PENYIMPANAN ARSIP

BERDASARKAN SISTEM
ALFABETIS

Disusun Oleh:
1. Adelia Berliana (01) 6. Erika Maya (06)
2. Amalia Susanti (02) 7. Erna Candra (07)
3. Andini Diah K (03) 8. Hesti Nur Aqida (08)
4. Deva Letytia W (04) 9. Januasti Prasetyo Rini (09)
5. Devina Rizqya (05) 10.Latifah Yulianingsi (10)
 A. PENGERTIAN ARSIP DAN SISTEM
PENGARSIPAN

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah

segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk
yang sifatnya salinan.
Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses
kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan,
pencatatan, penyimpanan.
Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa:
“Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian tata cara dan langkah-
langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat,
sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat”.
Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip

• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat.
• Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
• Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila
dibutuhkan untuk referensi.

• Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan

maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam
kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
• Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan
arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas
perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.
5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SESUAI
STANDAR

1. SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM

2. SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM
3. SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM
4. SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM
5. SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM
 B. PENGERTIAN SISTEM
ALFABETIS
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama
orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun
berdasarkan urutan abjad.

Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang

paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system)
karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.
Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang
mempunyai kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/badan
organisasi dibandingan dengan nomor atau angka.
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:
1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok
menjadi satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
4. Mudah diterapkan
Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama

belakangnya
2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi
berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam
penyimpanannya
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
4. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus
lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam
menempatkan dan menemukan
 C. PERATURAN MENGINDEKS

Dalam penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip

disusun berdasarkan nama orang/badan/organisasi. Sedangkan
indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan cara
mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukan suatu
benda pengenal, yang dapat membedakan arsip tersebut
dengan yang lainnya.
 Menurut Soedarmayanti (dalam Suputra, 2009:127)
mengemukakan peraturan mengindeks dapat digolongkan ke
dalam empat kategori yaitu:
1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta
2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
3. Indeks nama tempat atau wilayah
4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
a. Nama yang memakai nama keluarga
b. Nama yang memakai nama marga
c. Nama yang memakai nama baptis
 D. DAFTAR KLASIFIKASI ABJAD

Daftar klasifikasi abjad ini adalah pengelompokan arsip

berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis
dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus
yang berfungsi sebagai kode. Nama untuk menyimpan arsip
terdiri dari beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
a. Nama Perorangan
b. Nama Perusahaan
c. Instansi Pemerintah
d. Nama Organisasi dan Perhimpunan
 Setelah nama diindeks (apakah itu perorangan,
perusahaan, pemerintah, organisasi), kemudian surat-surat
diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi
bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnya
dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.
 E. ALAT BANTU SISTEM ABJAD

Pada dasarnya semua jenis perlengkapan arsip dapat

digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan penyimpanan
sistem abjad. Dalam hal ini penggunaan alat kearsipan yang
digunakan, ditekankan untuk alat-alat yang sering digunakan di
semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip aktif. Alat bantu
yang digunakan dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem
abjad.
1. FILLING CABINET
Laci filling cabinet dapat menampung surat sekitar 3500-4000
lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan
banyaknya arsip yang ada di kantor. Paling tidak 1 filing cabinet harus
disediakan jika arsip tidak banyak. Laci tersebut diberi kode AZ. Akan
tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja 1 laci hanya
untuk satu kode huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak 26 laci.

2. GUIDE
Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu
dengan yang lainnya. Sebanyak 26 guide juga harus disediakan dan
diberi kode A-Z.
3. HANGING FOLDER
Untuk menyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih
dahulu harus dimasukkan kedalam hanging folder. Jumlahnya dapat
disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan
dibelakang guide. Misalnya jika ditempatkan dibelakang guide A,
hanging folder diberi kode Aa, Ab, Ac, dan seterusnya.

4. ALAT SORTIR
Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan alat
sortir yang memadai yaitu 26 kotak yang disediakan.
F. CARA MENYIMPAN ARSIP DENGAN
SISTEM ABJAD

1. Memeriksa Surat atau berkas

2. Mengindeks Surat
3. Mengkode Surat
4. Menyortir Surat
5. Menempatkan Surat
1. Memeriksa Surat: Sebelum kita memberkas atau menyimpan surat kita
harus memeriksa surat tersebut untuk mengetahui isi surat itu bersifat
Penting, rahasia, dinas dll.
2. Mengindeks surat: Misal surat masuk maka yang diindeks adalah nama
pengirim, jika surat keluar maka kita indeks menggunakan nama penerima.
Contoh:
a. Surat dari Drs. Surat Januar abidin
b. Surat untuk Irdan Batubara
Setelah di indeks Menjadi :
a. Abidin, Januar, Drs
b. Batubara, Irdan
3. Mengkode: Memberi kode pada surat untuk mempermudah penyimpanan
dan penemuan kembali.
Contoh: Ab, Ja,
Ba, Ir.

4. Menyortir/Mengkalisifikan Surat: Menyortir surat adalah

mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi
satu.

Contoh:
a) Kelompok A: Surat No. 1, 7, dan 10
b) Kelompok B: Surat no. 2, 3, 4, dan 5
c) Kelompok C: Surat no. 6
d) Kelompok D: Surat no 8 dan 9
5. Menempatkan Surat: Menempatkan Surat sesuai dengan kode surat yang
sudah ditetapkan, dan kita harus memperhatikan Laci, Guide dan Folder.

Contoh:
1) Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang
guide berkode A,didalam hanging folder berkode Ab (Surat 1), Af (Surat 10),
dan An (Surat 7).
2) Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang
guide berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba dst.
3) Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang
guide berkode C, di dalam hanging folder berkode Ca dst.
4) Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang
guide berkode D, di dalam hanging folder berkode Da dst.
G. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI
ARSIP

Surat yang telah disimpan, pada suatu saat dapat dicari

kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila
arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat
Prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan
sistem abjad sebagai berikut:

1. Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama
pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).
2. Menentukan indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks
namaorang/badan/organisasi.
3. Menentukan kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya,
sebagai pedoman/alat bantu untuk mencari arsip.
4. Mencari arsip di tempat penyimpanan
Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
5. Mengambil arsip
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah
arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip
6. Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai
lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada
peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan
7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
Lembar pinjam arsip disimpan padatickler file sebagai alat
kontrol petugas arsip terhadap arsip-arsip yang dipinjam.
 H. PENYIMPANAN ARSIP SISTEM
ABJAD
Pada dasarnya setiap manusia, organisasi,
perusahaan (pemerintah/swasta) pasti memiliki nama. Atas
dasar nama itulah sistem ini beranjak, perlu diketahui
sistem ini adalah dasar dari sistem penyimpanan yang lain.

Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung,

dan paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung
(direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip
tanpa menggunakan kartu indeks.
 Sistem ini juga sederhana dan mudah dipraktekkan karena
pada umumnya orang mempunyai kecendrungan lebih mudah
mengingat nama orang, badan/organisasi dibandingkan nomor dan
angka.

Contoh sederhana dapat dilakukan dirumah tangga. Arsip-

arsip dimasukan pada map berdasarkan nama anggota keluarga.
Misal.
1. Map "Maryam"
2. Map "Dino"
3. Map "Ibu"
dengan demikian ada tiga buah map bernama masing-masing
Maryam, Dino, Ibu, berisi arsip milik mereka pribadi.
 I. ALASAN PEMILIHAN SISTEM ABJAD

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem

penyimpanan arsip, karena:
1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama
yang sama
3. Dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
 KEUNTUNGAN PENGGUNAAN SISTEM
ABJAD

• Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama

akan berkelompok menjadi satu
• Surat masuk dan surat keluar disimpan
bersebelahan dalam satu map
• Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
• Mudah diterapkan
 KELEMAHAN PENGGUNAAN
SISTEM ABJAD

• Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui

nama belakangnya
• Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain
tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam
penyimpanannya.
• Harus mempergunakan peraturan mengindeks
• Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus
lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam
menempatkan dan menemukan kembali arsip.
--TERIMA KASIH--