,i.

::' a:1 i

I
MANAJEMEN PERKANTORAN (OFFICE MANAGEMENT) I l.
Pengertian.dan Lingkupan Office Managementl

Dalam sumber-sumber bacaan berbahasa inggris yang terbit di Arnerika serikar maupun Inggris Raya istilah oi-n.. ia*?"iiiruio" (administrasi perkantoran) dan office management (manajemen dipakaisilih ganti dengan arri ying sam;: p;;kataan ',perkantoran) adm i n ist rasi dan manajemen umumriya aianggii iuieai 6ia-kata -iiiuitri sepadan. Hal itu misalnya diregasrian otJn" silarr -r-J" PerserikatanBangsa-bangsasebigaiberikut:t

"The terms Administration and Management are more berng while the term Alministration t m u..n applied more to the conduct of public air"iii"na ,r,. t..i, r.a": nagement'rnore to that of business enterprise, there has been a tendency in recent time for Management io be used to a g.rearer degree in pubric affairs. This-is prouuirv-uJdir. o] the increasing_ apg{igation of business d;a;;ni-p?actices e-------! E'r in the field of puUtic
useci synonymously.

administration."

itu, daram uraian seraniurnya tidak akan diperbed_akan istilah office adminisi.iiion' Jele#-office management.'Yang kini perlu diterangkan sejelas' mun?[in' iararr pengertiannv_a iru sendiri. Dalam keplstakaa; r;Hi;;F;;;f;; berbagai definisi.office management ot tr pu* 'urrii,-r.1.0". sehagai conroh saja dapat dikuiipkan di bawih ini: ' --'

mlnlstrasr negara.) Dengan. mengikuti keraliman

(lstilah-istilah Administrasi dan Manajernen.-makin lama makin b1ny4 dipakai secara searti. witaupln-i"ilin'ea: ministrasi tetah diterapkan tebih banyak uiiiiini"r,"ia"h* urusan-urusan negara dan istilah uanilemen tebih banyak -t bagi urLsan-urusan perusahaan, pada *"[t, it i.-ir.rrir'ini ,.r, k ecenderu ngn. u nt u( t"ri nij.*.n di p.;;r;;i; e;d; { "p1, derajat yang telah. luas bagi ui,rsan_urur"il Hrt ini terjadi mungkin karena peierapan pra*iil-piitiei "ii*u. *rn"lj3,.I_ryt!""T yang simakin me'ninjk;; ii-6i;ine
"a_

ik*;.
::l*3_.r:1

?:;#,.!:.'

.Sen'ice.s.

United Narions, The Administration t969, p. 3.

of

arganizat.ion

and

Metho<rs

a) Perumusan

the function which involves the management and direction of all phases of the busines-s operation whictr impinge upon data processing, communications; and organization memory." (Bagi.maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan Adlninistrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahal semua tahap operasi perusahaan yang rnesgenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.)
b) Perumusan Arthur Grager.3 "Office man'agement is the function of administering the comurunication and record services of an organizaiion." (Man4iemen perkantoran adalah fungsi tata-penyelenggaraan terhaiiap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.)

W. H. Evans.2 "For our purposes, we may define Office Administration

as

c) Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson.a "Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is cgncerned *'ith the efficient-performance of office work, whenever and wherever that work is to.be done."
(Manajemen perkantoran sebagai suatu funssi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dgng2n pelaksaraar pekerjaan perkantoran sechia efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan.)

d) Perumusan Littlefield & in this book; it will

Peterson.s.

be used in such a broad sense considered to encompass the management of office work wherever and by whomever performgd." Irrru*.*u*iemen perkantoran atan aipatai aaiam arti luas demikian.itu di dalam bukd ini; ini akan dianggap meliputi marajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakulan.)

"The term office management will

bi

2 \il- H. Evans, "Office Administrati-op",.dalarn.Carl'Heyel, eds-, The Encydopedia of, Managanat, ,963, p. 586- i 3 Arthur H. Crager, Naiiona! .Affice Management Associatioo Report, dikutip dalam Harry L- Illylie, ed-, Office Management.Handbook, l'18, Secrion I, p- L 4 rililliam H. I-cfFugrelf & Edwin M. Robinson, Textbook of Office Managctnent, 1950, p. l. 5 GL. Littlelleld & R-L- Pcterson, Mdcm Offre hlaaagement, 1956, p- 7,
,-

jr;
.,i,

.,
,*"

e) Perumusan John Neuner & Benjamin Haynes.6 '"For this reason office management covers a n:urower field than the term 'mana-g-ement' genJrdly implies, office management concerning itself to a large extent with office supervision." (Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencakup bid.alg y-ang Ielih se;rpit ,lari pada yang urfiumnya dikandung gieh istilah "mana_ieme.r", manajemen perkantoran untu[ ie b agi an'besar beri..enaan,i* g;tir;ngawisan pertint oran -; f; Ferumusan Ha! Nourse.? "It seems to me that office managemeni in the broader sense might embrace, not only the generally accepted office service functions, but also the areas of functional control and adrninistrative direction of most clerical and paperwork." (Tampaknya bagi kami manajemeh-perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencakrlq tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima fiada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pe[erjaan kertas dan tulis.) g) Perumusan Edwin Robinson.s "Office management is concerned rvith the direction and supervision of office \ryork."
pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.)

(Manajemen perkantoran ber*enaan?engan pengarahan dan

h) Perumusan William

manufacturing, warehousing, and sales.l' (Manajemen perkantorhn adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.)

activities as distinguished from such activities as transportation,

& ErnestDavies.e "Office management is the over-all direction

Spriegel

of

clerical

!)

Perurnusan George Terry.to "Office management can be defined hs thc planning, con-

9 William R. Spriegel'& Ernest Coulter Davies, principles

Neuner & Benjamin R. Haynes, Offiie Management: principles end Practices, 1953, p. 135. 7 Hal E. Nourse, 'iThe Companl, Be Sirved.- A Challenge to rhe Office",. dalam buku The Officc: Its Canging Function and Structure, 1955, p. la. 8 Edwin M. Robinson, Busrness Organization and practice,:1953, p.'I3I.

6 John W.

l0

Organization and Operation, 1960, p. 3:ll. Ceorge R. Terry, Oftice Managcment and Control, 1966, p- 31.

of

Busin*s

trolling, and organizing of of'fice work, and actuating those performing it so as to aihieve the predetermined'objectives. It deals withthe life cycle of business information and data from their creation through their maintenance,' distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if obsolete."

(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya :- zlzr mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih , , dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran,- dan penyimpanannya kalau memititi nitai tetap atau pemtisnaannya kalau usang.)

Dari definisi-definisi yang dikutip di mu-ka kini dapat dijelaskan bahwa manajemen perkantoran adalali suatu fungsi tertentuFungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat-

nya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis ialing tergantung satu sama lain. Fungsi dalam sesuatu \rrganisasi dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang hart,s ditunaikan. Fungsi yang disebut manajemen perkar,'oran menurut para ahli itu rneliputi rangkaian aktivitas yang beri..ut: dan pengarahan (Evans) - manajemen (Grager) tata-penyelenggaraan - pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson) - manajemen (Littlefield & Peterson) - pengawasan (Neuner & Haynes) - pengendalian dan pengarahan (Nourse) .dan pengawasan (Robinson) - pengarahan (Spriegel & Davies) pengarahan - perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasi serta peng- gerakan (Terry). Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantorah merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan peiuirjut<), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal- Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran). Hal. ikhwai pekerjaan perkantoran ini akirn diuraikan tersendiri secara luas dalam Bab II berikui. Tetapi, sasaran itu -tidaklah semata-mata pekerjaan perkantoran, melaiqkan:lingkupannya telah meluas meliputi banyak hal atau faktor lainnyi. Edwin Robinson (Business Organization and Prac-

;. .t:

,*
?,

tice,. 1953) menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran, masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran, yaitu pegawai perkantoran, material-perlengkapan, p-ersyaratan, {an melode dari.office work, sedang:menunit'iohn H. MacDonald (Office Manageinent,lg4T), fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut: 1) Keoegawaian perkantoran (office personnel) 2) Metode perkanicran (office methods) 3) Perlengkap4n perkantoran (office methods) 4) Faktor-faktor fisis, daiam kantor (physical factois) 5) Biaya perkantcran (office costs) (office policies) 6) Haluan perkantoran Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja office management telah disusun oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang dengan lebih daripada 100 hal sebagai berikut:

l.

