukan coaching dan counseling kepadakaryawan dibagiannya. 9. Bagian Giro dan Penyaluran Dana

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. b. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman aakerja. c. Melakukan proses pembukaan dan penutupan rekening giro pos dengan aplikasi giro aapos online dengan SOIP yang ditetapkan perusahaan. d. Melakukan proses pemindah bukuan dengan buku rekening giro pos. 10. Sentra layanan Pelanggan Koorporat a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. b. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman aakerja. c. Memeriksa dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan operasional serta aalayanan pelangan koorporat sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. d. Memeriksa kecocokan kebenaran data produksi kiriman koorporat yang diposkan aadengan daftar pengantar atau neraca. 11. Bagian Proses dan distribusi a. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pengerjaan pengelolaan operasional tutup sspos dan distribusi kantung pos sesuai dengan SOP yang ditetapkan. b. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. c. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman aakerja. 12. Bagian Antaran a. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses antaran, pemeriksaan antaran di UPT aadalamlingkup tanggung jawapnya. b. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. c. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman aakerja. d. Malakukan pengawasan terhadap pekerjaan antaran e. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan anataran sesuai dengan SOP aayang telah ditetapkan. 13. Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Sumber Daya Manusia, Keuangan, dan Sarana: a. Mengkoordinir dan merumuskan penyusunan program kerja dan anggaran perusahaan aadibidangnya.

b. Memimpin pembuatan sistem penilaian kinerja individu dan unit telah dilaksanakan aasesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan. c. Mengorganisasikan dan mengendalikan pengelolaan agen pos di UPT dalam lingkup aatanggung jawapnya. d. Memonitor dan mengevalusi pengelolaan data statistik produksi dan data keuangan. e. Melakukan pengawasan melekat terhadap pekerjaan dibidangnya. 14. Bagian Sumber Daya Manusia a. Menyusun dan melaksanakan program kerja dan anggaran dbagiannya. b. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir pegawai. c. Menyusun jadwal kerja dinas dan libur karyawan. d. Mengatur tata kelola dan administrasi surat menyurat. 15. Bagian Sarana dan Teknologi a. Menyusun dan melaksanakan program kerja dan anggaran biaya dibagiannya b. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian sarana dan aateknologi di UPT dalam lingkup tanggung jawapnya. c. Mengunakan aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) yan ditetapkan perusahaan aauntuk pengelolaan sarana dan teknologi. d. Melaksanakan pengolahan data produksi dan keuangan dengan aplikasi sistem aainformasi. 16. Bagian Keuangan Benda Pos Prangko Materai (BPM) a. Menyusun dan melaksankan program kerja di bagiannya. b. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian keuangan c. Melakukan pencatatan setoran uang dari kasir di dalam buku kas. d. Menggunakan aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) yang ditetapkan perusahaan aapengelolaan keuangan dan BPM. 17. Baagian Akuntansi a. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman qqkerja. b. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pengerjaan pengelolaan akuntansi sesuai aadengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.

c. Menyusun laporan kilat UPT dan laporan akuntansi dan mengirimkan ke Divre dan aakantor pusat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. d. Melakukan pemeriksaan terhadap saldo-saldo pada PSA, dan melakukan pencocokan aaterhadap dokumen sumbernya dan bukti lainnya. 18. Bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos a. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian pengawasan aapelayanan luar dan agen pos di UPT dalam lingkup tanggung jawapnya. b. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. c. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman aakerja. 19. Kantor Pos Cabang a. Memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaaan di kantor pos cabang telah sesuai dengan aaSOP dan Ketentuan yang berlaku di perusahaan. b. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya. c. Membuat uraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman aakerja. d. Menyimpan barang cetak berharga, uang tunai, naskah-naskah berharga di tempat aaberharga. e. Mencatat data produksi yan diterima dan diantar untuk data statistik.

