Penyusunan Personalia Organisasi

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal,

mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota
organisasi , agar tujuan organisasian dapat dicapai dengan efisien. Pengorganisasian sangat
berhubungan erat dengan penyusunan personalia dimana sebuah organisasi yang baik adalah
organisasi yang mampu mencapai tujuan secara optimal dengan menempatkan orang-orang yang
kompeten dibidangnya masing-masing. Istilah lain yang sering di gunakan adalah “the right man
in the right place”.

Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan
pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan – kegiatan kerja suatu
organisasi agar kegiatan – kegiatan sejenis yang saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.
Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi,dan tampak atau ditunjukkan oleh
suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu
dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang
terbatas. Kedu a aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisaasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana induvidu-individu tidak
dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara
kooperatif dan di koordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada di lakukan perseorangan.
Konsep ini disebut sinergi. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian
kerja(difision of labor) yang memungkinkan sinergi terjadi.

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan

perekrutan, penempatan,lahan dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan
penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan,motivasi, dan
 komunikasi. Proses penyusunan personalia adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan secara
berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu
yang tepat.
Adapun langkah – langkah dalam proses penyusunan personalia adalah;

1. Perencanaan sumber daya manusia,yang di rancang untuk menjamin kesejahteraan dan

pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.

2. Penarikan,yang berhubungann dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana

sumber daya manusia.

3. Seleksi , mencakup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.

4. Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih yang
menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.

5. Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan
kelompok untuk mendorong efektifitas dalam organisasi.

6. Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja

perseorangan dan standard-standard atau tujuan-tujuan yang di kembangkan bagi posisi tersebut.

7. Pemberian balas jasa dan penghargaan , yang sediakan bagi karyawan sebagai kompensasi
pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang

8. Perencaan dan pengembangan karir, yang mencakup tranfer (promosi,demosi,lateral),penugasan

kembali,pemecatan,pemberhentian atau pensiun.

Proses penyusunan personalia ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu:

1. Lingkungan eksternal, yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak
langsung mempengaruhi organisasi.
2. Lingkungan internal, yaitu semua faktor di dalam organisasi.

Berikut ini merupakan gambar dari proses penyusunan personalia secara lengkap:

Dan dibawah ini merupakan gambaran proses penyusunan personalia secara umum dan ringkas:

Berikut ini merupakan penjelasan dari masing-masing proses penyusunan personalia

tersebut,yaitu:

1. Perencanaan sumber daya manusia.

 Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan

serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan

lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-

kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Perencanaan sumber

daya manusia itu sendiri diperlukan dalam pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi

posisi tertentu, maka diperlukan adanya perencanaan yang terdiri atas:

a) Penentuan jabatan yang harus diisi.

Penentuan spesifikasi jabatan yang harus diisi berasal dari hasil proses analisa jabatan

(job analysis) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai,

tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta

hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan

juga akan menghasilkan deskripsi jabatan (job description), yaitu hasil pernyataan tertulis

dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.

b) Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial ada.

c) Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja.

2. Penarikan personalia yang dibutuhkan.

Berikut adalah metode yang digunakan untuk penarikan personalia:

• Pengiklanan

• Leasing (tenaga honorer)

• Employee referrals (rekomendasi)

• Penggunaan computer

• Penarikan lewat lembaga pendidikan

 • Kantor penempatan tenaga kerja

• Serikat buruh

• Nepotisme

• Open House

3.Seleksi,

Yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari

lamaran yang masuk. Tujuannya adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi

syarat dan mempunyai kualifikasi sebagaimana tercantum dalam diskripsi jabatan, agar dapat

menempatkan oarng yang tepat pada tempatnya. Langkah-langkah Prosedur seleksi adalah:

a Wawancara pendahuluan

b Pengumpulan data pribadi

c. Pengujian / Testing

d Wawancara lebih mendalam

e. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi

f. Pemeriksaan kesehatan

g. Keputusan pribadi

h. Orientasi jabatan

4.Pengenalan dan orientasi organisasi.

Setelah proses penyeleksian telah selesai lalu menunjukkan penempatan tenaga kerja

dengan memperkenalkan organisasi dengan melalui berbagai bentuk orientasi. Proses ini
 adalah pengenalan pada organisasi dan karyawan yang ada, pemberian informasi tentang

kebijakan organisasi seperti kondisi kerja, system kompensasi, jaminan yang ada, prosedur

kerja serta tugas dan tanggung jawab.

5.Latihan dan pengembangan karyawan.

Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik

pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedangkan pengembangan (development)

lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian

serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

6. Penilaian pelaksanaan pekerjaan, adalah proses dimana suatu organisasi mengevaluasi atau

menilai prestasi kerja karyawan.

7. Pemberian balas jasa atau kompensasi, dan penghargaan.

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran financial sebagai

balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk melaksanakan

kegiatan di waktu yang akan dating. Ada 3 penentuan kompensasi, yaitu:

• Kesediaan membayar, sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada organisasi atau

perusahaan.

