A.

Pengertian Administrasi
Administrasi dalam arti sempit adalah pembukuan, keuangan, dan surat menyurat.
Sedangkan administrasi dalam arti luas,yaitu proses antara dua orang atau lebih dalam
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati sebelumnya. Sub. Sistem
administerasi, yakni meliputi manusia (SDM), tujuan, tugas, kerjasama, sarana dan
prasarana. Sistem adalah rangkaian kegiatan yang saling berkaitan antara satu dengan
yang lainnya, yang tidak dapat di pisahkan.
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro
meliputi:
Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk
didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas
dan tegas.
Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
Penarikan tenaga kerja yang baik
Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan
penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai,
memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil
kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya
sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang
sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling
tinggi.
Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

B. Pengertian Manajemen Kepegawaian

Dr. S.P. Siagian, M. P. A. adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu
hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Drs. F.X
Soedjadi, M. P. A. mengartikannya sebagai proses kegiatan dari pimpinan untuk mencapai
tujuan yang ditetapkan dengan melalui kerjasama yang efisien dari orang-orang lain serta
sesuai dengan melalui kerja sama yang efesien dari orang-orang lain serta sesuai dengan
sumber-sumber atau factor-faktor lain yang tersedia untuk itu. Dan Drs. P.I Oey Liang Lee
disintir oleh Drs. M. Manullang yaitu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian dan
pengontrolanhuman and natural resources.
Organisasi adalah sekelompok manusia yang dipadukan dalam suatu kerja sama yang
sekaligus juga merupakan alat untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
Manusia adalah makluk individu dan sekaligus makhluk social. Makluk individu, maksudnya
adalah setiap manusia terdorong untuk memenuhi segala kebutuhan pribadinya. Makhluk
social, maksudnya adlah setiap manusia terdorong untuk memenuhi segala kebutuhan
orang lain.
Drs. M. Manulang mengatakan bahwa Management kepegawaian adalah suatu ilmu yang
mempelajari cara bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan
rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktivitas demi tercapainya tujuan.Fungsi
Managemen, yaitu 4P : Perencanaan (Planing), Pengorganisasian (Organizing),
Pengaktualisasian (Actuating), dan Pengawasan (Controling). Menurut Paul Pigors &
Charles A. Myerse, management kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan dan
mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan
organisasi & efesien kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.

C. Ruang Lingkup dan Berbagai Istilah Dalam Managemen Kepegawaian

1. Ruang Lingkup Managemen Kepegawaian

Menurut O. Glen Stahl setiap pegawai mengharapkan terpenuhinya kebutuhan emosional
dasar basic emotional needs) atau kebutuhan dasar pegawai, yang mencakup:
A sense of security (keamanan);
A sense of success (kesuksesan);
A sense of Belongingness( menjaga hubungan baik dengan rekan sejawat, pimpinan, dan
bawahan.
2. Status Pegawai:
Pegawai Percobaan: pegawai yang baru diangkat baik dilingkungan pemerintah atau pun
swasta.
Pegawai Harian, memiliki asas No work no pay sebab upah dibayar berdasarkan hasil
kerjanya.
Pegawai Bulanan, terbagi menjadi :
a. Tetap, seorang pegawai masuk atau tidak masuk kerja dibayar penuh, memiliki uang
pensiun setelah masa kerjanya berakhir, Adanya tunjangan untuk pegawai laki-laki yang
sudah menikah.
b. Tidak tetap, Pegawai ditetapkan sebagaimana surat keputusan yang berlaku
dimasing-masing instansi, contoh surat keputusan untuk dipekerjakan satu bulan satu kali,
tiga bulan satu kali, enam bulan satu kali, dan satu tahun satu kali. Digaji penuh tiap
bulannya baik masuk atau tidak masuk sesuai ketetapan yang telah ditentukan, tidak ada
uang pensiun setelah selesai masa kerjanya, dan tidak ada tunjangan baik laki-laki ataupun
perempuan
Pegawai Borongan, orang yang bekerja pada suatu perusahaan dengan menerima upah
berdasarkan satuan hasil kerja yang dicapainya.
Pegawai Musiman, orang yang bekerja dalam jangka waktu tertentu.
3. Sistem Kepegawaian:
Sistem Kawan (Patronage System);
Sistem Kecakapan (Maried System);
Sistem Karier (Carerr System).