Office

Space

Space .forecasting Space allotment Office layouts

Heating and ventilating

Air Cdnditioning Acoustics Painting Service facilities Assembly rooms Safety factors Moving.offices Alterations Maintenance.

(Ruang Perkantoran) (Perkiraan kebutuhan ruang) (Penjatahan ruang) (Tataruang perkantoran) (Pemanasan dan pergdaran udara) (Pendinginan udara) (Pantulan suara) (Lukisan) (Fasilitas kebersihan) (Ruang pertemuan) (Faktor keselamatan) (Memindahkan kantor) (Perubahan-perubahan) (Pemeliharaan)

lI.

Communications

service tules Telephones Wiring layouts Teleph-one dictation

Messenger Pneumatic

Mailing

Interoffice

telephone

(Komunikasi) (Pengiriman surat) (Pelayanan pesuruh) (Pipa hantaran) (Telepon) (Susunan kabel) (Pendiktean telepon) (Sistem, telepon antar\an1or)

system

Telegraph and
service

cable

(Telegraf dan pelayanan kawat) (Papan pengumumar) (Pelayanan terima tamu)

Bulletin boards
Reception service

llt- Offire

Persan$el

(Kepegawaian Perkantoran) (Perkenalan)

Selection'

0rientation Training
Testing Promotion Turnover Suggestion system Pooling emPloYees Tardiness Absenteeism Departure interviews Lunchroom-facilities Morale Discipline Retirement Rating 'Grievance!

'

(Latihan) (Pengujian) (Kenaikan Pangkat) (Pergantian) (System saran) (Plngerahan peg-awai) Keterlambatan) (Persoalan mangkir) iwa*ancara Pemberhentian) iFasilitas ruang makan siang) isemangat kerja sama) (Disiplin) (Pensiun) (Penilaian)
(Penga.duan)

IV. Furrirure
Desks

and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)

Chairs Tables

Filing equipment Vaults and safes Functional furniture Warehousing furniture Mahtenance and rePair
Reference equiPment Supply <jabinets and

shelving

Clothing racks' Lilirary furniture Evaluation of n'ew

equipment

(Meja kerja) (Kursi) (Meja panjang) (Perlenskapan arsip) inuan-s-aai peti besi) iPerabltan fungsional) fPerabotan gudang) (Pemeliharaan dan Perbaikan) (Perlengkapan acuan) (Lernari perbekalan dan Penempatan rak) (Cagak pakaian) tPeiaboian perpustakaan) (Penilaian perlengkaPan baru)
(Peralatan. dan Mesin)

Y.

Appliances and Ma9{1fres

Typewriters Adding machines Billing machines Bookkeeping machines Calculating machines Dictating equiPment Mailing equiPment' Visible appliance I\{iscellaneoirs of f i ce . equipment

(Mesin tik) (Mesin tambah) (Mesin faktur) (Mesin pembukuan) (Nlesin hitung) (Perlengkapan dikte; @erlengkapan kirim surat) (Peralatan terlihat) (aneh perlengkaPan Perkantoran)
.

,,;i

'i. ',: :L::

1:
:1

.i:i
{.i

Evaluation of

lanitoriat.equipment perlengkapan kebersihan) Maintenance and repair fcmeliharaan han'ferbaika;)

Rep-roduction eqgpmer-rt (Perlengkapan penggandain)

appliances and machines baru)

new

(Penilaian peralatan dan meiin

VI"

Suppl;e -t asd Stationery

Stationery items
Letterheads Forms Janitorial supplies Reproduction supplies Evaluating of new supplies

(Perbekalan dau Keperluan Tulis) (larang-barang keperluan tulis) (Kertas surati (Formulir) (Pubekalan kebersihan) (Perbekalan penggandaan) (Penilaian perbekalan baru) (Metode) (Pengolahan bahan keterangan) (Penyelidikan perkantoran) (Pengukuran hasil kerja tulis) @enjadwalan prosedur rutin) (Prosedur pembaganan) (Pemakain film) (Analisis srarisrik)

Yll.

Methods Data processing

Office surveys
Measurement of clerical output Scheduling of routines Charting procedunes Use of films Statistical analysis
.

.
VIII.

@engoordinasian formulir)(Perancangan formu lir) @elayanan surat-menyurat) @ola surat) Letterwriting reviews (Peninjauan surat-menyurat) Typing pools - (Ruang terpusarkan kerja tik) nli,oriiig rnethods t (Metode pelaporan) Surveys (Penyelidikan) Disposal of records (Penyingkiran warkat) Microfilming (Pembuatan film kecil) Retention schedules (Jadwal penyimpanan) Archival practices and (Praktek kearsipan dan penyimstorage paEan)

Records tsorms coordlnatron Forms design Correspondence services Form letters

(Warkat)

lX.

Executive Contrcls Organization' planning Centralization or decentralization of services Budgetary planning

(Kcntrol Pejabat Pimpinan)

pelayanan) (Perencanaan anggaran)

(Pemusatan atau pemencaran

(Perencanaan organisasi)

(Penak-siran) Forecasting an petunjuk kerja) p;rkl r *"* nanuals ili*At; (KonPerensi) conference' -.nt rraining (Anarrs:

I;* i#;;Y*i'

i+A,lijpiigjlii'

rilfi"ilorihsisdorang ?#.T*Hffif"HIiffi-ffi F-.Jffi i"t"i"ffi Gffiff

"iianisasinYa'
. f-:-:a+rolif ^ Manaier Adninistmtif Perslsratel dsn Tagas 2: $

saii) Salary.standardization' ifepuatuan ruang ryg'kY!-!id""s lka teroyata betap4 luas

BerhubunsdeneanHsj;Tf.I?H$\:'#,:-#:,fiJiif!li;

Iffi_#iuffiH#ffi#f
eg4g=;ry-fff

*xu**,ir*s

h#g#$+mms*m*m:*ffi. o.**vt *;1ffIG *:* fffit;t'rl":u*nru

,rtuu

H#'it ilffi *vi"Jtl?siii iehin gga 6"'6

Institute of
t' I

1e63-lembaga ,1,

to stu'dy and' promote'that "The objectives of the lnstitute'arc w{! it ""t-*"h witbthe services branch ot managemenj

itikut

;.6;i#"i*nt#tiqi.#i$**i$-""ti!:"1 management of a busine*s-safegt

(Iuiuan Lembagaini ialah-menelaah
merencanakan' dan untuk

jii

;ifiiE;;;a- J"-m"'o its oblectives"' dan rnemajukan cabang '

$nflr#j#ftm,"tg:PPa5ryg; untr*
.

