PENGELOLAHAN ALUR SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI

RUMAH SAKIT KHUSUS JANTUNG JAKARTA JAKARTA TIMUR

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

LAPORAN
KERJA PRKTEK LAPANGAN
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah PKL dan Program Diploma Tiga (D3)

VINA RISTY ANGGRAENI

NIM : 22180215

Program Studi Administrasi Bisnis

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Bina Sarana Informatika

Jakarta

2020
PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Praktik Kerja Lapangan ini telah disetujui untuk dinilai pada periode: Tahun Akademik
2020/2021 Semester Lima di Program Srudi Administrasi Bisnis Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Bina Sarana Informatika.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 22.5C.07

Helmy Ivan Taruna, SE,MBA

ii
iii
 KATA PENGANTAR

Dengan Mengucapakan Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat

rahmat dan karunia-Nya kepada penulis dapat menyelesaikan Laporan Kegiatan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) dengan judul : “Pengelolahan Alur Surat Masuk dan Surat Keluar Di

Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta Jakarta Timur”. Yang merupakan salah satu syarat

kelulusan maka Praktik Kerja Lapangan program studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan

Inforatika Universitas Bina Sara Informatika.

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan laporan ini,

penulis telah banyak menerima bimbingan, penghargaan, petunjuk dan saran, serta fasilitas yang

membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis Menyampaikan ucapan

terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika

2. Dekan Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika

3. Ketua Program studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina

Sarana Informatika

4. Bapak Helmy Ivan Taruna, SE,MBA selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah

memberikan petunjuk dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

5. Dr.dr Jusuf Rachmat,Sp.B,.Sp.BTKV(K).MARS. selaku Direktur Rumah Sakit Khusus

Jantung Jakarta

Dalam kesempatan ini dengan segala kerendahan dan ketulusan hati, penulis

mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam penulisan Laporan Praktik

Kerja Lapangan kegiatan ini. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan Laporan Praktik

1
Kerja Lapangan kegiatan ini masih banyak kekurangan, karena keterbatasan kemampuan yang

dimiliki. Semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang membantu. Oleh karena itu

kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Akhir kata, semoga tulisan yang sederhana ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Jakarta, 31 Desember 2020

Vina Risty Anggraeni

2
DAFTAR ISI

3
DAFTAR TABEL

4
DAFTAR GAMBAR

5
DAFTAR LAMPIRAN

6
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Yang dimaksud surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam
menunjang oprasionalisasi suatu organisasi atau perusahaan. Pada setiap kegiatan kantor baik
pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan adanya
kegiatan kantor yang ada hubungan dengan prosedur surat masuk dan surat keluar. Oleh karena
itu perlu adanya kegiatan administrasi atau penggelolahan surat yang terbit dan terorganisasi.
Sebagaimana diketahui bahwa surat merupakan salah satu sarana komunikasi seecara tertulis
untuk menyampaikan informasi dari pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain
(orang, instansi, atau organisasi). Informasi yang ada dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Penulis memilih magang di Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta di bagian

Kesekretariatan, karena penulis ingin mengetahui bagaimana alur dan prosedur surat masuk dan
keluar di Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta.

Surat yang masuk ke Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta setiap harinya sangat banyak
baik dari instansi pemerintahan ataupun swasta. Surat masuk misalnya: surat undangan, surat
pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat peringatan, surat ucapan terima
kasih, surat edaran, surat tugas, surat pernyataan, surat perjanjian kerja sama surat keterangan,
surat pengumuman, surat perintah kerja, surat pemberian izin, surat keputusan, surat permohonan
kerja, surta permohonan izin, surat pengusulan, surat susulan, surat kuasa, surat panggilan dan
surat berita acara. Sedagkan surat keluar: surat undangan, surat keputusan, surat perintah tugas,
surat perjalanan dinas, surta keterangan, surat balasan, surta peringatan dan lain-lain.

Dengan mengikuti program PKL ini juga, praktikan diharapkan dapat lebih mengenal,
mengetahui, dan berlatih menganalisis kondisi lingkungan dunia kerja yang ada sebagai upaya
untuk mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja tersebut. Praktikan juga dapat

7
mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan di bidang yang praktikan pilih.
Selain itu, jika praktikan memiliki penilaian kinerja yang baik dari perusahaan/instansi tempat
pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan(PKL), maka bukan hal yang sulit bagi mahasiswa untuk
lebih maju dan memperbaiki diri yang lebih baik.

1.2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Salah satu pencapaian dalam melakukan setiap pekerjaan adalah untuk mencapai suatu
tujuan. Tujuan magang yang di lakukan seorang mahasiswa Univeritas Bina Sarana Informatika
yaitu :

1. Untuk menjalankan kewajiban PKL, yang merukapan mata kuliah persyaratan waib bagi
mahasiswa Fakultas ekonomi dan Bisnis Universitas Bina Sarana Informatika.
2. Untuk mengembangkan cara berfikir mahasiswa/I agar bias lebih cepat dalam
mengembangkan kemampuan dirinya.
3. Mengubah pola pikir mahasiswa/i tentang bagaimana lingkungan kerja sebenarnya.
4. Untuk lebih memahami dan tujuan penerapan ilmu yang dimiliki.
5. Lebih dapat memahami konsep-konsep non akademis di dunia kerja nyata.
6. Memperoleh peluang untuk dapat kerja di perusahaan atau instansi tempat magang, setelah
memperoleh ijazah DIII dari Universitas Bina Sara Informatika.
7. Memberikan gambaran mengenai dunia kerja

Sumber : https://contohdanfungsi.blogspot.com/2013/02/tujuan-dan-latar-belakang-magang.html

1.3. Manfaat Praktik Kerja Lapangan

Pada dasarnya, program pendidikan ini bermanfaat untuk memperkenalkan praktikan ke

dunia pekerjaan, baik di perusahaan maupun industri.

1. Manfaat bagi Mahasiswa

a. Mahasiswa dapat meningkatkan kemampuan hardskill dan soft skillnya.
b. Mahasiswa mampu melihat hubungan antara dunia kerja dan dunia pendidikan.
c. Mahasiswa mampu menggunakan pengalaman kerjanya untuk mendapatkan kesempatan
kerja yang diinginkan setelah menyelesaikan kuliahnya.
d. Sebagai pengalaman kerja awal bagi mahasiswa sebelum terjun langsung ke dunia kerja
yang nyata dan wadah untuk menjalin kerjasama yang baik antara lembaga pendidikan
dengan pihak instansi yang terkait.

8
 2. Manfaat bagi Universitas
a. Mendapat masukan untuk mengetahui kurikulum yang telah diterapkan sesuai dengan
kebutuhan dunia kerja.
b. Sebagai sarana pengenalan instansi pendidikan Universitas Bina Sarana Informatika
Program Studi Fakultas Ekonomi dan Bisnis kepada badan usaha maupun perusahaan.

3. Manfaat bagi Perusahaan

a. Sebagai sarana untuk mengetahui kualitas Universitas Bina Sarana Informatika.
b. Sebagai sarana untuk menjembatani hubungan antara perusahaan dengan Universitas
Bina Sarana Informatika di masa yang akan datang, khususnya mengenai surat menyurat.
c. Memanfaatkan pengelolahan alur surat dan pengarsipan.
1.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang di perlukan dalam penelitian ini, penulis menggunakan
beberapa metode penulisan antara lain:

1. Metode Observasi
Mengumpulkan data dengan cara melihat dan menagamati secara langsung terhadap
asepek-aspek yang berhubungan dengan sistem pengelolahan alur surat masuk dan surat
keluar Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta.