3.4

Diagram alir data sistem berjalan

Diagram alir data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem yang penggambarannya disusun dalam bentuk komponen yang saling berhubungan sesuai dengan aturannya,yang terdiri dari : a. Diagram Konteks Dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses dengan kata lain keseluruhan dengan sistem yang ada. b. Diagram Nol Untuk menggambarkan tahap-tahap di diagram konteks. c. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara detail dan lebih terperinci dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. Diagram alir data yang digunakan ada empat symbol yaitu: 1. External Entity Digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data . merupakan lingkungan sistem, dapat berupa departemen, organisasi atau orang yang terlibat dalam sistem 2. Process Digunakan untuk menggambarkan kegiatan pengolahan atau transformasi data yang dilakukan oleh organisasi, perusahaan, orang, mesin atau computer 3. Data Flow Digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan . mengalir diantara process,data store dan eksternal entity. Aliran data ini, dapat berupa input untuk sistem atau output dari proses sistem 4. Data Store Digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan atau untuk menggambarkan media penyimpanan dari hasil proses.

pengirim Dt brg Resi kirim

1.1 rekam data barang

File Resi

Diagram detail 1.0

Penerimaan barang

Resi

2.1 Pembagia n jenis dan tujuan barang

Advis File Advis

Diagram detail 2.0 MPC

Advis , resi R7 Arsip R7

3.0 SCAN BARANG

R7,resi

PENGIRIMA N BARANG

Diagram detail 3.0 PENGIRIMA N BARANG

4.0 PENGIRIM AN BARANG

pengirim

Jika terjadi kesalahan

R7, resi Dt. laporan Data Laporan Resi

PENERIMA

Diagram Detaiil 4.0

pengirim

1.0 rekam data barang

Dt Brg Resi Resi File Resi

File Resi

Penerimaan barang

Resi

MPC

Advis,Resi

2.0 Pembagia n jenis dan tujuan barang

Advis Arsip Advis

Advis, Resi R7 Arsip R7

3.0 SCAN BARANG

R7, Resi

PENGIRIMA N BARANG

Jika Terjadi kesalahan pada kiriman

4.0 PENGIRIM AN BARANG

R7, Resi Laporan Data Laporan

PENERIM A

Diagram Nol Analisa Sistem pengiriman barang Pt. Pos indonesia

Dt. brg

Resi

Pengirim

Penerimaan Barang

Resi

Resi

Penerima

Diagram konteks

Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di dalam diagram Alir Data (DAD), kamus data pada sistem berjalan ini adalah sebagai berikut: 1. Resume Nama arus data Alias Bentuk data Arus data : Pengiriman Barang : PB : Dokumen cetakan komputer : Pengirim Proses 1.0 Proses 1.0 Arsip DB Proses 2.0 Proses 2.0 Proses 2.0 Arsip advis(pengiriman barang) Proses2.0 Proses 3.0 Proses 3.0 Arsip R7 Proses3.0 Proses 4.0 Proses 4.0 Penerima barang Proses 4.0 Proses 5.0 Proses 5.0 Database PT.POS Penjelasan Periode Volume : Untuk Pengiriman Barang : Setiap Terjadi Pengiriman Barang : Rata-rata perhari 20 s/d 50 surat dan barang

3.6

Spesifikasi Sistem Berjalan

1. Spesifikasi bentuk dokumen masukan dan keluaran

a. Resi Nama Dokumen Sumber Tujuan Frekuensi : Surat Resi : Pengirim : Penerima : Setiap harinya dicatat langsung saat menerima Barang Media Bentuk b. Advis Nama dokumen Sumber Tujuan Frekuensi : Surat Advis : Penerima barang : scan barang : Setiap harinya dicatat langsung saat menerima Barang Media Bentuk c. R7 Nama dokumen Sumber Tujuan Frekuensi : R7 : Pengirim : Penerima : Setiap harinya dicatat langsung saat menerima Barang Media Bentuk : Kertas : Lampiran : Kertas : Lampiran : Kertas : Lampiran

1.2.

Permasalahan Dan Pemmecahan Masalah

a.

Permasalahan

Berdasarkan latar belakang di temukan diatas, maka di identifikasikan sejumlah permasalahan yang selalu ada pada sistem sebelumnya yaitu Pengiriman dan Penerimaan surat kilat yang kadang mengalami keterlambatan kirim serta kekeliruan pengisian data pengiriman karena kedua aplikasi sistem menggunakan satu komputer. b. Pemecahan masalah

Berdasarkan permasalahan diatas, penulis berusaha untuk menemukan pemecahan masalah yaitu: 1. Bagaimana mengatasi pengiriman dan penerimaan surat yang kadang selalu aaaamengalami keterlambatan karena kurangnya komputer bisa di atasi. 2. Bagaimana kekeliruan yang biasanya terjadi akibat salah memasukan data aaaapengiriman surat kilat yang diterima dan yang akan dikirim karena sistem yang aaaadigunakan memakai satu unit komputer.