MAKALAH

“PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PERKANTORAN

MODERN”
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Perkantoran Modern

Dosen Pengampu : Srimiatun, S.E., M.M.

Disusun oleh:
Miftah Nursa’adatun Najah
(193101088)

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
2019/2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Peralatan dan
Perengkapan Perkantoran” ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dosen pada
Mata Kuliah Manajemen Perkantoran Modern. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk
menambah wawasan tentang peralatan dan perlengkapan perkantoran modern bagi para
pembaca dan juga bagi penulis

Kami juga menyampaikan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu
kami penyusuna makalah ini. Penulis juga berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat
baik bagi penulis sendiri maupun kepada pembaca.

Kami sadar makalah ini jauh dari kata sempurna, maka dari itu kami juga mengharapkan
kritik dan saran yang membangun dari para pembaca untuk memperbaiki makalah demi
kesempurnaan makalah ini dan jika kami memiliki tugas yang lainnya dimasa yang akan
datang.

Magetan, 23 Maret 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................................... i
DAFTAR ISI........................................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang.......................................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................................................................... 1
C. Tujuan Masalah ........................................................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN....................................................................................................................... 3
A. PENGERTIAN PERALATAN KANTOR.............................................................................. 3
B. CONTOH PERALATAN KANTOR MODERN ................................................................... 3
C. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR ............. 8
D. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR ..................................................................... 9
E. CONTOH DARI PERLENGKAPAN KANTOR................................................................... 9
F. CARA PEMELIHARAAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR ............11
BAB III PENUTUP.............................................................................................................................13
A. Kesimpulan..............................................................................................................................13
B. Saran ............................................................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................................14

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan, pencatatan, pengolahan,

penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan/pengarsipan data, warkat, dokumen,
ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor
haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan
dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor
yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-
tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting
dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor.
Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya
bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di
kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang
peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam
pemanfaatan perlengkapan kantor.

B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian peralatan kantor ?

2. Apa saja contoh peralatan kantor?
3. Apa keuntungan dan kerugian akibat penggunaan peralatan dan perlengkapan
kantor?
4. Apa pengertian perlengkapan kantor?
5. Apa saja contoh perlengkapan kantor?
6. Bagaimana cara memelihara peralatan dan perlengkapan kantor ?

1
C. Tujuan Masalah

1. Untuk mengetahui pengertian peralatan kantor

2. Untuk mengetahui contoh peralatan kantor
3. Untuk mengetahui keuntungan dan kerugian akibat penggunaan peralatan dan
perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
5. Untuk mengetahui contoh perlengkapan kantor
6. Untuk mengetahui bagaimana cara memelihara peralatan dan perlengkapan
kantor

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN PERALATAN KANTOR

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata
usaha yang terdiri dari mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin/ATK. Peralatan
kantor biasanya dapat digunakan berkali-kali, tahan lama dalam pemakaiannya dan
termasuk barang yang tidak sekali pakai serta tentunya akan menghemat biaya.

Fungsi peralatan kantor antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai
alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam
kantor.

B. CONTOH PERALATAN KANTOR MODERN

1. Mesin penghancur kertas

Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah
tidak dipergunakan lagi. Sehingga terjamin kerahasiannya.

2. Filling Kabinet/Lemari Arsip

Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen
perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang
dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau
arsip

3
3. Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya
alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut
diarsipkan atau disimpan.

4. Mesin penghitung uang

Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung
uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung
uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.

5. Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah
karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk
mengetahui presensi karyawan.

4
6. Cash Box
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini
disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga
dapat mengantisipasi pencurian.

7. Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Jumlah kertas yang
bisa disatukan tergantung dari ukuran stapler.

8. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor (yang terdiri dari 6 digit angka atau lebih)
pada lembaran dokumen.

9. Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

5
10. Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.

11. Tickler file

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam
arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

12. Cardex (card index) cabinet

Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

13. Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta
dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

6
14. Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset
dan sebagainya.

15. Kalkulator.
Alat bantu yang berfungsi untuk menghitung penjumlahan, pengurangan,
perkalian, dan pembagian.

16. Mesin Fotokopi.

Sebuah alat elektronik yang berfungsi untuk menggandakan atau membuat
salinan ke atas kertas dari sebuah dokumen, buku, foto, atau sumber lainnya.

7
 17. Printer
Sebuah piranti elektronik yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik
berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.

18. Gunting
19. Penggaris
20. Penjepit kertas

Dan masih banyak peralatan kantor yang lainnya.

C. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR

1. Keuntungan antara lain;

a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan.
b. Menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan.
Memudahkan pengawasan.
d. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
e. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
f. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan
tangan.
g. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu
pekerjaan.

2. Kerugiannya yaitu:
a. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
b. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
c. Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk
melatih mereka.

8
 d. Perlengkapan cepat habis dan tidak bertahan lama
e. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.
f. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.

D. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk

menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan serta untuk
melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu
proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang berukuran kecil, cepat habis,
sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada
kerusakan.
Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
4. Sebagai aset kantor dan pelengkap kantor.

E. CONTOH DARI PERLENGKAPAN KANTOR

1. Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan
untuk menyimpan arsip/surat-surat.

9
2. Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya
diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

3. Alat Perekat (Lem)

Lem merupakan bahan lengket dalam bentuk cairan yang dapat menempel
pada 2 benda ataupun lebih. Lem juga dapat dibuat dari bagian tumbuhan dan
hewan serta bahan kimia dari minyak.

4. Kertas
Kertas termasuk salah satu dari perlengkapan kantor yang cukup dibutuhkan
banget untuk menulis, mencetak ataupun menggambar. Kertas yang biasa dipakai
untuk alat perlengkapan kantor ini biasanya berjenis seperti:
a. HVS (Houtvrij Schrijfpapier)
b. Ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm)
c. F4 atau Folio (21.6 cm x 33 cm)

10
 5. Pensil dan Penghapus
Pensil ini merupakan salah satu dari pada perlengkapan kantor yang bisa
dipakai sebagai sarana untuk menulis ataupun menggambar sesuatu untuk
mengungkapkan suatu ide ataupun sebuah gagasan yang ditulis diatas kertas. Ada
banyak sekali jenis dan ukuran pada pensil yang bisa kita gunakan, secara umum
biasanya pensil yang sering digunakan adalah pensil yang berukuran HB serta 2B.

6. Tinta Printer
Ada beragam jenis tinta printer yang dapat dipakai untuk mencetak berbagai
macam keperluan di kantor, penggunaan jenis tinta ini sangat tergantung sekali
dengan kebutuhan mesin printer yang sedang dipakai itu.

7. Amplop
Amplop di zaman sekarang termasuk salah satu dari perlengkapan kantor yang
berfungsi untuk membungkus surat.

8. Bolpoin
9. Tipe-x

F. CARA PEMELIHARAAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

Peralatan dan perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun
yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan

11
 dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran
kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
1. Menurut Tempat Barang
a. Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan
selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang
dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari
disemprot bahan anti karat.
b. Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara
aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan
mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan
sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2. Menurut Jenis Barang

a. Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi
dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di
kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
b. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak
membutuhkan lagi.

3. Menurut Kurun Waktu

a. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman,
membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan,
semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek
kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.
12
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas bahwa peralatan adalah alat yang

penggunaannya bisa berkali-kali dan tahan lama. Sedangkan perlengkapan adalah alat
yang hanya bisa digunakan sebentar dan cepat habis. Ada banyak peralatan dan
perlengkapan yang ada di sebuah kantor. Dan pastinya setiap kantor tentu akan
mempunyai jenis peralatan dan perlengkapan yang berbeda-beda.
Peralatan dan perlengkapan kantor sangat mendukung dalam berjalannya
sebuah perusahaan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan
mempermudah dalam mengerjakan suatu pekerjaan kantor agar lebih efisien dan
efektif.

B. Saran
Sebaiknya dalam menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor harap
digunakan sebaik-baiknya dan tidak berlebihan. Dan setiap peralatan dan perlengkapan
kantor harus mendapatkan perawatan serta pemeliharaan secara rutin dan berkala agar
tidak menghambat pekerjaan kantor.

13
 DAFTAR PUSTAKA

http://margadefitama14.blogspot.com/2014/12/makalah-perlengkapan-kantor-dan.html

http://dynasetyorini.blogspot.com/2014/01/perlengkapan-dan-peralatan-kantor.html

https://sinichinet.blogspot.com/2018/07/pengertian-fungsi-peralatan-kantor.html

http://ghesa123.weebly.com/home/peralatan-kantor

https://bukabukumu.com/alat-alat-kantor/

14