.

OLEH:
Heri prasetyo

. DISAMPAIKAN DALAM :
KEGIATAN LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN
(LDK) PESERTA DIDIK
OSIS, MPK, PRAMUKA, DAN ROHIS

SMA NEGERI 13
 Pengertian Rapat

Tujuan Rapat

Jenis – Jenis Rapat

Unsur - unsur Rapat

Penyelenggaraan Rapat

Teknik Menyusun Notula

Rapat
 Pengertian Rapat
Menurut KBBI: Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu sidang majelis.

Menurut Samsil Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang

atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau
kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan
masalah, dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh
suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama..

Menurut Cut Rozanna: Rapat adalah petemuan antara para anggota

di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah menyangkut kepentingan bersama.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Rapat adalah pertemuan yang
dilakukan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan
untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan,
mengadakan perundinagn untuk memperoleh kesepakatan bersama.
 TUJUAN RAPAT

Adapun tujuan Rapat adalah :

1. Untuk memecahkan suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi,
perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi
4. Mempersiapkan suatu acara atau
kegiatan
Menurut sifatnya, rapat dibagi menjadi 4 yaitu :
a. Rapat Resmi
b. Rapat tidak resmi
c. Rapat Terbuka
d. Rapat Tertutup

Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a. Rapat Penjelasan
b. Rapat Pemecahan Masalah
c. Rapat Perundingan

Berdasarkan Jangka Waktu:

a. Rapat Mingguan
b. Rapat Bulanan
c. Rapat Semester
d. Rapat Tahunan
Menurut Frekuensi
a. Rapat Rutin
b. Rapat Insidental

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, yaitu:

a. Rapat Vertikal
b. Rapat Horizontal
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri dari beberapa unsur:
1. Tujuan rapat
2. Masalah yang di rapatkan
3. Pemimpin Rapat
4. Peserta Rapat
5. Media Rapat
6. Notulis Rapat

TUJUAN RAPAT
1. Untuk memecahkan suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern
4. Untuk merencanakan suatu acara atau kegiatan
5. dll
 MASALAH YANG DI RAPATKAN
Permasalahan meliputi permasalahan ringan, sedang dan berat yang
memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula
yang dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula salah satu
cara dengan mengadakan rapat

PEMIMPIN RAPAT
Pimpinan rapat harus mampu mendorong dan menciptakan partisipatif
anggota, bertanggung jawab atas rapat, dan pipminan tidak boleh
mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat.

Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana

persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan otoriter.

Pemimpin rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan

keleluasaan peserta untuk berbicara spontan, dengan suasana yang
santai membuat peserta rapat tidak ragu untuk mengeluarkan
gagasannya
 PESERTA RAPAT TIPE PESERTA RAPAT
1. Si Moderator 1. Tipe pemberi informasi
2. Pencandu rapat 2. Tipe pemberi semangat
3. Si pembantah 3. Tipe inisiatif
4. Maniak gadget 4. Tipe pemersatu
5. Mr/Miss Ring-ring 5. Tipe penyerang
6. Si Pelawak 6. Tipe perantara
7. Si Apatis 7. Tipe pendengar

MEDIA RAPAT
1. Ruangan, meja, kursi, papan tulis/white board
2. Lampu penerangan
3. Sound System
4. Alat Tulis
5. OHP, Komputer
6. dll
 NOTULIS
Adalah seseorang yang menulis Notula, yaitu
catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
 Persiapan Rapat

 Pelaksanaan Rapat

 Pelaporan
 Persiapan Teknis Rapat

1. Pra Persiapan Rapat

Publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat adalah kegiatan

utama yang harus dilaksnakan oleh para penyelengara rapat.
Namun rapat tergantung pada sejauh mana komunikasi telah
berjalan secara positif sampai pada para peserta, nara sumber,
sturktur organisasi atau pihak penyelenggara. Pra persiapan rapat ini
harus dikelola seminggu menjelang rapat seperti informasi
pelaksanaan rapat melalui surat resmi atau bisa juga menggunakan
SMS ataupun bisa dengan media email internet ataupun melalui
undangan resmi organisasi atau perusahaan. Artinya konfirmasi dan
koordinasi sangat dipentingkan, karena rapat akan berlangsung baik
kalau pesertanya bisa hadir sesuai dengan qorum, nara sumbernya
siap hadir dan perlatan telah tersedia dengan baik.
 Persiapan Teknis Rapat

2. Penjadwalan agenda rapat :

Penjadwalan bagian administratif yang harus disiapkan oleh panita yaitu
Susunan acara rapat, tata tertib rapat, materi dan draf rapat semua sudah
diagendakan kalau bisa sudah dilampirkan dalam surat undangan rapat.

3. Mendatangkan Nara sumber :

Nara sumber yang bisa menambah wawasan dan keterampilan
bukan sekedar formalitas untuk mengsosialisasikan keberadaan
organisasi.

4. Persipan fisik
Ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual, tata cahaya.
 Pelaksanaan Rapat
1. Pembukaan
 Kalimat pembuka harus menarik dan dapat membangkitkan
motivasi peserta rapat
 Berisi uraian secara umum topik yang akan dibahas
 Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan rapat
 Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik

2. Tata tertib rapat

Tidak perlu membuat aturan formal atau memberikan sanksi,
tetapi penerapan peraturan membuat rapat berjalan lancar dan
setiap peserta bisa menyampaikan pendapatnya dengan baik.

3. Pengendalian Rapat
a. Pengendalian bebas terbatas
b. Pengendalian secara ketat
c. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
 Pelaksanaan Rapat
4. Mengatur Waktu
 Susunlah agenda rapat dengan menentukan berapa lama waktu
yang dibutuhkan oleh setiap pembicara dan mendiskusikan setiap
topik.
 informasikan pembagian waktu sebelum rapat dimulai agar semua
peserta mengetahui kapan mereka boleh berkontribusi dan
mencegah terjadinya diskusi yang acak dan menyimpang.

5. Pengambilan Keputusan
 Keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat
mengakomodasi semua pendapat yang ada dalam rapat
 Keputusan berdasarkan suara terbanyak

6. Penutupan Rapat
Sebelum menutup rapat, sampaikan ringkasan secara menyeluruh.
 Pelaporan dan Evaluasi Rapat

1. Pelaporan
 Jelas, lengkap, dan singkat
 Pembuat laporan harus mengikuti rapat
 Isi jam/tanggal, jumlah peserta, pembicara, pokok
pembicaraan, keputusan

2. Evaluasi
 Dilakukan bersama panitia/pengurus
 Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari
persiapan, pelaksanaan, dan hasil