ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN ONLINE

SEPEDA MOTOR HONDA PT. SURYA ABADI MOTOR

Disusun Oleh

Egi

Mustakim
12120160

PROGRAM STUDI MANAGEMEN INFORMATIKA ( D3)

BINA SARANA INFORMATIKA
JAKARTA
2013

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin terasa maju sejalan
dengan kemajuan teknologi internet yang semakin maju.Dengan adanya teknologi

internet ini banyak manfaat yang diperoleh perusahaan diantaranya adalah

informasi antara satu pihak dengan pihak lainnya dapat dikomunikasikan dengan
baik.Informasi menjadi tidak terbatas pada waktu ataupun tempat karena melalui
media internet, informasi dapat dengan mudah di akses kapan saja, dimana saja
dan oleh siapa saja.
E-Commerce merupakan salah satu konsep dalam transaksi jual beli secara
elektronik melalui media internet.Penggunaan sistem ini sebenarnya dapat
menguntungkan banyak pihak, baik pihak konsumen, produsen maupun penjual
(retail).Konsep

online

shopping

menyediakan

banyak

kemudahan

dan

kelebihan.Hal ini lebih praktis apabila dibandingkan pelanggan berbelanja secara

tradisional, yaitu konsumen datang sendiri ke dealer.
Cara seperti ini hanya dapat melayani satu persatu setiap konsumennya secara
bergiliran, sedangkan melaui telepon konsumen tidak dapat melihat langsung
barang yang akan dibeli dalam arti harus datang ke penjual produk, mau tidak
mau harus meluangkan waktu, menyisihkan ongkos perjalanan dan tidak praktis
dalam jaman yang serba cepat sekarang ini.
Begitu juga yang terjadi pada dealer Surya Abadi Motor, transaksi yang
selama ini terjadi masih dilakukan secara tradisional dalam arti pembeli langsung
ke dealer sehingga dengan semakin banyaknya pembeli yang datang ke
dealerakan membutuhkan semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan
yang otomatis menambah biaya pengeluaran dealer, selain itu sarana promosi
dealer yang selama ini masih kurang merupakan masalah yang saat ini terjadi
pada Dealer Surya Abadi Motor. Maka dari itu pemanfaatan teknologi merupakan
salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan pembuatan web yang

berbasis E-Commerce.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk mengangkat
pemasalahan tersebut menjadi bahan penulisan Riset Teknologi Informasi dengan
judul.

ANALISA
SISTEMINFORMASI PENJUALAN ONLINE
SEPEDA MOTOR HONDA
PT. SURYA ABADI MOTOR
1.2 Maksud dan Tujuan Penulisan
Adapun maksud tujuan penulisan makalah ini antara lain :
Untuk melengkapi tugas Ujian Akhir Semester 4 mata kuliah ANALISA &
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI .
1.3 Ruang lingkup penelitian
Penentuan ruang lingkup penelitian dimaksudkan oleh penulis untuk lebih
memfokuskan tema pokok penulisan dan membatasi lingkup bahasan pada halhal tertentu ,batasan masalah yang akan di bahas adalah :

Penyajian informasi penjualan meliputi informasi jenis produk dengan

fasilitas katalog, pemesanan, konfirmasi pembayaran dimana pembayarannya
melalui transfer rekening bank yang ditentukan oleh DealerSurya abadi
motor.

Sistem Penjualan Online dengan menggunakan database MySQL dan bahasa

script PHP serta tampilan web site dengan Macromedia Dreamweaver.

Produk yang digunakan sebagai objek penjualan adalah produk-produk

sepedamotorHonda.

