RESUME

Disusun untuk memenuhi tugas:

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN KEARSIPAN

oleh dosen:

Dr. Kartini Limatahu,S.Pd.I, M.A

Di Oleh:

Muhammad Zaini (21132003)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TERNATE
2023

1
 MAKALAH KELOMPOK I

A. Manajemen Perkantoran

Menurut G.R Terry manajemen adalah proses yang terdiri atas perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan
memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.

Luther Gulick menjelaskan manajemen sebagai ilmu, profesi dan kiat.

Dikatakan ilmu, karena manajemen dipandang sebagai bidang ilmu pengetahuan
yang secara sistematik berusaha memahami mengapa dan bagaimana orang
bekerja sama. Disebut sebagai kiat, karena manajemen mencapai sasaran dengan
cara-cara mengatur orang lain dalam menjalankan tugas. Dan dipandang sebagai
profesi, karena manajemen dilandasi oleh keahlian khusus untuk mencapai
prestasi manajer, dan para professional dituntun oleh suatu kode etik.

pengertian perkantoran adalah perkantoran berasal dari kata kantor yang

kemudian mendapat awalan per dan akhiran kan. Kantor berasal dari bahasa
Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang
berasal dari bahasa Inggris. Prayudi menjelaskan pengertian kantor yang berarti :

1. Ruang atau kamar, atau ruang tulis

2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta

stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokonya.

3. Biro atau tempat kedudukanpimpinandari suatu administrasi.

4. Instansi, badan, jawatan perusahaan.

Manajemen perkantoran adalah tempat atau ruangan untuk menjalankan

proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan
dan pengawasan dalam kegiatan penanganan data/ informasi.

1
 ketatausahaan merupakan bagian yang menangani langsung mengenai data
dan informasi sekolah. Jika dalam dunia perkantoran data / informasi yang
ditangani atau di kelola mengenai data/informasi perusahaan, maka dalam dunia
pendidikan data/informasi yang ditangani adalah mengenai data sekolah.

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda,
yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.

1. Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk

merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan
menertibkan ketatausahaan kantor.

2. Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan

penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tata usaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran
organisasi.

Adapun fungsi dari manjemen perkantoran meliputi perencanaan,

implementasi, dan evaluasi untuk memastikan kelancaran operasi bisnis. Guna
mencapai tujuan ini, manajer kantor harus melakukan tugas-tugas berikut:

1. Perencanaan : Perencanaan adalah tahap awal dalam setiap keputusan

yang akan dibuat. Setelah mengidentifikasi tujuan jangka pendek dan
jangka panjang bisnis, Anda dapat menyusun rencana untuk
mencapainya. Rencana tersebut merinci tugas yang harus diselesaikan
oleh semua pemangku kepentingan, serta tindakan atau prosedur yang
harus diikuti untuk memastikan konsistensi dan meningkatkan
produktivitas.
2. Staffing : Staffing adalah salah satu tanggung jawab di dalam manajemen
perkantoran. Kegiatan ini meliputi seleksi, rekrutmen, kompensasi, dan
pelatihan. Pekerjaan ini juga mencakup promosi dan pensiun karyawan
untuk menjaga keseimbangan sumber daya manusia.

2
 3. Pengarahan : Pengarahan ini dapat dilakukan dengan pelatihan dan
instruksi tindak lanjut untuk memverifikasi bahwa prosedur tersebut
dipahami dan dilaksanakan. Anda juga harus mempertimbangkan cara
menangani individu yang tidak mematuhi prosedur.
4. Komunikasi : Komunikasi dengan karyawan sangat penting untuk
memastikan semua pihak mematuhi prosedur yang ditentukan dalam
rencana. Tujuan komunikasi dalam konteks ini adalah untuk membina
hubungan manusia yang positif dan memahami tuntutan tenaga kerja.
Kejelasan, kejujuran, dan pemanfaatan informasi yang strategis
merupakan tiga aspek komunikasi yang harus dikuasai.
5. Kontrol : Kontrol dari atasan tidak selalu manajemen mikro, tetapi
memastikan bahwa rencana tersebut dijalankan dengan memberikan
kebebasan bagi semua orang untuk tindakan terbaik. Hal ini dapat
diterapkan pada prosedur fisik dan komputerisasi dalam elemen bisnis
yang berbeda untuk memastikan konsistensi. Saat Anda mengontrol
bawahan, harus ada fleksibilitas dan adaptasi terhadap nilai dan
persyaratan kantor.
6. Koordinasi : Koordinasi cukup sulit dilakukan karena membutuhkan
keseimbangan antara satu tim dengan unit bisnis lain agar semua pihak
dapat berjalan dengan harmonis. Koordinasi didasarkan pada sejumlah
gagasan penting, termasuk kontinuitas dan menghilangkan birokrasi
untuk membuat prosesnya transparan dan jelas.
7. Motivasi : Tugas manajer kantor yang paling menantang adalah
menginspirasi staf. Motivasi dari diri sendiri atau orang lain sangat
penting untuk mencapai tujuan bersama. Sangat penting bagi Anda untuk
menjaga moral, disiplin, dan memberikan contoh baik saat memimpin.
Untuk menjaga motivasi, Anda harus menjadi pemimpin yang jujur,
suportif, dan sopan.

Adapun elemen-elemen dalam manajemen perkantoran adalah : man, money,

material, market, mchine, methode/metode. Tujuan manajemen perkantoran ialah

3
Memberikan semua keterangan secara lengkap untuk yang membutuhkan, Guna
pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien; Memberikan catatan serta laporan,
yang bermanfaat dan juga dengan biayaYang sesuai; Membantu organisasi atau
perusahaan, memelihara dan memenuhiKebutuhannya; Memberikan pekerjaan
tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secaraEfektif kepada para
langganan atau mitra kerja.; Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date
atau tidak terlambat,Akurat, dan juga bisa di pertanggung jawaban.

Keseluruhan prinsip manajemen perkantoran adalah berkaitan dengan tugas

kepala sekolah sebagai seorang manajer yaitu membuat rencana, menyusun
organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor
yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan
tugas mereka. Atmodiwirio menyatakan bahwa: “kepala sekolah adalah seorang
guru (jabatan fungsional) yang diangkat untuk menduduki jabatan struktural
(kepala Sekolah). Ia adalah pejabat yang ditugaskan untuk mengelola sekolah”.

