BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer dan sistem-sistemnya

sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu
Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer
karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-perusahaan yang

menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini
disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal hubungan
manajemen perusahaannya dengan sistem komputer. Dengan menggunakan
komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah
dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih
aman dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang diinginkan.

CV. Mekar Mandiri adalah salah satu perusahaan manufaktur yang

memproduksi perlengkapan interior decoration. Analisis terhadap sistem
penjualan barang yang ada dalam perusahaan dilakukan untuk mengidentifikasi
kelemahan yang ada dan mengusulkan langkah-langkah untuk perbaikannya.

Pengertian sistem penjualan sendiri yaitu sekelompok unsur atau bagian

yang saling berhubungan dan berfungsi secara bersama-sama sesuai tugas masing-
masing untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sebuah perusahaan dapat
dikatakan maju jika sistem penjualan barang yang diterapkan berjalan dengan
baik.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai permasalahan penjualan barang yang ada
pada CV. Mekar Mandiri, maka penulis tertarik untuk mengambil judul “Analisa
Sistem Penjualan Barang CV. Mekar Mandiri”.

1
1.2 Maksud & Tujuan

Maksud Penulisan laporan analisa sistem penjualan barang ini yaitu:

a. Menganalisa prosedur sistem yang berjalan pada perusahaan CV. Mekar

Mandiri
b. Menganalisa permasalahan dan kelemahan yang ada pada perusahaan.
c. Memberikan infomasi kepada pihak-pihak yang mebutuhkan.
d. Mengidentifikasi kelemahan prosedur sistem penjualan barang yang ada.

Sedangkan tujuan dari penulisan laporan ini yaitu untuk melengkapi dan
memenuhi salah satu tugas UAS mata kuliah Metode Penelitian.

1.3 Metode Penelitian

Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode

penelitian deskriptif analitis, yaitu metode mengumpulkan, menyajikan serta
menganalisa data sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas atas
objek yang diteliti untuk menarik kesimpulan.

Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah:

1. Metode Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang dilakukan penulis
kepada pimpinan perusahaan guna mendapatkan informasi secara terperinci
mengenai kegiatan penjualan barang dan organisasi yang ada di dalamnya.

2. Metode Observasi

Metode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan penulisan laporan ini.

2
3. Metode Browsing

Metode ini dilakukan dengan mengujungi situs internet untuk membandingkan

beberapa makalah yang ada dengan laporan yang penulis tulis yang tujuan
melengkapi kekurangan pada laporan yang penulis buat.

1.4 Ruang Lingkup

Agar laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan
meliputi:

1. Prosedur pemesanan barang;

2. Prosedur pembayaran secara tunai;
3. Prosedur pengiriman barang serta
4. Prosedur pembuatan laporan bulanan penjualan barang.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan yang ada dalam penulisan

laporan ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk
mempermudah pembaca memahami laporan analisa sistem informasi penjualan
barang ini.

BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai latar belakang secara
umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode penulisan yang
digunakan, serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menguraikan mengenai pembahasan teoritis sebagai
landasan berfikir dan konsep-konsep yang digunakan sebagai acuan dalam
penulisan ini yaitu sistem informasi.

3
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai profil perusahaan,
sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, tujuan perusahaan, pemasaran
yang dilakukan, struktur organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir
data sistem berjalan, serta dokumen-dokumen yang terkait.

BAB IV PENUTUP
pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari
seluruh pembuatan laporan analisa sistem penjualan barang.

4
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Dalam era globalisasi dan semakin meningkatnya sistem informasi

perkembangan teknologi dan semakin jauhnya spesialisasi dalam perusahaan serta
semakin banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi besar, sehingga hampir
semua perusahaan sudah dan mungkin wajib menggunakan sistem, baik sistem
yang sifatnya manual maupun yang sifatnya sudah terkomputerisasi. Dengan
demikian tidak heran kalau sistem itu sendiri banyak dipelajari dan dianalisa.
Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan bagian-
bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi
satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem
merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga
banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Gordon B. Davis, Sistem ialah seperangkat unsur-unsur yang terdiri

dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk
maksud dan tujuan bersama. Sedangkan menurut Raymond Mc. Sistem ialah
sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
suatu tujuan.

Informasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk atau sesuatu yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Kualitas Informasi diukur dari segi :
1. Akurat : informasi bebas dari kesalahan dan bebas dari bias
2. Relevan : informasi harus benar sesuai kebutuhan bagi pihak yang
membutuhkan informasi

5
 3. Tepat waktu : informasi harus diberikan tepat pada waktu nya

Definisi Sistem Informasi sendiri yaitu Suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
Komponen dari Sistem Informasi antara lain :
1. Perangkat keras (Hardware)
2. Perangkat lunak (Software)
3. Database
4. Prosedur
5. Personil / Orang
6. Jaringan komputer dan komunikasi data

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Ladjamudin (2008:10) ”memahami dan mengembangkan suatu sistem,

maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang
membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem
mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, sebagai berikut :

Karakteristik sistem terdiri dari 8 aspek yaitu :

1. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang
artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari
sistem.

2. Lingkungan Luar (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.

6
3. Batasan (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luar.

4. Jalinan (Interface)
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang
lainnya.
5. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.Masukkan dapat berupa
maintenance input dan signal input.

6. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukkan menjadi keluaran.

7. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna.

8. Sasaran/ Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan
keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah

sebagai berikut ini :

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

7
 Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
nampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada
secara fisik.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang
dirancang oleh manusia.

c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic

Sistem Determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi.
Sedangkan Sistem Probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya
belum diprediksi karena mengandung Probabilistic.

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sedangkan Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang
baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :

A. Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data
didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga
merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

2. Simbol-Simbol Dalam DAD

Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :

8
a. Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data. External Entity ini dapat berupa orang
atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari
sistem.

b. Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses
pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin, atau
computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

c. Alir Data (Data Flow)

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses
sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau
informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara
proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external
entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama
sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.

d. Simpanan Data (Data Store)

Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic,
file disket, dan file hard disk. Data Store ini juga berkaitan dengan
penyimpanan folder.

3. Aturan Main DAD

9
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan
data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external
entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.

4. Tahapan Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat
konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan
sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam
diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

B. Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah
katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Dengan kamus
data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan

10
lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang
mencakup proses, data flow dan data store. Fungsi dari kamus data adalah
sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup
proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan
kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-
laporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka
yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang
suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan
mudah di kamus data.

2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai
nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

3. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk
dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah,
tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data
dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

11
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari
arus data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.

6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat
di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data
harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus
data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak
menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.

12
C. Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi
Struktur Data.

1. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari
simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Angka Numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong
. Titik sebagai penulisan ribuan
, Koma sebagai pemecah pecahan
- Hypen sebagai tanda penghubung
/ Slash sebagai tanda pembagi

Tabel 2.1 Notasi Tipe Data

13
2. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan
item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi
lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya
bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi
tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Notasi Keterangan
= Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF)
atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)
+ AND

[] Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data

didalam kurung bracket ini)
I Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]

N[]M Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi mulai

minimum N kali dan maksimum M kali)
() Optional (elemen data didalam kurung parenthesis sifatnya
optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
*atau** Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

@ Indentefier data store

Alias Nama lain untuk data

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data

14
 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan
oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual.
Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan
adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.

