MANAJEMEN UNIT KERJA

(MUK) II

“ PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

UNIT KERJA RMIK ”

Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen adalah : Proses merencanakan, mengorganisisr, mengatur,
mengarahkan dan mengendalikan atau mengawasi pengadaan,
pengembangan, kompensasi, penyatuan, perawatan/pemeliharaan serta
pelepasan SDM untuk mencapai tujuan akhir organisasi.

Fungsi manajemen atau management functions terdiri atas beberapa fungsi,

yakni:

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah : menetapkan tujuan kegiatan/program yang akan

dijalankan dan mengembangkan aturan dan prosedur yang akan
diterapkan serta meramalkan peristiwa yang akan terjadi dimasa depan.

Proses perencanaan berperan penting dalam menentukan program yang

maksimal dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan, karena
segala kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi harus melalui proses
perencanaan. Fungsi dari proses ini adalah untuk membantu pimpinan
organisasi mengetahui informasi lengkap dan saran dari para pegawainya.
(Disesuaikan dengan visi dan misi organisasi/perusahaan)

Dalam proses perencanaan hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipahami oleh
SDM yang terlibat dalam kegiatan organisasi adalah :

 Apa yang akan dilakukan

 Siapa yang melakukan
  Kapan dan dimana dilakukan 

2. Pengorganisasian (Organization)

Pengorganisasain adalah : memberikan tugas khusus kepada bawahan,

membentuk subbagian kerja, mendelegasikan wewenang dan
mengkoordinasikan kerja bawahan.

Setelah perencanaan selesai dan diperoleh beberapa keputusan, maka dibentuk

organisasi untuk bisa menjalankan keputusan yang telah disepakati. Proses
pengorganisasian adalah membentuk organisasi, kemudian membaginya ke
dalam unit-unit yang sesuai dengan fungsi yang berbeda pada masing-masing
unitnya, namun memiliki tujuan yang sama.

Pada proses pengorganisasian, dirancang hubungan antara pekerjaan atau

jabatan, pegawai sebagai SDM organisasi, dan struktur organisasi yang akan
menunjukkan dengan jelas bagaimana hubungan antar unitnya.
 3. Pengarahan

Setelah ada rencana dan struktur organisasi yang jelas, maka selanjutnya
dibutuhkan pengarahan atau motivasi, gerakan, perintah. Dalam Pengarahan
manajer memberi petunjuk dan mengajak para pegawainya agar secara sadar
mau melaksanakan pekerjaan sesuai ketentuan organisasi. Fungsinya adalah
untuk mengarahkan semua sumber daya manusia yang ada di organisasi agar
mau bekerja secara baik dan efektif, serta secara sukarela tanpa merasa dipaksa
sehingga akan muncul kerja sama tim (tim work) yang baik dalam organisasi.

4. Pengendalian/Pengawasan (Controlling)

Fungsi terakhir dalam manajemen sumber daya manusia adalah pengendalian.

Di sini mulai dilakukan pengawasan atas tindakan pegawai untuk kemudian
dibandingkan dengan rencana yang telah terbentuk. Pengendalian adalah
menetapkan standar dan melakukan pengecekan untuk melihat bagaimana
perbandingan antara kinerja SDM dalam rutinitasnya dengan standar yang telah
ditetapkan dan mengambil tindakan perbaikan bila diperlukan. Pengendalian
dilakukan dengan melihat, mengamati, dan menilai (evaluasi) setiap
tindakan/pekerjaan pegawai, apakah mereka benar-benar melaksanakan
pekerjaan sesuai tujuan dan target yang telah ditetapkan atau tidak.

Pada proses pengendalian dapat dilakukan koreksi atas seluruh penyimpangan

yang terjadi. Pengendalian bisa dilakukan pengaturan terhadap kegiatan-
kegiatan menurut rencana sumber daya manusia yang telah dirumuskan dalam
suatu analisis demi mencapai tujuan organisasi.
Fungsi Operasi Dalam Organisasi

Fungsi operasi atau operative function juga terbentuk atas beberapa hal berikut:

1. Pengadaan

Fungsi operasi yang pertama adalah pengadaan atau biasa disebut procurement.
Fungsinya adalah mendapatkan jenis dan jumlah tenaga kerja yang penting
untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi ini terkait dengan beberapa subjek
seperti perekrutan, penyeleksian, dan penempatan pegawai dalam. Proses rekrut
umumnya memerlukan kegiatan untuk menyeleksi tenaga kerja, misalnya
meninjau formulir aplikasi, tes psikologi, mengecek referensi, dan mengadakan
wawancara.

2. Pengembangan

Setelah itu, dibutuhkan sebuah pengembangan sumber daya manusia demi

meningkatkan keahlian melalui pelatihan yang berkaitan dengan kinerja
pekerjaan. Pengembangan sangatlah penting, menilai dari terus munculnya
perubahan terkait kemajuan teknologi, penyesuaian jabatan, dan kerumitan
tugas manajerial.

Latihan dalam mengembangkan keahlian ini disebut juga pelatihan atau

penataran, dan dapat dilakukan dengan dua cara berikut ini:

 Penataran langsung bagi pegawai yang sudah diterima setelah proses

seleksi demi mempersiapkan pegawai dalam bekerja.
 Penataran bagi pegawai yang sudah terlebih dahulu bekerja baru
ditugaskan mengambil penataran demi meningkatkan kinerjanya.

3. Kompensasi

Fungsi operasi ketiga adalah kompensasi yakni pemberian upah yang cukup dan
wajar kepada tenaga kerja atas kontribusinya terhadap tujuan organisasi atau
organisasi. Meski kerap dianggap mengecilkan pentingnya uang bagi para
karyawan, namun kompensasi merupakan salah satu fungsi terpenting bagi
manajemen sumber daya manusia. Kompensasi biasanya diberikan secara
ekonomi, yakni dalam bentuk uang ditambah dengan tunjangan lainnya.

4. Integrasi atau Penyatuan

Meski pegawai telah diterima, dikembangkan, dan diberi kompensasi yang

memadai, tidak ada jaminan adanya integrasi atau kesatuan dalam organisasi.
Oleh karena itulah dibutuhkan proses integrasi atau penyatuan, dimana setiap
individu diminta merubah pandangannya, kebiasaannya, dan sikap lainnya yang
dirasa kurang menguntungkan bagi organisasi, agar dapat menciptakan sistem
kerja sama yang baik demi mencapai tujuan organisasi.

5. Perawatan atau Pemeliharaan

Pemeliharaan atau perawatan adalah tahapan selanjutnya untuk

mempertahankan dan meningkatkan kondisi sumber daya manusia yang telah
ada. Umumnya hal ini dilakukan dalam berbagai bentuk. Misalnya saja dengan
pemberian inventaris kantor. Setelah diberikan, sebaiknya hal ini tetap
dipertahankan, karena penarikan atau pengurangan dapat memberi dampak
terhadap organisasi.