• Kemampuan membayar, yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan

yang tidak terlepas dari produktivitas karyawan.

 • Persyaratan-persyaratan pembayaran, yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan

pemerintah, serika pekerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dan para pesaing.

Pembayaran kompensasi dapat dibayarkan dalam beberapa bentuk, yaitu:

- Upah harian

- Gaji tetap

- Upah insentif

- Rencana pembagian laba

8. Perencanaan dan pengembangan karier.

Mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun. Promosi yaitu

kenaikan jabatan dan tanggung jawab yang lebih besar pada seorang pegawai dengan disertai

kenaikan balas jasa, dengan tujuan untuk mengisi jabatan yang kosng dan memotivasi

pegawai agar mampu meningkatkan prestasinya. Demosi adalah penurunan jabatan karena

seseorang tersebut tidak mampu dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankan

kepadanya tanpa mengurangi balas jasa yang pernah diterimanya.

METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan diadakannya latihan dan pengembangan untuk karyawan ini adalah:

a) Agar terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan karena adanya

pendelegasian wewenang.

b) Agar karyawan mampu bekerja lebih efisien

c) Pengawasan menjadi lebih sedikit

d) Karyawan menjadi Lebih cepat berkembang

e) Meningkatkan stabilitas karyawan dan penurunan turn over

Metode dasar dalam pengembangan karyawan adalah:

• Latihan (training)

• Pendidikan (education)

Metode latihan bagi karyawan non manajerial dan manajerial:

• Metode On The Job (didalam pekerjaan)

a.Coaching, dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan

dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.

b Planned Progression, yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang telah ditentukan

melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.

c Penugasan Sementara, dimana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk

jangka waktu tertentu.

d.Rotasi Jabatan, pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang berbeda-beda.

e.Sistem Penilaian Prestasi Formal.

• Metode Off The Job (diluar pekerjaan)

a. Program Pengembangan Eksekutif, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-

program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode

pengajaran lainnya.

b.Latihan Laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain,

lingkungan dan sebagainya.

c.Pengembangan Organisasi, menekankan pada perubahan, pertumbuhan dan pengembangan