D. Penarikan Tenaga Kerja

1. Analisis Jabatan
Yaitu pencarian atau penarikan tenaga kerja akan dicari, yang menyangkut pengetahuan,
pengalaman kepribadian, dsb. Kegunaan analisis jabatan seluruhnya tergantung pada
analisis jabatan yang dilakukan itu,sebagai berikut:
Job analysis for personal specification, yaitu Analisa pekerjaan tentang keahlian seseorang,
disini menerapkan prinsip the right man in the right place (penempatan pegawai sesuai
dengan keahliannya).
Job analysis for training purposes, yaitu analisa pekerjaan untuk menyusun pendidikan dan
latihan.
Job analysis for setting rate, yaitu analisa pekerjaan untuk tingkatan evaluasi jabatan.
Job analysis for method improvement, yaitu analisa jabatan untuk memperoleh metode atau
cara.
Job analysis for safety, yaitu analisa jabatan untuk memperoleh keamanan.
2. Manfaat Analisis Jabatan
Penarikan, seleksi dan penempatan tenaga kerja (the right man in the right place);
Pendidikan dan latihan kerja yang perlu dilakukan;
Penilaian jabatan;
Perbaikan syarat-syarat pekerjaan;
Perencanaan organisasi;
Pemindahan dan promosi.
3. Metode Pengumpulan Data untuk Menyusun Analisis Jabatan
a. Daftar Pertanyaan (Questionnaire);
b. Wawancara (Interview);
c. Pengamatan (Observation, Pemeriksaan (Auditing) dan diskusi (discussion);
d. Kombinasi metode-metode tersebut.

E. Sumber-sumber Tenaga Kerja

Manager kepegawaian dapat memilih tenaga kerja dari dua macam sumber, yaitu dari dalam
dan dari luar perusahaan. Sumber tenaga kerja dari dalam adalah pegawai-pegawai
perusahaan tersebut, pengangkartan tenaga kerja ini biasa disebut dengan promotion from
within. Sedangkan pencarian tenaga kerja dari luar perusahaan antara lain dari:

1. Teman-teman Pegawai perusahaan, yang biasa disebut Sistem Kawan(Patronage

System).
2. Badan-badan penempatan tenaga, disini ada tiga jenis, yaitu
a. Badan yang yang didirikan oleh beberapa perusahaandan ditugaskan untuk mencari
tenaga kerja dari perusaan tersebut.
b. Badan khusus didirikan untuk mencari tenaga kerja dan menjual jasa kepada perusahaan
yang memerlukan tenaga kerja.
c Badan resmi yang didirikan pemerintah dengan tugas memberikan pelayanan kepada
perusahaan yang memerlukan tenaga kerja.
3. Lembaga Pendidikan, menurut H.L. Wylie lembaga pendidikan merupakan sumber
tenaga kerja yang terbaik, karena diperoleh tenaga kerja yang berkualitas meliputi pedidikan
dari tingkat redah sampai tinggi serta bersifat umum maupun kejuruan.
4. Melalui Advertensi ada dua macam yaitu, Advertensi Terbuka dan Advertensi Tertutup.
a. Dalam Advertensi Terbuka atau open advertisement, nama dan alamat instansi atau
perusahaan dipublikasikan dengan jelas. Contoh, PT Jambumembutuhkan staf keuangan
dengan alamat jalan tanah tumbuh No. 99.
b. Dan dalam Advertensi Tertutup atau blind advertisement, nama dan alamat instansi atau
perusahaan dirahasiakan atau dipublikasikan. Contoh, PO BOX.

F. Seleksi Dan Orientasi

Tujuannya yaitu untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja secara kuantitatif dan sekaligus
kualitatif dalam arti mempunyai persyaratan yang sesuai dengan jabatan atau pekerjaan (the
right man in the right place).

1. Beberapa Kualifikasi Yang Diperlukan, seleksi harus efisien dan efektif, agar diperoleh
tenaga yang bermutu. Kualifikasi yang umum diperlukan:
Skill atau keahlian;
Pengalaman, biasanya pengalaman sangat menentukan dalam seleksi;
Usia atau umur, pekerjaan yang memerlukan tenaga fisik,usia muda yang lebih diutamakan,
pekerjaan yang banyak memerlukan tenaga mental, usia cukup atau lanjut lebih
menguntungkan, dan pekerjaan yang memerlukan tenaga fisik dan mental, tenaga kerja
yang berusia cukuplah yang dibutuhkan.
Jenis kelamin, dengan telah mengakui emansipasi antara pria dan wanita dalam memangku
jabatan, dalam seleksi jenis kelamin masih dipertimbangkan.
Pendidikan, memberiakan konsekuensi tingkat upah.
Keadaan fisik, merupakan persyaratan yang perlu diperhatikan.
Penampilan, keseluruhan diri tenaga kerja atau pelamar sebagaimana dinilai dari orang lain.
Bakat, atau Aptitude.
Tempramen, pembawaan seorang tenaga kerja yang dipengaruhi oleh factor luar ataupun
dari proses pendidikannya.
Karakter, dapat dibentuk melalui pendidikan dan lingkungan pergaulan.
Minat, kualifikasi yang sangat penting.
2. Pelaksanaan Seleksi
Ada tiga cara pelaksanaan seleks yang umum dilakukan pemerintah ataupun swasta, yaitu
penelitian administrasi, tes atau ujian dan wawancara.
3. Pengumuman
Dilakukan melalui pelbagai media massa dan ditunjukan kepada khalayak ramai dan
dilekapi dengan informasi berikut, jumlah dan jenis lowongan yang tersedia, syarat yang
dipenuhi pelamar, alamat pelamar, dan batas waktu mengajukan lamaran.
4. Pemeriksaan atau Penelitian Administrasi
Pada surat-surat lamaran yang masuk dilakukan secara fungsional oleh para pejabat yang
diserahi urusan keppegawaian.
5. Ujian atau Tes
Biasanya disusun dengan sedemikian rupa secara objektif, adapun macam-macam ujian
yaitu: tertulis; lisan (individual atau kelompok); dan praktek.

6. Ujian Lisan atau Wawancara

Proses ini merupakan suatu mata rantai untuk memperoleh pegawai yang diharapkan suatu
instansi atau perusahaan.
7. Tes Psikologi
Menurut Drs. M. Manullang tes pdikologi ini digolongkan menjadi lima , yaitu:
a. Achievement Tests: Untuk mengukur apa yang dapat dilakukan oleh seorang calon
pegawai;
b. Aptitude Tests: Untuk mengukur kemampuan atau baka pelamar;
c. Intelligence Test atau Mentability Test: Untuk mengukur aspek kesanggupan seseorang;
d. Interest Tests: Untuk menentukan aktifitas mana yang paling menarik perhatian pelamar;
e. Personality Tests: Untuk menentukan kepribadian calon pegawai, berdasarkan
penampilan, tata wicara dan tata busana yang baik serta sopan.

G. Latihan Dan Pendidikan

Biasanya diberikan pada pegawai baru yang biasa disebut dengan pre-entry training dan
pre-service training. Dalam UU 8/197 tentang pokok kepegawaian pengertian dari
Pre-service training dan inservice training berbeda, yaitu pada Pre-service training (latihan
jabatan) latihan diberikan agar pegawai baru dapat terampil untuk melakukan tugas yang
diserahkan kepadanya. Sedangkan, inservice training (latihan jabatan) adalah suatu latihan
yang diberikan pada pegawai untuk meningkatkan keahlian, kemampuan agar dapat
memperoleh produktivitas kerja yang lebih tinggi.
1. Tujuan Latihan
Mengenai manfaat penyelenggaraan suatu latihan, maka dilakukan pertimbangan yang
diantaranya
adalah:
a. Pegawai yang telah lulus dari seleksi belum memiliki keterampilan untuk menjalankan
tugas dan tanggung jawabnya.
b. Perkembangan teknologi menuntut kemampuan dan keterampilan baru secara kualitatif.
c. Kecenderungan perubahan perencanaan dan pelaksanaan kebijakan pemerintah sesuai
dengan kebutuhan pembangunan.
d. Mendorong minat pegawai pada masing-masing tugasnya.
2. Tanggung Jawab Pemberian Latihan
Latihan merupakan cara terbaik dalam mewujudkan tujuan organisasi.
3. Macam-macam Latihan
Terdapat banyak macam-macam latihan, secara keseluruhan semuanya tergantung pada
cara dan sasaran yang ingin dicapai.

