CONTOH PENYIMPANAN PADA SISTEM ABJAD

Contoh: mengindeks surat/berkas

Kaila Yasmin adalah arsiparis yang bekerja di PT Argo Mulyo. Dia akan menyimpan
surat-surat berikut ini dengan menggunakan system abjad di filing cabinet
1. Surat dari Drs Jaka Abaya
2. Surat dari Ape Batubara
3. Surat dari PT Desa Gemilang
4. Surat dari Irfan Batubara
5. Surat dari PT Cipta Gemilang
6. Surat dari Apotek Citra
7. Surat dari Rumah Makan Dede
8. Surat dari Radio Delta Mas FM
9. Surat dari Rini Deniar
10. Surat dari Dentika
Selanjutnya Kaila Yasmin mengindeks surat tersebut dan hasilnya adalah sebagai
berikut:
 Surat 1, indeksnya : Abaya, Jaka, Drs
 Surat 2, indeksnya : Batubara, Ape
 Surat 3, indeksnya : Desa Gemilang, PT
 Surat 4, indeksnya : Batubara, Irfan
 Surat 5, indeksnya : Cipta Gemilang, PT
 Surat 6, indeksnya : Citra, Apotek
 Surat 7, indeksnya : Dede, Rumah Makan
 Surat 8, indeksnya : Delta Mas FM, Radio
 Surat 9 indeksnya : Deniar, Rini
 Surat 10, indeksnya : Dentika

Contoh: mengkode surat/berkas

Surat yang sudah diindeks pada contoh diatas kemudian ditetapkan kodenya yaitu
sebagai berikut:
 Surat 1, kodenya : Ab
 Surat 2, kodenya : Ba
 Surat 3, kodenya : De
 Surat 4, kodenya : Ba
 Surat 5, kodenya : Ci
 Surat 6, kodenya : Ci
 Surat 7, kodenya : De
 Surat 8, kodenya : De
 Surat 9 kodenya : De
 Surat 10, kodenya : De

Contoh: menyortir surat/berkas

Surat yang mempunyai kode yang sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu. Hasil
pengelompokan surat-surat pada contoh sebelumnya adalah sebagai berikut

Kelompok A Surat No. 1

Kelompok B Surat No. 2, 4
Kelompok C Surat No. 5, 6
Kelompok D Surat No. 3, 7, 8, 9, 10
Contoh menempatkan surat/berkas
Surat-surat pada contoh tersebut ditempatkan dalam laci filinf cabinet, dengan
memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide dan folder
 Kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D di belakang guide
berkode A di dalam hanging folder berkode Ab (surat 1)
 Kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D di belakang guide
berkode B di dalam hanging folder berkode Ba (surat 2, 4)
 Kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D di belakang guide
berkode C di dalam hanging folder berkode Ci (surat 5, 6)
 Kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D di belakang guide
berkode D di dalam hanging folder berkode De (surat 3, 7, 8, 9, 10)