KD. 3.

1 Memahami Administrasi
Kepegawaian
KD 4.1 Melakukan pengelompokkan
administrasi kepegawaian

Disusun oleh:

Dra. N. Sri Laela

Tujuan Pembelajaran

 Memahami fungsi administrasi kepegawaian

Fungsi-Fungsi Administrasi
Kepegawaian
Fungsi adalah kegiatan pokok yang dilakukan dalam suatu
perusahaan. Setiap pegawai pada hakikatnya melakukan
dua fungsi, yaitu yang pertama fungsi manajerial, dimana
kegiatan-kegiatan dilakukan dengan pekerjaan pikiran atau
menggunakan pikiran (mental); meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai.
Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi,
pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
Edwin B.Flippo, dalam bukunya
“personel management” mengatakan
bahwa fungsi manajemen kepegawaian
adalah sebagai berikut:

Perencanaan Pegawai
Pengorganisasian Kepegawaian

Pengarahan Pegawai

Pengendalian Pegawai
Perencanaan Pegawai
 Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan
kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan
perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang
ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dan sebagai
kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu
organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan
membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan
sumber-sumber yang tersedia.
 Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan
pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan
secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru
serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu
kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan
dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat
dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif
sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.
 Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal
dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-
langkah yang harus ditempuh
Pengorganisasian pegawai
 Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan,
menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam
kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan
wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam
rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian
mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan
nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa
sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat
bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari
pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi
dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana
hubungan antara satu unit dengan unit lain. Struktur
organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi
wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan
pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban
Pengarahan Pegawai
 Pengarahan berarti memberi petunjuk dan
mengajak para pegawai agar mereka
berkemauan secara sadar untuk melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan yang telah ditentukan
perusahaan. Pengarahan ini juga sering disebut
dengan istilah lain, misalnya penggerakan
(actuating), motivasi (motivating), pemberian
perintah (commanding), jadi yang ditekankan
dalam pengarahan ini adalah agar pegawai
bekerja sukarela tanpa dirinya dipaksa dan mau
bekerja sama dengan pegawai lainya dalam
perusahaan.
Aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu
memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai
berikut:
1.Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif
dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
2.Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan
(imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada
para pegawai;
3.Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian
tentang kinerja adalah objektif;
4.Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda,
tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu
dinaikkan pangkatnya;
5.Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan
kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-
ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6.Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan
sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
7.Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan
sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua
faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
Pengendalian Pegawai
 Pengendalian berarti melihat, mengamati dan menilai
tindakan atau pekerjaan pegawai, apakah mereka
benar-benar melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
rencana. Perlu dibandingkan hasil yang dicapai pegawai
dengan hasil target direncanakan. Kalau terjadi
penyimpangan dari rencana semula perlu diperbaiki
dengan memberi petunjuk-petunjuk kepada pegawai.
Dalam hal ini sengaja dipakai istilah pengendalian
(controlling) bukan pengawasan, karena pengawasn
merupakan bagian dari pengendalian. Pengawasan
berarti mengawasi pegawai yang sedang bekerja, tetapi
tidak menilai apakah dia benar atau salah melakukan
pekerjaan itu. Sedangkan pengendalian disamping
mengamati pegawai, juga turut serta menilai hasil
pekerjaan yang dicapai oleh pegawai.
Fungsi Operatif Atau
Fungsi Teknis
1). Pengadaan
EdwinB.Flippo, dalam bukunya “personnel management”
mengatakan : “This first operative function of personnel
management is concerned with the obtaining of the proper kind
and number of personnel necessary of accomplish organization
goals”.(198:1.6).

Jadi fungsi operasional manajemen kepegawaian yang pertama

adalah memperoleh jumlah dan jenis pegawai yang tepat untuk
mencapai tujuan organisasi, fungsi ini terutama berkaitan dengan
penentuan kebutuhan pegawai dan penarikannya, seleksi dan
penempatannya. Penentuan kebutuhan pegawai menyangkut mutu
dan jumlah pegawai. Sedangkan seleksi dan penempatan
menyangkut masalah memilih dan menarik pegawai, pembahasan
formulir-formulir surat lamaran, mengadakan tet psikologis dan
wawancara.
2). Pengembangan

Sesudah pegawai diterima, kemudian pegawai perlu dibina

dan dikembangkan. Pengembangan ini dilakukan dengan
tujuan untuk meningkatkan ketermpilan melalui latihan yang
diperlukan untuk dapat menjalankan pekerjaanya dengan baik.
Kegiatan ini dianggap semakin penting untuk menyesuaikan
diri dengan perkembangan, dan semakin rumitnya tugas-tugas
para manajer. Latihan untuk meningkatkan keterampilan
pegawai ini disebut “penataran”. Penataran ini dilakukan
melalui dua cara, yaitu pertama, pegawai yang sudah diterima
setelah diseleksi, ditugaskan mengikuti penataran. Kemudian
cara kedua, pegawai yang diterima langsung ditugaskan
bekerja, setelah bekerja beberapa lama, baru ditugaskan
mengikuti penataran bidang tertentu.
3). Kompensasi (compensation)

