PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING)

A. Pengertian Penyusunan Personalia

Penyusunan personalia merupakan salah satu fungsi dari manajemen, yaitu

berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja,

pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya

guna yang maksimal bagi organisasi. Secara umum, penyusunan personalia diartikan

sebagai suatu proses pengelolaan struktur organisasi melalui tahap seleksi, penilaian,

dan pengembangan sumber daya manusia yang tepat dan efektif untuk mengisi jabatan

dalam organisasi.

B. Pengertian Penyusunan Personalia Menurut Para Ahli

Selain pengertian di atas, beberapa ahli juga telah mengemukakan pendapatnya

tentang apa yang dimaksud dengan personalia, beberapa diantaranya adalah:

George R. Terry, berpendapat bahwa penyusunan personalia adalah kegiatan merekrut,

memilih, mempromosikan memindahkan, dan pengunduran diri dari para staf

organisasi.

Theo Haimann, berpendapat bahwa penyusunan personalia berkaitan dengan

perekrutan, seleksi, pengembangan, dan kompensasi terhadap pegawai. 

Harold Koonzt dan Cyril O'Donnel, berpendapat bahwa penyusunan personalia adalah

pengisian jabatan atau pengisian tenaga kerja atau penarikan tenaga kerja.
C. Asas dalam Penyusunan Personalia

Dalam penyusunan personalia untuk mengisi jabatan yang kosong dalam suatu

organisasi, harus memperhatikan beberapa asas, yaitu:

"the right man in the right place", yaitu penempatan orang-orang yang tepat pada

tempat yang tepat.

"the right man in the right job ", penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan

yang tepat.

Agar asas tersebut dapat diterapkan dengan baik, maka pengisian jabatan yang

kosong dalam suatu organisasi hendaknya berpedoman pada "Apa" dan "Siapa"?

Apa? Berarti harus berpedoman pada " job description" yaitu uraian tugas dan tanggung

jawab dalam pelaksanaan jabatan tersebut.

Siapa? Berarti harus berpedoman pada " job specification" yaitu syarat-syarat atau

klasifikasi orang yang dapat menduduki dan melaksanakan jabatan tersebut.

D. Sifat Penyusunan Personalia

Terdapat beberapa sifat dalam fungsi penyusunan personalia, diantaranya

adalah:

Penyusunan personalia adalah fungsi manajerial yang penting. Berfungsi atau tidaknya

fungsi manajemen yang lain (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan

pengendalian) sangat bergantung pada tenaga kerja yang tersedia melalui fungsi

penyusunan personalia ini.

Penyusunan personalia adalah kegiatan yang meresap. Fungsi penyusunan personalia

dijalankan oleh semua manajer dan dalam semua jenis perhatian di mana kegiatan

bisnis dilakukan.

Penyusunan personalia adalah kegiatan yang berkesinambungan. Hal ini karena fungsi

penyusunan personalia terus berlanjut sepanjang umur dari organisasi. 

penyusunan personalia membantu menempatkan orang yang tepat dipekerjaan yang

tepat. Ini dapat dilakukan dengan efektif melalui prosedur rekruitmen yang tepat dan

kemudian memilih kandidat kandidat yang paling sesuai dengan persyaratan pekerjaan.

Penyusunan personalia dilakukan oleh semua manajer tergantung pada sifat bisnis,

ukuran organisasi, kualifikasi dan keterampilan manajer, serta hal-hal lain yang terkait. 

Dasar dari fungsi penyusunan personalia adalah manajemen personalia (sumber daya

manusia) yang efisien. Sumber daya manusia dapat dikelola secara efisien oleh sistem

atau prosedur yang tepat, yaitu rekruitmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan

pengembangan, pemberian renumerasi, dan lain sebagainya.

E. Langkah-Langkah Penyusunan Personalia

Diperlukan beberapa langkah dalam proses penyusunan personalia, sehingga

diperoleh hasil yang efektif dan efisien. Langkah-langkah dimaksud meliputi:

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia.

Perencanaan sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan

daya fisik yang dimiliki oleh individu. Apabila perencanaan sumber daya manusia

dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh keuntungan yaitu manajemen puncak

memiliki pandangan lebih baik.

 Komponen dalam perencanaan sumber daya manusia yang harus diperhatikan,

yaitu :

tujuan. Perencanaan sumber daya manusia harus mempunyai tujuan yang berdasarkan

kepentingan individu, organisasi, dan kepentingan nasional.

perencanaan organisasi. Perencanaan organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan

suatu organisasi untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan

organisasi.