6. Pemisahan atau Pelepasan (Pensiun)

Selain menerima pegawai, fungsi operasional terakhir adalah pemisahan atau

pelepasan atau pensiun yaitu proses memisahkan atau mengembalikan pegawai
ke dalam masyarakat. Fungsi ini berkaitan dengan mereka yang telah lama
berkontribusi dalam organisasi, dan tujuan utamanya adalah untuk menjamin
pensiun pegawai. Organisasi berusaha menjamin agar pegawai menjalani masa
pensiun dengan aman, dengan cara memberikan dana bagi mereka yang akan
pensiun. Dana ini bersumber dari potongan gaji pegawai tersebut selama masa
aktifnya di organisasi.

Manajemen SDM adalah proses merencanakan, mengorganisir, mengatur,

mengarahkan dan mengendalikan pengadaan, pengembangan, kompensasi,
penyatuan, perawatan/pemeliharaan serta pelepasan SDM untuk mencapai
tujuan akhir organisasi.
 REKRUTMEN DAN SELEKSI

Definisi Rekrutmen dan Seleksi

Manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan

sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan

yang efektif dan efisieni bagi organisasi. Manusia selalu berperan aktif dan

dominan dalam setiap kegiatan organisasi karena manusia menjadi

perencana, pelaku, dan penentu tewujudnya organisasi.

Rekrutmen dan seleksi menjadi bagian tidak terpisahkan dalam

manajemen sumber daya manusia di bidang kesehatan. Melalui kegiatan

rekrutmen dan seleksi maka organisasi bisa mendapatkan SDM terbaik dan

berkompeten dibidangnya.

Rekrutmen adalah proses menemukan dan menarik para pelamar yang

memenuhi syarat untuk dipekerjakan. Atau Rekrutmen adalah upaya

pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah

tertentu sehingga organisasi dapat menyeleksi orang-orang yang paling

tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada sesuai dengan bidang

keahliannya.

Oleh sebab itu, desain dari mekanisme rekrutmen harus mampu

menarik kandidat terbaik untuk mengisi formasi yang tersedia. Selain itu

seleksi untuk setiap penerimaan karyawan baru harus dilakukan secara

cermat, jujur, dan objektif agar diperoleh karyawan yang qualified dan

penempatannya yang tepat sehingga pembinaan, pengembangan,

pengendalian, dan pengaturan karyawan relatif mudah dalam mencapai

sasaran yang diinginkan.

Menjadi seorang karyawan baru bukanlah hal yang mudah. Apabila

seseorang tidak siap menghadapi tantangan atau pun kesulitan sebagai

karyawan baru, maka ia bisa mengalami kegagalan. Kegagalan yang

dimaksud adalah ketika seorang karyawan baru hanya bertahan dalam

jangka waktu yang pendek di suatu organisasi sehingga dapat

mengakibatkan peningkatan angka karyawan yang keluar (turnover).

organisasi berupaya menjalankan proses orientasi atau perkenalan bagi

karyawan baru agar dapat beradaptasi pada lingkungannya sehingga

produktivitas kerja bisa dicapai secara maksimal.

Setelah diadakan perencanaan sumber daya manusia, analisis dan

klasifikasi pekerjaan, maka langkah berikutnya adalah melaksanakan

rekrutmen. Rekrutmen adalah proses mengumpulkan sejumlah pelamar

yang berkualifikasi bagus untuk pekerjaan di dalam organisasi atau

perusahaanrekrutmen adalah proses pencarian dan pemikatan para calon

karyawan (pelamar) yang mampu untuk melamar sebagai karyawan

(Handoko,2001). Perekrutan adalah proses menarik orang-orang pada

waktu yang tepat, dalam jumlah yang cukup, dan dengan persyaratan yang

layak, untuk mengisi lowongan dalam organisasi (Mondy, 2008).

Menurut Simamora (2006,p170) rekrutmen merupakan serangkaian

aktifitas untuk mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi,

kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi

kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepagawaian. Aktivitas

 rekrutmen dimulai pada saat calon mulai dicari dan berakhir tatkala

lamaran mereka diserahkan. Melalui rekrutmen, individu yang memiliki

keahlian yang dibutuhkan didorong membuat lamaran untuk lowongan

kerja yang tersedia diperusahaan atau organisasi. Hasil rekrutmen adalah

sekumpulan pelamar kerja yang akan diseleksi untuk menjadi karyawan

baru.

Seleksi adalah kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam

menyaring calon tenaga kerja yang potensial untuk ditempatkan sesuai

dengan bidang keahliannya melalui proses rekrutmen.

Tujuan dan Alasan Dasar Rekrutmen/Seleksi

Tujuan rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak

mungkin calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan

lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang dianggap

memenuhi standar kualifikasi organisasi. Proses rekrutmen berlangsung

mulai dari saat mencari pelamar hingga pengajuan lamaran oleh pelamar.

Alasan dasar melaksanakan rekrutmen oleh organisasi (Gomes;

2003,p105) adalah :

1. Berdirinya organisasi baru

2. Adanya perluasan kegiatan organisasi     

3. Terciptanya pekerjaan dan kegiatan baru

4. Adanya pekerja yang pindah ke organisasi lain

5. Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun

Tidak hormat

6. Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pensiun

    
 7. Adanya pekerja yang meninggal dunia

Agar kegiatan produktifitas di suatu organisasi tidak mengalami

gangguan yang diakibatkan oleh berbagai faktor seperti yang disebutkan

di atas, maka organisasi tersebut  berupaya dengan cara merekrut

tenaga kerja sesuai dengan kebutuhannya.

  Faktor yang Mempengaruhi Rekrutmen

1. Kondisi Pasar Tenaga Kerja

Proses perekrutan perusahaan bisa menjadi sederhana ketika tingkat

pengangguran pada pasar tenaga kerja organisasi mencapai angka yang

tinggi. Jumlah pelamar yang tidak diterima biasanya lebih besar, dan

meningkatnya ukuran kelompok tenaga kerja menyediakan peluang

yang lebih baik untuk menarik para pelamar yang memenuhi syarat.

2. Pertimbangan Hukum

Calon karyawan dan pemberi kerja melakukan pertemuan untuk

pertama kalinya dalam proses perekrutan. Proses perekrutan yang tidak

dirumuskan dengan baik bisa menciptakan masalah dalam proses

seleksi. Karena itu bagi organisasi tidak boleh menekankan praktik

nondiskriminatif pada tahap ini.

3. Kebijakan Promosi

Promosi dari dalam (promotion from within/PFW) adalah kebijakan

mengisi lowongan di atas posisi tingkat pemula (entry level) dengan

karyawan yang ada saat ini.

Ketika perusahaan menekankan promosi dari dalam, para karyawannya

mendapatkan rangsangan untuk berupaya keras meraih kemajuan.

Ketika para karyawan menyaksikan para rekan kerja dipromosikan,

 mereka menjadi lebih sadar akan peluang mereka sendiri. Motivasi yang

diberikan oleh praktik ini seringkali meningkatkan semangat karyawan.

Keuntungan lain perekrutan internal adalah bahwa organisasi biasanya

menyadari dengan baik kapabilitas para karyawannya.

Tipe Rekrutmen

Tipe pelaksanaan rekrutmen di sector public maupun swasta dapat

dilakukan melalui asas disentralisasi atau didesentralisasikan, tergantung

kepada keadaan organisasi, kebutuhan dan jumlah calon pekerja yang

hendak direkrut.