Adapun manajemen perkantoran memiliki ruang lingkup perlu Anda

perhatikan. Antara lain :

1. Aktivitas Kantor

Biasanya, kegiatan kantor meliputi perencanaan, koordinasi, dan pemantauan

operasi kantor. Aktivitas di kantor termasuk hal-hal yang terjadi selama jam kerja
maupun di luar jam kerja, baik itu antar tim internal maupun dengan pihak
eksternal.

2. Sarana Pekerjaan Kantor

Fasilitas kantor terdiri dari lokasi, gedung, peralatan, serta mesin-mesin

kantor. Fasilitas ini tidak mencakup barang-barang pribadi milik karyawan.
Namun, fasilitas kantor juga mencakup barang-barang tambahan yang mendukung
efektivitas kerja

4
 Menurut The Liang Gie sebagaimana dikutip oleh (Akhmad, 2012),
bahwa aspek ruang lingkup manajemen perkantoran mencakup sebelas bidang,
yaitu:

1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya

2. Sistem perkantoran

3. Organisasi perkantoran

4. Komunikasi perkantoran

5. Pelaporan manajerial

6. Manajemen kearsipan

7. Kontrol perkantoran

8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran

9. Tata ruang perkantoran

10. Perlengkapan perkantoran

11. Studi perkantoran

5
 MAKALAH KELOMPOK II

A. ORGANISASI PERKANTORAN

Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang

berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.perkantoran adalah suatu rangka dasar
yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,
menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi dan merawat aktiva. Dan
Kearsipn adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan.
Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

organisasi adalah suatu wadah atau sistem yang terdiri dari sekelompok orang
yang saling bekerja sama dan sama kerja untuk mencapai tujuan bersama. adanya
tiga faktor yang saling mempengaruhi, yaitu orang-orang atau sumber daya
manusia, kerja sama, serta tujuan. Ketiga faktor tersebut tidak dapat dipisahkan.
Itu mengapa organisasi dikatakan sebuah sistem karena faktor tersebut memang
saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri.

pengertian organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat

orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor. Organisasi perkantoran
adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan
kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi
dan merawat aktiva. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi
tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk
pembuatan keputusan, dan merawat aktiva.Jadi, organisasi perkantoran adalah
suatu wadah atau sistem yang terdiri dari beberapa orang yang saling bekerja
sama untuk mencapai tujuan yang berkaitan dengan kantor.

6
 Ada beberapa hal yang menjadi ciri-ciri organisasi yang baik, adalah sebagai
berikut:

1. Terdapat tujuan yang jelas

2. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota

3. Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh organisasi

4. Pembagian tugas yang seimbang agar tidak meninmbulkan frustasi.

5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.

Prinsip-prinsip organisasi perkantoran ada beberapa. Menurut Moekijat,

Prinsip organisasi perkantoran yang baik adalah, sebagai berikut:

1. Harus ada garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian
terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab.
3. Jenjang pengawasan harus tepat.
4. Pengawasan pusat dengan desentralisasi yang maksimum.
5. Jangan ada terlalu banyak tingkatan manajemen.
6. Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secara mendatar
maupun vertikal.
7. Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan.
8. Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik-baiknya

Sebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki

keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Tujuan yang hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan tercapai
jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terdapat pembagian tugas yang jelas
dan terdapat pola hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi.

sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada hierarki atas dari
suatu organisasi. Pendapat lain mengatakan bahwa sentralisasi merupakan proses
pemusatan wewenang dan tanggung jawab kepada manajemen puncak.

7
Desentralisasi adalah wewenang karyawan tingkat rendah memberi masukan atau
betul-betul diberi kebebebasan untuk mengambil keputusan.

Ada beberapa hal yang menjadi kelebihan sentralisasi, antara lain

a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai.
d. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan.
e. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat.
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi.
g. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip
h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap.
i. Mudah melakukan pengawasan.
j. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.

Sedangkan kelemahan dari adanya sentralisasi ini adalah:

a. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat
disediakan oleh unit tata usaha.
b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.
e. Lambat dalam pelaksanaan tugas.

8
 KELOMPOK III

A. SISTEM PERKANTORAN

Terry (dalam Gie, 2006: 13) mengemukakan bahwa pekerjaan perkantoran

meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
pimpinan.

Leffingwell dan Robinson (dalam Gie, 2006 : 14) merumuskan bahwa

pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan
usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya
guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari

Selain dari itu, sistem memiliki karakteristiknya sendiri. Menurut

Mcleod dan Schell (2011), sebuah system yang baik memiliki karakteristik
sebagai berikut:

a) Fleksibel ; walaupun system yang efektif adalah system yang tersetruktur

dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih
mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah
b) Mudah diadaptasikan ; sistem yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah system yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya.
c) Sistematis ; agar berfungsi secara efektif, hendaknya system yang ada
bersifat logisdan sistematis, yaitu system yang dibuat tidak akan
mempersulit aktivitas kerja yang telah ada.
d) Fungsional ;sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan
yang telahditentukan.
e) Sederhana ; sebuah system seharusnya lebih sederhana sehingga lebih
mudah dipahami dan dilaksanakan

Selain sistem, dalam sistem perkartoran memiliki tujuan sebagai berikut :

9
 a) Efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi

Efisien mengandung makna ekonomis. Maksudnya adalah dengan adanya

sistem, maka penggunaan sumber daya (personil dan peralatan) bisa lebih baik
sehingga produktivitas akan meningkat dengan biaya lebih rendah. Selain itu,
persediaan disimpan pada tingkat yang optimal

b) Mengendalikan biaya operasi

Sistem digunakan untuk mengendalikan biaya operasi dengan cara

membandingkan hasil kerja yang telah dilakukan dengan standar yang
berlaku. Jika terjadi ketidak sesuaian antara hasil kerja dengan standar, maka
perlu dilakukan perbaikan atau memodifikasi metode sehingga kesalahan
dapat diminimalisir dan biaya pun dapat ditekan

c) Meningkatkan efiensi operasional

Sistem kantor yang jelas dapat membantu meminimalkan gerakan/aktifitas

yang tidak perlu, keterlambatan, dan ketidak pastian. Selain itu, dengan sistem
yang baik juga membantu atasan untuk melimpahkan/mendelegasikan tugas-
tugas khusus, sehingga atasan dapat melaksanakan tugas sesuai dengan
kewenangannya

d) Membantu pencapaian tujuan organisasi

Jika sistem dirancang dengan baik dan digunakan secara efektif, maka
sistem tersebut dapat membantu pencapaian tujuan organisasi, yaitu: kepuasan
pelanggan, pengurangan biaya, dan keuntungan yang lebih tinggi

Namun dengan adanya tujuan dalam sistem perkantoran, tetap saja memiliki
suatu kelebihan dan kekurangan didalamnya. Beberapa kelebihan sistem
perkantoran yaitu:

a) Kelancaran aliran kerja: Karyawan mengikuti metode yang haku untuk

membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan
kesalahan saat melaksanakan instruksi pekerjaan.

