1.

0 PENDAHULUAN

Konsep pengurusan telah digunakan dengan cara perspektif yang

berbeza. Kadang-kadang pengurusan digunakan untuk merujuk kepada
proses-proses yang diikuti oleh para pengurus untuk mencapai matlamat
organisasi. Konsep pengurusan juga kerapkali dirujukan kepada individu-
individu yang mengurus dan mentadbir sebuah organisasi. Contohnya, biasa
kita dengar di kalangan para pekerja apabila mrreka menghadapi masalah-
masalah tertentu mereka akan mengatakan bahawa biarlah pihak pengurusan
akan membuat keputusan mengenainya. Namun, secara umumnya sebagai
besar para sarjana pengurusan menerima pakai kosep pengurusan sebagai
satu proses aktiviti yang diketahui oleh para pengurus, tetapi dilakukan
bersama-sama dengan para pekerja. Kebanyakan defenisi pengurusan yang
telah dikemukakan oleh Hendry Fayol (1916). Pandangan umum mengenai
kosep pengurusan masih sah sehingga ke hari ini walaupun definisi-definisi
yang terkemudian membuat sedikit sebanyak adaptasi daripada versi asal
konsep pengurusan yang telah dikemukakan oleh beliau. Hendri Fayol
berpendapat bahawa untuk mengurus adalah untuk meramal dan merancang,
mengorganisasi, mengarah, mengkoordinasi dan mengawal. Manakala Brech
(1957) pula mendefisikan pengurusan sebagai satu proses sosial. Proses ini
terdiri daripada perancangan, kawalan, koordinasi dan motivasi. Organisasi
adalah dianggotai oleh sekumpulan individu yang bekerja bersama‐sama ke
arah mencapai matlamat yang sama. Organisasi sebagai satu unit sosial
yang mengandungi manusia yang bekerjasama dan saling bergantungan
antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap manusia itu dan
organisasinya.

1
2.0 VISI DAN MISI PDRM

VISI PDRM

PENERAJU BAGI MENGEKALKAN

MALAYSIA SELAMAT, AMAN DAN
SEJAHTERA

MISI PDRM

MEMBERI PERKHIDMATAN
PROFESIONAL DAN BERKUALITI
DALAM MELINDUNGI NEGARA BAGI
MENJAMIN MASYARAKAT SELAMAT,
AMAN DAN SEJAHTERA.

2
3.0 PENGURUSAN ORGANISASI

3.1 Ciri-Ciri Pengurusan

Keberkesanan - apabila pengurusan organisasi mencapai matlamatnya

dengan membuat /melakukan sesuatu yang betul (doing the right things)

Kecekapan - apabila pengurusan organisasi menggunakan semua

input (minima) bagi menghasilkan output yang diingini
(maksima) dengan betul (doing the things right)

3.2 Ciri-Ciri Organisasi

 Mempunyai identiti tersendiri

 Mempunyai hierarki atau tingakat autoriti
 Mempunyai struktur organisasi atau pembahagian kerja
 Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi
menjalankan aktiviti organisasi

3
3.3 Fungsi Pengurusan

Menurut Koontz dan O’Donnell (1976), terdapat lima fungsi penting

pengurusan, iaitu perancangan, pengorganisasian, penstafan, kepimpinan
dan pengawalan.

3.3.1 Perancangan

Perancangan ialah suatu aktiviti proaktif untuk mengurus masa depan

sebuah organisasi untuk tujuan penakatannya. Dalam proses
parancangan, pihak pengurus dan pekerja akan mengambil kira
tentang perkara-perkara yang akan berlaku pada masa-masa akan
datang yang dipercayai boleh memberi impak langsung dan tidak
langsung terhadap organisasi mereka. Perancangan melibatkan
penentuan dan pemilihan mengenai;
- apakah yang hendak dicapai pada masa akan datang
- apakah kerja yang perlu dilakukan
- bagaimanakah kerja-kerja tersebut hendak dilakukan dan
- bilakah ia perlu dilaksanakan
Fokus kepada perancangan lebih ke arah merealisasikan matlamat
oraganisasi yang hendak dicapai, sama ada malamat strategik,
matlamat fungsian, ataupun matlamat operasional.

