ANALISA SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DI

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN

OLAHRAGAKABUPATEN KARAWANG

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga(D.III)

SONYA MAYASARI
NIM : 12140986

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Karawang
2016

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat
menyelesaikan tugas laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas
laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang
sederhana, adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang saya
ambil adalah sebagai berikut :
ANALISA SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DI DINAS
PENDIDIKAN

PEMUDA

DAN

OLAHRAGA

KABUPATEN

KARAWANG
Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah
satu mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3
) AMIK BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian,
observasi dan beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. Saya
menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka
penulisan laporan kuliah kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada
kesempatan ini kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Direktur Akademi Manajemen Informtika dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

iii

3. Bapak Dede Firmansyah, S.KOM, M.KOM selaku Dosen Pembimbing

Akademik.
4. Bapak Drs.H. Dadan Sugardan,Mpd Selaku Kepala Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olahraga
5. Segenap Pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
Kabupaten Karawang.
6. Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual
kepada Kami.
7. Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan
bantuannya dalam pembuatan laporan kuliah kerja praktek.
Akhir kata saya berharap kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa,
semoga berkenan membalas segala kebaikan kepada semua pihak yang
telah membantu dalam segala hal.Laporan ini tidak luput dari adanya
kekurangan

dan

kelemahan

baik

dalam

penyusunan

maupun

penulisannya.Oleh Karena itu kritik dan saran membangun penulis

harapkan.

Karawang, 24 Desember 2016

Penulis

Sonya Mayasari

iv

DAFTAR ISI

Halaman
Lembar Judul Laporan KKP .................................................................................. i
Lembar Persetujuan Laporan KKP ........................................................................ ii
Kata Pengantar ........................................................................................................
Daftar Isi .................................................................................................................
Daftar Simbol .........................................................................................................
Daftar Gambar ........................................................................................................
Daftar Tabel ............................................................................................................
Daftar Lampiran .....................................................................................................

iii
v
vii
ix
x
xi

BAB I

PENDAHULUAN ..........................................................................
1.1. Latar Belakang .......................................................................
1.2. Maksud dan Tujuan ..............................................................
1.3. Metode Penelitian .................................................................
1.4. Ruang Lingkup ......................................................................
1.5. Sistematika Penulisan ...........................................................

1
1
2
3
4
4

BAB II

LANDASAN TEORI ..................................................................... 6

2.1. Konsep Dasar Sistem ............................................................ 6
2.2. Peralatan Pendukung ............................................................. 11

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................

3.1. Umum ....................................................................................
3.2. Tinjauan Perusahaan .............................................................
3..2.1. Sejarah Perusahaan .................................................
3..2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ...............................
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ......................................................
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ..........................
3.5. Kamus Data ...........................................................................
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ...................................................
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ...................
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ....................
3.7. Permasalahan Pokok .............................................................

19
19
20
20
22
27
28
31
34
34
35
35

3.8. Pemecahan Masalah .............................................................. 36

BAB IV

PENUTUP ...................................................................................... 37
4.1. Kesimpulan ........................................................................... 37
4.2. Saran ...................................................................................... 38

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............................................................................
SURAT KETERANGAN PKL ...........................................................................
NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK .................................................................
LAMPIRAN-LAMPIRAN ..................................................................................

vi

39
40
41
42
43

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

1.

Kesatuan Luar ( External Entity )

Entitas luar (externalentity) atau masukan (input) atau
keluaran

(output)

atau

orang

yang

memakain/berinteraksi dengan perangkat lunak yang

dimodelkan atau sistem lain yang terkait dengan
aliran data dari sistem yang di modelkan.
2.

Proses (Proccess)
Proses atau fungsi pada prosedur pada pemodelan
perangkat lunak yang akan diimplementasikan dengan
pemograman terstuktur,maka pemodelan notasi inilah
yang harusnya menjadi fungsi atau prosedur di dalam
kode program

3.

Simpanan Data (Data Store)

File atau basis data atau penyimpan (storage) pada
pemodelan

perangkat

lunak

yang

akan

di

implementasikan dengan pemograman terstruktur,

maka pemodelan notasi inilah yang harusnya dibuat
menjadi tabel-tabel basis data yang di butuhkan.

vii

4.

Arus Data (Data Flow)

Arus Data merupakan data yang dikirim antar proses,
dari penyimpanan ke proses, atau dari proses ke
masukan (input) atau keluaran (output)

viii

DAFTAR GAMBAR

Halaman
GambarIII.1. Struktur Organisasi .....................................................................
GambarIII.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ..............................................
GambarIII.3. Diagram Nol Sistem Berjalan .....................................................
GambarIII.4. Diagram Detail sistem Berjalan..................................................

ix

22
29
30
31

DAFTAR TABEL

Halaman
TabelII.1. Notasi Tipe Data .....................................................................

17

TabelII.2. Notasi Struktur Data................................................................