1.4 Metodologi Penelitian

Dalam proses pengembangan sistem informasi digunakan metodologi
System Development Life Cycle (SDLC) dengan tahapan sebagai berikut (Susanto,
2002):
1. Tahap Perencanaan ( System engineering)
Pada tahap ini dilakukan identifikasi sistem dan prosedur yang ingin dibuat,
dengan menetapkan hasil seperti apa yang diharapkan dari sistem dan prosedur
yang ingin dirancang pada Dealer.
2. Tahap Analisis
Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap sistem dan prosedur yang biasa
dilakukan dan penentuan fungsi-fungsi pelayanan.
3. Tahap Desain
Desain adalah suatu kegiatan untuk menentukan konsep dasar rancangan dari
suatu program yang akan dibuat sehingga diharapkan dengan desain yang baik,
maka para penguna akan merasa nyaman dalam menggunakan program
aplikasi tersebut.
4. Pengkodean ( coding )
Pengkodean adalah suatu kegiatan yang berguna untuk mengimplementasikan
konsep dasar dari tahap sebelumnya yaitu tahap desain kedalam bahasa
Pemrograman.
5. Tahap Evaluasi

Pada tahap ini dilakukan uji coba sistem dan prosedur yang telah selesai
disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem
tersebut sesuai dengan karakteristik yang ditetapkan.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan
Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan
untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja
Praktek ini.

BAB I

PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara
umum,maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi
permasalahan,metode penelitian , serta sistematika penulisan
secara keseluruhan.

BAB II

LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem,
danperalatan pendukung (tools sistem).

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat
umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan
danstruktur organisasi dan prosedur system berjalan ,diagram alir
data(DAD) system berjalan, kamus data system berjalan yang
memilikisub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran,
bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif
pemecahan masalah.

BAB IV

PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran
yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja
Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi PT. Surya Abadi Motor
dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.

BAB II
LANDASAN TEORI

Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1. Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan

sistem

yang

lebih

menekankan

pada

elemen

atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Sistem adalah kumpulan dari elemen elemen yang bereaksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu .
Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Mempelajari suatu sistem akan lebih
mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah suatu sistem itu. Lebih lanjut
pengertian tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengan
demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting di dalam pendekatan
untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan
dari

eemen-elemen

atau

komponen-komponen

atau

subsistem-subsistem

merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena
kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistemsistem bagian.

2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat tertentu, sebagai berikut :

Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem.

Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan
ruang lingkup dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi

operasi

sistem.

Lingkungan

luar

sistem

dapat

bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu subsitem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung

satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.

Masukan Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Sebagai contoh
di dalam sistem komputer, energi untuk dapat mengoperasikan komputer adalah
program dan data yang akan diolah menjadi informasi.

Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.

Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai sasaran ( objective ). Sasaran sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan
sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran.

2.3 Klasifikasi Sistem

Sistem juga dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, antara lain
sebagai berikut :

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem

abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

Sistem yang diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan

manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang tidak melalui proses alam (tidak
dibuat oleh manusia). Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh
manusia.

Sistem yang diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah yang sudah dapat diprediksi.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa

depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan terbuka. Sistem tertutup

adalah sistem yang tidal berhubungan dan tidal dipengaruhi oleh lingkungan
luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan atau terpengaruh
oleh lingkungan luarnya.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem
yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :

A. Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data
didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga
merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam
pengguna data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai
berikut :
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external
entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar
3. Tahapan Pembuatan DAD
Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat
konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang aka
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan
sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam
diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol

B.Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah
katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasipendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang
mengalirpada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi
tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih
detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu
juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data
disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan .
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data
yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga
mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut
tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya
dengan mudah di kamus data.

2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai
nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
3. Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk
dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah,
tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data
dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari
arus data di dalam data flow diagram.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat
di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data
harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus

data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak
menunjukkan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.
C. Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan
Notasi Struktur Data.
1. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari
simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi
X

Keterangan
Setiap karakter

Angka Numeric

Karakter Alfabet

Angka nol tampilan sebagai spasi

Kosong

Titik sebagai penulisan ribuan

Koma sebagai pemecah pecahan

Hypen sebagai tanda penghubung

Slash sebagai tanda pembagi

1. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan
item data,sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan
dengamenyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi
lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya
bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi
tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Tabel II Notasi Struktur Data

