Penyusunan personalia (Staffing)

Penyusunan personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas/pekerjaan setelah disusun

struktur pekerjaan, dipahami bidang-bidang pekerjaan yang akan dilakukan dan penempatan
tenaga-tenaga yang sesuai.
1. Pengertian Staffing (Penyusunan personalia)
Penyusunan personalia atau staffing menurut Janet B. Parks (2007: 338) adalah
Recruiting, selecting, orienting, training, developing, and replacing employees to
produce goods and services in the most effective and efficient manner.

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada
suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan
usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi.
Di dalam menyusun sebuah organisasi, perlu sekali pembagian tugas yang sebaik-
baiknya dan memberi wewenang-wewenang yang tepat, namun demikian yang lebih
penting lagi ialah menempatkan orang secara tepat pada tempat-tempat sesuai struktur
organisasi yang telah ditetapkan. Perlu disadari bahwa manusia adalah unsur
terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi.

Susanto (1997 :13) mengatakan bahwa aset organisasi yang paling penting dan harus
diperhatikan oleh manajemen adalah manusia (sumber daya manusia atau human
resources). Hal ini bermuara pada kenyataan bahwa manusia merupakan elemen yang
selalu ada dalam setiap organisasi. Manusia membuat tujuan-tujuan, inovasi, dan
mencapai tujuan organisasi. Manusia merupakan satu-satunya sumber daya yang
dapat membuat sumber daya lainnya bekerja dan berdampak langsung terhadap
kesejahteraan organisasi.

Menurut Terry (1961: 112) menyebutkan bahwa staffing merupakan kegiatan

merekrut, memilih, mempromosikan, memindahkan dan pengunduran diri dari para
staf organisasi. Dan sumber daya manusia Indonesia (termasuk aparatur
pemerintahan) yang dibutuhkan menurut Tangkilisan (2005: 189) harus memiliki tiga
kualifikasi, yaitu pertama, melekat sifat-sifat loyalitas, dedikasi, dan motivasi kerja
dalam mengemban tugastugasnya. Kedua, dimilikinya kemampuan dan keahlian
profesional. Ketiga, dilaksanakannya sikap-sikap mental yang berorientasi pada etos
kerja yang tertib, jujur, disiplin, produktif, dan bekerja tanpa pamrih.
 Lebih lanjut Notoatmodjo (1998: 25) menyatakan bahwa dalam penyusunan pegawai
perlu melihat kepada dua aspek yaitu pendidikan yang merupakan faktor untuk
menentukan penempatan formasi atau jabatan dalam suatu organisasi, dan
keterampilan (ability) berkaitan dengan kemampuan seseorang dalam menyelesaikan
suatu pekerjaan secara efisien, tepat dan efektif. Staffing (penyusunan pegawai)
biasanya dalam melaksanakannya organisasi yang membidangi kepegawaian akan
memberikan bantuan teknis dan menunjang keinginan serta wewenang pimpinan di
semua tingkatan yang mempunyai tugas-tugas tertentu.

Perkembangan dalam organisasi di bidang kepegawaian tidak hanya sebagai unit yang
bersifat administrasi dalam penyusunan pegawai tetapi juga pengembangan sumber
daya manusia (Rachbini, 2001: 113). Penambahan fungsi tersebut, diharapkan dapat
mengkaji kebutuhan pegawai masa sekarang dan yang akan datang sehingga
penyusunan pegawai bukan dianggap sekedar pekerjaan rutinitas dan upaya
menyesuaikan keinginan dan selera pimpinan, tetapi lebih kepada kesiapan untuk
menjamin keberlangsungan organisasi dalam menghadapi tantangan perubahan
lingkungan eksternal organisasi yang seringkali berubah drastis, ekstrim dan tak
terkendali.
2. Tujuan Penyusunan Personalia
Menurut Janet B. Parks (2007: 338) tujuan penyusunan personalia adalah:
a. Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya.
b. Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu.
c. Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan
tugasnya dengan baik.
d. Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal bagi
organisasi.
3. Prinsip Penyusunan personalia
Menurut Janet B. Parks (2007: 339) dalam penempatan berlaku prinsip utama yaitu :
“The right man in the right place and time” yang berarti bahwa setiap personel
ditempatkan pada unit kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan
demikian suatu perkerjaan/tugas dalam unit kerja dilakukan oleh orang yang tepat dan
mendapat hasil pekerjaan yang optimal. Jika prinsip ini tidak diterapkan, dan
menempatkan personel pada tugas dan jenis pekerjaan yang bukan keahliannya, maka
 akan menghambat upaya pencapaian tujuan administrasi itu sendiri, sebab hasil dari
pekerjaan tersebut cenderung kurang berdaya guna bagi organisasi.

