BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum
Di zaman komputerisasi yang berkembang saat ini, penggunaan komputer sangat penting
didalam berbagai bidang terutama kegiatan atau pekerjaan manusia.Komputer dapat
membantu pekerjaan manusia dengan efektif dan efisien.Selain itu komputer dapat
menghasilkan nilai informasi yang akurat.
Dalam sebuah perusahaan pastilah memiliki pegawai, dimana personalia dalam sebuah
perusahaan setiap bulannya akan menghitung gaji. Ketelitian dalam menghitung gaji yang
akan dibayarkan merupakan hal yang sangat penting. Bila sering terjadi kesalahan dalam
perhitungan gaji tentu akan menimbulkan masalah.
Solusi yang terbaik dalam menangani hal tersebut adalah dengan menggunakan system
komputerisasi. Karena didalam perusahaan, proses pengolahan data dengan bantuan
computer diharapkan akan menghasilkan data yang benar, cepat dan akurat, sehingga
dapat meringankan pekerjaan terutama dalam proses kalkulasi yang kompleks dan
kemungkinan kesalahan yang terjadi relatif kecil.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis akan membahas laporan KKP (Kuliah Kerja
Praktek) ini dengan judul Analisa Sistem Penggajian pada PT SHAHIB SEJATI yang
bergerak dibidang jasa konsultan.
1.2

Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan pembuatan laporan KKP ini adalah :
1. Untuk mengetahui system informasi yang digunakan untuk mengolah data gaji
karyawan secara efektif dan efisien.
2. Untuk memperkecil tingkat kesalahan atau permasalahan yang dapat terjadi pada
sistem yang digunakan.

1.3

1.4

Metode Penelitian
Dalam kegiatan penelitian ini kami mengumpulkan data melalui cara :
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap dan
akurat, maka kami melakukan metode tanya jawab dengan nara sumber terkait
mengenai semua hal kegiatan yang berlangsung dalam perusahaan.
2. Studi pustaka
Selain wawancara, kami juga mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan
mencarinya dibuku atau website yang berhubungan dengan pembahasan.
Ruang lingkup
1

Mengingat terbatasnya waktu dan tenaga serta untuk menghindari meluasnya

pembahasan masalah, maka penulis membatasi permasalahan KKP ini pada :
1. Permasalahan yang akan dibahas mencakup proses absensi, perhitungan,
penginputan dan pembayaran gaji.
2. Sistem penggajian ini hanya mencakup karyawan tetap PT SHAHIB SEJATI
1.5

Sistematika Tulisan
Dalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan Laporan Kuliah
Kerja Praktek ini, metode penelitian dalam pengumpulan data, ruang lingkup dan
sistematika penulisan yang di bahas dalam bab demi bab.
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud dan tujuan, metode penelitian yang
digunakan, ruang lingkup serta sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang uraian tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung
sistem (tools system).
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu sejarah singkat
perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data
(DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi
bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur kode,
spesifikasi sistem komputer secara umum, perangkat lunak perangkat keras, konfigurasi
sistem komputer, permasalan pokok, dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I sampai dengan
bab III serta berisikan saran yang bersifat membangun untuk kepentingan perusahaan itu
sendiri maupun untuk kepentingan umum.

BAB II
LANDASAN TEORI
2

2.1 Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi atau menjadi satu
dalam konsep yang sama dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan
(Jogiyanto.HM, 1999). Pendekatan system yang menekankan pada komponen atau
elemen akan lebih mudah menganalisis dan merencanakan suatu system sebab
untuk merancang suatu system dibutuhkan pengertian dan pemahaman mengenai
elemen-elemen atau subsistem dari system tersebut.
B.

Karakteristik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat tertentu yaitu :
- Komponen system
Suatu system terdiri dari jumlah elemen yang saling berinteraksi, bekerja sama
membentuk suatu kesatuan. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari system
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system
secara keseluruhan.
- Batas system
Batas system atau boundary merupakan daerah yang membatasi antara suatu
system dengan system lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas system
ini menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut.
- Lingkungan luar system
Lingkungan luar (environment) dari suatu system adalah apapun diluar batas
dari system yang mempengaruhi operasi system.Lingkungan luar system dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan system tersebut.Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan energy dari system, sedangkan
lingkungan luar yangmerugikan, harus ditahan dan dikendalikan.
- Penghubung system
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya.Sumber daya yang ada mengalir dari satu subsistem
ke subsistem lainnya melalui penghubung ini. Dengan penghubung, suatu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk suatu
kesatuan.
- Masukan system
Masukan system (input) adalah energy yang dimasukkan kedalam system. Input
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energy yang dimasukkan supaya
system tersebut dapat beroperasi, sedangkan signal input adalah energy yang
diproses untuk mendapatkan keluaran.
- Keluaran system
Keluaran system (output) adalah hasil dari energy yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Sebagai
contoh, dalam system computer, panas yang dhasilkan adalah keluaran yang
3

C.

tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan. Sedangkan informasi

adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolah system
Suatu system dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
Sasaran system
Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari system
sangat menentukan masukan yang dibutuhkan oleh system dan keluaran yang
akan dihasilkan oleh system tersebut. Suatu system dapat dikatakan berhasil
bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi yang sistematis sangat diperlukan untuk mengelola perusahaan.Informasi
yang benar diperlukan oleh setiap manajer. Informasi tersebut dapat diperoleh dari
adanya suatu system informasi terpadu dan terkordinasi (Gordon B. Davis, 1991),
dalam bukunya system informasi manajemen menguraikan bahwa system informasi
sebagai suatu system yang jelas dan singkat sebagai berikut :
Sistem informasi menerima suatu masukan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.
Sedangkan menurut (Jogiyanto. HM. 1999) system informasi adalah suatu system
didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian mendukung operasi,bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dalam suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
digunakan.

Ada beberapa masalah yang dapat diatasi dengan pemakaian system informasi yang baik yaitu:
1. Penyajian informasi yang cermat dan dapat dipercaya tingkat keandalannya.
2. Pengkomunikasian dan pegolahan data dengan metode dan teknik yang lebih
efisien
3. Penyajian informasi pada waktu yang telah ditentukan, agar lebih bermanfaat bagi
manajemen.
4. Pengolahan data dan penyajian informasi dengan alokasi data yang lebih rendah
dari pada dampak yang ditimbulkan.
5. Kordinasi antara manusia dengan mesin selama dalam pengolahan data.
D. Sistem Basis Data
Basis data atau database merupakan pegelompokkan terpadu dari sejumlah file data
yang saling berkaitan. System basis data merupakan system yang terdiri atas
kumpulan file (table) yang saling berhubungan dan sekumpulan program (DBMS)
yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses
dan memanipulasi file (table tersebut). DBMS (Data Base Management System)
adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menangani basis data.
E.

Perancangan system
4

Perancangan system merupakan penerapan bermacam-macam teknik dan prinsip

dengan tujuan mendefinisikan peralatan, proses atau system secara rinci sehingga
mudah dalam penerapannya. Secara jelas dapat didefinisikan sebagai berikut:
1. Pendefinisian dari kebutuhan fungsional
2. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
3. Menggambarkan bagaimana suatu system dibentuk
4. Perancangan system dapat berupa penggambaran perencanaan, dan
pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah
kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
5. Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat
keras dari suatu system
Tujuan dari perancangan system adalah :
- Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai system
- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada programmer dan ahli-ahli tehnik lainnya yang terlibat.
F.Sistem yang berkembang saat ini
Untuk memenuhi kebutuhan operasional data seperti yang teah dijelaskan diatas,
maka perlu ditentukan perangkat lunak pengolahan basis data. Data yang ada
didalam sebuah basis data diatur oleh perangkat lunak pengelola basis data.
Perangkat lunak tersebut adalah database management sistem (DBMS). Perangkat
lunak yang termasuk dalam kategori DBMS dan berkembang saat ini misalnya Ms.
Access, Oracle, Interbase, MySQL, Sybase dan lain sebagainya.
2.2.

Peralatan Pendukung (Tool System)

Peralatan pendukung adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika
model dari suatu sistem yang menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagramdiagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya.
Dalam penulisan makalah Analisa Perancangan Sistem Informasi ini, peralatan
pendukung yang digunakan oleh penulis antara lain Diagram Alir Data (DAD) dan
Kamus Data.
2.2.1
Diagram Alir Data (DAD)
Merupakan suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi,
manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen
sistem yang saling berhubungan dengan aturan mainnya.
Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Data (DAD) yaitu sebagai berikut :
1. Simbol Data Flow Diagram
Simbol data flow diagram mempunyai beberapa simbol atau lambang yang
lazim digunakan dalam membuat data flow diagram yang terdiri dari empat
buah simbol, yaitu :
a. Kesatuan luar (Eksternal Entity)

Merupakan kesatuan (Entity) di lingkungan luar sistem yang berupa

orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan
luarnya yang akan memberikan input (masukan) atau output
(keluaran) dari sistem. Kesatuan luar di diagram alir data diberi simbol
busur sangkar.
b. Proses (process)
Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer
dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk
dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
c. Arus data (Data Flow)
Menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari proses sistem.
d. Simpanan Data (Data Store)
Menggambarkan data yang sudah disimpan atau diarsipkan
2. Tahapan Data Flow Diagram
Langkah langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi
tiga langkah tahapan, yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan
data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut
untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari
keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Untuk menggambarkan tahapan proses yang ada dalam diagram
konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
c. Diagram Rinci (detail)
Untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari
tahapan proses yang ada di diagram nol.
3. Aturan main Data Flow Diagram
Dalam menggambarkan data flow diagram ada beberapa aturan main yang
harus diperhatikan yaitu sebagai berikut :
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan external
entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store
dengan store lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store
dengan external entity lainnya secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data
flow yang keluar.

2.2.2

Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi.Dengan menggunakan kamus data, analisa sistem
dapat menginformasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat pada tahap analisa sistem dan digunakan baik pada tahap
analisa maupun pada tahap perancangan sistem, maka kamus data harus dapat
mencerminkan keterangan jalas tentang data yang dicatatnya, maka kamus data
harus membuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data Diagram
Karena kamus data dibuat berdasarkan Diagram Alir Data (DAD), maka
nama dari arus data dicatat dikamus data agar lebih mudah pencariannya.
2. Alias atau Nama Lain
Alias atau nama lain dari dari data dituliskan bila nama lain ada. Alias dapat
ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang
atau departemen yang satu dengan yang lain.
3. Bentuk data
Bentuk data harus dicatat karena dapat digunakan untuk mengelompokkan
kamus data kedalam penggunaan suatu perencanaan sistem.

4. Struktur Data
Menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari itemitem atau elemen-elemen data.
5. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju, supaya memudahkan mencari arus data di dalam Diagram Alir
Data.
6. Volume
Volume yang harus dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data.
7. Periode
Menunjukkan kapan terjadinya arus data ini, perlu dicatat di kamus data
harus dimasukkan data karena dapat mengidentifikasikan kapan input data
harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan
dan kapan laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat
dalam kamus data, maka bagian penjelasan harus diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut.
Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat
arti atau makna dari simbol yang digunakan, yaitu disebut NOTASI. Dimana notasi kamus data
lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi. Notasi dibagi menjadi dua macam
yaitu :
7

A. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data.
Notasi
X
9
A
Z
.
,
~

Keterangan
Setiap Karakter
Angka Numerik
Karakter Alphabet
Angka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong
Titik, sebagai pemisah pecahan
Koma, sebagai pemisah pecahan
Hypen, sebagai tanda penghubung
Tabel II.1 Notasi Tipe Data

B. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Notasi
=
+
()
{}
I
[]
*

Keterangan
Terdiri dari
And (dan)
Pilihan (Ya atau Tidak)
Literasi / Pengulangan Proses
pemisah pilihan di dalam
tanda [ ]
Pilih salah satu pilihan
Keterangan atau catatan
Tabel II.2 Notasi Struktur Data

2.2.3

Struktur Kode
Digunakan untuk mengklasifikasikan data yang dimasukan kedalam komputer
ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi.Kode dapat berbentuk
dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya.
Ada beberapa macam tipe kode antara lain Kode Mnemonik (Mnemonik Code),
Kode Urut (Sequential Code), Kode Blok (Block Code), Kode Grup (Group
Code), Kode Batang (Bar Code) atau Kode Desimal (Decimal Code).

Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal antara lain :
a. Harus Mudah Diingat
Supaya kode mudah diingat maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.
b. Harus Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang di wakilinya. Unik tidak ada
yang sama.
c.
Harus Fleksibel
8

d.

e.

f.

g.

h.
i.

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
Harus Efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam diluar komputer.
Harus Konsisten
Bila memungkinkan, kode harus konsisten dengan kode yang telah
dipergunakan.
Harus Distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi.
Spasi Dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan
didalam menggunakannya.
Hindari karekter yang mirip
Sebaiknya tidak digunakan karena dapat membingungkan.
Kode Harus Sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe dari kode yang digunakan antara lain :
1. Kode Mnemonik (Mnemonik Code)
Kode Mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat.Kode mnemonik
dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil karakter dari item yang diwakili.
Contohnya
:Kode P diberikan untuk mewakili Pria.
Kode W diberikan untuk mewakili Wanita.
2. Kode Urut (Sequential Code)
Kode urut disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang
nilainya urut antara satu kode dengan kode yang lainnya.
Contohnya:
a. Sangat Sederhana
b. Kode dapat pendek tapi unik
c. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui
Kelemahannya:
Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat
disimpan serta tidak fleksibel bila terjadi perubahan pada kode.
Contohnya: 001
Kas
002
Piutang Dagang
3. Kode Blok (Block Code)
Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.

Contohnya:

Rekening buku besar dapat diberikan kode dengan

mengklasifikasikan ke dalam kelompok rekening utama sebagai
berikut :
1000-1999
Aktiva Lancar
2000-2999
Aktiva Tetap

3000.3999 Hutang Lancar

4. Kode Grup (Group Code)
Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode
mempunyai arti.
5. Kode Desimal (Decimal Code)
Kode Desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai
dari angka 0-9 atau dari 00-99, tergantung dari banyaknya kelompok.
Contohnya:
1. Aktiva Lancar
00100
Kas
00200
Piutang Dagang
1 Aktiva Tetap
01100
Tanah
01200
Bangunan Kantor

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
Dengan semakin berkembangnya computer dalam menangani berbagai masalah
kehidupan, perlu kiranya ditinjau manfaat apa yang didapat dari penggunaan computer
dibandingkan dengan investasi yang kita lakukan dalam pengadaan computer tersebut.
Demikian penting dan besarnya peranan computer dalam kegiatan manusia, oleh
karenanya meskipun PT SHAHIB SEJATI dalam proses absensi masih secara manual,
akan tetapi dalam proses penginputan gaji sudah menggunakan system
terkomputerisasi guna memperlancar, memperakurat dan mempercepat proses
10

pelaksanaan tersebut yang terjadi dilingkungan PT SHAHIB SEJATI, selain efisiensi

pada tenaga, juga efisiensi pada waktu.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Sistem penggajian di PT SHAHIB SEJATI terbagi atas beberapa jabatan, salah satunya
jabatan sebagai Teknisi. Penggajian pada jabatan ini sangat penting karena selain
berpengaruh terhadap daya saing perusahaan lain untuk mendapatkan tenaga ahli atau
teknisi yang berpengalaman, berkualitas dan berkompeten juga dapat menentukan baik
atau buruknya sistem penggajian dengan melihat dari segi kecepatan, ketelitian dan
kecocokankarena banyaknya masukan sub atau berbagai macam ketentuan sesuai
dengan keahliannya masing masing yang tentunya sangat bervariasi.
3.2.1

Sejarah Perusahaan
PT SHAHIB SEJATI atau disebut SHAS merupakan sebuah perusahaan Swasta
di Indonesia yangmenyediakan Jasa Konsultan dan Jasa Inspeksi Tehnik
Indonesia yang mengkhususkan diri dalam Pengujian Tidak Merusak atau NDT
(Non Destructive Testing) yang berdomisili di Jl. Timbul / Jl. H. Abdullah No.2
RT.008 RW 07 Pondok Kelapa, Duren Sawit, Jakarta Timur 13450. PT SHAHIB
SEJATI didirikan pada tahun 1996 yang telah tercantum dalam akta pendirian
tanggal 3 April 1996 No: 13 oleh Notaris Ny. Arie Soetardjo, S.H. dan telah
melakukan pekerjaan berbagai proyek di Indonesia.

3.2.2

Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi dalam suatu perusahaan merupakan hal yang mutlak dan
menjadi gambaran kesuksesan sebuah perusahaan.Dengan adanya struktur
organisasi, bisa terlihat pembagian tugas yang jelas. Berikut struktur organisasi
PT SHAHIB SEJATI :

11

Gambar III.2.1
Tanggung Jawab & Deskripsi Pekerjaan:
Tanggung jawab, deskripsi pekerjaan serta hubungan antar personil yang
mengatur, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang berhubungan
dengan mutu service SHAS akan didefinisikan dibawah ini, terutama untuk
personil yang mempunyai wewenang untuk:

Mengambil
tindakan
untuk
mencegah
terulangnya ketidaksesuaian yang berhubungan dengan produk, proses
dan sistem mutu;
Memberikan
rekomendasi
atau
solusi
masalah melalui sarana yang telah ditetapkan;
Memverifikasi hasil implementasi solusi;
Mengendalikan proses lebih lanjut, sampai
penyimpanan atau kondisi yang tidak memuaskan dapat diatasi.

Tanggung jawab individu-individu adalah sebagai berikut:

DIREKTUR
Tanggung jawab
: Pengarahan & Pengendalian Perusahaan
Deskripsi Pekerjaan :
a. Menetapkan Kebijakan Bisnis dan mengarahkan laju perusahaan agar
sesuai dengan Kebijakan Bisnis yang telah ditetapkan.
b. Memegang kekuasaan tertinggi SHAS sehingga segala keputusan strategis
Perusahaan ditentukan olehnya.

12

c. Menandatangani kontrak bisnis dengan Pihak Luar. Akan tetapi jika

berhalangan, Direktur bisa mendelegasikan kepada Stafnya melalui Surat
Kuasa Direksi.
d. Pengambil Keputusan ataupun Ketetapan dalam tujuan jangka panjang
maupun jangka pendek Perusahaan.
WAKIL MANAJEMEN
Tanggung jawab
:
a. Memastikankan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen
Mutu dibentuk, dijalankan dan dijaga keefektifannya.
b. Melaporkan kepada Direksi tentang performa Sistem Manajemen Mutu dan
memberi masukan tentang perbaikan.
c. Memastikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan terbentuk didalam
semua Departemen di SHAS.
Deskripsi Pekerjaan :
a. Memimpin jalannya Manajemen Review.
b. Melaporkan kepada Direksi tentang hasil rangkuman Audit Internal SHAS
serta memberi masukan tentang perbaikan Sistem Manajemen Mutu dan
aplikasinya.
c. Mewakili Manajemen SHAS dalam koordinasi Sistem Manajemen Mutu
baik dengan pihak luar maupun pihak internal SHAS.
MANAJER HRD DAN PERSONALIA
Tanggung jawab:
a. Sebagai kepala personalia dan pengatur kepegawaian berdasarkan
peraturan perusahaan.
b. Pengadaan dan pengembangan SDM yang tidak berhubungan dengan
inspeksi teknis.
c. Sebagai kepala urusan rumah tangga.
Deskripsi Pekerjaan:
a. Menjalankan tata cara kepegawaian sesuai ketetapan perusahaan dalam
hal perekrutan (selain teknisi freelance), pengangkatan, pemberhentian dan
penggajian karyawan (menentukan besar upah).
b. Memfasilitasi hak karyawan sesuai ketetapan perusahaan baik dalam hal
upah dan fasilitas kesehatan.
c. Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan
(pendataan seluruh karyawan baik karyawan tetap maupun kontrak) dan
absensi karyawan.
d. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM dalam
kegiatan perusahaan untuk memastikan sesuai dengan strategi, kebijakan,
sistem dan rencana kerja yang sudah disusun.
e. Melakukan
evaluasi
terhadap
karyawan
dan
mengupayakan
pengembangan kemampuan karyawan yang tidak berhubungan dengan
inspeksi teknis.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang
diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c), (d) dan (e).
MANAJER KEUANGAN DAN ADMINISTRASI
Tanggung jawab:
13

a. Pencatatan dan pendokumentasian keuangan dan accounting dari

perusahaan.
b. Pengaturan budgeting perusahaan untuk kegiatan perusahaan
c. Pengawasan terhadap penggunaan dana / budget di Head office (HO) atau
di project.
d. Pencatatan dan inventarisir asset perusahaan.
e. Kepala gudang di kantor pusat.
Deskripsi Pekerjaan :
a. Mengkoordinir pencatatan dan pendokumentasian dari cash flow
perusahaan.
b. Mengkoordinir pembuatan laporan keuangan setiap bulannya sebagai
masukan ke direksi.
c. Mengkoordinir pembuatan laporan pajak.
d. Mengkoordinir segala bentuk penagihan maupun pembayaran kepada
pihak luar ataupun ke dalam, termasuk penggajian.
e. Mengkoordinir pencatatan serta penyimpanan inventaris dan asset
perusahaan.
f. Mengkoordinir analisa keuangan perusahaan.
g. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang
diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c), (d), (e) dan
(f).
MANAJER OPERASI & PEMASARAN
Tanggung jawab
:
a. Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan proyek NDT yang sedang
berjalan dan baru.
b. Perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan proyek sertifikasi lama dan
baru.
c. Pemasaran jasa NDT dan Sertifikasi.
d. Pengadaan
dan
peng-identifikasian
kebutuhan
pengembangan
sumberdaya manusia yang berhubungan dengan inspeksi teknis.
e. Perencanaan dan pelaksanaan fungsi HSE (Health, Safety and
Environment) di lingkup kantor pusat dan di lokasi proyek.
Deskripsi Pekerjaan :
a. Mengkoordinir pemasaran jasa NDT dan Sertifikasi.
b. Mengkoordinir proses penawaran sampai terjadinya penandatanganan
kontrak.
c. Mengkoordinir mobilisasi dan pengawasan proyek NDT maupun Sertifikasi.
d. Melakukan komunikasi dengan pelanggan mengenai jasa yang dihasilkan.
e. Merekrut sumber daya manusia yang akan digunakan sebagai teknisi
inspeksi teknis.
f. Meng-identifikasi kebutuhan akan pelatihan yang berkaitan dengan HSE
(Health, Safety and Environment) dilingkungan SHAS.
g. Mengkoordinir sosialisasi kebijakan perusahaan tentang HSE dan
mendokumentasikan implementasi HSE di lingkungan SHAS.
h. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang
diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c) , (d), (e), (f)
dan (g).