2. Metode Wawancara
Melakukan proses tanya jawab secara langsung dan sistematis dengan mengajukan
beberapa pertanyaan kepada Bapak Tri Budi Santoso,S.H, selaku pimpinan Administrasi
SDM dan Diklat Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta.

3. Metode Dokumentasi
Memperoleh data pelengkapa dengan cara melampirkan dokumen-dokumen pendukung
sebagai bukti dalam hasil penelitian mengenai sistem pengelolahan alur surat masuk dan
surat keluar Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta.

1.5. Ruang Lingkup

Sehubungan dengan sistem administrasi dan kearsipan Rumah Sakit Khusus Jantung
Jakarta, penulis hanya membatasi pembahasan mengenai Pengelolahan surat masuk dan surat
keluar yang terjadi pada Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta Jakarta Timur. Data yang penulis
ambil dalam laporan Praktik Kerja Lapangan ini adalah yang terlaksana pada periode September-
Desember tahun 2020.

9
1.6. Sistematika Laporan

Penulis Laporan Praktik Kerja Lapangan di kelompokkan menjadi beberapa bab dengan
sistematika penyampaiannya. Adapun sistematika penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan
sebagai berikut;

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab satu ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum penyusunan
Praktik Kerja Lapangan yang mencakup latar belakang penulis, tujuan dan
manfaat dalam melakukan penelitia, metode yang digunakan dalam pengumpulan
data, ruang lingkup pembahasan, serta sistematika penulisan yang mengambarkan
garis besar atau pokok penulisan secara menyeluruh.

BAB II LANDARAN TEORI

Pada bab kedua ini, penulis menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dengan
pengertian pengelolahan surat, surat masuk, surat keluar dan kearsipan.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ketiga, penulis membahas tentang tinjauan umum organisasi, struktur,
tata kerja organisasi, serta kegiatan organisasi. Selain itu penulis juga
menjelaskan tentang data laporan Praktik Kerja Lapangan yang berhubungan
dengan pengelolahan surat masuk dan surat keluar Rumah Sakit Khusus Jantung
Jakarta, serta dokumen-dokumen yang diperlukan.

BAB IV PENUTUPAN

Pada bab terkahir ini, penulis memberikan kesimpulan yang di ambil dari isi
pembahsan data penelitian dan memberikan saran dari hasil penelitian yang telah
disimpulakan agar menjadi bahan referensi guna menunjang kegiatan
pengelolahan surat masuk dan surat keluar Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta
yang lebih baik.

BAB II

LANDASAN TEORI

10
2.1 Umum

Teori dasar umum penulis menjadikan sebuah landasan teori-teori dasar penelitian dan
akan dikembangkan. Beberapa teori umum atau teori dasar yang dipakai oleh penulis, yaitu:
Pengelolahan Alur surat masuk dan surat keluar.

2.1.1 Pengertian Pengelolahan

Pengelolahan menurut Poerwadarmita (2006: 88) adalah proses yang membantu

merupakan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan.

Menurut Ibnu Syamsi (2008: 8), pengelolaan adlah proses, cara, pembuatan pengelolaan
yang membuat merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau yang memberikan pengawasan
suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan
menggunakan tenaga orang lain.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002: 534), pengelolaan adalah
suatu proses yang membantu merumuskan kebijkana dan tujuan organisasi atau proses yang
memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan
pencapaian tujuan.

Menurut pendapat beberapa ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan
adalah suatu proses dalam menjalankan suatu pekerjaan untuk mecapai tujuan.

A. Tujuan Pengelolaan Surat

Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan di bidang administrasi yang

dilaksanakan dalam rangka memberi pelayanan kepada berbagai unit organisasi guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Surat dikelola bukan untuk menjadi beban tambahan bagi sebuah
kantor atau organisasi. Dapat dipastikan bahwa pelaksanaan pengelolaan surat memakan biaya
yang mahal, maka petugas yang menangani harus berhati-hati dalam membandingkan antara
manfaat yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan untuk mengelola surat. Surat disusun
berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang jelas oleh karena itu petugas harus mengetahui
tujuan-tujuan yang terkandung dalam kegiatan pengelolaan tersebut.

Menurut Sedarmayanti (2003: 83), tujuan pengelolaan surat adalah “agar surat dapat
sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat dan aman serta dengan biaya yang
sekecil mungkin 19 sehingga tercapai efisiensi dan penghematan”. Sedangkan menurut pendapat
Boedi Martono. 2011. diunduh pada tanggal 29 April 2014 pukul 09.30, tujuan pengelolaan surat

11
adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, aman, dengan
biaya yang sekecil mungkin.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan pengelolaan surat adalah
agar surat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan mudah dan cepat dengan biaya
yang sekecil mungkin.

B. Unsur-Unsur Pengelolaan

Unsur-unsur pengelolaan sangat berpengaruh bagi setiap fungsi pengelolaan. Unsur-

unsur Pengelolaan merupakan dasar terciptanya suatu perencanaan, pengorganisasian dan
pengawasan. Menurut Tony Waworuntu (1991: 27), unsur-unsur manajemen antara lain:

1) Adanya kelompok manusia Kelompok manusia yang dimaksud adalah bahwa dalam
suatu organisasi atau lembaga terdiri dari beberapa individu yang secara bersama-sama
mempunyai kesepakatan untuk melakukan suatu proses kegiatan untuk mencapai suatu
tujuan.
2) Adanya kerjasama Kerjasama yang dimaksud dengan adanya sekelompok manusia atau
individu, maka terjadilah suatu kerjasama diantara manusia atau individu tersebut yang
membentuk suatu rangkaian proses kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.
3) Merupakan proses kerjasama Proses kerjasama yang dimaksud adalah adanya suatu
aktivitas yang dilakukan antara individu-individu yang membentuk suatu rangkaian
proses kegiatan secara keseluruhan, karena merupakan suatu hal yang tidak mungkin
seseorang dapat mencapai tujuan dalam suatu organisasi tanpa adanya proses kerjasama
diantara individu-individu tersebut.
4) Adanya tujuan Tujuan yang dimaksud adalah tujuan yang disepakati bersama dalam
suatu organisasi, seperti tujuan sebuah perusahaan yang berusaha untuk memperoleh
keuntungan yang besar dari produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan mereka.

Sedangkan menurut Malayu S.P. Hasibuan (2007: 20), unsur-unsur manajemen meliputi:

1) men, tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif
2) Money, uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan
3) methode, cara-cara yang dipergunakan dalam usaha untuk mencapai tujuan
4) materials, bahan-bahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan
5) machines, mesin-mesin atau alat-alat yang diperlukan/dipergunakan untuk mencapai
tujuan
6) market, pasar untuk menjual output dan jasa-jasa yang dihasilkan

Berdasarkan dari kedua pendapat tersebut unsur-unsur manajemen dapat disimpulkan

sebagai berikut: adanya kelompok manusia, adanya kerjasama, tujuan, adanya uang, metode,
bahan-bahan, mesin-mesin dan pasar.

12
 C. Fungsi Pengelolaan

Fungsi pengelolaan tidak lepas dari fungsi-fungsi manajemen antara lain perencanaan,
pengorganisasian, pergerakan dan pengawasan, untuk lebih jelasnya sebagai berikut:

1) Perencanaan (planning)

Menurut Siswanto H.B. (2005: 3), “perencanaan yaitu suatu proses dan rangkaian
kegiatan untuk menetapkan tujuan terlebih 21 dahulu pada suatu jangka waktu/periode
tertentu serta tahapan/langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mencapai tujuan
tersebut”.

Sedangkan menurut Malayu S.P. Hasibuan (2007: 40) “perencanaan adalah proses
penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan, dengan memilih yang terbaik dari
alternatifalternatif yang ada”. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan perencanaan
adalah suatu proses dasar untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai.

2) Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian menurut Manullang M. (2006: 10), mengatakan bahwa:

Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas

manajemen dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi,
wewenang, serta tanggungjawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-
aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu.

Pengorganisasian menurut Hani Handoko (2003: 168) mempunyai beberapa pengertian:

a) Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang efektif

sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
b) Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatankegiatannya, dimana setiap
pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi
wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok. 22
c) Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatanjabatan, tugas-tugas dan
karyawan.
d) Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus
dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang
diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Sedangkan menurut Siswanto H.B. (2005: 3), menyatakan bahwa:

Pengorganisasian yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan dalam pembagian kerja yang
direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan

13
pekerjaan yang baik di antara mereka, serta pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang
kondusif.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian merupakan

hubungan antara sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dengan kata lain pengorganisasian merupakan kegiatan dasar dari manajemen
dilaksanakan untuk mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk manusia,
sehingga pekerjaan dapat terselesaikan dengan sukses.

3) Pergerakan (actuating)

Pergerakan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang dilaksanakan melalui tahap

perencanaan (planning) dan pengorganisasian (organizing). Sasaran dari pergerakan adalah untuk
mendapatkan ketataan, kedisiplinan, kepatuhan dan kesediaan untuk mengerjakan tugas yang
dilimpahkan kepada 23 seseorang dengan baik, atau untuk membuat seseorang menjadi pengikut.
Sedangkan tujuan dari pergerakan adalah agar manajemen berhasil mencapai tujuan yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien.

Pergerakkan atau motivating menurut Manullang M. (2006: 12), “merupakan salah satu
fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar
bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan”.

Siswanto H.B. (2005: 3), pemotivasian yaitu proses dan rangkaian yang dilakukan oleh
seorang atasan dalam memberikan inspirasi, semangat, dan kegairahan kerja serta dorongan
kepada bawahan untuk dapat melakukan suatu kegiatan yang semestinya.

Pergerakkan pada hakikatnya adalah menggerakkan orangorang untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Untuk dapat menggerakkan orang lain,
manajemen dituntut harus memiliki kemampuan atau seni untuk menggerakkan orang lain.
Kemampuan atau seni untuk menggerakkan orang lain sering disebut dengan kepemimpinan
(leadership).

4) Pengawasan (controlling)

Pengawasan dapat diartikan sebagai proses manajamin tujuan-tujuan organisasi dan

manajemen tercapai. Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang sedang atau sudah.

2.1.2 Surat Menyurat

A. Pengertian Surat

Setiap kegiatan kantor selalu membutuhkan surat sebagai alat komunikasi, walaupun
sudah terdapat alat komunikasi lain seperti telepon, radio, televisi. Menurut Tintin Astini & Aah

14
Johariah (2004: 19), surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri
maupun jabatan dalam organisasi.

Selain pendapat di atas Euis Sumpriana (2004: 13) berpendapat bahwa surat adalah suatu
sarana untuk menyampaikan pernyataanpernyataan atau informasi secara tertulis dan pihak satu
kepada pihak lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah
organisasi, instansi ataupun perusahaan.

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, termasuk
dalam berorganisasi. Komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya melalui
surat. Pengertian surat menurut pendapat Durotul Yatimah (2008: 123): 8 Surat merupakan salah
satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak
(orang,instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Informasi
dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan, dan sebagainya.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah berita
atau informasi yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain atas nama pribadi atau
organisasi yang ditulis di atas sehelai kertas atau media lainnya.

B. Fungsi Surat

Semakin canggihnya peralatan berkomunikasi antarmanusia seperti telepon, telegram,

telex, radio, televisi atau bahkan email (electronik mail) dan internet, surat masih saja digunakan
dalam dunia komunikasi. Hal ini dapat terjadi karena dengan surat seseorang akan lebih bebas
dalam menyampaikan panjang pendeknya informasi sedangkan surat yang isinya rahasia pun
akan terjamin keamanannya.

Menurut pendapat Durotul Yatimah (2008: 122), secara umum surat memiliki beberapa
fungsi yaitu sebagai berikut:

1) Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, surat
merupakan mentalitas pengirimnya;
2) Alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika
diperlukan;
3) Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi;
4) Bukti tertulis yang oetentik terutama surat-surat perjanjian;
5) Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan dan perkembangan suatu
instansi, yuridis dan administratif;
6) Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

15
 Sedangkan menurut Tintin Astini & Aah Johariah (2004: 19), fungsi surat antara lain
sebagai berikut:

1) Tanda bukti tertulis yang otentik Surat dapat digunakan untuk pembuktian bila terjadi
perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi. Contoh surat perjanjian, surat jual beli, surat kuasa, surat tanah atau
bangunan kantor dan sebagainya.
2) Pedoman Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau
bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan.
3) Alat pengingat atau berfikir Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah
terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang di arsipkan.
4) Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat Surat sebagai wakil
organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang
bersangkutan.

Berdasarkan dari kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat mempunyai
fungsi antara lain sebagai berikut: duta atau wakil penulis, alat pengingat atau berfikir, pedoman
untuk bertindak, bukti tertulis yang otentik, dokumen historis (sejarah), dan alat untuk menjamin
keamanan.

C. Macam/Jenis Surat

Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang beredar, baik
antarorganisasi, antarinstansi maupun antarperusahaan. Dalam hal-hal tertentu jelas ada
perbedaan-perbedaan, baik dan asal surat, sifat surat tujuan, cara pembuatan ataupun cara
pengirimannya. Jenis surat dapat ditinjau dari beberapa segi 10 sebagaimana yang diuraikan oleh
Euis Sumpriana (2004: 17), sebagai berikut:

1) Berdasarkan sifat surat

a) Surta pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan.
b) Surat dinas pribadi (surat setengah resmi) adalah surat-surta yang dikirimkan dari
seseorang kepada isntansi-instansi perusahaan.
c) Surat dinas swasta (surat resmi) adalah surta-surat yang dibuat oleh instansi-instansi
swasta, yang dikirimkan unutk para karyawan ataupun untuk para relasinya.
d) Surat niaga adalah surat yang berisi soal-soal perdaganagn yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para pelanggannya.
e) Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi
pemerintahan.

2) Berdasarkan wujud surat

a) Surat yang menggunakan kartu pos, kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh
PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah diberi izin PT Pos Indonesia.

16
 b) Warkat pos, adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambang dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain
yang telah diberi izin.
c) Surat bersampul, adalah surat-surat yang dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d) Surat terbuka dan surat tertutup, surat terbuka adalah suratsurat yang isinya dapat
dibaca oleh umum, surat tertutup adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh
orang lain.
e) Memorandum dan nota, memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa
surat-surat di lingkungan dinas yang penyampaiannnya tidak resmi dan digunakan
secara intern Nota adalah alat komunikasi kedinasan antara pejabat dan suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern tetapi bersifat resmi.
f) Telegram, adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita melalui
radio atau pesawat telegrap mengenai sesuatu hal yang perlu mendapat penyelesaian
dengan cepat. g) Surat biasa, adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung
rahasia.
3) Berdasarkan keamanan isinya
a) Surat sangat rahasia, adalah surat yang berhubungan dengan keamanan negara
sehingga bila surat ini jatuh ke tangan yang 11 tidak berhak maka akan
membahayakan masyarakat atau bangsa dan negara.
b) Surat rahasia, adalah surat yang isinya harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca
oleh orang lain.
c) Surat konfidensial, adalah surat rahasia yang isinya hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan.
5) Surat berdasarkan proses penyelesaiannya
a) Surat sangat segera atau surat kilat, adalah surat yang harus ditangani secepat
mungkin, karena harus segera dikirimkan secepatnya.
b) Surat segera, adalah surat yang secepatnya diselesaikan dan segera dikirimkan supaya
mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak penerima.
c) Surat biasa, adalah tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaiannya karena tidak perlu
mendapat tanggapan secepatnya dari penerima.

