Proses; merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan
program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan.
Pengertian POAC
Mengapa POAC ? Karena POAC merupakan fungsi manajemen yang bersifat umum dan
meliputi keseluruan proses manajerial. Banyak para ahli menambah banyak pengertian
dari fungsi manajemen, namun diantara banyak tambahan tersebut, didalamnya sudah
termasuk keempat fungsi yang diperkenalkan oleh George R Terry, yakni Perencanaan,
Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.
Keempat fungsi manajemen tersebut dalam manajemen modern tidak berjalan linear,
namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus-menerus dan tidak
berhenti pada satu tahap. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus manajemen
yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi staf dan
sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan)
jalannya pekerjaan.
Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan
prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting). Prakiraan
berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh
organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan,
haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga
melakukan suatu analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui
potensi internal dan eksternal.
Specific
artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu
melebar dan terlalu idealis.
Measurable
artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat
keberhasilannya.
Achievable
artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan
tidak dapat dilaksanakan.
Realistic
artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan
tidak terlalu sulit.
Time
artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau
tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan
pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam
pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam
organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi
pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right man in the right place.
Langkah-langkah Pengorganisasian :
Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang
tujuan organisasi yang harus dicapai)
Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang
berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang
kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi)
Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff,
serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang
garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi
dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai
dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan
pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber
Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan
program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang
telah disusun.
Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian
dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua
anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi.
Mengambil keputusan
Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan
bawahan.
Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka
bertindak.
Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil
dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka
dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-
kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah
bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik
dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal
tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian
sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.
Manfaat pengawasan :
Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil
yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan
(melakukan pengukuran capaian hasil).
Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan
(bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan).