BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kerja Praktek

Dewasa ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK)

semakin pesat dan maju. Apalagi dalam dunia teknologi informasi yang semakin

hari semakin menampakan kecanggihannya. Perkembangan IPTEK dapat

menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna

diberbagai instansi, perusahaan, atau lembaga baik swasta maupun pemerintah.

Hampir seluruh perusahaan bahkan lembaga pendidikan di Indonesia yang sedang

berkembang ataupun yang sudah maju menggunakan teknologi komputer dan

sistem informasi sebagai sarana untuk mempermudah proses dalam sistem

kerjanya.

Dinas Olahraga dan Pemuda dalam pengolahan data peralatan kantor

masih memerlukan waktu yang cukup lama, terutama dalam melakukan

rekapitulasi peralatan-peralatan kantor baik yang habis digunakan maupun yang

tersisa. Khususnya pada bagian Gudang atau Tata Usaha, menggunakan sistem

pengolahan data yang kurang efisien dalam proses penginputan barang

masuk,penginputan barang keluar, serta pembuatan laporan peralatan yang

jumlahnya sangat banyak. Oleh karena itu, salah satu cara untuk menyelesaikan

masalah tersebut adalah dengan cara membangun program aplikasi pengolahan

data yang baru sebagai pembanding dan pelengkap sistem yang lama.
 2

Berdasarkan pemikiran di atas sekaligus sebagai bukti penyesuaian

terhadap perkembangan teknologi informasi, maka dalam pembuatan laporan ini

diambil judul “ Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Alat Tulis

Kantor ( ATK ) pada Bagian Tata Usaha di Dinas Olahraga dan Pemuda

Bandung ”.

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, dapat

diidentifikasikan masalah yang timbul yaitu sebagai berikut :

1. Bagaimana cara membuat sistem informasi pengolahan data peralatan

kantor secara terkomputerasi.

2. Bagaimana membuat laporan data peralatan kantor dengan cepat, tepat,

dan akurat.

1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

1.3.1. Maksud

Maksud dari kerja praktek ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk melatih dan membiasakan dalam pembuatan perangkat lunak sesuai

dengan kebutuhan, dengan mencari alternatif dalam pemecahan masalah

yang terungkap dari laporan yang disusun.

2. Merancang sistem informasi pengolahan data peralatan kantor.

 3

3. Untuk memenuhi syarat lulus salah satu mata kuliah kerja praktek dan

memberikan peluang untuk dapat menyesuaikan diri dan berinteraksi pada

dunia kerja yang sesungguhnya.

1.3.2. Tujuan

Adapun tujuan dari praktek kerja ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk menambah, memperluas, serta meningkatkan ilmu pengetahuan dan

kemampuan mahasiswa sebagai bekal untuk memasuki dunia kerja. Juga

untuk menumbuhkan sikap tanggung jawab, professional, disiplin, dan

mandiri.

2. Hasil rancangan akan menjadi acuan untuk tahapan implementasi.

1.4. Batasan Masalah

Dalam pembuatan laporan kerja prakrek ini permasalahan yang terjadi

dibatasi, mengingat ruang lingkup di Dinas Olahraga dan Pemuda Bandung

cukup luas.

1. Perancangan sistem informasi mencakup perancangan input, output, dan

struktur menu.

2. Pengolahan Data

a. Sumber data berasal dari Dinas Olahraga dan Pemuda Bandung.

 4

b. Dapat menginputkan NIP, Nama, dan Password kedalam database

register.

c. Dapat menginputkan NIP, Nama, Password, Jenis Kelamin, Jabatan,

dan Golongan kedalam database data user.

d. Dapat mengolah data peralatan kantor yaitu menambah, mengedit,

menghapus, serta pencarian data peralatan kantor.

3. Sofware yang digunakan untuk membangun perangkat lunak adalah

NetBeans IDE 7.0, dan pengelola database menggunakan XAMP, serta

sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP.

1.5. Sistem Pelaksanaan Kerja Praktek

1.5.1. Metoda Kerja Praktek

Dalam kerja praktek ini, metode yang dilakukan yaitu dengan langsung

ikut serta dalam kegiatan pekerjaan (menjadi partisipan) yang ada di bagian Tata

Usaha Dinas Olahraga dan Pemuda Bandung. Kemudian melakukan perancangan

sistem dari analisis yang telah dilakukan. Adapun metode yang digunakan dalam

pengumpulan data adalah sebagai berikut :

1. Teknik wawancara atau interview

Yaitu dengan cara melakukan tanya jawab kepada bagian yang terkait

yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi.

2. Teknik Observasi

Yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung di lapangan terhadap

pokok permasalahan yang dihadapi.

 5

3. Studi pustaka

Yaitu merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara

membaca dan mempelajari buku-buku panduan, arsip perusahaan serta

literatur dalam bentuk lainnya yang berkaitan dengan permasalahan yang

dihadapi.

1.5.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Tempat pelaksanaan kerja praktek adalah di Dinas Olahraga dan Pemuda

Jl. Dr. Rajiman No. 6A Bandung, yang dilaksanakan kurang lebih 1 bulan mulai

tanggal.

1.6. Sistematika Penulisan Laporan

Sistematika penulisan memberikan informasi secara umum tentang

pembahasan yang terdapat dalam setiap bab. Sehingga dalam pembahasannya

akan lebih mudah dipahami. Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini

adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang kerja praktek, identifikasi masalah, maksud

dan tujuan kerja praktek, batasan masalah, sistem pelaksanaan kerja praktek

(berisi tentang metoda kerja praktek, serta lokasi dan waktu kerja praktek), dan

sistematika penulisan laporan.

 6

BAB II RUANG LINGKUP PERUSAHAAN

Bab ini berisi tentang visi dan misi perusahaan, tempat dan kedudukan

perusahaan, bentuk dan badan hukum perusahaan, struktur organisasi perusahaan

dengan rincian tugas pokok tiap unit, dan bidang pekerjaan perusahaan.

BAB III KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

Bab ini berisi jadwal kerja praktek, cara/teknik kerja praktek, data kerja

praktek, landasan teori, perancangan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan penutup yang mengemukakan kesimpulan terhadap

hasil program aplikasi yang telah di buat serta saran-saran yang berguna untuk

mendukung rancangan yang telah dibuat agar dikembangkan lebih baik lagi.
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Penulis mengutip pendapat Jogianto. HM. (1989:1) Pendekatan sistem

yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai

berikut:

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut:

Sistem merupakan himpunan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling

berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai suatu tujuan, sasaran

atau maksud yang sama. Berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur

yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat saling

melengkapi karena satu maksud, tujuan atau sasaran.

 8

2.1.2 Karakteristik Dasar Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau ciri-ciri tertentu. Adapun

karateristik dari suatu sistem yaitu mempunyai komponen-komponen

(component), mempunyai batasan (boundary), mempunyai lingkungan

sistem (environment), penghubung (interface), mempunyai masukan

(input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective ).

Suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen sistem (Components), terdiri dari sejumlah komponen yang

saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk satu kesatuan berupa

subsistem atau sub bagian yang mempunyai sifat-sifat dan mempengaruhi

sistem secara keseluruhan.

b. Batasan sistem (Boundary), merupakan daerah yang membatasi antara

sistem dengan sistem yang lainnya.

c. Lingkungan luar sistem (Environtment), yaitu suatu bentuk yang ada di

luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung sistem (Interface), yaitu media penghubung antara subsistem

yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem

ke subsistem lainnya.

e. Masukkan sistem (Input), yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem

yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal

input).

f. Keluaran sistem (Output), yaitu hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

 9

g. Pengolah sistem (Process), yaitu suatu proses yang mengubah masukan

menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem (Objective), yaitu suatu tujuan dan sasaran yang pasti dan

bersifat deterministik.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang karena suatu

sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam

sistem tersebut. Klasifikasi sistem tersebut yaitu :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik, contohnya sistem teologia. Sistem fisik adalah

sistem yang ada secara fisik, contohnya sistem komputer, sistem produksi,

dan sebagainya.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia, contohnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan

manusia adalah sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin

(human machine system), contohnya sistem informasi berbasis komputer.

c. Sistem deterministik dan probabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku

yang dapat diprediksi, contohnya sistem komputer. Sistem probabilistik

 10

adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena

mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang

berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima

masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

2.1.4 Daur Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang

diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis

komputer. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun

(waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem karena

langkah-langkah dalam pendekatan sistem mengikuti pola yang teratur

secara top down. Tahapan dari daur hidup sistem yaitu :

a. Mengenali adanya kebutuhan

b. Pembangunan sistem

c. Pemasangan sistem

d. Pengoperasian sistem

e. Sistem menjadi usang

Suatu sistem informasi akan melakukan daur hidupnya. Sistem

dibangun untuk memenuhi kebutuhan. Sistem beradaptasi terhadap aneka

 11

perubahan lingkungannya yang dinamis hingga kemudian samapi kondisi

dimana sistem tidak dapat lagi beradaptasi. Sistem baru kemudian

dibangun untuk menggantikannya.

Mengenali adanya kebutuhan

Pembangunan sistem Sistem menjadi usang

Pemasangan sistem Pengoperasian sistem

Gambar 3.2. Daur hidup sistem

INPUT PROSES OUTPUT

( sumber : Sistem Informasi Manajemen - Raymond McLeod, Jr., George Schell 2001: 10 )

Gambar 2.1 Komponen Dari Suatu Sistem Yang Dapat Mengendalikan Operasinya

Secara teoritis, elemen – elemen yang menyusun sebuah sistem tersebut terdiri

dari :

1. Tujuan

Merupakan tujuan dari sistem tersebut berupa tujuan usaha, kebutuhan,

masalah, prosedur pencapaian tujuan.

 12

2. Batasan

Merupakan batasan – batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem,

dimana batasan ini dapat berupa peraturan – peraturan, biaya – biaya,

personil, peralatan, dll.

3. Pengawasan

Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang

dapat berupa control pemasukan data (input), control keluaran data

(output), control pengoperasian, dll.

4. Masukan

Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data

masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekwensi pemasukan

data, jenis pemasukan data, dll.

5. Proses

Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi

sesuai dengan keinginan penerima, proses dapat berupa : klarifikasi,

peringkasan, pencarian, dll.

6. Keluaran

Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, keluaran dapat berupa

laporan, grafik, dll.

 13

7. Umpan Balik

Merupakan elemen – elemen sistem yang tugasnya apakah system berjalan

sesuai keinginan, umpan balik dapat berupa perbaikan, pemeliharaan, dll.

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya serta bermanfaat

dalam mengambil keputusan pada saat ini dan mendatang.

Menurut Gordon B. Davis (1974:32) “Informasi adalah data yang

telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan

mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam bentuk-

bentuk yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan mendatang”.

2.2.2 Siklus Informasi

Data yang diolah melalui suatu model akan menjadi suatu

informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut dan membuat

suatu keputusan yang disertai dengan suatu tindakan. Langkah awal dari

suatu tindakan adalah mengumpulkan data, dimana data ini sebagai input,

kemudian diproses melalui suatu model yang menghasilkan suatu output,

dan seterusnya akan membentuk suatu siklus pengolahan data (Data

Processing Cycle) , dan juga disebut siklus informasi (Information Cycle).

 14

2.3 Konsep Dasar Persediaan Barang

2.3.1 Pengertian Persediaan

Menurut Baroto (2002, p52), persediaan adalah bahan mentah,

barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu,

bahan pelengkap, komponen yang disimpan untuk antisipasiterhadap

pemenuhan permintaan. Juga termasuk barang yang disimpan untuk

digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan tersebut dapat

berbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses, komponen yang

diproses, barang dalam proses manufaktur, dan barang jadi untuk dijual.

2.3.2 Sistem Informasi Persediaan

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan dan

beroperasi bersama untuk mencapai suatu tujuan, sasaran atau maksud.

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya serta bermanfaat

dalam mengambil keputusan pada saat ini dan mendatang.

Persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in

process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang

disimpan untuk antisipasiterhadap pemenuhan permintaan.

Sistem informasi persediaan dapat didefinisikan sebagai suatu

sistem yang dibuat oleh manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari

komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk

 15

mengumpulkan data persediaan, menyimpan data, dan menghasilkan

informasi untuk pemakai.

2.4 Komponen sistem informasi

Terdiri dari enam blok yang saling berinteraksi dan merupakan satu

kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keenam blok tersebut adalah:

1. Blok masukan

2. Blok model

3. Blok keluaran

4. Blok teknologi

5. Blok basis data

6. Blok kendali

2.5 Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sebuah sistem informasi disebut sebagai siklus hidup

pengembangan sistem informasi yang garis besarnya terdiri dari enam langkah.

Tahapan-tahapan pekerjaan dalam pelaksanaan tidak kaku namun dapat

disesuaikan dengan kebutuhan seperti cara iterasi. Tahapan utama dalam proses

pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut :

a. Investigasi Sistem

Tahap ini bertujuan untuk menentukan problem-problem atau kebutuhan

yang timbul.
 16

b. Analisis Sistem

Tahap analisis sistem bertujuan untuk mendefinisikan sistem berjalan.

Sistem tersebut dipelajari lebih mendalam, konsepsi dan usulan dibuat

untuk menjadi landasan bagi sistem yang akan dibangun.

c. Desain Sistem

Pada tahap ini diberikan suatu gambaran umum yang jelas kepada

pengguna dan rancangan bangun yang lengkap tentang sistem yang akan

dikembangkan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam pengembangan

sistem. Tahap desain sistem ini dilakukan sebagai persiapan untuk tahap

implementasi.

d. Implementasi Sistem

Tahap ini adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain

sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui. Pada tahap

ini dilakukan pembuatan komponen-komponen yang terlibat dalam sistem.

e. Pengujian Sistem

Tahap pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa sistem baru yang

dibuat dapat berjalan dengan baik.

f. Pemeliharaan Sistem

Tujuan dari proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk melakukan

evaluasi terhadap sistem yang baru dan mengetahui apakah sistem yang

telah dibuat memenuhi tujuan yang ingin dicapai. Dari hasil evaluasi ini
 17

dimungkinkan untuk melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan

terhadap sistem.