Sedangkan menurut Tintin Astini & Aah Johariah (2004: 20), jenisjenis surat dapat
digolongkan sebagai berikut:

1) Menurut wujud surat

a) Surat biasa atau bersampul adalah surat yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul
kemudian dikirimkan.
b) Memo dan nota, dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk
antar pejabat kantor.
c) Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm
yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.

17
 d) Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
e) Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok
singkat permasalahan.
f) Surat tanda bukti adalah berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti
keabsahan aktivitas antara dua pihak.
2) Menurut isi surat
a) Surat pribadi adalah surat yang isinya menyangkut kepentingan pribadi
b) Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
3) Menurut keamanan isi
a) Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
bagi organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
b) Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c) Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya
boleh dibaca oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil
keputusan.
4) Menurut proses pelayanan
a) Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b) Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian dengan
segera lebih cepat dari surat biasa.
c) Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian
yang secepatnya
5) Menurut kegiatan
a) Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri.
b) Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
6) Menurut sasaran yang dituju
a) Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
b) Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang
jumlahnya tidak terbatas.
7) Menurut dinas pos
a) Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannya tidak perlu dikirim secepatnya,
karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
b) Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu.
c) Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas
utama dalam pengirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
d) Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda
pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
e) Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenaranya.
18
 Berdasarkan kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan macam/jenis surat antara lain
berdasarkan sifat surat, berdasarkan wujud surat, berdasarkan keamanan isinya, surat
berdasarkan proses penyelesaiannya, berdasarkan kegiatan, menurut sasaran yang dituju, dan
menurut dinas pos.

D. Bagian- bagian surat

Surat dalam penulisannya mempunyai bagian-bagian yang harus disertakan agar surat
tersebut jelas. Menurut Tintin Astini & Aah Johariah (2004 : 28), bagian-bagian surat adalah
sebagai berikut:

1) Kepala surat atau kop surat, berguna untuk memberikan keterangan tentang organisasi
atau perusahaan.
2) Nomor surat, nomor surat ditempatkan harus sesuai dengan bentuk surat.
3) Tanggal surat, penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap, tidak boleh disingkat.
4) Lampiran, adalah sesuatu yang disertakan pada sebuah surat, yang memiliki dua
kegunaan yaitu untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengatar untuk
lampirannya.
5) Hal atau perihal, merupakan ringkasan isi surat yang fungsinya untuk memudahkan
pembaca memahami maksud surat tersebut.
6) Alamat tujuan, alamat yang dituju ada dua macam, yaitu alamat yang ditulis pada lembar
surat dan alamat yang ditulis pada amplop.
7) Salam pembuka, berfungsi sebagai pembuka kalimat dan merupakan tanda hormat
penulis sebelum menulis isi surat.
8) Isi surat
a) Alinea pembuka, berfungsi sebagai pengantar isi surat dan menarik perhatian
pembaca terhadap pokok surat.
b) Alinea isi, memuat uraian, penjelasan, atau keterangan tentang isi pokok surat yang
disampaikan kepada penerima surat.
c) Alinea penutup, berisi kesimpulan dari surat sesungguhnya.
9) Salam penutup, berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat terhadap penerima surat.
10) Nama organisasi yang mengeluarkan surat atau nama jabatan.
11) Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat.
12) Tembusan, dicantumkan pada sebuah surat apabila kopi surat dikirim kepada pihak ketiga
yang ada hubungan atau keterkaitan dengan isi surat tersebut.

Sedangkan menurut Durotul Yatimah (2008: 136), bagian-bagian surat antara lain
sebagai berikut:

19
 1) Kepala surat, berfungsi memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama,
alamat, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi/ badan pengirim surat.
2) Nomor surat, berguna untuk memudahkan dalam pengarsipan surat, dalam pencarian
surat, mengetahui banyaknya surat yang keluar dan bahan rujukan dalam surat-menyurat
tahap selanjutnya.
3) Tanggal surat, berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu
ditulis, dan agar penerima mengetahui berapa lama surat itu diperjalanan.
4) Lampiran surat, berguna sebagai petunjuk bagi penerima surat tentang adanya
keterangan-keterangan tambahan, selain surat itu sendiri.
5) Hal/Perihal, bermakna perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal.
6) Alamat yang dituju, alamat surat berguna sebagai petunjuk pihak yang harus menerima
surat.
7) Salam pembuka, ditulis sebagai tanda penghormatan penulis terhadap pihak yang dituju.
8) Alinea pembuka, berfungsi sebagai pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat
menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat sebenarnya.
9) Isi surat, merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat atau memuat
sesuatu yang dikehendaki oleh pengirim surat.
10) Alinea penutup, berisi penegasan, harapan, ucapan terima kasih, atau untuk mengakhiri
pembicaraan dalam surat.
11) Salam penutup, berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis surat
berkomunikasi dengan pembaca surat.
12) Pengirim surat, adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyampaian surat
dan dibubuhi tanda tangan untuk menunjukkan keabsahan surat tersebut.
13) Tembusan surat (carbon copy= cc), dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui
pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya.
14) Inisial, berupa singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.

Berdasarkan kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bagianbagian dalam surat terdiri
dari : kepala surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran surat, hal/perihal, alamat yang dituju,
salam pembuka, alinea pembuka, isi surat, alinea penutup, salam penutup, pengirim surat,
tembusan surat dan inisial.

E. Bentu-bentuk surat

Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik

pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang
bersangkutan, dan digunakan sebagai pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan
oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan.

Penempatan bagian-bagian surat biasanya termuat dalam format tertentu, yang berbeda
satu sama lain bergantung pada tiap-tiap organisasi yang menggunakannya. Bentuk surat biasa

20
disebut ‘style’. Menurut Durotul Yatimah (2008: 150), ada beberapa bentuk surat yang sering
digunakan antara lain:

1) Format resmi
2) Format balok/lurus penuh (full block style)
3) Format balok yang diubah/lurus (block style)
4) Format setengah balok/lurus (semi block style)
5) Format inden/bentuk lekuk (indented style)
6) Format paragraf menggantung (hanging style) 16

Sedangkan menurut Euis Sumpriana (2004: 35), bentuk bentuk surat terdiri dari beberapa
macam antara lain:

1) Bentuk lurus penuh (full block style) Bentuk lurus penuh paling efisien dibandingkan
dengan bentuk lainnya, sebab hanya sekali memasang pasak baris pinggir, dan semua
pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri.
2) Bentuk lurus (block style) Perbedaannya dengan bentuk lurus yaitu pada bentuk lurus,
tanggal ditulis disebelah kanan sejajar dengan nomor surat, kemudian salam penutup dan
tanda tangan berada di sebelah kanan.
3) Bentuk setengah lurus (semi block style) Penulisan hampir sama dengan bentuk lurus,
hanya bedanya bentuk setengah lurus pada alinea pertama harus menjorok ke dalam
kurang lebih 5 spasi, dan begitu seterusnya.
4) Bentuk lekuk (indented style) Pada bentuk ini baris pertama dari alamat ditulis dari
nomor surat, kemudian nama jalan menjorok ke dalam kurang lebih 5 spasi, selanjutnya
nama kota, menjorok lagi ke dalam kurang lebih 5 spasi dan pinggir, sehingga lurus
dengan nama jalan.
5) Bentuk resmi (official style) Alamat ditulis sebelah kanan dibawah tanggal, sebelah kiri
ditulis nomor sejajar dengan tanggal, lampiran dan perihal, setiap alinea pertama dan
alinea baru mulai kurang lebih 5 spasi dan garis pinggir dan kalimat terakhir lurus dengan
nomor, dengan perihal.
6) Bentuk menggantung (hanging paragraph style) Alamat ditulis sebelah kiri, alinea
pertama dan setiap alinea baru ditulis dari baris pinggir, dan kalimat-kalimat bersambung
ditulis di tengah kurang lebih 10 spasi dari pinggir, sehingga tampak seperti
menggantung.
7) Bentuk surat model Depdikbud Penulisan tanggal berada di sebelah kanan, sejajar dengan
nomor surat. Kemudian untuk kalimat atau kata penghormatan ditulis di pinggir kiri.
Tetapi nama orang atau nama yang dituju ditulis menjorok kurang lebih 5 spasi.
Selanjutnya nama jabatan dan jawatan ditulis di sebelah kanan.
8) Bentuk resmi pemerintah Bentuk ini penulisan tanggal, nomor, dan alamat dalam tidak
ada bedanya dengan bentuk resmi niaga, hanya berbeda dalam penulisan alinea pertama.
9) Bentuk-bentuk centering Bentuk-bentuk centering dipakai pada surat-surat dinas seperti
surat keputusan, perintah, surat edaran, surat tugas, dan sebagainya

21
 Berdasarkan dari kedua pendapat tersebut dalam suatu perusahaan/instansi tidak
harus menggunakan semua bentuk. Bentuk yang biasa digunakan antara lain: bentuk lurus penuh,
bentuk lurus, bentuk setengah lurus, bentuk resmi dan bentuk menggantung bentuk surat model
Depdikbud, bentuk resmi pemerintahan dan bentuk-bentuk centering.

BAB III

22
 PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum Oraganisasi

Adapun tinjauan seputar organisasi berupa sejarah, struktur, dan kegiatan di Rumah Sakit
Khusus Jantung Jakarta.

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Gambar III.1

Gedung RS Khusus Jantung Jakarta

Perusahaan Satya Dharma Kardia (SDK), merupakan perusahaan yang berdiri pada
tanggal 13 Desember 2007. Perusahaan ini merupakan bentuk kerja sama PT. Mitra Kardia (MK)
dengan PT. Yudistria.

Bisnis utama yang dijalankan oleh PT.SDK sesuai ijinnya adalah usaha pelayanan
kesehatan baik berupa klinik, balai kesehatan maupun rumah sakit.

23
 Ide berdirinya perusahaan ini adalah keprihatinan tim dokter yang tergabung dalam PT.
Mitra Kardia terhadap service pelayanan kesehatan jantung bagi masyarakat kelas atas yang
berakibat pada larinya devisa dan menurunnya kepercayaan masyarakat kelas atas terhadap
pelayanan di Indonesia.
Sedangkan PT. Yudistria merupakan perusahaan yang bergerak di percetakan buku
pendidikan sekolah dasar hingga pendidikan menengah atas dan media cetak lainya. Perusahaan
yang memiliki pengalaman berpuluh tahun dalam dunia penyokong pendidikan sesuai dengan
misinya untuk fokus pada sendi pembangunan bangsa sangat tertarik untuk bergabung dengan
PT. Mitra Kardia dalam membangun kesehatan bangsa.

OWNER & FOUNDER

Founder PT.SDK adalah Perusahaan Mitra Kardia (PT. MK) yang dimiliki oleh para
dokter ahli di bidang jantung dan beberapa praktisi manajemen rumah sakit dan keuangan.

Pada perkembangannya PT. MK melakukan kerja sama partnership dengan PT.

Yudistria. Perusahaan ini awalnya berpuluh-puluh tahun mengkhususkan diri pada bidang bisnis
jasa percetakan buku serta media cetak. Pada beberapa tahun belakangan PT. Yudistria
menambah bisnis dunia pendidikan dengan mendirikan sekolah, dan sejak tahun 2009 bergabung
dengan PT. MK untuk mewujudkan cita-cita pengabdian masyarakat dibidang penyelenggaraan
kesehatan, dan terbentuklah PT. SDK yang kemudian membangun “ JANTUNG HEART
CENTER (JHC)”.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelaynan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Pada awal berdirinya, ruamh sakit merupakan organisasi social di bawah pemerintah
yang berorientasi non-profit. Untuk biaya operasional mereka mendapatkan dana dari
pemerintah. Dalam perkembanganya ternyata pemerintah tidak dapat menampung masyarakat
yang berobat sehingga masyarakat mencari temoat lain yang dapat melayani mereka lebih biak.
Hal ini menumbuhkan industry jasa di bidang pelayanan kesehatan yang mulai berorientasi profit
untuk menutupi biaya operasional mereka meskipun tidak meninggalkan unsur social sama
sekali. Tumbuhnya rumah sakit – rumah sakit swasta itu memunculkan persaingan baru dalam
industri jasa di bidang pelayanan kesehatan. Rumah sakit-rumah sakit swasta berupaya
memperlengkapi pelayanan mereka dengan peralatan kesehatan yang matuakhir.

Berbeda dengan perusahaan jasa lain jasa yang ditawarkan rumah sakit berhubungan
langsung dengan kesehatan yang menyangkut kehidupan pasien, jadi nilai-nilai kemanusiaan
harus dijunjung tinggi. Rumah sakit sebagai penyedia jasa dibatasi oleh kode etik profesi bagu
setiap profesi yang bekerja di rumah sakit. Dengan adanya perbrdaan ini maka rumah sakit lebih
disebut institusi dari pada perusahaan karena adanya tanggung jawab moril dari pada mencari
keuntungan semata. Pengorganisasian Rumah Sakit meliputi seluruh kegiatan penentuan jumlah

24
dari jenis sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap kegiatan jasa-jasa
penunjang merupakan sarana pengorganisasian yang perlu dijalankan sehingga proses
pengolahan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

3.1.2 Bidang Kegiatan Perusahaan

Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta merupakan perusahaan/instansi yang bergerak

dalam bidang pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Secara
umum adapun kegiatan yang dijalankan perusahaan ini sebagai berikut:

1. Jenis Pelayanan
a) Pelayanan Gawat Darurat 24 Jam
b) Pelayanan Rawat Jalan
c) Pelayanan Rawat Inap
d) Pelayanan Intermediet Care Dewasa (IC Dewasa)
e) Pelayanan Intermediet Care Anak (IC Anak)
f) Pelayanan Intensive Care
g) Pelayanan Kamar Operasi
h) Pelayanan Laboraturium Kateterisasi
i) Pelayanan Penunjang

2. Visi,Misi Dan Motto Perusahaan

A. Visi
Menjadi Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta berstandar Ineternasional terdepan di
Indonesia.
B. Misi Rumah Sakit Jantung Jakarta :

a) Memberikan pelayanan prima yang berorientasi pada keselamatan pasien

b) Peningkatan mutu pelayanan berkelanjutan dengan memenuhi standar Akreditasi
Internasional
c) Berperan aktif dalam meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan berbasis teknologi
d) Mencegah aliran devisa negara keluar negeri dengan memberikan pelayanan yang
paripurna
C. Motto
Motto rumah sakit adalah: “A Place Where Your Heart Feel safe”

25
3.1.3 Stuktur, Fungsi dan Tata Kerja RS Khusus Jantung Jakarta

Dalam organisasi terdapat susunan orang yang diberi tugas dan wewenang yang berbeda-
beda yang disebut struktur organisasi, dimana akan lebih jelas apabila digambarkan dalam bagan
atau skema organisasi yang dapat menspesifikan pembagian kegiatan kerja dan menunjukan
bagaimana kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan. Menunjukkan pada siapa suatu jabatan
atau seseorang individu harus melapor, juga menggambarkan lingkungan tanggung jawab setiap
jabatan dalam organisasi.

