BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Dalam era globalisasi ini seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi

yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah cepat dan akurat. Dengan

demikian luasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan komputer

guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini pula yang

dirasakan oleh perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang. Di

dalam menghadapi perdagangan bebas maka akan muncul berbagai masalah yang

kompleks di dalam dunia usaha atau bisnis. Salah satu masalah yang kompleks itu

adalah dibutuhkannya informasi yang luas yang dapat berguna bagi kepentingan pihak

intern maupun ekstern.

Pada dasarnya keberhasilan perusahaan maupun industri dalam menghadapi

tantangan berat saat ini terletak pada kemampuan perusahaan dalam mengolah

informasi tersebut. Selain itu juga memberikan dampak ekonomi tersebut berkaitan

dengan perdagangan bebas. Sebagai akibat dalam menghadapi persaingan-persaingan

yang akan terjadi dalam perdagangan bebas maka perusahaan maupun industri

dituntut untuk meningkatkan sistem informasinya. Dalam pelaksanaan sistem

informasi dengan efetif maka dibutuhkan teknologi komputer. Komputer merupakan

alat canggih yang tepat waktu dan tepat guna dalam membantu pelayanan proses

informasi, serta untuk mempermudah atau mempercepat proses kerja. Apabila suatu

1
 2

perusahaan atau industri telah menggunakan komputer untuk kegiatan usahanya,

terutama kegiatan pengolahan data secara maksimal.

Maka dapat dikatakan perusahaan tersebut sistem kerjanya bersifat manual.

Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil kegiatan

usahanya atau pendapatannya melalui sub bagian dari sistem tersebut yaitu sistem

penjualan. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan

KKP ini dengan judul

“Analisa Subsistem Pergudangan RM dan PM Pada PT. INDOLAKTO Factory

JAKARTA”

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan laporan KKP ini adalah :

1. Menganalisa sub sistem pergudangan yang terdapat pada PT. INDOLAKTO

Factory Jakarta, analisa ini meliputi barang masuk dari supplier sampai dengan

penyimpanan di gudang Raw Material (RM) dan Packaging Material (PM)

2. Menganalisa permasalahan yang terdapat pada sistem tersebut

3. Sedangkan tujuan dari penulisan ini sebagai nilai mata kuliah Kuliah Kerja

Praktek (KKP) di Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Jakarta.

1.3 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan KKP

khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan

pengumpulan data melalui cara :

 3

1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara

lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai

semua kegiatan yang berhubungan dengan

2. Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan

yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan

tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi ini dapat

diketahui kesalahannya atau proses dan kegiatan tersebut.

3. Studi Pustaka

Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi

kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang

ada diperpustakaan Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana

Informatika maupun di perpustakaan lainnya.

1.4 Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak menyimpang

dari pokok permasalahan, maka kami membuat batasan permasalahan yaitu mengena

analisis perancangan sistem pergudangan Raw Material (RM) & Packaging Material

(PM) di gudang PT INDOLAKTO

1.5 Sistematika Penulisan

Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya penulis menjelaskan dahulu secara
 4

garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca

memahami isi laporan KKP ini .
Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP ini adalah :

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan masalah umum, maksud dan tujuan penulisan laporan

KKP, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini berisikan tentang uraian konsep dasar sistem dan peralatan

pendukung sistem (tool system)

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan

menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan fungsi, prosedur

sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem

berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang memiliki sub antara lain berisi

spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga menguraikan tentang

permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir yagn berisikan kesimpulan dari apa yang

dibahas, dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai suatu hasil akhir yang

baik.
 5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Pada dasarnya, sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas

himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan dan terbentuk

sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu

tujuan tertentu.

Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan

sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai

sistem.

2.1.1 Pengertian Sistem

Perusahaan dalam menjalankan usahanya memerlukan informasi yang akurat

dan tepat waktu. Untuk mengetahui informasi tersebut perusahaan harus membuat

sistem yang dirancang dan dilaksanakan dengan tepat dan baik. Sistem pada dasarnya

adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang

berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Murdick dan Ross

dalam Fatta (2007:3) mendefinisikan “Sistem adalah seperangkat elemen yang

digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.”

 6

Menurut McLeod dalam Fatta (2007:4) mendefinisikan “Sistem sebagai

sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan.”

2.1.2 Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlumembedakan

unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang

dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya menurut Fatta (2007:5) :

1. Batasan (boundary): Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang

termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.

2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang

menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari

lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,

tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem

oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang

mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini

bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan

lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

 7

7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan

sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya.

Penyimpanan merupakan suatu benda penyangga diantara komponen tersebut

bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang

berbeda dari berbagai data

2.1.3 Pengertian Informasi

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8) mengemukakan bahwa “Informasi

adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.” Sedangkan menurut Sutabri (2012:22) Informasi adalah “data yang

telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan”.Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :

1. Informasi Strategis

Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang.Mencakup

informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.

2. Informasi Taktis

Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti

informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana

penjualan.

3. Informasi Teknis

Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti

informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

 8

Menurut Sutanta (2011:13) “Informasi merupakan hasil pengolahan data

sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai

kegunaann sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan

akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat

mendatang”.

Informasi yang diperoleh dari pengolahan data dapat dinilai berdasarkan

sifatnya. Sifat informasi yang menentukan nilai informasi menurut Sutanta dalam

Sutanta (2011:14):

1. Kemudahan dalam perolehannya

2. Sifat luas dan kelengkapannya

3. Ketelitian (accuracy)

4. Kecocokan dengan pengguna (relevancy)

5. Ketepatan waktu

6. Kejelasan

7. Fleksibilitas/keluwesannya

8. Dapat dibuktikan

9. Tidak ada prasangka

10. Dapat diukur

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, menurut

James Alter dalam Mulyanto (2009:29) Sistem Informasi adalah “Kombinasi antar
 9

prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk

mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”.

Menurut Mulyanto (2009:31) menyatakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari

lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi”.

Menurut Stair dalam Fatta (2007:9) sistem informasi berbasis omputer dalam

suatu organisasi terdiri dar komponen-komponen berikut:

1. Perangkat Keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan

memasukkan data, memproses data dan keluaran data.

2. Perangkat Lunak, yaitu program, dan instruksi yang diberikan ke komputer.

3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian

rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem

dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang

efektif.

5. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,

programmer dan operator. Serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2.1.5 Sistem Informasi Manajemen

Menurut Kertahadi dalam Fatta (2007:9) mendefinisikan “Sistem Informasi

adalah alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga

bermanfaat bagi penerimanya”. Sementara tujuannya menurut Murdick dan Ross

dalam Fatta (2007:9) “adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan

 10

keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan

operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses”.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model

sistem yang baru pada penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)

A. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Data Flow Diagram (DFD) awalnya dikembangkan oleh Chris Gane dan Trish

Sarson pada tahun 1979 yang termasuk dalam Structured Systems Analysis and Design

Methodology (SSADM) yang ditulis oleh keduanya. Menurut Rosa dan Shalahuddin

(2013:70) Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) adalah

“Representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi

yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran

(output)”.

B. Notasi DAD

Menurut Tata Sutabri (2012) Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh

DeMarco dan Gane sarson melalui buku Metodologi Struktur Analisis Dan Desain

System Informasi. Mereka menyarankan untuk menggunakan data flow diagram

(DFD) dalam menggambarkan atau membuat model sistem.:

 11

C. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main dan berlaku dalam penggunaan data flow

diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut:

a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external

entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu

dengan data store lainnya secara langsung.

c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan

menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang

keluar.
 12

D. Tahapan Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat

konstruksi data flow diagram adalah sebagai berikut:

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem

secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam

diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail

lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Kamus Data (data dictionary) dipergunakan untuk memperjelas aliran data

yang digambarkan pada DFD.

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:70) Kamus Data adalah “Kumpulan

Daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan

dan keluaran dapat dipahami secara umum (memiliki standar cara penulisan)”.

Kamus data biasanya berisi:

1. Nama – nama dari data.

2. Digunakan pada – merupakan proses-proses yang terkait data.

 13

3. Deskripsi – merupakan deskripsi data.

4. Informasi tambahan – seperti tipe data, nilai data, batas nilai data dan komponen

yang membentuk data.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah sebagai berikut:

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD (Diagram Alir Data).

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat.

Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Nama Arus Data

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram,

maka arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang

membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang

suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya

dengam mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang stau departemen satu dengan yang

lainnya.

3. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk

dokumen dasar.
 14

4. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu di catat dikamus data agar memudahkan mencari

arus data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentang arus data tersebut.

6. Periode

Ini untuk menunjukkan kapan terjadinya arus data ini.

7. Volume

Ini menunjukkan yang perlu dicatat didalam kamus data tentang volume rata-

rata dan volume puncak dari arus data.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukkan data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari

item-item atau elemen-elemen data.

 15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

PT.INDOLAKTO Factory Jakarta memiliki beberapa bagian gudang/warehouse,

yaitu bagian RM, PM dan FG. Gudang atau warehouse yang berfungsi sebagai tempat

penyimpanan dan memelihara barang-barang yang disimpan di dalamnya. Selain itu

gudang dapat pula digunakan sebagai tempat mengolah, menyortir, membungkus, dan

mengepak barang-barang yang akan dijual ataupun dikirim. Saat kelompok kami PKL

kami ditempatkan di divisi RM/PM, yaitu ditempat penyimpanan bahan baku berupa

Raw Material (gula,bubuk coklat, vitamin, flever dll.) dan Packaging Material (karton,

label, botol,kaleng,dll.)

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta

fungsi dari masing - masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Awalnya Australian Dairy Produce Board ( Dewan Hasil Peternakan Susu Australia )

telah berhasil mendapat hasil dan kerjasama di Filiphina, Thailand, dan Singapura. Kemudian

dengan adanya kesempatan mendirikan usaha serupa di Indonesia, maka tahun 1967 PT.

Australia Indonesian Milk Industries (PT. INDOMILK) yang merupakan induk PT Indolakto

didirikan. Pada bulan April 2008 dilakukan merger terhadap PT. Australia Indonesian Milk
 16

Industries (PT. INDOMILK), PT. Ultrindo, PT. Indomurni Dairy Industries, PT.

INDOLAKTO dan PT. Indoeskrim ke dalam satu payung usaha, yaitu PT. INDOLAKTO.

Tahun 2007, PT. INDOLAKTO

Mendapatkan penghargaan Piagam Bintang Tiga Keamanan Pangan (Food Star

Award) dari Badan POM Republik Indonesia karena berprestasi dalam menerapkan

Manajemen Keamanan Pangan berdasarkan Sistem HACCP, ISO 22000 secara

konsisten. PT Indolakto juga telah mendapatkan sertifikat ISO sejak tahun 2000 hingga

2016.

Pada PT. INDOLAKTO Factory JAKARTA terdapat gudang RM (Raw

Material) dan PM (Packaging Material), RM(Raw Material) terbagi menjadi RM

Mayor, dan RM Minor, bahan baku yang termasuk RM Mayor adalah susu, gula, dan

bubuk cokelat, sementara RM Minor menampung bahan baku seperti Vitamin-vitamin

pada susu. PM(Packaging Material) menyimpan kemasan-kemasan produk yang

diproduksi, seperti botol, karton, kardus, label/foil.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi:

Dapat Menjadi pemimpin pasar susu di Indonesia serta mampu membangun

citra terkemuka di negara lain melalui produk-produk berkualitas

Misi:

Dengan menghadirkan produk PT. INDOLAKTO yang berkualitas di seluruh

dunia melalui manajemen usaha yang baik dapat menciptakan nilai tambah perusahaan

yang berkelanjutan serta pemanfaatan peluang kerjasama dengan pihak asing maupun

dalam negeri dengan sebaik-baiknya.

 17

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam

bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan

fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka

yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan

dalam suatu kerjasama.

Berikut bentuk struktur organisasi dibagian pergudangan PT.INDOLAKTO

Factory JAKARTA :

Sumber : Warehouse PT. INDOLAKTO Factory Jakarta

Gambar III.1 Struktur Organisasi

 18

1. Manajer Warehouse

a. Mangawasi dan mengarahkan semua operasi digudang

b. Menandatangani laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan

operasional digudang

c. Memimpin gudang secara keseluruhan

2. Asisten Manager

a. Membantu Manager dalam melaksanakan tugasnya

3. Supervisor

a. Mengatur kerjanya para bawahannya (staf)

b. Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya.

c. Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf.

d. Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya.

e. Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan.

4. Checker

a. Melakukan Pengecekan barang

b. Menjaga kualitas barang

c. Membuat laporan hasil QC

5. Administrasi

a. Menginput barang yang masuk atau keluar dengan program SAP

b. Membuat bukti penerimaan barang atau pengeluaran barang

c. Membuat laporan harian, bulanan, dan tahunan

6. Suporting (Supir Forklift)

a. Menata barang sesuai dengan tempatnya

 19

b. Merapihkan barang yang berantakan

7. Teknisi Forklift

a. Melakukan maintance terhadap mesin atau hardware pendukung

b. Memperbaiki kerusakan terhadap mesin atau hardware pendukung

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang

terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa

gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit unit organisasi

khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.

Prosedur prosedur Sistem Pergudangan di PT. INDOLAKTO adalah seperti berikut :

1. Supplier mengirim barang ke gudang dengan membawa surat jalan yang

didalamnya terdapat PO (Purchase Order), kemudian Bagian QC(Quality

Check) memeriksa barang, dengan mengambil sample sebelum disimpan di

gudang, Jika diberi tag hijau, maka barang siap dibongkar dan masuk kedalam

gudang penyimpanan RM dan PM, jika tag merah maka barang akan

dikembalikan ke supplier

2. Setelah lolos QC dan mendapat tag hijau, kemudian administrasi gudang

menginput data masuk kedalam Program SAP, menyiapkan

GR(GoodReceipts), memberikan tag dari hasin pengecekan QC.

3. Kemudian melakukan penyimpanan barang pada gudang RM dan PM, sesuai

kategori barang yang telah di tentukan pada bin program SAP. Masing masing

barang/bahan baku di arsipkan sesuai kategori barang.

 20

4. Setelah proses pembongkaran barang, penyimpanan barang dan penginputan ke

dalam sistem SAP, kemudian pada proses terakhir dalam sistem berjalan

penerimaan barang di gudang RM dan PM, dilanjutkan membuat laporan rekap

data RM dan PM untuk Manager.

Keterangan : - Tag Hijau untuk barang yang disetujui,

- Tag Merah untuk dikembalikan

- Tag Putih bisa digunakan dalam waktu yang ditentukan

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Dari hasil analisa kami yang dilakukan di PT.INDOLAKTO ini dapat diketahui

bentuk sistem secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut

ini:

Gambar III.2 Diagram Konteks

 21

Gambar III.3 Diagram Nol

Gambar III.4 Diagram Detail 1.0

 22

Gambar III.5 Diagram Detail 2.0

Gambar III.6 Diagram Detail 3.0

Gambar III.7 Diagram Detail 4.0

 23

3.5 Kamus Data

Pada Kamus Data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara lebih

rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data

yang dicari. yang akan dijelaskan disini adalah Dokumen Masukan dan Dokumen

Keluaran yang berhubungan dengan sistem penerimaan barang PT.INDOLAKTO.

1. Dokumen Masukan

Nama Arus data : surat jalan

Alias : SJ

Arus Data : Supplier – Proses 1.0

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman barang dari supplier

Periode : setiap ada pengirim barang

Volume : Rata Rata 50 perhari

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header =Judul + Tanggal + Do No + Kepada yth + PT + Alamat +

Kota + no + Hal

Isi =Sales Order + No Polisi + Tipe Kendaraan + Ekspedisi +

Banyaknya Barang + Nama Barang

Footer =Tanda tangan bagian pengirim + tanda tangan ka bagian +

tanda tangan pengemudi + Tanda tangan dan stempel penerima

2. Dokumen Keluaran

Nama Arus data : bukti penerimaan

Alias : surat jalan bukti penerimaan

 24

Bentuk data : cetakan computer

Arus data : proses 1.0 – supplier, proses 2.0 adm. Gudang

Penjelasan : sebagai bukti penerimaan barang

Periode : setiap ada barang masuk

Volume : satu lembar

Struktur data : Header + isi + Footer

Header =PT nama pt+alamat factory +no dokumen+tanggal

dikeluarkan+ halaman + no revisi + plant +nomor vendor + Nama PT + lembar

Halaman + Material dokumen + tanggal pembuatan + Nomor surat jalan vendor

+ No PO + kode per group.