Pada CV. Mekar Mandiri setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh Pimpinan dari
CV. Mekar Mandiri secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan
terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang mendukung
proses penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut aya yang
masih bersifat manual, adapun yang sudah terkomputerisasi dengan baik. Sistem
yang sudah terkomputerisasi dengan baik memudahkan pimpinan dalam
memeriksa data yang ada. Untuk itulah pertama-tama kami akan membahas
mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur organisasi perusahaan
ini.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatannya CV. Mekar Mandiri ini memiliki visi dan
misi perusahaan yang cukup baik akan tetapi struktur organisasi yang ada pada
perusahaan ini belum terkoordinasi dengan baik, struktur organisasi yang
digunakan dalam perusahaan ini yaitu struktur organisasi fungsional dimana
struktur organisasi seperti ini mempunyai kelemahan kurangnya batasan antara
karyawan dengan pimpinan, yang sering kali menyebabkan koordinasi kurang
efektif.

Penulis akan menguraikan mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan,

cara pemasaran dan struktur organisasi yang ada pada perusahaan ini. Antara lain
sebagai berikut:

15
3.2.1 Sejarah Perusahaan

CV. Mekar Mandiri merupakan salah satu perusahaan yang bergerak

dibidang manufaktur. Perusahaan ini terletak di Jln. Pelabuhan II Km.3 No.404,
Perusahaan ini membeli bahan baku dari Perusahaan Terbatas lalu mengolahnya
menjadi barang jadi kemudian menjualnya secara kredit maupun tunai ke
beberapa pedagang eceran, toko, dan para pelanggan lainnya di Sukabumi.

CV. Mekar Mandiri didirikan oleh Bpk. Hermawan dan dikelola oleh anak
dari Bpk. Hermawan sendiri yaitu Agun Pragiawan. CV. Mekar Mandiri ini
berdiri pada tanggal 14 Januari 2011 dengan usaha memproduksi Gorden import
maupun lokal dan telah memiliki SITU (Surat Izin Tempat Usaha), SIUP (Surat
Izin Usaha Perdagangan), NRB (Nomor Rekening Bank), NPWP (Nomor Pokok
Wajib Pajak) serta PPKP (Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak).

Perusahaan ini memproduksi barang dagangannya sendiri. Mulai dari

proses pemilihan bahan baku sampai dengan menjadi barang jadi atau barang siap
jual.

Perusahaan interior decoration ini menjual berbagai macam kain bahan

import maupun lokal, Gorden vertical blind, Horizontal blind, Wooden blind,
Roller Blind, Roman Shade, Folding Door, berbagai macam Rell Gorden,
berbagai macam Aksesoris Gorden, juga menyediakan Bed Cover, Sprey dll. Cara
yang digunakan dalam proses pemasaran barang yaitu menjual barang dagang
langsung di toko dan juga menerima pesanan melalui telepon atau faks.

Sistem transaksi yang dilakukan dalam perusahaan ini yaitu sistem

permanen (perpetual system), dimana pencatatan atas persediaan barang dagang
dilakukan secara terus-menerus/ continue, yaitu setiap transaksi yang
mempengaruhi persediaan barang dagang dicatat kedalam akun persediaan barang
dagang.

16
3.2.2 Visi Perusahaan

Visi yaitu sasaran atau tujuan yang menjadi pandangan jauh kedepan.

a. Ingin menjadi perusahaan yang semakin sukses;

b. Menjadi perusahaan yang unggul diantara perusahaan interior lainnya.
c. Dapat membuka cabang kembali;
d. Dapat Memuaskan konsumen serta;
e. Mengembangkan ide dan peluang usaha yang ada dikemudian hari;

3.2.3 Misi Perusahaan

Misi yaitu langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai Visi.

a. Mengikuti seminar dan pelatihan entrepreuneur;

b. Promosi;
c. Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain;
d. Meningkatkan minat dan daya beli konsumen dengan kualitas dan mutu
barang yang baik serta;
e. Pembaharuan terhadap model-model baru.

3.2.4 Tujuan Perusahaan

Memperoleh laba dan menjaga kelangsungan pertumbuhan usaha dalam jangka

waktu yang tidak terbatas.

3.2.5 Pemasaran

Cara yang digunakan di perusahaan ini dalam memasarkan barang, yaitu :

a. Penjualan dilakukan di toko.

b. Penyaluran barang pada pedagang eceran.
c. Pengajuan Surat Permohonan Penjualan.

17
3.2.6 Struktur Organisasi

Untuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan organisasi.

Organisasi yang baik dalam perusahaan adalah yang berdasarkan perencanaan
mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara melaksanakan
pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang
memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan
orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.

Perusahaan ini memiliki 1 pimpinan dan 23 pegawai yang terdiri dari Bag.
Produksi, Bag. Admin, Bag. Gudang, dan Bag. Pemasaran. Pada perusahaan ini
struktur organisasi yang digunakan yaitu struktur organisasi fungsional. Yang
dimaksud struktur organisasi fungsional yaitu bentuk organisasi yang
penyusunan-nya didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.
Seperti admin, produksi, teknik, pemasaran dll. Ciri organisasi yang
menggunakan struktur organisasi fungsional yaitu:
1. Pembidangan tugas dapat dibedakan dengan jelas
2. Spesialisasi karyawan dapat berkembang optimal
3. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan.

Tujuan suatu perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu :

1. Membedakan suatu pekerjaan.
2. Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau tugas-tugas,
sehingga kegiatan pekerjaannya akan lebih efektif.
3. Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan.
4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi
usaha.

18
 Struktur Organisasi CV. Mekar Mandiri

19
Gambar III.1 Struktur Organisasi CV. Mekar Mandiri
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:

a. Pimpinan
Sebagai pemimpin dan pemegang perusahaan serta berwenang dalam
memberikan pengarahan dan mengawasi kinerja dari pegawai / staff-staff.
b. Bag. Produksi I
Bertugas dalam melakukan proses produksi yaitu mengubah bahan baku
menjadi barang jadi belum siap jual.
c. Bag. Produksi II
Bertugas dalam melengkapi proses produksi sehingga barang siap untuk
dipasarkan atau dijual
d. Bag. Admin
Sebagai pengelola administrasi perusahaan dan mengatur data-data yang
masuk ke perusahaan maupun data yang dikeluarkan oleh perusahaan.
e. Bag. Pemasaran
Selain bertugas memasarkan atau mempromosikan barang kepada konsumen,
bagian pemasaran juga bertugas melakukan pemasangan dan pengiriman
gorden.
f. Bag. Gudang
Mendata stok barang yang masuk dan keluar berdasarkan arsip stok barang.

20
3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan dalam sistem penjualan barang di CV. Mekar

Mandiri masih bersifat manual yakni belum terkomputerisasi dengan baik, akan
tetapi dalam data-datanya masih dicatat dalam bentuk pembukuan dan
pengarsipan. Berikut adalah prosedur sistem berjalan yang ada di CV. Mekar
Mandiri

a. Prosedur Pemesanan Barang

Proses pemesanan barang diawali dengan pengiriman surat penawaran
oleh bag. pemasaran kepada customer berdasarkan data barang. Setelah
melihat dan memutuskan barang apa saja yang akan dipesan, selanjutnya
customer memberikan PO kepada CV. Mekar Mandiri melalui bag.
Pemasaran.

b. Prosedur Pembayaran
Setelah PO diterima dari customer, PO di cek terlebih dahulu seperti stok,
harga dan diskonnya. PO akan di proses kemudian diarsipkan kedalam
arsip PO jika customer sudah melakukan pembayaran tunai kepada
bag.admin, berdasarkan arsip PO selanjutnya bag.admin membuatkan nota
penjualan kepada customer sedangkan copy nota penjualan di arsipkan ke
dalam arsip penjualan .

c. Prosedur Pengiriman Barang

Bag.admin membuatkan surat jalan untuk bag.pemasaran berdasarkan
arsip penjualan. Sebelum dikirim barang terlebih dahulu diperiksa oleh
bag. pemasaran agar sesuai dengan surat jalan. Selanjutnya bag.
Pemasaran mengirimkan barang kepada customer dengan menyertakan
surat jalan yang berjumlah 2 rangkap. Setelah barang diterima oleh
customer, maka customer akan menerima copy surat jalan. Sedangkan
surat jalan asli dibawa kembali untuk kemudian diarsipkan kedalam arsip
penjualan.

