Pengarahan dan Perencanaan Personalia Organisasi

Disusun oleh :

NIM :

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Diponegoro

Semarang
 A. Proses Penyusunan Organisasi

     Tanpa orang-orang yang ahli, organisasi dan manajemen akan gagal untuk mencapai
tujannya. Sumber daya utama suatu organsasi adalah orang-orang yang memberikan tenaga,
bakat, kreatifitas dan usaha mereka pada organisasi.Dalam mencapai tujuan organisasi
diperlukan beberapa tugas kepemimpinan yaitu perekrutan, seleksi, pengembangan, dan
penggunaan SDM.

       Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan   denganperekrutan,

penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan-kegiatan penyusunan
personalia berhubungan dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu
pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan
fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi
penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer. (dalam Raymond Kharisma,2016)
a.Proses penyusunan personalia organisasi Proses penyusunan personalia (staffing process)
dapat dipandang sebagai rangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk
menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam
posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Yang dimaksud dengan proses penyusunan
personalia itu sendiri adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk
memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat.
Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu pertama,lingkungan
eksternal Yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak
langsung mempengaruhinya, dan kedua,lingkungan internal , yang terdiri dari unsur-unsur
didalam organisasi. Langkah-langkah proses ini mencakup:
1. Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan
personalia organisasi.
2. Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon-calon yang sesuai dengan rencana
sumber daya manusia.
3. Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat
menyesuaikan diri.
 5. Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu
dan kelompok demi efektivitas organisasi.
6. Penilaian pelaksanaan kerja : memvandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan
tujuan-tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan
kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.
8. Perencanaan dan Pengembangan karir : men cakup promosi, demosi,penugasan
kembali, pemecatan, dan pensiun. (dalam Raymond Kharisma,2016)
    Perencanaan personalia mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan
tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pecapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian
perencanaan personalia:
1. penetuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan
untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang
dibutuhkan
2. pemahaman pasar tenaga kerja di mana karyawan potensial ada; dan
3. pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

B. Perencanaan Sumber Daya Manusia

      Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning) adalah peramalan akan
kebutuhan sumber daya manusia dan perhitungan kesesuaian antara individu-individu dan
lowongan yang diharapkan. Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang-orang yang mereka
butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan
dimana menemukan orang-orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia
termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan jumlah
karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. Ada 3 bagian perencanaan
personalia :
1. Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk
mengisi posisi tersebut.
2. Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.
3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan
 C. Penentuaan dan Pengembangan Personalia

Penyusun personalia organisasi dimulai dengan :

1. Penentuan tujuan dan rencana organisasi.

2. Penentuan spesifikasi jabatan ( job specification ) jenis-jenis jabatan dan keterampilan

yang dibutuhkan.

3. Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang.

4. Persediaan karyawan untuk melaksakan berbagai kegiatan

Akhirnya, berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan-kebutuhan di tetapkan

diantaranya yaitu.
 Penentuaan spesifikasi  jabatan
 Penentuan tujuaan dan rencana
 Penentuaan kebutuhan personalia
 Penentuaan jumlah personalia
 Penetapan program kegiatan( T. Hani Handoko,1984)

Pengembangan Sumber-sumber Penawaran personalia

            Pada umunya,semakin besar dan banyak sumber-sumber penawaran, semakin besar
kemungkinan bagi perusahaan untuk menemukan  personalia dengan kualitas yang
dibutuhkan. Sebagian besar manajer-manajer efektif yang menyadari hal ini,
mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. ( T. Hani
Handoko,1984)

Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi
manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan
yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu
posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efesien dari luar organisasi( T. Hani
Handoko,1984)
 https://www.slideshare.net/banditznero/kuliah-10-penyusunan-personalia-organisasi

Ada dua sumber penawaran personalia :

1. Internal (dari dalam) :

a. Penataran (upgrading), di mana para karyawan yang memegang posisi sekarang

dididik, dilatih, atau dikembangkan untuk melaksanakan pekerjaan lebih baik sesuai
permintaan keadaan tertentu.
b. Pemindahan (transferring), karyawan dari posisi yang kurang disenangi dalam
organisasi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhannya.
c. Pengangkatan (promoting), karyawan dari tingkat jabatan lebih rendah ke tingkat
jabatan yang lebih tinggi.

2. Eksternal (dari luar) :

a. Lamaran-lamaran pribadi,
b. Organisasi karyawan,
c. Kantor-kantor penempatan tenaga kerja,
d. Sekolah-sekolah,
e. Para pesaing,
f. Serta migrasi dan imigrasi.

( T. Hani Handoko,1984)
 D. Penarikan dan Seleksi Karyawan

Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah

penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi
para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

Penarikan Personalia (Rekruitmen) berhubungan derngan pencarian dan penarikan

sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi,
termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik
personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer
pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode
yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari
karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan
tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer. ( T. Hani Handoko,1984)

Seleksi Personalia .Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa

kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak
sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan
secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu
yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian
yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang
telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler)
adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan
karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur
seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang
tersedia. ( T. Hani Handoko,1984)

Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:

1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi
8. Orientasi jabatan.
( T. Hani Handoko,1984)

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain
mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi adalah tidak mungkin untuk
menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Beberapa
faktor tersebut adalah :

1.      Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk
menunjukkan apa yang telah dilakukan seseorang di waktu yang lalu.

