Pengertian Pengelolaan Administrasi Kepegawaian Serta

Aspek dan Tujuannya

A. Pengertian Pengelolaan Administrasi Kepegawaian
Kata administrasi berasal dari kata Ad, yang bearti ke atau kepada dan ministrare yang berarti
melayani, membantu atau mengarahkan. Sedangkan kata pegawai berasal dari kata personil atau
personal yang berarti pegawai. Jadi administrsi kepegawaian tidak lain adalah adiministrasi
dalam bidang administrasi kepegawaian yaitu administrasi atau managemen yang menangani
masalah kepegawaian yang menangani masalah-masalah kepegawaian dalam satu badan usaha,
lembaga atau sekolah, manajemen itu sendiri adalah usaha pencapaian suatu tujuan melalui
orang lain dengan memanpaatkan sumber daya yang ada secara maksimal (Mulyasa, 2004, 17).
Administrasi kepegawaian pada dasarnya adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan
informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawain dimana hal ini dilakukan dengan
pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau perlengkapan dari
administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personal (Depdikbut, 1994 : 41) .
Semua tenaga atau unsur manusia untuk memegang peranan penting dalam kelancaran
berlangsungnya kegiatan kelancaran pelaksanaan program sekolah (Burhanudin, 1998 : 65).
Unsur-unsur yang dimaksud disini adalah kepala sekolah, wakasek, maupun staf administrasi
yang ada di sekolah tersebut, sedangkan pendapat lain mengatakan bahwa administrasi
personalia / kepegawaian sekolah adalah semua tenaga yang yang ada disekolah yang dapat
mencakup tenaga edukatif, dan tenaga administratif yang terdiri dari pegawai tetap, pegawai
diperkerjakan atau pegawai honorer (Sukirman, 1982 : 2 ).
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksudkan dengan administrasi
kepegawaian sekolah adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh personil anggota sekolah
pegawai tetap, pegawai yang diperkerjakan atau pegawai honorer dalam lingkup administratif.
Disamping itu juga administrasi kepegawaian dikatakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh
orang-orang yang mempunyai wewenang dalam administrasi kepegawaian yang didalamnya
terdapat kegiatan pencatatan beberapa jumlah pegawai (Guru dan Staf ), pembinaan,
pengangkatan, pemberian hak dan kewajiban guru sampai dengan pemberian hak kerja.
Segenap proses penetapan pegawai meliputi proses atau cara memperoleh pegawai,
penempatan, penugasan, pemiliharaan, evaluasi, dan pemutusan hubungan kerja.

Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian :

1. Biodata Pegawai
Biodata pegawai berisikan data-data pegawai yang dalamnya berisi nama, alamat, tanggal lahir,
agama, kewarganegaraan sampai pendidikan terakhir.
2. Sejarah Kepangkatan Atau Jabatan
Sejarah kepangkatan atau jabatan berisikan data tentang guru atau pegawai dan apakah seorang guru
tersebut pernah mendapatkan kenaikan pangkat atau jabatan seandainya ada jabatan apakah itu.
3. Sejarah Pendidikan Formal
Data guru tentang pendidikan terakhir yang pernah dilakukan atau diikuti.
4. Sejarah Kepangkatan penjenjangan
Data yang mengenai apakah guru tersebut pernah mendapatkan refrensi untuk melanjutkan
pendidikan penjenjangan dari sekolah, pemerintah provensi, atau kabupaten dan gelar apa yang ingin
diraih oleh guru tersebut.
5. Pengunaan pasilitas
6. Daftar keluarga
7. Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh.

B. Aspek-Aspek Pengelolaan Administrasi Kepegawaian

Menurut Drs. Piet A. Sahertian ( 1985 ; 27 ) aspek-aspek pengelolaan administrasi kepegawaian

adalah sebagai berikut : kegiatan pencatatan, pendaftaran, penentuan kebijaksanaan dan
prencanaan kepegawaian, pengembangan kepegawain, pemeliharaan kepegawaian, penilaian
kepegawaian, pemutusan hubungan kerja, dan pengendalian pegawai.

C. Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi administrasi di bagi menjadi 2 (dua) meliputi:

1. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan
fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau
menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi,
pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

2. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian

a. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada
masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga
kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor
pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-
sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan
sumber-sumber yang tersedia.

Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan

aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam
merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu
kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui
kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi,
dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.

membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di
samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana
dikemukakan Miller Burack dan Maryann.
b. Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan
mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang
seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian
mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara
berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat
dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi
akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur
organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem
kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam
mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor
sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.
c. Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak
ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai
pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi
dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai
adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk
membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.
 Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan
bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
 Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan
bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
 Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja
adalah objektif;
 Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua
orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
 Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya
manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan
lingkungan
 Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang
dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
 Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana
lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi
sumber ketidakpuasan.

d. Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian
tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam
memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan
memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang
dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata.
Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan
kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu
menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan
penyimpangan.