4
3.3.2 Pengorganisasian

Pengorganisasian merujuk kepada tugas para pengurus membentuk

satu struktur oraganisasai yang menjelaskan penyusunan kerja-kerja
dan pengagihan kerja-kerja tersebut beserta sumber-sumber yang
diperlukan. Untuk merealisasikan perancangan yang telah dibuat.
Ringkasnya, pengorganisasian ialah aktiviti-aktiviti pengurusan untuk
mengagihkan kerja dan sumber-sumber untuk bekerja bagi mencapi
matlamat oraganisasi. Mengoragnisasikan kerja dan sumber yang
sesuaikan dengan pekerja adalah penting dan kritikakl kerana ia akan
menentukan sama ada pekerja dapat mencapi tahap produktiviti yang
maksimum ataupun tidak ia juga memastika setiap sumber itu
digunakan secara yang optimum. Pengorganisasian kerja, pekerja dan
sumber organissasi perlu dilakukan dengan teliti dan mengambil kira
pelbagai aspek agar pengurusan sebuah organisasai dapat berjalan
dengan sempurna.

3.3.3 Penstapan

Keperluan kepada pekerja yang mencukupi dan terlatih untuk

melaksanakan suatu kerja pada masa sekarang dan akan datang
adalah fungsi pengurusan yang sama pentingnya dengan fungsi-fungsi
yang lain. Proses penstafan bermula dengan menentukan apakah
kerja-kerja yang hendak dilakukan didalam organisasai. Jumlah dan
jenis kerja mestilah disesuaikan dengan jumlah dan kemahiran pekerja.
Ia juga perlu megambil kira sama ada sesuatu kerja itu hendak
dilakukan secara individu, ataupun secara berkumpulan. Setiap
kaedah bekerja akan menentukan jenis penyeliaan yang sesuai untuk
digunapakai dalam pengurusan sember daya manusia. Ringkasnya,
penstafan melibatkan beberapa aktiviti pengursan yang penting,
seperti analisis kerja, pengukuran kerja, penilaian dan penggredan
kerja, pembentukan kerja, rekrutmen dan pemilihan kerja.

5
3.3.4 Kepimpinan

Kepimpinan melibatkan proses mempengaruhi para pekerja

oleh para pegurus, ketua dan penyelia supaya mereka melaksanakan
tugas-tugas yang telah dipertanggungjawabkan dengan sebaik yang
mungkin. Fungsi kepimpinan dalam pengurusan bayak dikaitkan
dengan proses memotivasi para pekerja supya mereka lebih produktif.
Oleh itu, antara tingkah laku kepimpinan yang selalu ditonjolkan oleh
para pemimpin dalam pengurusan seharian ialah komunikasi yang
ekstensif oleh para pengurus dengan para pekerja mereka untuk
menyampikan dan memberi inspirasi kepada para pekerja mengenai
kepada para pekerja mengenai visi dan misi organisasi, mengetahui
dan menyelesaikan maslaah-masalah kerja dari semasa ke semasa
serta memberi panduan mengnai cara bekerja dengan lebih
efektif.kepmimpinan adalah aktiviti pengurusan yang menumpukan
seratus peratus kepada aspek manusia supaya pekerja dapat
memberikan komitmen yang tinggi dan kesetiaan yang berkekalan
kepada oraganisasi mereka.

6
3.3.5 Pengawalan

Merujuk kepada penilian yang dibuat terhadap prestasi sebenar

organisasi dan unit-unit di dalamnya untuk dibandingkan dengan
perancangan dan matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Selain
untuk melihat tahap produktiviti oraganisasi, pengawalan juga merujuk
untuk menilai sama ada keseluruhan komponen dalam oraganisasi
sedang bergerak pada landasan yang betul sebagai mana yang telah
ditentukan. Aktiviti utama dalam proses pengawalan oraganisasi
adalah pengumpulan data-data yang berkaitan dan mencukupi. Data-
data ini kemudiannya dianalisis untuk melihat tahap pencapaian
sebenar yang seharusnya dicapai oleh semua pihak dalam organisasi.
Juga pencapaian semasa bersamaan atau melebihi tahap pencapaian
yang telah ditentukan, ia bermakna semua pihak dalam organisasi
telah berfungsi dan berperanan dengan berkesan. Sebaliknya, jika
pencapian semasa berada di bawah tahap pencapaian yang
sepatutnya, maka pungsi pengawalan memasuki proses pembetulan
dan pemulihan. Pada peringkat ini, para pengurus akan menila kembali
perancangan yang telah dibuat, kesesuaian dan kemunasabahan
matlamat yang hendak dicapai dan prestasi pekerja. Ini bermakna
proses pengurusan akan bermula semula mulai fungsi yang pertama
hinggalah fungsi yang terakhir sehinggalah apa yang dihajatkan dapat
dicapai dengan sempurna.

