RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Disusun oleh : RISTA KHOFIFAH 7101410073

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2013

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) SEKOLAH MATA PELAJARAN KELAS.SEMESTER : SMK : Administrasi perkantoran : X/1

STANDAR KOMPETENSI : Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran KOMPETENSI DASAR ALOKASI WAKTU : Mendiskripsikan administrasi perkantoran : 1 x 30 menit (1 kali pertemuan)

I.

STANDAR KOMPETENSI Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran

II.

KOMPETENSI DASAR Mendiskripsikan administrasi perkantoran

III.

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI 1. Aspek Kognitif 1. Produk 1) Mendeskripsikan pengertian administrasi, kantor, dan administrasi perkantoran 2) Mendeskripsikan unsur-unsur dan fungsi administrasi perkantoran 3) Mendeskripsikan ruang lingkup administrasi perkantoran 2. Proses

1) Menunjukkan fungsi-fungsi administrasi perkantoran 2. Aspek Psikomotor 1) Terampil dalam kegiatan administrasi 3. Aspek Afektif 1) Siswa aktif dalam kegiatan belajar mengajar dan aktif tanya jawab tentang materi yang telah disampaikan guru. 2) Baik dalam mengikuti kegiatan belajar mengajar dalam proses pembelajaran IV. TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Aspek kognitif 1) Siswa mampu mendeskripsikan pengertian administrasi perkantoran 2) Siswa mampu menjelaskan unsur-unsur dan fungsi administrasi perkantoran 3) Siswa mampu mendeskripsikan ruang lingkup administrasi perkantoran 2. Aspek Psikomotor 1) Siswa mampu mengidentifikasi unsur-unsur dan fungsi administrasi perkantoran 2) Siswa mampu membedakan pengertian administrasi, kantor, dan perkantoran 3) Siswa mampu memberikan penjelasan tentang ruang lingkup administrasi perkantoran 3. Aspek afektif 1) Siswa mampu memberikan umpan balik tentang materi yang disampaikan guru 2) Siswa aktif dan baik dalam mengikuti proses kegiatan belajar mengajar 3) Siswa dapat bertanggung jawab pada materi pembelajaran yang didapat dan jujur dalam kegiatan belajar mengajar atau ujian (tidak mencontek dan menyalin tugas milik teman)

V.

MATERI AJAR/PEMBELAJARAN 1. Pengertian administrasi, kantor, dan perkantoran 2. Unsur-unsur dan fungsi administrasi 3. Ruang lingkup administrasi perkantoran (materi lengkap terlampir)

VI.

METODE PEMBELAJARAN DAN MODEL PEMBELAJARAN 1. Model Pembelajaran Quantum Teaching 2. Metode Ceramah 3. Metode Mind Mapping 4. Metode Tanya Jawab

VII. No 1

KEGIATAN PEMBELAJARAN Kegiatan Belajar Kegiatan Awal - Menyiapkan peserta didik secara psikis dan fisik untuk mengikuti proses belajar - Menciptakan suasana kelas yang kondusif dan mengecek kehadiran siswa - Memotivasi siswa agar dapat mengikuti KBM dengan baik dan menyampaikan materi yang akan dipelajari - Mengajukan pertanyaan mengenai materi yang akan disampaikan Waktu (menit) 5 Aspek lifeskill yang dikembangkan Potensi diri

Kegiatan Inti - Eksplorasi - Guru menyampaikan materi tentang pengertian, perbedaan admnistrasi, kantor dan perkantoran - Elaborasi - Guru memberi contoh mengenai materi yang telah disampaikan kepada siswa - Guru melakukan Tanya jawab mengenai materi yang telah disampaikan dengan menunjuk siswa secara acak - Konfirmasi - Guru memberikan feedback dan menanggapi pertanyaan yang diajukan siswa

17

- Kecakapan akademis - psikomotor

Kegiatan Akhir - Guru memberikan post test selama 5 menit - Guru memberikan kesimpulan mengenai materi yang telah disampaikan - Guru menyampaikan materi untuk pertemuan selanjutnya

VIII.

ALAT/SUMBER/MEDIA PEMBELAJARAN

Sumber pembelajaran : Modul Administrasi Perkantoran Sayetti, dkk. 2000. Administrasi Perkantoran. Erlangga

Media Pembelajaran : Power point Papan tulis LCD

Alat Pembelajaran : Spidol Penghapus

IX.

PENILAIAN 1. Teknik/Prosedur penilaian 1. Tes Tertulis Aspek yang dinilai Penguasaan materi Penguraian materi Ketelitian Nilai Kualitatif Nilai Kuantitatif Deskripsi (Alasan)

Kriteria penilaian Nilai Kualitatif Memuaskan Baik Nilai Kuantitatif >85 71-85

Cukup Kurang

60-70 <60

Skor Penilaian Soal nomor 1 (20) Soal nomor 2 (20) Soal nomor 3 (30) Soal nomor 4 (30)

2. Instrument Penilaian 1. Tes tertulis 3. Soal instrumen 1. Tes tertulis (terlampir)

Semarang, Juli 2013 Guru Mata Pelajaran

Rista Khofifah 7101410073

LP. 1 Materi Pembelajaran

Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran A. Administrasi 1. Pengertian Administrasi Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, administratie yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor). Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, Ad ministrare yang artinya Ad =pada, ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan. Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai pengertian :pelayanan kegiatan tata usaha kantor (pelayanan pengetikan/komputer, pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya). Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu : 1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan(1988:2). 2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu(1980:9).

