MANAJEMEN KEARSIPAN

SISTEM PENGARSIPAN NOMOR

ATAU NUMERIK

DI SUSUN OLEH :
• AYU CAHYA NOVIANTI NIM 190113190100
• DENDY NURFAISAL NIM 190113190121
• DWIKY ICHSANI .I NIM 190113190116
• GALIH HERVIANTO D.P NIM 190113190050
• GITA YASMINTA NIM 190113190113
• JELITA SIPAYUNG NIM 190113190072
• MISNAYATI NIM 190113190067
• SITI AISYAH NIM 190113190001
• SITI FAUZIAH NIM 190113190129
• TRI USWATUN .K NIM 190113190049
Pengertian Pengarsipan Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakankode angka /
nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.
1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya
menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:
• Sekolah : Nomor Induks Sekolah
• Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
• PLN : Nomor Rekening Listrik
• Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut :
1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
Adapun kelemahannya, di antaranya :
1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
Prosedur Penanganan Arsip Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan
yakni.
1.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang
penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan
nomor lain semacamnya.
Contoh:
• Sekolah : Nomor Induks Sekolah
• Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
• PLN : Nomor Rekening Listrik
• Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan
metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.
1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat
segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.
Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10
masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub
masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga
semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.
Masalah utama Sub Masalah Sub-sub Masalah
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Upah
110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit
112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPH
Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan
perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
 1. Filing cabinet 2. Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10
Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan
sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat
ini berurutan sebagai berikut. sebagai berikut.
Laci 1 Kodenya 000 Guide 1 Kodenya 000
Guide 2 Kodenya 010
Laci 2 Kodenya 100 Guide 3 Kodenya 020
Laci 3 Kodenya 200 Guide 4 Kodenya 030
Guide 5 Kodenya 040
Laci 4 Kodenya 300 Guide 6 Kodenya 050
Laci 5 Kodenya 400 Guide 7 Kodenya 060
Guide 8 Kodenya 070
Laci 6 Kodenya 500 Guide 9 Kodenya 080
Laci 7 Kodenya 600 Guide 10 Kodenya 090
Laci 8 Kodenya 708
Laci 9 Kodenya 800
Laci 10 Kodenya 900 3. Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah
berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang
guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut.
Hanging folder 1 Kodenya 010
Hanging folder 2 Kodenya 011
Hanging folder 3 Kodenya 012
Hanging folder 4 Kodenya 013
Hanging folder 5 Kodenya 014
Hanging folder 6 Kodenya 015
Hanging folder 7 Kodenya 016
Hanging folder 8 Kodenya 017
Hanging folder 9 Kodenya 018
Hanging folder 10 Kodenya 019
4. Kartu indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan

5. Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.
Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini,
prosedurnya adalah sebagai berikut.
1.Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep',
simpan, dan lain sebagainya.
2.Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar
klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
3.Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat
memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat,
berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1).
4.Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
5.Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode
111, surat urutan ke 7 dari belakang.
Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut
•Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.
•Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240,
dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).
•Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
•Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
•Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
•Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah
kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari
nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang
berlaku pada Buku Nomor.
Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam
file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah
lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode
sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.
Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.
a) Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan
dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3
laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).
b) Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu
folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.
c) Hanging Folder
Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip
sebanyak 10.000 lembar.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu
koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum
diberi kode C.
e) Buku Nomor
Perhatikan buku nomor berikut
Tanggal Nama Nomor File
10 Januari 2013 Muhammad Galih Prasetyo 100
15 Februari 2013 Muhammad Aryo Wibisono 101
25 Maret 2013 Adinda Nur Aisyah 102
Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai
berikut.
a) Memeriksa Berkas
b) mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu
indeks nama tersebut pada laci cardex.
Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu
1.Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
2.Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak
perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan ditempatkan pada
map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
3.Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu
dibuatkan kartu indeksnya lagi.
c) Mengkode
Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5.
d) Mensortir
Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.
e) Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C
(Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.
Contoh:
Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah
berikut.
•Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.
•Mengkode nama tersebut menjadi Ju.
•Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.
•Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).
•Beri kode pada surat dengan kode 208.
•Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling
depan.
3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan
berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit),
sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.
Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami
jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah
dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai
berikut.
a) Filing Cabinet b) Guide
Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci
Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode
berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang
Laci 1 kodenya 00 - 09 berkode 00-09, terdapat 10 guide yang
berkode sebagai berikut.
Laci 2 kodenya 10 - 19
Guide 1 kodenya 00
Laci 3 kodenya 20 - 29 Guide 2 kodenya 01
Guide 3 kodenya 02
Laci 4 kodenya 30 - 39
Guide 4 kodenya 03
Laci 5 kodenya 40 - 49 Guide 5 kodenya 04
Guide 6 kodenya 05
Laci 6 kodenya 50 - 59
Guide 7 kodenya 06
Laci 7 kodenya 60 - 69 Guide 8 kodenya 07
Guide 9 kodenya 08
Laci 8 kodenya 70 - 79
Guide 10 kodenya 09
Laci 9 kodenya 80 - 89
Laci 10 kodenya 90 - 99
c) Hanging Folder
Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan
1.000 hanging folder.
Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.
Hanging folder 1 kodenya 00/0
Hanging folder 2 kodenya 00/1
Hanging folder 3 kodenya 00/2
Hanging folder 4 kodenya 00/3
Hanging folder 5 kodenya 00/4
Hanging folder 6 kodenya 00/5
Hanging folder 7 kodenya 00/6
Hanging folder 8 kodenya 00/7
Hanging folder 9 kodenya 00/8
Hanging folder 10 kodenya 00/9
d) Kartu indeks
Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya
e) Buku Arsip
Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai
arsip.
contoh.
NO. Tanggal Simpan Caption/Judul No. Surat Hal. Surat Ket.
0000 2 Jan 2014 Andika - Lamaran kerja -
0001 7 Jan 2014 PT Agung 3/B/1/14 Tagihan -
0002 3 Feb 2014 CV Aria 4/C/1/14 Tagihan -
Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut.
a) Memeriksa Berkas
Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya
b) Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang
berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana
surat tersebut disimpan.
Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk
mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat.
Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.
Contoh kode surat 0456
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.
Unit I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci
(50-59) dan nomor guide (56).
Unit II
Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang
tersimpan dalam laci (56/4).
Unit III
Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang
ada dalam folder +1.
Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59,
guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.
d) Mensortir
Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
e) Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat
dan indeks dalam sistem terminal digit.
Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
•Tentukan kode surat yang ingin dicari
•jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika
kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.
•cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian
kode.
•ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip
(lembar 1)
•berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar
2)
•simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.
Cara Pencatatan di Buku Agenda
1.Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor. Surat masuk
dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui :
a. Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi
b. Petugas Kantor Pos
c. Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju

WELCOME
Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut :
A.Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
FREE POWERPOINT TEMPLATE
3) Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
B.Penyortiran DESIGNED BY POWERPOINT SCHOOL
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :
1) Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan
surat-surat dinas lainnya.
2) Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas
penting, dan surat dinas rahasia.
3) Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.
4) Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang
yang memang berhak.
 Bentuk lajur-lajur untuk buku-buku penerimaan dapat dilihat pada contoh berikut ini :
Penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi,
Kilat dan Wesel Pos
Diterima Dari Untuk
Jenis

WELCOME
Tanggal Jam Nama Alamat Bagian Nama Surat

C. Pencatatan
Pekerjaan pencatatan, tugasnya :
1) Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari
isi surat, dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang dianggap penting.
2) Pemeriksaan lampirannya

FREE POWERPOINT TEMPLATE

3) Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada
ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.
4) Mengagendakan surat masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
DESIGNED BY POWERPOINT SCHOOL
Buku Agenda terdapat 3 (tiga) macam, yaitu :
1) Buku Agenda Tunggal
2) Buku Agenda Kembar Surat Masuk/uku Agenda Kembar Surat Keluar
3) Buku Agenda Berpasangan
D. Pengarahan dan Penerusan
Kegiatan-kegiatannya :
1) Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
2) Surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh
tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
3) Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada Sekretaris atau Kepala tata usaha
E. Pendistribusian Surat
Kegiatan-kegiatannya :
1) Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.
2) Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat
Disposisi)
3) Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat

WELCOME
telah diterima
4) Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan
F. Penyimpanan Surat
Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih
mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh

FREE POWERPOINT TEMPLATE

kantor yang bersangkutan.

DESIGNED BY POWERPOINT SCHOOL

 No. Tgl. Nomor Paraf &
Urut Surat Surat Dikirim Kepada Tgl. Terima

Lembar Disposisi

WELCOME
Rahasia :
Penting :

Indeks : Biasa :

Kode : Tanggal Penyelesaian :

: …………………………………..

FREE POWERPOINT TEMPLATE

Tgl./No.
Asal : …………………………………..

Isi Ringkas : …………………………………..

………………………………….. DESIGNED BY POWERPOINT SCHOOL

Diteruskan Kepada :
1. ……………………..

2. ……………………..

Instruksi/Informasi 3. ……………………..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali :

Kepada : …………………………………………………

Tanggal : …………………………………………………
2.Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat Keluar adalah :
1.Surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari organisasi, kantor lain, atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal
balik yang sesuai yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
2.Surat-surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting.

WELCOME
3.Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan
pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.
Semua jenis surat keluar di atas, pada umumnya menempuh prosedur sebagai berikut :
a. Pembuatan konsep
b. Pengetikan
c. Penandatanganan
d.
e.
Pencatatan
Pengiriman
FREE POWERPOINT TEMPLATE
f. Penyimpanan DESIGNED BY POWERPOINT SCHOOL
Keterangan :
Pembuatan Konsep disebut juga draft. Konsep surat sebaiknya dibuat secara lengkap
disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor. Pengonsep surat
dapat menentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented,
hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas
pengetikan dalam mengetik surat tersebut.
 Verbal No. :…………………
Dikerjakan oleh :…………….. Diketik oleh :………………….

Diperiksa oleh :…………….. Ditaklik oleh : ………………..

Diteruskan oleh :…………….. Penerimaan surat keluar tgl. : …..

Unit Pengolah :…………….. Dikirim oleh : ………………..

WELCOME
Penerimaan Konsep surat tgl… Diajukan lagi tgl. : ……………..

Pokok Surat :
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………

FREE POWERPOINT TEMPLATE

Nomor surat : ………………..
Lampiran :…………………

Keterangan : …………………

Peringatan : ………………… DESIGNED BY POWERPOINT SCHOOL

Disetujui oleh :…………………. Tanggal : ……………………

Setelah selesai konsep dikembalikan kepada : ………………………….

Sarana Penyimpanan Arsip
Sarana prasarana arsip adalah peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/menyimpan arsip.
Kriteria Pemilihan suatu peralatan yang akan dibeli
1. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi
2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
3. Sesuai dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip
Alat dan Bahan Kearsipan
1. Ruangan (cukup luas, menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak, berada didaerah yang aman,
temperature suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan )
2.Lemari Arsip
Penyimpanan secara vertikal :
1. Lateral filing cabinet ( lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip)
2. Rotary filing cabinet ( tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan
dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan
tenaga
3. Mobile file mechanic (lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system
yang memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan ruangan
karena terletak di atas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke
belakang, sehingga dapat dibuat gang di antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas
yang sedang mencari informasi.
4. Drawer filing cabinet ( lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar-masuk.
Terdiri dari 2-5 laci setiap laci memuat sekitar 20-40 guide, 40-50 folder yang dapat
memuat minimal 75 lembar surat.
5. Vertikal plan file ( lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0. Ukuran lemari sekitar 1.80 x
20 x 0.6 meter dapat menampung bagan.peta sekitar 100 lembar)
6. Card cabinet ( lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu.
7. Rak ( lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif. Sebelum arsip inaktif
tsb dimasukan terlebih dahulu dimasukan ke dalam boks kardus yang berlubang
sebagai ventilasi.
•Penyimpanan secara horizontal :

