Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN
DATA SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KELURAHAN
SUKASARI KOTA TANGERANG
SKRIPSI
Disusun Oleh:
NIM : 1511489388
Nama : Eka Yuni Setyawati
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
TANGERANG
2017/2018

(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

DATA SURAT MASUK
Disusun Oleh:
NIM : 1511489388
Jenjang Studi : Strata Satu
Jurusan : Sistem Informasi
Konsentrasi : Sistem Informasi Manajemen

Disahkan Oleh:
Tangerang, 28 September 2018
Ketua Kepala Jurusan

STMIK RAHARJA Jurusan Sistem Informasi

(Dr.Ir. Untung Rahardja, M.T.I., MM) (Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)
NIP: 000594 NIP: 078010

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

DATA SURAT MASUK
Dibuat Oleh:
NIM : 1511489388

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Infomasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2017/2018
Disetujui Oleh:

Pembimbing I Pembimbing II

(H.Abdul Hamid Arribathi, S.Ag., M.M.) (Ahmad Roihan, S.KOM.,M.T.I)
NID: 13005 NID: 05005

(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

DATA SURAT MASUK
Dibuat Oleh:
NIM : 1511489388
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2017/2018
Disetujui Penguji:

Ketua Penguji Penguji I Penguji II

(_______________) (_______________) (_______________)

NID: NID: NID:

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

DATA SURAT MASUK
Disusun Oleh:
NIM : 1511489388
Jenjang Studi : Strata Satu
Jurusan : Sistem Infomasi
Konsentrasi : Sistem Informasi Manajemen

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan
tiruan, salinan atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar
Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi
lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia
menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

(Eka Yuni Setyawati)
NIM: 1511489388

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAK
Kelurahan Sukasari Tangerang dalam mengolah data surat masuk dan surat keluar
memerlukan komputer sebagai alat bantu yang dapat menghasilkan informasi yang lebih
cepat dan akurat. Sistem juga memberikan kemudahan bagi pegawai saat akan membuat
laporan setiap akhir bulan, Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada
Kelurahan Sukasari Tangerang yang dilakukan oleh bagian sekertariat masih memiliki
beberapa kekurangan diantaranya, dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar masih
harus dicatat dan dibukukan dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar, hal ini
mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat. Pada penulisan ini juga akan diterangkan
tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, Perencanaan, perancangan dengan
menggunakan bahasa pemrograman PHP dan data base My SQL, hingga tahapan
pengimplementasian dengan pendekatan berorientasi objek menggunakan UML (Unified
Modelling Languange). Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat
mengurangi terjadinya kesalahan pada saat pengolahan data surat masuk dan surat keluar, dan
pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama
dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem ini dapat lebih
menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat menjadi lebih baik. .
Kata Kunci: Surat Masuk, Surat Keluar,Pengolahan.
ABSTRACT
Kelurahan Sukasari Tangerang in processing data incoming and outgoing mail requires a
computer as a tool that can produce information more quickly and accurately. The system
also provides convenience for employees when will make a report at the end of the month, In
the processing of incoming and outgoing mail data in Sukasari Village Tangerang conducted
by the secretariat still has some shortcomings, in the processing of incoming and outgoing
mail data should still be recorded and recorded in data processing of incoming mail and
outgoing mail, this resulted in the information presented late. In this paper will also explain
the stages of workmanship, ranging from the process of analysis, planning, design using the
programming language PHP and data base My SQL, until the implementation stage with
object-oriented approach using UML (Unified Modeling Languange). So it is expected that
with the new system can reduce the occurrence of errors when processing data incoming and
outgoing mail, and data processing to be fast so that the reporting does not take a long time
and reports are generated in accordance with existing data. In addition, this system can
better support the activities of admin and employees in managing the data letter to be better.
Keywords: Inbox, Mail Out, Processing
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seribu
jalan, sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dengan karunia-Nya, sehingga
penelitian Skripsi ini dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun
judul yang diambil dalam penyusunan penelitian Skripsi ini adalah “Perancangan Sistem
Informasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Kelurahan
Sukasari Tangerang”.
Penulisan laporan Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat guna melengkapi
kurikulum perkuliahan. Sebagai bahan penulisan, Penulis memperoleh informasi berdasarkan
sumber yang mendukung penuisan laporan ini.
Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Untung Rahardja, M.T.I., MM selaku Ketua
Perguruan Tinggi Raharja.
2. Bapak Dr. Po.Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur
3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua 1
4. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom selaku Kepala Jurusan
Sistem Informasi.
5. Bapak H.Abdul Hamid Arribathi S.Agg., M.M. selaku
Dosen Pembimbing I dalam penyusunan Skripsi ini.
6. Ibu Ahmad Roihan S.Kom.,M.T.I. selaku Dosen
Pembimbing II dalam penyusunan Skripsi ini.
7. Ibu Dosen Serta Staff Perguruan Tinggi Raharja yang
telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
8. Bapak Tatang Sopandi selaku Stakeholder yang telah
banyak membantu dan memberikan informasi kepada
penulis selama melakukan observasi.
9. Kedua orang tua, adik dan semua saudara yang selalu
memberikan dukungan serta memberikan semangat dan
doa dalam mengerjakan penilitian Skripsi ini dengan baik.
10. Kepada Partner Anan Wahyu Ferdiyanto yang selalu setia
menemani dan ngasih suport.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan penelitian Skripsi ini masih jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati dan keterbukaan, penulis
mengharapkan kritik dan saran yang dapat menyempurnakan karya tulis ini. Semoga
penelitian Skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak dan dapat menjadi pembelajaran yang
lebih baik.
Tangerang, 17 Juli 2018
Eka Yuni Setyawati

NIM: 1511489388
Daftar isi
[sembunyikan]
 1 BAB I PENDAHULUAN
o 1.1 Latar Belakang
o 1.2 Rumusan Masalah
o 1.3 Ruang Lingkup
o 1.4 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
 1.4.1 Tujuan Penelitian
 1.4.2 Manfaat Penelitian
o 1.5 Metode Penelitian
 1.5.1 Metode Pengumpulan Data

 1.5.2 Metode Analisa
 1.5.3 Metode Perancangan Sistem
 1.5.4 Metode Pengujian
o 1.6 Sistematika Penulisan
 2 BAB II LANDASAN TEORI

o 2.1 Teori Umum
 2.1.1 Konsep Dasar Sistem

 2.1.2 Konsep Dasar Data dan Informasi
 2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
 2.1.4 Metode Analisa SWOT
 2.1.5 Konsep Dasar Perancangan Sistem
o 2.2 TEORI KHUSUS
 2.2.1 Konsep Dasar Pengolahan Data Surat

 2.2.2 Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)
 2.2.3 Analisa SWOT
 2.2.4 Konsep Dasar Elisitasi
 2.2.5 Konsep Dasar Web
 2.2.6 Konsep Dasar Database
 2.2.7 Pengujian Blackbox Testing
o 2.3 Literature Review
 3 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

o 3.1 Gambaran Umum Kelurahan Sukasari Kota Tangerang
 3.1.1 Sejarah Singkat Kelurahan Sukasari Kota Tangerang

 3.1.2 Visi
 3.1.3 Misi
 3.1.4 Tugas Pokok Kelurahan Sukasari Kota Tangerang
 3.1.5 Struktur Organisasi
 3.1.6 Tugas dan Wewenang
o 3.2 Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
 3.2.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan

 3.2.2 Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan
o 3.3 Analisa Sistem Yang Berjalan
 3.3.1 Metode Analisa Sistem

o 3.4 Konfigurasi Sistem Yang Berjalan
 3.4.1 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

 3.4.2 Spesifikasi Perangkat Lunak (software)
 3.4.3 Hak Akses (Brainware)
o 3.5 Permasalahan Yang Dihadapi, Alternatif Pemecahan
Masalah, Analisa Batasan Sistem, Analisa Kontrol, Analisa
Kebutuhan Sistem
 3.5.1 Permasalahan Yang Dihadapi
 3.5.2 Alternatif PemecahMean Masalah
 3.5.3 Analisa Batasan Sistem
 3.5.4 Analisa Kontrol
 3.5.5 Analisa Kebutuhan Sistem
o 3.6 User Requirement
 3.6.1 Elisitasi Tahap I
 3.6.2 Elisitasi Tahap II
 3.6.3 Elisitasi Tahap III
 3.6.4 Final Draft Elisitasi
 4 BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

o 4.1 Tata Laksana sistem yang diusulkan
 4.1.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan

 4.1.2 Activity Diagram Yang Diusulkan
 4.1.3 Sequence Diagram Yang Diusulkan
 4.1.4 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan
Sistem Usulan
o 4.2 Rancangan Basis Data
 4.2.1 Class Diagram Yang Diusulkan

o 4.3 Spesifikasi Basis Data (Database)
o 4.4 Rancangan Prototype
 4.4.1 Tampilan Prototype Menu Login

 4.4.2 Tampilan Menu Utama dan Dashboard
 4.4.3 Tampilan Data Surat Masuk
 4.4.4 Tampilan Data Surat Keluar
o 4.5 Rancangan Program
 4.5.1 Tampilan Menu Login

 4.5.2 Tampilan Menu Utama dan Dashboard
 4.5.3 Tampilan Menu Data Surat Masuk
 4.5.4 Tampilan Menu Input Surat Masuk
 4.5.5 Tampilan Menu Data Surat Keluar
 4.5.6 Tampilan Menu Input Surat Keluar
 4.5.7 Tampilan Menu Laporan
 4.5.8 Tampilan Menu Data User
o 4.6 Konfigurasi Sistem Usulan
 4.6.1 Spesifikasi Hardware
 4.6.2 Aplikasi Yang Diusulkan
 4.6.3 Hak Akses
 4.6.4 Penguji Black Box
o 4.7 Schedule Implementasi
o 4.8 Etimasi Biaya
 5 BAB V PENUTUP
o 5.1 Kesimpulan
o 5.2 Rekomondasi
o 5.3 Saran
 6 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
1. Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I
2. Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II
3. Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III
4. Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi
5. Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan
Sistem Usulan
6. Tabel 4.2 rol_has_permissions
7. Tabel 4.3 roles
8. Tabel 4.4 user_has_roles
9. Tabel 4.5 User
10. Tabel 4.6 user_has_permissions

11. Tabel 4.7 Permission
12. Tabel 4.8 Surat_keluar
13. Tabel 4.9 Surat_masuk
14. Tabel 4.10 Password_resets
15. Tabel 4.11 Pengujian Blackbox Testing Surat Masuk
16. Tabel 4.12. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat
Keluar
DAFTAR Gambar
1. Gambar 3.1 Struktur Organisasi
2. Gambar 3.2 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk
3. Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar
4. Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk
5. Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar
6. Gambar 3.6 Sequence Diagram Surat Masuk
7. Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Keluar
8. Gambar 3.8 Analisa SWOT
9. Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan
10. Gambar 4.2. Activity Diagram Yang Diusukan
11. Gambar 4.3. Sequence Diagram Yang Diusulkan
12. Gambar 4.4. Class Diagram Yang Diusulkan

13. Gambar 4.5. Tampilan Prototype Menu Login
14. Gambar 4.6. Prototype Menu Utama dan Dashboard
15. Gambar 4.7. Prototype Data Surat Masuk
16. Gambar 4.8. Prototype Data Surat Keluar
17. Gambar 4.9 Tampilan Menu Login
18. Gambar 4.10. Menu Utama dan Dashboard
19. Gambar 4.11. Menu Data Surat Masuk
20. Gambar 4.12. Menu Input Surat Masuk
21. Gambar 4.13. Menu Data Surat Keluar
22. Gambar 4.14. Menu Input Surat Keluar
23. Gambar 4.15. Menu Laporan
24. Gambar 4.15. Menu Data User
25. Gambar 4.16 Use Case Diagram Yang Diusulkan
26. Gambar 4.17. Activity Diagram Yang Diusukan
27. Gambar 4.18. Sequence Diagram Yang Diusulkan
28. Gambar 4.19. Class Diagram Yang Diusulkan
29. Gambar 4.20. Tampilan Prototype Menu Login
30. Gambar 4.21. Prototype Menu Utama dan Dashboard
31. Gambar 4.22. Prototype Data Surat Masuk
32. Gambar 4.23. Prototype Data Surat Keluar
33. Gambar 4.24 Tampilan Menu Login

34. Gambar 4.25. Menu Utama dan Dashboard
35. Gambar 4.26. Menu Data Surat Masuk
36. Gambar 4.27. Menu Input Surat Masuk
37. Gambar 4.28. Menu Data Surat Keluar
38. Gambar 4.29. Menu Input Surat Keluar
39. Gambar 4.30. Menu Laporan
40. Gambar 4.31. Menu Data User
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUANCE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pada era globalisasi saat ini, peran teknologi informasi komunikasi sudah sangat
pesat. Teknologi informasi dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat
dimanfaatkan oleh pengguna diberbagai intansi, perusahaan, atau lembaga baik swasta
maupun pemerintahan. Seiring waktu, surat-surat yang masuk jumlahnya semakin banyak.
Ruang arsip yang biasa digunakan untuk penyimpanan mempuyai kapasitas yang terbatas.
Selain itu, dengan banyaknya jumlah surat, semakin muncul masalah efektifitas dan efisiensi
dalam pengelolaanya. Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi
dalam dunia perkantoran memberikan tambah proses pengolahan data, dalam dunia
perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk
mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat
masuk dan surat keluar.
Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada kantor Kelurahan Sukasari
Tangerang masih menggunakan cara seni komputerisasi (ms excel) yaitu surat-surat yang
masuk dicatat di buku besar yang meliputi tanggal pembuatan surat, tanggal penerimaan
surat, nomor surat, asal surat dan perihal surat kemudian kedalam (ms excel). Itulah Masalah
utama adalah pengolahan data surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari Tangerang
tersebut. Sistem semi komputerisasi ini menyulitkan pegawai ketika akan mencari surat satu
persatu sehinnga memerlukan waktu yang sangat lama.
Berdasarkan permasalahan tersebut dan melihat betapa pentingnya pengolahan data
surat masuk dan surat keluar bagi kantor Kelurahan Sukasari Tangerang, maka peneliti dalam
menyusun laporan skripsi ini memilih judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI
KELURAHAN SUKASARI KOTA TANGERANG”.
Rumusan Masalah
Adapun Rumusan masalah dari skripsi adalah :
1. Bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat
keluar yang berjalan di Kelurahan Sukasari Tangerang?