1.    Rekrutmen yang disentralisasikan

Jika instansi tersebut mempunyai beberapa ribu pekerja, dan jika

departemen yang berbeda merekrut sejumlah besar pekerja juru ketik atau

teknis bagi tipe kedudukan yang sama, rekrutmen yang disentralisasikan

akan lebih sering dipakai karena lebih efisien biaya. Jika rekrutmen

disentralisasikan, instansi yang mengelola sumber daya manusia itu akan

bertanggung jawab untuk meminta dari para manajer akan perkiraan

periodik mengenai jumlah dan tipe pekerja baru yang dibutuhkan di waktu

yang akan datang.

2. Rekrutmen yang didesentralisasikan

Rekrutmen yang didesentralisasikan terjadi di instansi yang relatif kecil,

kebutuhan rekrutmen terbatas, dan dalam mana setiap instansi

mempekerjakan berbagai tipe pekerja. Rekrutmen dengan cara ini selalu

digunakan untuk posisi khas professional, ilmiah, atau administratif bagi

suatu instansi tertentu. Selama masa resesi, permintaan akan pekerjaan

 pemerintah meningkat tetapi lowongannya terbatas, maka penggunaan

rekrutmen dengan cara ini lebih efektif.

Beberapa instansi menggunakan kombinasi dari kedua jenis rekrutmen,

baik yang disentralisasikan atau yang didesentralisasikan. Berarti

pengendaliannya menjadi lebih ketat, dan pada waktu bersamaan akan

memberikan kepada instansi kesempatan melakukan rekrutmen yang lebih

tepat waktu dan lebih fleksibel.

Sumber dan Metode Perekrutan

a.       Sumber dan Metode Perekrutan Internal

Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja

diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan

atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan

itu. Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan,

sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan,

khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk

memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.

Metode yang biasa digunakan dalam rekrutmen internal (Mondy,2008),

yaitu:

1)   Pengumuman Pekerjaan dan Pengajuan Pekerjaan

Job posting adalah prosedur untuk memberikan informasi kepada

karyawan mengenai adanya lowongan pekerjaan. Job bidding adalah

prosedur yang memungkinkan karyawan yang yakin bahwa mereka

memenuhi persyaratan yang diminta untuk melamar kerja pada posisi

lowongan yang diumumkan.

 Manajer perekrutan biasanya ingin memberikan prioritas kepada

kandidat internal karena mereka telah memahami budaya perusahaan dan

mengetahui misi, tujuan, dan prioritas perusahaan.

Seiring berkembangnya zaman dan teknologi saat ini  perusahaan

memanfaatkan intranet, internet, atau selebaran (newsletter) online untuk

mengumumkan pekerjaan.

2)   Referensi Karyawan

Referensi karyawan (employee reverals) terus menjadi cara di mana para

karyawan berprestasi puncak teridentifikasi. Organisasi tersebut telah

menyadari bahwa para karyawan mereka dapat memainkan peran penting

dalam proses perekrutan dengan secara aktif mengajak teman dan kolega

mereka untuk mengajukan lamaran.

Mobilisasi karyawan (employee enlistment) adalah bentuk unik referensi

karyawan di mana setiap karyawan menjadi perekrut perusahaan. Hal ini

tidaklah sama dengan sekedar meminta para karyawan untuk merujuk

teman-temannya kepada perusahaan.

Keunggulan dari metode perekrutan secara internal adalah:

1)   Organisasi mengetahui pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan

yang kosong.

2)   Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan.

3)   Biaya perekrutan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.

4)   Waktu perekrutan relatif singkat.

5)   Pekerja memiliki motivasi yang tinggi karena mengetahui kemungkinan

peningkatan

6)   Pengembangan karier jelas

7)   Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan

kebiasaan organisasi.

Kelemahan dari metode perekrutan secara internal adalah

1)   Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.

2)   Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit

menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.

b.      Sumber dan Metode Perekrutan Eksternal

Perekrutan eksternal diperlukan untuk (1) mengisi pekerjaan-pekerjaan

tingkat pemula (entry-level); (2) mendapatkan ketrampilan yang belum

dimiliki oleh para karyawan yang ada saat ini; dan (3) memperoleh para

karyawan dengan latar belakang yang berbeda untuk memberikan

keberagaman ide.

1)   Sekolah Menengah Umum dan Sekolah Kejuruan

Organisasi yang berminat merekrut karyawan tingkat pemula (entry-

level) seringkali bergantung pada Sekolah Menengah Umum (high schools)

dan Sekolah Kejuruan (vocational schools). Banyak dari lembaga tersebut

memiliki program pelatihan yang unggul untuk keterampilan kerja khusus.

2)   Community Collage

Banyak community collage juga memiliki program manajemen unggulan

yang dikombinasikan dengan pelatihan untuk profesi khusus.

3)   Akademi dan Universitas

Para direktur penempatan, pengajar, dan administator bisa membantu

organisasi dalam pencarian mereka akan para karyawan baru. Karena

perekrutan dalam kampus bersifat saling menguntungkan.

 Ketika suatu perusahaan menciptakan suatu program perekrutan

bersama lembaga pendidikan, perusahaan tersebut harus melanjutkan

program tersebut dari tahun ke tahun untuk memelihara hubungan yang

efektif dengan setiap lembaga pendidikan. Penting bagi perusahaan untuk

mengenal lembaga pendidikan dan sebaliknya.

4)   Pesaing dalam Pasar Tenaga Kerja

Ketika pengalaman terkini dibutuhkan, para pesaing dan

perusahaan/organisasi lain dalam industri atau wilayah geografis yang

sama mungkin menjadi sunber paling penting dari karyawan baru. Para

pelamar berkualifikasi tertinggi seringkali datang langsung dari para

pesaing pada pasar tenaga kerja yang sama, mengingat biasanya orang

tidak memasuki angkatan kerja yang telah penuh dengan pengalaman dan

keterampilan kerja.

5)   Mantan Karyawan

Mantan karyawan yang meninggalkan perusahaan dengan reputasi dan

kinerja terbaik akan tetap dihubungi oleh para penyedia karyawan (staffer).

Melacak, merekrut dan memperkerjakan mantan karyawan (disebut

boomeranging) bisa memberi manfaat besar dan bisa mendorong para

karyawan lainnya untuk tetap tinggal bersama perusahaan.

6)   Pengangguran

Pengangguran seringkali merupakan sumber karyawan baru yang

berharga. Perusahaan bisa melakukan perampingan,  meninggalkan bisnis,

atau melakukan merjer dengan perusahaan lain, meninggalkan para

karyawan yang terampil bekerja tanpa pekerjaan.

 Para karyawan terkadang juga dipecat hanya karena perbedaan

pandangan pribadi dengan para atasan mereka. Tidak jarang, para

karyawan merasa frustasi terhadap pekerjaan mereka dan kemudian

berhenti.

7)   Personil Militer

Mempekerjakan mantan anggota militer mungkin masuk akal bagi

pemberi kerja karena banyak dari mereka memiliki riwayat kerja yang

sudah teruji serta bersifat fleksibel dan termotivasi. Karakteristik penting

lainnya dari seorang veteran adalah sasaran dan orientasi tim mereka.

8)   Karyawan yang Bekerja Mandiri

Karyawan yang bekerja mandiri (self-employedworker) adalah mungkin

seorang wirausahawan cerdas dan kreatif. Bagi perusahaan kualitas

tersebut penting untuk daya saing yang berkelanjutan. Orang seperti ini

adalah sumber pelamar untuk setiap pekerjaan yang membutuhkan

keahlian teknis, profesional, administratif, atau kewirausahaan dalam

perusahaan.

Metode yang sering digunakan dalam sumber perekrutan eksternal

adalah sebagai berikut:

1)   Metode Perekrutan Online

Para profesional sumber daya manusia yakin bahwa dari semua media,

internetlah yang memberikan kualitas tertinggi bagi pelamar kerja, dan juga

tingkat pengembalian investasi perekrutan terbaik.

Perekrutan online memiliki beberapa keunggulan dibandingkan metode

perekrutan tradisional. Pertama, metode ini memakan biaya lebih sedikit

karena iklan online lebih murah. Di samping itu, mudah untuk memasang
 iklan serta respons datang lebih cepat dan dalam jumlah lebih besar. Tugas

mengontak para kandidat dan memproses daftar riwayat hidup juga bisa

dikomputerisasikan. Iklan online memungkinkan perusahaan mencari

pelamar yang lebih luas. Manfaat lain perekrutan online adalah

memendeknya siklus waktu perekrutan: waktu mulai dari munculnya

lowongan hingga terisinya posisi, kini menjadi lebih pendek. Ada

keterbatasan potensial yang harus diperhitungkan. Karena begitu

mudahnya bagi seseorang untuk melamar pekerjaan secara online, harus

ada proses untuk menyaring pelamar yang tidak memenuhi persyaratan

minimum.

2)   Iklan Media

Iklan mengomunikasikan kebutuhan ketenagakerjaan perusahaan

kepada masyarakat melalui media seperti koran, jurnal perdagangan, radio,

televisi, dan billboard. Sebuah iklan menciptakan kesadaran, memunculkan

ketertarikan dan mendorong para calon untuk mencari informasi lebih

banyak mengenai perusahaan dan peluang kerja yang diberikannya.        

Bentuk umum tradisional dari iklan yang memberikan liputan luas dengan

biaya relatif rendah adalah iklan koran. Iklan tersebut harus berisi hal yang

membuat karyawan berpotensial tertarik pada pekerjaan dan organisasi

tertentu. Pesan tersebut harus pula menunjukkan bagaimana pelamar

harus memberi respons, seperti melamar secara pribadi, lewat telepon,

lewat surat, atau mengirimkan resume melalui faksimili atau e-mail.

3)   Agen Tenaga Kerja

 Agen tenaga kerja adalah organisasi yang membantu perusahaan

merekrut karyawan dan pada saat yang sama menolong orang dalam usaha

mereka mencari pekerjaan.

a)         Agen Tenaga Kerja Swasta. Agen tenaga kerja swasta, sering disebut

head hunter, dikenal karena merekrut para karyawan kerah putih dan

menawarkan layanan penting dalam membawa para pelamar berkualitas

sekaligus juga posisi lowong, selain itu agen tenaga kerja swasta juga

memanfaatkan untuk hampir setiap jenis posisi.

b)        Agen Tenaga Kerja Publik. Agen tenaga kerja publik kini semakin

terlibat dalam mencocokkan orang dengan posisi teknis, profesional, dan

manajerial. Beberapa agen menggunakan sistem pencocokan pekerjaan

terkomputerisasi untuk membantu proses perekrutan, dan mereka

memberikan layanan-layanan mereka tanpa baiaya untuk pemberi kerja

maupun karyawan prospektif.

4)   Bursa Kerja

Bursa kerja adalah metode perekrutan yang dilaksanakan oleh pemberi

kerja tunggal atau sekelompok pemberi kerja untuk menarik pelamar ke

satu lokasi untuk wawancara.

Dari sudut pandang pemberi kerja, keunggulan utama bursa kerja

adalah peluang untuk bertemu dengan banyak sekali kandidat dalam

waktu singkat.
 PENGELOLAAN PROSEDUR KERJA
DI UNIT KERJA REKAM MEDIS

Prosedur di Bagian Rekam Medis

Standar Operasional Prosedur/Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

 Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan
Pelaksanaan Praktik Kedokteran BAB I pasal 1 ayat 10 Standar
Prosedur Operasional adalah suatu perangkat instruksi/langkah-
langkah yangdibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja
rutin tertentu, dimana Standar ProsedurOperasional memberikan
langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama
untukmelaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang
dibuat oleh sarana pelayanankesehatan berdasarkan standar
profesi.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Kebijakan dan prosedur harus tersedia yang mencerminkan pengelolaan
unit rekam medisdan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas

Penerapan Prosedur Rekam Medis

Penerapan prosedur sering menjadi hal yang sulit, meliputi 3 hal
(Sabarguna, 2005) :
1). Adanya prosedur sering memerlukan perdebatan panjang, sehingga
prosedur tidak pernah selesai.
2). Penerapannya perlu benar-benar berjalan, tidak hanya jaditulisan saja.
3). Pengawasan dan evaluasi harus secara terus-menerus dijalankan agar
prosedur benar-benar berjalan semakin baik, bukan hanya sekedar ada.
Penerapan Prosedur harus dijalankan dengan :
1). Prosedur secara resmi dibuat, yaitu ada Surat Keputusan (SK) direktur
2). Ada petugas yang secara periodik bertugas mengawasi agar petugas
benar-benar berjalan
3). Ada kegiatan evaluasi tahunan bagi prosedur yang terprogram, sehingga
upaya peningkatan dapat berjalan.

Peningkatan Prosedur
Prosedur harus mengikuti dan menyesuaikan dengan perkembangan
teknologi dan sarana dan prasarana yang tersedia maka harus diperhatikan
hal-hal seperti (Sabarguna, 2005):
1). Jenis teknologi yang ada Teknologi yang berubah dan semakin canggih
perlu penyesuaian prosedur yang relevan dan dapat mengikutinya.
2). Jenis peralatan
Peralatan khusus yang berbeda, tentunya perlu prosedur yang berbeda
pula, maka penyesuaian harus dilakukan.
3). Pergantian petugas
Petugas yang diganti atau petugas baru harus dilatih, jangan sampai
menjadi ganjalan atau
meracuni yang lain karena ketidaktahuannya.

Prosedur Rekam Medis

Prosedur adalah sebuah rangkaian dari mendesain tugas-tugas untuk
menyelesaikan pekerjaan pada tempat yang rutin. Kepala bagian rekam
medis bertanggung jawab untuk merencanakan dan memikirkan sebagian
besar dari prosedur di unit kerjanya, yang berisi tentang standar tugas-
tugas.

Beberap upaya untuk mengefisienkan prosedur, yaitu :

1. Menetapkan semua langkah-langkah yang diinginkan. Gunakan
hanya sejumlah kecil yang dibutuhkan untuk menunjang prosedur.
 2. Menetapkan rangkaian yang terbaik untuk kinerja dari langkah-
langkah tersebut. Yang mempunyai hubungan dekat atau menkati
satu dengan yang lain, ini harus dikelompokkan menjadi satu.

