BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Melakukan pengolahan data menjadi informasi yang berguna merupakan kelebihan

komputer.Sistem pengolahan data yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah-masalah yang
terjadi dan dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat, dan akurat.Dengan informasi
yang dihasilkan, dapat segera melakukan pengambilan keputusan yang tepat serta cepat.
Tentunya informasi ini akan sangat berguna bagi mereka yang membutuhkan.
Dalam era globalisasi ini seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi yang
semakin canggih, maka arus informasi haruslah disampaikan secara cepat dan akurat. Dengan
demikian meluasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan komputer guna
menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan oleh
perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang.

1.2 Maksud Dan Tujuan

Maksud dari penulisan Laporan Riset ini adalah :

1.   Untuk mengetahui sistem yang digunakan di perusahaan tempat penulis melakukan

kegiatan riset.
2. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi di perusahaan tempat penulis
melakukan kegiatan riset.

Adapun tujuan dalam penulisan laporan APSI ini adalah sebagai salah satu syarat
kelulusan matakuliah APSI. Program Diploma Tiga (DIII), program studi Manajemen
Informatika pada AMIK BSI.

1
1.3 Metode Penelitian

Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan tugas
Kuliah ini, penulis menggunakan beberapa metode yang penulis gunakan, yaitu:

1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan makalah APSI ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka
penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang
berhubungan dengan sistem informasi Pembelian Stok Barang pada Tebow Store.

2. Pengamatan (Observasi)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung
dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui kesalahan atau proses
dan kegiatan tersebut

3. Studi pustaka (Library Research)

Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui
literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan Akademi Manajemen
Informatika Bina Sarana Informatika maupun diperpustakaan lainnya.

1.4 Ruang Lingkup

Didalam penulisan tugas Kuliah ini, penulis menulis tentang Analisis Sistem Informasi
Pembelian Stok Barang Pada Tebow Store. Agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang
lingkup pembahasan meliputi proses alur pemesanan, proses pengiriman, dan proses
penerimaan barang.

2
1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Makalah
ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai
berikut :

BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup dan
sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi mengenai system informasi dan
teori yang dianalisa seperti: pengertian distro, pembelian stok barang.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah

perusahaan dan struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data

(DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang

memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga

menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP
Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem
berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN RISET
LAMPIRAN

3
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Secara sederhana, suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan
bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan dan terbentuk sedemikian rupa sehingga
menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem merupakan
bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli
mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Gordon B. Davis : 

Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan
prosedur  yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan yang sama.

Menurut Raymond Mc. Leod :

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau
kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna
mencapai suatu tujuan.

2.2 Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri(2012:13) “Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.”Berikut ini
adalah sifat sifat dan karakteristik sistem :

1. Komponen sistem (components)

Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa
suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang
menjalanka suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan

4
suprasistem.

2. Batasan sistem(boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem dipandang
sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan luar sistem (environtment)

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkunan luar
sistem.Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan
sistem tersebut.Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem
tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan
harus dikendalikan karena kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup
sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub-sistem yang lain disebut
dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-
sumber daya mengalir dari satu sub-sistem ke sub-sistem yang lain. Keluaran suatu
subsistem akan menjadi masukan untuk sub-sistem yang lain dengan melewati
penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu
kesatuan.

5. Masukan sistem (input)

Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa
pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh, didalam
suatu unit sistem computer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk
mengoperasikan computer sementara “data” adalah signal input yang akan diolah
menjadi informasi.

6. Keluaran sistem (output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
Keluaran ini merupakan masukan bagi sub-sistem yang lain. Seperti contoh sistem
informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, yang mana informasi ini dapat
digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang merupakan
input bagi sub-sistem lainnya.
5
 7. Pengolah sistem (proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem proses yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data
transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran sistem (objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
deterministic.Kalau suatu sistem tidak ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah Sekumpulan data/ fakta yang diorganisasi atau diolah dengan cara

tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerim. Data yang telah diolah menjadi sesuatu yang

berguna bagi si penerima maksudnya yaitu dapat memberikan keterangan atau pengetahuan.

Dengan demikian yang menjadi sumber informasi adalah data. Informasi dapat juga di katakan

sebuah pengetahuan yang diperoleh dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.