2. Faktor-faktor apa saja yang menghambat pengolahan data
surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari
Tangerang?
3. Bagaimana merancang sistem informasi pengolahan data
surat masuk dan surat keluar yang efektif di Kelurahan
Sukasari Tangerang?
Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian pengolahan data surat masuk dan surat keluar di Kelurahan
Sukasari Tangerang akan memberikan kemudahan pada proses pengolahan data surat masuk
dan surat keluar dan masyrakat di Kelurahan Sukasari Tangerang.
Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian
1. Membangun sistem informasi pengolahan data surat
masuk dan surat keluar untuk diterapkan di Kelurahan
Sukasari Tangerang.
2. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pengolahan
data surat masuk dan surat keluar akan lebih cepat dan
efesien dibandingkan pencatatan surat secara manual.
3. Dapat menambah wawasan dan sumber informasi serta
memperluas pengetahuan bagi sipenulis sendiri.
4. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami Pegawai
di Kelurahan Sukasari.
Manfaat Penelitian
1. Dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai
situasi dan kondisi suatu sistem, khususnya sistem
informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar.
2. Hasil penelitian ini dapat dipergunakan sebagai acuan
dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.
3. Dapat menjadi sebuah masukan bagi kantor kecamatan
mengenai pembenahan mengenai sistem yang berjalan.
Metode Penelitian
Metode Pengumpulan Data
Penulis mendapatkan data-data yang akan diperlukan menggunakan metode sebagai berikut:
1. Metode Observasi
Metode untuk mendapatkan data dengan
melakukan pengamatan secara langsung di tempat yang
dilakukan peneliti menganalisa unsur-unsur secara
sistematis.
2. Metode Wawancara
Metode melakukan pembicaraan dengan pegawai
Kelurahan Sukasari yang terkait sebagai sumber data dan
informasi.
3. Metode Studi Pustaka
Dalam metode ini peneliti berusaha melengkapi
data-data yang lengkap dengan cara membaca dan pelajari
dari buku-buku dan jurnal-jurnal yang relavan.

Metode Analisa
Analisa data digunakan untuk mempermudah data yang diperlukan dalam penyusunan
laporan. Dalam hal ini analisa data menggunakan metode analisis SWOT (Strengths,
Weaknesses, Opportunities, Threat). Analisa SWOT adalah suatu metode yang digunakan
untuk melihat kondisi Kelurahan Sukasari Tangerang baik internal maupun eksternal yang
kemudian dijadikan indikator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
terhadap Kelurahan Sukasari Tangerang sehingga dapat membantu dalam pembuatan
keputusan.
Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah UML
(Unified Modelling Language) untuk menggamabarkan rancangan sistem yang berjalan pada
Kelurahan Sukasari Tangerang.
Metode Pengujian
Peneliti menggunakan metode pengujian Blackbox Testing sehingga dapat diketahui
apakah sistem sesuai dengan apa yang diharapkan oleh stakeholder. Blackbox Testing adalah
metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox
Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang
akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox
berusaha untuk menentukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi
yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal,
kesalahan performa, kesalahan inisalisasi, dan terminasi.
Sistematika Penulisan
BAB I :PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodolagi penelitian dan
sistematika penulisan.
BAB II :LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan penelitian ini, seperti
landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi,
literature review serta membahas teori-teori pendukung lainnya pada laporan ini.
BAB III :PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang gambaran umum Kelurahan Sukasari Tangerang, struktur
organisasi, tugas dan wewenang serta analisa sistem yang berjalan yang dapat digunakan dan
diusulkan, seperti UML yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence
Diagram, Elisitasi tahap I, II, III, Draf final.
BAB IV :RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini berisi semua informasi yang berhubungan dengan rancangan sistem yang
diusulkan, rancangan database dan tampilan program yang dibuat.
BAB IV :PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan saran
kepada pihak-pihak yang berkepentingan sehingga tujuan dan manfaat dari Laporan Skripsi
ini dapat disampaikan.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORI
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
1. Definisi Sistem
Menurut Mulyadi yang dikutip oleh Widia
Mulyani dan Bambang Eka Purnama dalam jurnal
SPEED, (2015:16)[1],“Sistem adalah suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Menurut Azhar Susanto yang dikutip oleh Widia
Mulyani dan Bambang Eka Purnama dalam jurnal
SPEED, (2015:16) [1],“Sistem informasi adalah
kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik pisik
maupun non pisik yang saling berhubungan satu sama lain
dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu
tujuan tertentu.
Menurut Kusrini yang dikutip oleh Dwi Jayanti
dan Siska Ariani dalam Jurnal SPEED, (2014:37) [2],
“Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah
komponen fungsional yang saling berhubungan dan
secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu
proses / pekerjaan tertentu”.
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas
dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kegiatan-

kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan
tertentu.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Priyo
Sutopo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal
Informatika Mulawarman, (2016:24) [3] “Sistem
mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu” :
1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari
sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerjasama membetuk satu
kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemenelemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem Batas sistem merupakan daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan
luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari
suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem Penghubung merupakan
media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir
dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi
yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance
input) dan masukan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil
dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan.
7. Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat
mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai
tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak
mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan
bahwa karakteristik sistem adalah sistem yang mempuyai
komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem,
penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran.
3. Klasifikasi Sistem
Menurut Mustakini dalam Amin (2017:114)
[4]
mengatakan Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa
sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak
(abstract system) dan sistem fisik (physical
system). Sistem abstrak adalah sistem yang
berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu
sistem yang berupa pemikiran-pemikiran
hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem
fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
Misalnya sistem komputer, sistem akutansi,
sistem produksi dan lain sebgainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah
(natural system) dan sistem buatan manusia
(human made system). Sistem alamiah adalah
sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia adalah sistem yang
dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia
yang melibatkan interaksi antara manusia dengan
mesin disebut dengan human-machine sistem atau
ada yang menyebut dengan man-machine sistem.
Sistem informasi merupakan contoh manmachine

sistem, karena menyangkut penggunaan komputer
yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu
dan sistem tak tentu (probabilitas sistem). Sistem
tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat diprediksi interaksi diantara bagian-
bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem
komputer adalah contoh dari sistem interaksi yang
tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan. Sistem tak
tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya
tidak dapat diprediksikan karena mengandung
unsur probabilitas.
4. Sistem diklasisfikasikan sebagai sistem tertutup
(close system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari
pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini
ada, tetapi kenyataannya tidak ada sitem yang
benarbenar tertutup, yang ada hanyalah relatively
closed sistem (secara relatip tertutup,tidak benar-
benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem

yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk
lingkungan luar atasistem nformasiu subsistem
yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan
terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka
system harus mempunyai suatu sistem
pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus
dirancang sedemikian rupa, sehingga secara
relatip tertutup karena sistem tertutup akan
bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk
pengaruh yang baik saja.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan
bahwa klasifikasi adalah suatu bentuk kesatuan antara
satu komponen dengan komponen lainnya.
Konsep Dasar Data dan Informasi

1. Definisi Data
Menurut Siregar yang dikutip oleh Priyo Sutopo,
Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal Informatika
Mulawarman, (2016:24) [3]“Data adalah diterjemahkan
sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti
fakta atau bahan-bahan keterangan. Data merupakan
deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data
adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya”.

Menurut Andalia dalam Jurnal dkk Ilmiah
Komputer dan Informatika (2015:93), "Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan
kesatuan nyata".
Berdasarkan pendapat di atas, dapat ditarik
kesimpulan bahwa data merupakan suatu bahan mentah
yang bersifat fakta yang akan diproses untuk
menghasilkan informasi yang bermanfaat.
2. Definisi Informasi
Menurut Dr.Richardus Eko Indrajit yang dikutip
oleh Dwi Jayanti dan Siska Ariani dalam Jurnal SPEED,
(2015:37) [2] “Defenisi informasi adalah kata “Informasi”
sendiri secara internasional telah di sepakati sebagai hasil
dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai
atau value yang lebih dibandingkan dengan data mentah.
Menurut George H. Bodnar dikutip oleh
Muhamad Fuat Asnawi dalam Jurnal LENTERA ICT,
(2014:39) “Informasi adalah data yang diolah sehingga
dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang
tepat”.
Menurut Abidin yang dikutip oleh Priyo Sutopo,
Mulawarman, (2016:24) [3] “Informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti
bagi penerimanya”.
Berdasarkan beberapa definisi diatas, dapat
disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya.
3. Nilai Informasi
Menurut Yakub dalam Nugraha (2015:4). “Nilai
dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua
hal yaitu, manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya”.
Menurut Suwardjono dalam Putri (2016:2430) [5],
“Nilai informasi merupakan kemampuan informasi untuk
meningkatkan pengetahuan dan keyakinan dalam
pengambilan keputusan”.
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan
bahwa nilai informasi adalah manfaat yang lebih efektif
dalam nilai informasi.
4. Kualitas Informasi
Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Diwananda
Wiratama dan Diana Rahmawati (2013:37), kualitas dari
suatu informasi yang tergantung dari tiga hal, yaitu:

a. Akurat berarti bahwa informasi harus
bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa
atau menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya berarti bahwa informasi
yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan berarti bahwa informasi tersebut
mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan
bahwa kualitas informasi adalah sejauh mana informasi
secara konsisten dapat memenuhi persyaratan dan harapan
semua orang.
Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi
Menurut Siregar yang dikutip oleh Priyo Sutopo,
Mulawarman, (2016:24) [3] “Sistem Informasi Berbasis
Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi
sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan
untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan”.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat
disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu
kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisa dan menyebarkan suatu informasi untuk
tujuan tertentu.
2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Priyo
Sutopo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal
Informatika Mulawarman, (2016:25) [3]. “Sistem
Informasi memiliki beberapa komponen yang dapat
diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem
informasi, input yang dimaksud adalah metode
dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
2. Blok Model (Model Blok)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika,
dan model matematik yang akan memanipulasi
dari input dan data yang tersimpan dibasis data
dengan cara yang sudah tertentu untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Techology Block)
Teknologi merupakan “toolbox” dalam sistem
informasi, teknologi digunakan menerima input,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran,
dan membantu pengendalian, dari sistem secara

keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian
utama, yaitu teknisi (brainware). Perangkat lunak
(software), dan perangkat keras (hardware).
4. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data
yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama
lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak memanipulasinya.
Data didalam basis data perlu diorganisasikan
sedimikian rupa agar informasi yang dihasilkan
berkualitas.
5. Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi,
seperti bencana alama, api, temperatur, air, debu,
kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak efesienan, sabotase, dan
lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu
dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-
kesalahan dapat langsung diatasi.
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan
bahwa semua komponen tersebut saling berinteraksi satu
dengan yang lain.

Metode Analisa SWOT
1. Definisi Analisa SWOT
Menurut Edy Susena dkk dalam jurnal Sainstech
Politeknik Indonusa Surakarta (2015:6) [6], “SWOT adalah
singkatan dari Strengths (kekuatan), Weakness
(kelemahan), Opportunitis (peluang), Threats (tantangan),
Analisis SWOT adalah alat yang digunakan untuk
mengidentifikasi isu-isu internal dan eksternal yang
mempengaruhi kemampuan dalam memasarkan, Analisa
SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi
yang bersifat deskriptif.
Analisa SWOT dilakukan dengan maksud untuk
mengenali tingkat kesiapan setiap fungsi dari keselurahan
fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan.
Berhubung tingkat kesiapan fungsi ditentukan
oleh tingkat kesiapan masing-masing faktor yang terlibat
pada setiap fungsi, maka analisis SWOT dilakukan
terhadap kesulurahan faktor dalam fungsi, baik faktor
internal maupun eksternal.
Konsep Dasar Perancangan Sistem

1. Definisi Perancangan Sistem
Menurut Robert J.Verzello yang dikutip oleh
Sophan Sophian dalam Jurnal (2014:35) [7], “Perancangan
sistem didefinisikan tahap setelah analisis dan siklus

pengembangan sistem adalah pendefinisian dari
kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk
rancang bangun implementasi yaitu : suatu sistem
dibentuk”.
Menurut George M.Scott yang dikutip oleh
Sophan Sophian dalam Jurnal (2014:35) [7], “Rancangan
sistem untuk menentukan bagaimana suatu sistem akan
menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan tahapan ini
meyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen
dari perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah
instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan “.
Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan
bahwa perancangan sistem adalah merancang sistem yang
baik untuk menyelesaikan sistem tersebut.
TEORI KHUSUS
Konsep Dasar Pengolahan Data Surat
1. Tujuan Pengolahan Data Surat Masuk Dan Keluar
Menurut Silmi yang dikutip oleh Fauzan Masykur
dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam Jurnal IJNS
(2015:2) [8] ,“surat adalah sehelai kertas atau lebih yang
digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis”.
Menurut Wursanto yang dikutip oleh Kurnia Adhi
Saputra dan Muga Linggar Famukhit dalam Jurnal IJNS
(2014:60)[9], “Surat adalah sarana komunikasi untuk

menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain”.
a. Menurut Wursanto yang dikutip oleh
Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja
dalam Jurnal IJNS (2015:3) [8], “surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari
organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang
diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang
diterima dari kurir (pengantar surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman”.
b. Menurut Widjaja yang dikutip oleh Fauzan
Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam
Jurnal IJNS (2015:3)[8], “surat keluar adalah surat
yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi
yang ditujukan kepada organisasi/perorangan
diluar organisasi tersebut”.
Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

1. Definisi UML (Unified Modeling Language)
Menurut Yasin yang dikutip oleh Henny Destiana
dalam Jurnal Paradigma (2014:34) [10]“Unifield Modeling
Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah
menjadi standar dalam industri untuk visualisasi,
merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak.

Menurut Achmad Sidik, Lilis Sakuroh dan Diana
Pratiwi dalam Jurnal SISFOTEK GLOBAL (2017:82)
‘‘UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu
standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri
untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan
desain, serta menggambarkan arsitektur dalam
pemograman berorientasi objek.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat
disimpulkan UML (Unified Modelling Language) adalah
bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang,
mendokumentasikan sebuah sistem perangkat lunak.
2.Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling
Language)
Menurut Whitten dan Bentley dalam Setiyani pada
Jurnal Interkom (2018:20) [11], Jenis-jenis UML yaitu:
a. Use Case Diagram merupakan diagram
yang menggambarkan interaksi Antara system
internal, sistem eksternal, dan user.
b. Activity Diagram merupakan diagram yang
menggambarkan alur sequential dari aktivitas
sebuah proses bisnis atau Use Case.
c. Sequence Diagram merupakan diagram yang
menggambarkan bagaimana objek berinteraksi
melalui pengiriman pesan (message) dalam

pengeksekusian sebuah Use Case atau operasi
tertentu.
d. Class Diagram merupakan diagram yang
menggambarkan struktur objek sistem.
Menunjukkan kelas yang menjadi komponen dari
sistem, serta hubungan antar kelas.
e. State Chart Diagram merupakan diagram untuk
memodelkan perilaku objek di dalam sistem
terhadap kejadian (event) selama masa hidupnya.
3.Langkah-langkah Penggunaan UML (Unified Modeling
Language)
Adapun langkah-langkah penggunaan Unified
Modeling Language (UML) menurut Arief dalam
informatika.web.id (2013) [12] diantaranya sebagai berikut:
1. Buatlah daftar business process dari level
tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan
proses yang mungkin muncul.
2. Petakan use case untuk setiap business
process untuk mendefinisikan dengan tepat
fungsional yang harus disediakan oleh sistem,
kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi
dengan requirement, constraints dan catatan-
catatan lain.
3. Buatlah deployment diagram secara
kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
4. Definisikan requirement lain non
fungsional, security dan sebagainya yang juga
harus disediakan oleh sistem.
5. Berdasarkan use case diagram, mulailah
membuat activity diagram.
6. Definisikan obyek-obyek level atas
package atau domain dan buatlah sequence
dan/atau collaboration utuk tiap alir pekerjaan,
jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir
normal dan error, buat lagi satu diagram untuk
masing-masing alir.
7. Buatlah rancangan user interface model
yang menyediakan antarmuka bagi pengguna
untuk menjalankan skenario use case.
8. Berdasarkan model-model yang sudah
ada, buatlah class diagram. Setiap package atau
domain dipecah menjadi hirarki class lengkap
dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik
jika untuk setiap class dibuat unit test untuk
menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan
class lain.
9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat
melihat kemungkinan pengelompokkan class
menjadi komponen-komponen karena itu buatlah
component diagram pada tahap ini. Selain itu,
definisikan test integrasi setiap komponen untuk
meyakinkan ia dapat bereaksi dengan baik.
10. Perhalus deployment diagram yang
sudah dibuat. Detailkan kemampuan dan
requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan
dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam
node.
2.Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang
tepat digunakan:
a. Pendekatan use case dengan mengassign
setiap use case kepada tim pengembang tertentu
untuk mengembangkan unit kode yang lengkap
dengan test.
b. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap
komponen kepada tim pengembang tertentu.
2.Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki
model beserta codenya. Model harus selalu sesuai dengan
code yang aktual.
3.Perangkat lunak siap dirilis.
Analisa SWOT
1. Definisi Analisa SWOT
Menurut Santosa dalam Sutanto dkk pada Jurnal
Teknologi Informasi (2013:66)[13], "Analisis SWOT
merupakan alat identifikasi berbagai faktor secara
sistematis untuk merumuskan strategi berdasarkan logika
yang dapat memaksimalkan potensi dan peluang namun
secara bersamaan dapat meminimalisasi kelemahan dan
ancaman sehingga akan memberikan output berupa target
atau perlakuan untuk mencapai tujuan".
Menurut Grewal & Levy dalam Anas dkk
pada Journal of Management (2018:4)[14], "Analisis
SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang
di gunakan untuk mengevaluasi Strengths, Weakness,
Opportunities, dan Threats. dalam suatu proyek atau
bisnis saha. Hal ini melibatkan penentuan tujuan usaha
bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor-faktor
internal dan eksternal yang baik dan menguntungkan
untuk mencapai tujuan itu".
Menurut Basuki dkk dalam Journal of
Management (2018:4) [15], "Analisis SWOT adalah
analisis kondisi internal maupun eksternal suatu
organisasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar
untuk merancang strategi dan program kerja".

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa
Analisa SWOT merupakan Metode perancangan yang
digunakan untuk memaksimalkan potensi dan peluang
serta meminimalisasi kelemahan dan ancaman.
2.Tipe- tipe Strategi SWOT
Adapun langkah-langkah analisis SWOT menurut
Purwanto dalam Basuki dkk pada Journal of
Management (2018:5)[15], mencakup 4 (empat) langkah
strategi. Empat langkah strategi tersebut meliputi:
1. Pertama
Strategi SO (Strengths-Opportunities) adalah
strategi yang digunakan perusahaan dengan
memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan
yang dimiliki untuk memanfaatkan berbagai
peluang.
2. Kedua
Stratregi WO (Weaknesses-Opportunities) adalah
strategi yang digunakan dengan seoptimal
mungkin meminimalisir kelemahan yang ada
untuk memanfaatkan berbagai peluang.
3. Ketiga
ST (Strengths-Threats) adalah strategi yang
digunakan perusahaan dengan memanfaatkan atau

mengoptimalkan kekuatan untuk mengurangi
berbagai anacaman.
4. Keempat
Strategi WT (Weaknesses-Threats) adalah strategi
yang digunakan untuk mengurangi kelemahan
dalam rangka meminimalisir atau menghindari
ancaman.
Konsep Dasar Elisitasi

1. Definisi Elisitasi
Menurut Sugiharto dkk dalam Jurnal SISFOKOM
(2018:53)[16], "Elisitasi merupakan rancangan sistem yang
diusulkan yang sesuai yang diinginkan atau yang
dibutuhkan user".
Menurut Siahaan dalam Dzulhaq dkk pada Jurnal
Sisfotek Global (2017:1)[17], "Elisitasi adalah
pengumpulan kebutuhan aktivitas awal dalam rekayasa
kebutuhan (Requirements Engineering)".
Menurut Sommerville dalam Prastomo pada
Journal Lppmunindra (2015:166)[18] , "Elisitasi adalah
sekumpulan aktifitas yang ditujukan untuk menemukan
kebutuhan suatu sistem baru melalui komunikasi dengan
pelanggan dan pihak yang memiliki kepentingan dalam
pengembangan sistem."
Dari ketiga definisi tersebut maka dapat
disimpulkan bahwa Elisitasi adalah rancangan sistem
berdasarkan sekumpulan kebutuhan user.
2.Jenis-jenis Elisitasi
Menurut Andi Prastomo (2014:166),[18] Elisitasi
didapat melalui proses wawancara dan dilakukan melalui
tiga tahap yaitu:
1. Elisitasi Tahap I, Berisi seluruh
rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak
manajemen terkait oleh pihak wawancara.
2. Elisitasi Tahap II, Merupakan hasil dari
pengklasifikasian elisitasi tahap I berdasarkan
metode MDI, Metode MDI bertujuan
memisahkan antara rancangan sistem yang
penting dan harus ada pada sistem. Berikut
penjelasan mengenai metode MDI:
a. M pada MDI berarti Mandatory
(penting). Maksudnya requirement
tersebut harus ada dan tidak boleh
dihilangkan pada saat pembuatan sistem
baru.
b. D pada MDI berarti Desireable.
Maksudnya requirement tersebut tidak
terlalu penting dan boleh dihilangkan,

namun jika requirement tersebut
digunakan dalam pembentukan sistem
maka akan membuat sistem tersebut lebih
sempurna.
c. I pada MDI berarti Inessential.
Maksudnya requirement tersebut
bukanlah termasuk bagian sistem dibahas.
3. Elisitasi Tahap III, Merupakan
penyusutan elisitasi tapah II dengan cara
mengeliminasi semua requirement dengan option
I pada metode MDI. Selanjutnya semua
requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali
dengan metode TOE, yaitu:
a. T artinya Technical, maksudnya
bagaimana tata cara / teknik pembuatan
requirement tersebut dalam sistem yang
diusulkan?
b. O artinya Operational,
maksudnya bagaimana tata cara
penggunaan requirement tersebut dalam
sistem yang akan dikembangkan?
c. E artinya Economi, maksudnya
berapakah biaya yang diperlukan guna

membangun requirement tersebut didalam
sistem?
Konsep Dasar Web

1.Definisi Web
Menurut Palit dkk dalam E-Journal Teknik Elektro
dan Komputer (2015:2) [19], "World wide web atau sering
di kenal sebagai web adalah suatu layanan sajian
informasi yang menggunakan konsep hyperlink (tautan),
yang memudahakan server (sebutan para pemakai
komputer yang melakukan browsing atau penelusuran
informasi melalui internet)."
Menurut Puspitosari dalam Afifah dkk
pada Journal Speed (2018:2) [20], “Website adalah
halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet
sehingga bisa diakses di seluruh dunia, selama terkoneksi
dengan jaringan internet”.
Menurut Utomo dkk dalam Jurnal Geodesi Undip
(2017:4) [21], "Web merupakan halaman yang terdapat
pada internet dan saling berhubungan serta terdapat
informasi baik berupa individu, kelomopok, bahkan
instansi”.
Berdasarkan definisi diatas web merupakan suatu
halaman internet yang menyajikan informasi-informasi

dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman
(Hyperlink).
2.Fungsi Web
Menurut Zaki dalam Harminingtyas (2014:46-
47) [22], Website mempunyai fungsi yang bermacam-
macam, tergantung dari tujuan dan jenis website yang
dibangun, tetapi secara garis besar dapat berfungsi
sebagai :
a. Media Promosi : Sebagai media promosi
dapat dibedakan menjadi media promosi utama,
misalnya website yang berfungsi sebagai search
engine atau toko Online, atau sebagai penunjang
promosi utama, namun website dapat berisi
informasi yang lebih lengkap daripada media
promosi offline seperti koran atau majalah.
b. Media Pemasaran : Pada toko online atau
system afiliasi, website merupakan media
pemasaran yang cukup baik, karena dibandingkan
dengan toko sebagaimana di dunia nyata, untuk
membangun toko online diperlukan modal yangr
relatif lebih kecil, dan dapat beroperasi 24 jam
walaupun pemilik website tersebut sedang
istirahat atau sedang tidak ditempat, serta dapat
diakses darimana saja.

c. Media Informasi : Website portal dan
radio atau tv online menyediakan informasi yang
bersifat global karena dapat diakses dari mana
saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga
dapat menjangkau lebih luas daripada media
informasi konvensional seperti koran, majalah,
radio atau televisi yang bersifat lokal.
d. Media Pendidikan : Ada komunitas yang
membangun website khusus berisi informasi atau
artikel yang sarat dengan informasi ilmiah
misalnya wikipedia.
e. Media Komunikasi : Sekarang banyak
terdapat website yang dibangun khusus untuk
berkomunikasi seperti forum yang dapat
memberikan fasilitas bagi para anggotanya untuk
saling berbagi informasi atau membantu
pemecahan masalah tertentu.
3.Dreamweaver CS5
Menurut Afifah dalam dkk pada Journal
Speed (2018:3) [20], "Dreamweaver merupakan aplikasi
yang digunakan sebagai html editor prefesional untuk
mendesain web secara visual".
Menurut Andi dan Wahana Komputer dalam
Septimas dkk pada Jurnal Unda

(2017:2) [23],"Dreamweaver merupakan Aplikasi yang
mengintegrasikan beragam fitur untuk memenuhi
kebutuhan pengembangan website, termasuk pembuatan
halaman web dan pengolahannya".
Menurut Agusvianto pada Journal Information
Engineering and Educational Technology (2017:42) [24],
"Dreamweaver CS5 adalah salah satu HTML Editor
editor profesional yang berfungsi untuk mendesain web
secara visual dan mengelola situs atau halaman web.
Dari ketiga definsi diatas dreamweaver adalah
aplikasi yang memudahkan editor dalam mendesain
ataupun mengembangkan website.
Konsep Dasar Database

1.Definisi Database
Menurut Kendall dan Kendall dalam Septimas dkk
pada Jurnal Unda (2017:2) [23], "Database atau sering juga
disebut basis data adalah sekumpulan infomasi yang
disimpan dalam kumputer secara sistematik dan
merupakan sumber informasi yang dapat di periksa
menggukan suatu progam komputer".
Menurut Fathansyah dalam Khuzainah
pada Journal Speed (2013:2) [25], "Pengertian Database
adalah kumpulan data yang disimpan secara sedemikian

rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,
untuk memenuhi berbagi kebutuhan".
Menurut Santoso dalam Seminar Nasional Inovasi
dan Aplikasi Teknologi Di Industri (2016:B.332) [26],
"Database adalah susunan record data operasional lengkap
dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir
dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi
yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna".
Dari ketiga definisi diatas database merupakan
sekumpulan infomasi ataupun data yang diorganisir dan
disimpan secara terintegrasi pada komputer.
2.Jenis-jenis Database
Menurut Firmansyah dalam
www.nesabamedia.com (2018) [27] terdapat jenis – jenis
database yang sering digunakan yaitu:
1. Operational Database
Database jenis ini dapat menyimpan data dengan
rinci agar dapat dioperasikan dari seluruh
organisasi. Dalam hal ini mereka juga dapat
disebut Subject Area Database (SADB), transaksi
database atau produksi database. Contoh dari
Operational Database adalah database yang

digunakan pelanggan, database akuntansi dan lain
– lain.
2. Relational Database
Jenis database yang satu ini bisa dibilang paling
popular, hal ini dikarenakan dengan
menggunakan Relational Database, user dapat
mengakses atau mencari informasi dalam tabel
yang berbeda-beda. Query yang dilakukan juga
dapat melibatkan beberapa tabel karena fungsi
relasi ini.
3. Distributed Database
Sesuai dengan namanya database yang satu ini
dapat mendistribusikan data-data secara tersebar
namun saling berhubungan serta dapat diakses
secara bersama-sama. Database jenis ini biasanya
digunakan pada suatu lembaga atau perusahaan
yang terdiri dari beberapa cabang, agar dapat
memudahkan user mengakses data dari tempat
satu ke tempat lainnya.
4. External Database
Database ini mampu menyediakan akses ke
bagian eksternal, data yang disimpan nantinya
akan digunakan untuk keperluan komersial. Akses
ke dalam database ini akan lebih mudah karena

diperuntukkan bagi publik dan disamping itu juga
lebih efisien karena tidak perlu mencari informasi
dari internet.
3.Fungsi Database
Menurut Firmansyah dalam
www.nesabamedia.com (2018) [27], terdapat fungsi-fungsi
penggunaan database, yakni sebagai berikut:
a. Suatu data dapat dikelompokkan dengan
tujuan mempermudah proses identifikasi data,
pengelompokkan dapat dilakukan dengan
berbagai macam cara seperti membuat beberapa
tabel atau dengan field yang berbeda-beda.
Sebagai contoh suatu DBMS pada perbankan
dapat mencari informasi user dengan lebih cepat
karena sudah dikelompokkan masing-masing.
b. Menghindari data ganda yang tersimpan.
Suatu software DBMS dapat di setting agar
mampu mengenali duplikasi data yang terjadi saat
diinput. Hal ini dikarenakan sifat database yang
dapat diakses oleh lebih dari satu pengguna. Salah
satu cara yang dilakukan adalah dengan
menerapkan sistem kata kunci atau Primary Key.
c. Mempermudah penggunaan hampir di
semua sisi seperti memasukkan data baru,

mengupdate atau bahkan menghapus data yang
sudah tidak diperlukan lagi. Didukung dengan
tampilan atau tata muka yang sudah disediakan
menggunakan aplikasi tertentu.
d. Menjadi solusi terbaik dari penggunaan
kertas sebagai media penyimpanan yang kurang
efektif dan banyak memakan ruang. Dengan
adanya database maka file dapat disimpan secara
digital.
e. Suatu database juga dapat menjadi
alternatif lain terkait masalah penyimpanan ruang
dalam suatu aplikasi. Hal ini dikarenakan
keterbatasan dari media penyimpanan oleh
kebanyakan aplikasi komputer.
Pengujian Blackbox Testing

1.Definisi Pengujian atau Testing
Menurut Kermite dkk dalam Journal of
Information Systems (2017:3) [28], "Testing atau pengujian
merupakan tahap sebelum mengimplementasikan dan
mengoperasikan sistem yang baru, pengujian dilakukan
terlebih dahulu untuk mencari error atau bugs pada suatu
program”.
Menurut Mustaqbal dalam Jurnal Ilmiah
Teknologi Informasi Terapan (2015:31) [29],"Pengujian

adalah suatu proses pelaksanaan suatu program dengan
tujuan menemukan suatu kesalahan”.
Menurut Mingtao Shi dalam Mustaqbal pada
Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan (2015:32) [29],
"Pengujian atau testing sendiri merupakan elemen kritis
dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merupakan
bagian yang tidak terpisah dari siklus hidup
pengembangan software seperti halnya analisis, desain,
dan pengkodean”.
Berdasarkan pengertian diatas testing merupakan
tahap sebelum mengimplementasikan dan
mengoperasikan sistem yang baru dengan tujuan
menemukan suatu kesalahan pada sistem tersebut.
2.Definisi Blackbox Testing
Menurut Kermite dkk dalam Journal of
Information Systems (2017:4) [28], "Metode Black Box
adalah pengujian kebutuhan dan hanya berfokuskan
kepada fungsional dari sebuah perangkat lunak atau
program”.
Menurut Sari dalam Jurnal Algoritma (2014:2) [30],
"Black box testing adalah pengujian yang dilakukan
hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan
memeriksa fungsional dari perangkat lunak.

Menurut Mohd Ehmer Khan dalam Mustaqbal
pada Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan
(2015:33) [29], "Black-Box Testing merupakan pengujian
yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat
lunak, tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi
input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi
fungsional program”.
Berdasarkan definisi-definisi tersebut dapat
disimpulkan bahwa Black Box Testing adalah metode
pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari
perangkat lunak.
Literature Review
1.Tinjauan studi pustaka penelitian Kurniawan dkk
(2017) [31], “Desain dan Implementasi Aplikasi
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis
Web”. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan
membangun aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar
yang dapat digunakan untuk membantu dan meningkatkan
kinerja di bidang administrasi. Adapun tahapan yang
digunakan pada penelitian ini adalah studi pendahuluan,
studi kepustakaan, identifikasi masalah, menentukan
tujuan, pengumpulan data perancangan (design), aplikasi
pembuatan aplikasi (coding), pengujian (testing) dan
implementasi.
2.Tinjauan studi pustaka penelitian Ekawati dkk
(2016) [32], “Sistem Informasi Pengagendaan Surat Keluar
Masuk pada SKPD Kecamatan Polanharjo dengan
Aplikasi Multi User”. Tujuan dari penelitian ini adalah
untuk dapat menggunakan system aplikasi tersebut secara
multiuser agar mempermudah kegiatan yang di lakukan di
SKPD Kecamatan Polanharjo Kabupaten Klaten. Metode
penelitian ini dilakukan dengan cara observasi,
wawancara dan studi pustaka. Perancangan system ini
dibuat dengan diagram konteks, hiearchi input process
output, diagram alir data, entity relationship diagram,
desain input, desain output, kamus data dan desain
database.
3.Tinjauan studi pustaka penelitian Bibit dkk (2015) [33],
“Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Terkomputerisasi pada Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Tegalombo”.
Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan
perancangan dan implementasi Sistem Pengelolaan Surat
Masuk dan Surat Keluar terkomputerisasi pada UPT
SMPN 1 Tegalombo. Metode perancangan sistem ini
dibuat dengan sistem satu user dan menggunakan
program PHP dan MySQL, Adobe Potoshop CS 3 sebagai
desain grafisnya dan Windows 7 sebagai operasi
sistemnya.
4.Tinjauan studi pustaka penelitian Saputra (2014) [9],
“Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk
dan Surat Keluar pada MTS Guppi Jetiskidul”. Tujuan
penelitian ini adalah merancang sebuah sistem
pengelolaan surat pada MTS GUPPI Jetiskidul untuk
membantu proses mengelola surat masuk dan surat keluar
yang saat ini sistem yang digunakan masih manual
dengan menggunakan buku register. Metode penelitian
dilakukan dengan dua metode yakni, metode
pengumpulan data dan pengembangan sistem informasi.
Metode pengumpulan data dilakukan dalam menemukan
informasi yang dibutuhkan dengan kegiatan studi
lapangan dan penelitian kepustakaan. Metode
pengembangan sistem informasi digunakan dalam
penilaian mengenai masalah dalam pengumpulan data,
metode ini berupa survei, analisis, design, perancangan
dan implementasi.
5.Tinjauan studi pustaka penelitian Wibowo (2017) [34],
“Aplikasi Surat Masuk dan Keluar dengan Klasterisasi
Menggunakan Metode K-Means di Instalasi Farmasi
RSUD Dr.Saiful Anwar”. Tujuan dari penelitian ini
adalah agar dapat memudahkan pekerjaan manusia dalam
mengirimkan surat, mengarsipkan surat, dan
mengelompokkan surat sesuai dengan bagian yang ada
didalam organisasi. metode penelitian ini menggunakan

metode K-Means, Metode ini mempartisi data ke dalam
kelompok sehingga data berkarakteristik sama
dimasukkan ke dalam satu kelompok yang sama dan data
yang berkarakteristik berbeda dikelompokkan ke dalam
kelompok yang lain.
6.Tinjauan studi pustaka penelitian Walia dkk (2014) [35],
“A Framework for Web Based Student Record
Management System using PHP”. Tujuan dari penelitian
ini adalah memberikan antarmuka online untuk para
siswa, memperluas efektivitas administrasi catatan
perguruan tinggi, waktu pengurangan diperlukan untuk
mengakses, tidak akan ada pemborosan sumber daya di
perguruan tinggi dan Universitas serta menyampaikan
catatan siswa serta untuk membuat kerangka lebih aman.
Metode yang digunakan untuk merancang sistem
penelitian ini adalah Apache untuk aplikasi server,
MySQL sebagai database untuk menyimpan data yang
dikumpulkan., dan bahasa scripting menggunakan PHP.
7.Tinjauan studi pustaka penelitian Cantos dkk (2015) [36],
“Mobile Web-Based Student Integrated Information
System”. Penelitian ini bertujuan untuk membantu siswa
memeriksa hasil akademik mereka setiap akhir semester,
membuat pendaftaran diri yang akan membantu siswa
untuk mengelola status akademik mereka serta sistem ini
dapat diakses siswa melalui internet dengan menggunakan

platform apa pun dari ponsel. Metode ini
menggunakan Rapid Application Development (RAD)
dimanfaatkan untuk pengembangan sistem, PHP sebagai
bahasa pemrograman dan MySQL sebagai basis data.
8.Tinjauan studi puustaka penelitian Bhimani dkk
(2017) [37], “FiM: Performance Prediction for Parallel
Computation in Iterative Data Processing Applications”.
Penelitian ini bertujuan untuk memprediksi waktu
perhitungan iteratif, aplikasi pemrosesan data ilmiah
multi-tahap yang sedang berjalan platform komputasi
awan kinerja tinggi. Sistem ini dikembangkan dengan
menggunakan pendekatan kinerja FiM . FiM terdiri dari
dua komponen utama yang digabungkan satu sama lain:
1. Stochastic Markov Model untuk
menangkap runtime non-deterministik yang
sering bergantung pada sumber daya paralel,
misalnya, jumlah proses.
2. Model Pembelajaran Mesin yang
mengekstrapolasikan parameter untuk kalibrasi
model Markov kami ketika kami memiliki
perubahan dalam aplikasi parameter seperti
dataset.
9.Tinjauan studi pustaka penelitian Bello dkk (2017) [38],
“A University Examination Web Application Based

Onlinear-Sequential Life Cycle Model” Tujuan dari
penelitian ini adalah untuk mengaktifkan siswa agar
mencoba pemeriksaan online melalui intranet atau
internet, menggunakan Sistem Operasi Windows. Metode
yang digunakan pada penelitian ini adalah Air Terjun
Pengembangan Perangkat Lunak Siklus Hidup (SDLC)
model adalah pendekatan metodologi diadopsi untuk
penelitian ini. Metode Linear Sequential Life Cycle
adalah digunakan untuk mendesain bangunan dan untuk
pemeliharaan informasi di computer perangkat lunak.
Aplikasi pada penelitian ini juga dirancang dengan
menggunakan webbackend basis data terkait termasuk
Hypertext Preprocessor, Hypertext Markup Languages,
My Structured Query Language dan Cascading Style
Sheet, Javascript.
10. Tinjauan studi pustaka yang dilakukan Habibu,
dkk (2017) [39]. “Computerized Private Students”
Admission System: A Case Study of Muni University”.
Tujuan dilakukannya penelitan ini untuk merancang dan
mengembangkan sistem penerimaan mahasiswa mandiri
di Muni University. Sistem ini ditargetkan untuk
mempercepat dan menyederhanakan proses penerimaan
mahasiswa ke Universitas dengan skema data pribadi.
Data dikumpulkan terutama melalui wawancara dan
dokumen ulasan diikuti dengan desain Unified Modeling

Language (UML) untuk memenuhi persyaratan sistem
penerimaan. Sistem tersebut dikembangkan menggunakan
Python, PHP, HTML, JavaScript dan MySQL.
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
Gambaran Umum Kelurahan Sukasari Kota

Tangerang
Sejarah Singkat Kelurahan Sukasari Kota Tangerang
Kelurahan adalah pembagian wilayah administratif Indonesia di bawah Kecamatan.
Dalam konteks otonomi daerah di Indonesia, Kelurahan merupakan wilayah kerja Lurah
sebagai Perangkat Daerah Kabupaten atau Kota. Kelurahan dipimpin oleh seorang Lurah
yang berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil.
Kelurahan merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan Desa. Berbeda
dengan Desa Kelurahan memiliki hak mengatur wilayahnya lebih terbatas. Dalam
perkembangannya, sebuah Desa dapat diubah statusnya menjadi Kelurahan.
Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1993 tentang pembentukan daerah
tingkat II Kotamadya Tangerang dan peraturan Daeran Nomor 16 Tahun 2000 tentang
pembentukan 13 Kecamatan Tangerang terbagi menjadi 8 (delapan) kelurahan, salah satunya
yaitu Keluraha Sukasari. Kelurahan Sukasari memliki luas 187 Ha. Secara administrative
Kelurahan Sukasari dibatasi oleh :
a. Sebelah Utara : Berbatasan dengan Kelurahan Sukarasa
b.Sebelah Timur : Berbatasan dengan Kelurahan Buaran
Indah
c. Sebelah Selatan : Beratasan dengan Kelurahan Babakan

d.Sebelah Barat : Berbatasan dengan Sungai Cisadane
Visi
Terwujudnya Kecamatan Tangerang terbaik dalam pelayanan menuju masyarakat
mandiri, dinamis, sejahtera, dan berakhlakul karimah.
Misi
1.Meningkatkan kualitas sumber daya apparatus
Kecamatan serta sarana dan prasarana aparatur untuk
menunjang pelaksanaan tugas umum Pemerintahan.
2.Mewujudkan perencanaan, pengendalian, evaluasi, dan
data informasi Kecamatan.
3.Mengoptimalkan kewenangan pelayanan public
berbasis terknologi informasi melalui peningkatan
kualitas pelayanan administrasi keendudukan dan
pencatatan sipil, meningkatkan kualitas pelayanan kepada
masyarakat.
Tugas Pokok Kelurahan Sukasari Kota Tangerang

1.Kelurahan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
urusan tata pemerintahan, ekonomi, dan pembangunan,
serta kesejahteraan dan pemberdayaan masyarakat dalam
lingkup kelurahan sesuai dengan visi dan misi Walikota
sebagaimana dijabarkan dalam Rencana Pembangunan
Jangka Menengah Daerah.
2.Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana
dimaksud pada ayat (1); Kelurahan mempunyai fungsi
yaitu :
a. Perumusan kebijakan teknis dalam
lingkup urusan-ursan tata pemerintahan, ekonomi
dan pembangunan, serta kesejahteraan dan
pemberdayaan masyarakat.
b. Penyelenggaraan tugas Kelurahan dalam
lingkup urusan-urusan tata pemerintahan,
ekonomi dan pembangunan, serta kesejahteraan
dan pemberdayaan masyarakat.
c. Pembinaan penyelenggaraan pelayanan
publik dalam lingkup pemerintahan, ekonomi dan
pembangunan, serta kesejahteraan dan
pemberdayaan masyarakat.
d. Penyelenggaraan pemangunan,
pembangunan, dan rehabilitasi prasarana dan
sarana fisik di lingkup tugas Kelurahan.
e. Peningkatan partisipasi dan swadaya
gotong royong masyarakat.
f.Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota
sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.
Struktur Organisasi
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA KELURAHAN SUKASARI
TANGERANG KOTA TANGERANG
Gambar 3.1 Sruktur Organisasi
Tugas dan Wewenang
Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bagian sebagai
berikut:
1.Lurah
a. Memimpin dan mengoordinasi
pelaksanaa tugas dan fungsi kelurahan.
b. Mengoordinasikan pelaksanaan tugas
sekretariat Kelurahan.
c. Melaksanakan koordinasi dengan
Puskesmas.
d. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama
dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD),Unit Kerja Perangkat Daerah 9UKPD)

dan instansi pemerintah pusat/swasta terkait
pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
e. Memimpin dan mengoordinasikan
pelaksanaan musyawarah perencanaan
pembangunan tingkat kelurahan.
f.Melaksanakan koordinasi dengan unsur
musyawarah.
g. Melaksanakan pembinaan organisasi
kemasyarakatan dan melaporkan serta
mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas
dan fungsi kelurahan.
2.Wakil Lurah
a. Membantu Lurah dalam memimpin dan
mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi
Kelurahan.
b. Memantu Lurah dalam
mengoordinasikan pelaksanaan tugas seksi.
c. Membantu Lurah dalam melaksanakan
koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD), Unit Kerja Perangkat
Daerah (UKPD) dan instansi pemerintah
pusat/swasta terkait dalam rangka pelaksanaan
tugas dan fungsi Kelurahan.

d. Membantu Lurah dalam melaksanakan
pengendalian pemeliharaan ketertiban,
ketentraman, penegakan Perda dan Pergub
bersama dengan Satgas Satpol PP Kelurahan.
e. Membantu Lurah dalam pembinaan
masyarakat dan lembaga masyarakat Kelurahan.
f.Membantu Lurah dalam pelaksanaan koordinasi
dengan lemaga musyawarah Kelurahan.
g. Menyelenggarakan koordinasi dan
pengendalian atas pelaksanaan kebijakan yang
ditetapkan oleh Lurah.
h. Mewakili Lurah dalam melaksanakan
tugasnya apabila Lurah berhalangan.
i.Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Lurah
dan membantu Lurah dalam melaporkan
pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
3.Sekretaris/Sekretariat
a. Menyelenggarakan kegiatan di bidang
administrasi umum, keuangan, kepegawaian, dan
perencanaan.
b. Melakukan penyusunan program dan
kegiatan Sekretariat.
c. Melakukan penyusunan kebijakan umum
dan teknis sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
d. Melakukan pengoordinasian penyusunan
rencana program dan kegiatan Kelurahan
meliputi: Rencana Strategis (Renstra), Recnana
Kerja (Renja), Indikator Kinerja Utama (IKU),
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), dan
Penetapan Kinerja (PK).
e. Melakukan pengumpulan dan
pengadministrasian usulan RKA/RKPA dari unit-
unit kerja di lingkungan Kelurahan.
f.Melakukan penyusunan RKA/RKPA dan
DPA/DPPA Kelurahan berdasarkan usulan unit-
unit kerja dan hasil pembahasan internal
Kelurahan.
g. Melakukan pembinaan administrasi
perencanaan di lingkungan Kelurahan.
h. Melakukan kegiatan monitoring,
evaluasi, dan pelaporan terhadap realisasai atau
pelaksanaan program dan kegiatan Kelurahan.
i.Melakukan koordinasi dengan unit-unit kerja
dilingkungan Kelurahan dalam rangka penyipan
bahan-bahan untuk menyusun Lapopran Kinerja

Instansi Pemerintah lingkup Kelurahan dan
laporan kedinasan lainnya.
j.Melakukan pengolahan urusan surat-menyurat
atau tata naskah Dinas.
4.Seksi Tata Pemrintahan
a. Menyelenggarakan sebagian tugas dan
fungsi Kelurahan dalam penyelenggaraan
kewenangan-kewenangan pemerintahan yang
telah dilimpahkan oleh Walikota kepada Lurah
dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam
lingkup urusan tata pemerintahan
b. Melakukan penyusunan rencana kegiatan
Seksi Tata Pemerintahan berdasarkan tugas,
permasalahan dan regulasi sebagai bahan
penyusunan Rencana Strategis serta Rencana
Kerja dan Anggaran Kelurahan.
c. Melakukan penyiapan bahan-bahan
perumusan kebijakan Lurah dalam
penyelenggaraan kewenangan-kewenangan
pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh
Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum
Pemerintahan dalam lingkup uruan tata
pemerintahan.
d. Melaksanakan kebijakan Lurah dalam
Pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh
Walikota Kepada Lurah dan tugas-tugas umum
Pemerintahan dalam ligkup urusan tata
Pemerintahan.
e. Melakukan penyusunan konsep pedoman
dan petunjuk teknis mengenai penyelenggaraan
lingkup urusan tata pemerintahan.
f.Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep
pedoman dan petunjuk teknis mengenai
pemerintahan dalam lingkup urusan tata
pemerintahan.
g. Melakukan pembinaan kegiatan
pelayanan publik di bidang administrasi
keagrariaan.
h. Melakukan pengelolaan buku tanah.

i.Melakukan fasilitasi dalam pelaksanaan
pemebasan tanah milik dan pelepasan hak atas
tanah dan bangunan yang akan dipergunakan
untuk kepentingan pembangunan sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
j.Melakukan pembinaan kegiatan pelayanan
publik di bidang administrasi kependudukan dan
catatan sipil.
5.Seksi Ekonomi dan Pembangunan
a. Menyelenggarakan sebagian tugas dan
fungsi Kelurahan dalam penyelenggaraan
lingkup urusan ekonomi dan bangunan.
seksi ekonomi dan pembangunan berdasarkan
tugas permasalahan dan regulasi sebagai bahan
penyusunan rencana strategis serta rencana kerja
dan anggaran Kelurahan.
perumusan kebijakan Lurah dalam

pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan
pembangunan.
pembangunan.
e. Melakukan penyiapan bahan penyusunan
konsep pedoman dan petunjuk teknis mengenai
Walikota Kepada Lurah dan tugas-tugas umum
pembangunan.
f.Melakukan dan membina kegiatan pelayanan
public dalam lingkup urusan ekonomi dan
pemangunan.
g. Melakukan dan membina kegiatan
administrasi di bidang pembangunan.
h. Melakukan fasilitasi dan pembinaan di
bidang-bidang koperasi, usaha kecil menengah
dan kegiatan perekonomian lainnya dalam rangka

meningkatkan taraf kehidupan ekonomi
masyarakat di wilayah kerja Kelurahan.
i.Melakukan kegiatan-kegiatan dalam rangka
meningkatkan peran serta dan swadaya
masyarakat dalam upaya upaya peningkatan taraf
kehidupan ekonomi masyarakat dan
pembangunan di wilayah kerja Kelurahan.
j.Melakukan pendataan terhadap aktifitas
pendistribusian dan harga barang-baranag yang
termasuk dalam kategori Sembilan bahan pokok
di wilayah kerja Kelurahan.
6.Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat
a. Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan
Masyarakat mempunyai tugas menyelanggarakan
sebagian tugas dan fungsi Kelurahan dalam
pemerintahan dalam lingkup urusan kesejahteraan
seksi kesejahteraan dan pemberdayaan
masyarakat berdasarkan tugas, permasalahan dan
regulasi sebagai bahan penyusunan rencana

strategis serta rencana kerja dan anggaran
Kelurahan.
perumusan keijakan Lurah dalam
penyelenggaraan kewenangan-kwewnangan
Wlikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum
penyelenggraan kewenangan-kewenangan
pemerintahan yang telah dilimpahkan Walikota
kepada Lurah dan tugas-tugas umum
e. Melakukan fasilitasi bagi
penyelenggaraan pembinaan di bidang
keagamaan, kesehatan, keluarga berencana dan
kesejahteraan masyarakat.
f.Melakukan fasilitasi bagi penyelenggaraan
pembinaan di bidang pendidikan dan
keolahragaan.
g. Melakukan fasilitasi bagi instansi-
instansi yang terkait dalam penyaluran bantuan

bagi para anggota masyarakat yang tertimpa
bencana.
h. Melakukan pembinaan terhadap karang
taruna, organisasi kepemudaan, generasi muda,
kegiatan kepramukaan dan peningkatan peranan
wanita di wilayah kerja Kelurahan.
i.Melakukan pelayanan administratif dalam
rangka penerbitan surat keterangan tidak mampu.
j.Melakukan penyiapan bahan-bahan yang
diperlukan dalam rangka pembangunan zakat,
infaq, dan sadaqah.
7.Kelompok Jabatan Fungsional
a. Jabatan fungsional ditetapkan
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
b. Pemegang jabatan fungsional
sebagaimana dimaksud dalam melaksanakan
tugasnya bertanggung jawab kepada Lurah.Dalam
pemegang jaatan fungsional sebagaimana
dimaksud lebih dari seorang dibentuk kelompok
jabatan fungsional.
c. Kelompok jabatan fungsional
sebagaimana dimaksud dipimpin oleh pemegang
jabatan fungsional yang paling senior.

d. Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang
memangku setiap jenis jabatan fungsional
sebagaimana dimaksud ditetapkan sesuai
peraturan perundang-undangan.
8.Tata Kerja Bagian Kesatu Umum/Staff
a. Hal-hal yang menjadi tugas Kelurahan
dan masing-masing unit erja di lingkungan
Kelurahan merupakan satu kesatuan yang utuh
dan tidak dapat dipisahkan.
b. Kegiatan operasional dalam rangka
penyelenggaraan fungsi Kelurahan dilaksanakan
oleh Lurah bersama-sama dengan Sekretariat,
seksi-seksi dan kelompok jabatan fungsional di
lingkungan Keluarahan.
c. Dalam melaksanakan tugas pokoknya,
Lurah menyelenggarakan hubungan fungsional
dengan instansi lain yang memiliki kaitan fungsi
dengan Kleurahan.
d. Setiap pemimpin unit kerja di
lingkungan kelurahan wajib memimpin dan
memberikan bimbingan serta petunjuk
pelaksanaan tugas kepada unit kerja Kelurahan di
bawahnya atau pegawai yang membantunya.

e. Setiap pemimpin unit kerja dilingkungan
Kelurahan wajib melaksanakan sistem
pengendalian intern di lingkungan masing-
masing.
f.Setiap pemimpin unit kerja di lingkungan
kelurahan dalam melaksanakan tugasnya,
berkewajiban menerapkan prinsip-prinsip
koordinasi, intergrasi, sinkronisasi dan simplikasi
serta akuntabilitas kinerja.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan
Ada beberapa proses surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Kelurahan
Sukasari Tangerang Kota Tangerang sebagai berikut :
a. Surat Masuk
1. Staff menerima surat masuk
2. Staff mencatat tanggal surat masuk dan
nama surat masuk
3. Staff memberikan laporan surat masuk
kepada lurah
4. Staff mengarsipkan surat masuk
b.Surat Keluar
1. Staff membuat surat keluar

2. Staff mencatat tanggal surat keluar dan
nama surat keluar
3. Staff memberikan surat keluar kepada
lurah untuk dikirim
4. Staff membuat laporan surat keluar
Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

1.Use Case Diagram
Untuk Menganalisa sistem yang berjalan, pada
penelitian ini digunakan program Unified Modeling
Language UML untuk menggambarkan prosedur dan
proses yang yang berjalan saat ini, Use Case diagram
akan menggambarkan hubungan Use Case dengan actor.
Use Case diagram dapat Dilihat pada gambar di bawah
ini :
A. Use Case Diagram Surat Masuk

Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk
Berdasarkan gambar 3.2 use case diagram
pengolahan data surat masuk yang berjalan
digambarkan dengan use case diagram di atas,
yang memiliki kegiatan sebagai berikut:
a. 1 Sistem use case diagram yang
mencakup kegiatan pengolahan surat
masuk.
b. 3 actor yang melakukan kegiatan,
diantaranya bagian umum dan Lurah.
c. 6 use case diantaranya menerima
surat masuk, mencatat dibuku agenda
surat masuk, mencatat dikartu disposisi,

laporan surat masuk, menerima laporan,
laporan diarsipkan.
B. Use Case Diagram Surat Keluar
Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.3 use case diagram
pengolahan data surat keluar yang berjalan
digambarkan dengan use case diagram diatas,
yang memiliki kegiatan sebagai berikut :
a. 1 Sistem use case diagram yang
mencakup kegiatan pengolahan data surat
keluar.
b. 3 actor diantaranya bagian umum
dan Lurah.
c. 6 use case diantaranya membuat
surat keluar, memberi tanda tangan,
memberi surat utuk distempel, mengirim
dan mencatat dibuku agenda surat keluar,
laporan surat keluar, menerima laporan.
2.Activity Diagram
A. Activity Diagram Surat Masuk
Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.4 Activity diagram
pengolahan data surat masuk yang berjalan
a. 1 initial node untuk memulai
kegiatan.
b. 6 action diantaranya menerima
surat masuk, mencatat dibuku agenda
surat masuk, mencatat dikartu disposisi,
laporan surat masuk, menerima laporan,
laporan diarsipkan.
c. 3 vertical swimlane untuk
membedakan aktor-aktor yang melakukan
kegiatan tersebut.
d. 1 final node untuk mengakhiri
kegiatan.
B. Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar
Berdasarkan gambar 3.5 Activity diagram
pengolahan data surat keluar yang berjalan
a. 1 initial node untuk memulai
kegiatan.
b. 6 action diantaranya menerima
surat keluar, memberi tanda tangan,
memberi surat untuk distempel, mengirim
dan mencatat dibuku agenda surat keluar,
c. 3 vertical swimlane untuk
membedakan aktor-aktor yang melakukan
kegiatan tersebut.
d. 1 final node untuk mengakhiri
kegiatan.
3.Sequence Diagram
A. Sequence Diagram Surat Masuk

Gambar 3.6 Sequence Diagram Surat Masuk
Berdasarkan gambar 3.6 Sequence
diagram pengolahan data surat masuk yang
berjalan digambarkan dengan use case diagram di
atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut:
a. 3 actor, yaitu bagian umum dan
Lurah.
b. 5 life line, yaitu surat masuk,
buku agenda, kartu disposisi, laporan,
arsip.
c. 6 message, yaitu menerima surat
masuk, mencatat dibuku agenda surat
masuk, mencatat dikartu disposisi,
memberikan laporan, menerima laporan
surat masuk.
B. Sequence Diagram Surat Keluar

Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Keluar
Berdasarkan gambar 3.7 Sequence
diagram pengolahan data surat keluar yang
berjalan digambarkan dengan use case diagram di
atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut:
a. 3 actor, yaitu bagian umum dan
Lurah.
b. 5 life line, yaitu surat keluar,
tanda tangan, stempel, buku agenda,
laporan.
c. 6 message, yaitu memberi surat
keluar, tanda tangan surat keluar,
memberi surat keluar umtuk distempel,
stempel surat, mencatat dan mengirim,

Analisa Sistem Yang Berjalan
Metode Analisa Sistem
Pada metode analisa sistem ini menggunakan metode analisa SWOT untuk
mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk mencari strategi menggunakan
kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta
menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T).
selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih
peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T).
pemetaan strategi S-O, W-O, S-T, dan W-T dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Gambar 3.8 Analisa SWOT
Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Hardware atau perangkat keras yang digunakan yaitu:
a. Processor : Intel 2.67 Ghz

b.Monitor : 15 Inch
c. Mouse : USB
d.Ram : 2 GB
e. Keyboard : Standar
f. Printer : Hp
Spesifikasi Perangkat Lunak (software)

Software atau perangkat lunak yang digunakan yaitu:
a. Microsoft Windows 7
b.Microsoft office 2007
c. Microsoft excel
Hak Akses (Brainware)

Ada beberapa aktor yang dapat mengakses sistem pembuatan surat masuk dan surat
keluar pada Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang :
a. Lurah
b.Staff
c. Sekertariat
Permasalahan Yang Dihadapi, Alternatif Pemecahan

Masalah, Analisa Batasan Sistem, Analisa Kontrol,
Analisa Kebutuhan Sistem
Permasalahan Yang Dihadapi
Ada beberapa masalah yang dihadapi oleh sistem yang berjalan yaitu :
1.Sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar di
Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang saat ini
masih belum berjalan dengan baik.

2.Sistem dibangun dengan fasilitas tambah data surat
masuk dan surat keluar agar pencatatan data dapat
dilakukan secara komputerisasi dan data tersimpan di
database.
3.Dalam merancang sistem informasi pengolahan data
surat masuk dan surat keluar menggunakan bahasa
pemrograman.
Alternatif PemecahMean Masalah

Setelah mengamati permasalahan yang ada, penulis mengusulkan beberapa alternatif
pemecahan dan permasalahan yang dihadapi antara lain sebagai berikut:
1.Membuat sistem berbasis web pengolahan data surat
masuk dan surat keluar agar mudah dioprasikan.
2.Memberikan hak login staff Kelurahan Sukasari
Tangerang untuk mengoprasikan sistem web.
Analisa Batasan Sistem

Setiap sistem mempunyai batasan sistem yang memisahkan sistem dengan lingkungan
luarnya. Kesatuan diluar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya
yang memberikan input atau menerima output dari sistem.
Melihat permasalahan yang ada pada Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang,
maka penulis membatasi permasalahan mengenai analisa sistem informasi pengolahan surat
masuk dan surat keluar yang meliputi proses pembuatan surat masuk dan surat keluar agar
dapat membuat laporan surat masuk dan surat keluar.
Analisa Kontrol
Pada sistem pembuatan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini, proses
pengontrolan dilakukan oleh staff, dengan melakukan pembuatan dan pencarian surat masuk
dan surat keluar dalam file Ms.Word/Ms.excel. Semua pengerjaan kontrol dilakukan manual
sehingga apabila terjadi masalah akibat kontrol yang tidak akurat maka akan memerlukan
waktu dalam pencariannya maupun pembuatannya.
Analisa Kebutuhan Sistem

Pada pembuatan surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari Tangerang Kota
Tangerang sistem yang berjalan masih melakukan pengolahan data yang belum efektif. Untuk
itu penulis mengusulkan sebuah sistem yang terkomputerisasi dengan baik dan efektif atau
sistem berbasis web yang dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan serta informasi
yang terpercaya dan akurat.
User Requirement
Elisitasi Tahap I
Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan bagian pegawai Berikut
dijelaskan elisitasi tahap I seperti pada tabel 3.1:
ELISITASI TAHAP I
Tabel 3.1 Elisitasi Tahap 1
Tabel 3.1 diatas merupakan gambaran Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan
hasil wawancara penulis dengan Stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem informasi
pada Kelurahan Sukasari yang diusulkan.
Elisitasi Tahap II
Elisitasi Tahapb II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian
diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang
diberi opsi Inessential (I) dan harus dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai metode MDI:
a. M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting).
Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak
boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

b.D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya
requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh
dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan
dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem
tersebut lebih sempurna.
c. I pada MDI itu artinya Inesseential. Maksudnya bahwa
requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang
dibahas dan merupakan bagian dari luar system.
ELISITASI TAHAP II
Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II
Keterangan:
M (Mandatory) = Penting
D (Desirable) = Tidak terlalu penting
I (Inessential) = Tidak Penting

Elisitasi Tahap III
Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua
requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa
diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:
a. T artinya Tehnical, maksudnya bagaimana tata
cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem
yang diusulkan.
b.O artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara
penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan
dikembangkan.
c. E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang
diperlukan guna membangun requirement tersebut dalam
sistem.
Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:
a. High (H): Sulit untuk dikerjakan, karena teknik
pembuatan dan pemakaian sulit serta biayanya mahal.
Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
b.Middle (M): Mampu untuk dikerjakan.
c. Low (L): Mudah untuk dikerjakan.
ELISITASI TAHAP III

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III
Keterangan:
Metode
T : Tehnikal
O : Operasional
E : Ekonomi
Option
L : Low
M : Middle
H : High
Final Draft Elisitasi

Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan
sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan:
REQUIREMENT ELTITATION-FINAL DRAFT

Tabel 3.4 FINAL DRAFT
BAB IV
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Tata Laksana sistem yang diusulkan
Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan software
Visual Parafigm for UML 6.4. Enterprise Edition untuk menggambarkan Use case Diagram,
Activity Diagram Sequence Diagram, dan Class Diagram.
Use Case Diagram Yang Diusulkan
Gambar 4.16 Use Case Diagram Yang Diusulkan

Adapun berdasarkan dari Gambar 4.1. tentang use case diagram yang diusulkan, dapat
dijelaskan sebagai berikut:
a. 1 (Satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem
pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada
Kelurahan Sukasari Tangerang.

b.3 (Tiga) Actor yang melakukan kegiatan yaitu: Staff
Pendaftaran adalah bagian yang memiliki hak akses untuk
mengecek.
c. 7 (Tujuh) Use Case yang dilakukan diantaranya:
Menampilkan Login, Menu Utama, Dashborad, Surat
Masuk, Surat Keluar, Laporan, Logout.
d.4 (Empat) Extend diantaranya: Laporan Bulanan,
Laporan Tahunan, Laporan Grafik Surat Masuk, Laporan
Grafik Surat Keluar.
Activity Diagram Yang Diusulkan
Gambar 4.17. Activity Diagram Yang Diusukan

Adapun berdasarkan dari Gambar 4.2. tentang Activity diagram yang diusulkan, dapat
dijelaskan sebagai berikut:
a. 1 Initial Node, Sebagai awal objek
b.26 action, Login, Salah dan Benar, Menu Utama,
Dashbord, Surat Masuk, View Surat Masuk, Input Surat
Masuk, Surat Keluar, View Surat Keluar, Input
SuratKeluar, Laporan, Bulanan, View Bulanan, Opsi,
Bulan dan Tahun, Print Laporan Bulanan, Tahunan. View
Tahunan, Opsi, Bulan dan Tahun, Print Laporan Tahunan,
Grafik Surat Masuk, View Laporan Surat Masuk, Opsi,
Bulan dan Tahun, Grafik Surat Keluar, View Laporan
Surat Keluar, Opsi, Bulan dan Tahun, Logout.
c. 2 Fork node, menjelaskan adanya aliran.
d.1 decision node, untuk membuat keputusan.
e. 1 Final node, objek yang diakhiri.
Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.18. Sequence Diagram Yang Diusulkan
Adapun berdasarkan dari Gambar 4.3. tentang Sequence diagram yang diusulkan,
dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. 6 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.
b.3 Actor yang melakukan kegiatan yaitu Staff
Pendaftaran.
c. 13 Message hubungan Antara objek yang satu dengan
objek lainnya yang mempuyai nilai.
Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.1. Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
Rancangan Basis Data

Class Diagram Yang Diusulkan
Gambar 4.19. Class Diagram Yang Diusulkan
Keterangan:
1.Terdapat 9 class yaitu: rol_has_permissions, roles,
user_has_roles, user, user_has_permissions, permissions,
surat_keluar, surat_masuk, password_resets.
2.Terdapat 6 association, yaitu relasi yang
menghubungkan antar class.
Spesifikasi Basis Data (Database)

Dalam merancang sebuah sistem informasi yang baik, perlu adanya perancangan
database atau basis data. Berikut merupakan rancangan basis data pada Kelurahan Sukasari
Tangerang.
Tabel 4.2. rol_has_permissions

Keterangan:
Nama Tabel : Permissions
Media : Hardisk
Isi : Permissions_id, Role_id
Primary Key : Permissions_id
Panjang Record : 20
Tabel 4.3. Roles
Keterangan:
Nama Tabel : Id
Media : Hardisk
Isi : Id_int, Nama, Created_at, Updated_at
Primary Key : Id_int
Panjang Record : 201
Tabel 4.4. user_has_roles

Keterangan:
Nama Tabel : Role
Media : Hardisk
Isi : Role_id, User_id
Primary Key : Role_id
Panjang Record : 20
Tabel 4.5. User
Keterangan:
Nama Tabel : Id
Media : Hardisk
Isi : Id, No_surat, Nama, Email, Password, Created_at, Remember_token, Updated_at,
User_name
Primary Key : Id
Tabel 4.6. user_has_permissions
Keterangan:
Nama Tabel : User
Media : Hardisk
Isi : User_id, Permissions
Primary Key : User_id
Panjang Record : 20
Tabel 4.7. Permissions
Keterangan:
Nama Tabel : Id
Media : Hardisk
Isi : Id, name, created_at, updated¬_at
Primary Key : Id
Tabel 4.8. Surat_keluar
Keterangan:
Nama Tabel : Tanggal
Media : Hardisk
Isi : Tanggal, No_surat, Penanggung jawab, Perihal, Tujuan, Keterangan, User_created,
Created_at, User_updated, Updated_at
Primary Key : Tanggal
Tabel 4.9. Surat_masuk

Keterangan:
Nama Tabel : Tanggal
Media : Hardisk
Isi : Tanggal, No_surat, Asal surat, Perihal, Keterangan, User_created, Created_at, Disposisi,
user_updated, updated_at
Primary Key : Tanggal
Record : 965
Tabel 4.10. Password_resets

Keterangan:
Nama Tabel : Token
Media : Hardisk
Isi : Token, Email, Created_at
Primary Key : Token
Rancangan Prototype
Rancangan prototype gambar dibawah ini mengenai rancangan bangun yang lengkap
kepada para pengguna dan wibesite yang diteliti, juga sebagai pemenuhan kebutuhan dari
pada pengguna sistem. Berikut ini tampilan prototype perancangan sistem informasi
pengolahan data surat masuk dan surat keluar diKelurahan Sukasari Tangerang.
Tampilan Prototype Menu Login

Gambar 4.20. Tampilan Prototype Menu Login
Tampilan Menu Utama dan Dashboard
Gambar 4.21. Prototype Menu Utama dan Dashboard

Tampilan Data Surat Masuk
Gambar 4.22. Prototype Data Surat Masuk
Tampilan Data Surat Keluar
Gambar 4.23. Prototype Data Surat Keluar
Rancangan Program
Tampilan Menu Login
Berikut ini tampilan untuk menu login staff, Pada saat login, harus mengisi username
dan password.
Gambar 4.24 Tampilan Menu Login
Tampilan Menu Utama dan Dashboard
Berikut adalah tampilan menu utama dan dashboard, Dalam menu ini user dapat
melihat Grafik surat masuk dan surat keluar, Serta terdapat menu-menu lain seperti surat
masuk, surat keluar, laporan, settings.
Gambar 4.25. Menu Utama dan Dashboard

Tampilan Menu Data Surat Masuk
Berikut adalah tampilan menu data surat masuk yang berfungsi untuk mendata surat
masuk.
Gambar 4.26. Menu Data Surat Masuk

Tampilan Menu Input Surat Masuk
Berikut adalah tampilan menu input surat masuk, digunakan untuk menginput surat
masuk.
Gambar 4.27. Menu Input Surat Masuk

Tampilan Menu Data Surat Keluar
Berikut adalah tampilan menu data surat keluar yang berfungsi untuk mendata surat
keluar.
Gambar 4.28. Menu Data Surat Keluar

Tampilan Menu Input Surat Keluar
Berikut adalah tampilan menu input surat keluar yang berfungsi untuk menginput
surat keluar.
Gambar 4.29. Menu Input Surat Keluar

Tampilan Menu Laporan
Berikut adalah tampilan menu laporan, didalam menu laporan terdapat leporan
bulanan, laporan tahunan, laporan grafik surat masuk, laporan grafik surat keluar.
Gambar 4.30. Menu Laporan

Tampilan Menu Data User
Berikut adalah menu data user staff dan admin.
Gambar 4.31. Menu Data User
Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware
Perngkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah unit personal komputer. Perangkat
keras yang diusulkan ini buat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan
dimasa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada design sistem yang diusulkan
yaitu:
1.Processor : Intel Corei5
2.Monitor : Accer 14”
3.Mouse : Ps2
4.RAM: 2GB
5.HD : 500GB
6.Keyboard : Compatible Ps2
7.Printer : Canon Ip1800 Series
Aplikasi Yang Diusulkan

1.Sistem Operasi Windows 7 Profesional
2.Microsoft Office 2007
3.Mozilla Firefox
4.Visual Paradigm 6.4 Enterprise Edition
5.Dreamweaver CS3
6.Instant PHP (PHP Mysql)
7.Framework
Hak Akses
Ada 3 actor yang dapat meng-akses aplikasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat
Keluar yaitu:
1.Staff
2.Lurah
3.Sekel
Penguji Black Box

1.Blackbox Pada Login Staff
Tabel 4.11. Pengujian Blackbox pada login Staff

2.Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Masuk
Tabel 4.11. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat

Masuk
3.Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Keluar
Tabel 4.12. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat

Keluar
Schedule Implementasi
Rencana implementasi sistem merupakan dasar bagi pengawasan dan penerapan
sistem karena rencana implementasi adalah suatu rencana kerja yang menjelaskan segala
sesuatu tentang hal-hal ang dibutuhkan dalam proses penerapan sistem.
Rencana implementasi yang diusulkan ini mempunyai kegiatan dan selang waktu
pelaksanaan kegiatan tersebut serta urutan-urutan pelaksanaannya, antara lain:
1.Pembuatan program
2.Penginstalan software pendukung.
3.Test program
4.Evaluasi program
5.Perbaikan program
6.Implementasi program
7.Pelatihan Staff
8.Dokumentasi
Tabel 4.13. Tabel Time Schedule
Etimasi Biaya
Tabel 4.14. Etimasi Biaya
BAB V
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada pada bab di atas tentang Perancangan Sistem Informasi
Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar yaitu:
1.Sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar
yang sedang berjalan saat ini di Kelurahan sukasari
tangerang masih memproses pencatatan dibuku dan
dicatat secara manual untuk surat masuk dan surat keluar,
sehingga terjadi kehilangan data dan proses pengolahan
data surat masuk dan surat keluar belum berjalan dengan
baik karena belum terkomputerisasi.

2.Perlu adanya sistem keamanan data yang dapat
diperbarui agar dapat mengelola surat masuk dan surat
keluar dengan database yang sudah terintegrasi dan dapat
diakses agar lebih efektif dan akurat, data juga tersimpan
dengan baik di dalam database, sehingga tidak adanya
kehilangan dan manipulasi data.
3.Dalam merancang sistem informasi pengolahan data
surat masuk dan surat keluar menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan dalam design webnya
menggunakan Dreamweaver. Metode perancangan sistem
menggunakan UML (Unified Modeling Language.
Rekomondasi
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan di Kelurahan Sukasari
Tangerang, maka peneliti merekomondasikan sebagai berikut :
1.Perlu dibuatkan sistem yang dapat mengolah data surat
masuk dan surat keluar secara online sehingga dapat
menjawab kebutuhan masyarakat secara cepat dan tepat.
2.Perlu adanya pelatihan pada staaf Kelurahan Sukasari.
Saran
Mengingat sistem penelitian masih kurang sempurna maka di sarankan sebagai
berikut:
1.Disarankan menggunakan sistem komputerisasi lebih
baik agar dalam pengolahan sistem surat masuk dan surat
keluar lebih cepat dan akurat.

2.Perlu adanya suatu penyimpanan data yang terorganisir
dengan baik melalui suatu aplikasi berbasis web dan
database yang memudahkan dalam hal pencarian data.
3.Untuk menyimpan dan menjaga keamanan data,
sebaiknya data tidak hanya diarsipkan tetapi juga
disimpan di komputer yang menggunakan keamanan yang
bagus, misalnya dengan menggunakan password atau
pembatasan hak akses dan adanya backup data
sebelumnya.
4.Diharapkan agar penelitian lain mengadakan penelitian
temuan ini.
DAFTAR PUSTAKA
1. ↑ 1,0 1,1 Mulyadi, Mulyani Widia dan Eka Bambang .2015.
“Pembangunan Sistem Informasi Data Balita Pada
Posyandu Desa Ploso Kecamatan Punung Kabupaten
Pacitan”. Pacitan: Desa Ploso Kecamatan Punung. Jurnal
Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi Vol. 7
No. 2, 2015, IJNS.
2. ↑ 2,0 2,1 Jayanti Dwi, dan Ariani Siska .2014. “Sistem
Informasi Penggajian Pada CV. Blumbang Sejati
Pacitan”. Surakarta: Universitas Surakarta, STKIP PGRI
Pacitan. Jurnal Speed-Sentra Penelitian Engineering dan
Edukasi Vol. 6 No. 3 -2014, IJNS.
3. ↑ 3,0 3,1 3,2 3,3 3,4 Sutopo, Priyo dan Arifin, Zainal dan
Cahyadi, Dedi. 2016. “Sistem Informasi Eksekutif
Sebaran Penjualan Kendaraan Bermotor Roda 2 Di
Kalimantan Timur Berbasis Web”. Kalimantan Timur:
Universitas Mulawarman. Jurnal Informatika
Mulawarman Vol. 11 No. 1 Februari 2016.
4. ↑ Amin, Rahul. 2017. “Rancang Bangun Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru Pada Smk Budhi Warman 1
Jakarta”. Jakarta: Stimik Nusa Mandiri Jakarta. Jurnal
Imu Pengetahuan Dan Teknologi Komputer Vol. 2. No. 2
Februari 2017 E-ISSN: 2527-4864.
5. ↑ Putri, Adria Pratama, Taufeni Taufik dan Susilatri.
2016. Pengaruh Sistem Pengendalian Intern, Sistem
Informasi Akuntansi, dan Kompetensi Pejabat
Penatausahaan Keuangan Terhadap Nilai Informasi
Pelaporan Keuangan Daerah (Studi pada Satuan Kerja
Perangkat Daerah Kabupaten Rokan Hilir). Riau: Jurnal
Online Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Riau.
Vol.3 No.1:2430.)
6. ↑ Susena, Edy . Ema Utami, Andi Sunyoto. 2015.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Smart Campus
Untuk Meningkatkan Pelayanan Di Politeknik Indonusa
Surakarta. Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa
Surakarta : Vol. 1 , Nomor 3 ISSN : 2355-5009.
7. ↑ 7,0 7,1 Sophian Sophan. 2014. “Pengimplementasian Dan
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan
Pengembalian Stok Barang Pada Toko Swastika Servis
(SS) Bangunan Dengan Menggunakan Bahasa
Pemrograman Visual Basic 6.0 Didukung Dengan
Database Mysql”. Padang: STMIK Indonesia Padang:
STMIK Indonesia Padang, Jurnal Momentum Vol. 16 No.
2. Agustus 2014 ISSN: 1693-752X.
8. ↑ 8,0 8,1 8,2 Maskur, Fauzan Silmi dan Atmaja Pandu
Makruf Ibnu. 2015. “Sistem Administrasi Pengelolaan
Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”.
Ponorogo: Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Jurnal
IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security.
Vol. 4 No. 3. Juli 2015. IJNS.org.
9. ↑ 9,0 9,1 Saputra Adhi Kurnia dan Fumukti Linggar Muga.
2014. “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat
Masuk Dan Surat Keluar Pada MTs Guppi Jetiskidul”.
Pasuruan: MTs Guppi Jetiskidul. Jurnal IJNS-Indonesian
Journal on Networking and Security. Vol. 3 No. 4.
Oktober 2014. IJNS.org.
10. ↑ Henny Destiana. 2014. “Sistem Informasi Penjualan
Barang Berbasis Web Pada PT. Catur Daya Persada
Jakarta. Bandung: AMIK BSI Bandung. Jurnal Jurnal
Paradigma. Vol. XVI no. 2. September 2014.
11. ↑ Setiyani, Lila. 2018. “Perancangan Sistem Informasi
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) di Balai Besar
Pelatihan Kesehatan Ciloto”. Karawang: Jurnal Interkom
Vol. 13 No. 1.
12. ↑ Arief. 2013. “Pengertian UML”. Diakses pada
Link http://informatika.web.id/pengertian-uml.htm (22
Mei 2018).
13. ↑ Sutanto, Yudi, M. Suyanto dan Hanif Al Fatta. 2013.
"Analisis Inovasi Nilai sebagai Perancangan Strategi
Perusahaan pada STMIK Amikom Yogyakarta".
Yogyakarta: Jurnal Teknologi Informasi Vol.7 No.22.
14. ↑ Anas, Fadilah, Cicik Harini dan Aziz Fathoni. 2018.
"Marketing Strategy Through SWOT Analysis On
Dealer Honda Prima Jaya Abadi Branch Tembalang
Semarang". Semarang: Journal of Management Vol.4
No.4..
15. ↑ 15,0 15,1 Basuki, Rokhman, Azis Fathoni dan Maria
Magdalena Minarsih. 2018. "Pengembangan Kinerja
Sumber Daya Manusia di Honda Semarang Center
Berdasarkan Analisis SWOT". Semarang: Journal of
Management Vol.4 No.4.
16. ↑ Sugihartono, Tri, Dian Ardiansyah dan Muhammad
Zakky. 2018. "Implementasi Sistem Pendukung
Keputusan Penerima Bantuan Rumah Tidak Layak Huni
Berbasis Web". Bangka Belitung: Jurnal SISFOKOM
Vol. 07 No.01.
17. ↑ Dzulhaq, M.Iqbal, Rahmat Tullah dan Putra Satia
Nugraha. 2017. "Sistem Informasi Akademik Sekolah
berbasis Kurikulum 2013". Tangerang: Jurnal Sisfotek
Global Vol. 7 No. 1.
18. ↑ 18,0 18,1 Andi Prastomo. 2014. Prototipe Sistem E-
Learning Dengan Pendekatan Elisitasi Dan Framework
Codeigniter: Studi Kasus Smp Yamad Bekasi. Jakarta:
Univ. Budi Luhur. Faktor Exacta Vol 7 No 2
19. ↑ Palit, Randi V., Yaulie D.Y. Rindengan dan Arie S.M.
Lumenta. 2015. "Rancangan Sistem Informasi Keuangan
Gereja Berbasis Web di Jemaat GMIM Bukit Moria
Malalayang". Manado: E-Journal Teknik Elektro dan
Komputer Vol. 4 No. 7.”
20. ↑ 20,0 20,1 Afifah, Icha Isty Nur dan Supriyanta. 2018.
"Sistem Informasi Penjualan Busana Pengantin pada
Tutut Manten Yogyakarta". Solo: Journal Speed–Sentra
Penelitian Engineering dan Edukasi Vol.10 No.1).
21. ↑ Utomo, Tatag Abiyoso, Bambang Darmo Yuwono dan
Fauzi Janu Amarrohman. 2017. "Aplikasi Sistem
Informasi Geografis Berbasis Web dan Android untuk
Pemilihan Jalur Alternatif Menuju Tempat Pariwisata
(Studi Kasus: Kota Wisata Cibubur Dan Jungleland,
Kabupaten Bogor)". Semarang: Jurnal Geodesi Undip
Vol.6 No.2”.
22. ↑ Harminingtyas, Rudika. 2014. “Analisis Layanan
Website Sebagai Media Promosi, Media Transaksi dan
Media Informasi dan Pengaruhnya Terhadap Brand Image
Perusahaan pada Hotel Ciputra di Kota Semarang”.
Semarang: Jurnal STIE Semarang. Vol.6 No.3:46-47.
23. ↑ 23,0 23,1 Septimas, Redy dan Minarni. 2017. "Sistem
Informasi Pinjaman Dana pada Kredit Plus Berbasis
Web". Sampit: Jurnal Penelitian Dosen Fikom (UNDA)
Vol.7 No.1.)
24. ↑ Agusvianto, Hendra. 2017. "Sistem Informasi Inventori
Gudang untuk Mengontrol Persediaan Barang Pada
Gudang Studi Kasus : PT.Alaisys Sidoarjo".
Surabaya: Journal Information Engineering and
Educational Technology (JIEET) Vol.01 No.01).
25. ↑ Khuzainah, Emy. 2013. "Pembangunan Sistem
Informasi Buku Induk Siswa Pada Madrasah Ibtidaiyah
Sudirman Pabongan Ngargoyoso Kabupaten
Karanganyar". Solo: Journal Speed – Sentra Penelitian
Engineering dan Edukasi Vol.5 No.4.).
26. ↑ Santoso dan Wan Yuliyanti. 2016. "Perencanaan dan
Pembuatan Aplikasi Absensi Dosen menggunakan Radio
Frequency Identification (RFID) (Studi Kasus Politeknik
Negeri Tanah Laut)". Kalsel: Seminar Nasional Inovasi
dan Aplikasi Teknologi Di Industri (SENIATI).
27. ↑ 27,0 27,1 Firmansyah. 2018. "Pengertian Database Beserta
Fungsi dan Jenis-Jenis Database yang Paling Umum
Digunakan". Diakses pada
Link https://www.nesabamedia.com/pengertian-database-
dan-fungsinya/ (24 Mei 2018).
28. ↑ 28,0 28,1 Kermite, Reynaldi Yosfino, Agus Winarno dan
Asih Rohmani. 2017. "Perancangan Sistem Administrasi
Sekolah dengan SMS Gateway berbasis Web
menggunakan Gammu pada SMK Lpi Semarang".
Semarang: Journal of Information Systems.).
29. ↑ 29,0 29,1 29,2 Mustaqbal, M. Sidi, Roeri Fajri Firdaus dan
Hendra Rahmadi. 2015. "Pengujian Aplikasi
Menggunakan Black Box Testing Boundary Value
Analysis (Studi Kasus: Aplikasi Prediksi Kelulusan
SNMPTN)". Bandung: Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi
Terapan Vol.1 No.3.)
30. ↑ Sari, Alsi Linda, Dewi Tresnawati dan Deden Nurul
Hakim. 2014. "Rancang Bangun Aplikasi Pengenalan
Dasar Bahasa Arab sebagai Media Pembelajaran berbasis
Multimedia". Bandung: Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi
Teknologi Garut Vol. 11 No. 1).
31. ↑ Kurniawan, Vivi Sahfitri dan A. Mutatkin Bakti.
2017.“Desain dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan
Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web”.
Palembang: Jurnal Ilmiah Matrik Vol.19 No.2.
32. ↑ Ekawati, Henny, Bebas Widada dan Tri Irawati. 2016.
“Sistem Informasi Pengagendaan Surat Keluar Masuk
pada SKPD Kecamatan Polanharjo dengan Aplikasi Multi
User”. Surakarta: Jurnal TIKomSiN (Teknologi Informasi
dan Komunikasi Sinar Nusantara) Vol.4 No.2.
33. ↑ Bibit dan Sukadi. 2015. “Sistem Pengelolaan Surat
Masuk dan Surat Keluar Terkomputerisasi pada Unit
Pelaksana Teknis (UPT) Sekolah Menengah Pertama
(SMP) Negeri 1 Tegalombo”. Surakarta: IJNS
(Indonesian Journal on Networking and Security) Vol.4
No.2.
34. ↑ Wibowo, Sari Nur Sita dan Amak Yunus EP. 2017.
“Aplikasi Surat Masuk dan Keluar dengan Klasterisasi
Menggunakan Metode K-Means di Instalasi Farmasi
RSUD Dr.Saiful Anwar”. Malang: Ejournal Unikama
Fakultas Teknologi Informasi Vol.1 No.5.
35. ↑ Walia, Saurabh dan Satinderjit Kaur Gill. 2014. “A
Framework for Web Based Student Record Management
System using PHP”. India: International Journal of
Computer Science and Mobile Computing Vol.3 No.8.
36. ↑ Cantos, Maria Cecilia G., Lorena W. Rabago, dan
Bartlome T. Tanguilig. 2015. "Mobile Web-Based Student
Integrated Information System". Philipina: International
Journal of Machine Learning and Computing Vol.5 No.5.
37. ↑ Bhimani,Janki, Ningfang Mi, Miriam Leeser, dan
Zhengyu Yang. 2017. “FiM: Performance Prediction for
Parallel Computation in Iterative Data Processing
Applications”. USA: Cloud Computing (CLOUD), IEEE
10th international conference.
38. ↑ Bello, Ridwan Oluwaseun, Muyiwa Olugbebi,
Abdulrauph Olanrewaju Babatunde, Bashir Omolaran
Bello dan Shakirat Iyabo Bello. 2017. “A University
Examination Web Application Based Onlinear-Sequential
Life Cycle Model”. Nigeria: Daffodil International
University Journal Of Science And Technology Vol.12
No.1.
39. ↑ Habibu, Taban, Draku Job. 2017. “Computerized
Private Students’ Admission System: A Case Study of
Muni University”. Uganda: International Journal of
Science and Research. Vol.6 No.8.
Contributors
Eka Yuni Setyawati
Kategori:
 Skripsi 2017/2018
 Lock
Menu navigasi
 Buat akun baru
 Masuk log
 Halaman
 Pembicaraan
 Baca
 Lihat sumber
 Versi terdahulu
 Halaman Utama
10 Pilar IT iLearning (TPi)
 Raharja Official Website
 iMe
 Rinfo
 iDu
 iRan
 iDuHelp!
 Widuri
 ROOSTER
 iSur
 Magics
Perkakas
 Halaman Istimewa
 Halaman ini terakhir diubah pada 17 September 2018, pukul 10.52.
TATA CARA PENGURUSAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR
Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh
suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat
masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat
Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak.
Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang
bersangkutan.
Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila
pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan
giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro
jasa yang lain.
Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada
suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21
Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.
2. Persortiran Surat
Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya yang
untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
3. Pembukaan Surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh
petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut.
Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan
alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS.
Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi
alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:
Kepada
Yth. Bapak Ir. Sudirman
Kantor Depdiknas Malang
Jalan Veteran 7
Malang 63245
Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan
bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya
disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:
Kepada
Yth. Direktur PT. SEMBADA
Jalan Arjuna 505
Purwokerto 53181
Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi isi
suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan menyertakan
amplopnya adalah untuk:
1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat
pengirimannya
2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal
didalam amplop.
3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal
pembuatan surat.
4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini
dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.
4. Pengagendaan Surat Masuk
Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah
nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat,
keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:
No Tanggal Tanggal Nomor Surat Perihal Asal Surat Tujuan Ket
Terima Surat
18 21/8/2008 15/8/2008 12/KH/VIII Pajak Kantor Pajak Direktur
Penjualan Malang
1. Pengklasifikasian Surat
Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya surat rahasia,
surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat dinas biasa, surat yang hanya berupa
informasi.
6. Pendistribusian Surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju
ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang
lainnya.
Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun
berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang
penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.
Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi, biasanya
ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas
surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku
Ekspedisi Intern adalah sebagai berikut:
BUKU EKSPEDISI INTERN
No Tanggal Terima Nomor Surat Tujuan Surat Tanda Tangan dan
Tanggal
45 12/9/2007 89/Ps/K/IX/07 Bagian Personalia
Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang semacam ini cara
pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:
1. a. Diperbanyak
Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut,
kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.
b. Menggunakan Slip Edaran
Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan dituju oleh
surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan.Setiap orang
yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal,
kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat
tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut.
Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju, dengan dilampiri
slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-
pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip
edaran:
SLIP EDARAN
Tanggal : Tanggal Surat : Catatan :
Nomor Surat :
Perihal :
No. Tujuan Paraf dan Tanggal
c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)

Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy
surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut
biasanya adalah seperti yang tercantum di bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau
beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.
B. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal
yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu
1. Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat
dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk
membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam
surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang
akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat
dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses
penyusunan konsep surat.
1. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini
akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan
dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat
mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang
baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab
terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi
biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-
departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat
itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang
perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan
mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-
nomor dan kode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:
- 231 = nomor urut surat
- K = surat keluar
- Ps = kode untuk surat pesanan
- IX = bulan pembuatan surat
- 08 = tahun pembuatan surat
4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya
akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
 diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
 dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
 memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu
pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses
pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang
ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada
kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak,
maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk
ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran,
dan sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada
konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu
disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung
jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah
nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket
1 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Penawaran 03/KP/Pn/IX/08 2 Bagian
Setia 45 Barang Marketing
Makasar
Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
2. untuk mengontrol surat yang keluar
3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
1. dikirim oleh petugas pengiriman surat
2. dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang
akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.
Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa
pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya.
Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa,
kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang
tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.
Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;
1. Perum Pos dan Giro
2. Perum Telekomunikasi
3. Jasa Pengiriman Swasta
a. Perum Pos danGiro
Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah
mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat,
warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.
Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;
1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih,
tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.
3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota
di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini
membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan
untuk kota-kota tertentu saja
5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk
kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam,
yaitu:
 On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan alamat dan
jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos
dan Giro
 On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan
setiap saat selama loket masih buka.
1. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk
mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat
perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan
tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.
Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif,
biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain
yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang dikirim.
Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih
dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang
harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator
Pos dan Giro tempat mengirim.
Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk
diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos
dan Giro adalah sebagai berikut:
1. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan
tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW,
Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan
lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda. Contoh:
Kepada
Yth. Sdri. Alin Nurlina
Jl. Rumah Sakit
Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02
Kel. Kahuripan, Kec. Tawang
Tasikmalaya 46115
Kepada
CV. BUDI PERMADI
Jl. Gelatik Dalam 42/151A
Bandung 40133
1. Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara
tujuan dan jika ada cantumkan nomor penyaluran pos atau nama daerah antar.
Contoh:
Miss Cindy Brewer
507 Kanthy Drive, Tecumseh
Oklahoma 74873
U.S.A
Felicia Wong Pty.Ltd
6-188. BLK 97, Whampoa Drive
Singapore 12323
b. Perum Telekomunikasi.
Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:
- Telegram
- Telex
- Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat
- Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media
telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.
- Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai
fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses
dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan.
1. c. Jasa Pengiriman Swasta
Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti
ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.
Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa
pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-
surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat
akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah
diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah
petugas di tempat jasa pengiriman.
Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:
BUKU EKSPEDISI EKSTERN
No Tgl Pengiriman Nomor Surat Tujuan Paraf Penerima
23 12/09/2008 23K/M/Pr/IX/08 CV. Wardana Jalan Perkutut
56
Bandung 40133
Diposting oleh Unknown di 08.51
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest

Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN

DATA SURAT MASUK

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

Tangerang, 28 September 2018

Ketua Kepala Jurusan

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING