Penyusunan Personalia Organisasi

Tanpa orang – orang yang ahli, organisasi dan manajemen akan gagal untuk mencapai
tujannya. Sumber daya utama suatu organsasi adalah orang – orang yang memberikan tenaga,
bakat, kreativitas dan usaha mereka pada organsasi. Dalam mencapai tujan organisasi diperlukan
beberapa tugas kepemimpinan yaitu perekrutan, seleksi, pengembangan, dan penggunaan SDM.

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan,

penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan
personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu
pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan
fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan
personalia harus dilakukan oleh manajer.

Proses Penyusunan Personalia

Proses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara

berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu
yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal
dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses
ini mencakup:

1. Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia

organisasi.
2. Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana
sumber daya manusia.
3. Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat
menyesuaikan diri.
5. Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan
kelompok demi efektivitas organisasi.
 6. Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan
- tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja
dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.
8. Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali,
pemecatan, dan pensiun.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi
tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang –
orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk
menyediakan macam dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. Ada 3
bagian perencanaan personalia :

1. Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk
mengisi posisi tersebut.
2. Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.
3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penentuan Kebutuhan Jabatan

Penyusunan personalia organisasi dimulai dari menentukan tujuan dan rencana organisasi,
lalu spesifikasi jabatan. Organisasi memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan selama
periode tertentu, dan juga mempertimbangkan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan
berbagai pekerjaan serta perkiraan jumlah pelamar yang akan ditarik dan kapan mereka
dibutuhkan. Terakhir adalah jenis program pemenuhan kebutuhan.

Penentuan spesifikasi jabatan, dilakukan melalui proses analisa jabatan. Perusahaan

menentukan beberapa syarat, contoh ketrampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, dll.
Hasil dari proses ini disebut deskripsi dan spesifikasi jabatan.
 Deskripsi jabatan adalah pernyataan tertulis yang berisi tugas - tugas, wewenang, tanggung
jawab dan hubungan antar lini (horizontal dan vertikal). Spesifikasi jabatan adalah pernyataan
tertulis yang berisi kualitas minimum karyawan untuk menjalankan suatu jabatan dengan baik.
Bagi pekerjaan - pekerjaan rutin dan tingkatan manajmen rendah, disarankan untuk menyatakan
standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah overqualified.

Langkah selanjutnya adalah menentukan kemana arah organisasi, rencana pelaksanaan,

produk baru yang akan diperkenalkan. Hal tesebut akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan
yang akan direkrut.

Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan, dibutuhkan untuk melaksanakan suatu

pekerjaan. Karena itu hal yang harus dilakukan adalah spesialisasi pekerjaan, ketrampilan jabatan,
karakteristik personalia dan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Untuk menentukan jumlah
personalia saat ini, dilakukan setelah jumlah karyawan dimasa depan telah diketahui dan dapat
melaksanakan tugas yang dibutuhkan untuk keselarasan dengan jumlah personalia keseluruhan.

Selisih antara karyawan keseluruhan dan persediaan sekarang adalah kebutuhan bersih
yang dapat dipenuhi dengan penarikan. Faktor – Faktor lain yang dipertimbangkan adalah
pengalaman, umur, jenis kelamin, terminasi dan transfer harus dilakukan. Manajemen dapat
memulai berbagai jenis progam seleksi karyawan setelah diketahui kebutuhan bersih. Suatu
program kegiaan mencakup semua fungsi – fungsi personalia yang dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan personalia dan tujuan organisasi.

Pengembangan Sumber – sumber Penawaran Personalia

Makin besar dan banyak sumber – sumber penawaran, makin besar kemungkinan
perusahaan menemukan personalia dengan kualitas yang memadai. Manajer – manajer pada
umumnya menadai hal ini , mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang
berbeda.

Ada dua kelompok sumber karyawandapat ditarik umtuk mengisi jabatan tertentu,yaitu
dari dalam dan luar organisasi (gambar 1). Manajer lebih menyukai sumber internal karena dapat
memotivasi personalia sekarang. Tapi perusahaan juga perlu untuk menemukan orang yang tepat
dari sumber eksternal. Banyak perusahaan yang mengkombisai dua unsur tersebut, contoh,
manajemen dapat menarik operator komputer dari dalam yang diberi latihan terlebih dahulu, dan
programmer dari luar.

