MAKALAH

KONSEP MANAJEMEN PERKANTORAN

Disusun Oleh

SOFRINIA REGINA ELE NUBATONIS

PO5303204220593

Tingkat 1 C

PROGRAM STUDI D-III KESEHATAN GIGI KUPANG

POLTEKKES KEMENKES KUPANG

TAHUN AJARAN 2022/2023

 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkatnya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Tindakan Personal Hygiene
Pada Pelayanan Kesehatan Gigi Dan Mulut” dengan baik dan selesai tepat waktu.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Pengendalian Infeksi Silang.
Selain itu, makalah ini bertujuan untuk menambah wawasan bagi para pembaca dan penulis
sendiri.

Demikian pula kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak
kekurangan dan kesalahan. Namun, kami tetap berharap makalah ini dapat menambah
wawasan bagi pembaca. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran demi
kesempurnaan dari makalah ini.

Kupang, 10 maret 2023

penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................

DAFTAR ISI......................................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................

1.1 Latar Belakang...............................................................................................................

1.2 Tujuan Penulisan...........................................................................................................

BAB II TINJAUAN PUSTAKA.......................................................................................

2.1 Pengertian Manajemen Perkantoran.............................................................................

2.2 Konsep Tata Usaha........................................................................................................

2.3 Tata Ruang Kantor.........................................................................................................

2.4 Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor..........................................................

2.5 Pengarsipan....................................................................................................................

BAB III PENUTUP...........................................................................................................

3.1 Kesimpulan ...................................................................................................................

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses

perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi
danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri
dari prosesyang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut
saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan

untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil
akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan
beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat,
komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan
rapat dan lain sebagainya.

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan
secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut
sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber
daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan
menerapkanfungsi-fungsi manajemen.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan,

usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti
bahwa penyelenggaraan kegatan. Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan sehingga
penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Hasil penelitian yang dilakukan menurut
Terry (dalam Wursanto 2006) terhadap kegiatan kegiatan kerja yang dilakukan di perusahaan
Amerika Serikat menyebutkan bahwa ada tujuh macam kegiatan pokok pekerjaan, yaitu
mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan arsip, menelepon, menggandakan, dan
mengirim surat.

Kantor adalah tempat untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya. Pengertian ini dapat
dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang berhubungan dengan
penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor yang bersangkutan.
Untuk melaksanakan tugas-tugas kantor, para karyawan memerlukan dukungan ketersediaan
mesin kantor yang lengkap.

1.2 Tujuan Penulisan

 Mengetahui pengertian manajemen perkantoran

 Mengetahui konsep tata usaha
 Mengetahui tata usaha perkantoran
 Mengetahui faktor yang memengaruhi tata ruang kantor
 Mengetahui pengarsipan
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen menurut beberapa ahli:

 Menurut G.R.Terry, Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang
melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang – orang kearah tujuan –
tujuan organisasional atau maksud – maksud yang nyata
 Menurut Mary Parker Follet, Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu
pekerjaaan melalui orang lain. Para manajer mencapai sautu tujuan organisasi dengan
cara mengatur orang – orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam
pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
 Menurut Ricky W. Griffin, mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.
 Menurut James A. F. Stoner, Manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya angggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mecapai tujuan yang telah di
tetapkan.
Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis mengarah
kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian yang mana
ke empat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing – masing untuk mencapai tujuan
organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan
kantor.
Ada berbagai definisi yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, diantaranya :
 Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk
mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat – hematnya (J.C. Denyer
1973)
 Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan,
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan
pekerjaan kantor tersebut untuk serta menggerakan merela yang melaksanakan
 pekerjaan kantor tersebut untuk mencapau tujuan – tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu (GR Terry,1974) dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa
Manajemen kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan dan
mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegaitan kanotr ini berwujud pelayanan
infornasi pada berbagai pihak.

2.2 Konsep Tata Usaha

Tata usaha berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang berarti setiap
penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis
dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam
keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.
Seperti menurut Goerge R. Terry tata usaha adalah berupa pekerjaan kantor, meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan menyediakan
laporanlaporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat menyampaikan
berbagai fakta yang mendasar, yang amat diperlukan untuk tindakan pengawasan (terhadap
bawahan/pekerjaan) oleh pimpinan (Ida Nuraida, 2008: 13).
Beberapa pengertian tata usaha yang telah diuraikan di atas dapat disimpulkan bahwa
kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang perlu dilakukan pada setiap kegiatan organisasi
apapun, karena berbagai keterangan baik dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi
dihimpun, dicatat, diolah, digandakan, dikirimkan dan disimpan untuk kepentingan
perkembangan organisasi itu sendiri kegiatan sekolah ini.
Bagian tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan
menyediakan berbagai keterangan yang telah diolah dan diperluan untuk memudahkan
tercapainya tujuan yang diinginkan dan memungkinkan pelaksanaan kegiatan kooperatif/
pokok akan lebih baik. Selain itu, tata usaha diperlukan untuk membantu pimpinan dalam
menyediakan segala keterangan yang diperlukan untuk tindakan pengawasan dan
pengambilan keputusan.

