MAKALAH KEARSIPAN

“Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad”

DISUSUN OLEH :

1. ARFINA AMELIA AR 18003389

2. AULIA YOGI MASHURI 18003390

3. HUTRI CAHYANINGSIH 18003403

4. IKA SRI WULANDARI 18003516

5. PAJRINA AULIA 18003635

6. RHEFIDA MUTHIA GHADATI 18003420

7. RIYANTI 18003423

8. WIDIYA SARI EKA FITRI 18003435

9. YUDID ILIN NENOHAIFETO 18003599

AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI

YOGYAKARTA 2019

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya
kepada kita semua sehingga makalah Manajemen Kearsipan yang berjudul “Sistem
Penyimpanan Arsip Menurut Abjad ini dapat diselesaikan. Kami menyadari makalah ini
masih jauh dari kata sempurna baik dari segi penyusunan, bahasa maupun penulisannya.
Kami berharap semoga makalah ini dapat berguna baik kepada para pembaca maupun
penulis guna untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan meningkatkan kemampuan.

Yogyakarta, Oktober 2019

2
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................................1

KATA PENGANTAR...............................................................................................................2

DAFTAR ISI............................................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang...........................................................................................................4

B. Rumusan Masalah......................................................................................................4

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Penyimpanan Sistem Abjad.....................................................................5

B. Peraturan Mengindeks..............................................................................................6

C. Daftar Klasifikasi Abjad............................................................................................6

D. Alat Bantu Sistem Abjad...........................................................................................7

E. Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Abjad...........................................................8

F. Prosedur Penemuan Kembali Arsip.........................................................................12

BAB III PENUTUP

KESIMPULAN

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama
orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad
adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Disebut sistem
langsung (Direct Filing System) karena dapat langsung mencari arsip tanpa
menggunakan kartu indeks. Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada
umumnya orang mempunyai kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/badan
organisasi dibandingan dengan nomor atau angka.

B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari Penyimpanan Sistem Abjad?

2. Apa saja peraturan mengindeks pada sistem abjad?

3. Bagaimana isi daftar klasifikasi abjad?

4. Apa saja alat bantu sistem Abjad?

5. Bagaimana cara menyimpan arsip dengan menggunakan sistem abjad?
6. Apa saja prosedur untuk penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem Abjad?

4
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Penyimpanan Sistem Abjad

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama

4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi
satu

2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan

4. Mudah diterapkan

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya

3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks

4. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena
kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

5
B. Peraturan Mengindeks

Penyimpanan pada sistem abjad, seseorang haruslah mengetahui peraturan

mengindeks, baik itu nama orang/badan/organisasi, karena penyimpanan ini didasarkan pada
nama-nama tersebut.

Dalam penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun berdasarkan nama

orang/badan/organisasi. Sedangkan indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan
cara mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukan suatu benda pengenal, yang dapat
membedakan arsip tersebut dengan yang lainnya. Dalam mengindeks nama
orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketentuan
yang berlaku secara universal dalam bidang administrasi kearsipan.

Soedarmayanti (dalam Suputra, 2009:127) mengemukakan peraturan mengindeks dapat

digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:

1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta

2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya

3. Indeks nama tempat atau wilayah

4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:

a. Nama yang memakai nama keluarga

b. Nama yang memakai nama marga

c. Nama yang memakai nama baptis

C. Daftar Klasifikasi Abjad

Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip
berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Nama terdiri dari
beberapa macam, antara lain:

6
 a. Nama perorangan

b. Nama perusahaan

c. Instansi pemerintah

d. Nama organisasi dan perhimpunan

Setelah nama diindeks, kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai

dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan
berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.

Berikut contoh susunan klasifikasi abjad :

A, B, C, ............................................................... Z

Aa, Ab, Ac, ......................................................... Az

Aba, Abb, Abc, ................................................... Abz

Aca, Acb, Acc, ................................................... Acz

Ba, Bb, Bc, ......................................................... Bz

Baa, Bbb, Bcc ..................................................... Bzz

D. Alat Bantu Sistem Abjad

Pada dasarnya semua jenis perlengkapan arsip dapat digunakan untuk

menyelenggarakan kegiatan penyimpanan sistem abjad. Dalam hal ini penggunaan alat
kearsipan yang digunakan, lebih ditekankan untuk alat-alat yang paling sering digunakan di
semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Alat bantu yang digunakan
dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1. Filing Cabinet

Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500-4000 lembar. Jadi
penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di
kantor. Paling tidak 1 filing cabinet harus disediakan jika arsip tidak banyak. Laci

7
 tersebut diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja
1 laci hanya untuk satu kode huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak 26 laci.

2. Guide

Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang
lainnya. Sebanyak 26 guide juga harus disediakan dan diberi kode A-Z

3. Hanging Folder

Untuk menyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu harus
dimasukkan kedalam hanging folder. Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Hanging folder ditempatkan dibelakang guide. Misalnya jika ditempatkan dibelakang
guide A, hanging folder diberi kode Aa, Ab, Ac, dan seterusnya.

4. Alat Sortir

Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan alat sortir yang

memadai yaitu 26 kotak yang disediakan.

E. Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Abjad

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa surat/berkas

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan
disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut
masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah surat sudah boleh disimpan
atau belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah
penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda “file”, “simpan”, “dep” (deponeren
atau simpan). Tetapi jika tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu, maka
sebaiknya menanyakan langsung kepada pimpinan, atau orang yang berkepentingan
terhadap surat tersebut. Setelah yakin surat sudah boleh disimpan, maka lakukan langkah
berikutnya.

8
2. Mengindeks surat/berkas

Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks
adalah nama pengirim surat.Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuan.
Jika kesulitan menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang
sudah ditetapkanoleh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena itu,
petugas kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan mengindeks demi
kemudahan atau kecepatan dalam bekerja.

Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan sistem abjad di filing

cabinet.Berikut contoh nama-nama pengirim surat yang masuk dan surat keluar dalam
sebuah perusahaan yang hendak diarsipkan.

a. Surat dari Drs. Januar abidin

b. Surat untuk Irdan Batubara

c. Surat dari Irdan Romula Batubara

d. Surat untuk Irfan Batubara

e. Surat dari PT Bumi Sentosa

f. Surat dari Apotek Cempaka

g. Surat untuk Rumah Makan Angkasa

h. Surat dari Radio Delta Mas FM

i. Surat dari Deliawati

j. Surat dari Adi Nugroho Afiudin

Setelah arsiparis mengindeks surat-surat tersebut diatas, maka hasil yang akan didapat
adalah:

a. Abidin, Januar, Drs

b. Batubara, Irdan

c. Batubara, Irdan Romula

9
d. Batubara, Irfan

e. Bumi Sentosa, PT

f. Cempaka, Apotek

g. Angkasa, Rumah Makan

h. Delta Mas FM, Radio

i. Deliawati

j. Afiudin, Adi Nugroho

3. Mengkode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad siambil dari dua huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya.
Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika
penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode
sebaiknya menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut
dipinjam dan akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk
kemudian ditulis lagi jika akan disimpan kembali. Dengan adanya kode memudahkan
petugas untuk menyimpan surat dan mengembalikan surat pada tempat semula.

Contoh mengkode surat berdasarkan surat yang telah diindeks yang tercatat dalam
contoh di subbab sebelumnya.

a. Ab

b. Ba

c. Ba

d. Ba

e. Bu

f. Ce

g. An
10
h. De

i. De

j. Af

4. Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang

sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak
perlu mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan
pada saat yang bersamaan dalam jumlah banyak. Jadi surat yang mempunyai kode
sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu. Hasil pengelompokkan surat-surat pada
contoh sebelumnya sebagai berikut:

Kelompok A: Surat No. 1, 7, dan 10

Kelompok B: Surat no. 2, 3, 4, dan 5

Kelompok C: Surat no. 6

Kelompok D: Surat no 8 dan 9

5. Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada

tempatnya. Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Contoh: surat yang
telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan
memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode
A,didalam hanging folder berkode Ab (Surat 1), Af (Surat 10), dan An (Surat 7).

Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode
B, di dalam hanging folder berkode Ba (Surat 2, 3, dan 4), Bu (Surat 5)

Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode
C, di dalam hanging folder berkode Ce (Surat 6).

11
 Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode
D, di dalam hanging folder berkode De (Surat 8 dan 9)

F. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Surat yang telah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari
kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat.
Hal penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini
sangat penting dilakukan karena sering kali kehilangan arsip disebabkan karena peminjaman
yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti kehilangan
informasi.

Prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1. Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim
(jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).

2. Menentukan indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama

orang/badan/organisasi.

3. Menentukan kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai

pedoman/alat bantu untuk mencari arsip.

4. Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

5. Mengambil arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan
tukar dengan lembar pinjam arsip

6. Memberikan arsip kepada peminjam

12
 Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip
(lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus
dikembalikan

7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas
arsip terhadap arsip-arsip yang dipinjam.

13
 BAB III

PENUTU[P
KESIMPULAN
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama
orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

a. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode
ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
b. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
c. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
d. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
e. Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama

4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

14