4.

0 PENGURUSAN

4.1 OBJEKTIF DAN FUNGSI PENGURUSAN

Pengurusan telah diberi berbagai definasi semenjak bidang ini dikenalpasti sebagai
satu cabang ilmu yang perlu dipelajari. Salah satu definasi pengurusan dalam
pertukaran abad ialah:

"Pengurusan adalah satu seni melakukan dan menyiapkan sesuatu kerja dengan cara
mengelola dan menyelia kerjasama yang diberikan oleh orang lain" .Dalam konteks
pengurusan sesebuah organisasi, "orang lain" di sini merujuk kepada pekerja-pekerja
yang berada di bawah tanggungjawab seseorang pengurus. Steers (1985) pula
mendefinasikan pengurusan sebagai satu proses merancang, menganjur, memimpin
dan mengawal aktiviti-aktiviti pekerja-pekerja selaras dengan sumber yang ada untuk
mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Koontz dan O'Donnell (1976) juga
menyatakan bahawa pengurusan boleh dibahagikan kepada beberapa fungsi yang
utama termasuk perancangan, penganjuran, kepimpinan dan pengawalan.

Menurut Mary Parker Follet pengurusan adalah seni mencapai kerja melalui manusia.
Pengurusan juga adalah proses mencapai matlamat organisasi melalui cara bekerja
dengan manusia dan sumber organisasi lain ( Certo 1997). Pengurusan ialah proses
menyelesaikan sesuatu tugas melalui dan bersama orang lain (institute pengurusan
Malaysia)

Daripada beberapa definasi di atas, sains pengurusan, tidak kira samada diaplikasikan
dalam bidang perindustrian, pembinaan, perbankan, pengeluaran, pembuatan,
perniagaan atau bidang-bidang lain, mempunyai satu konsep asas yang serupa. Sains
pengurusan mengandungi empat elemen yang utama:

Perancangan (Planning)

Penganjuran (Organising)

Kepimpinan (Leading) dan

Pengawalan (Controlling)

Semua organisasi mempunyai matlamat dan objektif masing-masing. Boleh dikatakan

semua organisasi yang menjalankan perniagaan (business organisations) mempunyai
matlamat yang sama, iaitu untuk mendapatkan keuntungan yang maksimum
berbanding pelaburan. Keempat-empat elemen utama sains pengurusan di atas perlu
disempurnakan dengan berkesan supaya setiap organisasi itu dapat mencapai
matlamat dan objektif. Cara bagaimana untuk mencapainya bergantung kepada
keupayaan dan sumber yang ada pada sesebuah organisasi.

Hubungan baik di antara pihak pengurusan dan pekerja perlu dititik-beratkan supaya
matlamat dan objektif organisasi dapat dicapai tanpa sebarang masalah. Ini adalah
penting kerana jika pekerja tidak memberikan kerjasama ke arah pencapaian matlamat,
maka segala bentuk perancangan yang baik akan gagal. Oleh itu pekerja adalah aset
utama yang perlu diberi perhatian sepenuhnya kerana merekalah nadi penggerak
sesebuah organisasi.

Pengurusan sebagai proses perancangan, peyusunan, pengarahan dan pengawalan

usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi secara
cekap dan berkesan bagi mancapai matlamat organisasi.

Fungsi pengurusan

1. Perancangan :
Tujuan dan objektif: kenalpasti perkara yang hendak di capai berdasarkan
malamat penubuhannya.
Strategi: mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat jabatan.
Mengatur program atau projej mengikut strategi yang berasaskan
matlamata organisasi.
2. Penyusunan:
Melibatkan kerja menstruktur organisasi dan staf.
Struktu oganisasi mununjukkan pembaagian kerja mengikut aktiviti dan
tingkat autoriti.
 Pengurusan staf melibatkan perancangan sumber manusia, orientasi
latihan program keselamatan dan program kebajikan.

3. Pengarahan:
Fungsi penting bagi menjamn aktiviti organisasi berjalan dengan teratur,
lancar serta dalam suasana harmoni.
Terlibat faktor motivasi, kepimpinan dan sistem berkomunikasi.
4. Pengawalan:
Bagi memastikan prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan.
Masalah dalam penyusunan dikenalpasti dan langkah tertentu diambil.
Sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku
diberi perhatian dan diawasi.