2.3 Tata Ruang Kantor

 Menurut Haryadi (2009:122) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor
serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan
kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai.
  Sedangkan menurut Littlefield dan Peterson dalam Moekijat (2002:118) tata ruang
kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perkakas dan peralatan dalam ruang
lantai yang tersedia.
 Selain itu menurut Mills (2007:395) Tata ruang kantor adalah pengaturan perabot,
mesin, dan sebagainya di dalam ruang yang tersedia. Setelah memperhatikan
keterbatasan yang ditimbulkan oleh gedung.
 Menurut Laksmi, dkk (2008:163) Tata ruang perkantoran adalah suatu penyusunan
perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia atau bisa juga diartikan
sebagai penentuan kebutuhan ruang dan penggunaan secara rinci dari suatu ruang
untuk menyiapkan suatu susunan praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Dari beberapa pengertian tata ruang kantor menurut para ahli dapat disimpulkan bahwa tata
ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor seperti penyusunan perabotan dan
perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia untuk memberikan sarana bagi
pegawai/karyawan untuk melakukan aktivitas kerjanya dengan baik.
Menurut Nuraida (2014: 163) jenis tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam,
yaitu:
 Ruang kantor terbuka Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa
pegawai dalam sebuah ruangan besar yang terbuka yang tidak dipisahkan oleh tembok
atau penyekat.
 Ruang kantor tertutup Tempat untuk bekerja dipisahkan ke dalam kamar-kamar atau
ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbiat dari kayu.

2.4 Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor adalah penentuan dan penyusunan prabot dan alat-alat kantor pada
tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat
memberikan kepuasan bagi para karyawan. Dalam merancang dan menyusun tata ruang
kantor, perlu pula diperhatikan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi penataan ruang
kantor yakni.
1. Perencanaan Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup memungkinkan pegawai bekerja lebih cepat dan lebih
sedikit membuat kesalahan akibat penerangan yang buruk. Kurangnya sinar yang
mencukupi bagi pegawai akan menimbulkan ketegangan otot dan kelelahan mata,
 serta membuat kemungkinan kesalahan kerja semakin tinggi sehingga produktivitas
kerja ikut menurun.
2. Perencanaan Warna
Sejalan dengan cahaya, warna menjadi faktor penting untuk membuat pegawai
menjadi nyaman, bekerja lebih produktif jika warna yang mendominasi suatu ruangan
adalah warna yang mempengaruhi perasaan seperti, biru, ungu, hijau tua, putih
biasanya menimbulkan kesan tenang.
3. Perencanaan Udara
Pekerjaan kantor lebih pada bersifat pikiran, maka dari itu hendaknya suatu ruangan
mendapat suplai udara yang teratur, usahakan agar udara yang mengalir adalah udara
yang bersih dan sejuk, sehingga keyamanan akan tercipta yang pada akhirnya akan
meningkatkan produktivitas bekerja pegawai.
4. Penataan Suara
Suara gaduh dapat menyebabkan tidak efisiennya pekerjaan kantor. Karena akan
mengganggu konsentrasi orang yang berada di dalamnya. Dengan demikian suatu
ruangan dituntuk agar terbebas dari suara yang mengganggu, baik suara dari luar
maupun dari dalam kantor itu sendiri.

2.5 Pengarsipan
 Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyiapan arsip
menurut sistem tertentu (Badri, 2007).
 Pengarsipan adalah surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak di
lakukan oleh setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta
(Surojo, 2006).
Jadi, pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut sistem
pengarsipan tertentu.
Berdasarkan fungsi arsip menurut Undang – undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan dibedakan menjadi dua yaitu :
1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
 dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
dinamis menurut fungsi dan kegunaanya :
 Arsip aktif adalah arsip – arsip yang masih dipergunakan untuk kelangsungan
kerja.
 Arsip semi aktif adalah arsip – arsip yang fruquensi penggunaannya sudah
mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
 Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip – arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.
2. Arsip statis
Arsip statis dalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari – hari administrasi negara. Menurut sudut hukum dan
perundang – undangan, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
 Arsip otentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan isi arsip
bersangkutan.
 Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli
tinta.
 BAB II

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola, merencanakan,

dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berujud
pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan
kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan
informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.
Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai ”Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan dan mengkoordonasikan manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai
sasaran perusahaan”.