1. Guide (sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal / karton dengan ukuran tertentu yang memuat kode
pada tabnya)
2. Folder ( map berupa lipatan karton / plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat) :
• Brief ordner ( map besar dari karton tebal, di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan
dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak / di dalam
lateral filing cabinet
• Stopmap ( lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal / plastik)
• Snelhecter ( map yang terbuat dari kertas tebal / plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang
terbuat dari logam)
• Hanging map ( map gantung) map tanpa jepitan yang digantung pada gawang laci filing cabinet
3) Rak Sortir ( rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan /
disimpan ke dalam folder masing-masing.
4) Kartu Indeks ( kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang didalalmnya memuat data tentang warkat yang akan
disimpan.
Prosedur penyimpanan dan
penemuan kembali Arsip
Sistem Nomor
Sebelum melakukan proses penyimpanan, maka harus ada yang arsip yang disimpan.
Berikut ini adalah contoh surat lamaran pekerjaan yang akan kami gunakan sebagai surat yang
akan di arsip.

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan
metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut
1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Filling sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang
memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor atau perusahaan.
Filling system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut :
1) Merancang daftar klasifikasi nomor
Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persialan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan
kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman:
a) Dalam pemberian nomor kode
b) Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.
Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini yaitu :
a) Lajur masalah Utama (disebut juga lajur kelompok besar)
Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut.
000 Humas
100 Keuangan
200 Kepegawaian
300 Pembangunan
400 Koperasi
500 Produksi
600 Pemasaran
700 Penelitian dan Laboratorium
800 Perlengkapan
900 Pengangkutan dan perbekalan
Jika kegiantan pokok lebih dari 10, maka perlu penggabungan dan dicari judul lain yang mencakup persoalan tersebut, sehingga
jumlah kelompok persoalan tetap 10 kelompok. Kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini dibagi menjadi 10
bagian, disebut kelompok pembagian pembantu.
b) Lajur Pembagian Pembantu (sub kelompok)
Lajur kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum ada atau belum lengkap 10, hendaknya
tetap dibagi 10 kelompok dan pada kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih
jelasnya lihat contoh di bawah ini (mengambil sampel bagian Kepegawaian nomor kode 200).
200 Formasi
210 Seleksi
220 Pemilihan Personal/Tenaga Kerja
230 Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai
240 Ujian Jabatan
250 Kenaikan Pangkat
260 Cuti
270 Mutasi
280 Pemberhentian Kerja
290 Pensiun
Lalu kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi 10 pembagian keci, seperti contoh berikut
(dari pembagian Formasi, nomor kode 200)
200 Iklan
201 Lamaran
202 Panggilan
203 Seleksi
204 Wawancara
205 Psiko tes
206 Pendidikan dan latihan
207 Percobaan
208 Pengangkatan
209 Penempatan
2) Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan.
Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
Perlengkapan yang harus dipersiapkan meliputi hal-hal berikut.
• Filing cabinet, yang berlaci 10. Tiap laci diberi nomor kode,
daftar klasifikasi, judul laci berpedoman kepada nomor dari pembagian utama (kelompok besar) mulai nomor 000 sampai
900. Demikian pula isi pokok masalah perlu disesuaikan dengan daftar indeks.
• Guide, untuk tiap laci diperlukan 10 guide sehingga dibutuhkan guide sebanyak 100 buah. Misalnya, untuk laci 100 di
belakangnya disusun guide bernomor 000, 010, 020, … sampai 090. Untuk laci 100 dibelakangnya disusun guide
bernomor 100, 110, 120, … sampai 190. Dan seterusnya sampai pada laci 900. Di belakangnya disusun guide bernomor
900, 910, 920, 920, … sampai 990.
• Map folder, yang diperlukan 10 buah untuk tiap guide. Jadi, folder yang dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Folder
disusun di belakang guide, untuk guide bernomor 000 di belakangnya disusun folder berkode 000, 001,002, … sampai
009. Di belakang guide bernomor 010 disusun folder berkode 010, 011, 012, … sampai 019, dan seterusnya sampai