I
dengro upllE in f*npimn srtl pemsahran nrelindungi hTta benda, rcm$rkan nrusn-urcsan, dan mencapii tujuan-tujuan pemshaan. ) Bglan akhir kalimat yaog ditegaskan iru merupakan definisi admirristrative maaagment. Jadi, manajemen adnninistratif adatah cabang manajemen .yang menyangkut fungsi.fungsi pelayanan:
memperoleh keterangan mencatat keterangan meng,rn4isis keterangan menyusun rencana melakukan komunikasi bagi keperluan pimpinan perusahaan (atau sesuatu organisasi pada umurnnya) dalam menjaga kekayaaa, melancarkan urusan, dan mencapai tujuan perusahaan itu.

'Pergantian

t"q jrrga mengandung pengertiatr berubahnya peranan, ke6udukan, datr lingkupan bidang kerja ftrngsi teriebtit- Sepe*i ternlatq dari definisi di aras, raanajemen perkantoran tini tiAat Ugl sekedar mencatat keterengat melainkan memikul rugas-tugBs antErra lain melakul4l6aalisis dan merrbuat rencana- Tugas-tugas ini dilakukan oleh pejabat pimpinan -vang disebut administrativc manager (manajer adrninistratif). Menurut Georgj_Terry (Office- Managmat and Coatral,Ift;6), sejak sekitar 1960 se-butan a'dministrative r.nanager memperoteh penerimaanluas u-ntuk menggantikan office manigen kareia lebih tepat melukiskan tugas pengeloiaan informasi. Kini umumnya diakui bahwa seor:Lng manajer administratif bukan lagi sekedar pimpinan dari para juru tulis datam kantor, meIainkan-seorytrg pejabat yang berkedudukan sebagai anggota qenuh dari pippilan organisasi. Peranannya adatah sama pentingnya seperti pejabat-pejlbat pimpinan dalam berbagai bidang lerja lainnya seperti misalnya manajer produksi atau maaajei keuangan. Seperti halnya manajer-manajer bidang kerja lainnya, manajer adqinistratif juga harus rnenunaikan tugasnya dengan mencapai efisiensi. Biaya perkantoran tampaknya senanti:rsa meningkat dari waktu ke waktu, misalnya saja untuk pembelian perlengkapa* teknologi informasi yang makintrumit dan malCn majf*Oieh lcarena itu, efisiensi perkantoran perlu senantiasa ditingkatnel 4ry fungsi pllarysO perkantoran harus menyumb4r-rg pAOf efektivitas menyeluruh dari sesuaturorganisasi dalam mencapar -_
The Institute of Administrative Management yang telah disebut muka juga mencantumkan efisiensi sebagai suatu tujuan )ratrg p diusahakan oleh setiap anggotanya (yakni 'para manaje. ministratif) dengam jalan:

rnanagement itu bukanlah sekedar perubahan nama saja, melain-

istilah office management menjadi admini51yz1ill.

;";E E;t=""tffi; *""i#fiii.

reafiie-d-tffi-etaEle. i.ffii"e (.U) iiovidng his services according to any control' security t t ot other policy laid down by top managernent' (c) Providing his service-s-with technical efficiency and due 'r' i"ot on y] ."iistiirg help fiom subordjnates ar\d "rL.tive colleagues and making effective use of the means available to him. yang ia bertanggung , h. \-- Memberikan pelayanan-pelayanan jawab sesuai dengan jadwal yang diharuskan' pelayanan-p6layanannya -sesuai dengan b. -t Memberikan ;.*;;ltiinuri-tortrol, kiaminan atau lainnva yang ditetaPkan oleh Pucuk PimPinan' c. Memberikan pelayanan;pelayanannya dengan efisiensi tehnis aan penghematan-yang seharusnya,- memperoleh dan bantuan vuigii.ftif dari iegiwai-pegawai b^awahan 'serana elelcll rekan_relan ierta mempergunakan secara yaig tersedia baginYa-) manajer administratif tidak hanya Ruang Iingkqp tugas setiap i aftivitas' lnemperoleh, Pt':1!1':. 4ul t irrio".**l r e ; r"A3i gan I u ga m enj aq gk au -aktivi perperen-canaan "j merupakan ini tas rienwsun rnqlna- Aktivitas (of fice sy stem) i|3}i16-1.2i1, y.il ;;tip;iar;genap sistgm perkantoran

(a)'Proviriding the

ittf,t

self.Lcir

is responsible lply[icL.h9 .

;dr;a".iyq.'sirtemperkantoranituharusdirene;;;#bdfi efisiensi tehnis dq pgng;,[k.*'"".iu ti,fiii""iutr tircapainya mencapai efisiensi itu Untut ffit"";lay" art-"* *\:r:o;. mungkin' yakni sesederhana perlu perkantoran dirincang sistem -!fi engerti dan sederhana untuk. dilaksa nakan. il;-ihfi; ;fii
f Tugas setiap manaj er perkantoran-atau mandj er admini strati
b

er-

irli?;Fitd;"s"nititi"it"t-aktivitasparapegaw"i:b,1*.?1""e" Ini
tugas...

rekan iekantorlang pirtu diaturdari hisusun sebaik-baiknya. orgdnization) yang *ir*prti"-".gr"iirii per\antoran (office tirutima *."i..tgt.ri f,enggolongan pekerjaan dan pembagian

perlu diatur da'{ disusun meliputi -Eui-t"".tipan, Berbagai pekerjaan yang untuk menyebu! yune p.i"potuj", k;;ffiik.fi. Ujt-S.g.tup ge\gijaan itu perlu dikendalikan ito.,trit i"ini"iotuo iofficL 'control) vang dikaitkan Bilamana hasil kontrol ffig; pii.io.arr.i" ;i;t"* periantoran. direncanakan atau di' yang telah itiitiiauf sesuai aenean ukuran lartg&ah-langkah perlilah ailatut<an or"*.r?ikan, rasa kurang penyempuro.uoyut'g1",';mnya'disebutofficeworksimplification (penyederhanaal ;;i*r;4-pirk-antoran). Ini terutarur m-erupafu;'i;;;';A"i;i iaministiatif vang bersangkut paut dengan

;;ilidffiiiifi ;;i;ff

metode.

11

den_gan

Selanjutnya r ugTadministratif bertatian putr :*,:p_Ip1i:rkantor sebagai tempat p.i"t r"

Akhirnla setiap manajer. administratif perlu pula perkembangan' manaj.*.n

^;i; *.**rUrritun p.rt*;;;; fi;?'ffi#; r.9tlSr"ne,reruramaiegi-segir*dl;;i"iiffnL"ii_1i""'

#$e*-;ler-# tak terpisahkan da'manajemen perkantoran dewasa ini.

ffi ll,ruiiry;,-xriilel*x#qi,ff;iffii#tr (office studies).

ri:*ffi*ffi

Demikianlah, dalam garis besarnva

"m:-r,F#"*m-*1,,#,trbffirfi

kearsipan !. \ anajemen 7. Kontrol perkantoran

3. Organisasi perkantoran 4. Komunikasi perkantoran 5. Pelaporan' manajerial

perkantpran padi umumnya i !,:I=aan z. Jlstem perkantoran

Penyederhanaan pekerjaan.perkantoran Tataruang perkantoran .9. 19. f.ri-qrgkapan perkantoran I1. Studi perkantoran.