Notasi
=

Keterangan
Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari
(CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)

AND

[]

Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen

data didalam kurung bracket ini)

N Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]

N[]M
()
Alias

Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi

mulai minimum N kali dan maksimum M kali)
Optional (elemen data didalam kurung parenthesis
sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
Nama lain untuk data

* atau **

Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

Indentefier data store

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan
oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual.
Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan
adanya peraturan - peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.
Pada PT.Surya Abadi Motor setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh
Direktur yaitu pemimpin sekaligus pemilik dari PT. Surya Abadi Motor secara
tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap arsip-arsip yang
berhubungandengan penjualan. Arsip yang mendukung proses penjualan tidak
sedikit jumlahnya,dan semua arsip-arsip tersebut sudah terkomputerisasi semua
jadi Direktur dapat lebih mudah memeriksanya.Untuk itulah pertama-tama kami
akan membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur
organisasi perusahaan ini.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT.Surya Abadi Motor terdapat
aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan
garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut
sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur
organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Kuliah Kerja
Praktek (KKP) ini sebagai berikut :

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT.Surya Abadi Motor berdiri pada bulan 1 November 2010 dan pemilik
perusahaan ini bernama Andry Ngadiyoto. Beliau sebelumnya juga pernah
membuka perusahaan yang serupa yang berlokasi di suatu daerah di provinsi
banten. Untuk mengembangkan usahanya di bidang penjualan sepeda motor maka
beliau mendirikan PT.Surya Abadi Motor.
PT.Surya Abadi Motor terletak di komplek ruko di daerah Jakarta Barat.
Lokasinya pun cukup strategis karena berada di jalur utama antara Jakarta dan
Tangerang.
PT.Surya Abadi Motor memiliki 25 pegawai dimana semuaanya memiliki
tugas yang berbeda-beda. 13 orang sebagai marketing, 4 pegawai sebagai bagian
admin, 2 pegawai bagian keuangan, 1 pegawai bagian gudang dan 4 pegawai
sebagai bagian pengiriman, dan satu orang PIC (Manager Dealer).
PT.Surya Abadi Motor adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjulan
sepeda motor Honda.Penjualan

bersifat local dengan cangkupan penjualan

meliputi wilayah daerah Tangerang, Jakarta dan sekitarnya ( Jadetabek ).

VISI SURYA ABADI MOTOR

Menjadi Dealer resmi Honda yang besar dan mapan.Memajukan perusahaan dan
memberikan kesejahteraan karyawan.Serta memberikan pelayanan dan service
terbaik kepada konsumen.

MISI SURYA ABADI MOTOR

1. Wining Team
Kerjasama dan disiplin kerja karyawan harus yang terbaik demi menciptakan
team yang kuat dan solid secara professional
2. Winning Servisi
Memberikan pelayanan dan service terbaik kepada konsumen sehingga surya
motor dapat menjadi perusahaan yang dikenal sangat bagus pelayanannya
terhadap konsumen
3. Winning Strategy
Selalu mencari ide-ide tang baru untuk memajukan perusahaan dan
merencanakan serta menjalankan ide tersebut dengan cepat, matang dan tepat
sehingga menjadi perusahaan yang berkembang maju dan terdepan
4. Winning Oppurtunity
Memperhatikan dan memanfaatkan kesempatan yang terbaik untuk mencapai
visi perusahaan

3.2 .2 Struktur Organisasi

Sruktur organisasi merupakan hal penting dalam suatu organisasi, sebab
struktur organisasi yang baik akan memungkinkan kerjasama yang baik pula,
antara pimpinan dengan pegawai yang ada dalam organisasi untuk mencapai
tujuan dari organisasi.
Dengan adanya struktur organisasi yang baik akan diperoleh aturan kerja
yang jelas dan terperinci mengenai semua kegiatan berikut pembagian tugas
sehingga

tidak

terjadi

kesalahpahaman

dan

kesimpangsiuran

dalam

melaksanakan kegiatan-kegiatan guna mendapatkan hasil yang maksimal dan

mencapai tujuan organisasi sesuai dengan yang diharapkan.
Struktur organisasi yang ada pada PT.Surya Abadi Motoradalah sebagai berikut :