organisasi secara menyeluruh

Motivasi

Motivasi adalah keseluruhan proses pemberian motivasi bekerja kepada bawahan

sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi
dengan efisien dan ekonomis (Siagian, 1994:128). Menurut George R. Terry, motivasi adalah
keinginan yang terdapat pada seorang individu yang merangsangnya melakukan tindakan.[1]
Selanjutnya menurut Greenberg dan Baron (1993:114) adalah suatu proses yang mendorong,
mengarahkan dan memelihara perilaku manusia kearah pencapaian tujuan.[2]
Berdasarkan beberapa pengertian diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa motivasi
adalah suatu proses seorang individu dalam berperilaku sedemikian rupa sehingga mau bekerja
atau bertindak demi tercapainya tujuan organisasi.
Motivasi organisasi adalah suatu keahlian , dalam mengarahkan pegawai dan organisasi
agar mau bekerja. Berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, manusia akan termotivasi oleh
kebutuhan yang dimilikinya. Pendapat ini sejalan dengan Robin yang mengemukakan bahwa
motivasi organisasi adalah kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi untuk tujuan
organisasi yang di kondisikan oleh kemampuan upaya itu dalam memenuhi beberapa kebutuhan
individual.[3] Motivasi ini dapat pula dikatakan sebagai energi untuk membangkitkan dorongan
dalam diri. Terkait dengan motivasi organisasi lima fungsi utama manajemen adalah planning,
organizing, staffing, leading, dan controlling, Pada pelaksanaanya, setelah rencana dibuat,
organisasi dibentuk, dan disusun personalianya , langkah berikutnya adalah menugaskan atau
mengarahkan anggota menuju ke arah tujuan yang telah di tentukan . Fungsi pengarahan ini
secara sederhana membuat anggota melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang diinginkan dan
harus mereka lakukan. Memotivasi organisasi merupakan kegiatan kepemimpinan yang termasuk
di dalam fungsi ini. Kemampuan ketua organisasi untuk memotivasi anggotanya akan sangat
menentukan efektifitas ketua. Ketua harus dapat memotivasi para anggotanya agar pelaksanaan
kegiatan dan kepuasan kerja mereka meningkat. Jika ketua membiarkan anggotanya berjalan
tanpa motivasi, maka bisa di pastikan kinerja organisasi yang memburuk , menemukan
kegagalan program kerja bahkan terancam bubar. Menurut Atkinson, suatu organisme (dalam
diri manusia dan hewan) yang dimotvasi akan terjuan ke dalam suatu aktivitas secara lebih giat
dan lebih efisien daripada yang tidak di motivasi. Motivasi organisasi sebisa mungkin
memahami masalah anggotanya , sehingga bisa memecahkan masalah secara formal maupun
informal . Baik secara organisatoris maupun pendekatan secara personal. Sebagai pimpinan
organisasi , sebisa mungkin memahami masalah anggotanya sehingga bisa memecahkan masalah
secara bersama. Peran evaluasi sangat penting dalam hal ini. Sehingga tidak ada anggota yang
merasa terpaksa menjalankan roda organisasi. Apalagi jika organisasi bersifat sukarela, alias
tidak ada upah kerja untuk anggotanya.
Proses motivasi terdiri beberapa tahapan proses (Indriyo Gitosudarmo, 1997) sebagai
berikut:
1) Apabila dalam diri manusia itu timbul suatu kebutuhan tertentu dan kebutuhan tersebut belum
terpenuhi maka akan menyebabkan lahirnya dorongan untuk berusaha melakukan kegiatan.
2) Apabila kebutuhan belum terpenuhi maka seseorang kemudian akan mencari jalan bagaimana
caranya untuk memenuhi keinginannya
3) Untuk mencapai tujuan prestasi yang diharapkan maka seseorang harus didukung oleh
kemampuan, keterampilan maupun pengalaman dalam memenuhi segala kebutuhannya.
4) Melakukan evaluasi prestasi secara formal tentang keberhasilan dalam mencapai tujuan yang
dilakukan secara bertahap
5) Seseorang akan bekerja lebih baik apabila mereka merasa bahwa apa yang mereka lakukan
dihargai dan diberikan suatu imbalan atau ganjaran
6) Dari gaji atau imbalan yang diterima kemudian seseorang tersebut dapat mempertimbangkan
seberapa besar kebutuhan yang bisa terpenuhi dari gaji atau imbalan yang mereka terima.
Motivasi sebagai proses psikologis dalam diri seseorang akan dipengaruhi oleh beberapa
faktor. Faktor-faktor tersebut dapat dibedakan atas faktor intern dan ekstern yang berasal dari
karyawan.
1. Faktor Internal
Faktor Intern yang dapat mempengaruhi pemberian motivasi pada seseorang antara lain:
a. Keinginan untuk dapat hidup;
b. Keinginan untuk dapat memiliki;
 c. Keinginan untuk memperoleh penghargaan;
d. Keinginan untuk memperoleh pengakuan;
e. Keinginan untuk berkuasa.
Faktor eksternal juga tidak kalah peranannya dalam melemahkan motivasi kerja
seseorang.
2. Faktor-faktor ekstern itu adalah:
a. Kondisi lingkungan kerja;
b. Kompensasi yang memadai;
c. Supervise yang baik;
d. Adanya jaminan pekerjaan;
e. Status dan tanggung jawab;
f. Peraturan yang fleksibel.
Teori motivasi dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu teori kepuasan (content
theory) dan teori proses (process theory).
1. Teori Motivasi Kepuasan (Content Theory)
Pada dasarnya Teori ini lebih didekatkan pada factor – factor kebutuhan dan kepuasan
individu yang menyebabkannya bertindak dan berperilaku dengan cara tertentu.[3] Pada
teori kepuasan ini didukung juga oleh para pakar diantaranya:
1) Teori Hirarki Kebutuhan (A. Maslow)
2) Teori Tiga Motif Sosial (D. McClelland)
3) Teori Dua Faktor (Frederick Herzberg)
4) Teori E-R-G (Clayton Alderfer)

2. Teori Motivasi proses (process theory)

Teori ini berusaha agar setiap pekerja giat sesuai dengan harapan organisasi
perusahaan. Daya penggeraknya adalah harapan akan diperoleh si pekerja. Dalam hal ini
teori motivasi proses yang dikenal seperti :
1) Teori Harapan (Expectancy Theory), komponennya adalah: Harapan, Nilai (Value), dan
Pertautan (Instrumentality). Tokoh dalam teori ini adalah Victor Vroom.
 2) Teori Keadilan (Equity Theory), hal ini didasarkan tindakan keadilan diseluruh lapisan
serta obyektif di dalam lingkungan perusahaannya. Tokoh dalam teori ini adalah S.
Adams.
3) Teori Pengukuhan (Reinfocement Theory), hal ini didasarkan pada hubungan sebab-
akibat dari pelaku dengan pemberian kompensasi. Tokoh dalam teori ini adalah B.F.
Skinne

DAFTAR PUSTAKA

http://dillahexclusive.blogspot.com/2010/12/proses-penyusunan-personalia.html

http://d1203.wordpress.com/2011/10/15/perencanaan-sumber-daya-manusia/

http://blapah-coklat.blogspot.com/2010/02/latihan-dan-pengembangan.html

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/12/penyusunan-personalia-4/

http://muhammadkhadapi.blogspot.com/2010/12/pemberian-kompensasi-kepada-

karyawan.html

Handoko T.Hani,manajemen,edisi 2,BPFE-Yogyakarta

Penanya

1.qanita = bagaimana cara menilai motivasi formal?

2.anggun= berikan contoh dari teknik-teknik pelaksanaan?

3.siska= jelaskan teori porter lawyer?

4.ardhiana = jelaskan mengenai faktor-faktor pemuas kebutuhan?

5.ahmad cholik=jelaskan megenai metode latihan dan pengembangan?