Beberapa cara dapat ditempuh dalam penerapan tahapan pengembangan

sistem informasi diantaranya :

1. Waterfall

Setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum

diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan

tahapan.

2. Iterasi / Spiral

Tahapan-tahapan tersebut dilaksanakan dengan pemakai teknik itersai atau

dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang sampai

didapatkan hasil yang diinginkan.

2.6 Tool Yang Digunakan Analisi

2.6.1 Diagram Alir Dokumen ( flow map )

Diagram alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi

antar area pertanggungjawaban di dalam sebuah organisasi. Diagram alir ini

bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah

sistem. Diagram alir ini menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai dengan

tujuannya. Secara rinci, diagram alir ini menunjukkan dari mana dokumen

tersebut berasal dan tujuan dokumen tersebut. Kapan tidak dipakai lagi dan hal-

hal lain yang terjadi ketika dokumen tersebut menngalir melalui sebuah sistem.
 18

2.7 Konsep Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu

komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam

menyediakan informasi bagi para pemakai. Sistem basis data adalah suatu sistem

informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya.

Beberapa istilah dalam database, yaitu :

a. Entity

b. Atribut

c. Data Value

d. Record

e. File

2.7.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang

mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk

memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif

kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses

yang harus dilakukan.

 19

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan

struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang

digunakan yaitu :

a. Entiti

Entiti yaitu suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan

pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang

akan dibuat. Entiti digambarkan dalam bentuk persegi empat.

b. Atribut

Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi

mendeskripsikan karakter entiti. Entiti digambarkan dalam bentuk ellips.

c. Hubungan

Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubungan pun harus

dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi

dari hubungan itu sendiri. Relationship digambarkan dalam bentuk intan /

diamonds.

2.7.2 Teknik Entity Relationship

Relasi antara 2 file dapat dikategorikan menjadi 3 macam, yaitu :

a. One to one relationship 2 file yaitu hubungan antara dua entity dengan

perbandingan satu berbanding satu.

b. One to many relationship 2 file yaitu hubungan antara dua entitas dengan

perbandingan satu ke banyak.

 20

c. Many to many relationship 2 file yaitu hubungan antara entity yang satu

dengan entity yang lainnya memiliki perbandingan banyak ke banyak.

 BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Seiring dengan isu kritis terhadap penyelenggaraan pemerintahan

yang bersih dan berwibawa ( good governance dan clean government ),

Pemerintah Provinsi Jawa Baratbersama-sama dengan Dewan Perwakilan

Rakyat Daerah ( DPRD )telah berhasil menetapkan Peraturan Daerah

Nomor 21 tentang Struktur Organisasi dan Perangkat Daerah ( SOPD )

tahun 2008. Wujud SOPD pada Pemerintahan Provinsi Jawa Barat

mengarah pada perubahan mendasar sebagai jawaban terhadap komitmen

besar untuk memperbarui sikap dan kinerja aparatur dalam melakukan

pelayanan terhadap masyarakat. Oleh karena itu, pembaruan SOPD

dimaksud berkisar menyangkut penajaman tugas pokok dan fungsi

sehingga ada SOPD lama yang dipertahankan, diperbaharui dan sama

sekaqli baru disesuaikan dengan tuntutan dan kebutuhan masyarakat. Salah

satu diantara beberapa struktur organisasi baru yang telah menjadi bagian

Peraturan Daerah ini adalah Dinas Olahraga dan Pemuda ( Disorda ).

Dalam tataran pemikiran dan perbincangan, Dinas ini telah lama menjadi

perhatian masyarakat, namun demikian secara defacto Dinas ini baru lahir

pada tanggal 24 Oktober 2008 dan pengisian jabatannya dimulai pada

 22

tanggal 31 Desember 2008 dengan dilantiknya kepala Dinas oleh

Gubernur Jawa Barat. Akan tetapi untuk kelas Jawa Barat tidak salah

apabila Disorda diposisikan sebagai SOPD baru yang memiliki kapasitas

untuk berkembang cepat, tanpa melalui suatu prakondisi penyesuaian yang

membutuhkan waktu lama karena kultur masyarakat Jawa Barat dalam

pembangunan bidang olahraga dan pemuda relative benih-benuhnya sudah

tersemai cukup lama.

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 9

Tahun 2008 tentang Rencana pembangunan Jangka Panjang ( RPJP )

Daerah Tahun 2005-2025, Visi Pembangunan Daerah yang diemban oleh

Pemerintah Provinsi Jawa Barat Tahun 2005-2025 adalah : Dengan Iman

dan Takwa Provinsi Jawa Barat Termaju di Indonesia. Iman dan

takwa merupakan landasan dalam melakukan aktivitas guna

pencapaianvisi dan misi yang ditetapkan melalui pengalaman agama dan

termaju dimaksudkan bahwa provinsi Jawa Barat di Indonesia memiliki

berbagai keunggulan dibandingkan dengan provinsi lain di Indonesia.

Indikator visi Pembangunan Jawa Barat termaju meliputi berbagai aspek

kehidupan, yaitu (1) aspek sumber daya manusia yang ditunjukkan oleh

keadaan masyarakat yang berakhlak mulia, sehat, cerdas dan produktif; (2)

aspek ekonomiyang ditunjukkan oleh terwujudnya struktur ekonomi yang

tangguh, tumbuh relative tinggi, hasil-hasil pembangunan merata, serta

mampu bersaing dalam tataran global; (3) aspek pemerintahan yang

 23

ditunjukkan oleh kondisi demokrasi yang berkualitas dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, tertib social, hokum yang tegak

dan konsisten, peratutan daerah mendorong kinerja pemerintahan yang

professional, akuntabel, dan transfaran sehingga tata kelola pemerintahan

tertuju pada good governance dan clean government; (4) aspek social dan

budaya ditunjukkan oleh keadaan politik yang stabil, derajat kehidupan

social masyarakat yang meningkat, keamanan dan ketertiban yang

terjamin, pengalaman agama terlaksana konsisten, kerukunan hidup antar

umat beragama mewujud dan tgerjaga, serta nilai-nilai luhur budaya

daerah lestari dan teramalkan.

Pemerintah Provinsi Jawa Barat bersama DPRD telah pula

menetapkan Peraturan Daerah Nomor 2 tahun 2009 tentang Rencana

Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) 2008 – 2013. Visi pembangunan

daerah tersebut adalah Tercapainya Masyarakat Jawa Barat yang Mandiri,

Dinamis, dan Sejahtera. Visi pembangunan tersebut mengandung tiga kata

kunci, yaitu : Mandiri, Dinamis, dan Sejahtera. Mandiri dimaksudkan

sebagai gambaran sikap dan kondisi masyarakat Jawa Barat yang mampu

mengandalkan potensi yang dimiliki untuk memenuhi kebutuhan, terutama

pendidikan, kesehatan, daya beli, energi dan sumber daya air, serta

mengambil keputusan dan tindakan dalam penanganan masalah secara

otonom; Dinamis dimaksudkan sebagai gambaran kondisi masyarakat

yang Jawa Barat yang secara aktif mampu merespon dan berkontribusi
 24

terhadap upaya pembangunan dan tantangan zaman; dan Sejahtera

dimaksudkan sebagai gambaran kondisi masyarakat Jawa Barat yang

secara lahir dan batin merasa aman, sentosa, makmur dan tentram (gemah,

ripah, repeh rapih).dari rumusan visi tersebut dituangkan pula misi yang

diemban pemerintah Jawa Barat 2008 – 2013, diaman salah satu misi yang

diemban pemerintah yang sangat erat kaitannya dengan bidang tugas

Dinas Olahraga dan Pemuda adalah misi pertama, yaitu : Mewujudkan

SDM Jawa Barat yang Produktif dan Berdaya Saing. Sedangkan yang

ingin diwujudkan pada tahun 2013 adalah Manusia Jawa Barat yang

Agamis, Berahklak mulia, sehat, cerdas, bermoral, memilki spirit

juara dan siap berkompetisi.

Atas dasar rumusan visi, misi, harapan pembangunan pada tahun

2008 – 2013 tersebut di atas maka, visi Pembangunan Olahraga dan

Pemuda Jawa Barat tentu harus seiring dengan rumusan visi sebagai mana

tertuan dalam RPJM Daerah Jawa Barat tersebut. Oleh karena itu,

pembangunan olahraga dan pemuda di Jawa Barat terarah dalam upaya

meningkatkan kualitas hidup masyarakat agar mandiri, dinamis dan

sejahtera. Masyarakat yang sehat, cerdas, produktif, berdaya saing, dan

berbudaya serta memilki spirit juara dan siap berkompetisi dapat ditempuh

dengan pendekatan pembangunan olah raga yang lenih berpihak kepada

masyarakat luas sehingga ketahanan jangka panjang masyarakat dalam

mengarungi kehidupan dapat terwujud, Secara spesifik, arah dan udagan

 25

dalam pembangunan keolahragaan di Jawa Barat ini, tentu dengan

memanfaatkan potensi olah raga sebagai instrumen pembangunan yang

diharapkan dapat berpengaruh secara langsung terhadap perubahan

mendasar kehidupan masyarakat secara luas sehingga lebih sejahtera dan

berkualitas. Sedangkan kepemudaan arah dan undangan pembangunannya

tentu dengan memanfaatkan potensi pemuda sebagai kelompok

masyarakat khusus yang merupakan pengisi masa depan kehidupan

bangsa, oleh karena itu dirasa perlu pemerintah untuk kembali

mengingatkan rasa nasionalisme dan identitas diri pemuda dalam hal

kebangsaan termasuk kejawabaratan yang diharapkan pemuda memliki

idealisme tinggi, berahklak mulia dan hadir ditengah – tengah masyarakat

sebagai sosok yang mampu memberikan solusi dalam mengatasi persoalan

– persoalan kehidupan masyarakat sehari – hari yang jauh dari penyakit

sosial, serta tampil sebagai kelompok masyarakat yang meberikan inspirasi

dalam membangun kepeloporan/kejuangan, kewirausahaan dan

kepemimpinan.

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Sebagaimana tertuang dalm dokumen Rencana Pembangunan

Jangka Menengah Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2008-2013, telah

 26

ditetapkan Visi Pemerintah Jawa Barat adalah “ Tercapainya Masyarakat

Jawa Barat Mandiri, Dinamis dan Sejagtera tahun 2013 “.

Penjabaran makna dari visi tersebut adalah sebagai berikut :

MANDIRI : Masyarakat JABAR yang mampu memenuhi

kebutuhan untuk lebih maju dengan mengandalkan kemampuan dan

kekuatan sendiri, terutama dalam bidang pendidikan dan kesehatan,

ketenegara kerjaan, pelayanan publik berbasis goverment, energi,

infrastruktur, lingkungan, dan sumber air.

DINAMIS : Masyarakat JABAR yang secara aktif

mampu merespon peluang dan tantangan zaman serta berkontribusi dakam

proses pembangunan.

SEJAHTERA : Adalah kondisi masyarakat JABAR

yang secara lahir dan batin merasa aman,dan makmur dalam menjalani

hidupnya. Agar Visi tersebut dapat diwujudkan dan dapat mendorong

efektifitas dan efisiensi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki, maka

perlu dirumuskan Misi Prov JABAR, yang didalamnya mengandung

gambaran tujuan serta sasaran yang ingin dicapai.

 27

3.2.2 MISI

Untuk mencapai masyarakat JABAR yang mandiri, dinamis dan

sejahtera, sebagaimana dituangkan dalam visi JABAR atahun 2013 maka
telah ditetapkan dalam 5 misi, sebagai berikut :

1. Mewujudkan sunber daya manusia JABAR yang produktif

dan berdaya saing;

2. Meningkatkan pembangunan ekonomi regional yang berbasis

potesi lokal;

3. Meningkatkan ketersediaan dan kualitas infrastruktur.

4. Meningkatkan daya dukung dan daya tampung lingkungan

untuk mendukung pembangunan yang berkelanjutan.

5. Meningkatkan daya dukung dan daya tampung lingkungan

untuk mendukung pembangunan yang berkelanjutan.

6. Meningkatkan efektifitas Pemerintah Daerah dan Kualitas

Demokrasi.

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan rangkaian kerjasama untuk

mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan, untuk menentukan

pembagian tugas, tanggung jawab dan pelimpahan wewenang secara jelas.

Suatu Organisasi dapat menggambarkan bagian dan fungsi yang ada dalam

perusahaan. Koordinasi struktural dapat dilaksanakan dengan baik guna

menunjang aktivitas perusahaan

 28

Gambar 3.1
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Olah Raga dan Pemuda Jawa Barat

Sumber : Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat

 29

Berdasarkan struktur organisasi di atas, maka dapat diuraikan mengenai fungsi

dan tugas masing-masing bagian. Berikut adalah fungsi dan tugas dari masing-

masing bagian yang terlibat pada

1. Kepala Dinas mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Membantu Kepala Daerah dalam merumuskan kebijakan umum dan

teknis di bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan

kepariwisataan;

b. Memimpin, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan

semuakegiatan Dinas;

c. Membuat Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Laporan

Akuntabilitas Kinerja dalam rangka pelaksanaan tugas Dinas;

d. Mengadakan kerja sama dengan Dinas/Instansi/Lembaga terkait

lainnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

e. Membina dan memotivasi kepada seluruh pegawai di lingkungan

Dinas dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja;

f. Menyelenggarakan pembinaan teknis bidang kepemudaan, olahraga,

kebudayaan dan pariwisata dalam upaya meningkatkan produktivitas

kerja;

g. Mengkaji dan menyiapkan bahan penetapan kebijaksanaan Kepala

Daerah di bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan

kepariwisataan;
 30

h. Mengkaji dan mengoreksi perizinan/rekomendasi di bidang

kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;

i. Memberi saran dan pertimbangan kepada Kepala Daerah di bidang

kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;

j. Mempertanggungjawabkan tugas dinas secara operasional kepada

Kepala Daerah melalui Wakil Kepala Daerah;

k. Mempertanggungjawabkan tugas dinas secara administratif kepada

KepalaDaerah melalui Sekretaris Daerah

l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

Dalam pelaksanaan tugas tersebut dalam ayat (1) pasal ini, Kepala Dinas dibantu

oleh :

a. Sekretariat;

b. Bidang Kepemudaan dan Olahraga;

c. Bidang Kebudayaan dan Pariwisata;

d. UPTD; dan

e. Kelompok Jabatan Fungsional.

2. Sekretaris

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris, mempunyai tugas membantu

dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dalam hal :

a. Pemberian pelayanan administrasi umum, perlengkapan,

kepegawaian,perencanaan, dan keuangan di lingkungan Dinas;

 31

b. Penyusunan rencana kerja sekretariat;

c. Penyediaan dan pengolahan data untuk penyusunan Rencana

Strategis, Rencana Kerja dan Laporan Akuntabilitas Kinerja

Dinas;

d. Pengkoordinasian penyusunan rencana kerja dan penyelenggaraan

tugas secara terpadu;

e. Penyusunan anggaran dan penatausahaan keuangan Dinas;

Pengumpulan dan penyusunan peraturan-peraturan di bidang

kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;

f. Pengadaan, pemeliharaan dan pengelolaan perlengkapan barang

inventaris dinas

g. Pembuatan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi

umum;

h. Pembinaan dan pengendalian di bidang administrasi umum,

perlengkapan, kepegawaian, perencanaan dan keuangan;

i. Penyelenggaraan dan pengelolaan sistem informasi keuangan;

j. Penyelenggara dan pengelolaan sistem informasi;

k. Pengelolaan kebersihan, keamanan dan ketertiban Dinas;

l. Pemonitoran, evalusi dan pelaporan tugas Sekretariat;

m. Pengkoordinasian dan konsultasi dengan dinas/instansi/lembaga

terkait untuk kelancaran tugas;

 32

n. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan;

Sekretaris dibantu oleh:

a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

b Sub Bagian Keuangan;

c. Sub Bagian Perencanaan Program.

1. Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub.

Bagian, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris dalam hal :

a. Pelaksanaan urusan administrasi umum dan kepegawaian yang diperlukan

Dinas;

b. Penyiapan bahan dan keperluan rumah tangga Dinas;

c. Penerimaan, pencatatan, penyimpanan, dan pendistribusian perlengkapan

Dinas;

d. Pemeliharaan dan pengendalian barang-barang inventaris Dinas;

e. Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi

pegawai, pensiun, dan penghargaan;

f. Penyiapan bahan usulan program diklat dan pengembangan pegawai;

g. Pelaksanaan administrasi surat menyurat yang diperlukan oleh Dinas;

h. Pengelolaan ketertiban dan keamanan di lingkungan Dinas;

i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian dibantu oleh:

 33

a. Pengelola Administrasi Umum;

b. Pengelola Administrasi Kepegawaian;

c. Pengelola Rumah Tangga dan Perlengkapan;

d. Operator Komputer.

2. Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian, mempunyai

tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Sekretaris dalam hal :

a. Penyiapan bahan rencana anggaran keuangan Dinas;

b. Pelaksanaan pengelolaan keuangan Dinas;

c. Penyusunan laporan administrasi keuangan Dinas;

d. Pengamanan uang kas, tanda bukti brankas, dan surat-surat berharga;

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Keuangan

dibantu oleh:

a. Pengelola Keuangan;

b. Operator Komputer.

3. Sub Bagian Perencanaan Program dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian,

mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Sekretaris dalam

hal :

a. Penyiapan bahan rencana program kegiatan di lingkungan Dinas;

b. Pengkoordinasian kegiatan-kegiatan di lingkungan Dinas dalam rangka

peningkatan kinerja;

c. Penyusunan Renstra, Renja dan Lakip Dinas;

d. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan-kegiatan di lingkungan Dinas;

 34

3 Bidang Kepemudaan dan Olahraga

Bidang Kepemudaan dan Olahraga dipimpin oleh seorang Kepala Bidang,

mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dalam

hal :

a. Pelaksanaan penyusunan petunjuk teknis manajemen pengelolaan Bidang

Kepemudaan dan Olahraga;

b. Perencanaan dan pelaksanaan dalam penanganan pengelolaan Kepemudaan

dan Olahraga;

c. Penyelenggaraan perumusan bahan kebijakan bidang kepemudaan dan

olahraga;

d. Memimpin, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan semua

kegiatan dibidang Pemuda dan Olahraga;

e. Membuat Program Kerja dalam pelaksanaan tugas Kepala Bidang Pemuda

dan Olahraga;

f. Membina dan memberikan motivasi kepada Kepala Seksi Bina Organisasi,

Kepala Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga dan Seksi Peningkatan

Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga dan Staf dalam upaya

meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja;

g. Melaksanakan pembinaan teknis dibidang Pemuda dan Olahraga dalam

memberikan pelayanan terhadap masyarakat

h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Dinas dibidang Pemuda

dan Olahraga;
 35

i. Mempertanggungjawabkan tugas dibidang Pemuda dan Olahraga secara taktis

operasional dan teknis administrasi kepada Kepala Dinas Pemuda, Olahraga;

j. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan unit kerja di lingkungan

dinas/instansi terkait lainnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;

k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang

Kepemudaan dan Olahraga dibantu oleh :

a. Seksi Bina Organisasi Kepemudaan;

b. Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga; dan

c. Seksi Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga.

1. Seksi Bina Organisasi Kepemudaan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi,

mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang

dalam hal :

a. Pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan penyusunan program kerja

bidang pembinaan organisasi kepemudaan;

b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pembinaan organisasi

kepemudaan;

c. Pembinaan, pengawasan dan pengendalian kegiatan organisasi kepemudaan;

d. Penyelenggaraan fasilitasi peningkatan peran serta masyarakat dalam

Organisasi Kepemudaan;

e. Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait;

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Bina Organisasi

 36

Kepemudaan dibantu oleh :

a. Pengolah Data Organisasi Kepemudaan.

b. Pelaksana operator komputer.

2. Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga dipimpin oleh seorang Kepala Seksi,

mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang

dalam hal :

a. Penyusunan rencana program kerja di bidang bina dan pengembangan

olahraga;

b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan data sebagai bahan kebijakan

teknis di bidang pembinaan dan pengembangan olahraga;

c. Pembinaan dan pengendalian dalam pengembangan prestasi di bidang

olahraga secara optimal;

d. Pembinaan terhadap organisasi-organisasi dan pengurus-pengurus Cabang

Olahraga;

e. Peningkatan kesegaran jasmani dan pembinaan olahraga masyarakat;

f. Perencanaan, pengaturan dan pemberian bantuan pelaksanaan kegiatankegiatan

pertandingan olahraga dan pembangunan sarana serta prasarana

olahraga;

g. Pelaksanaan koordinasi dan konsultasi dengan dinas/instansi /lembaga lainnya

dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;

h. Evaluasi dan pelaporan hasil pelaksanaan tugas;

i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal

 37

ini, Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga dibantu oleh

a. Pembina Cabang Olahraga;

b. Pengolah Data Prestasi Olahraga;

3. Seksi Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga dipimpin oleh

seorang Kepala Seksi, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab

kepada Kepala Bidang dalam hal:

a. Pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan penyusunan program

kegiatan peningkatan sarana dan prasarana pemuda dan olahraga;

b. Penyediaan data kebutuhan sarana dan prasarana untuk kegiatan kepemudaan

dan olahraga;

c. Pendataan dan penyediaan sarana dan prasarana kegiatan kepemudaan dan

olahraga;

d. Pengasawan dan pengendalian sarana dan prasarana kepemudaan dan

olahraga;

e. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitas dengan dinas/instansi terkait untuk

kelancaran pelaksanaan tugas;

f. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Seksi

Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga;

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Peningkatan

Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga dibantu oleh :

a. Pengolah data sarana prasarana kepemudaan;

b. Pengolah data sarana prasarana olahraga;

 38

c. Pelaksana Operator Komputer.

5 Kepegawaian

a. Kepala Dinas diangkat dan diberhentikan oleh Kepala Daerah;

b. Kepala Dinas bertanggung jawab dalam hal perencanaan, pengolahan, dan

pembinaan kepegawaian;

c. Kepala Dinas wajib membuat Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai di lingkungannya setiap

tahun sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

d. Kepala Dinas menyiapkan penyusunan daftar pegawai yang akan dididik

baik di dalam maupun di luar negeri untuk disampaikan kepada Kepala

Daerah;

e. Ketentuan-ketentuan lain mengenai kepegawaian diatur sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

 BAB IV

KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

4.1 Jadwal Kerja Praktek

Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan selama kurang lebih satu bulan.

Secara resmi kerja praktek dimulai tanggal 24 Agustus 2011 sampai dengan 24

September 2011. Adapun waktu pelaksanaan kerja praktek disesuaikan dengan

jadwal masuk pembimbing kerja praktek.

4.2 Cara/Teknik Kerja Praktek

Deskripsi dari ruang lingkup pekerjaan di atas adalah sebagai berikut :

1. Analisis

Analisis sistem dilakukan pada minggu pertama, melalui

wawancara dengan pembimbing kerja praktek, dan pengambilan data

yang dibutuhkan. Dari tahap pertama ini diperoleh gambaran aplikasi

yang akan dibangun.

2. Perancangan

Tahapan ini merupakan tahap penterjemah dari data yang telah

dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai

 41

(user). Perancangan yang dibuat terdiri dari perancangan prosedur,

diagram konteks, DFD, dan perancangan basis data.

3. Implementasi Dan Pengujian Sistem

4.3 Data Kerja Praktek

4.3.1 Penjelasan Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Pada Dinas Olah

Raga Dan Pemuda Jawa Barat

Sistem Pengolahan Persediaan Alat Tulis Kantor Dinas Olahraga

dan Pemuda Jawa Barat merupakan sistem yang berfungsi mengolah data

persediaan barang. Data – data persediaan barang diperoleh dari faktur

pembelian yang di susun berdasarkan waktu pembelian. Data yang telah

tersusun kemudian masuk pada kartu barang masuk dan kartu persedian.

Setiap tiga bulan sekali dilakukan pelaporan dan setiap akhir tahun

dilakukan tutup buku serta laporannya.

Dilihat dari sudut pandang di atas, maka dibutuhkan suatu

perancangan sistem terkomputerisasi yang bertujuan untuk memberikan

gambaran mengenai sistem yang diusulkan sebagai penyempurnaan dari

sistem yang ada.

4.3.2 Dokumen Yang Digunakan

Adapun dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi

Persediaan Alat Tulis Kantor adalah sebagai berikut:

 42

A. Bukti Penerimaan

B. Kartu Barang

C. Kartu Persediaan

D. Bukti Pengeluaran

4.3.3 Catatan Yang Digunakan

Adapun catatan yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Persediaan adalah sebagai berikut:

A. Buku Penerimaan Barang

B. Buku Pengeluaran Barang

C. Laporan Rekapitulasi Per Tiga Bulan

D. Laporan Rekapitulasi Akhir Tahun

4.3.4 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Pengadaan Alat Tulis Kantor baru pada Dinas Olahraga dan

Pemuda Jawa Barat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh

Kepegawaian dan Umum khususnya oleh staff Gudang. Akan tetapi

pengadaan Alat Tulis Kantor baru dilakukan apabila stok barang di gudang

hanya dapat memenuhi kebutuhan selama 1 bulan saja.

Prosedur kerja yang terlibat dalam sistem pengelolaan persediaan

barang ATK adalah sebagai berikut :

 43

1. Kepala Bidang Afiliasi mengecek usulan ATK dan menandatangani

surat Usulan pengadaan ATK yang sudah di ACC diserahkan ke

P2K(Pejabat Pembuat Komitmen)

2. P2K membuat surat perintah pembelian barang ATK, selanjutnya

diserahkan kepada bagian panitian pengadaan

3. Panitia pengadaan melakukan pembelanjaan barang ATK dan

membuat faktur belanja serta membuat surat tanda terima barang,

kemudian diserkan kepada Sub. Bagian Keuangan dan Anggaran

Rumah Tangga(ART)

4. Sub. Bagian Keuangan dan Anggaran Rumah Tangga(ART) mengecek

barang dan menerima barang ATK

5. Sub. Bagian Keuangan dan Anggaran Rumah Tangga(ART)

mendistribusikan ke bidang pengelolaan persedian barang dan

membuat bon pengeluaran barang dan menyerahkan ke petugas

pengelolaan ATK Bidang Afiliasi

6. Petugas Pengelolaan barang ATK Bidang Afiliasi menginput data

barang masuk sebanyak 2 rangkap dan melakukan distribusi ke End

User

7. Petugas Pengelolaan barang ATK Bidang Ariliasi membuat Bon

Pengeluaran barang ATK bidang Afiliasi.

 44

4.3.5 Flow Map

Model flow map dari sistem pengelolaan persedian barang ATK

yang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk Flow Map seperti dibawah

ini:

Flow Map yang sedang berjalan

Kepala
KepalaBidang
Bidang Sub.Bag
Sub.BagKeuangan
Keuangan Petugas
PetugasPengelola
Pengelola
P2K
P2K Panitia
PanitiaPengadaan
Pengadaan
Afliasi
Afliasi &&ART
ART ATK
ATKBidang
BidangAfliasi
Afliasi

Surat Usulan
Pengadaan ATK

Surat Perintah
Pembelian
Surat Usulan barang
Mengecek Usulan Pengadaan ATK
ATK dan yang Sudah Di
Menandatangani ACC
Bon
Pengeluaran
Melakukan
pembelanjaan
Surat Usulan Membuat Surat Barang
Pemgdaan ATK Perintah
yang Sudah Di Pembelian Barang
ACC ATK Input Data
Barang Masuk

Faktur Belanja
Surat Perintah
Pembelian
barang
Surat Tanda
Terima Barang A

Melakukan Tanda
Penerimaan
Barang

Cek dan Terima

barang Distribusi ke
End User
Surat Tanda
Terima Barang

Mendistribusikan Bon Pengeluaran

Ke Bidang ATK Bidang
pengelola ATK Afiliasi

Bon
Pengeluaran

Bon Pengeluaran
ATK Bidang
Afiliasi

Gambar 1.1 Flow Map Pengolahan Persediaan Barang ATK

 45

Keterangan :

P2K : Pejabar Pembuat Komitmen

A : Arsip data barang ATK Bidang Afiliasi

4.3.6 Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem

yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan

aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Diagram

konteks digunakan juga untuk mempresentasikan keseluruhan dari

sistem. Adapun diagram konteks sistem yang sedang berjalan adalah

sebagai berikut :

Membuat Surat perintah

Surat usulan ATK
Pembelian barang ATK

Kepala Bidang
Afiliasi P2K

Surat tanda terima barang

Surat usulan pengelolaan Sistem informasi
ATK yg sudah di ACC Pengelolaan
Sub. Bagian
Persedian barang Bon Pengeluaran barang Keuangan dan
ATK Bidang Afiliasi ART
Faktur Belanja

Bon Pengeluaran
Surat perintah Pembelian
ATK
barang

Panitia Petugas
Surat tanda terima kasih
Pengadaan Pengelolaan ATK
Bidang Afiliasi
 46

4.3.7 Data Flow Diagram

DFD berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD

yang sedang berjalan digambarkan sebagai berikut :

Surat Usulan
Kepala Bidang Afiliasi Pengadaan Panitia Pengadaan
ATK

Surat Perintah
Pembeliaan Barang

1.1 Cek dan terima barang

Surat Perintah Membuat Surat
Pembeliaan Barang Perintah Pembelian
Sub.Bag Keuangan
Barang
dan ART

P2K
1.2
Bon Pengeluaran
Input Barang
Barang
Masuk

Bon Pengeluaran
Barang
Distribusi ke end User
Petugas Pengelola
ATK Bidang Afiliasi

4.3.8 Evaluasi Sistem yang Berjalan

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari system informasi

pengelolaan persedian barang ATK Bidang Afliasi yang sedang berjalan di

Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Keluatan Bandung, maka

penulis mengevaluasi system sebagai berikut :

 47

No Permasalahan Rencana Perancangan / Solusi

1 Untuk proses pengelolaan Dengan adanya system informasi

persedian barang ATK masih yang baru dapat mempermudah

bersifat manual, sehingga proses pengolahaan persedian barang

pemasukan, pengeluaran serta ATK menjadi lebih cepat.

pengecekan membutuhkan

waktu yang cukup lama.

2 Proses penyampaian informasi Dengan adanya penyampaian

dari petugas pengelola bidang informasi dengan system

afiliasi ATK Kepada kepala komputerisai dapat mempercepat cara

bidang Afiliasi masih bersifat kerja dan informasi yang

manual yaitu berupa bon disampaikan kepada kepala bidang

pengeluaran barang ATK, dan afiliasi lebih cepat diketahui.

surat usulan pengadaan ATK

4.4 Usulan Perancangan Sistem

Perancangan system adalah proses pengembangan spesifikasi

system baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis system. Dalam tahap

perancangan, tim kerja desain harus merancang spesifikasi yang

dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat

berbagai uraian mengenai input, proses, dan output dari system yang

diusulkan.
 48

4.4.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap

kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran-

sasaran sebagai berikut :

1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah

dipergunakan oleh pemakai sistem.

2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang

terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi

data dan informasi, simpan data, metode-metode dan lain sebagainya.

4.4.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai

dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan

terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.

4.4.2.1 Flow Map (Bagan Alir Dokumen) yang Disulkan

Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir

merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir

termasuk tembusan- tembusannya.

 49

Flow Map Pengelolaan Persedian Barang ATK Bidang Afiliasi yang diusulkan

Kepala
KepalaBidang
Bidang Sub.Bag
Sub.BagKeuangan
Keuangan Petugas
PetugasPengelolaa
Pengelolaa
P2K
P2K Panitia
PanitiaPengadaan
Pengadaan
Afliasi
Afliasi &&ART
ART ATK
ATKBidang
BidangAfliasi
Afliasi

Surat Usulan
Pengadaan ATK
Input
Surat Tanda Data
Terima Barang Barang
Surat Perintah
Masuk
Pembelian
Surat Usulan barang
Mengecek Usulan Pemgdaan ATK
ATK dan yang Sudah Di
Menandatangani ACC
A

Melakukan Cek dan terima

pembelanjaan barang
Surat Usulan Membuat Surat Barang Distribusi ke
Pemgdaan ATK Perintah End User
yang Sudah Di Pembelian
ACC Barang ATK

Faktur Belanja Mendistribusukan Bon Pengeluaran

Surat Perintah
Ke Bidang ATK Bidang
Pembelian
Afiliasi
barang

Melakukan
Tanda
Penerimaan Bon
Barang Pengeluaran
Input Data
Barang ATK
Bidang Afiliasi

Surat Tanda
Terima Barang

Bidang Afiliasi
Barang ATK
Data Base
Lap. Persedian
Barang ATK
Bidang Afiliasi

Lap. Persediaan
Barang ATK
Bidang Afiliasi
Lap. Persediaan Lap. Persediaan
Barang ATK Barang ATK
Bidang Afiliasi Bidang Afiliasi
Lap. Persediaan
Barang ATK
Bidang Afiliasi

B
 50

Keterangan :

P2K : Pejabar Pembuat Komitmen

A : Arsip data barang ATK Bidang Afiliasi

B : Arsip data barang ATK Bidang Afiliasi

4.4.2.2 Diagram Konteks

Diagram kontek merupakan alat untuk struktur analisis, pendekatan

struktur ini untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan. Pada

diagram kontek ini sistem informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang

akan dihasilkan.

Membuat Surat perintah

Surat usulan ATK
Pembelian barang ATK

Kepala Bidang
Afiliasi P2K

Surat tanda terima barang

Surat usulan pengelolaan Sistem informasi
ATK yg sudah di ACC Pengelolaan
Sub. Bagian
Persedian barang Bon Pengeluaran barang Keuangan dan
ATK Bidang Afiliasi ART
Faktur Belanja

Bon Pengeluaran
Surat perintah Pembelian
ATK
barang

Panitia Petugas
Surat tanda terima kasih
Pengadaan Pengelolaan ATK
Bidang Afiliasi
 51

4.4.2.3 Data Flow Diagram

Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logical.