guide bernomor 990 yang belakangnya disusun folder berkode 990, 991, 992, … sampai 999. Di dalam folder inilah
terdapat surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat paling baru memakai nomor paling besar, misalnya
terdapat urutan surat 011.4, 011.3, 011.2, 011.1. Hal ini berarti surat bernomor 011.4 merupakan surat terbaru.
• Kartu indek, yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan kode surat. Kartu indeks berfungsi
untuk mempermudah dalam penemuan kembali surat.
• Kotak kartu, berfungsi menyimpan kartu indeks.
• Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.
3) Penyimpanan Surat
Dalam system Dewey ini langkah-langkah menyimpan surat adalah sebagai berikut :
a) Baca surat dengan teliti dan cermat untuk mengetahui perihal pokok surat.
b) Beri nomor kode pada surat berdasarkan daftar klasifikasi. Misalnya, surat mengenai lamaran pekerjaan berkode
201, jika surat merupakan yang pertama maka kodenya adalah 201.0, surat kedua berkode 201.1 dan seterusnya.
c) Kemudian surat dicatat dalam kartu indeks.
d) Setelah dicatat, kartu indeks disimpan pada kotak kartu dan surat disimpan pada tempat yang sesuai kodenya.
Misalnya, surat bernomor 201.0disimpan pada laci nomor 200, di belakang guide 200 dalam folder 201 di urutan
pertama.
2.Filling system Nomor Terminal
Filling system nomor terminal digit adalah system kearsipan
yang memakai nomor urut dalam buku arsip.
Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai
berikut.
1) Menyiapkan perlengkapan
2) Penyimpanan surat
3.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000
arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap
koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku
Nomor.
Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai
nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat
deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat.
Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi
kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.
 menemukan kembali Arsip
pan system nomor merupakan system kearsipan berdasarkan nomor secara berurutan dari nomor terkecil sampai
r terbesar. Oleh karena ini, kode arsip ditentukan berdasarkan nomor.
emuan arsip dalam system nomor Dewey
system dewey ini, penemuan kembali arsip dapat ditempuh prosedur sebagai berikut.
rilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita inginkan.
atlah kode surat pada kartu indeks tersebut.
ngan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, surat bernomor 201.0 disimpan pada laci nomor
i belakang guide 200 dalam folder 201 di urutan pertama
tempatnya sudah ditemukan, carilah dan ambilah surat yang kita perlukan.
emuan arsip dalam system nomor Terminal Digit
sistem ini, prosedur penemuan arsip adalah sebagai berikut:
rilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya.
ngan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat sesuai dengan
nnya.
sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.
emuan arsip dengan sistem nomor seri (urut)
prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
Tentukan kode surat yang ingin dicari
ka kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui maka
uklah pada kartu indeks.
cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.
ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
impan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.
Penutup
A.Kesimpulan

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

yang disusun dengan menggunakankode angka / nomor.Adapun sistem
nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim
digunakan yakni:
1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan
buku nomor (buku register/buku induk/buku besar). Prosedur
penyimpananya adalah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir
dan menempatkan. Untuk penemuan kembali arsip pada sistem ini
terdapat beberapa langkah yang harus di tempuh
B.Saran

Sebelum menerapkan sistem nomor ini, pelajarilah dan pahami

cara penyimpananya dan penemuan kembali arsip. Hal ini
bertujuan untuk meminimalisir kesalahan pada saat mengarsip.
DAFTAR PUSTAKA

Balkis, Amirah. https://amirahbalkis.wordpress.com/2011/08/16/filing-sistem-nomor-numeric-filing-

system/ (Diakses pada tanggal 31 Januari 2020, pukul 15:06 WIB)
Bagus, https://administrasiperkantoran-bagus.blogspot.com/2012/04/menangani-surat-masuk-sistem-
buku.html (Diakses pada tanggal 02 Febuari 2020, pukul 23.10 WIB)
Ghesa, http://ghesa123.weebly.com/home/sarana-penataan-arsip (Diakses pada tanggal 02 Febuari
2020, pukul 23.35 WIB)