Peringkat pengurusan

a) Peringkat atasan
b) Peringkat pertengahan
c) Peringkat atasan

a) Pengurusan atasan
Bertanggungjawab ke atas pengurusan sesuatu organisasi secara
menyeluruh.
Tumpuan kepada perancangn jangka panjang.
Menetap dan menggariskan visi, misi, dasar, polisi dan matlmat organisasi
serta membimbing organisasi agar interaksinya dengan persekitaran
adalah baik.
Lazimnya dipanggil ketua pegawag eksekutif (CEO), President, Vice
President.
b) Pengurusan pertengahan
 Pengurusan pertengahan adalah bertanggungjawab kepada
melaksanakan segala keputusan yang dibuat pleh pengurusan atasan.
Peringkat pengurusan ini merangka keputusan janka sederhana
berpandukan objektif pengurusan atasan.
Menyelia serta menyelaras aktiviti pengurusan bawahan dan kadangkala
bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi.
Membuat laporan kepada pengurus atasan.
Cth; Ketua Jabatan, Pengurus Sumber Manusia, Pengurus Jabatan
c) Pengurusan bawahan
Bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi yang bukan terdiri daripada
pihak pengurusan.
Tumpuan kepada perancangan jangka pendek.
Memberi penekanan terhadap tugas penyelian kerja operasi,
perlaksanaan tugas harian pekerja agar matlamat organisasi tercapai.
Cth; Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan.

Objektif pengurusan

Objektif-objektif pengurusan adalah sejajar dengan objektif keseluruhan organisasi. Ini

memberi keberkesanan kepada semua urusan sumber manusia. Ia bertujuan untuk
menjayakan perancangan strategik organisasi. Perancangan strategik adalah perlu di
dalam pengurusan tenaga manusia yang mana ia dikaitkan dengan pencapaian misi
dan objektif-objektif organisasi. Organisasi, terutama sekali yang mempunyai matlamat
berbentuk komersial, ingin berjaya di dalam perniagaan dan mendapat keuntungan
yang lumayan. Ini memerlukan sumber-sumber seperti kewangan, hartanah, alat-alat,
teknologi dan sebagainya. Sumber manusia dengan kebolehan dan pengetahuan
mereka adalah sumber utama anda yang boleh membantu mencapai kejayaan
organisasi anda. Tanpa pekerja, tidak ada organisasi yang mampu melaksanakan apa-
apa aktiviti. Kaji sama ada semua urusan pengurusan pekerja anda berkesan.
4.2 PENGURUSAN STAF

Amalan pengurusan yang diamalkan oleh pengurusan pada hari ini adalah hasil
sumbangan daripada pemikir-pemikir pengurusan pada masa lalu. Idea, konsep dan
kaedah yang diketengahkan oelh mereka dapat membantu pengurus menguruskan
organisasi mereka dengan lebih cekap dan berkesan dan lebih berdaya saing.
Bagaimanapun tidak semua yang dianjurkan oleh pemikir-pemikir tersebut sesuai untuk
di amalkan oleh pengurus tetapi pengurus boleh memilih mana-mana teori yang
difikirkandapat membantu dalam menigkatkan orgnisasi. Juga tidak ada satu teori yang
paling baik untuk digunakan bagi setiap keadaan atau situasi. Setiap teori mempunyai
kekuatan dan kelemahan mereka sendiri maka. Bergantung kepada pengurus
bagaimana untuk mengabungkan teori-teori tersebut bagi mendapat satu kaedah yang
paling berkesan. Pengurusan staf melibatkan perancangan sumber manusia, orientasi
latihan, program latihan keselamatan dan program kebajikan.

Pengurusan latihan dan perkembagan staf

Mengagihkan tugas dan tanggungjawab kepada pekerja belum boleh memastikan ianya
dilaksanakan dengan lebih baik. Kehendak dan keperluan tugas perlu diseimbangkan
dengan kebolehan seseorang. Kedua-duanya adalah sama penting. Setelah seseorang
itu mahir dalam sesuatu bidang kerja potensinya masih boleh dibangunkan dan
kemahirannya diperkembangkan bagi menghadapi tanggungjawab yang lebih besar
dan lebih mencabar lagi. Latihan diberikan kepada pekerja bagi membolehkannya
memikul sesuatu tugas dan tanggungjawab dengan lebih berkesan. Namun begitu,
manfaatnya boleh dirasai seterusnya apabila pekerja tersebut mampu membangunkan
atau memperkembangkan potensi dirinya untuk memikul tanggungjawab yang lebih
mencabar pada masa hadapan. Bagi tujuan ini, program-program perkembangan staf
adalah perlu dilaksanakan.
Perancangan sumber manusia

Mengikut R Wayne Mondy dan Robert Noe (1986), perancangan sumber manusia
adalah proses di mana oengurusan menentukan siapakah atau berapakah pekerja yang
perlu diambil dan diisi pada waktu atau masa-masa yang tertentu. Dengan kata lain
ianya menemukan manusia dari luar atau dalam organisasi untuk melaksanakan kerja-
kerja organisasi.