7
3.4 Peranan Pengurus

Sejak beberapa dekad kebelakangan ini beberapa sarjana pengkaji

pengurusan cuba membincangkan konsep pengurusan daripada bersifat
umum kepada aspek yang lebih spesifik, khususnya fokus kepada apa
sebenarnya yang sepatutnya dilakukan oleh seorang pengurus pada setiap
hari ditempat kerja. Penekanannya lebih kepada persoalan mengenai apa itu
pengurus daripada apa itu pengurusan. Berdasarkan penyelidikan ekstensif
yang dibuat terhadap lima orang pengurus sekitar akhir tahun 1990-an, Henry
Mitzberg (1973) telah menyenaraikan beberapa peranan penting yang perlu
dilaksanakan oleh pengurus yang terlibat dalam aktiviti-aktiviti kepengurusan.
Senarai peranan pengurus yang dicadangkan oleh mitzberg bolehlah
dianggap sebagai satu huraian kerja seharian seorang pengurus yang agak
komprehensif cakupannya. Menurut Mintberg peranan-peranan seorang
pengurus adalah sebagai;

3.4.1 Boneka
Peranan seorang pengurus sebagai boneka organisasi adalah terlibat
dalam aktiviti upacara-upacara simbolik di dalam dan di luar organisasi,
seperti dalam majlis pembukaan, perasmian, pelancaran,
penganugrahan, meraikan tetamu. Kehadiran dan peranan seorang
pengurus dalam majlis-majlis tersebut secara simboliknya adalah
sebagai mewakili keseluruhan organisasinya.

3.4.2 Pemimpin
Sebagai pemimpin, seorang pengurus bertanggungjawab untuk
mendorong para pekerja mereka supaya sentiasa produktif dan
menunjukkan komitmen kerja yang tinggi serta kesetiaan yang tak
berbelah bagi kepada organisasi mereka. Usaha ini dilakukan dengan
sentiasa mengambil kira keperluan-keperluan utama para pekerja
menghargai dan menghormati mereka sebagai seorang manusia serta
wujudnya matlamat kerja yang jelas dikalangan mereka.

8
3.4.3 Penghubung
Sebuah organisasi dalam urusan-urusan sehariannya amat bergantung
dan memerlukan berbagai-bagai bentuk kerja sama dengan pelbagai
organisasi luar, seperti perjumpaan dalam seminar, persidangan dan
mensyurat antara pengurus-pengurus syarikat.

3.4.4 Usahawan
Setiap organisasi secara langsung atau tidak langsung sentiasa
terdedah kepada kesan buruk daripada persaingan dengan pesaing-
pesaing dalam bidang perniagaan yang sama, sama ada daripada
syarikat-syarikat tempatan, mahupun syarikat-syarikat antar bangsa.
Sehubungan dengan ini, setiap syarikat antara lainnya perlulah
sentiasa kreatif dan inovatif dalam pengeluaran masing-masing supaya
mempunyai nilai tambah dalam setiap barangan yang dikelurkan
ataupun perkhidmatan yang ditawarkan. Pengurus merupakan pihak
yang berperanan penting sebagai usahawan untuk berani
menanggung risiko dengan membuat perubahan-perubahan yang
munasabah agar syarikatnya lebih responsif dengan kehendak
pengguna dan dengan yang demikian akan lebih kompetitif di pasaran
tempatan dan luar negara.

3.4.5 Penguntuk Sumber

Sebagai penguntuk sumber, seorang pengurus terlibat dalam aktiviti-
aktiviti mengagihkan segala sumber pengeluaran dalam organisasi
kepada unit atau jabatan atau kumpulan-kumpulan kerja yang
memerlukannya. Pengagihan ini hendaklah dilakukan secara efektif,
efesien, adil dan munasabah supaya dapat mengelakkan daripada
berlakunya sebarang konflik yang boleh menjejaskan keharmonian
antara unit dan pekerja dalam organisasi tersebut. Pertimbangan
pengagihan hendaklah dibuat berdasarkan kepada keutamaan syarikat
memandangkan sumber-sumber organisasi adalah terhad.