2.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang

yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang

sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara

orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Sistem Informasi terdiri dari komponen-

komponen dengan blok bangunan (Building Block) yang terdiri dari :

a. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkkan, yang berupa

dokumen-dokumen dasar.

6
b. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah

tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran

Produk dari keluaran sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yng berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua

pemakai sistem.

d. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk

menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan

dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari sistem secara

keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu Teknisi (Brainware),

perangkat lunak (Software), dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data

Komponen basis data atau Database adalah kumpulan atau gabungan data yang saling

berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, sebuah data perlu disimpan dalam

basis data untuk keperluan penyimpanan informasi selanjutnya, data di dalam basis data

perlu diogranisasikan sedemikian rupa agar infomarsi yang dihasilkan bisa berkualitas.

f. Blok Kendali

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang

dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan

dapat langsung diatasi.

7
2.5 Klasifikasi Sistem

Menurut Agus Mulyanto (2009:8) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi
Konsep dan Aplikasi”. Sistem dapat di klasifikasikan berbagai sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik
(physical system).Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara
fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem bantuan
manusia (human made system).Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui
proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusi adalah sistem yang
dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak
tentu (probabilistic system).Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Contoh sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat diprediksi karena dapat mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka
(open system).Sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh dengan sistem
luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah (relatively closed system) sistem relative
tertutup, tapi tidak benar-benar tertutup. Sedangkan sistem terbuka sistem yang
berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya melalui arus sumber daya.

2.6 Sistem Informasi Manajemen

Manajemen sendiri mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan,

pengarahan, dan lain-lain, dalam suatu organisasi. Sedangkan, informasi dalam satu organisasi

adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan arti bagi organisasi.

Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem

yang mengolah serta mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung

pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.

8
2.7 Peralatan Pendukung (Tools System)

Dalam penulisan kuliah kerja praktik ini penulis menggunakan peralatan (Tools System)

sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktik ini, adapun peralatan yang

digunakan :

A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram

yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang

penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas.

 Fungsi Data  Flow Diagram

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

 Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan

profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses

fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual

maupun komputerisasi.

 DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila

fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data

yang dimanipulasi oleh sistem.

 DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan

konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan

sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun

pembuat program.

9
  Berikut ini adalah beberapa simbol yang digunakan di dalam DFD:

1. Kesatuan Luar (External Entity) atau Batas Sistem (Boundary)

Setiap sistem pasti mmpunyai batasan yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan

luarnya. Sistem akan menerima input dn menghasilkan output kepaa lingkungan luarnya.

Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa manusia,

organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan

input atau menerima output dari sistem.

2. Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses,

simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat

berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Didalam menggambarkan arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep arus data,

diantaranya:

 Konsep paket dari data

Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka

harus dianggap sebagai suatu arus data tunggal.

 Konsep arus data menyebar

Arus data yang mneyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari

sumber yang sama menuju ke tujuan yang berbeda.

10
 Konsep arus data mengumpul

Arus data yang mengumpul menunjukka beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang

berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.

 Konsep sumber dan tujuan arus data

Semua arus data harus dihasikan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses.

3. Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh manusia, mesin atau komputer

dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan

keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh

manusia, mesin atau komputer, sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu

proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan

simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya

tumpul.

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, diantaranya:

 Identifikasi Proses

Indentifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nmor acuan dari proses

dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.

 Nama Proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses

harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses diletakkan

di bawah identifikasi proses di simbol proses.

11
  Pemroses

Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga

merupakan arus data lain yang mengalir.

4. Simpanan Data  (Data Store)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut:

 Suatu file atau database di sistem komputer

 Suatu arsip atau catatan manual

 Suatu kotak tempat data di meja seseorang

 Suatu tabel

 Diagram Level 0 (Diagram overview)

Diagram 0 adalah pengembangan dari diagram konteks dan bisa mencakup sampai

sembilan proses. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut

sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah.

Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses

atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara global dari

keseluruhan sistem yang ada.

Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci

dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.

12
B. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah suatu kumpulan data elemen yang terstruktur dengan

pengertian yang konsisten dan sesuai dengan sistem, sehingga pengguna maupun analis

sistem memiliki pemahama yang sama mengenai masukan, keluaran dan komponen simpanan

data . Pembentukan kamus data didasarkan pada alur data yang terdapat pada Diagram Alir

Data (DAD). Alira data pada DAD bersifat umum (hanya menunjukkan nama alur datanya

tanpa menunjukkan struktur dari alur data). Untuk menunjukkan struktur dari aliran data secara

detail maka dibutuhkan sebuah kamus data.

1. Manfaat Kamus Data

Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat

digunakan untuk:

 Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan

 Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-

laporanMenentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

 Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

2. Fungsi Kamus Data

Kamus Data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

 Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD

 Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran (misalnya

alamat

 diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)

 Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data

 Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran

13
 Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi titik perhatian

dalam entity-relationship diagram).

Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data sifatnya global dan hanya dapat

mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini,

maka kamus data harus memuat hal-hal berikut :

1. Arus data, arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data

akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat di KD agar mudah mencari arus data di DAD.

2. Nama arus data, karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di

DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD.

3. Tipe Data, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporann serta dokumen hasil

cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir berupa dokumen dasar atau

formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor,

variabel, parameter dan field-field. Bentuk data perlu di catat di kamus data.

4. Alias, alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias

perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang

atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan

langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya

sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan

ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

5. Volume, volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus daa. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data

yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume

yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar

yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

6. Penjelasan, Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat

di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus

data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan Persediaan,
14
 maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang

dari gudang.

7. Periode, periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat

di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data

harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-

laporan harus dihasilkan.

3. Menggambarkan Struktur Data (Kamus Data Komposit)

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata (dimana kita bekerja), kadang-kadang

elemen data terlalu kompleks untuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut seharusnya

diuraikan melalui sejumlah elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang

lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan yang relevan.

Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umumnya digunakan dalam menganalisa

sistem dengan menggunakan sejumlah symbol yaitu :

Tabel 1.1 Simbol-simbol Kamus Data

No Simbol Uraian

1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi.

2 + Dan

3 () Menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan (opsional). Elemen-

elemen yang bersifat pilihan ini bisa dikosongkan pada layar masukan

atau bisa juga dengan memuat spasi atau nol untuk field-field numeric

pada struktur file

4 {} Menunjukan elemen-elemen repetitive, juga disebut kelompok berulang

atau tabel-tabel. Kemungkinan bisa ada satu atau beberapa elemen

berluang didalam kelompok tersebut. Kelompok berulang bisa

mengandung keadaan-keadaan tertentu, seperti misalnya, jumlah

15
 pengulangan yang pasti atau batas tertinggi dan batas terendah untuk

jumlah pengulangan.

5 [] Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu. Satu elemen bisa ada

sedangkan elemen lainnya juga ada, tetapi tidak bisa kedua-duanya ada

secara bersamaan. Elemen-elemen yang ada di dalam tanda kurung ini

saling terpisah satu sama lain (dengann kata lain, memilih salah satu

dari sejumlah alternatif)

6 | Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara symbol [ ]

7 @ Identifikasi atribut kunci

8 ** Komentar

Contoh-contoh dari pemakaian simbol-simbol di atas, adalah:

Contoh 1:

Tembusan Permintan Persediaan = Kode Langganan +

Nama Langganan +

Tanggal Penjualan +

Nomor Faktur +

1{ Informasi Barang }5 +

Total Penjualan +

( Potongan Penjualan) +

Pajak Penjualan +

Total Dibayar +

Jenis Penjualan

Informasi Barang = Kode Barang +

Nama Barang +

Unit Jual +
16
 71 Harga Satuan +

Total Harga

Jenis Penjualan = [ Cash | Credit ]

Contoh 2:

Nama = gelar+nama_pertama+nama_tengah+nama_akhir

Gelar = [Tuan|Nyonya|Nona|Doktor|Profesor]

Nama_pertama = karakter_valid

Nama_tengah = karakter_valid

Nama_akhir = karakter_valid

Karakter_vald = [A-Z|a-z|0-9|’|-| ]

Pendefinisian elemen data yang direpresentasikan dengan notas “=” dibaca dalam

konteks menjadi dibaca sebagai atau terdiri dari atau mendefinisikan atau diuraikan menjadi

atau artinya sehingga notasi A = B + C dapat berarti: ketika kita menyebutkan A maka yang

kita maksudkan adalah B dsn C, A diuraikan menjadi B dan C atau A mendefinisikan B dan .

Untuk melengkapi definisi elemen data ada sejumlah hal yang mesti diperhatikan, yaitu:

- Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi (yang biasanya dideskripsikan

sebagai komentar dengan notasi **)

- Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan

- Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi.