DIREKTUR

DIREKSI

PIC

SALES
KOORDINATOR

SALES

KEUANGAN

ADMINISTRASI

SALES

GUDANG

PENGIRIMAN

Uraian Tugas
Berdasarkan Struktur Organisasi pada pembahasan diatas, penulis
mencoba menerangkan uraian tugas dan kerja pada tiap bagian Struktur
Organisasi, terutama berhubungan dengan permasalahan yang dibahas.
Adapun uraian tugas dari setiap posisi dalam struktur organisasi pada
PT.Surya Abadi Motor adalah sebagai berikut :
a

Direktur
1 Menyusun suatu rencana dan menetapkan strategi untuk menjamin
kesinambungan operasi perusahaan yang makin maju.
2 Mendelegasikan pelaksanaan rencana-rencana tersebut pada manajer.

3 Melakukan

suatu

tindakan

korektif

terhadap

penyimpangan-

penyimpangan yang terjadi.

4 Meninjau

dan

memperhatikan

perkembangan

perusahaan

dan

penamahan modal perusahaan.

b. Direksi
1. Berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan
untuk kepentingan perseroan
c. PIC (Personal In Charge)
1

Bertanggung jawab dalam pengawasan dan kemajuan perusahaan.

Mengambil keputusan dan mengatur semua kinerja dalam perusahaan.

Mengkoordinasi bawahannya agar dapat bekerja sama dalam usaha

mencapai tujuan.

Administrasi
1

Mempunyai tugas mencatat transaksi penjualan.

Bertanggung jawab memberikan laporan keuangan bulanan kepada

Manajer.

Memeriksa data pengeluaran dan pemasukan.

e. Sales Koordinator
1. Mengkoordinir tim penjualan, agar dapat meningkatkan tingkat
penjualan dan apakah penjualan sesuai dengan target.
2. Membuat strategi-strategi penjualan dan mensosialisasikan kepada tim
sales.
3. Memberikan laporan penjualan tim sales baik itu mingguan, bulanan
atau tahunan.
4. Memonitoring aktivitas tim sales.
f. Sales

1. Menjual produk sebanyak mungkin atau sesuai dengan target yang

ditentukan
2. Menjelaskan kegunaan atau manfaat (kelebihan) produk yang
dipasarkan
3. Melayani customer yang ada dengan baik sehingga mau membeli
produk yang dijual.
g. Bagian Pengiriman
1. Memastikan unit kendaraan yang akan dikirim dalam kondisi yang
baik
2. Mengantarkan unit kendaraan sampai lokasi pengriman

Bagian Keuangan
1

Mengatur semua keperluan keuangan yang telah disetujui oleh

Manajer.

2
i

Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang perusahaan.

Bagian Gudang
1

Mencatat barang yang masuk dan barang yang keluar.

Bertanggung jawab atas persediaan barang yang ada.

3.3. Prosedur sistem berjalan

Pada bagian Prosedur Penjualan ini dijelaskan prosedur kerja dari Perusahaan,
yaitu sebagai berikut :
1. Proses Pemesanan Barang
Proses pemesanan barang diawali dengan pengiriman surat penawaran
oleh salesman kepada customer. Setelah melihat surat penawaran dan
memutuskan barang apa saja yang ingin dipesan, maka customer memberikan