3. Hindari mengambil dan menarik kembali rancangan formulir yang

mempunyai banyak salinan dan mengulang kembali prosedur yang
mungkin dapat mempengaruhi perubahan pada prosedur lain.

4. Menguji prosedur sesudah ditetapkan sebagai prosedur yang akan

digunakan setiap hari, diusahakan untuk menemukan kecacatan.

5. Mengevaluasi prosedur setelah prosedur tersebut digunakan

beberapa minggu. Pekerja yang bekerjadengan prosedur adalah sumber
daya yang baik untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah
danmemberikan masukan untuk kemajuan.

Prosedur dalam rekam medis antara lain :

analisa masuk dan keluar, analisa diagram, mengumpulkan data,
mengindeks penyakit dan asuransi serta surat-surat.
Pada saat prosedur dalam unit kerja direncanakan dan diuji adalah penting
untuk mencatat tata kerja tersebut dalam tulisan, menggambarkan setiap
langkah demi langkah secara rinci. Beberapa pekerja harus dapat
mengikuti penjelasan tertulis dan dengan pertanyaan yang kurang dari
ketentuan dalam melaksanakan setiap tata kerja.

Prosedur Pelayanan Instalasi Rekam Medis

TPPRJ
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien
rawat jalan (TPPRJ).
disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi atau perannya
dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan akan
dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan,
ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi, kenyamanan ruang
tunggu dan lain-lain (Bambang
Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ (Bambang
Shofari, 2004) :
1)
Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang
diperlukan untuk pelayanan.
Formulir dan catatan yang perlu disiapkan yaitu :
a)
Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi
nomor rekam medis, yaitu
formulir rekam medis yang belum berisi catatan pelayanan pasien yang
lalu.
b)
Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang berisi
catatan identitas pasien sebagai
catatan pendaftaran.
c)
Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima dokumen
rekam medis agar jelas
siapa yang menerimanya.
d)
KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang digunakan
sebagai petunjuk pencarian
kembali identitas pasien.
e)
KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien), yaitu
kartu identitas pasien yang
diserahkan kepada oa untuk digunakan kembali bila dating berobat lagi.
f)
Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunaknnya
(keluarnya) dokumen rekam medis
dari rak filing sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen
rekam medis ke filing.
g)
Buku catatacn penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku yang berisi
catatan penggunaan nomor
rekam medis.
h)
Karcis pendaftaran pasien.
2)
Menanyakan kepada pasien yang dating, apakah sudah pernah berobat?
Bila belum berarti pasien
baru dan bila sudah berarti pasien lama
Pelayanan kepada pasien baru meliputi :
a)
Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir
rekam medis pasien rawat
jalan, KIB danKIUP.
b)
Menyerahkan Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk
membawa kembali bila dating
berobat berikutnya.
c)
Menyimpan KIUP sesuai urutan abjat (alfabetik).
d)
Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mangarahkan pasien
ke poliklinik yang sesuai.
e)
Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa :
i).
Tempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
ii).
Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa guna
mengarahkan pasien menuju
ke poliklinik yang sesuai.
f)
Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
g)
Mengirimkan dokumen rekam medis ke poloklinik yang sesuai dengan
menggunakan buku ekspedisi.
Pelayanan kepada pasien lama meliputi :
a)
Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
b)
Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada
tracer untuk dimintakan
dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
c)
Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk
dicari di KIUP.
d)
Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada
tracer untuk dimintakan
dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
e)
Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket pembayaran.
f)
Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan
prosedur asuransi
penanggung biaya pelayanan kesehatan.
3)
Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
a)
Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
b)
Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendaftaran pasien rawat jalan
dengan kasir rawat jalan.
c)
Membuat laporan harian tentang :
i).
Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi.
ii).
Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian penggunaan
formulir rekam medis.
iii).
Merekapitilasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan
statistic rumah sakit.
b.
TPPRI
Tempat penerimaan pasien rawat inap (TPPRI) atau ruang penerimaan
pasien rawat inap
(RPP) atau pusat informasi rawat inap atau pusat rumah sakit adalah salah
satu bagian di rumah
sakit yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang
akan rawat inap. Sistem
pelayanan TPPRI berbeda antara satu yang akan dirawat inap yaitu semua
pasien rawat inap harus
melalui pemeriksaan rawat jalan atau gawat darurat, atau TPPRI dapat
menerima pasien langsung
selain melalui pasien dan rawat jalan dan gawat darurat (Bambang Shofari,
2004).
Deskripsi pokok kegiatan TPPRI dalam pelayanan rekam medis (Bambang
Shofari, 2004):
1)
Penerimaan pasien yang berasal dari URJ atau UGD
a)
Menerima pasien bersama surat pengantar rawat inap atau
admission note.
Berdasar surat tersebut,
dapat diketahui jenis penyakitnya sehingga dapat diarahkan ke bangsal
mana pasien harus dirawat.
b)
Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong berdasarkan
catatan penggunaan tempat
tidur (mutasi pasien).
c)
Menjelaskan tariff pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang dapat
dinikmati oleh pasien dan
keluarga pasien.
d)
Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas perawatan
yang diinginkan pasien
dan tersedianya TT.
e)
Membuat surat persetujuan rawat inap.
f)
Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapkan
ruangan.
g)
Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis
penyakitnya agar dapat
digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap.
2)
Penerimaan pasien yang diterima secara langsung di TPPRI
Catatan : dalam hal penerimaan pasien langsung di TPPRI, semua pasien
harus dilakukan
pemeriksaan terlebih dahulu oleh tenaga medis untuk menentukan jenis
penyakitnya. Dalam
pelayanan rekam medis semua pasien dianggap baru. Oleh karena itu
identitas pasien dicatat pada
KIB, KIUP dan buku register pendaftaran pasien rawat inap. Selain itu,
dicatat pula identitas pasien
dan keluarganya pada formulir rekam medis. Selanjutnya melakukan
kegiatan sebagai berikut :
a)
Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong berdasarkan
catatan penggunaan tempat
tidur (mutasi pasien).
b)
Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang dapat
dinikmati oleh pasien dan
keluarga pasien.
c)
Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas perawatan
yang diinginkan paskien
dan tersedianya TT.
d)
Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapan
ruangan.
e)
Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis
penyakitnya agar dapat
digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap.
f)
Mencatat kemudian menyerahkan KIB kepada pasien.
g)
Menyimpan KIUP untuk selanjutnya diserahkan ke TPPRJ guna disimpan.
h)
Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien rawat inap.
i)
Mencatat hasil pemeriksaan klinis ke formulir rekam medis rawat inap.
j)
Mencatat penggunakan nomor rekam medis pada buku catatan
penggunakan nomor rekam medis.
3)
Produser pelayanan rekam medis umum lainnya di TPPRI
a)
Setiap hari (pagi hari) mengambil SHRI dan DRM rawat inap di setiap
bangsal rawat inap untuk
dicatat selanjutnya diserahkan ke fungsi assembling. Serah terima DRM
menggunakan buku
ekspedisi.
b)
Mencatat mutasi pasien rawat inap pada buku catatan penggunaan TT
berdasarkan SHRI dan
informasi mutasi pasien rawat inap yang diperoleh setiap saat dari bangsal
rawat inap. Catatan
mutasi tersebut meiputi :
i).
Nama, jenis kelamin dan umur pasien serta nomor rekam medis.
ii).
Tanggal masuk pasien dan tanggal keluar pasien.
iii).
Nama bangsal rawat inap ketika pasien masuk.
iv).
Nama bangsal rawat inap ketika asien keluar.
v).
Perpindahan pasien (pindahan dan dipindahkan) dari bangsal rawat inap
satu ke yang lain (termasuk
ke ruang intensif).
c)
Membuat laporan kegiatan pendaftaran pasien rawat inap perbulan,
meliputi :
i).
Jumlah pasien masuk,jumlah pasien keluar hidup, jumlah pasien keluar
mati.
ii).
Jumlah pasien yang melalui UGD, URJ dan dating langsung.
iii).
Jumlah pasien masuk per bangsal dan kelas perawatan.
iv).
Jumlah pasien rujukan dan asal rujukannya.
v).
Membuat grafik kegiatan pendaftaran pasien rawat inap.
vi).
Mencatat penggunaan formuir rawat inap.
d)
Memberi informasi tentang keberadaan pasien di bangsal rawat inap kepada
pengunjung yang
memerlukan.
c.
Assembling
Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis. Peran dan
fungsi
assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir
rekam medis, peneliti isi data
rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan
nomor rekam medis dan
formulir rekam medis (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan assembling dalam pelayanan rekam medis
(Bambang Shofari,
2004) :
1)
Terhadap sensus harian yang diterima
a)
Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta DRM rawat jalan, gawat darurat dan
rawat inap setiap hari.
b)
Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tercatat pada
sensus harian masing-masing.
c)
Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima DRM.
d)
Mengirimkan sensus harian tersebut ke fungsi analising dan reporting.
2)
Terhadap DRM yang diterima
1)
Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan dengan itu melakukan
kegiatan penelitian terhadap
kelengkapan data rekam medis pada setiap lembar formulir rekam medis
sensus dengan kasusnya,
misalnya bila pada formuilr masuk-keluar pasien dijumpai :
i).
ada tindakan medis, maka harus ada laporan operasinya.
ii).
Ada kematian, maka harus ada laporan sebab kematian.
iii).
Ada bayi lahir maka harus ada laporan persalinan, laporan bayi lahir dan
indertitas bayi lahir.
iv).
Penyakit yang harus ditegakkan dengan pemerikasaan laboratorium,
rontgen, maka harus ada
laporan hasil pemeriksaannya.
2)
Mencatat hasil penelitian tersebut
ke dalam formulir
i).
Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian
ditempelkan pada halaman depan
folder DRM.
ii).
Kartu kendali (KK) yang isi datanya meliputi :

Tanggal diterimanya DRM

Nomor rekam medis

Nama pasien

Umur/tanggal lahir pasien

Alamat pasien

Tanggal masuk pasien

Tanggal keluar pasien

Lama dirawat

Keadaan keluar pasien
(sembuh/meninggal/
dirujuk/aps)

Diagnosa utama

Diagnosa kedua, kegitan
dan setersunya

Diagnosa komplikasi

Tindakan medis/operasi

Sebab kematian

Dokter yang merawat

Ruang/bangsal perawatan

Kelas perawatan

Peserta askes/non askes

Ketidaklengkapan data
rekam medis
3)
Bila DRM telah lengkap, selanjutnya :
i).
Menyerahkan DRM dan KK ke bagian K/I.
ii).
Menyerahkan sensus harian ke bagian A/R.
4)
Bila DRM tidak lengkap, selanjutnya :
i).
Menempelkan kertas kecil pada halaman depan folder DRM.
ii).
Dengan menggunakan buku ekspedisi, menyerahkan DRM tidak lengkap
kepada unit pencatat untuk
diteruskan kepada petugas yang bertanggungjawabterhadap kelengkapa isi
data rekam medis yang
bersangkutan untuk dilengkapi.
iii).
Menyimpan KK berdasarkan isi data rekam medis yang bersangkutan
untuk dilengkapi.
iv).
Mengambil kembali DRM tidak lengkap pada 2x24 jam setelah waktu
penyerahannya.
3)
Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis
a)
Mengalokasikan nomor rekam medis TPPRJ, UGD dan kamar bersalin
(untuk bayi baru lahir), bila
TPPRI menerima pasien langsung juga diberi alokasi nomor rekam medis.
b)
Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi
dengan melakukan
pencatatan penggunaannya ke dalam buku catatan penggunaan nomor
rekam medis oleh unit
pwngguna tersebut.
c)
Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke unit-unit
yang memerlukan untuk
proses pencatatan dan pelaporan rekam medis.
d)
Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan laporan tersebut dengan
menggunakan buku
pengendalian peggunaan formulir rekam medis.
d.
Koding dan indeksing
Bagian koding dan indeksing (K/I) adalah salah satu bagian dalam unit
rekam medis. Dalam
melaksanakan tugas pokoknya bagian ini memerlukan alat bantu meliputi :
1)
Buku ICD revisi ke 10 volume 1, volume 2 dan volume 3 untuk memastikan kode penyakit dan
masalah kesehatan.
2)
Buku ICOPIM untuk memastikan kode operasi dan prosedur medis.
3)
Buku ID-O untuk memastikan kode penyakit kanker (kode ini dikhususkan untuk rumah sakit yang
ditunjuk sebagai rumah sakit dengan pelayanan khusus kanker).
4)
Kamus kedokteran untuk menemukan arti istilah-istilah kedokteran.
5)
Kamus bahasa Inggris untuk menemukan arti istilah-istilah dalam bahasa Inggris.
6)
Daftar kode ICD revisi ke 10 yang dibuat sendiri oleh bagian ini berdasarkan penyakit dan operasi
yang sering dirulis oleh para dokter setelah dilakukan kolaborasi atau konsultasi dengan dokter-
dokteryang bersangkutan.
Peran dan fungsinya sebagai pencatat dan peneliti kode penyakit dan diagnose yang ditulis
dokter, kode operasi atau tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas kesehatan lainnya, kode
sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter. Serta mencatat dan menyimpan indeks
penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan indeks dokter dan penyedia informasi
nomor-nomor rekam medis yang memiliki jenis penyakit, operasi atau tindakan medis sebab kematian
yang sama berdasarkan indeks yang bersangkutan untuk berbagai keperluan (missal audit medis,
audit kematian dan audit keperawatan), serta pembuat laporan penyakit dan laporan kematian
berdasarkan indeks penyakit, operasi dan sebab kematian (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan K/I dalam pelayanan rekam medis (Bambang Shofari, 2004) :
1)
Menerima DRM yang sudah lengkap dan KK dari fungsi assembling.
2)
Meneliti dan mencatat kode penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian pada KK dan
lembar formulir rekam medis yang tertulis diagnosis penyakit, jenis operasi atau tindakan medis dan
sebab kematian.
3)
Menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantukode penyakit.
4)
Mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir indeks penyakit, operasi atau tindakan
medis, sebab kematian dan indeks dokter.
5)
Menyimpan indeks penyaki, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan dokter sesuai urutan
abjad dengan cara :
a)
Sederhana yaitu berdasarkan urutan abjad indeks yang akan disimpan
b)
Tunjuk silang yaitu selain indeks disimpan berdasarkan diagnosis utama sesuai urutan abjad, bila
dijumpai diagnosis komplikasi atau dilakukan tindakan operasi, maka diagnosis komplikasinya atau
tindakannya diindeks pada indeks yang sesuai. Untuk mengetahui bahwa diantara diagnosis tama
dan komplikasi tersebut ada kaitannya sedang indeksnya disimpan secara terpisah maka pada kolom
tunjuk silang ditulis kode ICD atau ICOPIMnya.
6)
Menyerahkan DRM yang sudah lengkap dan KK ke fungsi filing
7)
Bila diminta untuk menyiapkan nomor rekam medis dengan penyakit, operasi atau tindakan medis,
sebab kematian yang sama untuk keperluan tertentu, kegiatannya :
a)
Mencari jenis penyakit atau operasi atau sebab kematian yang diminta kemudian mencatat nomor
rekam medis dan nama pasien sesuai kurun waktu yang diminta.
b)
Menyerahkan catatan tersebut ke fungsi filing untuk disiapkan DRMnya.
8)
Menyediakan indeks penyakit, operasi, sebab kematian dan indeks dokter untuk keperluan tertentu,
misalnya laporan morbiditas penyakit tertentu, laporan sebab kematian tertentu, laporan jenis operasi
tertentu.
9)
Menyusun laporan jumlah dan jenis penyakit, operasi dan sebab kematian menurut golongan umur
pada periode tertentu berdasarkan indeks.
Sumber Referensi:

 Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya

Manusia)
 Alimul Hidayat, Aziz. 2009.

 Metode Penel

 itian dan teknik analisis Data

 . Jakarta:

 selemba medika.

 Depertemen Kesehatan RI

 . “Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam

 Medis Rumah Sakit Di Indonesia”

 (Jakarta:Depkes RI. 2006)

 .

 Depkes, Permenkes RI.No.

 269/MenKes/per/III/2008. Tentang Rekam

 Medis.

 (Jakarta: Depkes RI.2008).

 Hartomo. 2013.

 Gambaran Beban Kerja Unit Administrasi di Rumah Sakit

 (hartomo_80@ yahoo.com.noer.fkm@ yahoo.com).PDF. Diakses

 Oleh: Chichilia De Agustina. 13 JULI 2016. 11.20 WIB.

 Hatta, Gemala. RI.

 Catatan medic dal

 am kedudukannya sebagai penunjang sistem

 Kesehatan Nasional.Edisi 13

 . Jakarta: Buletin medical record. 1985

 .

 Kep Menkes. 2004

 T

 entang pedoman penyusunan perencanaan SDM kesehatan

 di Tingkat provinsi. Kab. Serta Rumah Sakit

 .

 Mubarak, Wahid Iqbal, dkk.2009

 . Ilmu Kesehatan Masyarakat

 . Jakarta: Salemba

 Medika.

 Notoatmodjo, Soekidjo. 2012.

 Metodologi Penelitian Kesehatan

 . Jakarta: Rineka
  Cipta.

 Rustiyanto, Ery. 2009.

 Etika Perekam Medis dan Sistem Informasi Kesehatan

 .

 Yogyakarta: Graha Ilmu

 .

 
ANALISA JABATAN (JOB ANALYSIS) DAN DESKRIPSI PEKERJAAN
ORGANISASI KESEHATAN
DI UNIT KERJA RMIK

Analisa adalah kegiatan mengamati, mempelajari dan menelaah suatu

objek dengan lebih terperinci. Jabatan adalah sekumpulan pekerjaan yang
berisi tugas-tugas yang sama yang saling berhubungan, dan harus mempunyai
keahlian, kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan dalam
pelaksanaannya meskipun didistribusikan di berbagai tempat.

Analisa Jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan beban

kerja seorang pegawai menurut keterampilan dan keahliannya pada posisi yang
tepat dari suatu jabatan pekerjaan.

Pekerjaan pokok di unit kerja RMIK adalah melakukan pengelolaan

sistem rekam medis yang memfokuskan pada keakuratan dan kelengkapan
isi rekam medis, prosedur pengelolaan dan pemberian informasi kepada
pengguna rekam medis.

Standar profesi perekam medis menurut Permenkes RI No. 55 Tahun

2013 menyebutkan bahwa standar profesi perekam medis adalah batasan
kemampuan minimal yang harus dimiliki oleh perekam medis untuk
melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan pada fasilitas
layanan kesehatan bagi masyarakat.

Menurut Rustiyanto (2009) kompetensi perekam medis dan informasi kesehatan

adalah pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang harus dimiliki oleh
perekam medis sebagai bagian dari keahlian profesinya.
Deskripsi pekerjaan (Job Description) harus berisi pernyataan ringkas dan
akurat yang menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh karyawannya,
bagaimana mereka mengerjakannya, dan dimana mereka ditugaskan untuk
pekerjaannya tersebut. Deskripsi pekerjaan menjadi acuan karyawan dalam
bekerja, menjadi dasar bagi karyawan dalam bekerja karena ia tau dimana
posisinya, dan menjadi alat untuk mengisi pekerjaan tersebut melalui promosi
dan pengangkatan.

Deskripsi pekerjaan dilakukan bertujuan untuk menyediakan informasi

organisasional, struktural dan fungsional karyawan.

Perekam medis harus mampu mengelola berkas rekam medis dan

mengaplikasikan informasi kesehatan yang digunakan untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan medis, administrasi, dan informasi kesehatan sebagai
dasar dalam mengambil keputusan, dengan memanfaatkan semua sumber daya
yang ada diunit kerjanya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan
teknologi di bidang informasi kesehatan sehingga perekam medis dapat
menjaga kualitas rekam medis.

Ada 3 kelompok unit kerja RMIK di RS/Puskesmas yaitu :

1. Unit kerja yang menangani penerimaan pasien pada saat datang ke rumah
sakit/puskesmas. Kegiatan yang dilakukan lebih banyak perihal
administrasi pasien misalnya identitas pasien, data sosial, data keuangan,
dan prosedur masuk pasien di tempat penerimaan.
2. Unit kerja yang melayani dan memberikan tindakan medis kepada pasien.
Unit ini melakukan tindakan lebih lanjut, pencacatan data semua tindakan
medis yang diberikan kepada pasien, mencatat riwayat penyakit pasien,
pemeriksaan, diagnosis, perintah pengobatan, catatan pengobatan dan
evaluasi.
3. Unit kerja yang menangani pengumpulan dan pengolahan data pasien
seperti memproses berkas rekam medis dalam kegiatan assembling,
identifikasi, pengkodean, penyimpanan dan pemusnahan, serta penyajian
informasi kesehatan kepada pihak yang membutuhkan sebagai bahan dasar
dalam pengambilan keputusan.

