ADMINISTRASI PERENCANAAN PENGADAAN & PERMINTAAN SARANA DAN

PRASARANA
PERTEMUAN KE: 1-4
PERENCANAAN PENGADAAN & PERMINTAAN
SARANA DAN PRASARANA

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang
memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk
mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan
sistem pengelolaan yang efektif.
Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai
produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu.
Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting
dalam sebuah perusahaan untuk menjamin kelancaran aktivitas organisasi/kantor.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor ( office equipment) adalah
segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang
terdiri dari perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses (usaha, pembangunan, proyek).
Untuk lebih memudahkan dalam membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk
benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang dan tanah.
Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan
kantor.
A. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara
matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti
yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran
yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk
mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.
 Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan
kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan
datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian,
pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang
sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan
secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan
peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan
suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan
beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi
(kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih
lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.
Menurut Gunawan (dalam Minarti, 2011) “Pengadaan sebagai segala kegiatan untuk
menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas”.
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan
sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan
organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan
perencanaan terlebih dahulu.
Pengadaan sarana prasarana harus disesuaikan dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan
jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga, maupun sumber yang
dapat dipertanggungjawabkan hal ini sesuai yang dijelaskan Minarti (2011:259).
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain :
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki
fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-
faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja
adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk
mengusahakan standarisasi ialah :
· Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau
menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
· Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
· Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama
dan pertimbangan efisiensi kerja.
c. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat
atau barang-barang ialah:
· Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang
dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
· Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-
benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan
baik.
· Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
· Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang,
dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
· Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap
digunakan.
d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman
yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3) Menyusun rencana pengadaan barang

b. Barang tak habis pakai

1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2) Memperkirakan biaya perlengkapan
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
4) Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a) Menyusun rencana pengadaan tanah
b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan survei harga dilokasi
e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah
maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
b) Mengadakan perhitungan luas bangunan
c) Menyusun rencana anggaran biaya
d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala
prioritas

TUGAS
1. Mengapa unsur material dalam suatu organisasi/perusahaan/kantor merupakan salah satu
sarana yang penting untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan, jelaskan!
2. Apa fungsi perlengkapan kantor pada suatu organisasi atau perusahaan?
3. Mengapa pertimbangan pokok perlu dilakukan dalam pembelian alat-alat atau barang-
barang?
4. Sebutkan hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor!
5. Berikan masing-masing 10 contoh barang habis pakai dan barang tidak habis pakai yang
terdapat di tempat prakerin/PSG kalian masing-masing!
ADMINISTRASI PERENCANAAN PENGADAAN DANPERMINTAANSARANA DAN
PRASARANA
Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Pengadaan barang harus direncanakan dengan hati-hati agar pengadaannya sesuai dengan
apay a n g d i h a r a p k a n s e r t a m e m e n u h i k e b u t u h a n s a r a n a d a n p r a s a r a n a . P e r
e n c a n a a n s a r a n a prasarana sendiri memiliki pengertian “Perencanaan sarana dan
prasarana dapat didefinisikansebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan
program pengadaan fasilitas kantor, baik yang berbentuk sarana maupun
prasarana kantor di masa yang akan datang untuk
mencapait u j u a n t e r t e n t u ” ( Ti m P a k a r M a n a j e m e n P e n d i d i k a n ,  ! ! " # $ $
% . & e g i a t a n p e r e n c a n a a n pengadaan sarana dan prasarana pendidikan harus jelas dan
rinci, baik jumlah, jenis, merk,maupun harganya.Menurut 'oekarno (dalam afadal, !!"#$$
% mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan kantor sebagai
berikut#a.Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor
yang diajukan oleh setiapunit kerja dan atau mengin)entarisasi kekurangan perlengkapan
kantor. b.Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan kantor dengan untuk periode
tertentu,.c . M e m a d u k a n r e n c a n a k e b u t u h a n y a n g t e l a h d i s u s u n d e n g a
n p e r l e n g k a p a n y a n g tersedia sebelumnya.d . M e m a d u k a n r e n c a n a k e b u t u h a n
d e n g a n d a n a a t a u a n g g a r a n y a n g t e r s e d i a . * p a b i l a dana yang tersedia tidak
mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan itu,
maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telahdirencana
kan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan.
'emua perlengkapan yang urgen segera didaftar.e . M e m a d u k a n r e n c a n a ( d a f t a r %
k e b u t u h a n p e r l e n g k a p a n y a n g u rg e n d e n g a n d a n a a t a u anggaran yang tersedia.
*pabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia,maka perlu dilakukan seleksi
lagi dengan cara membuat skala priorotas.f.Penetapan rencana pengadaan
akhir. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana itutidak mudah karena harus
dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkaninformasi yang realistik dengan
kondisi organisasi.+alam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor perlu
melibatkan semua pihak yang memahami kebutuhan organisasi, perlengkapan yang sudah
dimiliki (jenis, jumlah dankualitas%, sumber dana yang tersedia, dan harga pasar.
Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang
b e n d a  j a s a b a g i keperluan pelaksanaan tugas. adi, pengadaan fasilitas
 kantor berarti kegiatan menyediakan barang-
barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan

ADMINISTRASI PERENCANAAN, PENGADAAN DAN

SARANA & PRASARANA
 PENGERTIAN, TUJUAN DAN FUNGSI PERENCANAAN

Planning atau perencanaan ialah suatu rangkaian persiapan tindakan untuk

mencapai tujuan. Perencanaan merupakan pedoman, garis-garis besar atau petunjuk-petunjuk
yang harus dituruti jika menginginkan hasil yang baik sebagaimana direncanakan.
Pertama-tama harus memusatkan apa yang ingin dikerjakan, tujuan jangka pendek
dan tujuan jangka panjang untuk organisasi serta memutuskan alat apa yang akan digunakan
untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam rangka melakukan hal tersebut, ia harus meramalkan
sejauh mana kemungkinan tersebut dapat dicapai, baik dilihat dari asep ekonomi, sosial
maupun lingkungan politik tempat organisasi berorganisasi serta dihubungkan dengan
sumber-sumber yang ada untuk mewujudkan rencana tersebut. Perencanaan juga mencakup
fungsi budgeting, sebab budget merupakan rencana pengeluaran sejumlah uang untuk
melakukan suatu tujuan.

1. Pengertian Perencanaan
Untuk mengetahui dan memahami hakekat perencanaan, maka kita perlu mengetahui
pengertian atau definisinya, di antaranya :
a. George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha menghubung-
hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan
peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang
sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki.
b. Harold Koontz dan O’Donnell: Perencanaan adalah tugas seorang manajer untuk menentukan
pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur dan program.
c. W. H. Newman: Perencanaan adalah suatu penngambilan keputusan pendahuluan mengenai
apa yang harus dikerjakan dan merupakan langkah-langkah sebelum kegiatan dilaksanakan.
d. Dr. SP. Siagian MPA.: Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran
dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Dari penjelasan tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan
kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur pendaya-gunaan manusia, material,
metode dan waktu secara efektif dalam rangkan pencapaian tujuan.
Widjojo dalam Lembaga Administrasi Negara (1985: 31), menjelaskan sebagai
berikut : Perencanaan pada asasnya berkisar pada dua hal :
1) Penentuan pilihan secara sadar mengenai tujuan-tujuan konkret yang hendak dicapai dalam
jangka waktu tertentu atas dasar nilai-nilai yang dimiliki masyarakat yang bersangkutan.
2) Pilihan di antara cara-cara alternatif yang efesien serta rasional guna mencapai tujuan-tujuan
tersebut, baik untuk penentuan tujuan yang meliputi jangka waktu tertentu maupun bagi
pemilihan cara-cara tersebut diperlukan ukuran-ukuran atau kriteria-kriteria tertentu yang
terlebih dahulu harus dipilih pula.
2. Tujuan Perencanaan
 Setiap kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan perlu perencanaan yang matang
sesuai dengan tujuannya. Hal tersebut disesuaikan menurut bidang-bidang yang akan dicapai.
Albert Silalahi (1987: 167), menjelaskan bahwa tujuan perencanaan adalah sebagai
berikut:
a. Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a way to
anticipate and offset change).
b. Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-administrator maupun
non-administrator.
c. Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-tindih dan
pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas.
d. Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untuk
memudahkan pengawasan.

3. Fungsi-Fungsi Perencanaan (Planning)

Sejalan dengan apa yang dikemukakan di atas, maka perlu diketahui fungsi-fungsi
dari planning itu sendiri, yaitu:
a. Menentukan titik tolak dan tujuan usaha.
Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai sehingga merupakan sasaran, sedangkan
perencanaan adalah alat untuk mencapai sasaran tersebut. Setiap usaha yang baik harus
memiliki titik tolak, landasan dan tujuannya. Misalnya seseorang ingin pergi dari Bandung ke
Surabaya naik kereta api. Di sini Surabaya merupakan tujuan, sedangkan kereta api
merupakan perencanaan atau alat mencapai sasaran tersebut.
b. Memberikan pedoman, pegangan dan arah.
Suatu perusahaan harus mengadakan perencanaan apabila hendak mencapai suatu tujuan.
Tanpa perencanaan, suatu perusahaan tidak akan memiliki pedoman, pegangan dan arahan
dalam melaksanakan aktivitas kegiatannya. Misalnya seorang pilot terbang melintasi
Samudera tanpa mengetahui apakah ia ingin menuju ke Inggris, Belanda atau Australia, maka
ia akan berada di dalam ketidak-pastian.
c. Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material.
Dalam menetapkan alternatif dalam perencanaan, kita harus mampu menilai apakah alternatif
yang dikemukakan realistis atau tidak atau dengan kata lain, apakah masih dalam batas
kemampuan kita serta dapat mencapai tujuan yang kita tetapkan. Misalnya suatu perusahaan
menetapkan tujuan bahwa omzet penjualan untuk tahun yang akan datang dinaikkan
sebanyak 10%. Untuk itu ditetapkan alternatif media promosi antara lain radio, majalah dan
surat kabar. Karena keterbatasan dana yang dimiliki, pilihan jatuh pada surat kabar karena
dianggap realitas dan paling ekonomis. Tetapi selain itu, perencanaan yang baik memerlukan
pemikiran lebih lanjut tentang surat kabar apa, hari pertemuannya dan judul iklan.

