I

MANAJEMEN PERKANTORAN

( OFFICE MANAGEMENT )

1. Pengertian dan Lingkupan Office Management

Dalam sumber – sumber bacaan berbahasa inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris
Raya istilah office administration ( administrasi perkantoran ) dan office management ( manajemen
perkantoran ) dipakai silih ganti dengan arti yang sama. Perkataan administrasi dan manajemen
umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Hal itu misalnya ditegaskan oleh salah satu terbitan
Perserikatan Bangsa-bangsa sebagai berikut :

“ The terms Administration and Management are more being used synonymously. While the
Administration has been applied more to the conduct of public affairs and the term Management
more to than of business enterprise, there has been a tendency in recent time for Management to
be used to a greater degree in public affairs. This is probably because of the increasing application of
business management practices in the field of public administration. “

( Istilah – istilah Administrasi dan Manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti.
Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan – urusan
negara dan istilah Manajemen lebih banyak bagi urusan – urusan perusahaan, pada waktu akhir –
akhir ini terdapat kecenderungan untuk Manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas
bagi urusan – urusan negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek – praktek
manajemen perusahaan yang semakin meningkat di bidang administrasi negara. )

Dengan mengikuti kelaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office
administration dengan office management. Yang kini perlu diterangkan sejelas mungkin ialah
pengertiannya itu sendiri. Dalam kepustakaan telah dirumuskan berbagai definisi office
management oleh para ahli, sekedar sebagai contoh saja dapat dikutipkan di bawah ini :

a) Perumusan W. H. Evans.2
“ For our purposes, we may define Office Administration as the function which involves the
management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data
processing, communications, and organization memory. “
( Bagi maksud – maksud kita, kita dapat mendefinisikan Administrasi Perkantoran sebagai
fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan
yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. )
b) Perumusan Arthur Grager.3
“ Office management is the funcation of administering the communication and record
services of an organization. “
( Manajemen perkantoran adalah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat dari suatu organisasi. )
c) Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson. 4
“ Office management as a function, is that branch of the art and science of management
which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever
that work is to be done. “
( Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan. )
d) Perumusan Littlefield & Peterson.5
“ The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be
considered to encompass the management of office work wherever and by whomever
performed. “
( Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas demikian itu di dalam buku ini;
ini akan dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan
oleh siapapun dilakukan. )
e) Perumusan John Neuner & Benjamin Haynes. 6
“ For this reason office management covers a narrower field than the term ‘ management ‘
generally implies, office management concerning itself to a large extent with office
supervision. “
( Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih sempit dari
pada yang umumnya dikandung oleh istilah “manajemen” , manajemen perkantoran untuk
Sebagian besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran. )
f) Perumusan Hal Nourse. 7
“ It seems to me that office management in the broader sense might embrace, not only the
generally accepted office service functions, but also the areas of functional control and
administrative direction of most clerical and paperwork. “
( Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencakup
tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya,
melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif
terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis . )
g) Perumusan Edwin Robinson. 8
“ Office management is concerned with the direction and supervision of office work. “
( Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap
pekerjaan perkantoran. )
h) Perumusan William Spriegel & Ernest Davies. 9
“ Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished from such
activities as transportation, manufacturing, warehousing, and sales. “
( manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis
sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan,
pergundangan, dan penjualan. )
i) Perumusan George Terry. 10
“ Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office
work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives. It
deals whith the life cycle of business information and data from their creation through their
maintenance, distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if obsolete. “
 ( Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut
dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui
pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalua memiliki nilai tetap atau
pemusnaannya kalua using. )

Dari definisi-definisi yang dikutip di muka kini dapat dijelaskan bahwa manajemen perkantoran adalah
suatu fusing tertentu. Fusing adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktivitas yang
tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaaannya atau karena merupakan suatu
urutan ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain. Fungsi dalam sesuatu organisasi
dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus ditunaikan.

Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi rangkaian aktivitas yang
berikut :

- Manajemen dan pengarahan ( Evans )

- Tata-penyelenggaraan ( Grager )
- Manajemen ( Littlefield & Peterson )
- Pengawasan ( Neuner & Haynes )
- Pengaendalian dan pengarahan ( Nourse )
- Pengarahan dan pengawasan ( Robinson )
- Pengarahan ( Spriegel & Davies )
- Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasi serta penggerakan ( Terry ).

Dengan demikian. Pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasi ( mengatur dan Menyusun ) , mengarahkan ( memberikan arah dan
petunjuk ), mengawasi, dan mengendalikan ( melakukan kontrol ) sampai menyelenggarakan secara
tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office
work ( pekerjaan perkantoran ).

2. Tugas dan Persyaratan Manajer Administratif

Berhubung dengan begitu luasnya lingkupan bidang kerja manajemen perkantoran itu yang
tidak lagi semata-mata menyangkut kantor saja, maka sejak tahun enam puluhan terjadi
perkembangan baru. Istilah “ office management “ dianggap tidak lagi mencerminkan
kedudukan dan peranan fungsi yang sangat luas itu. Lebih-lebih dengan meluasnya
perlengkapan elektronik sehingga berkembang teknologi keterangan ( information technology )
atau teknologi pengolahan data ( technology of data processing ) serta lahirnya konsep-konsep
baru seperti sistem keterangan ( information systems ) dan sistem komunikasi ( communication
systems ), banyak pihak lalu mengubah istilah office management menjadi administrative
management ( manajemen administratif ).
Sebagai contoh majalah Office Management and American Business yang terbit di Amerika
Serikat mengubah judulnya menjadi Administrative Management dalam 1961. Di negara Inggris
sebuah lembaga bernama Institute of Office Management mengubah namanya menjadi The
 Institute of Administrative Management. Dalam 1963 lembaga ini merumuskan Kembali
tujuannya sehingga terbunyi sebagai berikut:
“ The objectives of the Institute are study and promote that branch of management
which is concerned with the services of obtaining, recording, and analysing information,
of planning, and of communicating, by means of which the management of a business
safeguards its assets, promotes its affairs, and achieves its objectives. “

( Tujuan Lembaga ini ialah menelaah dan memajukan cabang manajemen yang
berkenaa dengan pelayanan-pelayanan untuk memperoleh, mencatat, dan menganalisis
keterangan, untuk merencanakan, dan untuk melakukan komunikasi yang dengan upaya
itu pimpinan suatu perusahaan melindungi harta benda, memajukan urusan-urusan, dan
mencapai tujuan-tujuan perusahaan. )

Bagian akhir kalimat yang ditegaskan itu merupakan definisi administrative management. Jadi,
manajemen amdinistratif adalah cabang manajemen yang menyangkut fusing-fungsi pelayanan :

- Memperoleh keterangan
- Mencatat keterangan
- Menganalisis keterangan
- Menyusun rencana
- Melakukan komunikasi
Bagi keperluan pimpinan perusahaan ( atau sesuatu organisasi pada umumnya ) dalam menjaga
kekayaan, melancarkan urusan, dan mencapai tujuan perusahaan itu.
Pergantian istilah office management menjadi administrative management itu bukanlah sekedar
perubahan nama saja, melainkan juga mengandung pengertian berubahnya perana, kedudukan,
dan lingkupan bidang kerja fungsi tersebut. Seperti ternyata dari denifisi di atas, manajemen
perkantoran kini tidak lagi sekedar mencatat keterangan melainkan memikul tugas-tugas antara
lain melakukan analisis dan membuat rencana. Tugas-tugas ini dilakukan oleh pejabat pimpinan
yang disebut administrative manager ( manajer administrative ).
Menurut George Terry ( Office Management and Control, 1966 ), sejak sekitar 1960 sebutan
administrative manager memperoleh penerimaan luas untuk menggantikan office manager
karena lebih tepat melukiskan tugas pengelolaan informasi.
Kini umumnya diakui bahwa seorang manajer administratif bukan lagi sekedar pimpinan dari
pada juru tulis dalam kantor, melainkan seorang pejabat yang berkedudukan sebagai anggota
penuh dari pimpinan organisasi. Peranannya adalah sama pentingnya seperti pejabat-pejabat
pimpinan dalam berbagai bidang kerja lainnya seperti misalnya manajer produksi atau manajer
keuangan. Seperti halnya manajer-manajer bidang kerj lainnya, manajer administratif juga harus
menunaikan tugasnya dengan mencapai efisiesnsi. Biaya perkantoran tampaknya senantiasa
meningkat dari waktu ke waktu, misalnya saja untuk pembelian perlengkapan teknologi
informasi yang makin rumit dan makin mahal. Oleh karena itu, efisiensi perkantoran perlu
senantiasa ditingkatkan dan fungsi pelayanan perkantoran harus menyumbang pada efektivitas
menyeluruh dari sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
The Institute of Administrative Management yang telah disebut di muka juga mencantumkan
efisiensi sebagai suatu tujuan yang perlu diusahakan oleh setiap anggotanya ( yakni para
manajer administratif ) dengan jalan :
( a ) Provinding the services for which he is responsible according to the required timetable.
 ( b ) Providing his services according to any control, security or other policy laid down by top
management.
( c ) Providing his services with technical efficiency and due economy, enlisting effective help
from subordinates and colleagues and making effective use of the maens available to him.
a. Memberikan pelayanan-pelayanan yang ia bertanggung jawab sesuai dengan jadwal yang
diharuskan.
b. Memberikan pelayanan-pelayanannya sesuai dengan sesuatu halauan kontrol, keamanan
atau lainnya yang ditetapkan oleh pucuk pimpinan.
c. Memberikan pelayanan-pelayanannya dengan efisiensi tehnis dan penghamatan yang
seharusnya, memperoleh bantuan yang efektif dari pegawai-pegawai bawahan dan rekan-
rekan serta mempergunakan secara efektif serana yang tersedia baginya. )

Ruang lingkup tugas setiap manajer administratif tidak hanya menyangkut rangkaian aktivitas
memperoleh, mencatat, dan menganalisis informasi saja, malainkan juga menjangkau aktivitas
menyusun rencana. Aktivitas ini merepukan perencanaan perkantoran, yang meliputi segenap sistem
perkantoran ( office system ) dengan berbagai prosedurnya. Sistem perkantoran itu harus direncanakan
secara teliti untuk tercapainya efisiensi tehnis dan penghematan biaya dalam pekerjaan. Untuk
mencapai efisiensi itu sistem perkantoran perlu dirancang sesederhana mungkin, yakni sederhana untuk
dimengerti dan sederhana untuk dilaksanakan.

Tugas setiap manajer perkantoran atau manajer administratif bertalian pula dengan aktivitas-aktivitas
para pegawai bawahan dan rekan sekantor yang perlu diatur dan disusun sebaik-baiknya. Ini merupakan
organisasi perkantoran ( office organization ) yang terutama menyangkut penggolongan pekerjaan dan
pembagian tugas.

Berbagai pekerjaan yang perlu diatur dan disusun meliputi komunikasi, pelaporan, dan kearsipan, untuk
menyebut yang penting-penting saja. Segenap pekerjaan itu perlu dikendalikan melalui kontrol
perkantoran ( office control ) yang dikaitkan dengan perencanaan sistem perkantoran. Bilamana hasil
kontrol itu tidak sesuai dengan ukuran yang telah direncanakan atau di rasa kurang memuaskan,
perlulah dilakukan Langkah-langkah penyempurnaan yang lazimnya disebut office work simplification
(penyederhanaan pekerjaan perkantoran). Ini terutama merupakan tugas manajer administrative yang
bersangkut paut dengan metode.

Selanjutnya tugas setiap manajer administrative bertalian pula dengan kantor sebagai tempat
pelaksanaan pekerjaan dan dengan perlengkapan sebagai sarana kelancaran kerja. Dengan demikian,
hal-ikhwal tataruang perkantoran (office layout) dan perlengkapan perkantoran (office equipment)
merupakan unsur-unsur yang tak terpisahkan dari manajemen perkantoran dewasa ini.

Akhirnya setiap manajer administratif perlu pula memperhatikan perkembangan manajemen

perkantoran dalam dunia modern sekarang. Terutama segi-segi yang berhubungan dengan Pendidikan
dan latihan karena ia harus membimbing kemajuan dan kecakapan para pegawai bawahannya.
Perkembangan manajemen perkantoran itu termasuk dalam pengertian studi perkantoran ( office
studies ).

Demikianlah, dalam garis besarnya lingkupan tugas manajer perkantoran dapat digolongkan dalam
bidang-bidang di bawah ini yang merupakan pula garis besar susunan buku ini :
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran
4. Komunikasi perkantoran
5. Pelaporan manajerial
6. Manajemen kearsipan
7. Kontrol perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. Tataruang perkantoran
10. Perlengkapan perkantoran
11. Studi perkantoran.
 BAB II

PEKERJAAN PERKANTORAN

( OFFICE WORK )

1. Pengertian dan Lingkupan Office Work

Dalam Bab I di muka telah dinyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasai, dan mengendalikan pekerjaan
perkantoran. Kini perlulah dipaparkan lebih lanjut apa yang dimaksud dengan pekerjaan perkantoran
itu.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada sesuatu instansi pemerintah
( misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat ), pada sesuatu perusahaan swasta ( misalnya tugas
pemasaran hasil produksi ), dan pada sesuatu badan sosial ( misalnya tugas pemeliharaan anak yatim
piatu ) harus didukung oleh pelayanan perkantoran ( office service ). Pelayanan perkantoran terdiri dari
segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya sesuatu tujuan pokok
apa pun. Pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa Inggris disebut juga elerical work
( pekerjaan tulis ) dapat paper work ( pekerjaan kertas ).

Seorang sarjana dalam bidang tersebut George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu
sebagai berikut :

“ Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records

and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a

factual basis for managerial control. “

( Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-

warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat

guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. )

sebuah perumusan lain dari 2 ahli bernama William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan
bahwa:

“ Office work is concerned primarily with the record of the enterprise-making records, using

records, and preserving them for future reference. These records may be the history of

transactions of the enterprise, represented by the accounts, by plans and schedules, by reports ,

and by written and printed memorandums of all kinds. “

( Pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-

pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk

mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari
 pelaksaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar

perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan

oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak ).

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan yang
berikut :

1. Receiving, dispatching, and shipping orders.

2. Billing.
3. Correspondence, dictation, typing.
4. Filing.
5. Passing credit and collecting outstanding accounts.
6. Handling, distributing, and dispatching mail.
7. Duplicating and addressing work.
8. Miscellaneouse, such as telephone, receiving visitors, messenger service.
9. Special tasks. Objectives : Simplication of system; elimination of unnecessary work
10. Making records ( noting down desired data ).

( 1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan, dan mengirimkannya dengan kapal.

2. Membuat rekening.
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat.
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.
6. Mengurus, membagi-bagi, dan mengirimkan surat-surat pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistme, menghapuskan pekerjaan
yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat mencatat data yang diinginkan. )

Oleh George Terry telah pula dilakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat
untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing
kegiatan itu. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam
kegiatan yang pokok dengan perbandingan jatahnya dalam persentasi sebagai berikut :

1) Typing ( mengetik ) - 24,6%

2) Calculating ( menghitung ) - 19,5%
3) Checking ( memeriksa ) - 12,3%
4) Filing ( menyimpan warkat ) - 10,2%
5) Telephoning ( menelepon ) - 8,8%
6) Duplicating ( menggandakan ) - 6,4%
7) Mailing ( mengirim surat ) - 5,5%
8) Other ( lain-lain ) - 12,7%
100 %
Dari perincian di atas ternyata bahwa wujud senyatanya pekerjaan perkantoran banyak macamny.

Tetapi, 7 macam kegiatan pokok boleh dikatakan menelan hamper seluruh waktu kerja di kantor-kantor

Di Amerika Serikat, yaitu mengetik surat, menghitung dan memeriksa angka, menyimpan dan memper-

banyak warkat, menelepon dan mengirim surat.