Hierarki keperluan staf

Maslow membangunkan hierarki kerperluan untuk membuktikan teorinya bahawa

perangai manusia dipandu oleh keperluan tertentu. Maslow menyatakan bahawa
manusia mempunyai kualiti unik yang membolehkan mereka membuat pilihan dan
mengawal kehidupan

Pemilihan staf

Ia merupakan satu proses di mana jabatan atau organisasi memilih daripada senarai
permohon, calon yang paling layak atau berkebolehan untuk memgang sesuatu
jawatan. Matlamat proses pemilihan ini adalah untuk memadankan calon dengan tugas-
tugas yang akan dilaksanakan.

Langkah-langkah pemilihan

1. Temuduga awal
 Ia digunakan untuk membuat penilaian yang segera mengenai kesesuaian
calon bagi kerja tertentu. Pada hakikatnya temuduga awal unu menentukan
bagi pemohon dan penemuduga sama ada proses pemilihan itu wajar
diteruskan atau tidak. Pemihin mungkin ditanya soalan-soalan mengenai
pengalamannya, gaji yang dijangka, kesediaan untuk ditempatkan semula
dan sebagainya.

2. Borang permohonan mempunyai tiga tujuan:

Secara formal menunjukkan bahawa permohin berkehendakkan
sesuautu jawatan.
Menyediakan untuk penemuduga maklumat asas yan diperlukannya
untuk mengendalikan temuduga.
Menjadi sebahagian daripada maklumat personel hanya boleh
meminta maklumat yang terbukti dapat meramalkan kejayaan dalam
kerja yang dipohn oleh calon itu.

3. Semakan pengadil/ latar belakang

Ia merupakan rujukan daripada majikan lama-temat kerja/tempat belajar atau

sesiapa yang ditulis sebagai pengadil oleh calon I dalam resume yang boleh
dijadikan rujukan oleh majikan baru untuk mengetahui latar belakang calon-
sama ada dari segi akedemik atau personel. Ia bukanlah suatu proses yang
wajib tetapi boleh menjadi panduan kepada organisasi yang hendak
mengambil calon tersebut dan lebih mudah untuk mendapat gambaran
secara am tentang calon. Ia juga dikenali sebagai proses penapisan.
Penapisan dibuat bertujuan mengeluarkan pemohon-pemohon yang tidak
memenuhi kriteria yang ditetapkan. Penapisan ini dibuat berdasarkan kepada
maklumatpmaklumat yang diisi oleh pemohon dalam borang pemohonan
atupun resume dan dibandingkan dengan deskripsi dan spesifikasi
 kerja/tugas. Hanya selepas lulus penapisan calon-calon akan dipanggil
temuduga/ujian kelayakan.

4. Ujian kelayakan/pekerjaan
Sesebuah organisasi itu cuba untuk mengukur kemahiran-kemahiran kerja
yang berkaitan yang dipunyai oleh calon dan kemampuan untuk belajar
semasa memgang jawatan. Kebanyakkan ujian bertulis yang digunakan
semasa ini digredkan oleh komuter. Ini dapat mengelakkan perstereotaipan
berlaku seperti pilih kasih atau kecenderungan kepada jantina tertentu. Ujian
dapat mengenlpasti :-
Kebolehan kognitif- kecekapan menjwab ( IQ Test)
Kebolehan psikomotor- kecekapan pancaindera atau anggota
badan
Perconaliti/minat- dari latar belakarng calon
Pencapaian individu- walau bagaimanapun bukan semua
organisasi melakukan ujian ini. Ujian ini dilakukan selalunya
berdasarkan keperluan atau terlalu ramai calon yang hendak
ditapis.

5. Temuduga
Secara asasnya temuduga ini bertujuan memenuhi kekurangan yang terdapat
dalam permohonan atau rekod pekerjaan seseorang calon, mencari lebih
banyak maklumat tentang permohonan sebagai individu, dan pada umunnya
mendapatkan maklumar ynag boleh menariik minat penemuduga supaya
kesesuaian calon bagi kerja dan orgnisasi boleh ditentukan.

6. Kelulusan Penyelia
 Ia merupakan pengesahan oleh penemuduga sama ada calon Berjaya atau
tidak. Penemuduga tidak perlu memberikan alasan-alasan mengapa mereka
memilih/tidak seseorang calon. Pihak organisasi seharusnya berpuas hati
dengan pilihan yang dibuat.