Gambar III.2

Gambar Struktur Organisasi Rumah Sakit

26
 Gambar III.3

Gambar Struktur Organisasi Unit Kerja Rumah Sakit

Berikut adalah uraian unit tata kerja dalam struktur organisasi Rumah Sakit Khusus
Jantung Jakarta :

JABATAN PENANGGUNG JAWAB ANGGARAN DAN PEMBENDAHARAAN

A.PESRYARATA 1. Pendidikan minimal S1 Manajemen Keuangan
N JABATAN 2. Memiliki pengalaman dibidang terkait minimal 2 tahun
B.URAIAN 1. Membuat KPI dan program kerja serta RBA
TUGAS 2. Memonitoring seluruh transaksi perbendaharaan yang terjadi
3. Mengatur jadwal pembayaran sesuai dengan pengaturan cash flow
4. Mengkoordinasi pelaksanaan pembukuan bendahara
5. Melakukan verifikasi transaksi penerimaan dan pengeluaran
6. Membuat laporan penerimaan (pasien umum, klaim, Asuransi , Jaminan
perusahaan ), laporan pengeluaran, laporan piutang pasien perusahaan,
laporan piutang pasien dengan perjanjian dan laporan hutang pihak ketiga
setiap bulannya;
7. Memonitoring dan meningkatkan kualitas layanan transaksi keuangan di
8. Membuat laporan IKI setiap Bulannya

27
 9. Menemukan jalan keluar atas masalah yang terjadi di unitnya
10. Mensosialisasikan berbagai informasi, peraturan dan kebijakan terbaru
C.WEWENANG 1. Mengatur penugasan beban kerja dan pendelegasian wewenang dibawah
supervisinya
2. Menggunakan sumber daya yang dimiliki di unitnya dalam rangka
pengembangan unitnya
3. Memberikan teguran atau pembinaan terhadap karyawan dibawah
supervisinya

Table III.1

Tabel Uraian Tata Kerja Penanggung Jawab Anggaran dan Pembendaharaan Rumah
Sakit Khusus Jantung Jakarta

28
JABATAN PENANGGUNG JAWAB AKUNTANSI DAN PAJAK
A.PESRYARATA 1. Pendidikan minimal S1 Manajemen Akuntansi
N JABATAN 2. Memiliki pengalaman dibidang terkait minimal 2 tahun
B.URAIAN 1. Membuat target kerja dan program kerja Seksi/Sub Bagian beserta
TUGAS anggarannya
2. Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan unit yang menjadi
tanggungjawabnya
3. Membuat laporan tahunan atas pelaksanaan kegiatan dan program kerja
unit
4. Membuat penilaian prestasi kerja karyawan dibawah supervisinya
5. Memecahkan permasalahan di unit nya yang tidak dapat diselesaikan
bawahannya
6. Mensosialisasikan implementasi berbagai peraturan kepada karyawan
dibawah supervisinya
C.WEWENANG 1. Mengatur penugasan beban kerja dan pendelegasian wewenang dibawah
supervisinya
2. Menggunakan sumber daya yang dimiliki di unitnya dalam rangka
pengembangan unit
3. Memberikan teguran atau pembinaan terhadap karyawan dibawah
supervisinya

Tabel III.2

Tabel Uraian Tata Kerja Penanggung Jawab Akuntansi dan Pajak Rumah Sakit Khusus
Jantung Jakarta

29
JABATAN ADMINISTRASI KEUANGAN / JASA MEDIS
A.PESRYARATA Pendidikan minimal D3 jurusan Administrasi
N JABATAN
B.URAIAN 1. Menerima dan arsipkan dokumen tukar faktur dari vendor/suplier
TUGAS 2. Rekapitulasi Rencana bayar hutang kepada suplier setiap minggunya
3. Menyerahkan berkas faktur ke bendahara untuk dibuatkan giro atau cek
saat jatuh tempo faktur tsb
4. Melakukan pengecekan terhadap utang yang sudah jatuh tempo, serta
melakukan pengecekan saldo akhir utang terhadap group
Belanja( Kelompok Anggaran)
5. Melakukan monitoring terhadap rekonsliasi atas penerimaan barang dan
pembayaran faktur
6. Melakukan monitoring terhadap pencatatan berkas – berkas utang
7. Membantu proses fotocopy arsip keuangan dan akuntansi
8. Memverifikasi jasa medis setiap hari yang akan cut of setiap akhir bulan
9. Menghitung dan merekap potongan RS jasa medis
10. Melakukan perhitungan pajak jasa medis sesuai aturan yang berlaku
11. Membuat rekapitulasi jasa medis bulanan
12. Mengajukan pembayaran jasa medis
13. Memberikan informasi jasa medis kepada masing-masing dokter
( email/hardcopy)
14. Membuat rekapituasi jasa medis yang belum dibayar
C.WEWENANG -

Table III.3

Tabel Uraian Tata Kerja Administrasi Kuangan/Jasa Medis Rumah Sakit Khusus
Jantung Jakarta

30
JABATAN PENAGIHAN PIUTANG
A.PESRYARATA Pendidikan minimal D3 jurusan Akuntansi
N JABATAN
B.URAIAN 1. Menerima berkas-berkas piutang dari Bendahara
TUGAS 2. Merapihkan dan memverifikasi kelengkapan dokumen penagihan
3. Melakukan kordinasi antar unit terkait jika ada dokumen/berkas tidak
lengkap
4. Membuat dan mengirimkan kwitansi, surat penagihan dan dokumen
penunjang ke masing asuransi/perusahaan
5. Merekonsiliasi data piutang
6. Mengklasifikasikan piutang perorangan dan perusahaan berdasarkan
umur piutang
7. Mengecek piutang yang sudah jatuh tempo dan cicilan/ pelunasan piutang
pasien dengan bagian keuangan baik perorangan,maupun perusahaan
8. Melakukan pengelolaan semua piutang baik Asuransi,perusahaan ,
perorangan dan karyawan;
9. Arsip dokumen piutang
C.WEWENANG -

Table III.4

Tabel Uraian Tata Kerja Penagih Piutang Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta

31
JABATAN PENATA REKENING RAWAT INAP DAN RAWAT JALAN
A.PESRYARATA Pendidikan minimal D3 semua jurusan/ SMU Sederajat
N JABATAN
B.URAIAN 1. Mempersiapkan kelengkapan data pasien
TUGAS 2. Melakukan verifikasi data pembebanan biaya kamar, tindakan medis
secara harian sesuai dengan slip jasa dokter dan form pemeriksaan
3. Mengumpulkan seluruh data dan bukti pendukung dari transaksi biaya
yang terjadi untuk setiap pasien;
4. Melakukan validasi data di sistem HIS (laboratorium,radiologi,farmasi
dan unit layanan medis lainnya)
5. Membuat dan memberikan informasi daftar tagihan rawat inap kepada
keluarga pasien secara rutin
6. Memonitor tagihan billing pasien setiap hari
7. Memantau pasien yang terindikasi bermasalah dalam keuangan dan
membicarakan cara penyelesaiannya
8. Memberikan informasi kepada kasir rawat inap apabila ada pasien yang
ingin membayar deposit maupun melunasi biaya perawatannya
9. Verifikasi dan melengkapi berkas pasien asuransi/ jaminan perusahaan
C.WEWENANG -

Table III.5

Tabel Uraian Tata Kerja Penata Rekening Rawat Inap dan Rawat Jalan Rumah Sakit
Khusus Jantung Jakarta