Dua ahli Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford tidak berbicara tentang office work, melainkan

the function of the office ( fungsi kantor ). Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyediaan suatu

pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. Fungsi itu dapat diperinci menjadi 5 kegiatan yang berikut

ini :

1. Menerima keterangan ( Receiving information )

2. Mencatat keterangan ( Recording information )
3. Mengolah keterangan ( Arranging information )
4. Memeberikan keterangan ( Giving information )
5. Melindungi harta kekayaan ( Safeguarding assets )

Menurut Mills dan Standingford, setiap kantor memikul kewajiban untuk mengamati secara cermat
urusan-urusan perusahaan sebagaimana terlihat pada warkat-warkat dan memperingatkan pejabat
pimpinan akan segala sesuatu tak menguntungkan yang dapat terjadi. Misalnya dalam memelihara
kartu-kartu persediaan barang, setiap kekurangan wajib dilaporkan. Demikian pula, faktur-faktur tagihan
yang terlambat harus dilaporkan kepada pimpinan agar dilakukan tindakan tertentu sehingga
perusahaan tidak mengalami kerugian. Tugas melindungi harta benda organisasi merupakan kewajiban
sesuatu kantor di sampingnya kegiatan-kegiatan yang menyangkut informasi dan warkat.

2. Konsepsi Tatausaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran

Baik pengertian office work maupun fungsi kantor menurut pendapat kami cukuplah dinyatakan dalam
bahasa Indonesia dengan istilah “tatausaha”. Dan untuk Indonesia dapatlah kini secara lengkap
tatausaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap
organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan
yang berwujud 6 pola perbuatan :

1) Menghimpun : yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segal

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana
diperlukan.
2) Mencata : yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
Kirim, dan disimpan. Dalam perkembangan tehnologi modern sekarang ini
termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat
perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya “pencatatan” pada pita
rekaman.
3) Mengolah : yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
 4) Mengganda : yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5) Mengirim : yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak
Kepada pihak lain.
6) Menyimpan : yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempa tertentu
yang aman.

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda,
mengirim, dan menyimpan itu ialah keterangan ( information ). Yang dimaksud dengan keterangan atau
informasi ialah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui
pembacaan atau pengamatan. Pengetahuan adalah apa yang dapat diketahui oleh setiap orang.

Dalam perkembangan yang terakhir dewasa ini, keterangan dapat bercorak visual ( penglihatan ) dan
bercorak audial ( pendengaran ). Keterangan visual dapat bertentuk tulisan atau gambaran dan
wujudnya adalah warkat ( record ). Warkat adalah setiap catatan tertulis atau catatan bergambar
mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatannya. Dalam
hubungan inilah terdapat ungkapan “People forget, records remember” yang maknanya ialah bahwa
orang-orang mudah lupa, sedangkan warkat pasti ingat.

Keterangan audial berbentuk rekaman dan wujud fisiknya adalah pita ( tape ). Pita adalah setiap
rekaman bersuara mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan pengawetan
keterangan yang diperlukan. Perkembangan terakhir telah pula sampai taraf penggabungan keterangan
visual dengan keterangan audial dalam perwujudan pita video yang sekaligus bisa dibaca tulisannya
( atau dilihat gambarnya ) dan didengar keterangannya, walaupun pita itu belum menjadi suatu
perlengkapan yang sangat umum dalam setiap kantor.

Pada dewasa ini warkat yang memuat keterangan tertulis tentu diperlukan pada setiap organisasi
( instansi pemerintah maupun badan swasta ) dalam proses operatifnya untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan. Sebagai contoh misalnya apabila Departemen Luar Negeri Republik Indonesia
mengirim surat kepada suatu perwakilan negara asing, di sini dilakukan tatausaha. Untuk pembuatan
surat itu mungkin harus disiapkan, kemudian diketik dan dilakukan Langkah-langkah lainnya sampai
surat itu dikirimkan, sedang tembusannya disimpan sebagai arsip. Bila sebuah jawatan kehewanan
daerah mencatat hewan-hewan yang setiap hari dipotong dan kemudian mengolahnya menjadi table-
tabel yang menunjukan tiap-tiap jenis hewan, jumlahnya yang disembileh, dari mana asalnya atau
ketarangan-keterangan lainnya, dalam hal ini juga terlaksana tatausaha. Dan bilamana suatu perusahaan
swasta mencetak atau menstensil daftar harga barang-barang untuk disebarkan kepada took-toko
langganannya, maka di sini terjadi pula tatausaha karena berlangsung kegiatan menggandakan warkat.
Dari contoh-contoh di atas terbukti bahwa tata usaha mencakup 6 pola perbuatan. Ke-6 aktivitas itu
tidak merupakan suatu urutan waktu, malainkan dapat berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam suatu
rangkaian mulai dari aktivitas yang mana pun. Dan pada kelanjutannya masing-masing pola perbuatan
itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja ( operations ) yang lebih terperinci.

Mengenai berbagai pelaksanaan kerja bersifat dasar dan sederhana yang merupakan perincian
tatausaha itu dapat diikuti pembagian Geoffrey Mills dan Oliver Standingford ( Office Administration,
1982 ) yang membedakannya dalam 8 operations berikut :
 1. Menulis ( membikin warkat asli )
2. Membaca
3. Menyalin ( termasuk menempel, memperbanyak, dan melubangi kartu )
4. Menghitung ( menambah, mengurangi, mengalikan, membagi )
5. Membandingkan ( mencek )
6. Memilahkan ( menggolongkan dan menyatukan )
7. Menyimpan dan Menyusun indeks
8. Melakukan komunikasi ( menyampaikan keterangan lisan dan tertulis ).

Tatausaha tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi sampai lapisan
yang terbawah. Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dari atas ke
bawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta saling-menyilang dari dan ke mana pun,
tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tatausaha. Yang dimaksud dengan hubungan
tatausaha ialah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut
perintah dan tanggungjawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka
memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan-hubungan
tatausaha itu umumnya terwujud dalm bentuk surat, formular, salinan, kutipan, tembusan, atau sesuatu
macam warkat lainnya. Hubungan tatausaha berlangsung pula antara sesuatu organisasi baik instansi
pemeritah maupun perusahaan swasta dengan badan dan persorangan-persorangan dalam masyarakat.

Di Indonesia beberapa dari kegiatan tatausaha yang pokok itu mempunyai sebutan-sebutan tersendiri
yang sudah umum. Rangakaian perbuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai
selesai ditandangani, umumnya terkenal sebagai pekerjaan korespondensi. Pekerjaan menyimpan
warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkat
karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin stensil disebut penyetensilan. Dan terakhir
perbuatan mengirim surat-surat lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi. Pekerjaan-pekerjaan inilah yang
terutama dianggap sebagai isi dan lingkupan tatausaha.
 V

KOMUNIKASI PERKANTORAN

( OFFICE COMMUNICATION )

1. Jenis dan Asas Komunikasi Perkantora

Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-
macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup
penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang yang lain itu sehingga
tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Dalam garis
besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut :

1) Pengirim warta ( communicator )

2) Warta, keterangan, atau buah pikiran
3) Alat atau saran untuk menyampaikan warta
4) Isyarat yang dipancarkan oleh alat/sarana yang bersangkutan
5) Penerima warta ( communicatee ).

Jadi kalua misalnya seorang kepada pabrik melaporkan hasil pabrik kepada direktur perusahaan, maka
dalam hal ini terjadi communication. Pengirim wartanya adalah kepada pabrik itu, wartanya mengenai
jumlah hasil produksi barang yang diselesaikan, alatnya tata hubungan ialah pesawat telepon, isyaratnya
berupa bunyi deringan bel dan kata-kata yang terdengar melalui alat itu, sedang penerima wartanya
adalah direktur perusahaan. Penyalinan buah-buah pikiran yang cermat dan pengertian pada pihak
penerima warta terjadi apabila direktur itu misalnya lalu melakukan tindakan-tindakan perbaikan pabrik
seperti yang diharapkan oleh kepala pabrik dengan laporannya itu.

Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern dewasa ini, alat-alat tatahubungan itu telah sangat
beraneka ragam dari yang sederhana sampai pesawat radio, televisi, telex dan peralatan elektronika
lainnya. Apabila penyampaian wart aitu dilakukan dalam rangka kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu pada sesuatu organisasi, maka ini lazimnya disebut administrative communication untuk
membedakannya dengan communication dalam arti perhubungan, sedang pelaksanaannya dalam
bidang tatausaha pada sesuatu kantor juga dikenal sebagai office communication.

Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak kepada pihak
lain telah lazim disebut “administrative communication” yang dalam bahasa Indonesia dapatlah
dinyatakan dengan 1 istilah “tatahubungan”. Untuk memperjelas pengertian tatahubungan ini dapatlah
dikutipkan 2 perumusan dari ahli-ahlinya di bidang ini sebagai berikut:

1) “Administrative communication can best be regarded as a form of social or human

communication in which there are these five elements:
A communication (a speaker, sender, issuer) who
Transmits (says, sends, issues),
Messager (orders, reports, suggestions) to a
Communicatee (addressee, respondent, audience) to influence the behavior of the
communicatee, as seen in his
Response (reply, reacation). “36
 Tatahubungan (komunikasi administratif) dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk
komunikasi sosial atau antarmanusia dalam mana terdapat 5 unsur ini : seorang Pemberi Warta
(seorang pembicara, pengirim, penyiar) yang Menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan)
Warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang
Penerima Warta (pihak dikirimi, enjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari
Sipenerima itu sebagaimana tampak dalam
Tanggapannya (jawaban, reaksi).
2) “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate
replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals
effectively. “37
(Tatahubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat
dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan-tindakan yang akan mencapai tujuan
organisasi secara efektif.)

Jadi, tatahubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari
seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Tetapi,
dalam suatu organisasi atau kantor yang sudah besar, proses komunikasi administratifnya tidaklah
sedemikian sederhana. Masih banyak unsur-unsur lainnya yang masuk ke dalam proses itu seperti
misalnya berbagai alat yang dipakainya atau tatacara penyampaian wartanya. Sebuah bagan yang
terperinci mengenai komunikasi telah disusun oleh Claude E. Shannon dan Warren Weaver dalam buku
mereka The Mathematical Theory of Communication sebagai berikut:
Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta, (2) wartanya itu
sendiri, (3) alat pengirim warta, (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu, (5) sumber gangguan,
(6) isyarat yang diterima, (7) alat penerima yang menyajikan (8) wartanya, dan (9) pihak yang dituju. Ini
masih dapat ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkugan
suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian wart aitu.

Kalua misalnya seorang direktur perusahaan memberi perintah dengan telepon kepada seorang kepala
bagian agar melaporkan pesanan-pesanan yang masuk, terjadilah suatu hubungan dari atas ke bawah.
Menurut proses terlukis di atas, sumber wartanya ialah pikiran direktur itu, isi wartanya adalah tentang
laporan pesanan, sedang alat pengirimnya ialah pesawat. Warta itu dengan isyarat yang berupa
pertakaan-perkataan diterima oleh alat penerima yang dalam hal ini ialah pesawat si kepala bagian,
kemudian isyarat yang diterima itu setelah diubah Kembali warta diteruskan sampai ke pikiran si
pejabat.

Pikiran kepala bagian inilah yang merupakan tempat tujuan wart aitu. Selama dalam perjalanannya dari
alat pengirim sampai ke alat penerima, wart aitu dapat menemui gangguan-gangguan. Pada contoh di
atas gangguan itu misalnya berupa suara gaduh di sekeliling 2 orang yang sedang mengadakan
hubungan itu. Atau gangguan itu dapat dating dari pesawat telepon yang tidak dapat menyampaikan
wart aitu dengan sangat jelas karena ada alat-alatnya yang rusak.

Gangguan-gangguan yang timbul dalam proses hubungan akan menambah, mengurangi, atau memutar-
balikkan warta yang dikirimkan itu. Jadi, tidak jarang suatu warta setelah sampai ke tempat tujuannya,
ternyata isinya sudah tidak lagi sama seperti yang dimaksudkan sumbernya. Dalam sebuah organisasi,
suatu perintah yang disampaikan dari pucuk pimpinan dengan melalui berbagai tingkat tatajenjang lebih
besar kemungkinannya menerima bermacam-macam gangguan. Setelah samapai ke bawah perintah
tersebut sudah tidak sesuai dengan apa yang dimaksudkan pihak pimpinan. Inilah salah satu sebab pula
mengapa sebuah organisasi sebaiknya mempunyai saluran hubungan yang sependek-pendeknya dari
atas sampai ke bawah. Dalam Bab IV di muka telah diberikan pedoman bahwa antara manajer
perkantoran dengan pegawainya terbawah sebaiknya hanya ada dua tingkat jenjang organisasi.

Walaupun pada penyampaian sesuatu warta mungkin terdapat suatu maksud khusus tersendiri, tapi
pada umumnya tatahubungan mempunyai 2 tujuan menurut Keith Davis, yaitu: 38

1. To provide the information and understanding necessary for group effort. (The SKILL to work).
2. To provide the attitudes necessary for motivation, cooperation, and job satisfaction. (The WILL
to work).
(1. Untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha Bersama dari
kelompok itu. KEMAHIRAN kerja-

2. Untuk mengusahakan sikap-sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerja, kerjasama,

dan kepuasan dalam pekerjaan. – KEMAUAN kerja - ).

Menurut Davis komunikasi yang lebih menghasilkan pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, sedang
persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerja itu akan menghasilkan kerya yang terbaik.

Dalam Bab II mengenai Pekerjaan Perkantoran di muka telah disebutkan bahwa menurut para ahli
Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford tujuan atau fungsi kantor tatausaha ialah penyediaan
suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat (the providing of a service of communication and
record). Selanjutnya kedua ahli itu membahas tentang communication service dan mengawalinya
dengan pernyataan demikian:39

“Communication is one of the fundamental funcations of the office process essential to all

forms of business. It another through the post, by telephone, teleprinter, messenger service,

or by other means. The term communication should be interpreted widely and not taken as

including only such obvious things as letters and telephone calls to and from persons outside the

business; it includes also the transmission of memoranda, reports, instrucation, invoices, orders,

estimates, drawings, and even samples.

The majority of business communications are received or originated by the office in the course

of its work. The office manager has, therefore, the responsibility of maintaining a

communication service as part of the office organization.”

(Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting

bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi adalah proses menyampaikan informasi dari satu

orang kepada orang lain melalui pos, dengan telepon, teleks, pelayanan pesuruh, atau saranan-

saranan lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai meliputi

hanya hal-hal yang demikian jelas seperti surat-surat dan hubungan-hubungan telepon kepada

dan dari orang-orang di luar perusahaan ; ini meliputi juga penyampaian memo-memo, laporan-

laporan, perintah-perintah, faktur-faktur, pesanan-pesanan, perkiraan-perkiraan, gambar-

gambar, dan bahkan contoh-contoh.

Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan

pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer perkantoran mempunyai tanggung jawab untuk

memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran.)

walaupun kutipan di atas membicarakan tentang komunikasi perusahaan dan pelayanan komunikasi,
tetapi jelas yang dimaksud adalah komunikasi perkantoran. Komunikasi ini merupakan salah satu tugas
atau pelayan yang harus ditunaikan oleh setiap kantor di bawah pimpinan manajer perkantoran untuk
kepentingan seluruh organisasi maupun pucuk pimpinannya.

Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam seperti pada zaman kuno yang hanya
memakai tulisan yang dibawa oleh seorang penghantar. Kini telah diperkembangkan macam-macam
sistem komunikasi dengan aneka peralatan yang rumit. Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi
perkantoran yang sistematis diberikan oleh J.C. Denyer (Office Management, 1975) yang
membedakannya dalam:
 (1) Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan
warkat tertulis lainnya.
(2) Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)
Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya
corong suara.
(3) Sistem Mekanis (Mechanical System)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.
(4) Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan memanggil seseorang petugas
dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya manajer
produksi di beberapa pabrik atau dokter suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

Suatu organisasi yang baik dalam menyampaikan sesuatu warta akan mempergunakan segala macam
saluran yang mungkin. Pertama-tama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Tetapi, di
samping itu juga harus tidak mengabaikan saluran hubungan informal di antara para anggotanya.
Selanjutnya, segala cara dan alat untuk mengadakan hubungan kalua mungkin hendaknya dipergunakan.
Dengan demikian, warta yang dikendaki dapat mencapai tempat tujuannya secara efektif.

Cara dan alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan hubungan dalam sesuatu organisasi ialah: 40

a. Wawancara khusus.
b. Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalm
sesuatu perusahaan.
c. Pembicaraan telepon.
d. Penerbitan, misalnya warta harian yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan untuk para pekerja,
atau majalah, buku petujuk, buku pedoman, brosur amanat dari pimpinan organisasi ataupun
penerbitan-penerbitan khusus lainnya.
e. Surat edaran.
f. Papan pengumuman.
g. Plakat.
h. Laporan tahunan kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam sesuatu perusahaan.
i. Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai.
j. Film, slides, dan alat-alat lainnya yang serupa.

Kalua semua daya upaya seperti di atas dijalankan, pastilah terjamin hubungan-hubungannya yang lebih
baik antara pihak pimpinan dengan bawahannya maupun di antara para bawahan itu. Dengan adanya
hubungan-hubungan yang lebih baik, terjamin pulalah suatu Kerjasama yang lebih sempurna dalam
mencapai tujuan organisasi itu. Itulah sebabnya Barnard mengatakan bahwa syarat pertama bagi
organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama lain. Dan tugas
pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciptakan dan memelihara sebuah sistem komunikasi. 41

Untuk dapat melakukan tugas utama membina system komunikas dengan sebaik-baiknya, seseorang
manajer perlu memahami asas-asas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya.
Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi sebagai berikut:

1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang yang lain.
 Komunikasi hanya bisa terjadi di antara orang-orang. Oleh karena itu, penting sekali
memperhatikan dan berpikir dalm rangka factor ini.
2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada suatu hal lainya yang
telah dimengerti. Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah mempertimbangkan
mengenai apa yang telah diketahuinya. Misalnya seorang ahli hukum dalam melakukan
mempergunakan istilah-istilah hukum yang tidak dimengerti orang biasa.
3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya
dimengerti.
Pengirim warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima bilamana wartanya tidak
dimengerti. Kemungkinan sekali pengirim warta tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak
memberikan penjelasan yang memadai.
4. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewabijanuntuk meminta
suatu penjelasan.
Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim bilamana wartnya tidak
dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan yang harus dimintanya.

Setelah memahami asas-asas pokok komunikasi itu, persoalan berikutnya yang perlu diselesaikan dalam
komunikasi perkantoran ialah menentukan sarana apa yang akan dipakai. Cara dan alat komunikasi
seperti telah diperinci di atas ternyata bermacam-macam. Untuk menetapkan sesuai sarana yang tepat
bagi sesuatu keperluan, manajer perkantoran perlu mempertimbangkan 7 faktor utama yang
dikemukakan oleh Mills dan Standingford.

a. Kecepatan
Apakah warta itu mendesak sekali sehingga perlu dikirim seceptnya? Faktor ini dapat
menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dengan surat biasa, surat kilat, atau telegram
misalnya.
b. Kecermatan
Apakah informasi itu perlu diterima secara cermat? Faktor ini dapat misalnya menentukan
apakah angka-angka itu dikirim secara tertulis atau disampaikan melalui telepon yang mungkin
bisa salah didengar.
c. Keselamatan
Apakah risikonya bilamana warkat hilang di jalan? Faktor ini dapat menentukan apakah
sebaiknya dihantarkan atau diposkan misalnya.
d. Kerahasiaan
Apakah tidak menjadi soal bilamana orang lain yang tidak berkepentingan mengetahui informasi
itu? Faktor ini dapat misalnya menentukan apakah warta dikirim melalui teleks atau dengan pos
tercatat.
e. Warkat
Apakah komunikasi itu perlu ada catatan tertulisnya? Faktor ini dapat menentukan apakah perlu
dengan surat atau cukup komunikasi lisan saja.
f. Kesan
Apakah komunikasi itu perlu dilakukan dalam bentuk yang menimbulkan kesan baik pada
penerima warta? Faktor ini dapat menentukan apakan cukup dengan stensilan atau perlu
dicetak secra megah misalnya.
g. Biaya
 Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemillihan sesuatu sarana komunikasi.

Ketujuan faktor itu tidak dapat secara mutlak dikatakan yang satu lebih penting daripada yang lainnya.
Masing-masing faktor harus diperhatikan dan dinilai untuk sesuatu keperluan, sarana, dan sistem
komunikasi.

2. Komunikasi Intern

Sebagai besar kegiatan kantor tatausaha dalam sesuatu organisasi terdiri dari mengadakan hubungan-
hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Untuk menyederhanakan
penyenutan, hubungan-hubungan di dalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi
intern.

Komunikasi itu dapat dibedakan dalam 2 macam:

1. Hubungan tegak (vertical): ini ialah proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan
kepada pegawai (vertical ke bawah) maupun dari pihak kepada pimpinan (vertical ke atas).
2. Hubungan datar (horizontal): ini adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada
tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

Pada pokoknya hubungan vertical ke bawah berwujub perintah dan petunjuk. Dalam mengemudikan
sebuah perusahaan pimpinan perusahaan tentu harus mengeluarkan perintah-perintah. Perintah-
perintah itu dapat diberikan secara lisan atau tertulis. Perintah yang diberikan secara lisan dapat
membuat si pejabat dan bawahannya lebih saling mengenal. Kalau perintah yang diberikan itu belum
jelas, bawahan dapat pula langsung bertanya. Apabila proses ini berlangsung dengan baik, hubungan
pribadi di antara 2 orang itu menjadi akrab. Ini akan memperbesar semangat Kerjasama yang diperlukan
untuk mecapai tujuan organisasi. Demikian pula saluran perintah dan tanggungjawab yang resmi
menjadi lebih lancer.

Tetapi, perintah lisan tidak selalu tepat untuk dipergunakan. Menurut Charley Broaded pada umumnya
perintah lisan hanya baik dipergunakan apabila: 42

1. Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas yang sederhana.

2. Bawahan yang diperintah itu pernah menjalankannya.
3. Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat.
4. Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar.
5. Pejabat yang memberi perintah berada di dekat bawahannya dan sewaktu-waktu memeriksa
pelaksanaan perintahnya itu.
6. Dalam keadaan darurat, sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis.

Untuk tugas-tugas yang sulit atau yang membutuhkan ketelitian besar lebih tepat kalua dipakai perintah
tertulis. Demikian pula kalua dikehendaki adanya pengawetan mengenai semua perintah yang pernah
diberikan oleh pimpinan organisasi, maka perintah secara tertulis harus dilakukan. Perintah-perintah
tertulis sebaiknya diberikan dalam hal-hal yang mengenai perencanaan dan koordinasi dalam organisasi
keseluruhannya atau hal-hal yang bersifat khusus. Menurut Broaded pula umumnya hal-hal yang berikut
mengharuskan suatu perintah yang tertulis.

1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari 1 bagian ke bagian lain.

2. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci.
 3. Bawahan yang diberi perintah itu harus mengerjakannya ditempat lain.
4. Pegawai yang bersangkutan telah berulang-ulang gagal melaksanakan perintah yang diberikan
secara lisan.
5. Tugas itu harus dianjutkan oleh pegawai-pegawai yang bertugs pada kesempatan berikutnya.
6. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat
jenjang organisasi.
7. Seseorang pekerja yang tertentu harus memikul tanggungjawab akan keberesan apa yang
diperintahkan itu.
8. Kekeliruan yang mungkin terjadi mempunyai akibat besar.

Dalam memberikan perintah agar sesuatu hal dikerjakan, hendaknya diterangkan pula sebab-sebab atau
pentingnya perintah itu. Hal ini akan membuat bawahan lebih mengerti tentang perintah itu, dan
dengan demikian membuatnya mengerjakan secara lebih bersemangat. Betapa perlunya pengertian
akan sebab-sebab atau pentingnya tugas dapat terlihat dari sebuah peristiwa di salah satu negara
tetangga Indonesia.

Ada seorang pekerja yang bersemangat dan mudah tersinggung. Pada suatu hari kepalanya
memerintahkan pekerja itu membuat sebuah lubang kira-kira 2 meter dalamnya. Setelah selesai dan si
kepala memeriksa sebentar, pekerja itu disuruh menutupnya Kembali dan kemudian menggali sebuah
lubang lainnya yang kira-kira 3 meter jauhnya dari lubang yang pertama. Pekerja itu nampak tak enak
hati, tapi perintah yang kedua dijalankannya juga. Setelah selesai dan diperiksa lagi oleh si kepala ia
diperintahkan lagi untuk menutup lubang itu dan menggali sebuah lainnyake arah kiri. Sampai di sini
pekerja tersebut membuang paculnya dan berteriak: “Kesalahan apakah yang telah saya lakukan
sehingga saya harus menerima penghinaan ini? Apakah saya harus menyia-nyiakan hidup saya untuk
menggali lubang-lubang dan kemudian menutupnya Kembali?” “Sabar” , jawab kepalanya, “kita sedang
mencari sebuah sumber air di sekitar sini. Saya tidak mengetahui letaknya yang pasti”. “Oh, mengapa,
saya tidak diberitahu hal ini?”, kata pekerja tersebut, “kalua perlu saya bersedia mengerjakan sepanjang
malam. Tadi saya tidak tahu apa yang sedang saya kerjakan ini”. 43

Jadi, pengertian tentang maksud dan pentingnya sesuatu tugas akn menimbulkan minat bekerja pada
pegawai yangbersangkutan. Bahkan dalam banyak hal daya cipta pegawai dapat dihidupkan. Mungkin ia
mau pula berusaha mencari tatacara yang lebih baik untuk mengerjakan tugas itu.

Selain memberikan perintah-perintah, pimpinan organisasi harus mengusahakan agar para pegawainya
bekerjasama sebaik-baiknya.

Demikian pula untuk memecehkan persoalan-persoalan organisasi yang telah atau mengkin akan timbul,
pimpinan harus membuat keputasan-keputusan atau mempunyai suatu sikap tertentu. Tanggungjawab
ini biasanya dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk kepada para bawahan, baik secara lisan
ataupun tertulis.

Kalau petunjuk-petunjuk itu mengenai satuan dalam organisasi seluruhnya, sebaiknya dilakukan secara
tertulis. Biasanya petunjuk-petunjuk yang demikian itu dinyatakan dalam bentuk peraturan-peraturan,
buku-buku pedoman, atau surat-surat edaran.

Suatu organisasi yang baik tentu mempunyai peraturan mengenai gaji, kenaikan pangkat, cuti, izin sakit,
dan hal-hal yang berhubungan dengan kedudukan keuangan atau hak para pegawai. Demikian pula
sebaiknya mempunyai juga pedoman-pedoman tertulis mengenai cara-cara melaksanakan sesuatu
pekerjaan dan Haluan-haluan dalam menghadapi sesuatu persoalan.

Untuk hal-hal yang khusus atau yang timbul sewaktu-waktu dapatlah diberikan petunjuk-petunjuk
dengan surat edaran. Hal merupakan pula suatu alat bagi pucuk pimpinan untuk menyampaikan sesuatu
pesan atau waktu kepala semua orang di dalam lingkungan organisasinya. Di luar negeri pada perusahan
raksasa telah lazim diterbitkan penerbitan-penerbitan berkala yang ditujukan kepada para pegawainya,
misalnya harian atau majalah. Penerbita itu memuat segala perisitiwa yang terjadi dalam perusahaan
yang bersangkutam dan segenap warta atau pengumuman-pengumuman lainnya dari pimpinan
perusahaan.

Sesuatu surat edaran dapat diedarkan kepada tiap-tiap bagian. Setaip pegawai membunbuhi tanda
tangan setelah membacanya. Tetapi, petunjuk-petunjuk yang demikian itu dapat juga dilangsungkan
pengumuman yang ditaruh di tempat yang sering dilalui para pegawainya, kemudian semua surat-surat
edaran ditempelkan di situ. Memang tidak semua pegawai menengok papan pengumuman, tapi
biasanya warta itu tetap dapat tersebar di antara mereka. Bahkan penyebaran itu sering-sering
berlangsung lebih cepat daripada pengedaran surat edaran. Di sinilah peranan organisasi informal
sebagai suatu alat hubungan untuk meneruskan surat warta dari 1 orang kepada orang lain. Seseorang
yang membaca suatu surat edaran pada papan pengumuman biasanya akan membicarakan hal itu
dengan rekannya. Kemudian rekan ini meneruskan kepada rekan lainnya, demikian seterusnya secara
berantai akhirnya wart aitu tersebar juga kepada semua pegawai.

Hubungan vertical ke atas sebagai tebesar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Dalam suatu
organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan
mengenai pelaksanaan tugas-tugasnya. Dari laporan itu pihak pimpinan mengetahui apakah organisasi
atau perusahaannya berjalan menuju ke tujuan yang telah ditetapkan. Berbagai laporan tertulis kepada
pimpinan umumnya digolongkansebagai laporan manajerial (managerial report). Seluk-beluk jenis
laporan ini akan diuraikan tersendiri secara luas dalam Bab VII.

Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. Laporan secara lisan dapat diperoleh dari
wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekaligus meliputi semua
pegawai. Pihak pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahannya sehingga benar-benar
mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Ini akan lebih menjamin kebenaran sesuatu
laporan, yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung untuk menyajikan hal-hal yang gemilang saja.
Juga dengan adanya perkenalan yang lebih akrab antara pimpinan dengan bawahannya, penyaluran
warta-warta dari bawah ke atas akan berjalan lebih lancer. Para bawahan tidak akan segan untuk
mengemukakan pertimbangan atau saran-saran perbaikan mengenai segala sesuatu dalam
organisasinya. Sebuah organisasi yang mempunyai anggota-anggota yang mau memperhantikan
kemajuannya adalah organisasi kokoh.

Hubungan horisontal di antara para pegawai sendiri juga dapat dipelihara oleh pimpinan dengan
mengadakan pertemuan-pertemuan berkala. Kalua seorang direktur perusahaan ingin memelihara
Kerjasama antara semua kepala bagian di bawahnya, sebaiknya ia mempunyai rencana mengadakan
rapat kerja secara tertentu. Rapat kerja itu misalnya dapat diadakan tiap-tiap bulan. Dalam pertemuan
itu dapat dibahas kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh masing-masing. Di situ dapat pula ditentukan
mengenai rencana kerja dari semua bagian untuk bulan yang akan dating. Kalau setiap kepala bagian
mempunyai hubungan-hubungan dengan rekan-rekan lainnya, pastilah yang baik akan menghindarkan
pemborosan, tugas rangakap, atau pertentangan wewenang.

Hubungan para pegawai dapat juga dipelihara dengan menyediakan semacam ruang untuk berkumpul,
misalnya ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai.
Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. Bukan saja sebagai suatu jasa
pelayanan terhadap para bawahannya, melainkan juga sebagai suatu alat agar di antara mereka ada
hubungan satu sama lain.

3. Komunikasi Tulisan

Dalam paragraf pertama di muka telah dikemukakan bahwa salah satu sistem komunikasi perkantoran
ialah komunikasi tulisan (written communication) yang terutama berwujub surat atau sesuatu warkat
lainnya. Surat atau warkat itu harus diciptakan oleh seseorang petugas malalui proses yang dikenal
sebagai factual writing (penulisan faktawi). Menurut John Riebel penulisan faktawi melibatkan 6 unsur
berikut :44

- Keterangan faktati
- Penataan
- Bahasa
- Kendala waktu
- Penyejian
- Pihak pembaca

Dalam bahasa Indonesia dikenal dua perkataan untuk menyatakan pengertian writing dalam bahasa
Inggris, yakni:

- Menulis
- Mengarang

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia dari W.J.S. Poerwadarminta/Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa, kata menulis dapat berarti:

- membuat huruf, angka dan sebagaimya dengan pena, pensil, kapur, dan sebagainya.

- melahirkan pikiran atau perasaan dengan tulisan, seperti mengarang, membuat surat dan sebagainya.

Dalam bahasa Inggris kata kerja to write semula memang berarti membuat, membentuk atau menyalin
huruf, kata, atau angka yang dilakukan dengan potlot atau pena. Tetapi, dalam perkembangan
selanjutanya arti pangkal itu mengalami perluasan sehingga kini mempunyai serangkaian arti
pengkhususan (specialized meanings) yang berikut :

- to describe (melukiskan(;
- to communicate by letter (menyampaikan dengan surat);
- be the author of (menjadi pengarang dari);
- draw up or draft (Menyusun atau merancang);

dari unsur-unsur yang terlibat dalam penulisan, kiranya yang perlu diuraikan lebih lanjut ialah bahasa
(terutama segi-segi bahasa tulis dan asas-asas menyajikan tulisan).
Pada umumnya dapat diterima batasan tentang bahasa (language) sebagai: 45

“A system of communication by sound, i.e., through the organs of speech and heading, among

human beings of certain group or community, using vocal symbols possessing arbitry

conventional meanings.”

(Suatu sistem komunikasi dengan bunyi, yaitu melalui alat-alat pembicaraan dan pendengaran,

Di antara manusia-manusia dari suatu kelompok atau masyarakat tertentu yang menggunakan

Lembang-lembang suara yang memiliki arti-arti sembarang berdasarkan kesepakatan.)

Tetapi, menurut Funk & Wagnalls Modern Guide to Synonyms and Related Words (1968) pengertian
bahasa juga mempunyai beberapa makna yang berikut:

- dalam pengertian yang terluas bahasa mewakili pengungkapan pikiran dengan sesuatu sarana
apa pun. Misalnya bahasa bunga (the language of flowers).
- Dalam pengertian yang lebih terbatas bahasa mengacu pada keseluruhan kata-kata dan
penggabungannya yang telah disistematiskan dan dikukuhkan oleh kelaziman cara pemakaian
diantara anggota-anggota dari suatu bangsa atau rakyat pada suatu masa tertentu. Misalnya
bahasa Inggirs (the English language).
- Dalam pengertian yang spesifik bertalian dengan suatu cabang ilmu atau bidang kegiatan,
bahasa menunjukan pada segenap perkataan atau ungkapan yang dipergunakan dalam medan
khusus itu. Misalnya bahasa matematik (the language of mathematics).

Menurut hasil-hasil penelaahan dari linguistik modern dewasa ini, ternyata bahasa mempunyai sifat-
sifat dasar yang berikut:

1) Semua bahasa merupakan sistem-sistem persepakatan manusia (human conventions) dan

bukan sistem-sistem dari kaidah kealaman (natural laws).
2) Setiap bahasa bersifat khas (unique)dalam lafal, tatabahasa, dan kosakatanya. Suatu bahasa
tidak dapat dilukiskan dalam kerangka logika atau sesuatu bahasa teoritis yang ideal ataupun
berdasarkan sesuatu bahasa lain.
3) Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya adalah wajar serta ajeg. Dengan demikian,
suatu “aturan” (“rule”) dalam sesuatu bahasa hanyalah merupakan sebuah pernyataan
menganai praktek dewasa ini.
4) “ Ketepatan “ ( “correctness” ) hanya dapat didasarkan pada kelaziman dari cara pemakaian
(usage) dan semua cara pemakaian bersifat relative.

Untuk keperluan penulisan faktawi diperlukan bahasa tulis (written language), yaitu bahasa yang
dinyatakan dengan huruf dan tanda baca. Dari rangkaian huruf terbentuklah suku kata. Beberapa suku
kata menciptakan suatu perkataan. Perkataan-perkataan menjadi jalur pengangkut atau wahana untuk
menyampaikan informasi dari seseorang kepada orang lain. Setiap informasi harus dituangkan menjadi
perkataan. Perkataan-perkataan dirangkai menjadi frasa. Bebepara frasa digabung menjadi anak
kalimat. Sejumlah anak kalimat menyusun kalimat. Kalimat-kalimat membentuk alinea. Akhirnya, alinea-
alinea mewujudkan tulisan yang dalam pekerjaan perkantoran terutama berupa surat dan laporan.
Proses pengalihan sesuatu atau sejumlah informasi melalui bahasa tulis menjadi suatu tulisan itu dapat
digambarkan sebagai berikut:

Informasi

Perkataan

( Terbentuk dari huruf dan suku kata )

Frasa

( Rangkaian perkataan )

Anak Kalimat

( Gabungan frasa )

Kalimat

( Terdiri atas perkataan, frasa, anak kalimat dengan berbagai tanda baca )

Alinea

( Tersusun dari kalimat )

Tulisan

( Berupa surat, laporan, atau karangan lainnya )

Oleh karena informasi yang bersangkuta harus disampaikan dan dimengerti oleh pihak lain, maka
bahasa tulis untuk melakukan komunikasi harus jelas. Banyak instansi dan perusahaan yang belum
menginsyafi peranan bahasa yang jelas dalam menyelenggarakan tatahubungan. Tidak banyak pejabat
pimpinan yang berusaha menyempurnakan bahhasanya agar dapat menyampaikan sesuatu warta
kepada pihak lain dengan sejelas-jelasnya. Lebih sedikit lagi pejabat yang mau mempelajari tehnik dan
cara-cara komunikasi yang sangat efektif.

Suatu bahasa yang jelas haruslah dapat menyampaikan warta secara tepat seperti apa yang
dimaksudkan si pengirim warta. Bagi pihak yang dituju, warta itu tidak mungkin disalahtafsirkan. Penyair
Lloyd Frankenberg mengatakan: “ Kejelasan adalah suatu kata nan indah. Ini terdengarnya seperti suatu
kata yang tepat. Segala sesuatu adalah jelas apabila kita dapat melihatnya dengan mudah, apabila kita
dapat mendengarnya tanpa bersusah-payah. Hal ini mengingatkan kita kepada suara lonceng dan langit
tak berawan, atau kepada suatu hubungan telepon yang sempurna. Apabila kita melaksanakan kejelasan
dalam bidang-bidang buah pikiran, akibat jasmaniah yang ditimbulkan ialah suatu rasa kemudahan
tanpa jerih payah. Petunjuk-petunjuk yang jelas ialah yang dapat kita ikuti dengan kesukaran yang
terkecil, misalnya persimpangan ketiga membelok kanan, persimpangan kedua kearah kiri, nomer 29.
Jadi hal-hal yang benar menurut urutan yang tepat. Dalam hal ini seorang polisi di kota Paris dapat
memberikannya dengan isyarat tangan “.

Suatu bahasa yang jelas ialah pertama-tama yang dalam pengucapannya tidak mempergunakan
kalimat-kalimat yang berbelit-belit. Di dalam tulisan, kalimat berbelit-belit biasanya terjadi karena
kalimat yang Panjang sekali. Kalimat-kalimat panjang yang beranak bercucu bukan saja tidak enak kalau
dibaca, juga sukar diikuti dengan jelas. Bahkan karena panjangnya itu, kita tidak mengetahui apakah
sesuatu cucu kalimat berhubungan dengan kalimat induknya atau dengan anak kalimat lainnya. Dalam
hal ini salah tafsir sering-sering tak dapat dihindarkan. Kalau hai itu sampai terjadi,kesalahan tidak dapat
dibebankan kepada si pembaca dengan menganggapnya tidak pandai sehingga tak dapat mengikuti jalan
pikiran si penulis. Apa yang jelas bagi si penulis belum tentu jelas bagi si pembaca , karena si penulis
adalah pencipta kalimat-kalimat Panjang itu. Mungkin apa yang ditulis itu hanya jelas di dalam pikiran si
penulis. Kalau tulisan itu di atas kertas tak dapat dimengerti oleh pembaca dengan mudah, kesalahannya
terletak pada si penulis. Penulis itu tidak mampu mencurahkan wartanya di atas kertas tepat seperti apa
yang terdapat di dalam kepalanya.

Karena itu sebagai salah satu cara untuk mengusahakan bahasa yang jelas ialah sedapat mungkin
mempergunakan kalimat-kalimat yang singkat. Sebagai pedoman untuk menyusun kalimat yang singkat
ialah sedapat-dapatnya kalimat itu hanya memuat sebuah pokok pikiran saja. Kalau seseorang hendak
memberitahukan misalnya tentang cuaca terang dan angin tenang, sebaiknya dipakai 2 kalimat.
Janganlah dicampuradukkan dalam sebuah kalimat.

Kalimat yang pendek kadang-kadang terdenger seperti kekanak-kanakan. Tetapi kalimat-kalimat yang
panjang sampai memuat 50 perkataan lebih juga belum berarti kedewasaan pikiran. Justru sebaliknya,
buah-buah pikiran yang telah betul-betul matang dan jelas di dalam kepala harus dapat dinyatakan
dengan kalimat-kalimat yang singkat. Pada buah-buah pikiran yang masak tidak terdapat hal-hal yang
tak perlu, karena telah disaring dan disingkirkan ke samping. Kalau pikiran itu dinyatakan di atas kertas,
embel-embel yang tak perlu itu juga tidak akan keluar untuk memperpanjang kalimat.
Untuk keperluan hubungan-hubungan dalam sesuatu organisasi, lebih baik kalimat-kalimat pendek
seperti pikiran kanak-kanak tapi dimengerti daripada kalimat-kalimat orang dewasa yang panjang-
panjang tetapi disalahtafsirkan.

Ciri kedua bagi suatu bahasa yang jelas ialah pemakaian kata-kata yang sederhana. Ini berarti bahwa
sesuatu warta tidak diucapkan dengan kata-kata yang berlebih-lebihan artinya. Misalnya tidak jarang
orang mempergunakan kata “pancaindera” pada hal yang dimaksudkan adalah mata. Hendaknya orang
tidak mengucapkan kalimat umpamanya “kantongnya penuh harta kekayaan”, sedang sebetulnya yang
terlukis dalam pikirannya adalah bahwa orang itu sakunya penuh uang.

Kesederhanaan kata-kata berarti pula bahwa kata-kata yang dipakai itu tidak muluk-muluk. Tidak sedikit
orang yang gemar mempergunakan kata-kata muluk dengan alasan untuk menambah keindahan
bahasanya. Misalnya dipakai kata “khasanah” sebagai gantinya gudang, atau istilah “peraduan” untuk
menyatakan tempat tidur. Memang keindahan kata-kata ada gunanya dan baik juga diusahakan, tetapi
pada kesempatan yang tepat. Bagi seorang penyair yang kadang-kadang harus memperhatikan irama
dan keindahan suasana bagi curahan kalbunya, memang kata-kata yang muluk merupakan alat yang
tepat. Tetapi surat-surat perusahaan bukanlah sajak. Tidak perlu si penulis berlagak menjadi penyair.
Lebih baik dipergunakan kata-kata yang sederhana tetapi langsung menuju ke pokok wartanya daripada
kata-kata berlebih-lebihan dan muluk-muluk tapi tidak mencerminkan maksud yang sebenarnya.

Seiring dengan kata-kata muluk ialah pemakaian kata-kata asing secara berlebih-lebihan. Tidak kurang
pula pejabat yang menghamburkan kata-kata asing untuk menimbulkan kesan kepada pihak lain bahwa
ia termasuk orang terpelajar dan pandai. Padahal kata-kata asing itu ada perkataan Indonesianya.
Hubungan-hubungan dalam organisasi diperlukan tidak untk menonjol-nonjolkan diri, melainkan untuk
mencapai Kerjasama yang sebaik-baiknya.

Sebagai pedoman untuk memilih kata-kata yang sederhana hendaknya sedapat mungkin dipakai kata-
kata yangmenunjukan sesuatu yang nyata, misalnya tempat,benda, atau perbuatan. Di mana mungkin
sebaiknya jangan memakainkata-kata abstrak. Dalam contoh seperti yang telah dikemukakan di atas
“harta kekayaan” adalah suatu kata abstrak. Sebaiknya dinyatakan saja hal-hal yang berujud yang
dimiliki orang yang bersangkutan, misalnya uang, sawah, gedung, mobil, atau sejenisnya. Sebagai
pedoman selanjutnya kalau sesuatu hal dapat dinyatakan dengan beberapa macam perkataan,
hendaknya dipilih kata-kata yang telah umum atau lebih singkat. Seorang ahli mengenai pemakaian
bahasa yang jelas mengutip sebuah pedoman tentang kata-kata sederhana sebagai berikut:

“Pilihlah kata yang dikenal umum daripada kata yang harus dicari-cari artinya.

Pilihlah kata yang nyata daripada kata yang abstrak.

Pilihlah kata yang tunggal daripada sebuah keterangan Panjang lebar.

Pilihlah kata yang pendek daripada kata yang Panjang.

Pilihlah kata dalam bahasa sendiri daripada kata asing”

Selain asas kejelasan (clarity) dalam pemakaian bahasa tulis untuk melakukan penulisan sebagaimana
diuraikan di muka, masih ada sekurang-kurangnya dua asas pokok lagi untuk menghasilkan tulisan, yaitu
asas keringkasan (conciseness) dan asas ketepatan (correctness).
Asas keringkasan tidaklah berarti bahwa karangan yang bersangkutan pendek atau singkat, melainkan
bahwa karangan itu tidak berlebih-lebihan dalam pemakaian kata maupun ungkapan, tidak mengulang-
ulang hal-hal yang telah dituliskan, dan tidak berputar-putar dalam proses penyampaian warta yang
ingin dikemukakan. Ahli tehnik mengarang William Strunk, Jr. (The Elements of Style, 1959) menegaskan
atas ini dengan ungkapan “Hapuskan kata-kata yang tak perlu”. Asas tersebut diterangkannya demikian:

“Vigorous writing is concise. A sentence should contain no unnecessary words, a paragraph no

unnecessary sentences, for the same reason that a drawing should have no unnecessary lines

and a machine no unnecessary parts. This requires not that writer make all his sentences short,

or that he avoid detail and treat his subjects only in outline, but that every word tell.”

(Tulisan yang kuat adalah ringkas. Suatu kalimat harus tidak mengandung kata-kata yang tak

perlu, suatu Alinea harus tidak memuat kalimat-kalimat yang tak perlu berdasarkan alasan yang

sama bahwa sebuah lukisan tidak mempunyai coretan garis yang tak perlu atau sebuah mesin

tidak mempunyai bagian-bagian yang tak perlu. Ini tidak mensyaratkan bahwa si penulis

membuat semua kalimatnya pendek-pendek atau bahwa ia menghindarkan uraian terperinci

dan membahas pokoksoalnya hanya dalam garis besar, melainkan bahwa setiap perkataan

menyatakan sesuatu.)

Asas ketepatan mengandung pengertian bahwa tulisan itu dapat menyampaikan ide-ide kepada
pembaca dengan kecocokan sepenuhnya seperti yang dimaksud oleh pengarangnya. Ketepatan juga
berlaku untuk penaatan terhadap berbagai aturan ketatabahasaan dan kelaziman cara pemakaian yang
telah diterima umum dan tidak dihinggapi penyimpangan/kekeliruan dalam penulisan ejaan kata,
pembubuhan tanda baca, dan penyusunan kalimat.

Demikianlah, bilamana ketiga asas pokok di atas diterapkan sungguh-sungguh dalam penulisan faktawi,
pastilah dapat dihasilkan sesuatu tulisan entah berupa sepucuk surat, sebuah laporan atau sesuatu
warkat apa pun yang mudah dimengerti, penuh daya Tarik, dan bercorak efektif untuk mencapai tujuan
komunikasi perkantoran yang diharapkan.