14

MANAJER QA/QC
Tanggung jawab:
a. Memastikan sumber daya manusia maupun peralatan teknis sesuai dengan
kebutuhan dan persyaratan pelanggan.
b. Mengendalikan dokumen dan rekaman mutu.
c. Membuat Project Quality Plan (PQP) yang mengakomodasi persyaratan
teknis dari pelanggan
d. Mengatur pengadaan produk/jasa dari luar yang telah dipersyaratkan oleh
PT. Shahib Sejati
Deskripsi Pekerjaan :
a. Mengkoordinir pelatihan yang berkaitan dengan inspeksi teknis, pelatihan
Sistem Manajemen Mutu dan pelatihan yang berkaitan dengan HSE
(Health, Safety and Environment).
b. Mengkoordinir proses pengadaan produk / jasa yang telah dipersyaratkan
sehingga produk/jasa tersebut sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh PT.
Shahib Sejati
c. Mengkoordinir pengkalibrasian alat-alat yang dibutuhkan untuk Inspeksi
Teknis.
d. Mengkoordinir pengendalian dokumen dan rekaman mutu SHAS.
e. Mengkoordinir pembuatanProject Quality Plan yang mengakomodasi
persyaratan teknis dari pelanggan.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang
diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c), (d) dan (e).
Tugas dan wewenang tiap individu / personil yang berada dibawah para Manajer akan
ditentukan oleh Manajer Departemen masing-masing.
3.3

Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan metode wawancara dan observasi langsung yang dilakukan penulis
mengenai proses penggajian Teknisi dan sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan
makalah Analisa Perancangan Sistem Informasi, maka penulis akan menguraikan secara
umum prosedur sistem berjalan yang berkaitan dengan sistem penggajian Teknisi yang
secara umum meliputi proses proses sebagai berikut:
a. Proses Absensi Karyawan
Karyawan yang berada didalam area kantor, setiap jam masuk dan pulang kerja
diwajibkan mengisi form absen yang telah disediakan secara rutin yang akan
dikelola oleh Personalia. Karyawan yang akan ditugaskan dilapangan tidak perlu
mengisi form absen dikarenakan telah ada instruksi berupa SPDL (Surat Perintah
Dinas Luar) dan lembar kerja karyawan yang akan dikelola oleh Staff Operasional
untuk pengacu penginputan absen.
b. Proses rekapitulasi dan pemeriksaan absen
Berdasarkan ketentuan dari Personalia dan Staff Operasional, data absen, spdl
maupun lembar kerja akan diperiksa dan direkap seminggu sekali untuk mencegah
15

terjadinya kerangkapan atau kekurangan data.Data diinput keprogram excel agar

lebih mudah diperiksa dan di rekapitulasi dengan fitur-fitur yang ada pada program
tersebut.
c. Proses penginputan gaji
Setelah diperiksanya hasil rekap absensi, rekap uang makan, rekap lemburan dan
rekap kasbon, lalu Personalia melakukan penginputan hingga selesai kemudian
mencetak slip dan menyerahkan ke Manajer Operasional serta Direktur untuk
disetujui.
d. Pembayaran Gaji Karyawan
Selesainya proses penyetujuan tersebut, Personalia memberikan seluruh slip asli ke
Bagian Keuangan untuk pencairan dana pembayaran gajikaryawan. Tahap terakhir
menggandakan slip gaji dan memberikan kepadanya karyawan.

DIAGRAM ALIR DATA (DAD)

16

Gambar III.2.2

17

Gambar III.2.3

3.5

Kamus Data
18

Kamus data atau dictionary adalah catalog tentang data dan kebutuhan kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi.Kamus data dibuat pada tahap analisa dan
perancangan sistem, kamus data sebagai alat komunikasi anatara sistem analis dengan
pemakai. Kamus data terdiri dari:
a. Kamus data dokumen masukan
Form Absen
Nama arus data
Alias
Bentuk data
Arus data

Header

: Form absen
:: tabel printout
: proses 1.0 karyawan
Proses 1.0 - staff operasional
Proses 1.0 HRD
: sebagai bukti kehadiran
: setiap karyawan masuk kerja
: 38 per hari
Struktur data : header + isi
: no+ nama

Isi

: tanggal + jam masuk + jam keluar + lokasi +paraf

Keterangan

: no* nomer karyawan

Penjelasan
Periode
Volume

nama*nama karyawan
tanggal* tanggal + bulan + tahun
jam masuk* jam + menit
jam keluar* jam + menit
lokasi* kantor I proyek
paraf* tandatangan singkat
b. Kamus data dokumen keluaran
Slip Gaji
Nama arus data
Alias
Bentuk data
Arus data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur data
Header
Isi

: Slip Gaji
:: printout
: proses 4.0 Manajer Keuangan
proses 4.0 - Karyawan
: sebagai bukti pembayaran gaji
: setiap karyawan menerima gaji
: 1 kali 1 bulan
: header + isi
: no urut + nama + jab + stat + npwp + bulan + tahun
: tabel lokasi kerja + gaji pokok +biaya jab + Tunj Masa Kerja +tunj
makan + trans kantor + makan kantor + proyek + lainnya +

19

jumlah pendapatan + pajak pendapatan + pendapatan bersih +

potongan + diterima.
Keterangan

: lainnya*uang makan proyek

potongan * pengembalian pinjaman + pengembalian kasbon +
uang diterima dimuka + koreksi bulan lalu + jumlah potongan.

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan yang digunakan pada PT SHAS membutuhkan data
atau input sebagai bahan untuk diproses , sehingga akan menghasilkan bentuk output
atau keluaran. Adapun spesifikasi sistem yang digunakan adalah sebagai berikut:
3.6.1

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen pada sistem ini adalah segala bentuk input atau pemasukan yang
diperlukan didalam pemrosesan. Adapun bentuk dokumen masukan adalah
sebagai berikut:

3.6.2

a. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Frekuensi
Media
Jumlah
Bentuk

: Form absen
: Bukti kehadiran
: HRD
: Karyawan
: Setiap karyawan masuk dan pulang kerja
: Kertas
: Satu Lembar
: lampiran 1

b. Nama dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Frekuensi
Media
Jumlah
Bentuk

: Timesheet / SPDL (Surat perintah dinas luar)

: mengecek kesesuaian lokasi kerja
: Manajer Operasional
: Staff yang bertugas
: Setiap staff bertugas diluar kantor
: Kertas
: 2 rangkap
: lampiran 2

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen didalam sistem berjalan ini adalah segala bentuk dokumen
keluaran yang dihasilkan dari proses pengolahan data dokumen masukan.
Dokumen keluarannya adalah sebagai berikut:

a. Nama dokumen : Slip Gaji

Fungsi
: memberikan rincian gaji yang diterima
Sumber
: HRD
Tujuan
: Karyawan
20

Frekuensi
Media
Jumlah
Bentuk
3.6.3

: Setiap bulan
: Kertas
: 2 rangkap
: lampiran 3

Spesifikasi file
Tabel Absensi Karyawan

Nama Field
Nomer
Nama karyawan
Posisi
Periode

Tipe data
Number
Text
Text
Text

Size
2
50
10
40

TABEL III.6.1 Absensi Karyawan

Tabel Potongan potongan
Nama Field
Tipe data
No Karyawan
Number
Nama
Text
Sisa pinj bulan lalu
Currency
Cicilan bulan ini
Currency
Pelunasan kasbon
Currency
Uang diterima dimuka
Currency
Pengembalian kelebihan Currency
pot pph 21
Koreksi bulan lalu
Currency
Pengembalian kelebihan Currency
potongan
TABEL III.6.2 Potongan Gaji

Size
2
30

Tabel Rekapitulasi gaji

Nama Field
No karyawan
Nama
Status nikah

Tipe data
Number
Text
Text
21

Size
2
30
6

NPWP
Rekening bank
Pendapatan
Pengembalian pinjaman
Pengembalian kasbon
Uang diterima dimuka
Pajak terhutang
Diterimakan
3.6.4

Text
5
Text
25
Currency
Currency
Currency
Currency
Currency
Currency
Tabel III.6.3 Rekapitulasi gaji

Spesifikasi struktur kode

Pada perusahaan PT SHAS, ada beberapa kode atau istilah yang digunakan,
diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Struktur kode yang menjelaskan area penugasan
Nama
Struktur
Keterangan
istilah
Kode
D/L
x/x
Darat / Laut
Tabel III.6.4 Area penugasan
b. Struktur kode yang menjelaskan status pernikahan
Nama
Struktur
Keterangan
istilah
Kode
K/3
x/9
Kawin/3 anak
Tabel III.6.5 Status pernikahan
c. Struktur kode yang menjelaskan kualifikasi teknisi
Nama istilah

Struktur Kode

AR/RI/MT/P
T Level II/RI
PCN

xx/xx/xx/xxxxx99/xxxxx

Keteranga
n
Metoda
pengujian
sesuai
lisensi

Tabel III.6.6 Kualifikasi teknisi

3.6.5

Spesifikasi Program
Pada sistem penggajian perusahaan SHAS program yang digunakan adalah
microsoft excel 2007 dengan operating system windows 7.
Untuk menjalankan program ini hardware yang digunakan adalah 1 unit
komputer yang terdiri dari:

22

1 unit monitor sebagai penampil output

1 unit CPU sebagai pusat pengoprasian komputer
1 unit keyboard sebagai alat input
1 unit mouse sebagai alat input
1 unit printer sebagai alat pencetak output