Purchase Order (PO) kepada PT. Surya Abadi Motor melalui salesman atau
faxcimile.
2. Proses Pembayaran Tunai
Setelah PO di terima dari customer, PO di cek terlebih dahulu seperti
stock, harga dan diskonnya.PO tidak langsung diproses tetapi menunggu
pembayaran dulu dari customer, setelah bukti pembayaran diterima berupa
bukti transfer lalu di buatkan nota penjualan, yang nanti asli dari nota
penjualan diberikan ke customer dan copy nota penjualan disimpan sebagai
arsip penjualan.
3. Proses Pengiriman Barang
Setelah bukti transfer diterima, surat jalan untuk pengiriman barang
dibuat oleh staff gudang, dengan melihat terlebih dahulu data barang, copy
nota penjualan dan copy PO. Sebelum dikirim terlebih dahulu barang
diperiksa kuantitas dan nama barang oleh staff gudang agar sesuai dengan
surat jalan setelah itu bagian pengiriman barang mengirim kepihak customer
dengan surat jalan. Setelah barang diterima customer maka customer akan
menerima bukti penerimaan barang berupa copy surat jalan berwarna merah
dan asli surat jalan berwarna putih dibawa lagi oleh bagian pengiriman
barang untuk dijadikan arsip.
4. Proses Pembuatan Laporan
Merupakan proses terakhir yaitu melaporkan kegiatan penjualanan
setiap bulannya kepada direktur perusahaan yang data-datanya diambil
berdasarkan PO, Nota Penjualan, Bukti Transfer, Surat Jalan.

Gambar I Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar II Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III Diagram Detail Sistem Berjalan

Keterangan :
SP
:Surat Penawaran
PO
:Purchase Order
SJ
:Surat Jalan
NP
:Nota Penjualan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Surya
Abadi Motor adalah sebagai berikut :
3.5.1 Dokumen Masukan Purchase Order
Nama arus
Alias
Bentuk data
Arus data
Penjelasan
Periode
Volume
Sturktur data
Header

:
:
:
:

Purchase Order
PO
Manual
Customer - Proses 1.0
Proses 1.0 - Salesman
Sebagai salah satu persyaratan
:
pemesanan barang
: Setiap melakukan pemesanan barang
: 1 - 10 surat
: Header + Isi
Judul + Tahun + no_PO + Tanggal +
= Dipesan Oleh + telp +
cara_pembayaran

No_po
Tgl_po
Cara_pembay
aran
Isi

= *terdiri dari 10 digit*

= Tgl+Bulan+Tahun
= [Tunai | Kredit]
1{no + nama _barang + kuantitas +
= harga_satuan + diskon + jumlah +
keterangan + total}10

3.5.2 Dokumen Keluaran Surat Penawaran

Nama arus
Alias
Bentuk data
Arus data

:
:
:
:

Penjelasan

Periode
Volume
Sturktur data

:
:
:

Header

Tanggal
Nama_perusah
aan
nama_custome
r

Isi

=
=

Surat Penawaran
SP
Manual
Salesman - Proses 1.0
Proses 1.0 - Customer
Surat yang berisi spesifikasi harga dan
jenis produk yang ditawarkan
Setiap melakukan penawan barang
1 25 surat
Header + isi
Nama_perusahaan + nama_customer
+ no_surat + Tanggal + nama_kota
Tanggal + Bulan + Tahun
Nama_perusahaan + Alamat +
No_telepon
Nama _customer + alamat +
No_telepon
Nama_produk + Merk + harga +
cara_pembayaran + pengiriman +
kapasitas_bulan

3.5.3 Dokumen Keluaran Nota Penjualan

Nama arus
Alias
Bentuk data
Arus data

:
:
:
:

Penjelasan

Periode
Volume

:
:

Nota Penjualan
NP
Manual
Proses 2.0 Customer
Proses 2.0 - Arsip Penjualan
Surat yang berisi spesifikasi harga dan
jenis produk yang dipesan
Setiap melakukan transaksi penjualan
1 - 20 surat

Sturktur data

Header

No_nota
Tanggal
Nama_perusah
aan
nama_custome
r

=
=

Isi

=
=

Header + isi
Nama_perusahaan + nama_customer
+ no_nota + Tanggal + nama_kota
*terdiri dari 10 digit*
Tanggal + Bulan + Tahun
Nama_perusahaan + Alamat +
No_telepon
Nama _customer + alamat +
No_telepon
Nama_produk + Merk + harga +
kuantitas