10
b) Keseragaman tindakan; Sistem juga membantu karyawan untuk
mengikutiprosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama (standar).

c) Ekonomis; sistem menghilangkan: gerakan yang tidak perlu,

duplikasikegiatan, keterlambatan, dan kesalahan sehingga mengurangi
biaya.

d) Penetapan tanggung jawab: Sistem membagikan dan

mendistribusikanpekerjaan kantor secara sistematis.

e) Pelatihan karyawan: Sistem memberikan pelatihan yang sederhana

namunefektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor.

f) Koordinasikegiatan: Sistemmembantukaryawanuntukmemvisualisasikan
keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemenlain.

g) Mengurangi beban manajemen; Sistem membantu dalam

memastikantindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin.

Adapun juga kekurangan dari sistem perkantoran:

a) Kesulitan membangun sistem

Merancang sistem yang cocok didasarkan pada banyak faktor

yangmungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem

b) Kesulitan mematuhi sistem

Pekerjaan tertentu selalu membutuhkan fleksibelitas

dalampelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat
pelaksanaanpekerjaan.

c) Sistem tidak berguna sepanjang waktu

Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan

denganperubahan organisasi.

d) Investasi sistem

11
 Penerapan sistem melibatkan timbulnya pengeluaran tambahan. Sebagai
contoh, sistem mekanisasi pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada
komputer.

B. SISTEM PENGARSIPAN

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan
cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka
harus dimusnahkan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling
dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
pengawasan, penyusunan dan penyimpanan

Terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia.

Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain adalah Sistem Verbal, Sistem
Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu
Kendali.

1. Sistem verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis
verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang
dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang
berkaitan.
2. Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat
keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan
pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku
agenda tersebut.
3. Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk
dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi
(hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu

12
 korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana
antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks
nama (klapper), buku register otoritet.
4. Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara
dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari
suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan
yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode
klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan
penyusutan arsip.

lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut
dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu :

a) Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan

arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi
yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak
lain.
b) Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat
masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah
itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih
lanjut.
c) Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan
dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
d) Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.
e) Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
f) Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun
nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya
pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.

13
 g) Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah.
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang

berbedakarena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem
penataan arsip terdiridari 5 sistem, yaitu:

a) Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-

warkat berdasarkan abjad.
b) Sistem subyek (masalah) merupakan suati sistem penemuan dan
penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c) Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
d) Sistem kronologis (tanggal) merupakan penyimpanan surat berdasarkan
tanggal, hari,bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e) Sistem geografis (wilayah) merupakan menyimpanan berdasarkan
daerah/wilayah surat yang diterima.

14
 KELOMPOK IV

A. PENYIMPANAN ARSIP (FILING)

Kearsipan atau filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur,
mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan suatu dokumen
menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan
dengan cepat dan tepat.
Kearsipan atau filling system memegang peranan penting dalam efektifitas
kegiatan dalam sebuah perusahaan atau suatu organisasi. Yakni sebagai sumber
informasi dan sebagai sumber referensi bagi suatu perusahaan organisasi.
sistem penyimpanan arsip merujuk pada salah satu fungsi manajemen arsip
dalam hal menjamin Penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa
mendatang.Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian
kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan sistematis
dan logis, kegiatan penyimpanan dan perawatan arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis
Di Indonesia, ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang bisa digunakan oleh
organisasi, perusahaan maupun instansi pemerintah. Adapun beberapa jenis
sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui, antara lain:

1. Sistem subjek (Subjectical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip subjek atau subjectical filing system biasanya
digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan sesuai jenis masalah
yang sering terjadi. Sistem subjek ini juga dikenal sebagai subjek perihal yang
cara penyimpanan dan penemuan arsip berpedoman pada perihal surat atau
pokok isi surat.
Adapun keuntungan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan
sistem subjek, antara lain:

a. Lebih menghemat waktu untuk pencarian dokumennya, karena

menyangkut sebuah permasalahan dalam satu tempat penyimpanan.

15
b. Dokumen subjek bisa diperluas lebih mudah dengan cara menyisipkan
subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama.

Sedangkan, kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip

menggunakan sistem subjek, antara lain:

a) Sulit diklasifikasikan jika ada berbagai perihal atau subjek yang hampir
sama.
b) Penyimpanan tidak efektif bila istilah yang digunakan tidak dibatasi.
c) Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali.
d) Pengembangan daftar klasifikasi yang membutuhkan bantuan analisis
arsip berpengalaman.
e) Perlu petunjuk silang yang memadai untuk menyatakan berbagai subjek
dan informasi terkait.
f) Penyimpanan arsip biasanya menggunakan nama seseorang untuk daftar
subjek sehingga mempersulit pencarian.

2. Sistem abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad atau alphabetical filing

system adalah metode penyusunan dokumen arsip secara berurutan sesuai
abjad, mulai dari dokumen arsip yang berawalan huruf A sampai Z. Nama
atau kata-kata yang digunakan untuk menyusun arsip dengan sistem abjad ini
dibagi menjadi 4 golongan, yakni nama perorangan, nama perusahaan, nama
instansi pemerintah dan nama organisasi atau perhimpunan.

Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad,

antara lain:

a. Penataan folder untuk menyimpan arsip lebih mudah dipahami dan

sederhana.
b. Risiko kesalahan minim karena arsip dikelompokkan berdasarkan abjad
yang sama.

16
c. Pencarian dokumen arsip yang dibutuhkan lebih mudah dan cepat, baik
melalui nama pengirim yang mendapat surat dan tanpa menggunakan
indeks.
d. Dokumen arsip yang berasal dari satu nama sama akan berkelompok
menjadi satu.
e. Surat masuk dan tanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam
satu map.