18

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
A.1 Surat Rekomendasi. 43
A.2 Kartu Disposisi 44
B.1 Laporan Surat Masuk.. 45

xi

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Umum
Kemajuan teknologi informasi saat ini sangat berpengaruh terhadap semua aspek
kehidupan tak terkecuali pada sistem pengolahan arsip baik perseorangan atau pada
sebuah instansi pemerintahan maupun swasta.
Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran, 2000:20) arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.Peranan arsip
pada sebuah organisasi sangat penting sehingga memerlukan sistem pengolahan yang
baik.
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan (Drs. Ig. Wursanto,1989
: 12), Sistem kearsipan ini yang kita gunakan dalam rangka mengolah dan menjaga
arsip yang berisi informasi penting dan merupakan bukti pertanggungjawaban yang
otentik, baik dari fisik maupun isinya.Arsip-arsip tersebut digunakan baik untuk
keperluan intern (yaitu penggunaan data dan dan informasi untuk keperluan pekerjaan
intern kantor) maupun untuk keperluan ekstern (pelayanan kepada masyarakat dan
langganan).

Demikian pula halnya dengan kegiatan kearsipan di Lingkungan Kantor Dinas

Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang perlu dikelola dengan baik
dan sistematis agar setiap pengelolaan di semua bidang dapatdilihat secara nyata hasil
kerja yang telah dicapainya, serta dapat membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan secara efektif.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian ini adalah :
1.

Mengimplementasikan ilmu yang penulis peroleh selama mengikuti kuliah yang

dipraktekan di Kuliah Kerja Praktek.

2.

Mengetahui cara kerja sistem kearsipan di Dinas Pendidikan Pemuda dan

Olahraga khususnya pada sub Kepegawaian dan Umum.

3.

Memberikan kesempatan kepada mahasiswa agar bersikap profesional dalam

lingkungan kerja.

4.

Membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik serta
memberikan solusi terhadap permasalahan yang di hadapi sistem tersebut.
Adapun tujuan dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktekini adalah untuk

memenuhi salah satu matakuliah Kuliah Kerja Praktek dan sebagai syarat untuk dapat
mengikuti Tugas Akhir .

1.3. Metode Penelitian

Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan
Laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulisan menggunakan beberapa metode
diantaranya :
1.

Metode pengamatan ( Observation )

Mengamati dan ikut terlibat secara langsung

pada kegiatan-kegiatan yang

dilakukan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga. Khususnya pada kegiatan

pengarsipan surat.
2.

Wawancara ( Interview )
Secara langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga yang berhubungan langsung dengan
masalah yang diteliti.

3.

Daftar Pertanyaan ( Questioner)

Memberikan serangkaian pertanyaan tertulis yang harus di jawab oleh pihak
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga.

4.

Studi Pustaka ( Library Research )

Penulis mengumpulkan data-data yang di perlukan dengan mencari referensi
pada buku-buku, artikel , internet dan file-file yang tentunya berkaitan dengan
topik.

1.4. Ruang Lingkup

Untuk mengoptimalkan pembahasan laporan Kuliah Kerja Praktek ini , Penulis
membatasi ruang lingkup hanya pada sistem pengarsipan surat masuk dan keluar di
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga khususnya pada sub Umum dan
Kepegawaian . Sistem tersebut di mulai

dari kegiatan menerima surat

masuk,mendisposisi, pendistribusian,mencatat surat masuk, dan penyimpanan surat.

1.5. Sistematika Penulisan

Laporan ini terbagi dari empat bab, dimana masing-masing bab terdapat beberapa
sub-bab yang di sesuaikan dengan kebutuhan

agar dapat memahami arah dan

gambaran yang jelas mengenai hal yang tertulis , Berikut penjabarannya :

BAB I

PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan
penulisan laporan, metode penelitian dam pengumpulan data, ruang
lingkup serta sistematika penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas menjelaskan tentang konsep dasar sistem dan
peralatan pendukungnya (tools system).

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini

penulis menjelaskan tentang uraian umum, tinjauan

perusahaan, prosedur system berjalan, Diagram Alir Data (DAD)

system berjalan, kamus data, spesifikasi system berjalan, permasalahan
pokok dan alternative pemecahan masalah.

BAB IV

PENUTUP
Pada bab ini berisi kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I
sampai bab III serta berisi saran yang bersifat membangun untuk
kepentingan instansi itu sendiri maupun untuk kepentingan umum.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian sistem
Secara etimologi sistem berasal dari bahasa Latin (systma) dan bahasa Yunani
(sustma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk
mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu
set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Secara umum pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen
atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi
atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Atau dapat juga dikatakan bahwa
Pengertian Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan
saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu
tujuan.
Menurut whitten (2006 : 23) dalam buku metode desain dan analis
mengungkapkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi
ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang
diharapkan memiliki arti penerimaan.

Adapun menurut Prof. Dr. Mr. SParjudi Atmosudirdjo, sistem adalah teridiri atas
objek-objek atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan sehingga
unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan proses.(Tata Sutabri 2004:10).
B. Karakteristik Sistem
Menurut Tata sutabri (2004:12) Model umum sebuah sistem terdiri dari input,
proses dan ouput. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat
sederhanamengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan
keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifatsifat tertentu. Yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu
sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut
dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan.
2.

Batas Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan.

3.

Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebutdisebut dengan lingkungan luar sistem.
Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga
merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus
selalu dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang

merugikan harus

dikendalikan. Kalau tidak, maka akan menggangu kelangsungan hidup dari

sistem tersebut.

4.

Penghubung Sistem (Interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut

penghubung sistem atau subsistem. Penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran
suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung
tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk
satu kesatuan.

5.

Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat
berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance
input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh,
di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang

digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input

untuk diolah menjadi informasi.

6.

Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

Keluaran ini merupakan masukanbagi subsistem yang lain seperti sistem
informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat
digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang
menjadi input bagi subsitem lain.

7.

Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran, contohnya adalah sistemakuntansi. Sistem ini akan mengolah
data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8.

Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic.
Kalau suatu sistem tidakmemiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada
gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang
telah direncanakan.

10

C. Klasifikasi Sistem

Menurut Tata Sutabri (2004:14) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa

sudut pandang diantaraya adalah sebagai berikut:

1.

Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik, misalnya sistem teologia yaitu sistem yang berupa
pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan, sedangkan sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer dan lain
sebagainya.

2.

Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan
manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dan mesin
yang disebut human machine system, contohnya sistem informasi berbasis
komputer.

3.

Sistem deterministik dan probabilistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut
sistem

deterministik,

contohnya

sistem

komputer.

Sedangkan sistem

11

probabilistik

adalah sistem

yang kondisi

masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

4.

Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem
yang berhubungan dan dipengaruhi oleh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya .

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi
dalam organisasi dan lingkungan fisik sebelum diorganisir menjadi suatu bentuk yang
bisa dipahami dan digunakan. Tools Sistem atau peralatan pendukung yang penulis
gunakan dalam pembuatan Alalisis Sistem ini meliputi Diagram Alir data (DAD) dan
kamus data (Data Dictionary) dan peralatan lainnya yang membantu penulis dalam
pembuatan Tugas Analisis dan Sistem Informasi.

A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram / DAD)

Diagram Alir data yang lebih dikenal dengan Data Flow Diagram (DFD) adalah
diagram yang menggunakan notasi-notasi atau symbol-simbol yang digunakan untuk

12

menggambarkan aruas dari data dan untuk membantu dalam komunikasi dengan
pemakian system secara logic. Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk
menggambarkan suatu system yang telah ada atau yang mau dukembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik data tersebut akan disimpan. Simbol-simbol yang akan digunakan
antara lain :

Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan Diagram Alir Data terdiri

dari empat simbol, yaitu :
1.

Kesatuan Luar (Eksternal Entity)

Kesatuan Luar (Eksternal Entity) merupakan entity dilingkungan luar sistem
yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan
input atau menerima output dari sistem. Simbol ini juga digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data.

2.

Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang digunakan untk memproses
pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin atau
computer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam prses untuk
menghasilkan arus data yang akan dikeluarkan dari proses.

3.

Arus Data (Data Flow)

Arus Data menunjukan data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menggambarkan
arus data yang berjalan atau menerangkan perpindahan data atau informasi dari

13

suatu bagian ke bagian lainnya. Data Flowini mengalir di antara proses

(process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity).
4.

Simpanan Data (Data Store)

Simpanan dari data yang berupa suatu file atau database di sistem komputer,
catatan manual, tabel acuan dan buku yang digunakan untuk menggambarkan
Data Flow yang sudah diarsipkan dan disimpan. Data Store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan serta terkomputerisasi.

Tahapan dalam membuat Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tahap atau
tingkat kontruksi Diagram Alir Data yaitu sebagai berikut :
1.

Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan
hanya memuat satu proses, menunjukan sistem secara keseluruhan, diberi nomor
nol dan tidak memuat penyimpanan data.
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang akan
diproses atau untuk menggambarkan system secara umum atau global dari
keseluruhan system yang ada.

2.

Diagram Nol (0)

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di diagram
konteks, yang penjabarannya secara terperinci dan sudah menunjukan bentuk
penyimpanan.

3.

Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi dari
tahapan proses yang ada di diagram nol. Proses pada diagram nol yang

14

dikembangkan disebut parent process (proses induk) dan diagram yang

dihasilkan disebut child diagram. Apabila proses tersebut tidak dapat lagi
dikembangkan disebut sebagai proses primitif.
Aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DAD adalah :
1.

Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity

lainnya secara langsung.

2.

Tidak boleh menghubungkan data store dengan data store lainnya secara
langsung.

3.

Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

4.

Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.

Teknik atau cara yang lazim digunakan di dalam membuat Diagram Alir Data adalah
sebagai berikut.
1.

Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau
dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah, yang lebih
dikenal dengan istilah Top Down Analysis.

2.

Jabarkan Proses yang terjadi di dalam diagram alir data sedetail mungkin sampai
tidak dapat diuraikan lagi.

3.

Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam Diagram Alir Data, mulai
dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan yang tingkatannya
lebih rendah.

4.

Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan seperti :
a. Nama yang jelas untuk External Entity
b. Nama yang jelas untuk Process

15

c. Nama yang jelas untuk Data Flow

d. Nama yang jelas untuk Data Store
Bentuk-bentuk kesalahan umum dalam pembuatan Diagram Alir Data (DAD) :
1.

Black Hole
Adalah kesalahan proses yang memiliki input tetapi tidak menghasilkan output.

2.

Miracle
Adalah keajaiban yakni kesalahan ketika ada output tetapi tidak memiliki input.

B. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi.Fungsinya untuk mendefinisikan data yang
mengalir pada sistem dengan lengkap dan untuk menghindari penggunaan kata-kata
yang sama.
Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisa maupun pada tahap
perancangan sistem. Pada tahap analisa sistem digunkan sebagai komunikasi antara
sistem analis dengan pemakai (user) tentang data yang mengalir pada system tersebut
serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user). Sedangkan pada tahap
perancangan sistem kamus data digunkan untuk merancang input, output / laporan
dan database.
Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1.

Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Fungsinya untuk memudahkan mencari arus data didalam Data FlowDiagram
(DFD).

16

2.

Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow
Diagram (DFD), maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.

3.

Alias
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk
orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

4.

Tipe Data
Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan
komputer.Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa
dokumen dasar atau formulir.Dokumen hasil cetakan computer, laporan tercetak,
tampilan layar monitor, variable, parameter, dan field-field.Bentuk data tersebut
disebut tipe data.

5.

Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemn data.

6.

Volume
Volume yang dicatat berupa volume rata-rata atau volumepuncak dari arus
data.Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam
satu periode tertentu.Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang
terbanyak.

7.

Periode

17

Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk mendefinisikan

kapan output data harus dimasukkan ke dalam sistem data, kapan proses program
harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.
8.

Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data.

Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi.
Notasi yang digunakan dibagi menjadi dua macam, yaitu :
1.

Notasi Tipe Data

Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output dari
suatu data. Notasi yang digunakan antara lain:

Tabel II.1
Notasi Tipe data

NOTASI

ARTI

Setiap Karakter

Angka numeric

Karakter Alphabet

Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

Sebagai pemisah ribuan

Sebagai pemisah pecahan

Sebagaitanda penghubung

Sebagai tanda pembagi

18

2.

Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang umum
digunakan antara lain :

Tabel II.2
Notasi Struktur Data

NOTASI

ARTI

Terdiri dari

And (dan)

{}

Perulangan

()

Pilihan (boleh Ya atau Tidak)

[]

Pilih salah satu pilihan

Keterangan atau catatan

Petunjuk (key field)

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Secara umum, Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang

merupakan unsur pelaksana otonomi daerah di bidang pendidikan yang mempunyai
tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan sebagian kewenangan daerah di
bidang pendidikan, pemuda dan olahraga serta tugas pembantuan yang diberikan
kepada Pemerintah Daerah.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 9 tahun 2011

tentang Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis
Daerah, Kecamatan dan Kelurahan, Untuk melaksanakan tugas tersebut Dinas
Pendidikan, Pemuda dan Olahraga mempunyai fungsi :

1.

Pengaturan dan pengurusan kegiatan teknis operasional di bidang pendidikan

meliputi ; pendidikan nonformal dan informal, pendidikan menengah, pendidikan
dasar, serta pemuda dan olahraga berdasarkan kebijakan Bupati;

2.

Pelaksanaan pengembangan program pemerintah daerah di bidang pendidikan,

pemuda dan olahraga;

3.

Pelaksanaan

pelayanan

di

bidang

19

pendidikan,

pemuda

dan

olahraga

20

Dinas Pendidikan, Pemuda dan olahraga Kabupaten Karawang mempunyai tugas

pokok yang luas dan kompleks. Secara umum tugas pokok tersebut adalah membantu
bupati dalam melaksanakan kewenangan daerah di bidang pendidikan.

3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah dan Dasar Hukum Pembentukan Dinas Pendidikan
1.

Peraturan Daerah Kab.Karawang nomor 2 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah dan Lembaga Teknis
Daerah tercantum pada Pasal 2 : Dinas Pendidikan

2. Peraturan Daerah Kab.Karawang nomor 10 Tahun 2008 tentang Sekretariat

Daerah,Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan
dan Kelurahantercantum pada Pasal 2 dan Pasal 3 : Dinas Pendidikan, Pemuda
dan Olahraga
3.

Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 9 tahun 2011 tentang

SekretariatDaerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah,
Kecamatan dan Kelurahan. Pada Pasal 2 dan 3 : Dinas Pendidikan, Pemuda dan
Olahraga.
Nama Organisasi : Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga Kabupaten
Karawang Alamat : Jl. Suroto Kunto No. 72 Karawang
Telp. / Fax : 0267 405215
Secara umum, Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang

21

merupakan unsur pelaksana otonomi daerah di bidang pendidikan yang mempunyai

tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan sebagian kewenangan daerah di
bidangpendidikan, pemuda dan olahraga serta tugas pembantuan yang diberikan
kepadaPemerintah Daerah.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 9 tahun 2011
tentangSekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis
Daerah, Kecamatan dan Kelurahan, Untuk melaksanakan tugas tersebut Dinas
Pendidikan, Pemuda dan Olahraga mempunyai fungsi :
a.

Pengaturan dan pengurusan kegiatan teknis operasional di bidang pendidikan

meliputi ;
Pendidikan nonformal dan informal, pendidikan menengah, pendidikan dasar,
sertapemuda dan olahraga berdasarkan kebijakan Bupati;

b.

Pelaksanaan pengembangan program pemerintah daerah di bidang pendidikan,

pemuda dan olahraga;

c.

Pelaksanaan pelayanan di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Dinas Pendidikan, Pemuda dan olahraga Kabupaten Karawang mempunyai
tugaspokok yang luas dan kompleks. Secara umum tugas pokok tersebut adalah
membantu

bupatidalam

melaksanakan

kewenangan

daerah

di

bidang

pendidikan.Rincian uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing jabatan dan unit
kerja dalam lingkup Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang
berdasarkan

22

Peraturan Bupati Karawang Nomor 7 tahun 2012 tentang Rincian tugas, fungsi
dan Tata Kerja Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang.
Susunan organisasi Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Karawangadalah sebagai berikut:

Gambar III.1
Struktur Organisasi
1.

Kepala Dinas

2.

Sekretariat, membawahkan :

3.

a.

Sub Bagian Program dan Pelaporan ;

b.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ;

c.

Sub Bagian Keuangan.

Bidang Pendidikan NonFormal dan InFormal, membawahkan :

23

4.

5.

a.

Seksi Kesetaraan dan Kursus

b.

Seksi Pendidikan Masyarakat.

Bidang Pendidikan Menengah, membawahkan :

a.

Seksi Kurikulum dan Kesiswaan

b.

Seksi Ketenagaan, Kelembagaan, Sarana dan Prasarana

Bidang Pendidikan Pendidikan Dasar, membawahkan :

a.

Seksi Kurikulum dan Kesiswaan

b.

Seksi Ketenagaan dan Kelembagaan

1)

6.

Seksi Prasarana dan Sarana.

Bidang Pemuda dan Olah Raga membawahkan :

a.

Seksi Pemuda .

b.

Seksi Olah Raga.

7.

Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)

8.

Kelompok Jabatan Fungsional.

Tugas Pokok Pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga

1.

Kepala Dinas :
a.

Kepala Dinas Pendidikan mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam

kewenangan desentralisasi di bidang pendidikan dan tugas lain yang
diberikan Bupati;

b.

Uraian tugas Kepala Dinas Pendidikan, sebagai berikut :

1) Membantu Bupati dalam bidang tugasnya;
2) Memberikan kebijakan dalam penyusunan program Dinas Pendidikan;

24

3) Membina dan mengarahkan administrasi pendidikan TK, SD/MI, SLB,

SMP/MTs, SMA/MA, SMK dan pendidikan luar sekolah;
4) Mengarahkan dan mengurus kurikulum TK, SD/MI, SLB, SMP/MTs,
SMA/MA, SMK dan pendidikan non formal;
5) Menata dan mengurus sarana prasarana pendidikan pada TK, SD/MI,
SLB, SMP/MTs, SMA/MA, SMK dan pendidikan luar sekolah;
6) Mengarahkan dan mengurus bantuan kependidikan persekolahan dan
pendidikan luar sekolah;
7) Membina pelaksanaan tugas UPTD;
8) Membina pelaksanaan tugas pengawas TK/SD, SMP, SMA dan SMK
dan tugas pengawas mata pelajaran/bidang studi;
9) Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tertulis;
10) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya dan Kenaikan
Gaji Berkala;
11) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah Kabupaten;
12) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.
2.

Sekretaris
a.

Sekretaris mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan administratif

kepada semua unsur di lingkungan Dinas;

b.

Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), uraian
tugas Sekretaris sebagai, berikut:
1) Membantu tugas Kepala Dinas dalam bidang tugasnya;

25

2) Menyusun rencana dan program kerja tahunan;

3) Melaksanakan

urusan

administrasi

umum,

rumah

tangga

dan

perlengkapan serta pelaporannya;

4) Melaksanakan urusan administrasi keuangan;
5) Melaksanakan urusan administrasi;
6) Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tertulis;
7) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya;
8) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas;
9) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.
3.