Eksternal promosi
Lamaran –
lamaran pribadi

Organisasi
buruh

Manajer transfer
Kantor
penempatan personalia
tenaga kerja

Sekolah -
sekolah penataran

Perusahaan
pesaing

Migrasi dan
imigrasi

(gambar 1)

Ada 3 sumber internal yaitu:

 Penataran: para karyawan dilatih untuk melaksanakan pekerjaan lebih baik dari
sekarang sesuai permintaan
 Pemindahan: karyawan dari posisi yang kurang disenangi dalam organisasi
dipindahkan ke posisi lain yang lebih disukainya.
  Promosi: karyawan dari tingkat yang lebih rendah dipindahkan ke tempat yng lebih
tinggi.

Banyak perusahaan yang menggunakan karyawan paruh waktu. Metode ini berguna untuk
pekerjaan klerikal, keamanan, dan pemeliharaan, karyawan dengan keahlian khusus dapat ditarik
saat diperlukan.

Penarikan dan Seleksi Karyawan

Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan
karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon
karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial
yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan
yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda
dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang
menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan
tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga
pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk
melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan
kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi
pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi
dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit.
Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di
masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling
tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang
sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.
Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat
jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:

1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi
8. Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang berpengaruh terhadap prestasi karyawan, diantaranya adalah:
1. Latar belakang pribadi (pendidikan dan pengalaman kerja sebagai pembuktian seseorang
pada masa lalu)
2. Berkat dan minat (memperkirakan minat dan kapasitas seseorang)
3. Sikap dan kebutuhan (memeperkirakan tanggung jawab dan wewenang)
4. Kemampuan- kemampuan analitis dan manipulatif (mempelajari kemampuan pemikiran
dan penganalaisaan)
5. Ketrampilan dan kemampuan teknik (menilai kemampuan dalam pelaksanaan teknik
pekerjaan)
6. Kesehatan, tenaga dan stamina (melihat kondisi fisik seseorang dalam pelaksanaan
pekerjaan)

Orientasi Karyawan Baru

Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan adaptasi karyawan baru terhadap
organisasi. Proses tersebut merupakan proses yang penting karena pekerjaan baru itu sulit dan
penyebab frustasi bagi karyawan baru1 Mungkin karyawan tersebut memenuhi syarat, tapi situasi
baru itu berbeda dan asing ,proses orientasi yang buruk dapat menghilangkan atensi. Sekitar
separuuh perputaran tenaga kerja terjadi selama periode pembayaran pertama.
Proses orientasi perlu dilakukan dengan hati – hati. Proses ini bias juga merupakan
pengenalan sederhana terhadap karyawan lama, dan juga proses yang panjang karena berisi
informasi mengenai kebijakan personalia, prosedur kerja, sejarah dan sifat perusahaan, serta
manfaat yang diperoleh karyawan baru. Kepuasan penyelia dan karyawan lama digunakan untuk
mengukur keberhasilan proses orientasi. Jika tahap seleksi tidak salah menyeleksi, proses orientasi
tidak akan banyak menghadapi masalah.

Latihan dan Pengembangan Karyawan

Karyawan baru biasanya telah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Hal
itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah kemampuan dan
kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang sekarang untuk membuat
karyawan lebih produktif.

Latihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk
mencapai tujuan. Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan – ketrampilan
dan teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan kemampuan,
sikap dan sifat kepribadian. Pengembangan dapat terjadi secara formal atau informal.

Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau organisasi. Akibat dari
pertumbuhan dan perkembangan organisasi adalah organisasi harus mengeluarkan biaya
pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’ yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan
yang buruk, keluhan dan rotasi karyawan.

Hasil dari pengembangan adalah meningkatka kepuasan kerja karyawan, karyawan

menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi masyarakat dan rekan kerja.