8.

s-varatan

Mengingat dernikian luasny,a lingkup pokok U"E r"Jr"';Jj:tjf:,-llg"t

rtu, maka

per-

ml'm*t;'sfi**H*$s*uhH**
ffi,d,.tt',f

(kecakapan dasar) bagi seora'ng-"rHil"anager seperti di bawah l Executive abilitv l. $_ fr".tical baclground " 8.'#fl ill}:i3,?,?HBIHJ#,', Yql.ue.riat iraini-n! (rairnan manajerial) +. Ability ro express Sneself (I(_emampuan mengungkapkan orn) 5. An open attitude (suatu.sikap terbuka) 6. Curiositv (keingintahuan) 7. Creativeness (kreativitas)

f i*11"q{i:{iit6.h*#Xrti:rff.iii*

l.

FI 1
,!i I
I

I.r
i,

72

ls l'

(pertimbangan sehat). _-\ iicemampuan menjual gagasan; &esabaran) 10. Patience ipengendalian-emosi) 11. Emotional control (i..ttiarnpuan kerja sama) 12. Co-operativeness bahwa seorang Seorang ahli dari Inggris J. C. De.{r.Yer menvatakan pendidikan dan latihan vang il;;F J"it""t"o?"irurus memilikiyang coc.ok dengan tugi:ll: tepat maupun crn-ciri perwatakan pekerlaan s"i.":"trv? harus meniititi kemampuan melimoahklq perkanmanajer Seorang L-u"p", i..aLapao-aat.m organisisi' keseluruhannya dalam urusan semua melihat 6;;; harus mampu administrasi vang terperinci' ;;"eh*iiii;iT:i.si-i'dis ialah kefu--aitti r<eEriuaiian vang pentins:Pglting jaksanaan(tact), eiii"'r,"Jl.;ih*EilI'fgt.lilr(sinierity),keb-i Tetapi; lt""lil*. vans terpene;;;;i;;a"tian dirf (self-control)' p), v1l3i:Tlmp uan (l eadershi nan mpi y; iartt iipi"ri iira" mb i n g i. i t kan ga'ii.ar,l *.-.ruitikan .inspiraii, 9-1 t:-Tbi -bawahan. Dengan..kepemimpinan rtu,sorang ;;;; bieawai

8. Soutid judgment 9. Sales abilitY

;;il; il;G;;i
;;;
;;;",bil

*u".J."pJ**to*;d#;t;;iEiiitta'i3na--aiavangterbaikdari sebagai orang-orangtw" *""p"-" *.t"6uat -mereki beirerjl ;11a sendiridaripada.perorangan i;6;d' sebuah kelompok'fiil sibagaimana halnva Terrv. juga me;;il;i. et ttit'ry" o.n}.t ,iu"e;i persvaratan utama bagi setiap ;;;;&; iie.uiiu.-u6iiltv -*.,iautlng. Uat ini dinyatakannya office manaser di;;;;
sebagai berikut:12

management." yang (Orang-orang dengan k-emampup neilpal pimpinanj"yl! lebih besar ut* .iipirl;ktn uriituk nieririt<ut tangsung *t"ka akan peilu 'memiliki' i.ii"iit.ld'-a"o ffidiaE; i;-;lebih t,r1r, khususnya dalam tehnilptehnik manajemen Perkantoran') manajer Jadi, pada dewasa ini maupun di masa mendatang setiap ainkan kep ala kanror, mel seqryns 8"t""-rurrietiaar ;;;#;;n pejabat adalah suatu *a""iii"a*inistratif dengin kemampuan pimpinan Yang besar

to take "Men of greater executive ability -will be I9,q''-t-td to have .h"tg. olifn.. management,.and. thev yill-1-e^edof office tlchniques the ;ia;-.d";ti;,-puiiiZ"i"tlv in

;;;;i;;"

12 J. C. Denyer, Office Management' 1975'

p. l0'

il)

'{
t,

BAB II PFKE IUAAI{ PERXANTORAN @FruCE WORK)

$ 1. Pengertian dan Unghupan Office Work
Dalam Bab I di muka telah dinyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas inerencanakaa, mengorganisasi, mengarahkan, men$wasi, dan mengendalikan pekerjaan perkantoran. Kini perlulah dipaparkan libih lanjut apa yang dimaksud dengag pekerjaan perkartoran itu: Setiap tugas pekbrjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pade sesuatu instAnsi pemerintah (misalnya .tug:ts peningkatan kesehatan rakyat), pada sesuatu perusahaan s*asta {misalnya tugas pemasarnn hasil produksi), dan pada ses:aru badan sosial (misalnya tugas pemeliharaan ahak yatim piatu) harus didukung oleh pe. Iayanan perf;antoran (office service)- Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mindukung tercapainya sesuatu tujuan pokok apa ilun.. Pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa tnggris disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pikerjaan kertai). Seorang sarjana dalqm bidang tersebut beorg" Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut:ll "Office work includes verbal transmission oi information and the producing of written records and report providing the means by which mant'items may be summarized.quickly to supply a factual basis for managerial control." (Pekerjaan perkantoran meliputi. penyampaian keterangan secara -lisan dan pembuatan -warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskaa banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasah fakta bagi tindakan kontroi dari pimpinan.) Sebuah perumusan lain dari 2 ahli bernama Williani teffugrueU dan Edwin Robinson menerangkan bahwa:la

r] ,c
.;
i:t

t3 GeorgiR; Terry, dffrcefiianagenCni iad Controt,3rd'ed.' t958, p- 10. 14 WiUiam H. Leffingwell and Edwin M. Robinson, Textbook'-of Oftici Managemept,3rd ed., 1950, P. l.

1{

"Office work is concerned primarily with the record of the enterprise.making records, using records, and pr-eserving them for future reference. These records may be the history of transactions of the enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by contracts, by orders, by inventories, by ptans ind schedulis, by reports, and by written and printed memorandums of all kinds." (Pekerjaan perkantoran berkenrum pertama-tama dengan warkai-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat; pemakaian warkit-warkat, dan pemeliharaailnyq S3-n1- dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkatwarkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusa:1' urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar, daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, suratsuxat pgsanaq, Iaporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang

terhrlis dan tercetak).

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan pqrkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan yang berikut: l. Receiving, dispatching, and shipping orders. 2. Billing. 5: cor#p"ndence, dictation, typing. 4. Filing. 5. Passing credit and cslleciing outstanding accounts. 6. Handling;: distributing, and' dispatching mail. 7. Duplicailng and addrEssing woik. such as telephone, receiving visitors, 8. MiicellanJous'; .::
.

of unnecessary-work. l0- Making recori3 (noting down desired

9.

messenger servrce. Special-tasks. Objectives: Simplication of system; elimination

data).

(1. Menerima pesairan-pesanan, mengantarkan,dan mengirimkan., nya dengan kapal. i l**:*11J:,i:il1i.n u, *,., men geti k Menyimpan warkal. Menyampaikan hutang-'dan mengumpulkan perhitunganperhitungan yang belurn diselesaikan Mengurul, membagi-bagi,dan mengirimkan surat-sura! Pos. PekJrjaan rnemperbanyak *arkat dan mernbubuhkan alamat. Macam-nqacam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu' pekerjaan pesuruh. Trg"i-tueui khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistim, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlgMembuat wirkit-warkat - mencatat data yang diinginkan.) Oleh George Terry telah pula dilakukan penyelidikan pqdq perusahaan:perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui

..:. '. lt' '"'* :':::. -:* .r: .-. .: . - 1;(l'

. :'

.l*

a:

15

't

$
i

TH**"ffii?i,Ifg,TTii,l,*1,,r:#ffi ilffi kqgiatan yang pokok dengai p.ru*Eire";

tasr sebagai berikut:

banyaknya waktu bekgrjq di kantor yang dipakai untuk Delak_

:i

,I*:::n-

il;ril';i;;;r.r_
?A,6tlo

o, oup.-llcatlng
8)

3) checking (..uirrilui' 4) Illtng (menyimpan warkat) 5) tetephoning (*.n6ripi"i

,vpirg . ll mlcuiatrns z, -

(mengetik) (menghitung)

lg,5go

, :

12,3Va

l0,2vo
g,gc/o 5,SVa

/, matlng

(menggandakan)

other

(mengirim surati --'-'' (lain_iain)-

l2,7Va

Dari perincian di atas ternyata bahwa 1trryd r.nrur*ru p.t ..j"un perkantoran banvak *.a.nrvi. f"t"pr,-r boteh dikatakan-il";ilh;;ir J.f;irrn macam kegiatan pokok wakru kerja d kantor_ kanror di Amerika *;ir.i'ni."!oir surat, menghitung dan -rf;emperbanyak 1.*:l memeriksa angka,.menyimpan Aan iarkat, me_ nelepon dan mengrnn surat.

lO0

9o

viaj i ban untu k men gamati

s

Menerima keterdngan @eceiving iiformation) 2. Mencatat i+r;"*fr;?^i"?f#?tionl 3. Mengotah (+IT"rt-"E iniir_Itio"l 4- Memberikan 5. Metindungi harta Me.nurut Mills dan standingford, setiap krn*, -*.*iurr r..-

pSoffrev-Mi,s dan Oliver Standingford tidak ber_ P::_lh]ilnggris D^rcara. rentang offic_e work,'meiainka n rha d;;;-io;;f ;il office (fungsi. kantor). Menurut' *...i,i -iu;_iii'iJrlip" t"*i"i i"rur, penyediaan suatu perayanan meng."ui t-"o*"ril.i'.i ;;;#;: Fungsi itu dapat aipe.inci ilIir.Lt,,,

l.

*d;j;;;;.si;;;-;;E

keterangan keteransan
keteiangan

ici"i"l'iliofi;;, ke[ayaan (ili;ffilii"s"i'riilt

eb

k pejabat pimpinan a12n 5egala ..ruut"^tuL meng-untungkan yaag d apat t erj adi. Mi sarnva dar-am *.* iti[u* t unu]firtu E iroir"r, -adporkan. barang, setiap kekuiarigan D;*iii";' pula, -*"iit] fak t u r-faktur tasihan yang terrar;u.t r,-"-.i, ai"por[""' ilplou pi*_ pinan agar. dirakukan tindakan t..ti"ir-r.r,rdfi il;rli?ll,iaur. mengatami kerugiari._Tugas .merindun;{.{;i? merupakan kewajiban seluatu t untoi-ai-.i";i.-;T" ";::. i.'&rffi; y;;e iii?,ii*ekut inrormuri af,,i i,H#lr'ra kegiatan-

agaim ana t erl ihit

r."#i".i-ui urusan_urusan perusdhaan p;; ilkrr ;;;kfi *";ffitilat an

[."iJ#ilir*i
and Method:

15 Geoffrev Mills

& oli*o srandingford, office organization A Maaual of Adniaistntive Management, 197g,;L --"

15

$ 2- Konsepsi Tatausaha Sebagai Fekriaen Perkantoran penBaik pengertian office work maupun fungsi kan_tor nrcnurut densan I ndonesia. a d;;i[;fii cui upratr dinyatakan quB* b ahas kini secara i.iii"t t"iauiatl';. O.n ootut Indonesia dapatlah aktirlngkaian sesenap sebagai Ail;h; dir-umuskan iiiiiiiip t*.nghimpun,.. mencatat, mengolah' mengganda' nitit -mengtdalam ;ffi;1n*gfi;;Ipa; k;tr*s""-keterdirgan.vane dlperlukan tugas adalah intinya setlap orgamsasl. Jadi, tatausah-a menurut j pol a 6 u d yan g berwu gan .f.ierangan-keter an ;;-I.,;iun-uft i i. f.it ui
perbuatan:

l)

Menghimpun

vaitu kegiatan-kegiatan mencari dan meng-

irsahakan tersedian-v-a segala keteran gan yang tadinva belum ada atau berserakan di manamaniset ingga siap untuk dipergunakan bila'

mana diperlukan. yaitu kegiatan membubuhkan dengan pel2) Mencatat 6aeai nJahtan tulis keterangan-keterangan v.f,g ,iip.tlukan sehingga berwujud tulisan vnnE *ipat dibaca, dikirim, dan .disimPan' biii- perkembangan tehnologi modern sekarans ini termasuk pula memateri keiira"g.il-keterangan itu dengan -alat-alat perek-am' suara iehingga -dap3t didengar' inisalnya'"pencatatan" padq pita rekaman' vditu bermacam-macam kegiatan menger3) Mengolah keieranga:r-keterangan ii-engan maksud i"kan "menvajikanny? dahm bentuk yang lebih berguna. dengan pelvaitu kesiatan ilremperbanyak 4) Mengganda -sebanyak jumlah yang 6agai caia dan alat diperlukan vaitu kesiatan menyampaikan dengan pel5) Mengirim 6;g"i caia dan alat-dari satu pihak kepada pihak lain. yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara 6) Menyimpan dan alai di tempat te;tentu yang arnan' Hal atau sasran yang terkena oleh ! prla perbuatar menghimDun. mencatat, meng;fit, *i"gga. ita, nengirim, dan menyimpan'itu ialah'keteratg-. {::fo-nnar Jn)' Y?-lg dtmai'isuo clengan sesuatr.r hal [.i.*"g*-itu" info-ffisiiatat pengtauuan tentang atau pembacaan melalui ;1a, ;;;isti*u, y.ng d.1petolet-r terutama oleh diketahui plngltauiran yang dapat apa adalah ;;Efiti.n. setiap orang. Dalam perkembaugan yag terakhir dewasa ini, keterangan, dapat

.:

L7

sedangkan warkat puri, ii.,!oi.

[,ff;;liirli,"r*a,p"i',,ii";#*,9fi:$i:-?:ffi 1"."#l* iemember" va,. -;ai.:-iya i.la"h Uitr*a

b.ercorak visual (penglihatan) dan b-erg-o-,1ak audial (pendengaran). Keterangan uisuit- a?paiEi#ffi:'rr,r."n atau gambaran dan wujudnva adarah warkit trecoray. warkat adaraiir.fit".llran ter_ tulis atau catatan bergambar*6ogliu, sesuatu. hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk kepertuii m,

orang_orangmudah lupa,

Keterangan au,lial bcrbcntuk rekaman dan wujud.fisiknya adarah pita (tape). pita adarah bersuara mengenai sesuaru iial arau peristiwa -v'ang *!i;r;;^t;;; dibulioir"s ;"tuk kepertuan pengaweran kereiangan vang aipeirukan.- Fliii!*urn-san rerakhir' iltlr, prta sampai taraf penggabungan keterinean ,iIr* a.ri* k.?rurgu, audiai dalam neilujudin pit" dibaca tulisannya (atau d

,io.i*;#;;ff;;ffi'*H

,nar"upunpi;i*,Jii##l,,Jx,,tJ,1il$*ff}}1j.ii,1b:*;:,

umurn dalam setiap kantor. Pada dewasa ini y,._L"t yalig. mem_uat keterangan tertulis tentu dipertukan pada setiap oiediiasi -iirirtrrrri t;;;*"h ir.rpr, badan swasta) daiam pros.es op.ratifrya untuk *;;#'tujgan yang tetah ditentukan. .Ig.bqsui .ont#;;;dr"iTffiffi Depar_ temen Luar Negeri Republik r Iaoniriu *."girirn iirli[friau .,r"ru perwakilan negara asi1q, di sini aiiir<ur<an tarausaha. uii,rt p.*_ buaran surar iru * yg{l n fr arus .dihimpr" t.r.i"n ginlt.il"r,gun terrentu' konseo surai-harus disiapkan', kemudian diketik dan di_ lakukan tanetih-lanek+ r"i"t riltii.r.i*rrr,, sedans tembusannvl alim gin. ;;b"sr;;p. nill r.i,ilu. ;u*.,"o kehewanan daerah -mencaiat tre*vii+ewan yang setiap hari dipotons dan kemud.ian., m.eg:iai iuU.r_ilU.j yure 191.,,eo1ir,nyg' menunjukkan tiao-tiap jenis rewanj jumrahnya yang disemberih, dari.mana asalnyi atau i<eterang*_k,i;angan dalam hal ini juga terlaksana tatausaha. oan uiramana Iainnya, suatu perusahaan sv/asta mencetak atau menftensil dafta, fr*g, Ul;;;ffiff; u,tuk disebarkan kepada toto-tolo r*ggzlrlErrlnya, maka di sini terjadi pura ratausaha'k"r.ni u.irun*eil,,i warkar- Dari contoh-conroh ai arasi.iu,ikti cakup 6 pota perbuaran. xg_oir,ii'iiiili, bahwa tara usaha men_ suatu urutan waktu, merainkan dapat u.riingsung sendiri-sendiri atau_ pun dalam suatu rangkuan mulai au.i y-iirE ^i.?irit": ' i:B,fr terperinci.

t*rvililp"i

k.gil; *ilu"ia"tu,
tiuir'r"il;;A;

_iit*. o*

ilti-,:lHJtff#,i.u?:,1,,;r*:J1:i,{','#trt",ft
_l-lensenai yang

berbagai Feraksanaan kerja bersifat dasar dan sederhana merupakan perincian tatausaha iru qlpa aiitrti ffi["giun -i;rn G eo ffrey Mi n s d in o ri v er si ai rli6;e iiir ri I 982) yang membedakunnyu : "r " o n, datu;ii'a

.,i;;i;;'d;;[#:"

;' ;i'i#

l.

Menulis (membikin warkat asli)

2. Membaca
3. Menyalin (terrnasuk menempel, memperbanyak, dan nrelubangi

kartu)
4. Menghitung (menambah, mengurangi, mengalikan, membagi) 5. Memilahkan (menggolongkan dan menyatukan)
7. Menyimpan dan menyusun indeks 8. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan 5. Membandingkan {mencek)

tertulis). Tatausaha tentu terdapat dalarn setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dari atas ke bawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan ke mana pun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tatausaha. Yang dimaksud dengan hubungan tatausaha ialah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sanna lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggungjarrab,'inelainkan penyampaian keteranganketerangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif . Hubungan-hubungan tatausaha itu umumnya terwujud dalam bentuk surat, .'formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau sesEatu macam warkat lainnya. Hubungan tatausaha berlangsung pula antara sesuatu organi5a5i baik instansi pernerintah maupun.perusahaan sw:rsta dengan badan dan perseorangatr-perseora*ngan dalam masyarakat. Di Indonesia beberapa dari kegiatan tatausaha yarrg pokok itu mempunyai sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian perbuatan mengetik su{at, termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai selesai ditandangani; umumnya terkenal sebagai pekerjaan korespondensi. Pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan rnengganda-' kan:warkat karena umumnya mernakai lemliaran sheet dan-mr*in stensil disebut penyetensilan, Dan terakhir perbuatan urengirim surat-surat' Ia:im disebut juga pekerjaan ekspedisi. Pekerjaanpekerja4n .inilab yang -Irnitama dianggap sebagai isi daa lingkupan tatausaha.

$ 3. Peraner den Pencirian Tetar-srhe

Setiap pekgrjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausalnan. Hd ini telah ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson sebagai berikut:16
15 C-L. Litttefield dan R.L. Pctrrson;Modern Office Managemcnt, 1936,p.7-

19

"Ev.ery job in,organization today hap some office or paper rvork aspects. In most jobs, thesi rlpil;;;;"oniy"i,i.iqr-nrar to the activity of chief .or..rn,-*nl-il;il *i#b1l",rr,

H:+iTH$?r,"?t;l,?.J,,:,fl[::Ils.;.f ff .:: illx],?tfr nevertheless.,,

(Seriap !-eke,-jaan .lalarn suetu or_qanisasi dewasa ini mem_ -rr i ai segi-segi pei, erj a ..n perka nt dian ;;;; ;i;;.Jr"n'k.r,ur. Dalam. kebany,akar .p.xei.laan_peLe.jaan segi ini hanyalah sebagai dkibat.sajc diri aitivitJs-p.ri;k y;;E a"puit.rupu proiu k si. oei i ui i an, eqa.ngin, e;;b;i#,"r r,*#i"iu"i u r, i reknik, aiau saiah ,ri, J;-b;;i;k pekerjaan lainnya. Watau_ pun demik ian, segi_segi p-ekerjaa n f...trr'it u' Selanjutnya kantor di manararausaha diraksanakan
p,

mencapai tujuan' Tokoh neropor ".s-ljr;;iy;"s 6frce *unu"g.*.rrt Amerika sesuaru -*;r.;;'k serikat

f,il;?r;;;:)" tini ,*ulL, seb.agai t.*piili*:i ,i*uui,"n saja IlBldiourdang -Uagiili dalam sesuaru baclan usaha. metainkan teiah inerupriii, ; ,*_ iii* pisahkan dalam ,111nrngrn
l{ aze j u ga

f.".i?T,:T,

;,

ii

"i'

ii

;;";-k;; -[,iJ vu,e

considered is norhing more rhan rhe ,Jlf:l*1yf.o_n.: ,:F,:1:l::*::",^.tr-;;;;r".,ii,i,i,"i#,i;;,:,.H"1,i:

a few t-.ft.;; ::ll"_qlii:til:!i,s" preparing records oi no p.u"ti.ut-v"tu'".

rendering unit.

l:f

-;;;;-r?;;?

!x"j"i;

do not tu.n r,o trr;;;i.;;;;;,T.'rJJ.iiTI; 3:r::f::eels is not possible.,: (Kanror tatausaha duru diangga.p tidak lebih dari tatahubungan ke dalafr-dl, t.rrri daripada ritiktemu v"rg fii'n'iu il"*p, kadang kata surat dan menyiapkan wark ar -warkat yang ti oak mempGy"i-*irii.utiiil:,r,. Untungt ah kecendeiu ng"n a.*"Ia ;;airi;f k an_ tor iru sebagai jasad hidup Vu"e ,;reur penring. Kantor ini !i9u.q se.bagai r-1r_uqn t..purir v?nt memberikan petayanan. Ini diterima sebagai suatu sekutu frenuh daram usaha-usaha prod ukti f dari perusahaan mod ei"I r"np" 6i"i"t?ti*ut u, rod a -roda Rabri k. t,4 a k b e rp u tai d ;; atau jasa-jasa tidaklah mringkin.)'- ; Jadi, pada pelaksanaan setiap p"L"r;aa, operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi rnana ^pun tentu oitat*"ii"1il'tlilorur,r.

;-fru ffiffi'ffinl,"#il ductiveeffortsofmorleinh,,.i-.""--ilri+L^.'.r.rrnodern business. r*ittroui irr.'irfii,I,

It is accepted-;

;.rgiiim'uiil;;;

;-;;iane

;;jft;;;;#;:#.u,s

17 co-lemah

L.

Maze, (ed) oftice Management:

Handtiwk,

rg47,

p.7-

?n.

Dalam garis besarnya tatausaha ini mempunyai 3 peranan pokok yang berikut: pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk l) ' Ivlelayani menclpai tujuan dari sesuatu orgAnisasi. keterangan-keterangan bagi pucuk . pimpinan 2) -' Menyediakan orgiirisasi,itu untuk mlmbuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3) Membantu kelancafarl perkenlbangan organisasi sebagai suatu
.keseluruhan..

sesuatu pekerjaan operatif Tatausaha nielayani pelakranaan' yang diperlukarr' keterangan berbagai menyediakan dengan

t uj uan ya n-gKeterangan-klterangan it u memudahkan tercapainya -pekerjaan operatif Aii"ginfin atau meirungkinkan penyelesaian mesaja.'tatausaha lvlisalnya yan[ bersangkutan secara lebih baik. pasie -pasien n i yang mengobat dokter pekerj aan-pekerjaan iav-a-ni -sebuah rumahsakit dengan menyiapkan yang dira*rit dalam i<ariu-kartu yang memuat keterangan-keterangan tentang riwayat penyakit, kemajuan dari pengobatan setiap hari atau obat-obat yang ielah disuntikan dari mising-masing penderita itu. Tanpa kartu pasien itu dokter tidak dapat rnengingat semua'keterangan teriebut'dan dengan demikiaii tujuan penyembuhan juga menjadi suiit. Contoh lain: pekerjaan pemasaran barang dari suatu perusahaan'industri akan daplt dilakukan dengan lebih baik kalau ada berbagai keterangan mengenai situasi pasar' keadaan permintaan dan pEnawaran aiau pengirnporan barang yang sejenis. Mengenai perahan pokok yang pertama dari tatausaha ini Littlefield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: "Office work is not at all comparable to the function of prodgction, sales,- finance,' engineering, purchasing, personnel, or other functions that m:ly be necessary ln any glven organization. lnstead, it is a proce,ss, or a group o[ -processes, neiessary for carrying out each of these functions- Its specia\ contribution is that of providing information needed in performing each of them." (Pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dlbandingkan dengan fungsi-fungsi prdduksi, penjualan, keuangan, teknik, . pembelian, kepegarvaian atau fungsi-fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini a-dala[1 sualu proses atau sekelompok proses valg diperlukan guna melaksanakan ;alah satu dari fungsi-fungsi iersCbut. Sumbangannya yang khas ialah menyediakan kc-terangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi

itu.)
Selanjutnya tatausaha membantu pihak pimpinan sesuatu oroanisasi dalam membuat keputusan dan mblakqkan ti4dakan yang

2t
tqrat - Peranan tatau-saha untuk ryenyediakan keterangan-keterangan bagi dndakan-rindakan kontrol oiri piinpin"" irl?iii-.i,"t oreh perum*sannya dalam.meagenai per<erjli"i piit r"torun T...1'. seperti relah dikutip pada permutaan gab j ai ;"d. .-r--'-' $ I Akhirnya tatausaha mempunyai peranan melancarkan kehidupan -.r.-.r"r"ii't dan perkembangan .'sesrratu- organisasi a"ii."ny" -iu*u.i fungsinya sebagai pusatlngat*n ai" JJtu*"n. larenq Banyak instansi.pemerlnhh a,uu Eadan rtu"iii-Jii* *.ry.lenggarakan kegiatan-kegiaiannya tidak meta[uta, *n.ut"trn-

an r.iu"t,,'k;iilrg;; ilt"" . ",arrr"t Tatausaha mempunyai 3 ciri utama yang berikut: l) Bersifat pelayanan 2) Bersifat merembe.s ke segenap bagran dalam organisasi 3) Dilaksanakan oleh semui piliak d-alam organisii-----ciri yang pertama berarti bahwa tatausaha merupakan pekerjaan pelayanan- Dalarn uraian tentang peranan tatausaha di muka telah dinyarakan bahwa tatausahf mehyani peutiinaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk men.apui tu.iuunorgan i sasi apa bil a m emerl
uk

srmber dokumen itu, maka sritittatr puti

pencatatan yang-cermat atau memelihara dokumendoiu*in vang lengkap, padahal kererangan-ketbrangan itu r<erar pentinl setali :mtuk bahan penilaian arau penyusunan program'baei p"erkemDangan organisasi tersebut.- Deng?n gelaphyf pusat ii'gatan dan

terr;a"pii-*i*t"

organrsasr.

Juii"r;;;;

Huo.y Wylie dan Robert Iirecht irenyebut fr"io, tLsunu umt (satuan organisasi pelaylnan) yang tujuannya adalah memberikan .pelayanin kepada berbagii Uili#tau* perusahaan.ls Konsekuensi d_ari. qifat pelaya"u"n it" iir"i, bahwa Iatausaha dan kanrornya riddk bisa berdiri senort.-riiiusatra ba:us selalu dikaitkan dgngan ssuaru pekerjaan 6il;i;;-frd; substantif lain, sedang kantor tatausiha tentu sendntiasa merupa_ tan bagian dari suaru oiganisasi yang berusrht il;;rp;:rriiu l'juan tertentu. Dalam peiusahaan, tai-ausaha tia"r.i*gr'.,ig *.ndatangkan Iaba sebagaimana dilai<ukan otetr peteijainlieratif seper.ti misalnya_ produksi atau qenjgalan. ritir#il hd;;;; memberi kan pelayanan dan bantuan operatif itu -berbagai benar-ben:u menghlsilkan keunt-uigan "gaiiit""*iit"un ;il ;;j;;; badan usaha betul-betul tercapai. radi, walaupu"n-iatauianu *"scDagar servlce

Terry menyebut tarausaha service work (pekerjaan ^sebagai t_" v?l1l) m.empqn ye i fungsi memu d ah k an aii" i.J* gun _ 11 X.ls function), yang dilakukan Lan (facilitating untuk *.ro[ong pekerj aan-peke_rjaan I ai n jrgar d apit berjalan r""uru i"uir,-Lrenit

S-g

It

Harry L. wy'lie and-Roben p. Brecht, office organizarion Mana_ ---- and gemeil,3rd ed., 1953, p. 4 danz4. -'Y 'r'

?2

wujudkan banyak dan bermacarn-macam pengerjaan dalam kantor, tetapi ada kesafran dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut,
yaitu sifat pelayanannya sebagai salah satu cirinya yang utama.

lakukan oleh petugas sensus yang mendatangi rumah-rumah penduduk untuk menghirnpun berbagai keterangan, oleh salesman suatu perusahaan yaag berkeiiling ke taf<o-toko dan di tempat itu juga rnencatat pesanan-pesanan barang yang diperlukan, oleh kondek-. tur di atas kereta api yang sedang berjalan dengan kencang atau dilaksanakan oleh seorang pimpinan perusahaan yang selama perjalanan kapal laut mernpeiajpri, mengolah dan membuat catatancatatan mengenai berbagai keterangan. Dengan demikian istilah pekerjaan perkantoran (office work) yang lazim dipakai dalam praktek dan kepustakaan asing sesungguhnya menyesatkan pengertian, karena seolah-olah tatausaha hanya dikerjakan dalam kantor dan tidak terdapat di tempat-tempat lain yang bukan kantor. Persoalan tentang sifat merembes tersebut d.i atas sebetulnya sudah dimaklurni oleh beberapa penulis Amerika Serikat. Tetapi mungkin karena sudah mempunyai sejarah perturnbuhan yang lama dan praktek pemakaian yang umum, rnaka istilah "office work" tetap dipakai secara luas. Litriefield dan Peterson misalnya menyatakan sebagai berikut : 'lThe office is not likely to be found in one location, it is even somewhat misleading to use the term. instead, we find office activities being carried out in aU parts of the - organization."All phases of managgment reqdireoffice service; this is true for ait kinds of departmenis and for all levels of management." (Kantor tatausaha tarhpaknya tidak ter,japat pada satu tempat, sesungguhnya adaiah agak menyesatkan untuk memakai istilah itu- Sebagai gantinya kita mensnukan kegiaran-kegiatan perkantoran dilakukan dalam semla.bagian dari orgarisasi. Semua tahap manajemen menrirlukan -'- -r1'?tan rtrkr.ntoran; hal ini berlaku bagi segala macam satuan orgarrsasi cian untuk seluruh tingkat manajemen).
LefFrngwell dan Robinson menyadari sepenuhnya pengertian clerical work (tatausah4 terjemalrannya yang lurus dapat "pekerjaan tulis") dengan pernyataannya yang berikut:

Ciri merembes kesegenap bagian rlalam organisasi berarti bahwa tatausaha diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tatausaha terdapat dalarn kantor pucuk pimpinan yang tertinggi sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah, dalam pabrik maupun bengkel, dan pada instansi pusat ataupun cabang-cabangnya di daerah. Lebih dariitu pelaksanaan tatausaha juga dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatasr dalam lingkungan bangunan, gedung atau kantor dari badan usaha yang bersangkutan. Misalnya tatausaha dapat Ci-

23

"SometimesJhe:term ,clental, is used synonymously with the term 'offtce'io indicate tn. ii"rtu.t *i'workis crericar work, whether it is done bya cle,rk in ; e-ia;;[A ,th;-;ffi;JiT, the f,oreman in .a factoV q, bVi-url;;* on rhe road, The essential fearure is the w'ort iti*r, *r,o o;;;li *rrer* it is done . If it is office or crericaiG"ri. ""i i" one prace it"i is office or clericai wcrk er.er'rychere, regardiai, *i,!r"

"f

*;;;;ii;,

(Kadang-kadang istilah,'keratausahaan,, dipakai seani deirgaa isfliah "kaiitorl,,rntut menunjukkfi--kJn;;lii F**::+ pekerjaan itu edalah p.t .ij"a." t#;ffi;;#,^'apatan ini dilakukan oreh jurutuiii dii; suaru rempar yang dinamakan,,kanror rita.rr"trr, ;;;;.;;,fiij.,i i.uuui, pabrik atau oteh^seo_Iang agen. p;il4E-j;IJ". ilil*v" vu"e penting. iatah peker_iaannfia iiu ienoiri,Til;;"riu mengerjakannya arau di mana d;kerja'tan.'-["r",i"i*y""e *._ rupalcan pelerjaSn -perk::ntoran -atau Btausaha di. suaru terr-pat,-.maka rni adalah Ogkerjaan. purLr"tori" .o,, ;;: usaha di semua rernp?r t*tepa, &.fi*?-pJxil.iriiru Iakuksn arau siapa saja yang*.ru*,i[i"ir'"1y"'roo" ' ai_ Dari pendapat di atas ternliata bahwa siapa pun yang nnengerjakan tatausaha tidak akan mengurangi pengernan pekerSaan Dengan ini samnaitah tariusah; p;A;.i,i;;;;l;;a'ig ters;bu;. r.._:. Tat ausa h a ditak i an aka n ;;;,ir;;* g claFm s et i ap ofg ani-s as i rerlepas daripada *ll!*.,reup "r.h b,of""t mas-rng_masing anggota uganisasi itu- walaupun tahfiaha'd;pai ,oenJadr tugas pokok dari

i;t.i,

Irmpman,yang tertinggi.

g:t*"Tir^"-.::!:q"l,T1l1i",f.*ist"gxddtdi;;;;iuo*H,"**._ rakkankarya*'an-karyawan-a.n-*.-"e*i#i;';;s;;;i'fffti::. Misalnya s_?qeolans s_eseorang direktur-.peruiJE* drrel(tur-.perqsahaan dd.i dapat ffr;n-I"uar,n kadans_kadans n interlokat ke-kotalain rintuk *."tf;i,"p;;. il;iH;;;:
1,?-eII:T bah ked u d u kann barang.baiang yang *;rk ;;i;'b;ffih'ff;; I ].nmnqb*gan har.ga _h arga

r.**x;lr#*r:l#*iij* ff$tr1."#,%e1..degg-ari -ti{+k mengubah- i.aiArt""

yim
bahanenj aol p eg.3{ai

nnya dengan iidak pertu disebur sebagai iuru krausaha dengan *.r,."tui 5,.T?.1::p:!,i:Igerjakan -buruh yang metemuir ianf-i mengawasi _jalannya mesin-mesiri prUrit<. -pigi*ai r-contoh ini dapat -diteruskan ru*pai raD yang rernvata serain tugasnya memueriif,tan tiatoi ii.i"ging diberi pula pekerj"* il"gu"t"rtu" surat.
r-g dengan

g*i *"11.u' wllayah n"in"u"rir- iiip"i Ii:; :*:rmpan l:ITgEl sendiii daa memelihara initrutriiinrtrutii;il;; Hr;

;;a;;A;:6ffi

engan ti da k

iiJ,, ;if,

sah

i.iip.-i;r;;; ;;;;;; ;;?t ;ffiffiT; iei;ffi;# G;;h'i;;:

$!

di

atas, maka bentuk,

sifat tatausaha yang.melayani dan merembes

ragim,?ro-uolrr"nya

yin_e ber_

z4 langsung dalam scsr.ratu kantor dire, - -.ikan oleh pekerjaan-pekerj aan

pikiran dan mata yang lpas. OIeh kareira itu dapat dimengerti bahwa dalam bahasa Inggrid tatausala kadang-kadang disebut juga paper -"*-ork (pekerjaan kertas)Dalam hubungan ini Littlefield dan Rachel menarirbahkan ciri-ciri khusus dari +atausaha yang berikut:le - More mental work usually required-more "hard-to-measure" tasks - Greater variabiiity of work from case to case - Numerour small, low volume tasks not thought to justify standards Irregularity of work flow of much office work ( - Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-iebih banyak tugas yang sukar diukur. - Corak berubatr-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain. - Banyak sekali tugas-tugas kecil lang vstumenya seOitit sehingga tidak membenarkan adanira ukuran-ukuran baku. mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan - Ketidakteraturan perkantoran.)

operatif dari masing-masing badan usaha yang bersangkutan. Hanya saja ciri-ciri lainnya yang juga menonjol dan umumnya menunjukkan persamaan pada semua kantor ialah pemakaian kertas dan alat tulis yang sangat banyak serta pelaksanaan kegiatan

Namua, apapuir ciri-ciri yan*e dapat diberikan pada.tatausaha suatu sifat yang sudah pasti ialah bahwa tatausaha tiddk dapat berjalan sendiri atau terlaksana dpngar: sendirinya. Semua pekerjaan perkantoran harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan oleh seseorang pejabat pimpinan yang memikul tugas manajemen

19 C.L.'Littlefield and Frank Rachel ,Office aad Administrative Management: Systems Analysis, Daa Processing, ina Ofne *rvice,2nd. ed., 1964, p. 412 @uku ini merupakbn terhadap buku Littlefield and Petcrson, Modern O ffi ce Managenwtt).