2.      Bakat dan minat (aptitude and interest), untuk memperkirakan minat dan
kapasitas/kemampuan seseorang.

3.      Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs), untuk meramalkan tanggung jawab dan
wewenang seseorang.

4.      Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulative, untuk mempelajari kemampuan

pemikiran dan penganalisaan.

5.      Keterampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan
aspek-aspek teknik pekerjaan.

6.      Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam
pelaksanaan pekerjaan. ( T. Hani Handoko,1984)

E. Orientasi Karyawan Baru, Latihan, dan Pengembangan

Karyawan

Orientasi adalah pengenalan dan adaptasi terhadap suatu situasi atau lingkungan.
Dimaksud orientasi disini adalah pengembangan dan pelatihan awal bagi para karyawan baru
yang memberi mereka informasi bagi perusahaan, pekerjaan, maupun kelompok
kerja.   Pengenalan dan orientasi perlu diprogamkan karena adanya sejumlah aspek khas yang
muncul pada saat seseorang memasuki lingkungan kerja yang baru.
 Materi-materi yang diberikan pada masa orientasi kepada para SDM/ Karyawan baru
meliputi :
 Profil organisasi termasuk didalamnya sejarah berdirinya perusahaan, visi dan misi yang
ingin dicapai perusahaan, struktur organisasi perusahaan berikut para pemangku jabatan pada
seluruh departemen yang perlu diketahui.
 Peraturan-peraturan dan berbagai kebijakan perusahaan dalam hubungannya dengan hak dan
kewajiban karyawan.
 Berbagai fasilitas yang mungkin dapat digunakan atau tidak boleh digunakan oleh karyawan.
 Pengenalan kondisi lingkungan kerja dimana karyawan tersebut akan berja seperti siapa yang
menjadi atasanlangsung,atasan tidak langsung, rekan kerja, bawahan, kondisi ruangan kerja, dan
fasilitasnya.
 Pengenalan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh SDM yang bersangkutan sesuai dengan
job description.

Pelatihan adalah aktifitas yang dirancang untuk memberi para pembelajar pengetahuan dan
keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka saat ini. Pelatihan dimaksudkan untuk
memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, rutin dan
terinci. Serta menyiapkan karyawan untuk melakukan pekerjaan sekarang.
Tujuan diadakan pelatihan yang diselenggarakan organisasi/perusahaan terhadap SDM karena
,menginginkan adanya perubahan dalam prestasi kerja SDM sehingga dapat sesuai dengan tujuan
perusahaan. Jadi sebelum melakukan pelatihan akan dijelaskan terlebih dahulu tujuan perusahaan
tersebut.

Dan jika diuraikan tujuan dari pelatihan sebagai berikut :

•              Memperbaiki kinerja.
•              Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi.
•              Membantu memecahkan masalah operasional.
•              Mempersiapkan karyawan untuk promosi.
•              Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi.
•              Memenuhi kebutuhan-kebutuhan pertumbuhan pribadi.
•              Meningkatkan kuantitas dan kualitas kerja.
•              Mencapai standar kinerja yang dapat diterima.
•              Menciptakan sikap, loyalitas,  dan kerjasama yang lebih menguntungkan.
•              Memenuhi kebutuhan perencanaan SDM.
•              Mengurangi jumlah dan biaya kecelakan kerja.
•              Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka.

F. Pemberian Kompensasi, Bentuk Pembayaran, Penelitian dan

Kesehatan Keamanan

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial

sebagaibalas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk
pelaksanaankegiatan di waktu yang akan datang.

Penentuan Kompensasi
1.    Kesediaan  membayar.
2.    Kemampuan  membayar.
3.    Persyaratan-persyaratan pembayaran.Pemeliharaan Kesehatan Dan Keamanan

Bidang manajemen yang semakin penting adalah pemeliharaan kesehatan dan

keamanankaryawan. Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan,
kondisikerja yang kebih sehat dan lebih aman serta menjadi lebih bertanggung jawab atas
kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan-perusahaan yang mengalami
tingkatkecelakaan yang tinggi. Program ini dapat dilakukan dengan penyediaan dokter dan
klinikkesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman,
pelaksanaankegiatan-kegiatan pencegahan, ataupun penyediaan alat-alat pengamanan.
Daftar Pustaka

Handoko,T.Hani.1984.Manajemen Edisi 2.Yogyakarta:BPFE.

James A.F. Stoner. Manajemen Jilid 1. Penerbit Erlangga.

https://www.slideshare.net/banditznero/kuliah-10-penyusunan-personalia-organisasi

http://dediterbaru.blogspot.com/2013/11/orientasi-pelatihan-dan-pengembangan.html