BAHAN AJAR (HAND OUT)

Kelompok Mata Kuliah : Keilmuan dan Keterampilan (MKK)

Nama / Kode Mata Kuliah : Teknologi Perkantoran dan Bisnis
Bobot : 2 (dua) SKS
Program Studi : Pendidikan Ekonomi
Fakultas : Ekonomi
Pertemuan ke : V – VI (Lima-Enam)
Dosen Pembina Mata Kuliah : Armiati, S.Pd, M.Pd

Learning Outcomes (Capaian Pembelajaran) terkait KKNI :

Mahasiswa memiliki kemampuan mengidentifikasi mesin penghimpun dan

pemisah serta mampu mengoperasikan mesin-mesin tersebut.

Soft skills/Karakter: Berfikir kritis, Komunikatif

Materi:
Alat/Mesin Penghimpun dan Pemisah
a. Mesin Jilid (Binding Machine)
b. Mesin Pemotong Kertas (Paper Cutter)
c. Mesin Penghancur Dokumen
d. Pembuka Surat (Letter Opener)
e. Pelubang Kertas (Perforator)
f. Stapler
A. Mesin Jilid (Binding Machine)

Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan
rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan
penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret
untuk kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama
untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan
dengan menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang
biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.
Mesin penjilid atau biding machine adalah mesin kantor yang digunakan untuk
menjilid berbagai warkat-warkat yang sejenis, buku-buku dan sebagainya.
Menjilid adalah kegiatan menghimpun dan menyatukan warkat-warkat yang
sejenis dalam bentuk buku sehingga mudah penggunaannya dan menyimpannya.
Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar,
karena penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman
hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung
dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan.
Mesin jilid dapat dbedakan menjadi:
1. Menurut jenisnya dapat dibedakan atas :
 Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid
buku-buku dalam jumlah besar.
 Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid
laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
2. Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
 Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan
 Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.

Ciri-ciri mesin penjilid :

 Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan
menyerupai album foto.
 Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
 Tenaga penggerak tangan
 Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
Cara kerja mesin penjilid :
 Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
 Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-
lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
 Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
Cara pemeliharaan mesin penjilid :
 Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
 Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
 As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
Macam-macam mesin penjilid yaitu :
1) Plastik penjilid bulat
2) Plastik penjilid oval
3) Plastik penjilid punggung sempit
Bagian-bagian mesin jilid :
 tuas penjilid
 papan penahan
 jilidan

B. Mesin Pemotong Kertas (Paper Cutter)

Mesin pemotong adalah mesin digunakan untuk memotong kertas menjadi
berbagai macam ukuran yang akan dijilid agar bagian pinggir kertas sama rata.
Fungsi mesin pemotong kertas adalah:
 Untuk meratakan bagian pinggir kertas agar bentuknya rapi
 Untuk memotong kertas menjadi berbagai macam ukuran sesuai kebutuhan
 Untuk memadatkan kertas yang akan dijilid sehingga hasil penjilidan kuat

Mesin pemotong kertas terbagi atas dua macam yaitu:

 Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau
memotong kertas sampai dengan tebal 6cm sekaligus.

 Paper cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran

kertas sampai dengan 15 lb.

Ciri-ciri pemotong kertas

 Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik
  Cara kerja dan komponen mesinnya bersifat mekanis
 Memotong kertas dengan pisau yang ditekan
 Kertas yang diletakkan dipapan kertas dengan bagian yang akan dipotong
diletakkan tepat pada alat pemotong
 Dengan menekan pisau pemotong yang berada diatas kertas secukupnya maka
kertas akan terpotong tepat pada pertemuan mata pisau dan alat pemotong

Komponen-komponen
 Pemutar press,digunakan untuk menggerakan besi pengepres atau besi penekan
kertas
 Pengepres,berfungsi untuk menekan kertas yang akan dipotong agar tidak mudah
bergeser
 Pisau pemotong kertas,untuk memotong himpunan kertas yang sudah ditekan
oleh besi penekan
 Tangan pisau,yaitu tempat pisau pemotong kertas dipasang
 Lengan besi,digunakan untuk menggerakan pisau pemotong
 papan kertas dilengkapi dengan skala ukuran kertas. Dibagian pinggir terdapat
plat baja yang berfungsi sebagai alat pemotong.