1
O.C Brenner dan J. Tomkiewicz, “Job Orientation and Females: Are sex Differences Declining? , Personal
Psychology no.32, Winter 1979, hlm. 741-751.
Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar karena belajar adalah suatu proses seumur hidup.
Maka, pengembangan karyawan harus dinamis dan berkesinambungan.

Metoda – Metoda Latihan dan Pengembangan

Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan konsep ‘on the job’ dan ‘off the job’.

 Metoda ‘on the job’ (yang biasa digunakan)

1. Coaching (atasan memberi arahan pada bawahan dalam pekerjaan rutin mereka)
2. Planned progression (pemindahan karyawan dalam saluran yang ditentukan melalui
tingkatan organisasi yang berbeda)
3. Rotasi jabatan ( pemindahan karyawan melalui jabatan - jabatan yang bervariasi)
4. Penugasan sementara (bawahan ditetapkan pada posisi manajemen tertentu dengan
jangka waktu yang ditetapkan)
5. Sistem penilaian prestasi formal

Banyak perusahaan besar memperoleh manfaat dengan program pengembangan ‘on the
job’. Adapun pengembangan ‘off the job’ dilakukan dengan cara:

1. Program – program pengembangan ekslusif (para manajer berpartisipasi dalam

program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan
metode pengajaran lainnya)
2. Latihan laboratorium (seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain,
lingkungan, dsb.)
3. Pengembangan organisasi (mengutamakan tentang perubahan, pertumbuhan dan
pengembangan total organisasi)

Pemberian Kompensasi Pada Karyawan

Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang
dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan dating. Hal ini adalah
masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para
karyawan.
 Upah merupakan suatu nilai ukuran di antara para karyawan, keluarga dan masyarakat .
Tingkat pendapatan karyawan akan menetukan skala kehidupan dan pendapatan relatif
menunjukkan status, martabat dan harga dirinya.

Jumlah pembayaran pada karyawan dalam bentuk pengupahan dan semacamnya

merupakan komponen biaya yang paling besar dan penting. Pendapatan karyawan adalah bagian
terbesar dari daya beli yang dipakai untuk membeli barang dan jasa hasil produksi perusahaan.

Prinsip keadilan berlaku dalam pemberian kompensasi, karyawan biasanya menilai

keadilan dengan membandingkan miliknya dengan rekan yang lain. Adil atau tidak tergantung
pada cara pandang mereka terhadap nominal, sebagian besar ketidakpuasan disebabkan adanya
‘gap’ pembayaran di antara jabatan dan individu.

Umumnya karyawan menerima perbedaan yang berdasarkan tanggung jawab,

pengetahuan, kemampuan, produktivitas, atau kegiatan manajerial. Perbedaan upah yang dilarang
hukum antara lain, perbedaan ras, etnis, jenis kelamin, dll.

Penetuan Kompensasi

Tiga faktor penentu praktek mnajemen dan kebijaksanaan :

1. Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak
berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai
upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang
lebih dapat mereka terima)
2. Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi
tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas
karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan)
3. Perayaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat
terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondidi
permintaan dan penawaran SDM dan pesaing)
Bentuk – bentuk Pembayaran

Banyak cara untuk menggaji karyawan berdasarkan jam kerja, contoh, (pada akhir minggu,
ini disebut upah harian), ada juga karyawan yang dibayar setiap minggu, bulan atau tahun. Untuk
bagian produksi dan pemasaran dapat juga berupa upah insentif atau pembagian laba, dimana
karyawan menerima beberapa persen dari keuntungan perusahaan.

Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan

Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberi kondisi kerja yang lebih sehat dan aman,
terutama bagi perusahaan yang mempunyai resiko kerja tinggi. Dapat berupa program penyediaan
tenaga medis, klinik, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman, atau penyediaan alat – alat
keamanan.

1. Pembandingan terhadap buku / teori lain

Menurut Musanif, rekrutment adalah : Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai

yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat
untuk job description dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi
untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka.

