MAKALAH

Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad

OLEH:

Aulia Tri Nurtalita (7101420302)

Ardhana Putra Pratomo (7101420331)

Debora Cristien Livaya (7101420147)

Farida Nabila (7101420207)

Lintang Pasha Aryanto (7101420382)

MATA KULIAH MANAJEMEN KEARSIPAN

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat
menyelesaikan tugas makalah yang berjudul " Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad"
dengan tepat waktu.

Makalah disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Manajemen Kearsipan. Selain itu,
makalah ini bertujuan menambah wawasan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Nina Oktarina selaku Dosen Mata Kuliah
Manajemen Kearsipan. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang telah
membantu diselesaikannya makalah ini.

Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab itu, saran dan kritik yang
membangun diharapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Jakarta, 9 September 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................ i

DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
1.1 Latar belakang .................................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................................ 1
1.3 Tujuan............................................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN .......................................................................................................... 2
2.1 PENGERTIAN PENYIMPANAN SISTEM ABJAD ..................................................... 2
2.2 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SISTEM ABJAD ................... 2
2.3 DAFTAR KLASIFIKASI ABJAD .................................................................................. 3
2.4 PERATURAN INDEKS PADA SISTEM ABJAD ......................................................... 3
2.5 ALAT BANTU SISTEM ABJAD ................................................................................... 4
2.6 CARA MENYIMPAN ARSIP DENGAN SISTEM ABJAD .......................................... 5
2.7 PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP .............................................................. 8
BAB III PENUTUP ................................................................................................................. 10
3.1 Kesimpulan..................................................................................................................... 10
3.2 Saran…………………………….……………………………………………………..10
Daftar Pustaka .......................................................................................................................... 11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-
dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat
ditemukan secara cepat

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan

surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai cara penyingkiran dan
pemusnahan surat yang sudah tidak digunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok
komponen yang secara teratur saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka
mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan
kebijakan dan proses yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan tujuan

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari Penyimpanan Sistem Abjad?
2. Apa keuntungan dan kerugian penyimpanan arsip sistem abjad?
3. Bagaimana isi daftar klasifikasi abjad?
4. Bagaimana peraturan mengindeks pada sistem abjad?
5. Apa saja alat bantu sistem abjad?
6. Bagaimana cara menyimpan arsip dengan sistem abjad?
7. Apa saja prosedur untuk penemuan kembali arsip dengan mengunakan sistem abjad?

1.3 Tujuan
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen mata kuliah manajemen kearsipan
2. Untuk menambah pengetahuan tentang sistem penyimpanan kearsipan sistem abjad
3. Untuk mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip sistem abjad
4. Untuk memahami cara yang digunakan untuk memudahkan pencari dokumen dalam
penyimpanan arsip sistem abjad

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PENYIMPANAN SISTEM ABJAD

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi
tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama

4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

2.2 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SISTEM ABJAD

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu

2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan

4. Mudah diterapkan

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya

3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks

2
 4. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

2.3 DAFTAR KLASIFIKASI ABJAD

Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip
berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang
dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Nama terdiri dari beberapa macam,
antara lain:

1. Nama perorangan

2. Nama perusahaan

3. Instansi pemerintah

4. Nama organisasi dan perhimpunan

Setelah nama diindeks, kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai

dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan
berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya. Berikut contoh susunan klasifikasi abjad:

Alfred Liubana Liubana, Alfred LI

PT Agung Mulia Agung Mulia, Perseroan Terbatas AG

Dan lainnya

2.4 PERATURAN INDEKS PADA SISTEM ABJAD

Salah satu kegiatan dalam penyimpanan arsip adalah kegiatan mengindeks, mengindeks
adalah menetukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun
menurut abjad. Kata-kata tangkap berupa nama oranag, nama badan/organisasi, nama tempat,
istilah subjek atau angka tergantung pada sistem penympanan yang digunakan. Menurut
susunan diri ARMA (American Record Management Assiciation) peraturan mengindeks itu
berjumlah 20 puluh buah yang dipergunakan oleh kebanyakan perusaaan, organisasi dan badan
pemerintah di Amerika Serikat.

Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau

menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan

3
ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen. Soedarmayanti
(dalam Suputra, 2009:127) mengemukakan peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam
empat kategori yaitu:

1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta

2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya

3. Indeks nama tempat atau wilayah

4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:

a. Nama yang memakai nama keluarga

b. Nama yang memakai nama marga

c. Nama yang memakai nama baptis

2.5 ALAT BANTU SISTEM ABJAD

Pada dasarnya semua jenis perlengkapan arsip dapat digunakan untuk
menyelenggarakan kegiatan penyimpanan sistem abjad. Dalam hal ini penggunaan alat
kearsipan yang digunakan, lebih ditekankan untuk alat-alat yang paling sering digunakan di
semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Alat bantu yang digunakan dalam
penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1. Filing Kabinet
Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan
filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Paling tidak
1 filing cabinet harus disediakan jika arsip tidak banyak. Laci tersebut diberi kode A-Z.
Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja 1 laci hanya untuk satu kode
huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak 26 laci.
2. Guide
Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lainnya. Sebanyak
26 guide juga harus disediakan dan diberi kode A-Z
3. Hanging Folder
Untuk menyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu harus dimasukkan
kedalam hanging folder. Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder

4
 ditempatkan dibelakang guide. Misalnya jika ditempatkan dibelakang guide A, hanging
folder diberi kode Aa, Ab, Ac, dan seterusnya.
4. Alat Sortir
Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan alat sortir yang memadai yaitu 26
kotak yang disediakan.

2.6 CARA MENYIMPAN ARSIP DENGAN SISTEM ABJAD

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai
berikut:

1. Memeriksa Surat Berkas

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu oleh petugas memeriksa surat/arsip yang
akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat
tersebut masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah surat sudah boleh
disimpan atau belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda
perintah penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda “file”, “simpan”, “dep”
(deponeren atau simpan). Tetapi jika tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu,
maka sebaiknya menanyakan langsung kepada pimpinan, atau orang yang berkepentingan
terhadap surat tersebut. Setelah yakin surat sudah boleh disimpan, maka lakukan langkah
berikutnya.

2. Mengindeks Surat/Berkas
Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang
diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama
tujuan. Jika kesulitan menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks
yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena
itu, petugas kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan mengindeks demi
kemudahan atau kecepatan dalam bekerja.

Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan sistem abjad di filing

cabinet. Berikut contoh nama-nama pengirim surat yang masuk dan surat keluar dalam
sebuah perusahaan yang hendak diarsipkan:

a. Surat dari Drs. Januar abidin

b. Surat untuk Irdan Batubara
c. Surat dari Irdan Romula Batubara

5
 d. Surat untuk Irfan Batubara
e. Surat dari PT Bumi Sentosa
f. Surat dari Apotek Cempaka
g. Surat untuk rumah makan Angkasa
h. Surat dari Radio Delta Mas FM
i. Surat dari Deliawati
j. Surat dari Adi Nugroho Afiudin

Setelah arsiparis mengindeks surat-surat tersebut diatas, maka hasil yang akan didapat
adalah:

a. Abidin, Januar, Drs

b. Batubara, Irdan
c. Batuba ra, Irdan Romula
d. Batubara, Irfan
e. Bumi Sentosa, PT
f. Cempaka, Apotek
g. Angkasa, Rumah Makan
h. Delta Mas FM, Radio
i. Deliawati
j. Afiudin, Adi Nugroho

3. Mengkode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad siambil dari dua huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya.
Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika
penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya
menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan
akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk kemudian ditulis lagi
jika akan disimpan kembali. Dengan adanya kode memudahkan petugas untuk menyimpan
surat dan mengembalikan surat pada tempat semula.

Contoh mengkode surat berdasarkan surat yang telah diindeks yang tercatat dalam contoh
di subbab sebelumnya:

6
 a. Ab

b. Ba

c. Ba

d. Ba

e. Bu

f. Ce

g. An

h. De

i. De

j. Af

4. Menyortir surat
Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang
sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak
perlu mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan
pada saat yang bersamaan dalam jumlah banyak. Jadi surat yang mempunyai kode
sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu. Hasil pengelompokkan surat-surat pada contoh
sebelumnya sebagai berikut:

Kelompok A: Surat No. 1, 7, dan 10

Kelompok B: Surat no. 2, 3, 4, dan 5

Kelompok C: Surat no. 6

Kelompok D: Surat no 8 dan 9

5. Menempatkan surat/berkas
Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada
tempatnya. Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Contoh: surat yang
telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan memperhatikan
antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

7
 - Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode A, didalam hanging folder berkode Ab (Surat 1), Af (Surat 10), dan An
(Surat 7).
- Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba (Surat 2, 3, dan 4), Bu (Surat 5)
- Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode C, di dalam hanging folder berkode Ce (Surat 6).
- Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode D, di dalam hanging folder berkode De (Surat 8 dan 9)

2.7 PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Dalam penemuan arsip kembali atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:

a. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional

Artinya bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa
menggunakan tenaga mesin
b. Penemuan kembali secara informasi/mekanik/inkonvensional
Artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk
menunjukan lokasi dengan menggunakan sarana elektronik (computer). fisik arsip diambil
dengan cara manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang
terpilih. Cara penyimpanannya misalnya melalui optical disk, flash disk dan memory card.

Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan

b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya
dengan Bon Pinjam arsip.

Lalu adapun tahapan-tahapan petugas arsip untuk Penemuan kembali arsip yang diminta yaitu:

a. Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat
disimpan.

8
b. Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar masalah yang diminta, kode
diperlukan untuk menentukan lokasi berkas (label boks).
c. Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapat didalam boks)

9
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi berdasarkan urutan abjad.
Penggunaan urutan abjad untuk penyimpanan arsip tentu ada keuntungan dan juga
kerugiannya. Sistem abjad memiliki daftar klasifikasi abjad untuk pengelompokan arsip
berdasarkan nama orang/istitusi/organisasi dengan tanda-tanda khusus sebagai kodenya.
Urutan abjad juga tidak bisa dibuat sesuka hati, namun tetap ada aturnnya yang disebut
mengindeks atau menetukan urutan bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun
menurut abjad. Menurut Soedarmayanti, peraturan mengindeks sebagai berikut:
5. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta
6. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
7. Indeks nama tempat atau wilayah
8. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
a. Nama yang memakai nama keluarga
b. Nama yang memakai nama marga
c. Nama yang memakai nama baptis

Untuk memudahkan pengarsipan yang disusun sesuai sistem abjad, maka

digunakanlah sarana dan prasarana kearsipan seperti filing kabinet, guide, dan sebagainya.
Selain itu, penyimpanan juga harus benar dengan cara (1) memeriksa dahulu surat/berkas yang
akan diarsipkan, (2) mengindeksnya, (3) mengkode surat/berkas, (4) menyortir surat, (5)
menempatkan surat/berkas. Selain itu ada prosedur dalam penemuan kembali arsip yaitu
Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional dan penemuan kembali secara
informasi/mekanik/inkonvensional

3.2 Saran

Agar kiranya makalah ini tidak hanya di susun dan disimpan begitu saja, saran dari
penulis makalah ini dipelajari oleh mahasiswa dengan cermat karena makalah ini dapat menjadi
pegangan saat mempraktekan terkait manajemen pengarsipan.

10
 Daftar Pustaka

http://yathimaryathie.blogspot.com/2017/01/sistem-penyimpanan-dan-prosedur.html

http://fikania2.blogspot.com/2014/03/penyimpanan-arsip-dengan-sistem-abjad.html

http://untung-triana.blogspot.com/2016/05/manajemen-kerasipan-mengindeks.html

https://alfredliubana40.wordpress.com/2020/04/06/penyimpanan-arsip-dengan-sistem-abjad/

https://pdfcoffee.com/arsip-menurut-sistem-abjad-klpk-3doc-pdf-free.html

11