Hal ini sering terjadi pada unit kerja yang kekurangan karyawan, sehingga memaksa
seorang karyawan membawahi dan mengerjakan beberapa jenis pekerjaan yang bukan
pada bidang keahliannya, atau bisa terjadi karena menempatkan seseorang atas
pendekatan nepotisme tanpa memperhatikan keahlian orang tersebut, tindakan
nepotisme ini tentu akan membuka peluang kolusi dan korupsi yang berakibat buruk
terhadap kemajuan unit organisasi kerja itu sendiri.
4. Bentuk Penyusunan Personalia
Proses fungsi staffing dapat dilihat dalam suatu rangkaian langkah yang
berkesinambungan untuk selalu mengisi perusahaan dengan orang-orang yang tepat
dan waktu yang tepat.
Menurut T. Hani Handoko (2000: 230) langkah-langkah dalam proses staffing
meliputi beberapa aspek yaitu :
a. Perencanaan sumber daya manusia
Pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perlu adanya
perencanaan yang terdiri atas; (1) penentuan jabatan yang akan diisi, kemampuan yang
dibutuhkan, serta jumlah yang dibutuhkan, (2) pemahaman pasar tenaga kerja potensial, (3)
pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan. Apabila suatu perusahaan
membutuhkan tenaga kerja baru, maka perusahaan akan mencari orang yang cakap dan
terampil untuk mengisi tugas yang kosong tersebut serta mempunyai motivasi untuk
melaksanakan misi dan tujuan perusahaan tersebut. Perusahaan bisa memperoleh tenaga kerja
tersebut melalui 2 sumber yaitu sumber dari dalam perusahaan (intern) dan sumber dari luar
perusahaan (ekstern), sumber dari dalam perusahaan yaitu dengan menggunakan orang-orang
yang bekerja dalam perusahaan tersebut terutama dalam rangka promosi dan mutasi jabatan,
sedangkan sumber yang berasal dari luar perusahaan seperti dari sekolah-sekolah,
departemen tenaga kerja, iklan, teman pegawai perusahaan, dan lain-lain.

Penarikan tenaga kerja

Rekrutmen karyawan dilakukan untuk menggantikan pekerja lama yang telah berhenti
dikarenakan pensiun, meninggal, mengundurkan diri atau diberhentikan karena suatu
kebijakan tertentu. Pada organisasi fitnes center, penambahan dan rekrutmen jumlah
karyawan/ instruktur juga disesuaikan dengan penambahan jumlah members baru
Penyeleksia tenaga kerja
Seleksi adalah kegiatan untuk mendapatkan tenaga kerja yang paling cakap dan memenuhi
persyaratan jabatan. Dalam proses seleksi ini diadakan penilaian sifat-sifat dan karakteristik
calon pegawai yang diterima, yaitu calo yang memenuhi syarat sebagaimana telah di
tentukan. Dalam rekrutmen karyawan, terjadi tahapa pengumuman pendaftaran, tahapan
pendaftaran sesuai bidang yang dibutuhkan, serangkaian tes/seleksi, dan pengumuman
kelulusan. Para peserta yang lulus seleksi akhir dinyatakan sebagi karyawan baru yang siap
berkontribusi pada organisasi.
Pengenalan dan orientasi organisasi
Orientasi atau masa pengenala pegawai baru perlu diadakan, tetapi bukan dengan melempar
pegawai begitu saja dalam kelompok kerja yang masih asing tanpa ada bimbingan dan
persiapan mental. Calon pegawai baru melalui masa percobaan dan hendaknya dipandang
sebagai salah satu fase dalam proses seleksi. Pada masa percobaan ini atasan dapat menilai
kualitas pegawai baru orientasi pegawai sangat penting terutama bagi perusahaan besar di
mana pimpinan tidak mungkin mengadakan pengawasan langsung. Masa percobaan ini
merupakan proses penerimaan pegawai dari penerimaan sampai diterimanya pegawai tersebut
menjadi pegawai tetap atau secara resmi.
e. Latihan dan pengembangan karyawan
Tenaga kerja perlu dilatih dan dikembangkan agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan
baik. Manfaat dari latihan dan pengembangan adalah untuk mempermudah seseorang
melakukan tugasnya. Dengan adanya latihan dan pengembangan yang baik, perusahaan akan
memperoleh tenaga kerja yang cakap dan terlatih sehingga dapat melakukan pekerjaannya
dengan efisien. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang karyawan tidak mungkin statis, tetapi
harus dinamis serta senantiasa berusaha untuk dapat meningkatkan prestasi dan hasil
karyanya, oleh karena itu keterampilan dan pengetahuan karyawan perlu dikembangkan
melalui “in service training”.
f. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan

Pada dasarnya penilaian pegawai mempunyai manfaat ganda karena dapat digunakan sebagai
alat dalam mengambil keputusan seperti untuk pembayaran upah, gaji, bonus, alat dan
pemberian nasehat kepada pegawai. Penilaiannya sebaiknya dilakukan oleh suatu tim yang
terdiri dari atasan langsung sebagai ketua, psikolog, dan seorang lainnya sebagai anggota.
Penilaian karyawan mengacu pada sistem karier dan hasil prestasi kerja. Pada sistem karier
yang dilihat adalah kecakapan karyawan yang bersangkutan, pengalamannya dalam bekerja,
kesetiaan pada organisasi, pengabdian dari segi lamanya waktu bekerja dan syarat objektif
lainnya.

g. Pemberian balas jasa dan penghargaan

Kompensasi diberikan sebagai balas jasa dan penghargaan kepada karyawan. Kompensasi
yang diberikan perusahaan bisa sebagai alat untuk memotivasi pegawai agar bekerja dengan
lebih baik. Kompensasi merupakan komponen biaya yang besar bagi perusahaan. Hal ini
perlu mendapatkan perhatian agar biaya yang dikeluarkan tidak sia-sia. Pemberian balas jasa
disini meliputi pembayaran insentif/gaji harus adil, layak, tepat waktu sesuai dengan
peraturan yang berlaku, dan memberikan kepuasan kepada semua pihak baik karyawan
maupun atasan atau pimpinan.

Dengan adanya langkah-langkah tersebut, perusahaan mengharapkan bisa memperoleh

tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan dapat bekerja dengan efisien dan
efektif sehingga terjadi peningkatan produktivitas kerja dan sebagai dampak akhirnya
perusahaan mencapai tujuannya.