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah suatu proses kerjasama antara 2 orang atau lebih dalam suatu organisasi yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu berdasarkan prinsip rasionalitas. 2. Unsur-Unsur Administrasi Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modernterdiri dari delapan unsur: a. Pengorganisasian b. Manajemen c. Humas d. Kepegawaian e. Keuangan f. Perbekalan g. Tata usaha h. Perwakilan 3. Fungsi Administrasi Menurut Quible ada lima, yaitu : 1. Fungsi Rutin Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarispan dan pengadaan.Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggungjawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. 2. Fungsi Teknis Merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,

keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa progam aplikasi komputer.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi. 3. Fungsi Analisis

Merupakan fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang dibuat oleh atasannya. 4. Fungsi Interpersonal Merupakan fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasi tim proyek, serta memotivasi bawahan sehingga mampu menciptakan manajemen-kepemimpinan tim dan suatu pekerjaan (tim work).Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi. 5. Fungsi Manajerial Merupakan fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan

pengevaluasian yang dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem prosedur administrasi. B. Kantor 1. Pengertian a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. 2. Tujuan kantor a. Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman b. Fungsi kantor c. Menerima informasi d. Merekam informasi e. Mengatur informasi

f. Memberi informasi g. Melindungi aset/harta C. Pengertian Administrasi Perkantoran 1. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatankegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan 2. George R. Terry Dalam bukuOffice Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan 3. Arthur Granger Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam bukuTextbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. 5. W. H Evans Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi 6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif,

penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi Dapat disimpulkan bahwa pengertian Administrasi perkantoran

merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Ruang lingkup administrasi perkantoran merupakan segala bentuk macam kegiatan yang dikerjakan dalam kegiatan penyelenggaraan admistrasi serta berbagai macam sarana pendukung didalamnya. Adapun ruang lingkup administrasi yang dimaksud diantaranya : 1. Kegiatan Kantor Kegiatan kantor merupakan segala aktifitas yang dijalankan dalam suatu organisasi atau perusahaan, baik yang bersifat administrasi terstruktur maupun tidak terstruktur. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatankegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau yang biasanya disebut dengan POAC. a. Perencanaan perkantoran (office planning) Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor . Perencanaan perkantoran meliputi : 1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggaran (budgeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja 9) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut. Pengorganisasian perkantoran meliputi : 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisasi/perusahaan 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan c. Pengarahan perkantoran (office actuating) Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi : 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan d. Pengawasan perkantoran (office controlling) Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran meliputi : 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 5) Waktu 6) Biaya perkantoran

2.

Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran Sarana kerja perkantoran merupakan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai tujuan organisasi. Sarana disini lebih menekankan pada peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan pekerajaan kantor yang meliputi : a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor: 1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan: 1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Memiliki fasilitas yang memadai 3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan) c. Peralatan 1. Perabotan kantor (office furniture) Perabotan kantor biasa disebut juga dengan barang tidak habis pakai adalah benda atau barang kantor yang penggunaannya tahan lama dan berkelanjutan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dll 2. Perbekalan kantor (office supplies) Perbekalan kantor atau biasa yang disebut barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Interior adalah tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor (vas bunga, lukisan, dll). Interior disini ditujukan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan saat bekerja. e. Mesin-mesin kantor Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll. Mesin-mesin kantor ini harus disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

LP. 2 POST TEST NAMA KELAS/SEMESTER MATA UJIAN : : :

Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar pada soal dibawah ini. 1. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran menurut pendapat anda! 2. Sebutkan yang termasuk dalam unsur-unsur administrasi perkantoran! 3. Sebutkan fungsi-fungsi administrasi perkantoran dan berikan contohnya! 4. Apa yang dimaksud dengan ruang lingkup administrasi, apa saja yang ada dalam ruang lingkup administrasi perkantoran tersebut!

LP. 3

Kunci jawaban 1. Administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. 2. Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modernterdiri dari delapan unsur: a. Pengorganisasian b. Manajemen c. Humas d. Kepegawaian e. Keuangan f. Perbekalan g. Tata usaha h. Perwakilan 3. Fungsi-fungsi administrasi 1. Fungsi Rutin Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarispan dan pengadaan.Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggungjawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. 2. Fungsi Teknis Merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa progam aplikasi komputer.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi Analisis Merupakan fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang dibuat oleh atasannya. 4. Fungsi Interpersonal Merupakan fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasi tim proyek, serta memotivasi bawahan sehingga mampu menciptakan manajemenkepemimpinan tim dan suatu pekerjaan (tim work).Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi. 5. Fungsi Manajerial Merupakan fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian yang dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung administrasi. 4. Ruang lingkup administrasi perkantoran merupakan segala bentuk macam kegiatan yang dikerjakan dalam kegiatan penyelenggaraan admistrasi serta berbagai macam sarana pendukung didalamnya. 1. Kegiatan Kantor 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran jawab terhadap pelaksanaan sistem prosedur