21
 d. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan pimpinan akan menerima laporan bulanan dari bag.
Pemasaran yang dibuat berdasarkan data penjualan, arsip penjualan dan
arsip penjualan.

3.4 Diagram Alir Data (Diagram Flow Data)

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

22
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

23
Gambar III.4 Diagram Detail Proses 1 Sistem Berjalan

24
Gambar III.5 Diagram Detail Proses 2 Sistem Berjalan

25
 Gambar III.6 Diagram Detail Proses 3 Sistem Berjalan

Keterangan:

SP : Surat Penawaran
NP : Nota Penjualan
SJ : Surat Jalan
PO : Purchase Order

26
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan yang digunakan pada pembelian bahan
baku CV. Mekar Mandiri yaitu sebagai berikut:

1. Dokumen Masukan
a. Purchase Order
Nama Arus : Purchase Order

Alias : PO

Bentuk Data : Manual/Cetakan Komputer

Arus Data : Customer - proses 1.0

Proses 1.0 - bag.pemasaran

Proses1.0 - arsip PO

Arsip PO - proses 2.0

Arsip PO - proses 4.0

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pemesanan

Periode : Setiap terjadinya pemesanan

Volume : 1-5 per bulan

Struktur Data : Header + isi + footer

-Header : Judul + tahun + No_PO + tanggal + dipesan oleh + dibeli

oleh + tanggal_pakai + proyek + nama_supplier + telp_fax

+ contact_person + cara_pembayaran [tunai|kredit]

-Isi : 1{no + nama_barang + kuantitas + harga satuan +

(pot_harga) + jumlah + keterangan + total}1

-Footer : Lembar + ttd_pelaksana + ttd_bag_gudang + ttd_pimpinan

+ cttn_cara_pembayaran

27
b. Surat Jalan

Nama Arus : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk Data : Manual/Cetakan Komputer

Arus Data : Bag. admin - proses 3.0

Proses 3.0 – Bag. pemasaran

Bag. pemasaran - proses 3.0

Proses 3.0 – customer

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pengiriman barang

Periode : Setiap terjadi pengiriman barang

Volume : 1-25 per minggu

Struktur Data : Header + Isi + Footer

-Header : nama_perusahaan + nama_kota + tgl_dikeluarkan +

alamat_penerima + no_surat_jalan

-Isi : 1 {jumlah + satuan + nama_barang + keterangan} 1

-Footer : tanggal_terima + tanda_terima + hormat_kami + perhatian

28
2. Dokumen Keluaran
a. Surat Penawaran

Nama Arus : Surat Penawaran

Alias : SP

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Bag. Pemasaran - proses 1.0

Proses 1.0 – Customer

Penjelasan : Surat penawaran barang dan produk yang dijual

Periode : Saat melakukan penawaran barang

Volume : 1-5 per bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

-Header : Nama_perusahaan + alamat_perusahaan + telp_perusahaan

+ nomor_surat + perihal + tanggal_surat + kota + kepada

-Isi : 1{no + nama_barang + harga + satuan + jumlah + diskon +

total}1

-Footer : Salam + ttd_pimpinan + stempel perusahaan

29
b. Nota Penjualan

Nama Arus : Nota Penjualan

Alias : NP

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Bag. Admin – Proses 2.0

Proses 2.0 – Customer

Proses 2.0 – Arsip Penjualan

Arsip Penjualan – Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap ada transaksi pembayaran

Volume : 1-25 per hari

Struktur Data : Header + Isi + Footer

-Header : Nama_perusahaan + alamat + produk + telp_perusahaan +

kepada

-Isi : 1{banyaknya + nama_barang + satuan + jumlah + total +

uang_muka + sisa} diterima_tanggal + selesai_tanggal

-Footer : Tanggal + ttd_penerima + ttd_pemesan + perhatian

30
c. Surat Jalan

Nama Arus : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk Data : Manual/Cetakan Komputer