Kepala Subbagian Umum

a. Kepala Subbagian Umum mempunyai tugas pokok mempersiapkan bahanbahan penyusunan kebijakan teknis Dinas, program dan kegiatan,
pengelolaan perlengkapan dan barang inventaris, pengelolaan urusan rumah
tangga, ketatausahaan, kepegawaian serta pelaporan;
b. Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), uraian
tugas Kepala Subbagian Umum, sebagai berikut:
1) Membantu Sekretaris dalam bidang tugasnya;
2) Menyelenggarakan administrasi perkantoran dan/atau kerumahtanggaan;
3) Melaksanakan administrasi surat menyurat;
4) Melaksanakan urusan penerimaan tamu dan keprotokolan;
5) Melaksanakan administrasi barang dan inventarisasi serta menyusun
6) rencana

pengadaan,

penyimpanan,

pendistribusian,

penggunaan,

perawatan dan usul penghapusan dan inventaris serta pelaporannya;

26

7) Melaksanakan pengaturan dan penyediaan fasilitas rapat dinas dan

upacara;
8) Menyelenggarakan

administrasi

kepegawaian,

kesejahteraan

dan

pelatihan pegawai;
9) Melaksanakan peningkatan disiplin pegawai;
10) Mempersiapkan laporan dinas;
11) Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas dan pengawasannya;
12) Mengusulkan pejabat bendahara barang;
13) Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tertulis;
14) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya;
15) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris;
16) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.
4.

Kepala Subbagian Keuangan

a.

Kepala Subbagian Keuangan mempunyai tugas pokok mempersiapkan

bahan-bahan penyusunan anggaran, pengelolaan administrasi keuangan,
pelaporan dan pertanggungjawaban keuangan;

b.

Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), uraian
tugas Kepala Subbagian Keuangan, sebagai berikut :
1) Membantu Sekretaris dalam bidang tugasnya;
2) Menyusun rencana anggaran;
3) Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pelaporannya;
4) Menyelenggarakan administrasi kewajiban pajak pegawai;
5) Melaksanakan verifikasi surat pertanggungjawaban keuangan;

27

6) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan yang

menyangkut bidang keuangan;
7) Mengusulkan pejabat pemegang kas;
8) Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun
tulisan;
9) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya;
10) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris;
11) Melaksanakan tugastugas lain yang diberikan atasan.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Pada sistem berjalan ada beberapa prosedur yang harus dijalankan untuk proses
pembuatan laporan, yaitu terdiri dari :
1.

Proses penerimaan surat

Pada proses ini sekolahmengirim surat mutasi jabatan datang langsung dan
memberikan surat kepada admin kepegawaian . Admin tersebut meneliti alamat
dan perihal surat . .setelah itu surat masuk di sortir berdasarkan perihal dan
penerima yang di tuju dan akan di catat pada buku agenda
Pada proses ini surat di distribusikan sesuai penerima yang di tuju , surat di
berikan melalui Admin bagian Umum .surat tersebut di arahkan kepada Sekdis
dan Kadis

2.

Pemberian keputusan

28

Pada proses ini surat yang telah di terima oleh Sekdis/ Kadis akan di serahkan
kembali kebagian Admin umu m setelah sebelumnya di instruksi dan tanda
tangan
Setelah itu surat tersebut di catat pada buku agenda sebagai laporan Pada proses
ini surat yang telah di catat akan di simpan beradasarkan tanggal
3.

Laporan Surat Masuk

Arsiparis membuat laporan dan menyerahkan kepada Sekdis laporan tersebut
berbentuk catatan surat masuk yang di arsipkan.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Berikut ini adalah penggambaran Diagram Alir Data pada sistem pengarsipan
surat masuk di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga :

29

A. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Bidang PO

Surat Rekomendasi
Kegiatan

Surat Rekomendasi
Kegiatan
Disposisi Rekomendasi
Kegiatan

Agendaris

Disposisi instruksi
Surat Rekomendasi
Kegiatan
Acc Surat
Rekomendasi kegiatan

ANALISA SISTEM
PENGARSIPAN SURAT
MASUK DI DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA
DAN OLAHRAGA
Laporan Surat Masuk
Disposisi Surat
Rekomendasi kegiatan

Acc Surat
Rekomendasi Kegiatan

Disposisi instruksi
Rekomendasi Kegiatan

Arsiparis

Laporan Surat
Rekomendasi Kegiatan
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan

Sekdis

30

B. Diagram Nol Sistem Berjalan

Surat Rekomendasi
Kegiatan

Surat Rekomendasi
Kegiatan

Bidang PO

Agendaris
1.0
Surat Rekomendasi
Kegiatan

Pengarahan Surat

D01 Buku Agenda

Disposisi Surat Rekomendasi

Kegiatan

2.0

Disposisi Instruksi Surat

Rekomendasi Kegiatan

Pemberian
Keputusan Surat

Acc Surat Rekomendasi

Kegiatan

Disposisi Instruksi Surat

Rekomendasi Kegiatan
Acc Surat Rekomendasi
Kegiatan
Disposisi Surat Rekomendasi
Kegiatan