32
JABATAN KASIR
A.PESRYARATA Pendidikan minimal D3 semua jurusan/ SMU Sederajat
N JABATAN
B.URAIAN 1. Menerima pembayaran rawat inap,rawat jalan,Emergency,Farmasi dari
TUGAS pasien, baik uang muka maupun pelunasan biaya perawatan secara tunai,
kartu kredit atau jaminan perusahaan
2. Bekerjasama dengan Verifikasi Billing dalam memberikan informasi
kepada pasien mengenai biaya perawatan dan biaya operasi serta
kemungkinan adanya tambahan biaya yang akan terjadi
3. Bekerjasama dengan perawat dan dokter dalam memberikan informasi
mengenai pembayaran biaya perawatan pasien dan operasi untuk
mempermudah dalam memberikan tindakan perawatan selanjutnya
4. Memeriksa keaslian uang pembayaran pasien
5. Mengeluarkan bukti struk pembayaran pasien berikut kwitansinya sesuai
dengan jumlah biaya pelayananan kesehatan yang sudah diberikan
6. Melakukan settlement atau penutupan transaksi kartu kredit setiap akhir
shift.;
7. Membuat rekap pendapatan setiap perganitian shift
8. Melakukan pemeriksaan dan mencocokkan antara fisik uang dengan
laporan pendapatan
9. Melakukan penutupan kasir
10. Mencetak laporan pendapatan harian yang berisi data pendapatan Rawat
Inap,UGD, piutang jaminan perusahaan, Medical Check Up, Pendapatan
lain-lain dan meyerahkan kepada Bendahara
C.WEWENANG -

Table III.6

Tabel Uraian Tata Kerja Kasir Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta

33
JABATAN BENDAHARA
A.PESRYARATA Pendidikan minimal D3 Keuangan/ Akuntansi
N JABATAN
B.URAIAN 1. Menerima seluruh pendapatan rumah sakit, baik dari kasir maupun pihak
TUGAS ketiga;
2. Mencocokkan uang yang disetor oleh kasir dengan laporan pendapatan
harian kasir
3. Mencatat seluruh Penerimaan dan pengeluaran RS
4. Melaksanakan pembayaran tagihan pihak ke 3 berdasarkan bukti – bukti
yang sah
5. Mengumpulkan seluruh bukti - bukti Penerimaan dan pengeluaran dan
menandatangani jika sudah sesuai ketentuan
6. Membuat laporan pengeluaran setiap hari dan setiap bulan
7. Melakukan cash opname rutin pada akhir bulan
C.WEWENANG -

Table III.7

Tabel Uraian Tata Kerja Bendahara Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta

JABATAN STAF AKUNTANSI

A.PESRYARATA Pendidikan minimal D3 Akuntansi
N JABATAN
B.URAIAN 1. Verifikasi dan posting ke buku besar transaksi bendahara, pelunasan
TUGAS utang supplier, penerimaan kasir, pelunasan piutang, pembelian kredit
2. Rekonsiliasi data kas dan bank, utang usaha, piutang usaha
3. Rekapitulasi penambahan aset dan menghitung akumulasi penyusutan
4. Mengentri jurnal umum
C.WEWENANG -

Table III.8
Tabel Uraian Tata Kerja Staf Akuntasi Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta

34
JABATAN STAF PAJAK
A.PESRYARATA Pendidikan minimal D3 Pajak
N JABATAN
B.URAIAN 1. Melakukan identifikasi dan verifikasi dokumen yang mangandung objek
TUGAS pajak( PPn Masukan, PPn Keluaran, PPh Pasal 21, PPh Pasal 23, PPh
Pasal 4(2) )hm ,
2. Melakukan perhitungan pajak
3. Membuat SPT masa dan tahunan
4. Memberikan SPP bukti potong pajak kepada , dokter dan karyawan;
5. Melaporkan SPT ke kantor pajak
6. Melakukan rakapitulasi pajak dan mencatat dibuku pembantu pajak
7. Mengupdate peraturan perpajakan sehingga perhitungan perpajakan
sesuai peraturan yang benar
8. Melakukan cros chek pajak dengan pembagian gaji, hutang, bendahara
pengeluaran dan penerimaan
C.WEWENANG -

Table III.9
Tabel Uraian Tata Kerja Staf Pajak Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta

3.1.4 Gambar Peta Lokasi

35
 Gambar III.10
Gambar peta lokasi Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta

3.2 Pelaksanaan Kegiatan Magang

3.2.1 Metode Pelaksanaan

1. Lokasi/Tempat PKL

Tempat saya melakukan Praktik Kerja Lapangan ini di laksanakan di kantor Rumah Sakit
Khusus Jantung Jakarta (JHC) di Jl. Matraman Raya No.23, RW.1, Palmeriam, Kec. Matraman,
Kota Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 13140

2. Jadwal Waktu dan Hasil Pelaksanaan PKL

Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan selama 3 bulan dimulai pada 01 September 2020
sampai 01 Desember 2020. Sesuai dengan ketentuan yang telah di tetapkan dalam aturan.
Adapun jam kerja pada Rumah Sakit Jantung Jakarta sebagai berikut :

36
 Senin – Jum’at 07.30 – 15.30 WIB

Istirahat 12.00 – 13.00 WIB

Tabel III.11

Table Jam Operasional Kantor

3. Sistem Pelaksanaan Rolling/Tetap PKL

Perusahaan menetapkan kebijakan tidak adanya sistem rolling untuk dibagian yang saya
kerjakan ( pemberkasan).

3.2.2 Deskripsi Hasil Kegiatan Magang

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapanagan selama 3 bulan terhitung 01 September 2020

hingga 01 Desember 2020. Dibawah ini adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh penulis
selama PKL di Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta wilayah DKI Jakarta Timur yang beralamat
di Jln. Matraman Raya No 23 Jakarta Timur. Aktivitas yang selama penulis lakukan selama PKL
di RS Khusus Jantung Jakarta yaitu melakukan kegiatan surat menyurat dan pemberkasan.

1. Mempersiapkan data-data untuk di ajukan ke direksi

Sebelum memulai kegiatan penulis mempersiapkan data – data yang akan di ajukan ke
direksi yang dari staff lain. Penulis mulai kegiatan pukul 08.30 WIB sampai selesai.
2. Mengecek Email dari luar
Penulis setiap hari mngecek email yang dari luar, misal email dari Dinas Kesehatan,
BPJS Kesehatan, Vendor dan lain – lain .
3. Merekap Surat Masuk dan Keluar
Setiap hari merekap surat masuk dan keluar yang kami catat di buku dan kami salin di
excel.
4. Mengedarkan Surat
Mengedarkan surat keluar yang masih dalam lingkungan Rumah Sakit Khusus Jantung
Jantung Jakarta maupun external.
5. Mencatat Jadwal Pimpinan
mengingatkan jadwal pimpinan untuk rapat, seminar dan lain – lain .

6. Pemberkasan
37
 Diajarkan pemberkasan sesuai surat yang diterima dari luar maupun dari dalam Rumah
Sakit Khusus Jantung Jakarta, dipisah surat penting atau surat rahasia.
7. Menjaga Kerahasiaan Dokumen
Diajarkan untuk merahsiakan data – data atau dokumen – dokumen yang menyangkut
perusahaan dan karyawan.
8. Membuat Surat Keluar
Diajarjan membuat surat keluar seperti surat edaran, surat pengumuman, surat balasan.