Sebagai contoh, dalam pembangunan medical system yang menyimpan data pasien,

kita mendefinisikan data berat dan tinggi dengan cara sebagai berikut:

Berat = * berat pasien ketika mendaftar di rumah sakit *

* satuan : kilogram; rentang: 1-200 *

17
Tabel 2.1 Kode-kode karakter format

No Karakter Arti

Pemformatan

1 X Bisa memasukkan atau menampilkan/mencetak suatu

karakter

2 9 Hanya memasukkan atau menampilkan angka-angka

3 Z Menampilkan nol-nol yang memimpin sebagai spasi

4 ‘ Menyisipkan koma ke dalam suatu tampilan numerik

5 . Menyisipkan suatu periode ke dalam suatu tampilan numerik

6 / Menyisipkan slash(/) ke dalam suatu tampilan numerik

7 - Menyisipkan suatu tanda penghubung ke dalam suatu

tampilan numerik

8 V Menunjukkan suatu posisi desimal (bila titik desimal tidak

dimasukkan)

Membangun kamus data adalah salah satu dari sejumlah aspek analisa yang paling

banyak menghabiskan waktu. Tetapi kamus data juga merupakansalah satu aspek terpenting,

tanpa kamus data yang mendefinisikan semua terminology maka presisi system akan menjadi

harapan kosong belaka.

18
 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, sekarang ini banyak sekali toko-
toko yang menjual unit elektronik berupa laptop dan perlengkapan komputer di Bogor. Dengan
semakin meningkatnya permintaan dan penggunaan laptop dan komputer di kota Bogor ini juga
berimbas pada industri pembuatan perlengkapan laptop itu sendiri. Semangat wirausaha dan
kreatif mulai tumbuh kembali, individu-individu yang peduli terhadap perkembangan
penggunaan laptop ataupun perlengkapan komputer kembali bermunculan.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan. Struktur organisasi serta

fungsi dari masing-masing baagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

CV.Karya Putra mandiri berdiri pada tahun 2004 tepatnya di lantai semi dasar
plaza jambu dua yang di dirikan oleh bpk.Toto selaku pendiri perusahaan tersebut, kini usaha
tersebut telah di teruskan oleh anak pertama dari bpk.Toto yang bernama Moch.rusly prihatevy
dan adiknya yang bernama Moch.rizky muhtadin. Sejak 2004 perusahaan ini telah menerima
banyak permintaan dari laptop maupun perlengkapan komputer, dan sampai saat ini
perusahaan ini masih berdiri dan masih berjalan dan di kelola oleh anak anak dari Bpk.Toto
sejak 2004 sampai dengan saat ini

3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan

1. Memberikan kemudahan unutuk mecari laptop dan perlengkapan komputer .

2. memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen .

3. Meningkatkan promosi produk melalui media online maupun dengan media promosi
lainnya.

3.3.3 Struktur Organisasi dan Fungsi

19
 Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi
yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan
dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana
hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan
hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang
akan di kerjakan.

Founder

Manager Toko

Staff Keuangan Administrasi Staff Inventory

Karyawan Toko

Gambar III.1 Struktur Organisasi

Fungsi dari tiap bagian-bagian adalah sebagai berikut :

A. marketing

1. memberikan pelayanan terhadap calon konsumen

2. menawarkan produk yang di jual oleh perusahaan
3. menjelaskan segala sesuatu hal yang di konsumen tanyakan

B. Manager Toko

1) Menjaga toko tetap kondusif.

2) Menjaga kebersihan toko.
3) Memperhatikan tata letak Display.
4) Mengetahui letak seluruh produk.
5) Memotivasi Pegawai
6) Mencapai Target Penjualan.

C. Staff Keuangan
20
 1) melaksanakan pencatatan dan pengumpulan data-data dan atau bukti-bukti
transaksi dalam kegiatan Perusahaan
2) menyusun bukti-bukti laporan secara baik dan benar
3) menerima pembayaran/ setoran tagihan dari hasil-hasil transaksi kegiatan usaha
Perusahaan
4) membayarkan tagihan-tagihan kepada pihak luar Perusahaan setelah data-data
dan syarat kelengkapannya terpenuhi, serta setelah mendapat persetujuan dari
pimpinan atau pejabat Perusahaan yang diberi wewenang untuk itu
5) mengklarifikasikan semua tagihan-tagihan yang timbul dan atau yang akan
dibayarkan pada pihak luar.