Cara kerja mesin pemotong kertas

a. Paper cutter
 Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong
diletakkan tepat pada alat pemotong.
 Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka
kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat
pemotong.
b. Guillotine (manual)
 Tebal maksimum buku yang akan dipotong adalah 6 cm
 Letakkan buku pada papan kertas
 Tekanlah penekan kertas dengan memutar roda kemudi searah dengan putaran
jarum jam
 Peganglah tangkai pisau dengan tangan kanan, lalu ditekan hingga kertas
terpotong

Cara pemeliharaan pemotong kertas

 Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus
supaya tidak kotor dan berkarat, disimpan ditempat kering
 Bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas
 Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting
 Jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret
Paper cutter, ukurannya lebih kecil dibandingkan guillotine (alat untuk
memotong rata pinggir dari diktat, buku atau laporan dengan tebal maksimal 6 cm).
Paper cutter berfungsi untuk memotong kertas maksimum 15 lembar, plastic sheet,
aluminium foil, kulit dan offset plate.
Ciri-ciri : mata pisau penjepit yang digerakan dengan tangan.
Cara kerja : tekan mata pisau ke kertas yang ingin dipotong.
Bagian-bagian :
 mata pisau,
 papan penahan,
 gagang tekan
Perawatan rutin dilakukan dengan cara selalu dibersihkan dengan kain halus pada
seluruh permukaan untuk menghindari karat dan ditempatkan di tempat kering.

C. Mesin Penghancur Dokumen

Mesin penghancur kertas atau juga sering disebut sebagai paper shredder
merupakan satu mesin untuk kepentingan kantor. Mesin yang sangat berguna dan
memiliki fungsi yang sangat penting meskipun sekilas fungsi dari mesin ini terlihat
sepele. Mesin jenis ini memiliki fungsi untuk menjadi saran utama pemusnah dokumen
penting yang tercetak di atas kertas terutama jika dokumen tersebut merupakan
dokumen rahasia. Dengan menggunakan mesin ini, tidak perlu lagi memusnahkan
dokumen rahasia yang penting dengan membakarnya. Cukup dengan mempersiapkan
mesin ini dan segala kerahasiaan di dalam satu dokumen terhapuskan bersamaan
dengan serpihan kertas dari dokumen yang dihancurkan. Penggunaan yang praktis dan
mudah serta fungsinya yang dinilai sangat penting membuat mesin penghancur kertas
ini sangat dibutuhkan di kantor.
Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen
dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen
berupa kertas, seperti Surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan
dokumen dalam bentuk microfilm

Ciri-ciri penghancur dokumen

 Digerakkan dengan menggunakan listrik
 Cara kerja dan komponen mesinnya bersifat mekanis
 Bentuk potongan kertas memanjang dengan lebar 2,2 cm
 Kemampuan maksimum pemotongan 7 lembar

Komponen-komponen
a. Kotak (box)
Berfungsi sebagai tempat potongan kertas dan dilengkapi dengan 4 buah roda.
Tempat ini berukuran 30x45 cm
b. Kerangka mesin
Berukuran 30 x 30 x 18,4 cm. Kerangka ini terletak diatas kotak
c. Kabel listrik dan steker
Berfungsi untuk menyambungkan arus listrik
d. Tombol on-off
Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin
e. Lubang pemotongan
Berfungsi untuk memasukkan kertas yang akan dihancurkan. Komponen ini
berukuran 22 x 2,5 cm
f. Pisau pemotong
Terletak dalam lubang pemotong, terdiri dari dua pisau berbentuk silinder
dengan gigi pisau sebanyak 102 buah

Cara Pemakaian Mesin Penghancur Dokumen

 Sambungkan kabel mesin ke stopcontak
 Pastikan bahwa kabel tersebut sudah teraliri arus listrik
 Periksa dokumen yang akan dihancurkan, pastikan bahwa dokumen tersebut
tidak terdapat klip, staples atau benda logam lainnya
 Letakkan lembaran yang akan dihancurkan ke mata pisau
 Pegang lembaran tersebut dengan hati hati dan hidupkan mesin penghancur
dokumen
 Setelah semua lembaran tersebut hancur matikan mesin
 cabut kabel dari stopcontak
Cara Pemeliharaan Mesin Penghancur Dokumen
 Seluruh permukaan pada mesin dibersihkan dengan kain yang halus supaya
terhindar dari debu
 Tempatkan mesin tersebut di tempat yang kering supaya terhindar dari erosi
 Apabila pisau penghancur sudah mulai tumpul maka dapat diasah kembali,
seperti mengasah gunting
 jangan memotong apabila dokumen tersebut masih terdapat bandle berupa
kawat jepret bekas stapler karena dapat merusak mata pisau
 Jangan coba-coba menghancurkan 7 lembar sekaligus karena dapat membuat
macet mesin , disarankan 3 lembar saja
 Buang kertas yang hancur untuk memudahkan dokumen yang akan
dihancurkan masuk ke dalam mesin penghancur
 Jangan menghancurkan kertas yang dalam keadaan basah karena dapat
membuat mata pisau menjadi erosi
 Jangan letakkan mesin dekat dengan magnet karena magnet dapat
mengganggu kerja mesin

Hal/Sikap yang harus diperhatikan saat menggunakan mesin

pastikan keselamatan anda dengan memperhatikan beberapa hal :
 apabila menggunakan jilbab, maka jilbab di rapikan untuk mencegah jilbab
tersebut masuk ke mata pisau
 apabila memaki dasi, maka dasi di singkirikan
 apabila rambut panjang dan terurai, maka sebaiknya di kuncir supaya terlihat
lebih rapi dan aman

D. Pembuka Surat (Letter Opener)

Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong
bagian pinggir sampul. Ditinjau dari penggunaan komponennya, pembuka surat
dibagi menjadi dua :
1. Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)
Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya
bersifat mekanis.
2. Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)
 Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya
bersifat elektronis.
Komponen-komponennya :
a. Papan sampul
Berfungsi untuk meletakkan sampul surat yang akan dipotong.
b. Lubang pemotong
Berfungsi untuk memasukkan bagian pinggir sampul surat yang akan
dipotong
c. Roda pemotong
Berfungsi untuk memasukan bagian pinggir sampul surat.
d. Kait penggerak roda pemotong
Berfungsi untuk menggerakan roda pemotong.
e. Kerangka mesin
Berfungsi untuk meletakkan komponen mesin dan batu baterei.

Berikut ini adalah contoh-contoh alat pembuka surat :

E. Pelubang Kertas (Perforator)

Pelubang kertas dapat dibedakan menurut jumlah lubang dan fungsinya
menjadi tiga yaitu:
 Pelubang kartu dengan satu pelubang dipergunakan untuk melubangi kartu-
kartu perpustakaan, nama-nama, plastik dll.
  Pelubang kertas biasa dengan dua pelubang dipergunakan untuk melubangi
kertas yang akan disimpan dalam snelhechter.
Pelubang kertas panjang dengan lima pelubang dipergunakan untuk melubangi
kertas yang akan dimasukkan ke dalam binders ring.

Ciri-ciri pelubang kertas

 Digerakkan dengan tangan/tenaga manusia atau manual
 Cara kerja dan komponen mesinnya bersifat mekanis
 Membuat lubang bulat dengan garis tengah kira-kira 5 milimeter

Komponen-komponen
 Papan kertas dilengkapi dengan lubang-lubang
 Alat penekan dibagian atas dilengkapi dengan per
 Mata pelubang dari baja berwarna putih dengan permukaan cekung dan tajam
 Penunjuk titik tengah
 Alas tempat sisa kertas
Cara kerja pelubang kertas
 Mata lubang terbuat dari baja dengan permukaan cekung-tajam dihubungkan
dengan bagian penekan
 Papan kertas dengan lubang bulat bergaris tengah sama berposisi lurus dengan
mata pelubang
 Kertas diletakkan di papan kertas bila alat penekan ditekan mata pelubang
menembus kertas dengan meninggalkan lubang bulat sebesar mata pelubang
dengan garis tengah 5 milimeter
 Jumlah kertas yang bisa dilubangi maksimum 10 lembar
  Kertas diletakkan di papan kertas dimasukkan lubang penjepit kanan kiri
sampai bagian tepi kertas menyentuh batas tepi lubang penjepit
 Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar sampai itu berlubang

Cara pemeliharaan pelubang kertas

 Selalu dibersihkan dengan kain halus pada seluruh permukaan untuk
menghindari karat dan ditempatkan di tempat kering
 Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan
 Sisa lubang kertas dibersihkan dari tempatnya sehabis dipergunakan
 Bersihkan sisa kertas pada lubang

F. Stapler

Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan
sejumlah kertas dengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang
terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.
Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah,
kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler
begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang
dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan
di Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan
diselesaikan dengan jepitan stapler.

Ukuran Stapler
Stapler terdiri dari beberapa ukuran yang menggunakan kokot yang berbeda-beda:
 Ukuran kecil, memakai isi ukuran No.10 (standar JIS) atau No.23 (standar Eropa-
Amerika), bisa menjilid kertas fotokopi hingga 20 lembar.
 Ukuran sedang, memakai isi ukuran No.3 atau No.35, menjilid kertas fotokopi 30
hingga 75 lembar bergantung pada panjang kokot atau tangkai.
 Ukuran besar, memakai isi ukuran No.1 atau No.12, bisa menjilid kertas fotokopi
dari 50 hingga sekitar 250 lembar bergantung pada panjang kokot. Tidak bisa
digunakan untuk menjilid kertas dalam jumlah sedikit, karena bagian kokot yang
keluar dari kertas terlalu panjang.
Stapler Zaman Kuno
Stapler pertama menurut catatan tertulis berasal dari abad ke-18 di Perancis.
Menurut legenda, mesin stapler yang dioperasikan dengan tangan sudah dibuat untuk
Raja Louis XIV dari Perancis di tahun 1700-an. Setiap mesin stapler diberi lambang
kerajaan. Pemakaian kertas semakin meluas di abad ke-19 membutuhkan alat penjilid
kertas yang lebih praktis. Seorang penemu bernamaSamuel Slocum memperoleh paten
untuk alat penjilid kertas modern pada tanggal 30 September 1841. Berdasarkan
gambar paten dan penjelasannya, alat ini belum bisa disebut stapler. Alat ciptaan
Slocum hanya menyatukan kertas dengan semacam paku supaya lebih mudah dikemas
dalam jumlah banyak. Penciptanya memang mengabdikan seumur hidupnya untuk
menjual paku sambil menyempurnakan desain paku. Alat diciptakan semata-mata
untuk memasarkan paku yang diproduksinya.
Pada tanggal 7 Agustus 1866, alat bernama Novelty Paper Fastener dipatenkan
oleh perusahaan bernama Patent Novelty Mfg Co. Alat ini hanya dapat diisi dengan
satu kokot, bisa digunakan untuk menjilid kertas, buku, hingga memaku karpet, mebel,
atau kotak. Kokot dibuat dalam berbagai ukuran, 3/16 inci, 1/4 inci, 3/8 inci, dan 1/2
inci.
Pada tanggal 24 Juli 1866, George W. McGill memperoleh U.S. Patent No.
56,587 untuk prototipe kokot modern berupa penyatu kertas dari kuningan yang bisa
dibengkokkan. Pada tahun berikutnya pada tanggal 13 Agustus 1867, George W.
McGill kembali menerima U.S. Patent No. 67,665 untuk alat tekan yang bisa
memasukkan kokot ke dalam kertas. Alat ini ikut dipamerkan di Centennial Exhibition
tahun 1867 yang diselenggarakan di Philadelphia. McGill terus bekerja
menyempurnakan berbagai alat stapler dan isinya hingga tahun 1880-an. Pada tanggal
18 Februari 1879, hak paten No. 212,316 diterima McGill dari kantor paten Amerika
Serikat untuk alat tekan memasukkan kokot yang disebut McGill Single-Stroke Staple
Press. Alat ini beratnya 1,1 kilogram dan bisa diisi dengan satu kokot ukuran 1/2 inci
untuk satu kali pengisian. Kokot bisa menembus beberapa lembar kertas sekaligus.
Beberapa alat untuk menjilid atau mengikat kertas sebenarnya tidak
menggunakan klip, paku, atau kokot. Kertas dilubangi dan dilipat sehingga sejumlah
kertas bisa dijilid sekaligus. Sebagian di antaranya bahkan sudah mendapat hak paten,
termasuk alat yang disebut Clipless Stand Machine. Alat ini dibuat di Newton, Iowa
dan dijual antara tahun 1880-an hingga tahun 1920-an. Kertas dilubangi membentuk
bagian kertas seperti lidah yang bisa dilipat di bagian belakang kertas. Cara kerja yang
sama juga digunakan alat yang disebut Bump's New Model Paper Fastener.
Metode Stepler
 Stapler Permanen
Cara ini merupakan cara kerja yang paling sering digunakan. Bahan yang ingin
dijilid disatukan dengan kokot. Tekanan dari lengan bagian atas stapler melipat ujung
kokot yang melebihi tebal kertas. Kokot yang mengunci di bagian belakang kertas bisa
berbentuk standar atau datar sesuai dengan pola yang ada di lengan bagian bawah
stapler. Pola standar membuat kokot yang terlipat di bagian belakang kertas menjadi
agak melengkung. Sedangkan pola datar membuat kokot terlipat dengan rata, sehingga
tumpukan kertas yang sudah dijilid bisa terlihat lebih rapi.
Pembuka kokot adalah alat sederhana yang digunakan untuk membuka kokot
yang tertanam di dalam kertas. Alat ini berbentuk seperti kait ganda yang menarik
bagian kokot yang terlipat dan meluruskannya.

 Stapler Pemaku
Stapler bisa digunakan memaku poster atau kertas tebal di dinding atau papan
pengumuman. Stapler jenis ini sering disebut Tacker. Sebagian stapler kantor memiliki
lengan bagian bawah yang bisa dilipat keluar, sehingga lengan stapler bagian atas bisa
dipakai untuk memaku. Pekerja konstruksi menggunakan stapler khusus yang
disebut pistol kokot (staple gun) untuk memaku permadani, kayu lapis, dan sebagainya.
 Stapler penjilid majalah
Stapler penjilid majalah mempunyai lengan bagian bawah yang tetap dan lengan
bagian atas yang bisa digeser-geserkan. Lembaran kertas yang hendak dijilid menjadi
majalah atau brosur harus dijilid di lipatan bagian tengah yang tidak bisa dicapai stapler
biasa.
 Stapler listrik
Stapler berdaya listrik sering digunakan di kantor yang berhubungan dengan
penjilidan, penerbitan, dan pengemasan. Penjilidan kertas bisa dilakukan secara cepat
dan akurat dengan stapler otomatis. Mesin fotokopi model mutakhir yang dilengkapi
penjilid otomatis bisa mengeluarkan salinan yang sudah dijilid dengan stapler secara
otomatis.

Ciri-ciri stapler yaitu :

b. Digerakkan dengan menggunakan tangan manusia
c. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
d. Baru berfungsi bila diisi dengan nietjes/staples
e. Membendel kertas dengan kawat jepret yang menembus pada kertas yang
dibendel.
Cara kerja stapler :
 Kawat stapler dengan ujung di bawah yang dikendalikan oleh per bila
mulutnya.
 Bagian alas yang dilengkapi dengan lekukan untuk melipat kawat jepret
akan bekerja bila mendapat tekanan yang cukup
 Kertas yang akan dibendel diletakkan antara bagian alas dan bagian
mulut sehingga kawat stapler yang mendapat tekanan dari bagian
penekan akan menmbus kertas dan bagian ujungnya terlipat oleh
lekukan pelipat.
Cara pemeliharaan stapler :
 Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk mencegah karat, kalau ada
kotoran yang melekat dapat dibersihkan dengan bensin, alkohol atau
spirtus dan disimpan ditempat yang kering.
 Jangan memasukkan kawat jepret melebihi kemampuannya supaya
daya lentur per tetap kuat.
 Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan karena
menimbulkan tekanan tidak wajar.
 Menjaga lebar bagian mulut terutama untuk penjepret yang sudah lama
dipergunakan dengan jalan memukul secukupnya supaya tidak terlalu
lebar.
 Kalau terjadi kemacetan dibagian mulut usahakan agar tidak memukul-
mukulkan penjepret kertas itu.