7. Pemeriksaan doctor
Kepentingn pemerikasaan doctor
a) Menentukan keupayaan fizikal calon:
Apakah calon itu layak memnuhi keperluan fizikal untuk kerja yang
ditawarkan.
Mengenalpasti kelemahan-kelemahan fizikal calon bagi tujuan
membuat penempatan yang sempurna.
b) Membentuk rekod asas kesihatan pekerja bagi tujuan melindungi
organisasi daripada dikenakan tuntutan-tuntutan pampasan yang
tidak diduga. Ia juga dapat mengurangkan kadar ketidakhadiran
dan kadar kemalangan semasa kerja.
c) Mengelakkkan penyakit-penyakit berjangkitan daripada merebak
masuk ke dalam organisasi.

8. Tawaran pekerjaan
Selepas di dapati calon sememangnya sesuai maka surat tawaran akan
dikeluarkan kepada calon.

9. Tempoh percubaan
Tujuan tempoh percubaab ini diadakan untuk menilai kebolehan dan
kemampuan berkenaan seperti yang dinyatakan sebelum ini. Sepanjang
tempoh percubaan ini pekerja baru akan di nilai prestasinya dari semasa ke
semasa. Pihak organisasi berhak sama ada untuk mengambil pekerja
berkenaan terus bekerja atau menamatan perkhidmatannya sepanjang
tempoh percubaan ini.
4.3 PENGURUSAN PERSONEL

Greenlaw dan kohl (1986)

Merangkumi semua keputusan yang berkaitan dengan personel dalam sebiah

organisasi. Hubungan manusia yang terdiri daripada motivasi, kepimpinan dan
perhubungan manusia. Perjalanan organisasi dengan mempertimbangkan reka bentuk
kerja, kawalan pengurusan dan aliran kerja. Fungsi pengurusan personel yang
bertanggungjawab terhadap pemgambilan, perkembangan dan ganjaran peribadi dalam
organisasi

Torrington dan hall (1987)

Memberi tumpuan kepada mencari dan melatih pekerja, menyediakan gaji, menjelaskan
harapan pengurusan, mempertahankan tindakan pengurusan, memuaskan keperluan
pekerja, menangani masalah dan berusaha mengubah tindakan pengurusan yang
menghasilakan tindak balas ekerja yang tidak diingini. Tunjang kepada pengurusan
ialah setiap personel dalam organisasi mempunyai hak untuk mendapatkan layanan
yang sesuai dan hanya akan menjadi pekerja jika keperluan peribadi berkaitan kerja
dipenuhi.

Tujuan

Meningkatkan sumbangan produktif tenaga manusia kepada organisasi dan pada masa
yang sama organisasi dapat memberi kepuasan kepada mereka (Rozhan 1997).
Pengurusan peronel dikaitkan dengan mewujudkan persekitaran yang membolehkan
pengurusan melantik, melatih dan memotivasikan pekerja. Selain itu
memperkembangkan potensi pekerja secara berterusan an mewujudkan iklim yang
sesuai memenuhi objektif organisasi. Memperkukuhkan kepentingn bersama dan
menggalakkan kerja berkumpulan dan mengurus oerubahan dalam organisasi.

Fungsi pengurusan personel

Terdapat 10 fungsi pengurusan personel.

a) Penganalisian organisasi.
 kaji dan analisis orgnisasi dari sudut tugas dan kakitangan untuk
menyelaraskan kesesuaian struktur dengan tugas.
b) Perkembangan dan pembangunaan orgnisasi.
 Ianya melaksanakan penigkatan kualiti dan kemajuan serta
memperkukuhkan keberkesanan dengn merancang, memperkenal dan
melaksanakan sistem dan struktur baru.
 ianya juga adalah untuk memupuk dan mengukuhkan semangat
berpasukan di kalangan pekerja. Perkembangn dan pembangunan
orgnisasi juga adalaha
 menjalin dan memupuk perhubungan, merancang
 menyediakan latihana untuk mempertimbangkn kemahiran dan
kepakaran.
c) Perancangan personel.
 membuat ramalan dan unjuran keperluan masa depan personel,
d) Tentukan keseimbangn bekalan dan permintaan.
 peningkatan mutu kerja manusia dan latihan yang merancang
e) melaksankan program latihan dan pembangunan kerjaya
 meningkatkan mutu perkhidmatan, daya pengeluaran dan bakat
keupayaan.
f) Pembayaran upah dan gaji.
  membentuk sistem pembayaran upah yang wajar dan sistematik
termasuklah ganjaran lain, elaun, pampasan, insuran, persaraan dan cuti
sakit.
g) Perhubungan industri,
 memupuk dan mengekalakan hubungn baik dengan pekerja dan
kesatuan pekerja demi kelinciran pentadbiran.
h) Kebajikan pekerja
 memberi perhatian dan ambil berat tentang pekerja termasuk aspek
keselamatan, keselesaa, kesihatan, kemudahan riadah dan sukan.
i) Menentukan komunikasi dalam organisasi.
 Dengan menentukan saluran komunikasi yang baik, dan berkesan untuk
melicinkan pengaliran maklumat, dan idea, menggalakkan pengaliran
idea yang bebas.
j) Mewujudkan disiplin kerja
 Disiplin kerja yang sempurna di kalangan kakitangan oganisasi,
mengalakkan sikap akur dan patuh secara sukarela.
k) Pengurusan juga ada menyimpan maklumat dan rekod personel setiap pekerja
dengan lengkap dan maklumat yang terkini.
Model pengurusan personel