H. Pemindahan
1. Promosi
Menurut David Mc Cleland terdapat tiga motifuntuk menggerakan minat para pegawai dalam
melaksanakan kewajiban dengan sebaik-baiknya, yaitu:
Motif Berprestasi adalah dorongan untuk mencapai ssukses dalam berkompetisi dengan
standar sendiri, yang timbul dari dalam diri pegawai itu sendiri.
Motif Berkuasa adalah dorongan yang timbul pada diri seseorang untuk menguasai atau
mempengaruhi orang lain.
Motif Afiliasi adalah dorongan untuk bersahabat, diterima orang lain dan bersatu.

2. Penilaian Pekerjaan
Menurut Dr. Fx. Soedjadi, M.P.A. penilaian pekerjaan dibedakan menjadi dua yaitu
a. Job Evaluation: Penentuan secara sistematis dan terus menerus tentang nilai suatu
pekerjaan dengan menentukan persyaratan kecakapan berikut skala upah dari jabatan yang
dimaksud.
b. Efficiency Rating: Cara untuk mengadakan pengawasan dan penilaian secara tetap
tentang keterampilan pegawai dalam melaksanakan pekerjaan serta seberapa efisien
kerjanya.

3. Cara-cara Penilaian
Menurut Dr. Fx. Soedjadi, M.P.A. agar prinsip penilaian objektif perlu diperhatikan beberapa
segi subjektif, yaitu:
a. Faktor manusia dalam organisasi sangat penting;
b. Insentif, material maupun non material;
c. Program latihan atau pembinaan dan pengembangan bakat pegawai;
d. Membina human relation antara atasan dengan bawahan ataupun sesame pegawai.

4. Pemindahan
Pemindahan atas prakarsa pimpinan untuk kepentingan, yaitu
a. Memberikan kepastian (a sense of security);
b. Menumbuhkan kesegaran kerja;
c. Menumbuhkan gairah pegawai.
Pemindahan atas permintaan pegawai memiliki beberapa alasan yaitu: pegawai merasa
bosan, pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan pegawai, tidak betah baik fisik
maupun psikis, mengikuti keluarganya ke tempat yang baru. Jenis pemindahan digolongkan
menjadi tiga: berdasarkan unit kerja; berdasarkan maksud dan tujuannya dan berdasarkan
lamanya pegawai memegang jabatan yang baru.

I. Keamanan dan Keselamatan Kerja

1. Panitia Pembinaan Keselamatan Kerja
Bentuk panitianya terbagi menjadi:
a. Labor Management Committee: Adanya KKB (kesepakatan kerja bersama) antar
pegawai dengan instansi atau perusahaan. Disini KKB membahas mengenai, bila pegawai
mendapat pekerjaan dalam jam kerja maka pengobatan sepenuhnya ditanggung oleh
perusahaan atau instansi sepenuhnya, bila pegawai meninggal dunia sebelum masa kerja
berakhir, maka uang pension dan jasa dibayarkan oleh perusahaan atau instansi.
b. Non Union Managent Commettee: Tidak adanya KKB, maka diadakannya pembinaan
tentang keamanan dan keselamatan kerja.
c. Supervisor Managent Commettee: Jalinan langsung antara para pekerja dengan
pengalaman antara penyelia atau pengawas sehingga terjadi peningkatan perbaikan kondisi
Keselamatan kerja.

2. Program Keselamatan dan Keamanan Kerja

Tata Ruang Kerja: dapat mencegah timbunya gangguan keamanan dan keselamatan kerja
bagi semua pegawai.
Pakaian Perja: Ini merupakan cara atau usaha dalam mencegah timbulnya kecelakaan keja.
Alat Pelindung Diri: Untuk mencegah bahaya kecelakaan.

3. Batasan Managemen Personalia

Ada dua fungsi pokok, yakni:
Fungsi managemen, yang terdiri dari : Perencanaan; Pengorganisasian; Pengarahan; dan
Pengawasan.
Fungsi Operasional, yaitu Pengadaan, Pembinaan, Kopensasi, Perawatan, dan
Pemberhentian.

J. Makna Produktifitas
1. Pengertian Produktifitas
Menurut Profesor Luis Sabourin, adalah rasio antara hasil produksi (output) dengan seluruh
biaya produksi (input). Sedangkan menurut, R. Saint Paul definisi produktifitas yang sangat
sederhana adalah perbandingan antara hasil produksi dan jumlah kerja yang dikeluarkan
untuk memproduksinya. Dan menurut Geoge J. Washnis produktifitas mengandung dua
konsep utama yaitu efisiensi dan efektifitas.
2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktifitas Kerja
Sifat dan makna persyaratannya yaitu:
Keterampilan, pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Kesediaan Pegawai untuk melaksanakan Tugas dengan penuh Semangat dan Tanggung
Jawab, kebutuhan pegawai yang sangat penting adalah kebutuhan yang bernilai psikologis,
Kehidupan yang bernilai ekonomis dan fisik, dan kebutuhanhidup manusia menurut
Abraham Maslow.
3. Berbagai Petunjuk Turunya Produktifitas
Menurunnya Presentasi, bila kesehatan pegawai terganggu maka akan mempengaruhi
pekerjaan dan hasil kerjanya.
Meningkatnya Labour Turnover , pegawai pindah pekerjaan lain yang dapat memberikan
fasilitas lebih baik, contoh gaji lebih besar dan fasilitas yang lebih menunjang.
Meningkatnya kerusakan, ketimpangan antara harapan dan kenyataan.
Timbulnya Kegelisahan, Tuntutan dan Pemogokan, semua permasalahan tersebut timbul
karena pimpinan perusahaan enggan memberikan perhatian terhadap keinginan dan
hak-hak pegawai.

K. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

A. Peristiwa Pemutusan Hubungan Kerja
Dalam Kitab UU Hukum Perdata buku ketiga bab 7A pasal 1601, perjanjian kerja ialah suatu
perjanjian yang dimana pihak yang satu, pekerja , mengikatkan diri untuk bekerja pada pihak
yang lain, pengusaha, selama waktu tertentu dengan menerima upah.
PHK, memiliki dua criteria, yaitu:
1. PHK yang tidak bermasalah, pihak pertama(instansi/perusahaan yang terkait) sudah ada
perjanjian dengan pihak kedua(pegawai atau karyawan), yang termasuk dalam PHK,
misalnya:
Pegawai mendapat surat peringatan sampai dengan tiga kali tapi tidak diindahkan dan
dijalankan dengan baik;
Surat peringatan dibuat apabila pegawai melanggar peraturan;
Peraturan dibuat dengan kesepakatan pihak pertama dan kedua.
2. PHK yang bermasalah, Pihak pertama tidak ada kesepakatan dengan pihak kedua
tentang criteria hubungan kerja. Bila terjadi PHK hanya bersifat kebijakan atau peraturan
managemen saja sehinggga akan menimbulkan masalah. Seharusnya KKB dibuat diawal
pegawai mulai bekerja dan dimediatori oleh SPSI (Serikat Pekerja Seluruh Indonesia) yang
memiliki payung atau perlindungan hukum.

B. Alasan Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan Hubungan Kerja karena keinginan Pengusaha: Menurut Drs. M. MANULANG
terdapat tujuh alasan ini, diantaranya yaitu: pekerja tidak cakap dalam masa percobaan;
adanya alasan mendesak; pekerja sering mangkir; pekerja ditahan alat Negara; pekerja
dihukum oleh hakim; pekerja sering sakit; dan pekerja berusia Lanjut.
Pemutusan Hubungan kerja karena keinginan Pekerja, yaitu pekerja tidak cocok dengan
situasi dan kondisi perusahaan; pindah mengikuti keluarga; dan karena alasan mendesak;
Pemutusan Hubungan Kerja karena Alasan Sakit, pekerja meninggal dunia; perjanjian kerja
berakhir; dan pekerjaan telah selesai.

L. PENSIUN
A. Pengertian Pensiun
Menurut pasal 10 UU 8/1974, jaminan hari tua diberikan terhadap pegawai negeri sebagai
balas jasa yang telah bertahun-tahun mengabdi kepada Negara.
B. Peraturan Pensiun
Peraturan pensiun dapat dirumuskan secara otonom, yaitu oleh pihak-pihak intern dalam
perusahaan, dan secara heteronom dengan melibatkan pihak ketiga atau pemerintah yang
diwakili oleh panitia penyelesaian perselisihan perburuhan pusat.

C. Isi Peraturan Pensiun

1. Sifat Pensiun;
2. Pembiayaan Pensiun;
3. Dasar dan macam pensiun;
4. Persyaratan Pensiun;
5. Pelayanan Pensiun;
6. Penghapusan Pensiun.