3.5.4 Dokumen Keluaran Surat Jalan

Nama arus
Alias
Bentuk data
Arus data

:
:
:
:

Penjelasan

Periode
Volume
Sturktur data

:
:
:

Header

No_SJ
Tanggal
Nama_perusah
aan
nama_custome
r

=
=

Isi

=
=

Surat Jalan
SJ
Manual
Gudan - Proses 3.0
Proses 3.0 - Customer
Sebagai syarat sah dalam pengiriman
barang
Setiap melakukan pengiriman barang
1 - 10 surat
Header + isi
Nama_perusahaan + nama_customer
+ no_sj + Tanggal + nama_kota
*terdiri dari 10 digit*
Tanggal + Bulan + Tahun
Nama_perusahaan + Alamat +
No_telepon
Nama _customer + alamat +
No_telepon
1{jumlah + satuan + Nama_produk +
ket}

3.7. Permasalahan
Sistem penjualan yang telah berjalan di PT. Surya Abadi Motor umumnya
telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses transaksi pembayaran

sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem

tersebut.
Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :
1. Sering terjadi selisih dalam masalah stock barang digudang dikarenakan
kurang telitinya staff gudang yang terkadang stok tidak sesuai dengan persediaan
barang.
2. Dalam kegiatan sehari hari sistem yang digunakan sering mengalami
masalah dan proses pengolahan datanya agak lama.
3. Kapasitas memori komputer yang digunakan kurang mencukupi sehingga
dalam proses pengolahan datanya menjadi agak lama.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk Mengatasi masalah tersebut disarankan :
1. Karyawan atau karyawati yang bertugas mengecek secara langsung stok
persediaan barang digudang.
2. Supaya disiplin agar tidak lalai setiap sales yang akan mengambil barang di
gudang harus membuka DO (Delivery Order) hari itu juga dan Kepala gudang
akan memberikan barang tersebut setelah DO diterima.

BAB IV
PENUTUP

5.1. Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari penulisan skripsi ini adalah
1. Sistem penjualan motor ini merupakan aplikasi sistem komputerisasi yang
dibuat berbasis web dan memuat database pengolahan data penjualan secara
terpusat sehingga dalam pengolahan data menjadi lebih mudah.
2. Sistem Informasi penjualan berbasis web pada Dealer Surya Abadi Motor
memiliki beberapa keuntungan, sebagai berikut :
a. Dapat diakses dari mana saja kapan saja melalui jaringan internet.
b. Dapat mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia (human
error).
c. Dapat menambah keuntungan dari transaksi online dan menekan biaya
pengeluaran untuk membayar tenaga kerja,
d. Sebagai sarana promosi dan publikasi yang lebih efektif.
5.2. Saran
Berdasarakan kesimpulan di atas, maka penulis bermaksud memberikan
saran sebagai alternative pemikiran dengan harapan agar aspek ilmu pengetahuan
tidak bersifat monoton dan terpaku pada disiplin dari ilmu pengetahuan itu
sendiri.
Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi web yang telah dibuat hendaknya dioperasikan secara baik dan benar
untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
2. Pemakai komputer (user) lebih mengutamakan pengetahuan tentang
hardware dan software secara seimbang.dalam membantu kelancaran
penerapan teknologi komputer serta paham tentang teknologi berbasis
internet serta teknologi client server.

3. Sebelum menetapkan teknologi berbasis web pada suatu bidang sebaiknya

pengelola akan lebih mudah menjalankan aplikasi serta mengerti akan proses
dalam menyelesaikan masalah yang ada di dalam bidang tersebut.
4. Untuk meningkatkan kinerja serta untuk mengembangkan aplikasi ini maka
sebaiknya diadakan pengembangan aplikasi mulai dari tampilan halaman web
sampai dengan maintenance.

DAFTAR PUSTAKA
Susanto,2002 . Metodelogi Sistem Development Life Cyclr (SDLC)
Raymond Mcleod JR,2001. Pengertian Database
Munawar,Graha ilmu 2005. Pemodelan visual dengan UML
Internet