Sedangkan perbedaan pada buku ini adalah pada penjelasan Musanif tidak
mencantumkan karyawan potensial, berarti tidak ada perbedaan antara calon yang mempunyai
potensi atau tidak mereka hanya mementingkan pada pemenuhan jabatan yang lowong.

Menurut Komaruddin Hidayat, seleksi adalah pemilihan terhadap orang-orang, suatu

proses untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan seseorang untuk melaksanakan
pekerjaanya. Komarudin menilai seleksi adalah sebuah proses untuk menilai probabilitas berhasil
atau gagalnya seseorang, sedangkan Hani Handoko menganggapnya sebagai usaha untuk
memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi,
termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.
Menurut Manginar Manullang 2

Seleksi adalah memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat dan mempunyai kualifikasi
sebagaimana tercantum di dalam deskripsi pekerjaan. Mungkin teori yang dikemukakan oleh Hani
Handoko lebih mirip oleh pengertian yang dikemukakan oleh Manullang karena mereka
menganggapnya sebagai “memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat….” Untuk
menambahkan, ada 3 tujuan umum seleksi:

1. Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.

2. Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang
dipangkunya.
3. Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang
tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.

Metode – metode yang digunakan untuk menarik personalia Hani Handoko berdasarkan
pada pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,
penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh
dan penggunaan komputer. Tapi menurut Manullang, dasar penyeleksian adalah:

1. Keahlian, meliputi teknikal skill, human skill, dan konseptual skill.

2. pengalaman kerja.
3. Umur.
4. Jenis kelamin.
5. Keadaan fisik.
6. Penampilan dan karakter
7. Bakat dan temperamen

Abraham Sperling mengemukakan bahwa motivasi itu didefinisikan sebagai suatu

kecenderungan untuk beraktivitas, mulai dari dorongan dalam diri (drive) dan diakhiri dengan
penyesuaian diri.

2
Drs. Manginar Manullang, Dasar Dasar Management, Jogjakarta: Gajah Mada University Press, 2001.
Teori Goal Setting dari Edwin Locke

Daripada memberi tugas yang samar – samar pada karyawan, tugas yang khusus dan berat,
membantu dalam menerima pencapaian lebih cepat. Semakin tinggi tingkat kesuksesan, orientasi
tujuan akan menghindarkan kesalahpahaman dalam kerja karyawan. Teori goal setting ini
menyatakan bahwa ketika tujuan diatur sedemikian rupa sehingga melebihi standar karyawan
dapat termotivasi dan bekerja leih baik dan hasilnya. Hal ini memutar balikkan konsep “Self-
efficacy”, contoh: keyakinan pribadi bahwa suatu individu dapat mengerjakan suatu pekerjan yang
sulit.

Teori Evaluasi Kesadaran

Sesuai teori ini pergeseran dari eksternal ke internal imbalan yang berakibat motivasi.
Mereka percaya bahwa bahkan setelah penghentian rangsangan eksternal, stimulus internal
bertahan. Hal ini berkaitan dengan struktur gaji dalam organisasi. Dalam rangka memperlakukan
faktor - faktor eksternal seperti gaji, insentif, promosi, dll. dan faktor-faktor internal seperti
kepentingan, kemauan, tanggung jawab, dll. Secara terpisah, mereka harus diperlakukan sebagai
kontemporer satu sama lain. Bahkan ketika motivator eksternal tidak ada motivasi internal terus
berlanjut.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa tidak ada motivasi jika
tidak ada kebutuhan dan kepuasan serta ketidakseimbangan. Rangsangan terhadap hal termaksud
akan menumbuhkan tingkat motivasi, dan motivasi yang telah tumbuh akan merupakan dorongan
untuk mencapai tujuan pemenuhan kebutuhan atau pencapaian keseimbangan. Suatu kebutuhan
merupakan suatu dorongan dalam diri pegawai yang perlu dipenuhi agar pegawai tersebut dapat
menyelesaikan tugas yang diberikan, sedangkan motivasi adalah kondisi yang menggerakkan
pegawai agar mampu mencapai tujuan dari kebutuhannya.