BAB 3

SISTEM PERKANTORAN
3.1 KONSEP SISTEM
Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi
(pemasaran, keuangan, SDM, R&D, produksi, dan
lainnya), dimana masing-masing mempunyai aktivitas
dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama
lainnya.
Aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi
(perkantoran) sebagian besar menghasilkan data dan
informasi. Data adalah kumpulan fakta yang
merepresentasikan keadaan maupun aktivitas
pekerjaan sebelum diolah dan diorganisasikan ke
dalam form yang dapat dipahami oleh orang lain.
Adapun informasi merupakan data yang telah diubah
ke dalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi
organisasi. Pengelolaan data dan informasi yang baik
akan membuat keputusan maupun pengontrolan yang
dilakukan oleh Manajer Administrasi, baik yang
bersifat strategis maupun taktis, semakin optimal
guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini disebabkan
karena sistem perkantoran yang baik akan
menjelaskan bagaimana sebuah data dikumpulkan,
ditransformasikan ke dalam form agar dapat
didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga
sebuah keputusan dapat diambil oleh manajer.
 Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem
(Quible, 2001) adalah:
 Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya
yang efisien;
 Salah satu alat pengendali biaya;
 Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan
dalam kantor;
 Alat bantu pencapaian tujuan organisasi;
 Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-
fungsinya.
 Adapun kerugiannya adalah:
 Pengoperasian yang kurang fleksibel akan
menjadikan sistem tidak berfungsi secara optimal;
 Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah
metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan
pada metode atau prosedur bagian atau departemen
yang lain. Begitu juga, jika sistem atau subsistem
diubah, maka seluruh metode dan prosedur di suatu
organisasi akan ikut berubah;
 Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode,
prosedur, atau sistem baru yang akan diterapkan
perusahaan;
 Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota
organisasi.
Karakteristik Sistem
Menurut Mcleod dan Schell (2001), sebuah sistem
yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah
sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan
baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih
mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
berubah.
2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus
cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi
baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun
mengganggu fungsi utamanya.
3. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya
sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu
sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas
pekerjaan yang telah ada.
4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat
membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih
sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan
dilaksanakan.
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang
dirancang dengan baik akan menjadikan
penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi
dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
Unsur Sistem
Menurut ( Laudon dan Laudon, 2004; Odgers, 2005)
sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut:
1. Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa
jenis sumber daya. Di dalam area kerja, jenis input yang
biasa dijumpai adalah data, informasi, dan material
yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.
2. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang
diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang
melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.
Biasanya aktivitas ini akan secara otomatis
mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis,
serta memperoleh kembali data atau informasi yang
dibutuhkan.
3. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan
menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas
atau dokumen yang tersimpan secara elektronik.
Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau
pegawai yang membutuhkan.
4. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan
oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu
organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki
sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.
5. Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain
pengawasan juga memiliki dimensi internal dan
eksternal. Dimensi internal yaitu kebijakan perusahaan
dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi
eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah,
dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem
begitu juga etika, dan pertimbangan moral.
Tahapan dalam Pengembangan Sistem
Tahapan pengembangan sistem menurut Quible (2001):
1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.
2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.
Rencanakan setiap proses yang berjalan dari masing-
masing langkah. Lengkapi dengan langkah-langkah
yang dapat meyakinkan, yaitu dengan memberikan
pertanyaan-pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan,
dimana, mengapa, dan bagaimana.
3. Analisis proses yang sedang berjalan. Adanya
pertanyaan dapat membantu mengidentifikasi proses
dengan sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu
dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain.
4. Rencanakan proses yang dikembangkan. Pada beberapa
kasus dapat di coba dengan menggunakan uji coba dan
segera melakukan pembenahan sebelum sistem
seluruhnya diimplementasikan.
5. Buat proses baru. Setelah keputusan dibuat untuk
diimplementasikan pada proses yang baru, maka
pembuatan proses baru dapat dimulai.

Jenis Sistem
Menurut Martin dkk. (2002), terdapat 4 jenis sistem,
antara lain:
6. Sistem pada tingkatan operasional. Berupa sistem
komputer yang mencatat transaksi harian dalam bisnis,
seperti pemasukan data penjualan, data pembayaran gaji
atau tagihan, dan sebagainya.
7. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran). Sistem
informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan
pegawai teknis maupun pegawai administrasi. Beberapa
sistem yang dapat digunakan antara lain Microsoft
Office, document imaging system, dan lain-lain.
3. Sistem pada tingkatan manajemen. Menurut Laudon dan Laudon
(2004), ada 2 sistem yang dapat diklasifikasikan dalam sistem ini:
- Sistem informasi manajemen (Management Information
System-MIS): sistem informasi yang mendukung fungsi
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan
keputusan dengan menyediakan ringkasan rutin tentang
aktivitas pekerjaan.
- Sistem pendukung keputusan (Decision Support System-DSS):
sistem informasi pada tingkatan manajemen yang
mengkombinasikan data dengan sistem analisis data untuk
mendukung pengambilan keputusan yang terstruktur maupun
tidak.
4. Sistem pada tingkatan strategis. Sistem informasi yang
mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang (strategis)
yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa dikenal dengan
nama ESS (executive support system). Sistem ini ditujukan untuk
menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan
pertimbangan, evaluasi, dan solusi yang tidak normal.
Mendeteksi Sistem Informasi yang Bermasalah
Masalah yang terdapat pada organisasi berkaitan
dengan sistem informasi tidak lepas dari 3 aspek, yaitu
manajemen, organisasi, dan teknologi (Laudon dan
Laudon, 2004). Terdapat 6 langkah yang dapat
digunakan dalam mendeteksinya yaitu:
1. Mengidentifikasi masalah. Masalah apakah yang ada
di sistem? Apakah manajemen, teknologi, organisasi,
ataukah kombinasi ketiganya? Isu apakah dari
masing-masing aspek yang berkontribusi terbesar
dalam permasalahan tersebut?
2. Apakah solusi yang paling tepat? Apa tujuan dari
solusi yang ditawarkan? Adakah solusi alternatif
yang dapat diajukan? Manakah alternatif terbaik
bagi permasalahan ini dan mengapa?
3. Bagaimana solusi yang ditawarkan akan memberikan nilai
tambah bagi organisasi?
4. Teknologi apa yang diharapkan bisa mengatasi masalah ini?
5. Perubahan apakah yang dibutuhkan dalam proses
organisasi guna mendukung solusi yang ditawarkan?
6. Kebijakan manajemen apa yang dibutuhkan untuk
mengatasi masalah yang dihadapi?

3.2 ALAT-ALAT SISTEM

7. Bagan Beban Kerja (Work-load Chart)
Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk
menyederhanakan proses kerja. Bagan ini dapat dianalisis
dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut:
1. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai
menggambarkan kondisi pekerjaan yang sesungguhnya?
2. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah
digunakan seluruhnya?
3. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan
secara tepat sesuai dengan jumlah waktu kerja yang
dialokasikan?
4. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat
kepada para pegawai?
5. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?
Pertanyaan tersebut akan membantu
pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi untuk
memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep
dasar pendekatan sistem dengan prosedur atau
aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan
metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang
lama.
2. Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)
Bagan ini sering digunakan untuk menganalisis dan
menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang membantu
terutama untuk mengidentifikasi tiap langkah dalam
proses kerja yang spesifik. Berbagai macam langkah
dalam proses dikategorikan dan diidentifikasikan dengan
salah satu dari simbol dibawah ini:
o Operasi. Mengubah karakteristik fisik sebuah objek.
o Transportasi. Perpindahan suatu objek dari satu tempat
ke tempat lain.
o Inspeksi. Mengoreksi data atau mengecek suatu objek.
o Penundaan. Situasi yang menyebabkan proses lanjutan
menjadi tertunda.
o Penyimpanan. Menyimpan dan melindungi suatu objek.
3. Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)
Bagan layout kerja umum sering digunakan bersamaan dengan
workload chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran
kerja yang dilakukan di kantor. Bagan ini secara mudah
mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung
berulang-berulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang
seharusnya dapat diselesaikan pada satu bagian namun harus
melewati bagian atau departemen lain yang seharusnya tidak
diperlukan (criss-crossing); sehingga inefisiensi yang
ditimbulkan oleh aliran kerja dapat diminimalisir.
Bagan ini menggambarkan skala kecil sebuah layout kerja dari
masing-masing aktivitas pekerjaan yang ada di kantor, di mana
alur aktivitas digambarkan dengan menggunakan garis yang
menghubungkan beberapa unit kerja yang harus dilalui. Ketika
bagan beban kerja (work-load chart) dan bagan aliran kerja
(work-flow chart) digabungkan, hendaknya bagan ini disiapkan
untuk memperjelas alur kerja yang paling optimal.
4. Bagan Proses Kerja (Work-process Chart)
Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus
dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan.
5. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)
Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi dewasa
ini, baik itu sistem informasi manajemen, sistem informasi
akuntansi maupun sistem perkantoran dikembangkan agar
dapat diintegrasikan dengan komputer. Penggambaran
sebuah sistem yang akan diintegrasikan dengan komputer
umumnya menggunakan sebuah diagram balok EDP, yang
disiapkan secara berkala untuk memudahkan programmer
dalam memecahkan masalah bisnis yang terdapat dalam
sistem organisasi secara efisien dan teratur. Diagram ini
bermanfaat ketika sistem atau aplikasi yang dijalankan tidak
berjalan sebagaimana yang diharapkan atau membutuhkan
modifikasi agar berfungsi lebih baik lagi.

PETUNJUK
1.
Kerjakan Tugas Soal di bawah ini pada lembar jawaban yang
telah disediakan
2.
Tulisan harus jelas dan mudah dibaca
3.
Setelah selesai, semua pekerjaan diserahkan kepada spada
sebagai absen mahasiswa dan jangan lupa mencantumkan
Nama, NPM dan Kelas

Tugas Soal Bab 3

Apakah tujuan Konsep sistem ?
TERIMA KASIH