Sementara, kelemahan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad,

antara lain:

a. Pencarian arsip menggunakan nama orang tidak bisa dilakukan melalui

bagian nama yang lain, seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus
menggunakan nama belakang.
b. Surat atau arsip yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya akan diletakkan di dalam penyimpanan yang berbeda.
c. Penyimpanan arsip harus menggunakan peraturan indeks.Ejaan huruf yang
seringkali salah dan nama orang sering ditulis berdasarkan keinginan ejaan
masing-masing.
d. Pemberian label pada folder arsip membutuhkan banyak tenaga.
e. Risiko kesalahan dalam penempatan arsip jika tidak memiliki SOP tepat.
f. Risiko pemalsuan karena abjad mudah diganti di dalam surat.

3. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal atau chronological filing

system sangat cocok bagi Anda yang memiliki kebutuhan mencuri dokumen
berdasarkan tanggal atau waktu kejadiannya. Metode penyimpanan arsip
dilakukan dengan cara melihat tanggal surat yang diterima dan tanggal surat
yang dikirim.Lalu, surat yang akan diarsipkan itu disusun dengan frekuensi
waktu tertentu, yakni harian, mingguan, bulanan hingga tahunan sesuai
kebutuhan Anda.

17
 Tapi, surat yang datang paling akhir biasanya akan ditempatkan di bagian
paling akhir tanpa mempertimbangkan isi masalah surat tersebut. Adapun
kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal,
antara lain:

a. Cocok bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo.
b. Penyimpanan arsip lebih mudah dan sederhana saat indexing.
c. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip

berdasarkan tanggal atau kronologis, antara lain:

a. Pencarian arsip yang lebih sulit karena butuh kombinasi abjad, tidak hanya
tanggal.
b. Hanya bermanfaat bagi organisasi yang relatif kecil dan jumlah dokumen
tidak terlalu banyak.
c. Sulit diterapkan bila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen arsip tidak
ada.
d. Penyimpanan surat masuk dan keluar akan terpisah.
4. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor atau numerical filing

system biasanya digunakan sebagai pengganti nama orang atau nama badan
dalam metode penyimpanannya. Sistem penyimpanan arsip ini biasanya
digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi
berdasarkan nomor. Adapun kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan
arsip berdasarkan nomor, antara lain:
a. Penyimpanan arsip lebih sederhana, cepat dan bisa digunakan untuk semua
jenis dokumen.
b. Penyimpanan arsip bisa mencantumkan nomor referensi saat
korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip

berdasarkan nomor, antara lain:

18
 a. Penyimpanan arsip dengan nomor ini membutuhkan waktu untuk indexing
yang lebih lama.
b. Lebih banyak folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau
surat.
c. Ruang penyimpanan arsip yang lebih luas untuk menyusun semua arsip.
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan geografis atau wilayah biasanya

akan dikelompokkan sesuai daerah atau wilayah yang tertera dalam surat atau
dokumen. Kemudian, penyimpanan arsip akan dikelompokkan berdasarkan
tempat penyimpanannya, yakni disusun sesuai kota, daerah, atau negara asal
dokumen tersebut dan tujuannya Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan
arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain:
a. Pencarian arsip lebih mudah dan cepat bila nama tempatnya sudah
diketahui.
b. Penyimpanan arsip bisa dilakukan secara langsung tanpa rujukan atau
bantuan indeks.
Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip sesuai
geografis atau wilayahnya, antara lain:

a. Risiko kesalahan penyimpanan bila tidak memiliki pengetahuan mengenai

pembagian wilayah.
b. Butuh indeks yang lebih tepat dan teliti.
c. Butuh petunjuk silang bila ada alamat ganda pada surat atau dokumen
yang diarsipkan.
d. Kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap.
e. Butuh SOP penyimpanan arsip yang jelas dan terperinci.
Beberapa faktor dalam penyimpanan dan pengelolaan bisa menjadi kendala
sistem manajemen kearsipan.Menurut Sedarmayanti (2003), ada beberapa macam
kendala atau hambatan dalam pengelolaan atau penyimpanan, antara lain:

19
1. Tidak paham fungsi arsip

Kendala utama dalam sistem manajemen kearsipan adalah sumber daya

manusia yang kurang atau tidak paham fungsi sebuah arsip. Akibatnya, fungsi
arsip sebagai sumber informasi sebuah organisasi atau instansi tidak tercapai.
Lalu, tugas-tugas di bidang kearsipan pun dipandang rendah.

2. Pegawai tidak sesuai kualifikasi

Pegawai pengurus arsip yang tidak sesuai kualifikasi organisasi, instansi

atau perusahaan menjadi kendala dalam sistem manajemen kearsipan.
Maksudnya, penempatan pegawai yang bertugas mengelola arsip tidak
memiliki persyaratan yang sesuai dengan pekerjaannya.

3. Jumlah arsip terus bertambah

Arsip adalah kumpulan dokumen versejarah atau fasilitas tempat dokumen

itu di simpan. Arsip biasanya berisi sumber- sumber primer yang terakumulasi
selama masa hidup suatu individu atau oranisasi. Kemudian arsip di simpan
untuk menunjukkan fungsi orang atau organisasi tersebut. Jumlah arsip yang
terus bertambah secara terus – menerus juga termasuk kendala sistem
manajemen arsip. Karena kondisi ini bisa mengakibatkan tempat atau ruangan
penyimpanannya tak mampu menampung arsip.

4. Tidak ada pedoman tata kerja

Pedoman tata kerja sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk

kearsipan. Suatu perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata
kerja kearsipan bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip. Supaya,
setiap petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras
dengan lainnya dan memiliki tujuan jelas.

5. Tidak ada tata cara peminjaman arsip

20
 Bila suatu organisasi tidak memiliki dan tidak menerapkan pedoman tata
cara peminjaman arsip, hal ini bisa mengakibatkan setiap orang bisa
meminjamnya tanpa peraturan jelas.

6. Tidak ada batas waktu peminjaman arsip

Tidak adanya aturan batas waktu peminjaman arsip juga termasuk kendala
dalam sistem manajemen arsip. Karena, seseorang atau suatu kelompok bisa
meminjam arsip dalam jangka waktu lama atau terkadang tidak dikembalikan.
Akibatnya, pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut akan kesulitan.

7. Sistem penyimpanan arsip tidak maksimal

Sistem penyimpanan arsip adalah kendala utama sistem manajemen

kearsipan yang perlu diperhitungkan dan dicegah sejak awal. Karena, sistem
yang kurang maksimal dan terampil akan menyulitkan seseorang dalam
mencari arsip dengan cepat dan tepat.

Tujuan dari filing adalah Menghemat tempat penyimpanan dan menjaga

kerahasiaan , mempermudah pencarian arsip , di temukan cepat dan tepat , dan
menjaga arsip- arsip penting berupa arsip statis seperti memori dan bukti sejarah.

Adapun manfaat filing adalah Arsip dapat tertata dengan rapi, Ruang kerja
lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi
ruangan, Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara, Mudah
dalam perawatan, Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan, Mudah dalam
penyusutannya, karena dapat diketahi mana arsip yang memang sudah layak untuk
dibuang dan mana yang tidak.

Adapun prosedur-prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai

berikut (Amsyah, 2008:5):

1. Pemeriksaan Arsip

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara

memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip

21
tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan
dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang
belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa
arsip tersebut dinyatakan hilang.

2. Mengindeks Arsip

Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek

apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata
tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk
jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian
surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata
tangkap yang sama.

3. Memberi tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana

yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang
mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan
mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan,
di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas
akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)
penyimpanan yang sudah ada.

4. Menyortir Arsip

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan

kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk
jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan
penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa
pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada
waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup

22
laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan
berdiri yang sangat melelahkan.

Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut

abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk
sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem
subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.

5. Menyimpan Arsip

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau

arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan,
sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh
peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem
tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip,
sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih
dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau
mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk
memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan
dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan
modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen
disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.

23
 KELOMPOK V

A. TATA RUANG KANTOR.

Pengertian Kantor Kantor adalah sarana pemusatan kegiatan organisasi atau

perusahan yang bersifat administratif di mana para pegawai melakukan aktivitas
manajemen. Kantor merupakan tempat pusat nyapimpinan perusahaan atau
organisasi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Kantor adalah
Gedung, balai ataupun tempat untuk mengelola dan menjalankan suatu pekerjaan
dan disebut dengan tempat bekerja.

Tata Ruang Kantor merupakan kegiatan penyusunan atau penataan alat-alat

kantor, mesin dan peralatan yang berada di dalam ruang kantor seperti
penempatan meja, kursi, lemari dan peralatan kantor lainnya secara se-efisien
mungkin sehingga menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-
baiknya bagi setiap karyawan.

Ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan tata ruang kantor yang baik
di antaranya:

a. Ruangan bisa dioptimalkan sebaik mungkin

b. Pelayanan yang dibutuhkan selalu tersedia seperti telepon, listrik, air dan
`sebainya
c. Memperlancar komunikasi antar pegawai.
d. Mempermudah mobilitas juru tata usaha
e. Untuk memberikan keamana dan kebebasan

Tata ruang kantor yang baik akan memperlancarkan kinerja para karyawan.
Pada dasarnya terdapat 4 jenis tata ruang kantor sebagai berikut:

1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Bersekat (cubicle type office)

Tataruang kantor berkamar/bersekat adalah tata ruangan untuk bekerja

yang dibagi-bagi dalam sekat atau kamar-kamar. Sekat kerja tersebut
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Cubicle type

24
office ini disebut juga dengan tata ruang kantor tertutup. Kelebihan Tata
Ruang Kantor Berkamar/Bersekat (cubicle type office) :

a. Terjaminnya konsentrasi terhadap pekerjaan.

b. Kerahasiaan dari suatu pekerjaan terjamin.
c. Meningkatnya kewibawaan dari pekerja, terutama yang mempunyai
jabatan. Sehingga status pejabat menjadi selalu terpelihara.
d. Bisa menjamin keberhasilan kerja dan merasa untuk ikut
bertanggungjawab terhadap ruangan dan akan tumbuhnya rasa memiliki.

Kekurangan Tata Ruang Kantor Berkamar/Bersekat (cubicle type office)

a. Komunikasi secara langsung antar pegawai menjadi tidak lancar karena

adanya pemisahan.
b. Membutuhkan biaya yang lebih besar, terutama biaya untuk
pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan
lainnya.
c. Penggunaan ruangan menjadi kurang fleksibel jika ada perubahan atau
perkembangan organisasi.
d. Pemisahan ruang kantor dapat mempersulit pengawasan.
e. Memerlukan ruangan yang luas.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan terkesan besar dan enak untuk
bekerja tanpa adanya pemisah/penyekat. Konsep tata ruang terbuka ini bisa
meningkatkan kerja sama antar karyawan serta tercipta komunikasi terbuka
dan meningkatkan produktivitas. Bahkan open plan office ini bisa
mendorong pengembangan kreatif karyawan. Adapun kelebihan Tata Ruang
Kantor Terbuka

a. Memudahkan proses pengawasan, pengaturan cahaya, udara,

pengaturan warna, dan juga dekorasi.
b. Fleksibel jika diperlukan suatu perubahan ruangan dan tidak
membutuhkan biaya yang tinggi. Bahkan pengurangan jumlah

25
 dinding permanen dan kantor privat bisa meningkatkan penggunaan
ruang yang ada.
c. Mudah dalam mengadakan hubungan secara langsung, pengawasan,
penyeragaman kerja, dan juga pembagian peralatan kerja.
d. Biaya lebih murah untuk hal pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan
telpon, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, dan lain-lain.
e. Memudahkan dalam koordinasi dan komunikasi kerja antar karyawan.
f. Menghemat penggunaan peralatan kerja dan penerangan.
g. Biaya instalasi pertama lebih murah dibanding dengan konsep
konvensional atau bersekat.

Adapun kekurangan Kekurangan Tata Ruang Kantor Terbuka

a. Kebisingan atau kegaduhan kemungkinan dapat terjadi.

b. Karyawan sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
karena dalam tata ruang terbuka setiap orang dapat melihat orang lain
yang mondar-mandir, tamu yang datang, suara-suara karyawan yang
lain dan sebagainya.
c. Sulit untuk merahasiakan pekerjaan yang sifatnya rahasia.
d. Kemungkinan adanya tumpukan berkas dan pekerjaan lainnya.
Sehingga akan mengakibatkan pemandangan yang kurang enak
dipandang.
e. Memerlukan air conditioning untuk dapat mengurangi debu dan air
cleaner untuk mengurangi debu.
f. Kurang efektif bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi yang
tinggi, seperti departemen administrasi keuangan
3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (landscape office)

Tata ruang kantor berhias. Berpanorama adalah ruangan yang digunakan

untuk bekerja yang berhiaskan oleh tanaman, dekorasi, dan lainnya. Bentuk
dari ruangan kantor berhias untuk menciptakan nuansa lingkungan ruang
perkantoran ini Nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar

26
seperti lingkungan yang nyaman, indah, menyenangkan, dan ekonomis dalam
pemanfaatan ruangan. Kelebihan Tata Ruang Kantor Berhias adalah :

a. Para karyawan akan merasa betah dan nyaman saat bekerja.

b. Kantor menjadi terlihat lebih segar hal ini dikarenakan pemandangan
yang hijau.
c. Ketegangan syaraf akibat bekerja dapat dihindari atau berkurang.
d. Apabila terjadi sesuatu misalnya kebakaran, maka akses keluar menjadi
mudah dan cepat.
e. Kebisingan dan juga kegaduhan bisa berkurang dan dihindarkan.
f. Kepengapan kantor bisa diminimalisir dengan suplai oksigen yang
berasal dari udara sekitar.
g. Tidak memerlukan lampu dengan pencahayaan yang tinggi, karena
sudah terbantu dengan cahaya yang berasal dari luar ruangan.

Akan tetapi, Tata Ruang Kantor Berhias memiliki beberapa kelemahan

antara lain :

a. Untuk membuat nyaman dan dekorasi dibutuhkan biaya yang cukup

tinggi.
b. Keadaan cuaca juga dapat mempengaruhi kinerja. Misalnya jika hujan
yang disertai petir, otomatis bisa mengurangi konsentrasi dari para
karyawan.
c. Biaya dari pemeliharaan dan perawatan yang cukup tinggi, karena
tidak hanya di dalam ruangan saja yang membutuhkan pemeliharaan
dan perawatan, namun juga di luar ruangan.
d. Membutuhkan tenaga ahli yang tidak murah.
e. Konsentrasi juga dapat berkurang apabila terdapat sesuatu di luar
ruangan
4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Tata ruang kantor gabungan adalah tata ruang kantor yang

merupakan sebuah gabungan antara bentuk tata ruang kantor yang sudah

27
disebutkan sebelumnya. Tata ruang kantor gabungan ini perlu untuk
dipertimbangkan, karena ke-3 bentuk tata ruang tersebut mempunyai
kelebijan dan kekurangan masing-masing. Untuk mencegah atau
mengurangi kerugian yang ditimbulkan bisa dengan cara menciptakan mixed
office.

28
 KELOMPOK VI

A. LINGKUNGAN PERKANTORAN

Ergonimics, yang didefinisikan oleh Odgers (2005) sebagai ilmu terapan yang
digunakan untuk mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan tingkat
kenyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain tempat kerja demi
memuaskan kebutuhan fisik dan psikologis pegawai di kantor. Lingkungan yang
tidak sehat dan nyaman akan menurunkan tingkat produktivitas maupun moral
pegawai.

teknologi masa kini memungkinkan dilakukannya integrasi beberapa

komponen lingkungan kantor, seperti pencahayaan, AC, maupun konservasi
energy melalui komputerisasi kantor, yang disebut smart office.

Beberapa fitur dari smart office menurut Burton, dkk (2000) antara lain:

a. Small-zone areas dengan memasang system ini, kantyor hanya

menyalakan system yang terbatas pada area yang digunakan pegawai
ketika mereka lembur maupun bekerja pada hari minggu atau hari libur
lainnya.

b. Smart wired telecommunication system. Termasuk dalam system ini

adalah penggunaan telepon untuk berbagai fungsi, misalnya komunikasi
data dan suara, email, manajemen energi maupun perlindungan
kebakaran.

Perkantoran hijau (green office) adalah system manajemen lingkungan

(environmental management system/EMS) yang praktis dan sederhana dan
dikembangkan khusus untuk kondisi perkantoran. Upaya ini dilakukan untuk
membantu dan mendukung para manajer perkantoran untruk mendorong ke gaya
hidup operasioanal kantor yang lebih ramah lingkungan. Target pelaksanaan
kantor hijau meliputi, mengurangi konsumsi sumber daya alam melalui perbaikan

29
system manajemen lingkungan kantor, mempromosikan praktik lestari melalui
peningkatan kesadartahuan karyawan, dan mempromosikan cara-cara mitigasi
perubahan iklim lewat penghematan energi dan pemakaian energi terbarukan.

Pencahayaan di lingkungan kerja baru disebut efektif apa bila pegawai

merasa nyaman secara visual akibat pencahayaan yang seimbang. Badru Munir
(2007) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang di gunakan di kantor,
antara lain:

1. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan

keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang
kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan
di ruangan tersebut.
2. Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang
pegawai, misalnya meja kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak
kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarng digunakan pada
kaentor-kantor di Indonesia karena alas an kepraktisan. Agar
pencahayaan baik maka disarankan agar jenis ini dapat
dikombinasikan dengn ambient lighting, sehingga pekerjaan yang tidak
terlalau membutuhkan tinggat penerangan tinggi cukup
menggunakannya; sedangkan pekerjaa yang mmbutuhkan tingkat
ketelitian tinggi akan menggunakan task lighting.
3. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area
yang dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah
kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai
atau pengunjung tidak tersesat.
4. Natural lighting, biasanya beerasal dari jendela, pintu kaca, dinding,
serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif
bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit
dalam keadaan mendung atau gelap.

Ada 4 jenis cahaya yang dpat digunakan di kantor, yaitu

30
 a. Cahaya alami, yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya Incandescent, dengan menggunakan tabung filament, cahaya
ini paling sering digunakan di rumah. Cahaya ini juga dapat
digunakan secara efektif di perkantoran, meskipun fluorescent lebih
efisien.
c. Cahaya incandescent kadang kala digunakan untuk membuat panel
cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa
area. Cahaya ini paling tidak efektif jika dibandingkan dengan energy
yang dikonsumsi, meskipun biaya pemasangannya lebih murah
dibandingkan dengan cahaya fluorescent. Kelemahan yang lain adalah
tidak tahan lama, warna yang dihasilkan tidak alami, dan
menghasilkan banyak bayangan serta silau.
d. Cahaya Fluorescent, menjadi jenis cahaya yang lain digunakan pada
ruangan perkantoran dengan tingkat terang yagn mirip dengan cahaya
alami.

Factor penting lain yang perlu diperhatikan oleh Manajer Administrasi adalah
tingkat keamanan. Semua bentuk usaha atau bisnis baik yang berskala besar
maupun kecil pasti membutuhkan perlindungan. Dengan adanya perlindungan,
perkantoran diharapkan dapat menghasilkan produk yang baik, efisien dan
menguntungkan tanpa adanya gangguan dari pihak manapun yang akan
merugikan perkantoran itu sendiri. Keamanan memiliki dua dimensi yaitu
keamanan barang barang fisik perusahaan dankeamanan informasi penting
(dokumen dan arsip) yang apabila hilang akan mempengaruhi jalannya aktivitas
perusahaan.

B. ADMINISTRASI PERKANTORAN

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan

yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peran
an penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keteraan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran

31
perkembanganorganisasi.Administrasi perkantoran atau manajemen kantor
merupakan rangkaiankegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyususn),mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secaratertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan
ketatausahaan.

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik

lisanmaupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma
danlingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi
untukmelaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk
merencanakan,melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas
yang menjaditanggungjawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam
mengelolasurat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk
mendukungtugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi
sehinggadiperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola
administrasikeuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan
dan dipertanggungjawabkan.

32
 KELOMPOK VII

A. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Sistem penyimpanan arsip menurut muhidin dan winata merupakan fungsi

manajemen arsip dalam Hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaan
di masa depan . Kegiatan Sistem penyimpanan arsip yaitu mengatur dan
menyusun arsip arsip dalam suatu tatanan yang sistematis Dan logis ,
penyimpanan dan juga merawat arsip agar aman digunakan dan ekonomis .

Arsip terdapat juga macam macam sistem penyimpanan , penyimpanan arsip

yang dapat anda gunakan untuk mengarsip sesuai dengan sistem perusahaan.
Berikut adalah jenis jenis dari sistem penyimpanan arsip

1. Sistem subjek ( subjectical filing sistem)

Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan yang mengelompokkan arsip

berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Perusahaan yang sering
berhubungan dengan keluhan pelanggan atau instansi pemerintahan cocok
dengan sistem ini . Cara penyimpanan dan penemuan arsip sistem subjek
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat .

Kelebihan penggunaan sistem subjek yaitu, waktu untuk mencari dokumen

lebih hemat karena permasalahannya berada pada satu tempat penyimpanan. Kita
juga dapat memperluas dokumen subjek secara mudah dengan menyisipkan
subjek baru atau menambah subjek pada subjek utama.

Kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip yang menggunakan Sistem

subjek yaitu, pengklasifikasian yang sulit apabila ada berbagai perihal atau subjek
yang hampir sama.

2. Sistem abjad ( alphabetical filing Sistem)

Sistem abjad pada Sistem penyimpanan arsip merupakan Sistem yang

mengurutkan arsip berdasarkan abjad. Cara melakukan metode ini yaitu dengan
menyusun arsip secara berurutan mulai dari awal A sampai Z dengan tetap

33
berpedoman pada peraturan indexing . Untuk menyusun arsip dengan sistem ini ,
terbagi menjadi beberapa golongan yakni nama program, nama perusahaan,
nama instalasi, pemerintah dana nama organisasi atau perhimpunan. Sistem abjad
membutuhkan standar peraturan dari organisasi sehingga semua anggota harus
mengikuti proses organisasi.

Kelebihan dari organisasi ini adalah untuk penataan folder lebih mudah
dipahami. Mengelompokkan berdasarkan abjad Yang sama dapat
meminimalisirkesalahan dan lebih mudah untuk mencari dokumen. Dokumen
arsip yang berasal dari salah satu nama juga akan akan berkelompok Menjadi satu
.

Kelemahan Dari sistem abjad yaitu , untuk memberikan lebel pada folder
membutuhkan banyak tenaga.

3. Sistem nomor/Numeric filling

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang

berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang
disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Adapun Persiapan
penataan arsip berdasarkan nomor antara lain:

a. Menyusun pola klasifikasi arsip.

b. Menyiapkan peralatan arsip.

Sistem ini memiliki beberapa Kelebihan antara lain:

a. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

b. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
c. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
d. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
e. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam
korespondensi.

34
 f. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Selain itu sistem ini juga memiliki Kelemahan, kelemahan tersebut antara lain:

a. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

b. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan
kesulitan.
c. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang
banyak.

Dalam menangani surat masuk dan keluar, ada beberapa langkah yang sangat
penting. Langkah-langkah tersebut antara lain :

1) Membuat sistem pengindeksan: Buat sistem pengindeksan yang jelas dan

konsisten untuk setiap surat masuk dan keluar. Pengindeksan dapat
berdasarkan nomor surat. Mengingat peranan arsip yang begitu penting
bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di sebuah organisasi
benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang
dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri
adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-
tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut
diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara
memahami masalah apa yang terkandung di dalam arsip. Sistem
penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan
dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan
penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan
arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.
nama pengirim/penerima, tanggal, atau topik tertentu. Pastikan sistem
pengindeksan ini dipahami dan diikuti oleh semua staf yang bertanggung
jawab untuk menyimpan surat-surat tersebut.

35
2) Pengelompokan surat masuk dan keluar: Kelompokkan surat-surat masuk
dan keluar berdasarkan jenis atau sifatnya. Misalnya, surat-surat yang
berkaitan dengan keuangan dapat dikelompokkan bersama, begitu juga
dengan surat-surat yang berkaitan dengan sumber daya manusia,
pemasaran, atau departemen lainnya. Ini akan mempermudah pencarian
dan pengambilan surat-surat tertentu saat diperlukan.

3) Penggunaan folder atau rak penyimpanan: Gunakan folder atau rak

penyimpanan yang sesuai untuk menyimpan surat-surat tersebut. Pilihlah
folder yang dapat tahan lama dan tahan terhadap kelembaban atau
kerusakan fisik. Pastikan juga untuk memberikan label yang jelas pada
setiap folder atau rak penyimpanan untuk memudahkan identifikasi.

4) Penyimpanan digital: Selain penyimpanan fisik, pertimbangkan juga untuk

menyimpan salinan digital surat-surat masuk dan keluar. Dengan
menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik atau perangkat
lunak arsip digital, surat-surat dapat diarsipkan dengan rapi dalam format
digital. Pastikan untuk melakukan backup secara teratur dan mengatur
folder digital dengan sistem pengindeksan yang serupa.

5) Kebijakan retensi surat: Tetapkan kebijakan retensi surat yang jelas untuk
menentukan berapa lama surat-surat tertentu perlu disimpan sebelum
dihapus atau diarsipkan. Pertimbangkan persyaratan hukum atau regulasi
yang berlaku untuk jenis surat tertentu, serta kebutuhan internal
perusahaan Anda. Pastikan untuk mengikuti kebijakan retensi surat yang
ditetapkan.
6) Keamanan dan aksesibilitas: Pastikan surat-surat tersebut aman dan hanya
dapat diakses oleh orang yang berwenang. Jika menggunakan
penyimpanan fisik, pertimbangkan menggunakan kunci atau sistem
keamanan lainnya untuk melindungi surat-surat tersebut dari akses yang

36
 tidak sah. Jika menggunakan penyimpanan digital, atur izin akses yang
sesuai untuk membatasi akses hanya kepada staf yang berwenang.
7) Pelatihan staf: Lakukan pelatihan kepada staf yang bertanggung jawab
untuk menyimpan surat-surat tersebut. Berikan penjelasan tentang sistem
pengindeksan, prosed

37
 KELOMPOK VII

A. PENANGANAN ARSIP SECARA OTOMATIS

arsip sebagai informasi terekam (rekaman informasi) yang dibuat atau

diterima dalam proses memulai, melaksanakan, dan menyelesaikan aktivitas
institusi atau perorangan dan mengandung konten, konteks, dan struktur yang
memadai untuk menjadi bukti dari aktivitas tersebut.

Pada dasarnya, untuk dapat dianggap sebagai arsip, suatu dokumen harus
memiliki isi, konteks, dan struktur yang jelas.

1. Isi
Isi arsip adalah data, fakta, atau pesan yang disampaikan. Isi arsip selalu
berkaitan dengan suatu tindakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan suatu tugas
atau fungsi suatu organisasi atau perorangan. Hubungan isi arsip dengan suatu
tindakan dapat dibedakan menjadi empat sifat berikut.
a. Dispositif: isi arsip merupakan esensi dari suatu tindakan dan dibuat pada
saat bersamaan dengan berlangsungnya tindakan tersebut. Contohnya, kartu
suara pemilu yang dicoblos.
b. Probatif: isi arsip membuktikan bahwa suatu tindakan telah selesai
dilaksanakan dan dibuat setelah berlangsungnya tindakan tersebut.
Contohnya, berita acara penghitungan suara pemilu.
c. Suportif: isi arsip diperlukan untuk mendukung pelaksanaan suatu tindakan.
Contohnya, daftar pemilih di TPS pada saat pelaksanaan pemilu.
d. Naratif: isi arsip tidak secara formal berhubungan dengan suatu tindakan,
melainkan hanya mengungkapkan tindakan-tindakan yang memberikan
narasi informal dari suatu tindakan dan bukan merupakan bagian dari
prosedur pelaksanaan tindakan tersebut.Contohnya, foto pelaksanaan
pemilu.

38
2. Konteks
Konteks arsip adalah kerangka administratif dari tindakan yang direkam
dalam arsip berlangsung serta kerangka kesisteman dan teknologi dari
penciptaan dan pengelolaan arsip. Konteks arsip dibedakan menjadi konteks
administratif, konteks teknologi, dan konteks pengelolaan arsip.

a. Konteks administratif
Konteks administratif adalah lingkungan administratif dari penciptaan arsip,
yakni berkaitan dengan siapa yang menciptakan dan mengapa suatu arsip
diciptakan. Komponen pokok dari konteks administratif sebagai berikut.

1) Pelaku arsip, yakni organisasi atau perorangan yang bertanggung jawab

atas suatu tindakan pada/dalam arsip, penggunaan, ataupun pengelolaan
arsip.
2) Instrumen peraturan yang memberikan kewenangan administratif dan
legal kepada pelaku arsip.
3) Fungsi, kegiatan, dan transaksi yang berkaitan dengan arsip yang
diciptakan.

b. Konteks teknologi
Konteks teknologi arsip adalah lingkungan teknologi yang berkaitan dengan
peranti keras dan peranti lunak yang digunakan dalam pengelolaan, baik untuk
arsip konvensional maupun elektronik.
c. Konteks pengelolaan arsip
Konteks pengelolaan arsip adalah lingkungan sistem yang digunakan dalam
pengelolaan arsip. Komponen pokok dari konteks pengelolaan arsip sebagai
berikut.

1) Sistem pengelolaan arsip mencakup pengaturan mengenai pengelolaan

arsip, misalnya, sistem agenda serta sistem pengelolaan arsip dengan
menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.

39
 2) Instrumen pengelolaan arsip yang digunakan, misalnya, jadwal retensi
arsip, tata naskah, tesaurus, dan standar deskripsi arsip.
3) Hubungan arsip dengan arsip lainnya, misalnya klasifikasi arsip, tunjuk
silang, dan lain-lain.

3. Struktur
Struktur arsip adalah aturan dan hubungan di antara format fisik dan format
intelektual yang terekam dalam media sehingga memungkinkan isi arsip
dikomunikasikan. Struktur mencakup media arsip, format fisik arsip, dan format
intelektual arsip.

a. Media arsip
Media adalah bahan fisik, wadah, atau wahana ketika informasi direkam,
contoh kertas, pita film, pita magnetis, dan disk. Media arsip harus dapat
digunakan untuk merekam isi, format fisik, dan format intelektual suatu arsip
secara tetap.

b. Format fisik arsip

Format fisik adalah keseluruhan atribut dari arsip yang membentuk
tampilan luarnya dandisebut juga sebagai elemen ekstrinsik. Contohnya, jenis
huruf, spasi, warna, dan bahasa.

c. Format intelektual arsip

Format intelektual adalah keseluruhan atribut dari arsip yang
merepresentasikan dan mengomunikasikan elemen-elemen dari tindakan yang
berkaitan dengan konteksnya serta disebut juga sebagai elemen intrinsik.
Komponen pokok dari format intelektual meliputi hal berikut.

1) Konfigurasi isi, yakni cara/mode pengungkapan isi, misalnya teks, grafik,

citra, atau kombinasi di antaranya.

40
 2) Artikulasi isi, yakni elemen-elemen dari penulisan dan pengaturannya,
misalnya tanggal, hal, salam, penghargaan, penjelasan, keputusan,
harapan, dan tanda tangan.
3) Anotasi, yakni keterangan tambahan pada arsip yang berkaitan dengan
tahap pelaksanaan prosedur, misalnya autentikasi dari suatu tanda tangan.

Suatu arsip dianggap bisa berfungsi sebagaimana tujuan untuk apa arsip
tersebut diciptakan apabila memiliki karakteristik autentik, andal, utuh, dan dapat
digunakan.

1) Autentik
2) Andal
3) Utuh
4) Dapat Digunakan

41