BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN SISTEM ABJAD

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,

penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat yang disusun berdasarkan
pengelompokkan nama orang, badan atau organisasi yang disusun berdasarkan urutan
abjad. Sistem ini disebut juga system langsung/ direct system. Sistem ini merupakan salah
satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang
berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Nama orang
dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan
diurutkan sesuai seperti yang digunakan dalam kamus. Contoh kearsipan system abjad
adalah karton penyekat abjad dan map ordner system abjad. Filing sistem abjad pada
umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena :

1. Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.

2. Petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok
dibawah satu nama.
3. Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan
fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
4. Sistem nama mudah diingat.

Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam
menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file
(tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh
karena itu, filing sistem abjad disebut sistem langsung (direct filing system).

2.2 PENATAAN ARSIP DENGAN SISTEM ABJAD

File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili
satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad.
Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip. Memahami arsip dengan
menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah yang perlu diketahui:
1. Kode

Kode adalah tanda/simbol yang tertulis atau ditulis pada lembaran warkat (arsip) yang
menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat
berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat/ wilayah, nama benda
atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka,
atau kombinasi dari abjad dan angka tergantung pada sistem filing yang dipergunakan.

2. Koding/Mengkode (kodifikasi)

Koding adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan kode pada arsip
yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan penyimpanan arsip.
Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan,
sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan. Kode diambil dari huruf pertama dari
nama/judul yang sudah diindeks.

3. Indeks

Indeks Merupakan daftar/tabel berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok
masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun
menurut susunan abjad/ nomor/gabungan dari abjad dan nomor. Indeks berfungsi sebagai
petunjuk atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode
arsip, atau tempat arsip disimpan menurut persoalan yang terkandung dalam arsip tersebut.

4. Mengindeks

Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari
suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk
memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan ke
dalam file, selain itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut
dapat ditemukan apabila diperlukan.
Untuk mengindeks nama warga Indonesia adalah :

a. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai
berikut:

No Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode

1. David David D
2. Vina Vina V
3. Sekar Sekar S

b. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diindeks
berdasarkan suku kata nama terakhir.

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode

1. Ubaidillah Albarqi Albarqi Ubaidillah A

2. Siti Khoiriyah Khoiriyah Siti K

3. Sunti Hanaroh Hanaroh Sunti H

c. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui
kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. A.Rachman Rachman A R

2. M. Maulana S. Maulana S M M

3. Vino G. Bastian Bastian Vino G B

4. Riana E.M Riana E M R

d. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui
kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. M.H. Thamrin Thamrin Muhammad Husni T

2. B.J Habibie Habibie Baharuddin Jusuf H

3. T.D. Marzuki Teuku Daud Marzuki T

e. Nama yang mengandung keluarga/ marga , maka diindeks dengan cara menulis nama
marganya terlebih dahulu seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Hamdan Siregar Siregar Hamdan H

2. Nico Siahaan Siahaan Nico S

3. Ahmad Nasution Nasution Ahmad N

f. Nama urutan kelahiran, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar
urutan kelahiranyang menggunakan urutan kelahiran seperti di Bali, maka diindeks dengan
cara menulis nama utama, urutan kelahiran, seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. I Gusti Made Tira Tira Made I Gusti T

2. I Gusti Made Yono Yono Made I Gusti Y

g. Nama yang mengandung gelar, maka diindeks dengan cara menulis nama asli terlebih
dahulu, gelar diberi kurung jika nama ganda, jika tunggal maka tidak diberi kurung.
Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu: Gelar akademis, seperti: S.Pd, Dra, Dr, Ir,
SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA, M.M, M.Si dan lain-lain.Gelar keagamaan
antara lain: Kyai, Haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain. Gelar
Kebangsawanan, seperti: Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida
Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan sebagainya. Gelar Kepangkatan, seperti: Marsekal,
Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain. Gelar
Jabatan, seperti: Presiden, Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-
lain. Seperti contoh nama berikut

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Kapten Pierre Tendean Pierre T

Tendean (Kapten)

2. Dra. Soekamti Soekamti Dra S

3. Raden Ajeng Kartini Kartini Raden Ajeng K

4. Kyai Achmad Dahlan Ahmad

Dahlan (Kyai)

h. Nama Babtis, maka diindeks dengan cara menulis nama asli terlebih dahulu, seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Abednego Yosi Yosi Abednego Y

2. Yohannes Nanda Nanda Yohannes N

3. Antonius Yatin Yatin Antonius A

i. Nama wanita yang diikuti nama suami/ ayah, maka diindeks dengan cara menulis
nama suami/ ayah terlebih dahulu, seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Fenita Ari Ari Fenita A

2. Ny. Sadiah Zainuddin Sadiah (Ny) Z

Zainuddin

3. Ny. Suciati Suwiryo Suciati (Ny) S

Suwiryo.

j. Nama yang memakai bin/ binti, maka diindeks dengan cara menulis nama yang
mengikuti nama yang bertalian, seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Fatimah binti Muhammad Fatimah binti M

Muhammad

2. Muhammad bin Abdullah Muhammad A

Abdullah bin

3. Achmad bin Salim Salim Achmad bin S

k. Nama yang menggunakan ejaan lama, maka diindeks sebagaimana nama ditulis,
seperti:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Soekarno Soekarno S

2. Basuki Tjahaja Tjahaja Purnama Basuki T

Purnama
Mengindeks Nama Orang Asing

a. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll, diindeks berdasarkan nama keluarga yang
biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (nick name), seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Shah Rukh Khan Khan Shah Rukh K

2. Stephen Hawkins Hawkins Stephen H

3. John F. Kennedy Kennedy John F K

b. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, maka nama penghubung
diindeks satu kata dan ditempatkan di depan, seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Sylvia Lopez-tiana Lopez- Sylvia L

tiana

2. John Frank Smith- Smith- John Frank S

Jones Jones

3. Charles Bek-Grem Bek-Grem Charles B

c. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, maka diindeks dengan cara menulis
nama awalam ditempatkan di depan. Contoh awalan: Van Der, Van, Al, De La, Mc, La,
Le, O’ , Da, D’ , Du, Di, Fitz, Mac, seperti nama berikut:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Edwin Van Der Sar Van Der Edwin E

Sar

2. Steve Mc. Manaman Mc. Manaman Steve S

3. Leonardo da Vinci da Vinci Leonardo L

d. Nama orang Korea, China, Jepang, maka diindeks sebagaimana nama tersebut.
Karena China dan Korea nama marganya dicantumkan di depan, seperti :

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Park Shin Hye Park Shin Hye P

2. Aoyama Gusho Aoyama Gusho A

3. The Liang Gie The Liang Gie T

Mengindeks Nama Perusahaan

a. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV,
Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya
atau kegiatannya, seperti:
 No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. PT. Abadi Jaya Abadi Jaya Perseroan A

Terbatas

2. Toko Serba Logam Serba Logam Toko S

b. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya adalah
dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dulu kemudian diindek
sebagaimana nama kepanjangannya

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode

1. PT. KAI Kereta Api Indonesia Perseoan K

Terbatas

2. GIA Garuda Indonesia Airways G

3. Permigas Minyak Dan Gas Perusahaan M

c. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis,

kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya,

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. RS Cipto Cipto Mangunk Rumah Sakit C

Mangunkusumo usumo

2. Universitas Gajah Gajah Mada Universitas G

Mada

3. John Lee Company Lee John Company L

d. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan
tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang
lainnya, sebagai contoh:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Toko 25 Dua lima Toko D

2. Hotel 99 Sembilan-sembilan Hotel Hotel S

3. Toko Pojok 45 Pojok Empat Toko P

lima

e. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks
dengan cara:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode

1. Toko ABC A B C Toko A

2. Firma KS K S Firma K

f. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, atau kata
depan of maka kata penghubung, kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan
diindeks mengikuti unit tersendiri, pengindekannya dilakukan:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Suryono & Co Suryono Company S

(and)

2. Sawitri Salon & Make Up Sawitri Salon (and) Make Up S

Logam
Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

Badan pemerintah meliputi Departemen, Lembaga non Departemen. Demikian juga

instansi resmi maupun militer. Seperti Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, dll
a. Badan pemeritah di dalam negeri diindeks dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya,
misalnya:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Departemen Dalam Dalam Negeri Departemen D

Negeri

2. Direktorat Bea dan Cukai Bea Cukai Direktorat B

(dan)

b.Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindeks kata pengenal/kata

tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk badan tersebut, misanya:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. DPR Perwakilan Rakyat Dewan P

2. MPR Permusyawaratan Rakyat Majelis P

c. Badan Pemerintah Daerah diindeks kata pengenal utamanya diikuti bentuk badan
tersebut, misalnya:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Provinsi Jawa Timur Jawa Timur Provinsi J

2. Kabupaten Kediri Kediri Kabupaten K

3. Kecamatan Pagu Pagu Kecamatan P

d. Nama yayasan/perkumpulan,partai untuk mengindeks Civic Mission (komunitas,
yayasan, perkumpulan, partai, dll) ada 3 peraturan dalam mengindeks civic Mission: 1)
Mengutamakan kata yang terpenting, apabila singkatan. 2) Singkatan dipanjangkan dan
diindeks kata terpenting lalu sifat organisasi. 3) Jika bidang pendidikan, kata sekolah,
akademi, universitas, institusi diletakkan di akhir. seperti contoh berikut ini

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode

1. Partai Demokrat Demokrat Partai D

2. PGRI Guru Republik Indonesia Persatuan G

3. PSSI Sepak Bola Seluruh Indonesia Persatuan S

2.3 Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

a) Nama Perorangan
b) Nama Perusahaan
c) Instansi Pemerintah
d) Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari
A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan
berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh:
• A, B, C,…………………………………Z
• Aa, Ab, Ac, ……………………………Az
• Aba, Abb, Abc, ………………………Abz
• Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka
nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut:
 Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul

Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar

Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar

Abdul,Yadi Badri,Mutia Cherry,Retno Dirman,Asri

2.4. Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

a) Filing Kabinet,
dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya
dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing
kabinet diberi kode pada bagian depannya.
Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci,
maka kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci II
berkode G – L, Laci III berkode M – S,
Laci IV berkode T – Z.

Gambar filling cabinet

b) Guide,
Banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana 26 buah.
Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang
dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada masing-masing laci akan
terdapat 26 guide. Sehingga guide yang dibutuhkan dapat sebanyak 26x26 buah = 676
buah. Dalam praktik untuk membatasi
jumlah guide dapat pula digunakan kode
gabungan. Misalnya: kode laci ABC, DEF,
GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diberi
tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z
kemudian disusun berdasarkan abjad
pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.

Gambar Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan
kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan
mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide
dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu
yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. Guide primer dilengkapi dengan
huruf yang tercetak pada tab-tab yang mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan
berkas untuk menunjukkan bagian yang tepat dan sesuai dengan alpabet. Selain itu guide
juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata serta
ditemukan kembali. Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file
penyimpanan besar. Guide ini berfungsi untuk (1) menunjukkan lokasi kelompok folder
individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak; (2) memperlihatkan
bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan
berdasarkan abjad; (3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang
sama.

c) Folder,

Banyaknya folder yang dibutuhkan bagi

organisasi yang masih sederhana sebanyak 26
buah. Folder tersebut berkode A sampai Z.
Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang,
maka tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan
perincian sebagai berikut: Di belakang guide A
disusun folder Aa, Ab, Ac…………..Az
Gambar folder

Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz

Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, Cc……………Cz

. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad.
Ketiga jenis folder tersebut yaitu :

a. Folder campuran (misscellaneus folder), digunakan untuk menyimpan arsip yang

volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat,
arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.

b. Folder individu (individual folder), ditempatkan di antara guide primer dan surat yang
namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit, berkas individu
tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi
penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar
akan dimasukkan ke dalam folder individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima
akan disimpan ke dalam folder campuran.

c. Folder khusus (special folder) merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan
suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini
surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama.
Jika surat lebih dari satu, berkas itu disusun berdasarkan urutan tanggal.

d) Rak Sortir

yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode

abjad dari A sampai z
sehingga memudahkan pemisahan surat.

gambar rak sortir

e) Kartu Indeks

disesuaikan dengan kebutuhan. Kartu Indeks

disimpan dalam laci kartu indeks.

Gambar kartu indeks

6. Rak kartu atau laci kartu, untuk menyimpan kartu indeks.

Gambar rak kartu indeks

2.5 Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/ prosedur penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad

1.Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.

2.Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan
melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas
surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan
boleh disimpan.

3.Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian
menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang
dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. Jika surat
keluar maka yang diindeks adalah nama lembaga tujuan.

Contoh:
Nama Instansi Pengirim adalah PT NBC, dan penandatangannya adalah Tutut Wahyuning
Tiyas, S.E Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung
tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

Cara Mengindeks: PT. NBC Indeks NBC PT

Surat ini akan disimpan pada abjad N dan label mapnya adalah N.

4. Memberi Kode

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Setelah itu kode abjad diambil dari 2 huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Untuk penyimpanan vertikal, kode
ditulis di pojok kanan bawah, Untuk penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok
kanan atas

5.Menyortir
Adalah mengelompokkan surat ke dalam kelompok abjad masing-masing, agar
memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting
untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak
perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas di dalam menyimpan surat tidak
perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok
abjad.

6. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat
pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume
surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang

berlaku.

2.6 Prosedur Penemuan Arsip

Jika ada pihak lain yang meminta/ meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.

2. Menentukan judul surat.

3. Menentukan kode surat berdasarkan nama yang telah di indeks.

4. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman

(out slip) lembar ke 1. bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus
dibuat out foldernya.

5. Menyerahkan arsip kepada peminjam disertai outslip lembar 2.

6. Menyimpan outslip 3 pada tickler file.

2.7 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SISTEM ABJAD

Penyimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian, yaitu :

1. Keuntungan

a. Penyimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat
penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Orang lebih mudah
menemukan berkas berdasarkan nama,
b. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami,
c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada,
d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai,
e. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana,
f. Biaya pelaksanaannya lebih murah,
g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan
mudah diketahui,
h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan
kesamaan abjad,
i. Surat yang berkaitan dengan pemberkasan menjadi satu dan jarang terpisah, jika
penyimpanannya didasarkan atas nama.

2. Kerugian
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan
secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang
dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan
menjadi tidak sesuai dengan aturan;

e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut

memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan
foldernya tidak ada lagi;

f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan
sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas
yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;

h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh
orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik;

i. Pemberian label pada folder memakan tenaga yang banyak.

Rangkuman

1. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan,

pemeliharaan, dan penemuan kembali surat atau warkat dengan mengunakan petunjuk
abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi.

2. Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena: a) Dokumen
sering dicari dan diminta melalui nama. b) Petugas menginginkan agar dokumen dari nama
yang sama. c) Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak. d) Nama lebih mudah
diingat oleh siapapun.

3. Dalam mengindeks dan merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4

kelompok, yaitu: a) Nama Perorangan, b) Nama Perusahaan, c) Instansi Pemerintah, d)
Nama Organisasi dan Perhimpunan

4. Jenis perlengkapa dalam menyimpan arsip menggunakan system abjad diantaranya: a)

Filling cabinet, b) guide, c) Folder, d)Rak sortir, e) Kartu Indeks, f) Rak kartu indeks

5. Prosedur penyimpanan arsip memnggunakan system abjad diantaranya: a)

Mengumpulkan surat. b) Memeriksa. c) Mengindeks d) Memberi kode. e) Menyortir surat.
f) Menempatkan surat. g) Merawat surat

6. Prosedur penemuan kembali arsip dengan system abjad yakni: a) Menanyakan jenis
arsip yang akan dipinjam. b) Menentukan judul surat. c) Menentukan kode surat
berdasarkan nama yang telah di indeks. d) Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan
menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) lembar ke 1. bila yang dipinjam 1 lembar
arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. e) Menyerahkan arsip kepada
peminjam disertai outslip lembar 2. f) Menyimpan outslip 3 pada tickler file