Hubungan antar manusia di unit kerja sangat diperlukan dalam menunjang

keberhasilan pengelolaan rekam medis di rumah sakit. Cara berkomunikasi,
cara menyampaikan informasi kepada sesama rekan kerja dan pasien, dan
pengetahuan serta keterampilan dalam memberi pelayanan harus dilakukan
dengan baik atas dasar keikhlasan dan ketekunan. Karena itu tatap muka dan
berkomunikasi dengan cara yang baik mutlak dilakukan. Bila tidak maka semua
kegiatan tidak akan berjalan lancar sesuai dengan perencanaan yang telah
ditetapkan. Keberhasilan melakukan pekerjaan sangat ditentukan oleh kuantitas
dan kualitas SDM.
Menentukan kebutuhan dan kualifikasi tenaga kerja perlu diperhitungkan
dengan baik, salah satunya adalah perhitungan kebutuhan tenaga kerja dengan
metode WISN. Perhitungan dilakukan berdasarkan analisis beban kerja. Beban
kerja ditentukan sesuai dengan keterampilan dan keahlian serta latar belakang
pendidikan tenaga kerja.
Pelatihan, penataran, seminar, dan penyegaran ilmu rekam medis dan
informasi kesehatan dilakukan untuk mengembangkan kemampuan keahlian
tenaga kerja perekam medis yang harus terus dilakukan (berkesinambungan).
Sarana dan prasarana yang cukup dan memenuhi standar, dan mengikuti
perkembangan teknologi sangat mendukung dalam membantu perekam medis
melakasanakan pekerjaannya.
Sistem prosedur kerja atau Standar Prosedur Operasional (SPO) atau
Standard Operational Procedure (SOP) yang diterapkan harus jelas untuk
diketahui, dipahami dan mudah dilaksanakan oleh semua petugas medis yang
terlibat dalam pemberian pelayanan kesehatan, terutama bagi pengelola berkas
rekam medis.
Faktor dana adalah pendukung yang penting, dalam pengembangan
bagian rekam medis termasuk sistem rekam medis, pembinaan dan
pengembangan tenaga, dan sarana yang diperlukan dalam pekerjaan
membutuhkan dana yang besar, karena itu pimpinan rumah sakit harus bisa
mengefektifkan dan mengefisienkan penggunaan dana.
Ciri-ciri organisasi kesehatan efektif adalah :
1. Struktur organisasi jelas dan terhubung antar bagian
2. Jelas dalam pembagian wewenang
3. Penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat
4. Dapat menyediakan pelayanan sesuai kebutuhan
5. Dapat menyediakan pelayanan yang murah dengan mutu yang
terjamin
6. Dapat mengembangkan potensi tenaga kerja

Informasi analisa jabatan dapat diperoleh melalui :

1. Perekrutan dan seleksi
2. Kompensasi
3. Penilaian kerja
4. Pelatihan
5. Memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas

Metode mengumpulkan informasi analisa jabatan, antara lain :

1. Wawancara
2. Kuesioner
3. Observasi
4. Buku harian peserta (karyawan)
Manfaat analisa jabatan adalah menetapkan dan memastikan tenaga kerja
pada posisi yang tepat dimana beban kerja dan tanggung jawabnya jelas sesuai
dengan keterampilan dan keahliannya.

Setiap organisasi atau institusi yang memiliki karyawan sebagai

sumber daya manusia dalam menjalankan operasional organisasinya harus
dapat melakukan pembagian beban kerja sesuai dengan keahliannya.

Beban Kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus

diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam
rangka waktu tertentu. Beban Kerja menurut Kep.Menkes, 2004 tentang
pedoman penyusunan perencanaan sumber daya manusia kesehatan
ditingkat provinsi, kabupaten/kota serta rumah sakit.

Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus

diselesaikan oleh tenaga kesehatan professional dalam satu tahun dalam
satu pelayanan kesehatan tenaga kerja menurut Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang ketenagaan kerja adalah setiap
orang yang melakukan pekerjaan menghasilkan barang dan jasa, baik
untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 32 tahun 1996 bahwa tenaga

kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang
kesehatan serta memiliki pengetahuan dan keterampilan melalui
pendidikan dibidang kesehatan.
Deskripsi Pekerjaan tenaga kesehatan perekam medis secara
struktural dibagi ke dalam tugas :
1. Assembling
2. Indeksing
3. Koding
4. Filling
5. Analisa dan Laporan
6. Penyusutan dan Pemusnahan
 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Kesehatan Perhitungan dalam
kamus bahasa Indonesia adalah perbuatan (hal, cara, dsb)
memperhitungkan atau mendapatkan hasil, penempatan tenaga kerja
dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 pasal 31 dikatakan setiap tenaga kerja
mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk memilih, mendapatkan,
atau pindah dan memperoleh penghasilan yang didalam atau di luar negeri.
Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga
kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dalam
membantu terwujudnya tujuan.

Adapun tujuan perencanaan adalah sebagai berikut:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan
mengisi jabatan dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa
depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakan.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih
dalam pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan singkronisasi (KIS)
sehingga produktifitas kerja meningkat
5. Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menentukan program penarikan.
7. Seleksi, pengembangan, kompetensi, pengintegrasian.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

Prosedur Perhitungan Kebutuhan SDM

Langkah-langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja
ada 5 langkah, yaitu:
1. Menetapkan waktu kerja tersedia adalah banyaknya waktu yang
digunakan oleh tenaga kerja/karyawan yang digunakan untuk
bekerja dalam periode tahun, menetapakan waktu kerja tersedia
tujuannya untuk memperoleh waktu kerja tersedia masing-masing
 kategori SDM yang bekerja dirumah sakit selama kurun waktu satu
tahun.
2. Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari
kerja setiap tahun.
3. Pendidikan dan Pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS
untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi atau
profesionalisme setiap kategori SDM dan Memiliki hak untuk
mengikuti pelatihan/kursus/seminar/lokakarya dalam 6 hari kerja.
4. Hari libur, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang
hari libur Nasional dan Cuti bersama, tahun 2002-2003 ditetapkan
15 hari kerja dan 4 hari untuk cuti bersama.

Defenisi dari daftar kegiatan waktu kerja tersedia adalah sebagai

berikut:
1. Hari kerja (A) adalah hari yang digunakan pegawai atau karyawan
untuk menyelesaikan pekerjaan (bekerja), biasanya hari senin sampai
dengan jumat.
2. Cuti Tahunan (B) adalah cuti selama 12 hari kerja yang diberikan
kepada pegawai atau karyawan setiap tahun, yang dapat diambil
beberapa kali, paling sedikit 3 hari.
3. Pendidikan dan Latihan (C) adalah proses mempertahankan dan
meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap pegawai atau
latihan.
4. Hari Libur (D)adalah hari istirahat/bebas dari pekerjaan (bekerja).
5. Ketidakhadiran kerja (E) adalah penentuan waktu kerja tersedia
tergantung dari kebijakan masing-masing RS.
6. Waktu Kerja (F) adalah waktu yang digunakan untuk bekerja yang
terdiri atas jam kerja efektif.

Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk

menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut:
Waktu Kerja Tersedia= {A+B+C+D+E) x F}
 

People are the most important

resource of an organization.
They supply the talent, skills,
knowledge, and experience to
achieve the organization’s
objective (Manusia merupakan
sumber daya yang paling
penting dari sebuah organisasi.
Manusia memberikan bakat,
keahlian, pengetahuan, dan
pengalaman untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi).
Schermerhorn (1996:4)
Human resource are the people,
individuals, and groups that
help organizations produce
goods or services (Sumber daya
manusia adalah orang, individu-
individu, dan kelompok-
kelompok yang membantu
organisasi menghasilkan barang-
barang atau jasa-jasa).