d. Memudahkan pengawasan.
Dengan adanya planning, kita dapat mengetahui penyelewengan yang terjadi
karenaplanning merupakan pedoman dan patokan dalam melakukan suatu usaha. Agar dapat
membuat perencanaan yang baik, maka manajer memerlukan data-data yang lengkap, dapat
dipercaya serta aktual.

e. Kemampuan evaluasi yang teratur.

 Dengan adanya planning, kita dapat mengetahui apakah usaha yang kita lakukakn sudah
sesuai dengan tujuan yang ingin kita capai. Sehingga tidak terjadi under planning danover
planning.

f. Sebagai alat koordinasi.

Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu kompleks, karena untuk
perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang di mana tanpa koordinasi yang baik dapat
menimbulkan benturan-benturan yang akibatnya dapat cukup parah. Dapat kita misalkan,
perjalanan suatu kereta api yang dengan tanpa adanya koordinasi yang baik, kemungkinan
akan terjadi tabrakan atau harus menunggu terlalu lama pada simpangan-simpangan.

4. Latar Belakang Lahirnya Perencanaan

Suatu perencanaan lahir bukanlah secara kebetulan melainkan ada sebab berupa
inisiatif atau prakarsa dari dalam dan luar organisasi. Sebagaimana asal lahirnya suatu
perencanaan meliputi berbagai sumber, antara lain:
a. Policy top management: puncak pimpinanlah yang mengeluarkan kebijakan diadakannya
perencanaan karena memang merekalah sebagai pemegang policy.
b. Hasil pengawasan: berdasarkan hasil pengawasan terkumpullah sejumlah data dan fakta yang
dibuat dalam satu perencanaan baru yang memperbaiki atau merombak yang pernah
dilaksanakan.
c. Inisiatif dari dalam: planning juga dapat lahir akibat adanya saran-saran dari pihak luar yang
mungkin secara langsung atau tidak langsung, yang mempunyai kepentingan dengan
organisasi.
d. Kebutuhan masa depan: suatu perencanaan dibuat sebagai persiapan masa depan ataupun
menghadapi rintangan dan hambatan yang sewaktu-waktu bisa terjadi.

 PENGERTIAN PENGADAAN

Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan)

untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-
masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi
tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk
mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
 Pemerintah menyebutkan bahwa pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh
barang dan jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lain yang
perosesnya mulai dari perencanaan kebutuhan sampai dengan diselesaikannya seluruh
kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.

 PENGERTIAN ADMINISTRASI SARANA & PRASARANA

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah
segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih
 ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan
prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan
tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah
perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan
dengan pekerjaanketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan
prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana
dan prasarana kantor.

1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor

a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan
menjadi dua, yaitu :
i. Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :
Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS,
kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan,
kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas
lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong
kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan
organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

ii. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ;

Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi
dua, antara lain :
Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya
satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan
pulpen.
Barang tidak habis pakai
 Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan
lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b) Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan
elektrik, mesin fotocopy dll.

c) Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh :
telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

d) Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk
membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi
untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.

e) Interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana
jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan
pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera,
struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding
dll.

f) Tata ruang kantor (office lay out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga
memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.
(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)

1.1.2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor

Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik,
efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga
pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan
yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis
operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan
prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :
a) Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan)
untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-
masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi
tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk
mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
 b) Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang
untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian,
instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor
antara lain :
i) Agar barang tidak cepat rusak.
ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
iv) Memudahkan dalam pengawasan.
v) Memudahkan dalam analisis barang.
c) Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan
kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor, antara lain :
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
d) Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang
sama, tujuannya yaitu :
i. Agar peralatan tidak mudah hilang.
ii. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan
iii. Memudahkan dalam pegecekan barang
iv. Memudahkan dalam pengawasan
v. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.