Syarat-syarat yang diperlukan dalam perencanaan sumber daya

manusia adalah :

mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakan.

mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang sumber daya manusia.

mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi, dan situasi persediaan

sumber daya manusia.

mampu membaca situasi sumber daya manusia masa kini dan masa yang akan datang.

mampu memperkirakan peningkatan sumber daya manusia dan teknologi masa depan.

mengetahui dan memahami peraturan dan kebijakan perburuhan yang dikeluarkan

oleh pemerintah.

Prosedur perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang

dibutuhkan.

2. Mengumpulkan data dan informasi tentang sumber daya manusia.

3. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

4. Menetapkan beberapa alternatif.

 Hambatan dalam perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

1. Standar kemampuan sumber daya manusia yang di bawah standar.

2. Masing-masing manusia mempunyai perilaku yang berbeda-beda.

3. Peraturan tentang perburuan yang dikeluarkan oleh pemerintah terkadang

justru menjadi penghambat dalam pengembangan sumber daya manusia.

2. Penarikan Karyawan.

Penarikan karyawan adalah proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau

pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. Proses ini

dimulai saat para pelamar dicari dan berakhir jika lamaran atau aplikasi mereka

diserahkan dan hasilnya akan keluar setelah para calon karyawan diseleksi.

Hambatan dalam penarikan karyawan adalah sebagai berikut :

hambatan kebijakan status, promosi, dan kompensasi.

rencana sumber daya manusia dan kondisi pasar tenaga kerja.

persyaratan jabatan dan kerja.

kondisi lingkungan yang tidak memungkinkan.

kondisi lingkungan eksternal akibat pengangguran tinggi, lemahnya perekonomian, dan

langkanya tenaga kerja terampil.

3. Seleksi Karyawan.

Seleksi karyawan adalah proses untuk menentukan calon karyawan yang akan

menduduki jabatan kosong yang diperebutkan. Proses seleksi merupakan serangkaian

kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah seorang pelamar akan diterima

atau tidak.

 Tujuan dari seleksi karyawan adalah :

untuk mengetahui kecakapan seorang karyawan.

berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang

dipangkunya.

berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang tidak hanya cocok pada saat sekarang

tetapi juga memiliki potensi untuk dikembangkan di kemudian hari.

Sedangkan dasar penyeleksian adalah berkaitan dengan keahlian (teknikal skill, human

skill, dan konseptual skill), pengalaman kerja, umur, gender, keadaan fisik, penampilan,

bakat, temperamen, dan karakter.

4. Pengenalan dan Orientasi.

Pengenalan dan orientasi merupakan tahapan setelah pelamar resmi diterima untuk

menduduki suatu jabatan dalam organisasi. Karyawan baru akan dikenalkan tentang

organisasi tempat ia bekerja, struktur organisasi, visi dan misi organisasi, serta tugas

dan kewajiban yang harus dilaksankannya, serta hak yang akan diperolehnya.

5. Latihan dan Pengembangan Karyawan.

Tujuan dari diadakannya pelatihan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas

kerja karyawan, serta mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Sedangkan

pengembangan karyawan mempunyai ruang lingkup yang lebih luas, yaitu

meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian karyawan, serta penyesuaian

diri dengan kemajuan teknologi. Metode yang dapat digunakan dalam pengembangan

karyawan adalah :

a. Metode "on the job", yang biasa digunakan adalah :

- Coaching, di mana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung

kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.

- Planned progession, yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang

ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.

- Rotasi jabatan, yaitu pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang

bermacam-macam dan berbeda-beda.

- Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen

tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan. 

- Sistem penilaian prestasi formal,

b. Metode "off the job", yang biasa dilakukan adalah :

- Program-program pengembangan eksekutif di lembaga-lembaga pendidikan

atau universitas-universitas, di mana para manajer berpartisipasi dalam

program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus,

simulasi, dan metode pengajaran lainnya.

- Latihan Laboratorium, di mana orang belajar menjadi peka terhadap orang lain,

lingkungan dan lain sebagainya.

- Pengembangan organisasi, yang menekankan pada perubahan, pertumbuhan,

dan pengembangan keseluruhan organisasi.

KESIMPULAN

 Penyusunan personalia sangat berhubungan erat dengan tugas-tugas kepemimpinan,

motivasi, komunikasi, penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan

anggota organisasi. Penyusunan personalia dapat dipandang sebagai serangkaian

kegiatan yang dilaksanakan secara continue untuk menjaga pemenuhan kebutuhan

personalia dengan orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat dan waktu yang

tepat pula.
 DAFTAR PUSTAKA

(Budisulistio, 2021)

(Asmana, 2019)

(Nurazizah, 2016)