3.0

Laporan Surat Masuk

Laporan

Laporan Surat Masuk

Arsiparis

Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan

Sekdis

31

C. Diagram Detail Sistem Berjalan

Disposisi Surat Rekomendasi

2.1

Pencatatan Surat

Disposisi Instruksi Surat

Rekomendasi kegiatan
Disposisi Instruksi Surat
rekomendasi kegiatan
Disposisi Surat Rekomendasi
Kegiatan

2.2
Acc Surat Rekomendasi
Kegiatan

Acc Surat Rekomendasi

Kegiatan

Pemberian
Keputusan Surat

Gambar III.4
Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5. Kamus Data

1.

Surat Rekomendasi Kegiatan

Nama arus data
Alias

: Surat Rekomendasi Kegiatan

:-

32

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus data

: Bidang PO Proses 1.0

Proses 1.0 Agendaris

Penjelasan

: Sebagai permohonan rekomendasi kegiatan yang akan

dilaksanakan sesuai rencana yang telah di tentukan.

Periode

: Setiap ada rencana kegiatan kepemudaan dan

olahraga.

Volume

: 1 (satu) lembar

Struktur data

: Header + Isi + Footer

Header

= logo + nama_instansi + alamat_instansi +

Isi

={perihal_surat+ no_surat + isi surat}

Footer

= penutup + tanggal_keluar+ tempat_pembuatan+

nama_kepaladinas+ ttd_kepaladinas+ jabatan+NIP

2.

Kartu Disposisi
Nama arus data

: Kartu Disposisi

Alias

:-

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus data

: Agendaris proses 2.0

Proses 2.0 Sekdis

Penjelasan

: Sebagai alat untuk mendisposisi surat masuk dan

mencatat instruksi yang diberikan kadis/sekdis

Periode

: Setiap ada surat masuk

Volume

: 2 (dua) lembar

33

Struktur data

: Header + Isi + Footer

Header

= nama_kartu + Index + tanggal_penyelesaian

Isi

={instruksi + diteruskan_kepada}

Footer

=tanggal_keluar+ tempat_pembuatan +
nama_pemberiinstruksi + ttd_pemberiinstruksi+
jabatan+NIP+keterangan.

3. Laporan Surat Masuk

Nama arus data

: Laporan Surat Masuk

Alias

:-

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus data

: Sekdis proses 3.0

Proses 3.0 - Arsiparis

Penjelasan

: Sebagai laporan setiap surat masuk yang telah di

arsipkan

Periode

: Setiap ada surat masuk yang telah di arsipkan

Volume

: 1 (satu) lembar

Struktur data

: Baris dan Kolom

Kolom

= tanggal_catat + tanggal_surat + Perihal + Instruksi +

keterangan + dari + bidang

Baris

=tanggal_catat + tanggal_surat + no_surat +

perihal_surat +instruksi + keterangan +
nama_pengirim + bidang_yangdituju

34

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
1.

Surat Rekomendasi Kegiatan

Nama Dokumen

: Surat Rekomendasi Kegiatan

Fungsi

: Sebagai permohonan rekomendasi kegiatan yang akan

dilaksanakan sesuai rencana yang telah di tentukan.

Sumber

: Bidang PO

Tujuan

: Sekdis/Kadis

Media

: Kertas

Jumlah

: 1 Lembar

Frekuensi

: Setiap ada rencana kegiatan kepemudaan dan

olahraga

Bentuk

: Lampiran A.1

2. Kartu Disposisi
Nama Dokumen

: Kartu Disposisi

Fungsi

: Sebagai alat untuk mendisposisi surat masuk dan

mencatat instruksi yang diberikan kadis/sekdis

Sumber

: Admin Umum

Tujuan

: Sekdis/Kadis

Media

: Kertas

Jumlah

: 1 Lembar

Frekuensi

: Setiap ada surat masuk

35

Bentuk

: Lampiran A.2

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

1. Laporan Surat Masuk
Nama Dokumen

: Laporan Surat Masuk

Fungsi

: Sebagai laporan setiap surat masuk yang telah di

arsipkan

Sumber

: Admin Umum

Tujuan

: Sekdis/Kadis

Media

: Kertas

Jumlah

: 1 (satu) lembar

Frekuensi

: Setiap ada surat masuk yang telah di arsipkan.

Bentuk

: Lampiran B.1

3.7. Permasalahan Pokok

Permasalahan yang sering terjadi pada sistem kearsipan surat masuk di

Disdikpora adalah sering terjadi kesulitan ketika penemuan kembali surat karena
sistem penyimpanan surat masih sederhana. Penyimpanan tersebut membuat proses
pencarian surat memakan waktu yang lama dan membuat arsip yang di simpan lebih
mudah hilang dan rusak.

Peralatan kearsipan masih belum lengkap sehingga proses pengarsipan hanya

berbatas pada setiap surat masuk perharinya sehingga tidak dapat menggunakan

36

sistem penomoran surat yang baku sesuai prosedur kearsipan pada umumnya seperti
sistem pengarsipan sesuai nomor dan tanggal .

Selain itu proses penyusutan arsip jarang di lakukan sehingga arsip yang terpakai
dan tidak terpakai akan tercampur membuat arsip yang di simpan menumpuk dan
menyulitkan ketika proses penemuan kembali arsip yang di butuhkan .

3.8. Pemecahan Masalah

Untuk menanggulangi permasalahan yang sering terjadi pada sistem pengarsipan

surat masuk di Disdikpora adalah dengan cara pengecekan secara berkala pada setiap
sistem yang di jalankan , selain itu peralatan pengarsipan harus segera di lengkapi
agar sistem pengarsipan bisa berjalan secara efektif .

Pembuatan program aplikasi berbasis dekstop dan pengolahan data dengan

sistem database juga sangat membantu dalam proses pengarsipan tersebut , selain
meminimalisir kesalahan ketika proses pengarsipan, cara tersebut bisa lebih efektif
dan terorganisir sehingga prosedur pengarsipan yang baku seperti sistem nomor dan
tanggal bisa di laksanakan dengan baik.Untuk menanggulangi masalah tumpukan
arsip yang tercampur antara arsip terpakai dan sudah tidak terpakai harus di lakukan
penyusutan arsip secara berkala.

BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang analisis sistem kearsipan di

kantor kecamatan Gunungpati, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1.

Dalam sebuah instansi pemerintahan seperti di Dinas Pendidikan Pemuda dan

Olahraga Kab Karawang surat memiliki peran penting dalam membantu
menjalani tugas sebagai pelayan masyarakat. Tidak hanya sebagai sarana
informasi dan komunikasi , surat juga berperan penting membantu pemimpin dan
pegawai Disdikpora untuk pengambilan keputusan dan pemberian arahan baik
dalam lingkup intern atau eksetrn.

2.

Sistem pengarsipan surat masuk di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab.
Karawang berjalan cukup baik , meski belum menggunakan sistem pengarsipan
yang baku sesuai dengan prosedur pengarsipan pada umumnya.

3.

Petugas agendaris dan arsiparis bekerja cukup baik dan bertanggung jawab dalam
melaksanakan tugasnya dalam memproses surat masuk dari mulai penerimaan
surat masuk , pengarahan , penyimpanan arsip .

4.

Peralatan yang digunakan dalam proses pengarsipan masih belum lengkap

sehingga mengurangi kelancaran dalam proses pengarsipan , dan tidak adanya

37

38

sistem penyusutan arsip sehingga arsip di biarkan menumpuk di ruang kantor

sehingga proses penemuan kembali arsip yang penting sedikit terhambat .
Kehilangan dan kerusakan arsip masih sering terjadi

4.2. Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka saran yang diusulkan untuk
sistem pngarsipan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab Karawang Adalah
sebagai berikut :

1.

Perlu adanya pelatihan dan monitoring secara berkala untuk Arsiparis dan para
pegawai yang bertugas dalam menangani proses pengarsipan sehingga proses
pengarsipan lebih efektif dan efisien

2.

Kelengkapan peralatan kearsipan juga harus di perhatikan agar memudahkan

dalam proses pengarsipan , sehingga kerusakan dan kehilangan arsip bisa di
minimalisir .

3.

Di harapkan agar sistem yang di gunakan di ganti dengan sistem yang

terkomputerisasi dengan menggunkan program aplikasi dan pengolahan data
berorientasi pada database agar proses pengarsipan lebih efektif dan efisien.

4.

Perlu di adakannya sistem penyusutan arsip agar arsip yang tidak terpakai tidak
menumpuk.

DAFTAR PUSTAKA

Sejarah Dinas Pendidikan Kabupaten Karawang | Disdikpora Kabupaten

Karawanghttp://www.disdikpora.karawangkab.go.id/artikel/sejarah-dinaspendidikan-kabupaten-karawang ( Di akses pada 23 Desember )
http://dir.unikom.ac.id/laporan-kerja-praktek/fakultas-teknik/manajemeninformatika/2009/jbptunikompp-gdl-hadyandedd-20145/1-laporan-k.pdf/pdf/1laporan-k.pdf ( Di akses pada 17 Desember)
http://lib.unnes.ac.id/7979/1/8566.pdf (Di akses pada 27 November )
Tata Sutabri .2003.Analisa Sistem Informasi.Yogyakarta : Penerbit Andi.
http://informatika.web.id/karakteristik-sistem-dan-klasifikasi-sistem.html

39

40

41

42

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran A.1. Surat Rekomendasi

43

Lampiran A.2. Disposisi

44

Lampiran B.1. Laporan Surat Masuk

45

Dokumentasi

46

47