Diagram biasanya digunakan sebuah model sistem informasi dalam bentuk

jaringan proses- proses yang saling terhubung satu sama lainnya oleh

aliran data. Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram adalah supaya

lebih memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang

komputer, untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau

dikerjakan. Proses data pada Flow Diagram merupakan sekumpulan

program dapat juga merupakan transformasi secara manual.

Surat Usulan
Kepala Bidang Afiliasi Pengadaan Panitia Pengadaan
ATK

Surat Perintah
Pembeliaan Barang

1.1 Cek dan terima barang

Surat Perintah Membuat Surat
Pembeliaan Barang Perintah Pembelian
Sub.Bag Keuangan
Barang
dan ART

P2K
Lap. Persediaan 1.2
Bon Pengeluaran
Barang ATK Bidang Afiliasi Input Barang
Barang
Masuk

Kepala Bidang Afiliasi

Bon Pengeluaran
Barang

Lap. Persediaan
Input Data Barang Petugas Pengelola
Barang ATK Bidang Afiliasi
Bidang Afiliasi ATK Bidang Afiliasi

Lap. Persediaan
Barang ATK Bidang Afiliasi
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian maupun pembahasan serta penjelasan yang telah

dikemukakan sebelumnya, maka dalam Bab ini akan mencoba untuk menarik

kesimpulan. Adapun kesimpulannya adalah dari hasil analisis yang telah

dilakukan, pada proses alur Prosedur Pengolahan Persediaan Barang Alat Tulis

Kantor pada Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat kegiatan yang dilakukan

oleh manajemen perusahaan khususnya oleh staff Gudang.

Pada alur Prosedur pengolahan persediaan barang alat tulis kantor kegiatan

yang dilakukan secara rutin yang sebagai penunjang dalam keakuratan dan

keaktualitasan informasi. Prosedur pengolahan data melibatkan bagian umum,

bagian keuangan dan karyawan itu sendiri.

 53

5.2 Saran

Berdasarkan data primer yang didapat dari hasil penelitian di lapangan

yang dilakukan oleh penyusun dan data sekunder yang diperolah dari pengalaman

dalam perusahaan yang berupa data histories yang akurat, instansi mengalami

kesulitan dalam mengelola sistem informasi yang pada saat itu dilakukan dengan

cara manual.

Kami selaku penyusun yang telah melakukan penelitian di lapangan dan

dengan bermodalkan pengetahuan akademik yang kami dapatkan dari civitas

akademika, kami menyarankan kepada perusahaan untuk menggunakan software

yang mempunyai kemampuan lebih terperinci, user-friendly, spesifik, dan

modern.

Selain itu penulis menyarankan agar dalam diadakannya seleksi pegawai

yang benar-benar sesuai dengan tujuan baik dari segi latar belakang, pendidikan

maupun segi kualitas pegawainya serta memperhatikan persyaratan jabatan yang

dipenuhi maka perlu diperhatikan pelaksanaan penarikan dan seleksi yang tepat

dan objektif.
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG ALAT TULIS KANTOR
PADA DINAS OLAH RAGA DAN PEMUDA JAWA BARAT

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan

Program Diploma III Jurusan Manajemen Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia

Oleh :

Achmad Ramdhan S 10909091

Marudut Martinus S 10909105
Yusuf Maulana 10909102

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2011
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN............................................................................... i

KATA PENGANTAR ..................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................... iii

DAFTAR SIMBOL.......................................................................................... vi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

1.1.Latar Belakang Kuliah Kerja Praktek .................................................. 1

1.2.Identifikasi Masalah ............................................................................. 2

1.3.Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Praktek ........................................... 2

1.4.Batasan ................................................................................................. 3

1.5.Metode Penelitian................................................................................. 4

1.6.Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Praktek ............................................. 5

1.7.Sistematika Penulisan .......................................................................... 5

BAB II LANDASAN TEORI .......................................................................... 7

2.1.Konsep Dasar ....................................................................................... 7

2.1.1. Pengertian Sistem ..................................................................... 7

2.1.2. Karakteristik Sistem ................................................................. 8

2.1.3. Klasifikasi Sistem .................................................................... 9

2.1.4. Daur Hidup Sistem ................................................................... 10

2.2.Konsep Dasar Informasi ....................................................................... 13

2.2.1. Pengertian Informasi ................................................................ 13

iii
 2.2.2. Siklus Informasi........................................................................ 13

2.3.Konsep Dasar Persediaan Barang ........................................................ 14

2.3.1. Pengertian Persediaan ............................................................... 14

2.3.2. Sistem Informasi Persediaan .................................................... 14

2.4.Komponen Sistem Informasi ............................................................... 15

2.5.Pengembangan Sistem Informasi ......................................................... 15

2.6.Tool Yang Digunakan .......................................................................... 17

2.6.1. Diagram Alir Dokumen (flowmap) .......................................... 17

2.7.Konsep Basis Data ............................................................................... 18

2.7.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................ 18

2.7.2. Teknik Entity Relationship ....................................................... 19

BAB III RUANG LINGKUP PERUSAHAAN ............................................... 21

3.1.Tujuan Umum Perusahaan ................................................................... 21

3.2.Visi dan Misi ........................................................................................ 25

3.2.1.Visi Dinas Olahraga dan Pemuda ............................................... 25

3.2.2. Misi Dinas Olahraga dan Pemuda ............................................. 27

3.3.Struktur Organisasi .............................................................................. 27

BAB IV KEGIATAN SELAMA KERJA ..................................... 40

4.1.Jadwal Praktek Kerja Lapangan ........................................................... 40

4.2.Cara/ Teknik Kerja Praktek .................................................................. 40

4.3.Data Kerja Praktek ............................................................................... 41

4.3.1.Penjelasan Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Pada Dinas

Olahraga dan Pemuda Jawa Barat ............................................... 41

iv
 4.3.2.Dokumen Yang Digunakan ...................................................... 41

4.3.3.Catatan Yang Digunakan ........................................................ 42

4.3.4.Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ................................ 42

4.3.5.Flowmap ................................................................................... 44

4.3.6.Diagram Konteks ..................................................................... 45

4.3.7.Data Flow Diagram .................................................................. 46

4.3.8.Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ................................... 46

4.4. Usulan Perancangan Sistem ................................................................. 47

4.4.1 Tujuan Perancangan Sistem ...................................................... 48

4.4.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan ..................................... 48

4.4.2.1.Flowmap (Bagan Alir) Yang Diusulkan .................... 48

4.4.2.2.Diagram Konteks ....................................................... 50

4.4.2.3.Data Flow Diagram ................................................... 51

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................... 52

5.1.Kesimpulan .......................................................................................... 52

5.2.Saran ..................................................................................................... 53

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 54

LAMPIRAN

v
 DAFTAR PUSTAKA

1. Pressman, Roger.S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi

(Buku Satu), Andi, Yogyakarta.
2. Teguh, Wahyono. (2003), Sistem Informasi, Graha Ilmu, Bandung.
3. Teguh Wahyono, Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2003.
4. Witarto, Memahami Sistem Informasi, Informatika, 2004.
5. Witarto. (2004), Memahami Sistem Informasi, Informatika.

54