3.7 Permasalahan
Seiring dengan perkembangan sistem database , program ms. Excel yang digunakan
pada PT.SHAS pastinya memiliki beberapa kekurangan yang dapat menimbulkan
permasalahan atau juga pada proses absensi manual yang dilakukan untuk karyawan
sangat mungkin terjadi masalah.
Masalah yang terjadi pada sistem penggajian yang digunakan dalam PT. SHAS adalah
sebagai berikut:
Absensi karyawan secara manual membuka peluang adanya manipulasi data.
Tidak adanya nomer ID karyawan (hanya menggunakan nomer urut) membuat
bagian HRD mungkin melakukan duplikasi data (double input) pada data karyawan.
Sistem penyimpanan data pada komputer dalam program MS. Excel sangat
mungkin terinfeksi virus.
3.8 Pemecahan Masalah
Dari beberapa masalah yang ditemukan pada point sebelumnya hendaknya ada tindakan
preventif yang dilakukan agar masalah yang terjadi dapat ditanggulangi dengan baik dan
tidak mengganggu proses pengolahan data yang diperlukan . Diantaranya adalah:
Memperbaiki sistem absensi karyawan yang sebelumnya hanya menggunakan form
dan ditulis manual menjadi lebih baik lagi. Misalnya jika perusahaan tetap mau
menggunakan sistem pencatatan manual, gunakan mesin amano dan kartu absen
sebagai pencatat waktu masuk dan keluar kantor .
Atau jika perusahaan mau menggunakan sistem yang lebih baik dibuat ID card
Swipe yang digunakan untuk absen dengan melakukan swipe ID card pada mesin
absensi.
Atau menggunakan finger print sehingga absen hanya dapat dilakukan oleh staff /
karyawan yang bersangkutan.
Membuat nomer ID karyawan yang didasarkan pada beberapa aspek yang mungkin
dipilih. Misalnya Tahun bergabung di perusahaan , atau grade karyawan atau bisa
juga menggunakan pembeda antara staff office dengan staff operasional (teknisi).
Membuat / menggunakan sistem database yang lebih baik seperti oracle atau proint
sebagai sistem absensi dan pengolahan gaji agar data yang disimpan dan akan
digunakan lebih rapih dan teratur (kemungkinan data terduplikasi kecil). Dan
melakukan backup data pada sistem database agar jika terjadi permasalahan data
utama masih ada data back up yang dapat digunakan .

23

BAB IV
PENUTUP
4.1

Kesimpulan
Dari hasil analisa sistem penggajian yang akami lakukan di PT.SHAS dapat kami
simpulkan beberapa point dibawah ini.
1. Sistem absensi karyawan yang dilakukan secara manual dapat membuka
peluang terjadinya kesalahan input data dan membuat proses rekaputulasi absen
menjadi lebih lama karena data absensi harus di input ulang kembali .
2. Sistem penyimpanan data karyawan membutuhkan memory yang cukup besar
karena banyak sheet yang digunakan dalam 1 file excel dan belum dilengkapi
dengan file backup.
3. Update data karyawan dapat dilakukan kapan saja karena penggunaan program
excel tergolong mudah dan dapat di oprasikan oleh siapa saja.
4. Sistem pembayaran gaji yang melalui transfer bank memperkecil adanya resiko
bahaya dalam pencairan uang jumlah besar .

4.2

Saran
Dari beberapa kesimpulan yang kami jelaskan , ada beberapa saran yang bisa kami
sampaikan untuk perbaikan sistem penggajian di PT.SHAS
1. Sebaiknya perusahaan menggunakan program absensi yang terkomputerisasi agar
mengurangi proses input data absen , dan mengurangi tingkat kesalahan dan
manipulasi data .
2. Dibuat 1 file dalam tempat penyimpanan external agar jika terjadi kerusakan data
atau memory pada PC yang digunakan data backup dapat digunakan selayaknya
data asli.
3. Dibuat barcode atau ID karyawan agar personalia atau HRD dapat dengan mudah
membedakan dan mengidentifikasi masing-masng data karyawan.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat kami sampaikan pada makalah ini. Pada
hakikatnya makalah yang kami buat masih jauh dari kesempurnaan , maka kritik dan saran
membangun kami perlukan demi perbaikan makalah ini.

24

Daftar Pustaka

BSI (2014).Modul analisa perancangan sistem informasi ,Jakarta

Sejati,Shahib (2013), brosur profil perusahaan PT . Shahib Sejati .Jakarta.

Jogiyanto, H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset,Yogyakarta, 1999.
Davis, G.B., Sistem Informasi Manajemen,PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1993.

25