a) Model Karen Legge (1978)

“conformist innovators”- bertindak mengikut tujuan organisasi dan sesuaikan
keadaan untuk mencapai tujuan. Kepakaran sebagai kuasa professional untuk
memperbaikan kedudukan dalam jabatan.
“Deviant innovators”- mengubah keadaan dengan memperoleh penerimaan
untuk kriteria yang berbeza bagi menilaian kejayaan organisasi dan sumbangan
mereka.

b) Model Shaun Tyson (1985)

3 pengurusan di UK:

Model pentadbiran / sokongan (The administrative / support model) yang

pegawai-pegawai personel memberi perhatin kepasa aktiviti rutin asas.
Model sistem/ reaktif ( The Systems / Reactive model) yang wujud dalam
persekitaran hubungan industry yang lebih sofistikated dan bodang pengaruh
adalah pembentukan dan pengekalan peranan kerja melalui polisi dan prosedur.
Model pengurusan perniagaan ( The business manager model) – ciri-ciri pakar
personel:
 Integrasikan aktiviti mereka secara rapat dengan pengurusan
atasan dan pastikan mereka melaksanakan tujuan jangka panjang.
 Ada kemampuan kenal pasti peluang perniagaan dan melihat
bagaimana personel boleh berperanan membantu mencapai
objektif syarikat.

Prinsip pengurusan personel

a) Prinsip perkembangna individu- menawarkan peluang yang sama untuk

meyedari potensi maksimum mereka.
b) Prinsip pemilihan saintifik-memilih orang mengikut kemampuan dan kebolehan.
c) Prinip aliran komunikasi bebas- membenarkan semua jenis bentuk komunikasi
secara terbuka.
d) Prinsip penyertaan-melibatkan semua dalam membuat keputusan.
e) Prinsip upah- pembayaran upah yang adil berdasarkan kerja yang dilakukan.
f) Prinsip ganjaran-beri ganjaran kepada pelaksanan tugas yang bail.
g) Prinsip menghormati- horamt perkara yang dilakukan oleh pekerja.
h) Prinsip semangat berkumpulan- galak kerjasama dan semangat berkumpulan.
i) Prinsip sumbang untuk kemajuan negara- membekalkan kerja kepada pekerja
agar menyumbang kepada kemajuan negara

Jabatan personel

a) Unit pengambilan
Menganalisis keperluan tenaga kerja organisasi, merancang dan
menyelenggarakan pemgambilan pekerja. Bertanggungjawab mengambil langah
yang wajar seperti mengiklan, memproses permohonan, pemgambilan,
temuduga dan permilihan.
b) Unit latihn
Mengkaji dan menganalisis keperluan latihan dan cara melaksanakan program-
program latihan di dalam atai luar orgnisasi. Mengenal pasti calon yang perlu
latihan, membuat persedian, mengawasi dan meniai keberkesanan latihan.
c) Unit pembayaran upah dan gaji
Merancang segala perbelanjaan berkaitanpampaan upah, gaji, persaraan,
simpanan wang pekerja, skim pinjaman, kesihatan, dan insurans.
d) Unit perhubungan
Menjaga perhubungan antara kakitangan dengan pihak pengurusan.
Memastikan ada saluran komunikasi yang terbuka antara pngurusan dan
kakitangan,
e) Unit keselamatan dan perubatan
Memastikan keselamatan, kesihatan, dan kesejahteraan pekerja dan
mewujudkan budaya kerja yang selamat dan sihat
f) Unit rekod dan sistem maklumat
Mengumpul, menyimpan, memproses dan menyebarkan maklumat berkaitan
pekerja ianya memudahkan perlbagai program dan susunatur organisasi.
g) Unit kebajikan
Menjaga kebajikan kakitangan