Arus Data : Bag. admin - proses 3.0

Proses 3.0 – Bag. pemasaran

Bag. pemasaran - proses 3.0

Proses 3.0 – customer

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pengiriman barang

Periode : Setiap terjadi pengiriman barang

Volume : 1-25 per minggu

Struktur Data : Header + Isi + Footer

-Header : nama_perusahaan + nama_kota + tgl_dikeluarkan +

alamat_penerima + no_surat_jalan

-Isi : 1 {jumlah + satuan + nama_barang + keterangan} 1

-Footer : tanggal_terima + tanda_terima + hormat_kami + perhatian

31
3.6 Permasalahan

Setelah melakukan observasi kepada pimpinan perusahaan CV. Mekar

Mandiri ternyata ada beberapa kendala yang kadang-kadang terjadi di di
perusahaan. Kendala tersebut meliputi:

a. Kurangnya pemantauan terhadap persediaan bahan baku oleh bagian gudang

kadang kala menimbulkan beberapa masalah dalam proses produksi, antara
lain yaitu proses produksi terhambat oleh pemesanan barang yang dilakukan
secara mendadak.
b. Dalam kegiatannya sistem yang digunakan sering mengalami masalah dalam
pengolahan data.
c. Sistem kadang kala tidak terkomputerisasi dengan baik sehingga proses
manual menjadi pilihan yang tepat untuk digunakan dalam kegiatan sehari-
hari.

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati permasalahan yang ada pada CV. Mekar Mandiri

penulis menyimpulkan bahwa CV. Mekar Mandiri belum terkomputerisasi yakni
sistem masih bersifat manual. maka penulis membuat alternatif pemecahan
masalah sebagai berikut:

a. Penggunaan aplikasi database, myob dan visual basic 6.0 menjadi pilihan
alternatif untuk pengolahan data, baik dalam proses penjualan dan
pembelian, maupun dalam proses pemeriksaan stok barang.

32
 BAB IV
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sebagai bab akhir dalam laporan ini, penulis memberi kesimpulan yang
diambil setelah melakukan observasi di perusahaan CV. Mekar Mandiri yaitu
kurangnya ketenaga kerjaan yang kadang kala menghambat waktu proses
produksi, serta pembagian tugas dari masing-masing organisasi masih dirasa
kurang terstruktur dengan baik. Contohnya: proses produksi yang tadinya hanya
memerlukan waktu 5 hari tertunda menjadi 7 hari karena stok barang yang
ternyata habis dan terpaksa perusahaan melakukan pemesanan barang terlebih
dahulu, ini terjadi akibat dari kurangnya pemantauan terhadap persediaan bahan
baku.

3.2 Saran

a. Dalam kegiatannya perusahaan ini masih menggunakan sistem manual,

sebaiknya untuk penginputan dan pencarian data haruslah sudah
terkomputerisasi dengan baik.
b. Perlunya pengkoordinasian struktur organisasi dan disiplin yang baik dari
pegawai yang ada di perusahaan tersebut agar terorganisir dengan baik.
c. Sebaiknya bagian gudang menginput dan mengoutput data stok masuk dan
stok keluar sehingga tidak adanya perselisihan dalam persediaan barang.
Dan segera memberikan informasi kepada pimpinan jika stok barang
habis, sehingga tak ada kendala dalam proses produksi.

33
 DAFTAR PUSTAKA

1. Drs. Mardiyatmo, 2006, Menyusun Struktur Organisasi,

KEWIRAUSAHAAN, yudhistira
2. Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi.Jakarta:STMIK
Muhammadiyah Jakarta
3. H.M. Jogiyanto. 2005. Analisa & Disain Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi
4. http://fenni.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7724/Pengertian+Sistem+
dan+Analisis+Sistem.pdf
5. http://ericute.files.wordpress.com/2010/02/contoh-kkp1.pdf

34
Lampiran A.1

35
Lampiran A.2

36
Lampiran A.3

37