Kompensasi adalah sebagai pemberian

penghargaan kepada pegawai sesuai dengan
sumbangan mereka untuk mencapai tujuan
organisasi. Kompensasi ini biasanya
diterima pegawai dalam bentuk uang yang
ditambah dengan tunjangan-tunjangan lain
selama sebulan. Kompensasi ini biasanya
termasuk gaji bulanan yang diterima
sebulan sekali bagi pegawai tetap dalam
suatu perusahaan.
4). Integrasi (integration)

Walaupun sudah diterima pegawai, sudah mengembangkannya

dan sudah memberi kompensasi yang memadai, perusahaan masih
mengalami masalah yang sulit, yaitu: “integrasi”. Integrasi adalah
penyesuaian sikap-sikap, keinginan pegawai dengan keinginan
perusahaan dan masyarakat. Dalam hal ini integrasi pegawai
secara individu diminta mengubah, kebiasaan, dan sikap-sikap
lainnya selama ini kurang menguntungkan bagi perusahaan, agar
pegawai berniat dan mempunyai kemauan yang kuat mengubah
pandangannya, kebiasaan, sikap-sikap lain yang perlu disesuaikan
dengan keinginan serta tujuan perusahaan.

Maka dengan demikian para manajer dan pucuk pimpinan

perusahaan perlu memahami perasaan, tingkah laku dan sikap
para pegawai untuk dipertimbangkan dalam rangka pembuatan
keputusan berbagai kebijaksanaan perusahaan
5) Pemeliharaan (maintenance)
Pemeliharaan berarti berusaha untuk mempertahankan
dan menigkatkan kondisi yang telah ada. Apa yang
sudah diterima dan pernah dinikmati pegawai
hendaknya tetap dipertahankan . kalau perusahaan
sudah menyediakan kantin untuk melayani makan
sebaiknya kantin ini tetap dipertahankan. Contoh lain,
jika seorang pegawai telah mendapat mobil dari
perusahaan, kalau sampai mobil itu ditarik atau diambil
perusahaan, ada dampak terhadap pegawai maupun
terhadap perusahaan. Dampaknya terhadap pegawai
adalah menurunkan semangat dan prestasi kerjanya,
pengaruh terhadap perusahaan adalah membawa
kerugian.
6) Pensiun (separation)

Fungsi terakhir dari manajemen kepegawaian adalah

fungsi separation. Fungsi pensiun berhubungan
dengan pegawai yang sudah lama kerja pada
perusahaan. Fungsi utama manajemen kepegawaian
adalah menjamin pegawai-pegawai ini akan
pensiun. Sewaktu pensiun pegawai harus merasa
aman. Biasanya perusahaan yang sudah berukuran
besar menyediakan dana bagi pegawai yang sudah
pensiun. Dana pensiun ini sumbernya dari potongan
gaji pegawai yang bersangkutan pada waktu masih
aktif bekerja pada perusahaan
 Istilah administrasi kepegawaian atau
personel administration di Amerika Serikat
dipergunakan dalam bidang pemerintahan,
sedangkan personnel Management
dipergunakan untuk bidang bisnis. Di
Indonesia ada kecenderungan menggunakan
manajemen kepegawaian (personnel
management) baik dalam bidang
pemerintahan maupun dalam bidang bisnis
 Menurut David A. Decenzo dan Stephen P.
Robbins: personnel Management = Human
Resource Management
Pengertian Manajemen SDM
 Manajemen Sumber Daya Manusia
(MSDM) adalah pemanfaatan para
individu untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi. (Mondy 2008)
 Tujuan manajemen sumber daya manusia
adalah meningkatkan kontribusi
produktif para karyawan bagi organisasi
secara stratejik, etis, dan bertanggung
jawab sosial. (Werther & Davis 1996)
 SDM adalah aset yang harus dikelola
secara cermat dan sejalan dengan
kebutuhan organisasi. (Schuler &
Jackson 2006)
Apa persamaan MSDM dengan
Manajemen Personalia?

 Keduanya merupakan ilmu yang

mengatur unsur manusia dalam
suatu organisasi, agar
mendukung terwujudnya tujuan
Apa perbedaan MSDM dengan
Manajemen Personalia? (Saydam 1996)
Dalam istilah “manajemen personalia”
terkandung pengertian bahwa karyawan
(personalia) hanya dianggap sebagai salah
satu faktor produksi saja, yang tenaganya
harus digunakan secara produktif bagi
pencapaian tujuan perusahaan.

Sedangkan dalam istilah MSDM terkandung

pengertian bahwa karyawan (SDM) yang ada
dalam perusahaan merupakan aset
(kekayaan, milik yang berharga) perusahaan,
sehingga harus dipelihara dan dipenuhi
kebutuhannya dengan baik.