Isi = Nama Barang+satuan+jumlah satuan+keterangan

Footer = Tanda tangan kepada gudang + tanda tangan

administrasi gudang

3.6 Spesifikasi sistem bejalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses – proses yang terjadi

dalam sistem berjalan yang memerlukan dolumen – dokumen masuk yang

mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluar.

3.6.1 Spesifikasi bentuk dokumen masukan

Nama Dokumen : surat jalan

Fungsi : sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : supplier
 25

Tujuan : bagian gudang ( Warehouse )

Media : kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang

Bentuk : lampiran B.2

3.6.2 Spesifikasi bentuk dokumen keluaran

Nama Dokumen : bukti penerimaan

Fungsi : sebagai bukti penerimaan barang

Sumber : bagian gudang ( warehouse )

Tujuan : supplier

Media : kertas

Jumlah : satu lembar

Frekuensi : setiap ada barang masuk

Bentuk : lampiran B.1

3.7 Permasalahan

Berikut adalah permasalahan beserta solusi Pergudangan PT.INDOLAKTO

Saat penerimaan bahan baku & penyimpanan :

1. Memakan waktu

Pembongkaran barang dengan jumlah besar tentunya memakan waktu yang cukup

lama, per harinya truk pengangkut puluhan ton gula, bubuk susu, dan bahan lainnya
 26

berdatangan. Sementara proses bongkar muat hanya terbatas sampai jam 16.30,

setelahnya barang yang belum selesai dibongkar akan tertahan sampai besok.

2. Area gudang penuh

Hasil analisa serta pembongkaran muatan yang memakan waktu terkadang membuat

area gudang penuh dengan bahan baku

3. Adanya kesalahan hasil analisa terhadap bahan baku

Analisa terhadap quantity dan quality bahan baku diperlukan untuk memastikan

barang yang datang sesuai dengan standar yang telah ditentukan, juga untuk

memastikan kuantitas barang, sesuai atau tidak dengan jumlah yang tertera pada

surat pengiriman barang dari distributor.

4. Area parkir penuh

Proses bongkar muat bahan baku yang belum selesai membuat truk pengangkut

barang lainnya yang berdatangan tertahan di area parkir.

5. Forklift rusak

Forklift yang rusak adalah kendala yang cukup signifikan, karena membuat proses

bongkar muat bahan baku berjalan lambat, truk yang berdatangan pun akhirnya

tertahan di area parkir.

Masalah Sistem dan Hardware

1. Pengoperasian Software SAP

PT. INOLAKTO dalam aktivitas nya menggunakan system bernama SAP (System

Application and Product in data processing) software yang baus dan lengkap, tapi

penggunaannya agak rumit bagi yang pertamakali atau baru beberapa kali

menggunakannya.
 27

2. Standar Spesifikasi Komputer

Dalam penggunaan SAP membutuhkan Komputer dengan serpifikasi yang lumayan

tinggi agar tidak ada lag atau masalah dalam penggunaannya, tapi di PT.

INDOLAKTO masih ada beberapa computer yang serpifikasi nya dibawah

minimum standar penggunaan SAP

3. Kestabilan Intranet

Program SAP Menguunakan intranet dalam proses nya, terkadang kita amati

internet di PT.INDOLAKTO terkadang tidak stabil, sehingga waktu loading atau

proses di SAP nya agak terhambat atau sedikit lama.

3.8 Penyelesaian

Permasalahan & Solusi Pergudangan PT.INDOLAKTO

Saat penerimaan bahan baku & Penyimpanan :

1. Memakan waktu

membuat penjadwalan ulang terhadap truk barang yang datang, karena terkadang di

hari tertentu lebih banyak truk pengangkut yang datang.

2. Area gudang penuh

untuk dapat mengatasi masalah ini diperlukan area gudang yang lebih besar lagi agar

dapat menampung seluruh jumlah barang yang masuk.

3. adanya kesalahan hasil analisa terhadap bahan baku

proses auditing perlu dilakukan secara berkala dan lebih cepat, agar tidak

mengganggu proses bongkar muat atau produksi selanjutnya.

4. Area parkir penuh

 28

seperti pada permasalahan memakan waktu, solusi untuk mengatasi area parkir yang

penuh adalah penjadwalan ulang terhadap truk pengangkut bahan baku yang datang

5. Forklift rusak

mengurangi kemungkinan rusaknya forklift melakukan perawatan berkala sangat

diperlukan, memanaskan mesin dan menjaga isi tangki, rutin membersihkan filter

udara dan solar, mengganti minyak pelumas secara berkala adalah beberapa hal yang

dapat mengurangi kemungkinan rusaknya forklift

Masalah Sistem dan Hardware

1. Pengoperasian Software SAP

Diadakan traning dalam penggunaan program SAP, terutama untuk karyawan baru.

2. Standar Spesifikasi Komputer

Agar Komputer yang sudah lama di upgrade perangkatnya atau diganti dengan

Komputer yang baru

3. Kestabilan Intranet

diupgrade speed internet di PT.INDOLAKTO agar tidak terjadi masalah saat

penggunaan program SAP

 29

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Setelah penulis menelusuri kegiatan yang dilakukan oleh bagian pergudangan

di PT.INDOLAKTO dan melakukan Analisa system yang sedang berjalan, maka

dapat ditarik kesimpulan :

1. Dalam penggunaan system informasi PT.INDOLAKTO sudah menggunakan

program SAP (System Application and Product in data processing), program

yang terbilang sempurna untuk digunakan di bagian pergudangan

2. Di bagian pergudangan PT.INDOLAKTO dalam pengiriman atau penerimaan

barang sudah baik dan terstruktur

 30

4.2 Saran

Agar kegiatan dalam pergudangan dapat berjalan lebih baik, kami

mengajukan beberapa saran yang mudah mudahan dapat membantu pihak PT

INDOLAKTO, saran-saran tersebut antara lain :

1. Sebaiknya dilakukan traning dalam penggunaan program SAP agar karyawan

tidak melakukan kesalahan dalam melakukan input dan output barang.

Terutama untuk karyawan baru.

 31

DAFTAR PUSTAKA

A,S Rosa dan Shalahuddin, M. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung.

Fatta, Al Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Mulyanto, Agung. 2009.Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka

Belajar.

Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu

Tata Sutabri. 2012.Konsep Sistem Informasi.Andi. Yogyakarta.
 32

Daftar Riwayat Hidup

1. Nama : Aldi Zein Pratama

Tempat Tanggal Lahir : Jakarta 17 Agustus 1998

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Kewarganegaraan : Indonesia

Agama : Islam

Alamat : Jl. H Japat 1 Rt 06 Rw 01 No B.20 Depok

Pendidikan Formal : - SD Ganesa Satria

- SMP Ganesa Satria

- SMK Ganesa Satria

- BSI
 33

2. Nama : Simson Larbona

Tempat Tanggal Lahir : Romean, Ambon 30 Maret 1997

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Kewarganegaraan : Indonesia

Agama : Protestan

Alamat : JL Puri Bojong Lestari Blok RR Rt 12 Rw 17

Pendidikan Formal : - SD Negeri Beji 2

- SMP Kasih Depok

- SMA Sejahtera 1 Depok

- BSI
 34

3. Nama : Virgi Septiawan

Tempat Tanggal Lahir : Jakarta 13 September 1997

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Kewarganegaraan : Indonesia

Agama : Islam

Alamat : JL. Lewa 17 Rt 06 Rw 10 no 14 Kelurahan

Pekayon Pasarebo Jakarta Timur

Pendidikan Formal : - SD Negeri 17 Pekayon Jakarta

- SMP Negeri 184 Jakarta

- SMA Negeri 106 Jakarta

- BSI
 35

Surat Keterangan PKL

36
37
 38

Nilai Kuliah Kerja Praktek

39
40
 41

Lampiran

A1. GR (Good Recipe)

 42

A.2 Surat Jalan dari Supplier