3.2.3 PEMBAHASAN

Terkait dengan laporan “ Pengelolahan Surat Masuk dan Surat Keluar Rumah Sakit
Khusus Jantung Jakarta” Praktikan akan menjelaskan kegiatan umum perusahaan dengan bauran
Pengelolahan ialah sebagai berikut :

1. Penerimaan Dokumen Surat Masuk dan Surat Keluar

Praktikan Menerima Dokumen surat masuk dari Unit maupun dari eksternal untuk di
disposisikan ke direktur atau atasan. Sedangkan untuk surat keluar harus ada paraf dari
atasan yang bertanggung jawab mengenai surat tersebut lalu di tandatangani oleh direktur
atau atasan.
2. Merekap Surat masuk dan Surta keluar
Setelah praktikan mmenerima surat masuk dan surat keluar dari unit maupun eksternal,
praktikan merekap surat masuk dan surat keluar ke dalam excel.
3. Pengarsipan
Setelah dokumen surat masuk dan surat keluar selesai didisposiskan maupun
ditandatangani oleh direktur atau atasan, lalu praktikan mengcopy dokumen sebelum di
kembalikan di unit yang terkait dan dokumen tersebut diarsipkan kedalam ordner.

Selama Praktikan melakukan PKL di Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta melakukan
pekerjaan seperti :

38
 1) Membuat Surta Keluar

Gambar III.12

Gambar Naskah Surat Biasa

Membuat surat keluar untuk ke Internal maupun eksternal dengan format yang sudah di buat oleh
perusahaan sesuai tata naskah di rumah sakit khusus jantung jakarta.

2) Membuat Surat Undangan

39
 Gambar III.12
Gambar Naskah Surat Undangan

Membuat surat undangan untuk ke internal maupun dengan eksternal sesuai format dan
sudah sesuai dengan tata naskah di rumah sakit khusus jantung jakarta.

40
 3) Membuat surat tugas

Gambar III.13
Gambar membuat surat tugas

Membuat surat tugas untuk di tujukan kepada pegawai yang melakukan kegiatan dinas
luar. Surat di atas merupakan contoh format pembuatan surat tugas dan sesuai di tata naskah
rumah sakit khusus jantung jakarta.

3.2.4 Kendala Praktik Kerja Lapangan dan Cara Mengatasi

A. Kendala atau Hambatan saat Praktik kerja lapangan (PKL)

Kendala yang di alami penulis selama melakukan pekerjaan tetang prosedur surat masuk
dan surat keluar pada Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta meliputi :

a. Surat yang masuk ke pimpinan atau direksi harus menunggu pimpinan

b. Saat banyak rapat dokumen banyak menumpuk dan belum ditandatanganni
c. Surat sudah masuk ke direksi ternyata masih banyak kesalahan kalimat
d. Disposisi surta kurang jelas akan ditujukan ke pada siapa
e. Belum adanya kesadaran dari pegawai di Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta tentang
pengelolahan arsip

41
 f. Belum adanya kesadaran dari pegawai mengenai alur nomor surat dan alur surat
menyurat

B. Cara mengatasi kendala saat Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Cara mengatasi kendala pada saat PKL penulis melakukan pekerjaan tentang proses
pengelolahan surat masuk dan surat keluar di Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta meliputi:

1) Cara mengatasi kendala pada saat direksi saat rapat, penulis mendapatkan arahan agar
surat tidak menunggu lama penulis memilih surat yang urgent dan langsung di mitakan
tanda tangan atasan atau direksi.
2) Cara mengatasi dokumen tidak menumpuk pada saat direksi banyak rapat, penulis
melakukan dengan cara mencicil dokumen pada saat direksi selesai rapat langsung di
masukkan dan meminta tanda tangan atasan atau direksi.
3) Cara mengatasi surat pada saat pegawai meminta tanda tangan direksi, penulis
melakukan pengecekan surat sebelum masuk ke direksi dan meanyakan ulang ke pada
pegawai yang bersangutkan mengenai surat tersebut.
4) Cara mengatasi surat yang disposisi agar jelas yang dituju, penulis menanyakan kepada
direksi siapa yang dituju dalam disposisi tersebut dan apakah tindak lanjutnya.
5) Cara mengatasi pengelolahan arsip yang kurang benar, penulis melakukan pembuatan
nama arsip agar tidak salah melakukan arsip.
6) Cara mengatasi alur nomor surat, penulis melakukan pembukuan agar pegawai yang
meminta nomor surat tetap urut dan setiap hari penulis melakukan rekapan nomor surat
ke bentuk excel.

42
 BAB IV

PENUTUP

1.1 Kesimpulan

Praktik Kerja Lapangan merupakan salah satu mata kuliah program studi D3
Administrasi Bisnis yang harus ditempuh oleh mahasiswa. Selain itu Praktik Kerja Lapangan
juga merupakan salah satu syarat kelulusan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Prodi Administrasi Bisnis.

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang praktikan di Rumah Sakit Khusus Jantung Jakarta
Kota Jakarta Timur selama 3 bulan banyak bermanfaat bagi diri praktikan. Praktikan
memperoleh banyak sekali gambaran tentang dunia kerja. Praktikan dapat mengaplikasikan ilmu
yang didapat selama bangku perkuliahan dan di dunia kerja. Hal ini membuat praktikan dituntut
untuk disiplin,tepat waktu, rajin, tanggung jawab, tanggap, bias adaptasi atau bias bersosialisasi
dengan baik dan melaksanakan tugas yang diberikan kepada atasan, yang nantinya akan
bermanfaat dalam dunia kerja. Dengan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Rumah Sakit
Khusus Jantung Jakarta Kota Jakarta Timur, praktikan dapat mengambil kesimpulan dari tugas-
tugas yang diberikan, yaitu:

1. Praktikan dapat berinteraksi dan beradaptasi dengan karyawan yang mempunyai karakter
yang berbeda-beda di lingkungan kerja.
2. Praktikan dapat merasakan langsung bagaimana suasana di lingkungan kerja
sesungguhnya.
3. Praktikan dapat mengetahui aktivitas dan alur pengelolahan data arsip yang ada di Rumah
Sakit Khusus Jantung Jakarta, seperti rekap surat masuk dan surat keluar, membuat surat ,
mengarsipkan dokumen-dokumen.
4. Praktikan dapat mengetahui lebih bagaiman cara membuat surat dengan baik dan benar.
5. Praktikan dapat memahami perbedaan beberapa jenis-jenis surat

43
1.2 Saran

Selama melakukan Praktik Kerja Lapangan, praktikan menyadari masih banyak

kekurangan dalam pelaksanaan kegiatan PKL di Rumah sakit Khusus Jantung Jakarta Kota
Jakarta Timur. Adapun saran-saran yang dapat diberikan oleh praktikan untuk meningkatkan
mutu serta memperbaiki kinerja untuk pelaksanaan kerja instansi kedepanya, peranan untuk
pengelolahan surat masuk dan surat keluar di dalamnya sangatlah penting. Hal ini tentunya akan
berdampak baik bagi perusahaan untuk efektif dan efisien perusahaan.

44
DAFTAR PUSTAKA

45
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

N.I.M : 22180215
Nama Lengkap : Vina Risty Anggraeni
Tempat & Tanggal Lahir : Wonogiri, 30 Oktober 1997
Alamat lengkap : Ngebrak Kidul, Giriwoyo Rt01/Rw02
Kec. Giriwoyo, Kab. Wonogiri

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal

1. SD Negeri 1 Giriwoyo, lulus tahun 2010

2. SMP Negeri 1 Giriwoyo, lulus tahun 2013
3. SMA Negeri 1 Baturetno, lulus tahun 2016

Jakarta, 2020

Vina Risty Anggraeni

46
SURAT KETERANGAN PKL

47
NILAI PRAKTIK KERJA LAPANGAN

48
LAMPIRAN-LAMPIRAN

49