D. Administrasi

1) Pekerjaan terbagi secara efektif 

2) Tugas tugas diselesaikan lebih efisien karena adanya manajemen yang tepat.
3) Tujuan tujuan yang ingin diperoleh disetarakan dengan beban kerja yang ada.
4) Kerja sama dalam kelompok kerja seperti perusahaan lebih terarah dan lebih
terstruktur
5) Fungsi administrasi apabila dianggap tata usaha, sehingga administrasi
mempermudah pekerjaan pengarsipan dokumen atau laporan sehingga
mempermudah kerja kerja manajerial.

E. Staff Inventory

1) Memimpin dan bertanggung jawab untuk kegiatan pekerjaan di Bagian Gudang.

2) Membuat Laporan Kegiatan Gudang.
3) Bertanggung jawab terhadap barang barang di Gudang.
4) Memastikan semua barang terstok di Gudang.

F. Karyawan Toko

1) Membentuk kepercayaan pelanggan terhadap performance perusahaan (toko)

dan kualitas barang yang dijual.
2) Menebak kebutuhan pelanggan dan membantu memilihkan barang yang sesuai
dengan apa yg di inginkan konsumen

21
 3) Menjawab pertanyaan pelanggan dan melayani complain dari pelanggan
dengan   baik.
4) Menginformasikan kualitas barang s/d cara perawatannya kepada pelanggan
5) Melaksanakan Standar layanan pramuniaga dengan baik.

3.3 Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Adapun proses Pembelian Stok Barang pada CV.Karya Putra Mandiri sebagai berikut :

1. Proses Pemesanan :
Staff Inventory memeriksa barang-barang yang sudah out of stock dan yang
sedang in dikalangan masyarakat. Setelah mendata semua barang yang akan dipesan Staff
Inventory memberikan list data kepada Administrasi untuk disusun menjadi form pemesanan.
Setelah itu admin akan menghubungi semua supplier barang atau pemilik Brand untuk
memesan barang baik melalui telfon,email maupun online. Setelah itu admin akan
mendapatkan struk pembayaran yang akan diberikan kepada Staff Keuangan untuk dibayarkan.

2. Proses Pembayaran :
Setelah admin memberikan struk pembayaran kepada Staff Keuangan, Staff
Keuangan akan mengurus semua pembayaran melalui Transfer Bank, setelah itu bukti
pembayaran akan di foto copy dan struk pembayaran asli akan diberikan kepada Administrasi.
Admin akan mengkonfirmasi ke Supplier setelah itu barang akan dikirim.

3. Proses Penerimaan Barang :

Setelah barang dikirim dengan estimasi 1 hari, Barang akan datang ke toko dan
akan diurus oleh Staff Inventory yang akan menyusun dan menghitung jumlah datangnya
barang untuk didata. Lalu Staff Inventory dan Manager Toko akan memilih barang yang akan
di display di toko dan Karyawan Toko akan menyusunnya.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

22
 Dari hasil analisa yang dilakukan pada Tebow Store, maka dapat diketahui bentuk
sistem secara garis besar. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihatdalam diagram berikut ini :

BAB IV

KESIMPULAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam penulisan laporan

KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

a. Sistem Pembelian Stok Barang pada CV.Karya Putra Mandiri kekurangan pada sistem

yang dijalankannya masih sering banyak kendala dalam pemesanan.

b. Sistem Komputerisasi yang dibuat berdasarkan analisa seputar sistem berjalan pada

Tebow Store untuk memperkenalkan metode penerapan sistem secara komputerisasi dapat

lebih efektif.

4.2 Saran

Pada dasarnya Sistem Pembelian Stok Barang pada CV.Karya Putra Mandiri dirasa

masih kurang efektif untuk itu penulis memberikan saran :

a. Aplikasi pemesanan barang dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur

pembayaran Cash On Delivery.

23
 DAFTAR PUSTAKA

http://ujiansma.com/pengertian-pembelian-keiatan-ekonomi-sehari-hari

https://www.beecloud.id/apa-tugas-utama-business-owner/

https://turboly.com/blog/2017/10/Sederetan-Tugas-dan-Tanggung-Jawab-Seorang-Store-
Manager.html

24
25