BAB V

MESIN KOMUNIKASI KANTOR

      Dari waktu ke waktu penggunaan mesin-mesin kantor juga dapat berfungsi sebagai alat
komunikasi Mengingat kegiatan kantor juga erat kaitannya dengan berkomunikasi atau
berhubungan dengan kolega/orang lain. Mesin-mesin kantor sebagai alat komunikasi sering
disebut dengan pesawat kantor. Sehingga dapat dismpulkan, pesawat kantor adalah semua mesin
komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan
sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi,
akan membuat komunikasi dalam kantor berlangsung lebih cepat dan efisien. Berikut adalah
contoh beberapa alat komunikasi kantor :
A.  Surat
Surat merupakan peralatan komunikasi paling kuno dan masih dipakai hingga saat ini.
walaupun peranan surat sudah semakin tergusur karena perkembangan teknologi. Namun surat
masih dipandang perlu untuk mengabarkan informasi yang bersifat rahasia atau penting.
B.   Telegraf
Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan
menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh
seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama
asistennya Alexander Bain pada tahun 1837.
Pesan yang dikirimkan oleh operator menggunakan kode
morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat
diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Karena umumnya pesan tersebut adalah pesan
penting. Pesan dari telegraf ini disebut dengan telegram. Telegram berisi kombinasi kode yang
ditransmisikan oleh telegraf.

C.   Pager
Pager atau radio panggil merupakan alat telekomunikasi untuk
menyampaikan dan menerima pesan pendek. Pager ditemukan
tahun 1956 oleh Multitone Electric di Rumah Sakit St. Thomas
London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam kondisi
darurat.

D.   Teleks
Teleks adalah alat yang di gunakan untuk mengirimkan berita
tertulis secara cepat, dimana berita yang di kirim akan tercetak
pada lembar penerimaan kedua pesawat  yang saling
berhubungan. Keistimewaan dari teleks adalah dapat menerima

1 Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana

Kelas XI SMK PUI Haurgeuli
berita pada saat kantor tutup, asal alat itu tetap di aliri listrik dan tersedia kertas. Pengiriman
berita melalui teleks dapat di lakukan secara langsung  dan di rekam terlebih dahulu. 

E. Intercom
Intercom (intercommunication device atau peralatan
komunikasi internal) merupakan sebuah sistem komunikasi
elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau
proses komunikasi yang terbatas. Interkom tersambung melalui
kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk
menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat
interkom lainnya.

F. Faksimile

Facsmile (faks) aitu mesin telecopier yang memanfaatkan

jaringan telepon. Dengan memakai alat ini dapat mengirimkan
tulisan, gambar ke tempat lain yang juga memiliki mesin faks.
Mesin faks juga dapat berfungsi sebagai mesin fotokopi.

Kelebihan :
Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat
yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke
tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja
pengiriman surat melalui pos.

Kekurangan :
Kualitas mesin faks telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau
email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik.

G.   Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan pesan suara(terutama pesan yang berbentuk
percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan
menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan

1 Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana

Kelas XI SMK PUI Haurgeuli
 telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk
berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Kelebihan Telepon :
1.    Tarif telepon lebih murah
2.    Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal
3.    Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet.
Kekurangan Telepon :
1. Tidak praktis/efisien karena terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.
2.  Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila
ingin menggunakannya.
H.   Telepon Seluler (Handphone)

Telepongenggam seringdisebut handphone (HP) atau telepon selular (ponsel) adalah perangkat

telekomunikasi telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana
(portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel
(nirkabel; wireless).
Kelebihan Handphone :
1.    Praktis/efisien karena lebih mudah dibawa kemana-mana.
2.    Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler.
3.    Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

Kekurangan Handphone :
1.    Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.
2.   Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas
proses telepon.
3.    Munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler.
4.    Perawatan dan pemeliharaan yang sulit dan mengganggu peralatan elektronik.
5.    Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

I.    Teleconference

Teleconference yaitu suatu sistem komunikasi yang

memungkinkan beberapa pihak untuk saling kontak suara
dan melihat melalui monitor. Sistem ini memungkinkan
untuk melakukan rapat jarak jauh dari berbagai tempat
yang berbeda atau dalam satu ruangan dan pada saat yang
sama.

Kelebihan :

1 Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana

Kelas XI SMK PUI Haurgeuli
1.    Meningkatkan prosuktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide atau
gambar dengan mudah.
2.     Menghemat biaya dan waktu.

Kelemahan :
1.    Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki.
2.   Alat-alat untuk teleconference sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra hati-hati
agar tidak salah.

J.    E-mail (Electronic Mail)

Surat elektronik dalam bahasa Inggris “e-mail atau email” adalah sarana kirim mengirim surat
melalui jalur Internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman
(dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah
biaya untuk membayar sambungan Internet.

Kelebihan :
1.  Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2.  Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat asal saluran Internet yg digunakan tidak
bermasalah.
3.  Hemat sumber daya dan aman.
4.  Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.

Kekurangan :
1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai dan mengerti fasilitas internet.
2. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.
3. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.
4. Rawan penyadapan

K.   Hambatan-hambatan Penggunaan Alat Komunikasi Kantor

Dalam penggunaan setiap alat komunikasi kantor tentunya mempunyai hambatan atau
masalah tersendiri. Mengingat tidak ada sesuatu di dunia ini yang berjalan tanpa adanya masalah
atau gangguan. Sehingga hal ini merupakan sebuah kewajaran.berikut beberapa hambatan-
hambatan dalam penggunaan alat komunikasi kantor :
1.    Hambatan dari Proses Komunikasi
a. Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas.
b. Hambatan dalam penyandian/simbol, dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak
jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu.

1 Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana

Kelas XI SMK PUI Haurgeuli
c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi,
misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d. Hambatan dalam bahasa sandi, yaitu kesalahan dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.
e. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi
lebih lanjut.
f. Hambatan dalam memberikan balikan. Umpan balki yang diberikan tidak berhubungan
dengan pesan terdahulu atau tidak nyambung
2.    Hambatan Fisik
Misalnya : gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara) dan
gangguan atau kurang berfungsingnya alat komunikasi tersebbut.
3.    Hambatan Semantik.
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan
dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-
belit antara pemberi pesan dan penerima pesan.
4.    Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya
perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
5.    Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, salah persepsi,kecakapan atau
ketidakcakapan, dan kemampuan atau ketidakmampuan alat-alatpancaindera seseorang.

1 Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana

Kelas XI SMK PUI Haurgeuli