9
3.4.6 Pengaman Kekacauan
Konflik adalah fenomena yang biasa berlaku dalam oraganisasi.
Proses prubahan organisasi disebabakan tekanan persekitaran boleh
menjadi satu punca kepada pelbagai konflik dalaman. Manakala kes-
kes seperti kerugian syarikat, kemalangan di tempat kerja juga boleh
menimbulkan konflik di kalangan para pekerja. Apabila berhadapan
dengan situasi seperti ini peranan pengurus ialah berusaha sedaya
yang mungkin untuk menyelesaikan segala perkara yang berbangkit
dikalangan para pekerja mereka dengan langkah-langkah pemulihan
melalui kaedah adaptasi, akomodasi, ‘matalamat utama’serta
mengubal strategi-strategi penyelesaian secara bersama. Seboleh
mungkin, setiap penyelesaian konflik hendaklah tidak merugikan
semua pihak yang terlibat.

3.4.7 Perunding
Setiap organisasi akan berhadapan dengan pelbagai tuntutan dan
permintaan dari semasa ke semasa. Tuntutan dan permintaan ini
mungkin datang dari sebuah organisasi terhadap organisasi luar,
seperti contoh; tuntutan pihak pengurus syarikat A dari syarikat
pembekal atau pemasarannya dan juga tuntutan yang bersifat dalaman,
seperti tuntutan kesatuan sekerja terdahap majikan untuk menaikkan
gaji tahunan. Penyelesaian segala masalah yang timbul adalah melalui
perundingan, iaitu para pengurus bertanggung jawab mewakili
syarikatnya untuk merunding mengenai sesuatu perkara dengan pihak
luar untuk membela organisasinya dan juga berusaha menyelesaikan
sebarang pertikaian yang berlaku antar pihak pengurusan dengan
pihak pekerja.

10
3.4.8 Pengawas
Para pengurus adalah sentiasa pihak yang menjadi tumpuan segala
maklumat sama ada maklumat yang masuk dari luar organisasi ke
dalam organisasinya, ataupun maklumat yang datangnya dari dalam
organisasi untuk di hantar ke organisasi luar. Oleh yang demikianl,
peranan pengurus dalam konteks ini ialah memastikan maklumat-
maklumat diterima dengan baik dan di sampaikan kepada pihak-pihak
yang berkenaan dengan sempurna dan secukupnya untuk paedah
organisasi. Disamping itu, para pengurus juga harus bersifat proaktif
dengan berusaha mendapatkan maklumat dari luar organisasi melalui
konferens, seminar, buku, majalah dan jurnal sebagai input terkini yang
boleh membantu meningkatkan daya saing organisasinya.

3.4.9 Penyebar Maklumat

Berdasarkan hirarki dalam sebuah organisasi, para pekerja tidak
berhak mendapatkan maklumat yang tertentu, walaupun maklumat
tersebut diperlukan untuk urusan pekerjanya. Justru, peranan
pengurus ialah menyebarkan segala maklumat yang perlu kepada para
pekerja mereka dari semasa ke semasa melalui pelbagai cara,
termasuklah dengan mengadakan mesyurat, sesi taklimat, buletin
syarikat, dan surat-surat pekeliling.

3.5.0 Jurucakap
Jurucakap berperanan untuk menyampaikan segala maklumat yang
perlu diberikan kepada organisasi luar atau masyarakat umum sebagai
wakil dari syarikatnya. Maklumat tersebut mungkin mengenai polisi
syarikat, projek-projek sosial syarikat, dan perancangan tahunan yang
disampaikan melalui siaran akhbar perjumpaan-perjumpaan lembaga
pengarah dan seumpamanya.

11
3.5 Kemahiran Pengurusan

Penyelidikan yang telah dilakukan oleh Robert Katz (1974) menjelaskan

sekurang-kurangnya terdapat tiga kemahiran asas pengurusan yang perlu
ada pada setiap seorang pengurus, iaitu;

Kemahiran Teknikal
Kemahiran teknikal merujuk kepada pengetahuan dan kebolehan seseorang
pengurus mengaplikasi segala teori, kaedah, teknik, prosedur dan alat-alat
yang sesuai untuk melaksanakan sesuatu tugas yang spesifik. Kemahiran
teknikal ini amat mudah untuk diphami dalam dunia pekerjaan profesional
yang bersifat teknikal, seperti kerja seorang jurutera dan seorang doktor.
Mereka mestilah mempunyai kemahiran teknikal dalam bidang masing-
masing untuk membolehkan mereka melaksanakan tugas-tugas seharian
mengikut keperluan dan piawaian yang ditentukan. Dalam bidang pengurusan
pula, seorang pengurus personel hendaklah mempunyai pengetahuan dan
kemahiran teknikal yang secukupnya dan terkini serta mahir dalam prosedur
dan peralatan yang digunakan untuk proses pengrekrutan, penstafan, latihan,
pembangunan staf, penilaian prestasi, pampasan dan sebagainya.

Kemahiran Manusia
Kemahiran merujuk kepada kebolehan seseorang pengurus untuk bekerja
dan memahami serta memotivasi para pekerja, sama ada secara individu
mahupun secara kumpulan dan pasukan. Sebagian besar daripada urusan
seharian para pengurus organisasi adalah bekerja bersama-sama dengan
para pekerja mereka. Malah, kejayaan seorang pengurus adalah bergantung
kepada sejauh mana mereka dapat merealisasikan matlamat syarikat melalui
kerja-kerja yang dijalankan oleh para pekerja mereka. Berdasarkan kepada
hakikat ini, kemahiran manusia amatlah kritikal kepada seorang pengurus.
Antaranya, komunikasi, perundingan, motivasi dan kepimpinan.

12
Kemahiran Konseptual
Kemahiran konseptual ialah kebolehan mental atau minda untuk menganalisis
dan mengdiagnosis setiap situasi dan masalah, malah berupaya untuk
menyelaras dan menyepadukan keseluruhan aktiviti organisasi agar ia lebih
sistematik dan efektif. Setiap organisasi sentiasa berdepan dengan pelbagai
cabaran dan saingan yang memerlukan kepada penentuan polisi dan strategi
organisasi yang lebih berdaya saing. Kemahiran konseptual yang tinggi
sanggat diperlukan untuk membolehkan seseorang pengurus memahami
dengan sempurna dan rasional setiap peluang dan tindakan-tindakan yang
lebih strategik dari semasa ke semasa. Dengan yang demikian, organisasi
akan dapat berfungsi dengan lebih efektif sesuai dengan situasi dan
kehendak semasa. Disamping itu, perlu dipahami bahawa proses untuk
mencapai matlamt organisasi melibatkan jumlah aktiviti yang banyak dan
pelbagai. Kesemuanya perlu di organisasi sejara efektif supaya wujud
kelancaran beroperasi demi untuk meminimumkan kos pengeluaran di
samping akan dapat mencapai tahap produktiviti yang tinggi serta berkualiti.

13
4.0 PENUTUP

Kejayaan pengurusan organisasi boleh diukur berdasarkan, kecekapan,

keberkesanan (menggunakan strategi mencapai matlamat), produktiviti
(penggunaan sumber manusia), kualiti produk & penyampaian perkhidmatan
(kepuasan pelanggan). Kesimpulan pengurusan organisasi jelas
menunjukkan bahawa Pengurus mesti mempunyai konsep jelas tentang
tujuan, misi & visi. Pengurus mesti menilai dengan realistik serta memikir
masa depan & buat perubahan yang sewajarnya tanpa keraguaan.

14
5.0 RUJUKAN

i. Pengenalan Kepada Pengurusan Organisasi. Dicapai di laman

sesawang ;
https://www.academia.edu/37035242/Bab_1_Pengenalan_kepada_pen
gurusan_organisasi_OUM_

ii. Pengurusan Organisasi. Dicapai di laman sesawang ;

http://vanronnbiaro.blogspot.com/2010/03/pengurusan-
organisasi_05.html

ii. Kepentingan Pengurusan Organisasi. Dicapai di laman

sesawang ;
https://pakarhr.com/2018/07/02/kepentingan-pengurusan-dalam-
organisasi/

iv. Fungsi Organisasi. Dicapai di laman sesawang ;

https://portal.mbsj.gov.my/ms/info-korporat/info-pengurusan/fungsi-
organisasi

15