MAIL HANDLING
{Mengelola Surat Masuk &
Surat Keluar}
Oleh Gutari Dityandrista, [Link]., SE.
PEMBAHASAN :
Pembagian Surat
Penggunaan Buku Agenda & Kartu
Kendali
Prosedur Surat Masuk & Surat Keluar
PENGERTIAN
MENGELOLA SURAT MASUK &
. SURAT KELUAR
Adalah Kegiatan mengelola surat masuk
dan keluar yang meliputi ;
1. Kegiatan Menerima Surat
2. Mencatat Surat
3. Mengarahkan Surat
4. Mendistribusikan Surat
5. Memproses lebih lanjut
6. Menyimpan Surat sesuai prosedur
PEMBAGIAN SURAT
SURAT
MASUK / KELUAR
DIPILAH
MENJADI
SURAT SURAT SURAT
PENTING BIASA/RUTIN RAHASIA
MACAM SURAT
DARI SEGI PIHAK YANG DITUJU
Surat Perorangan
Surat Kelompok / Lembaga / Departemen
Surat Edaran (banyak orang/lembaga/
masyarakat umum)
Continue . . .
DARI SEGI KEPENTINGAN KERJA
Surat Pribadi (tagihan kartu kredit,
ucapan,dan lain-lain)
Surat Niaga / Bisnis
Surat Dinas (surat pemeritah / militer)
Continue . . .
DARI SEGI KERAHASIAAN
Surat Biasa
Surat Penting
Surat Confedential (terbatas/orang tertentu)
Surat Rahasia (Secret Letter)
Surat Amat Rahasia (Top Secret Letter)
Continue . . .
DARI SEGI URGENSINYA
Surat Biasa
Surat Kilat
Surat Kilat Khusus
Surat Kilat Terbatas (dalam waktu 24 jam)
Continue . . .
DARI SEGI BENTUK PENGIRIMANNYA
KARTU POS
WARKAT POS
SURAT BERSAMPUL
PENGGUNAAN
BUKU AGENDA
Mencatat surat masuk dan surat
keluar dapat dipisahkan dengan
menggunakan Buku Agenda Surat
Masuk dan Surat Keluar yang
biasanya dibedakan tahunnya
PENGGUNAAN
KARTU KENDALI
Kartu Kendali berfungsi
sebagai pengganti Buku
Agenda, yang mana
penggunaannya dapat
ditulis rangkap 2, 3 atau 4
sesuai dengan kebutuhannya
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT
PROSEDUR PERMULAAN
SURAT MASUK
MELIPUTI KEGIATAN ADMINISTRASI
PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN DAN
PENGOLAHAN.
SURAT KELUAR
MELIPUTI ADMINISTRASI PEMBUATAN SURAT,
PENCATATAN DAN PENGIRIMAN.
PROSEDUR MENGURUS SURAT MASUK
MENERIMA SURAT
Menerima surat dari pos, memeriksa kebenaran
alamatnya, yg salah alamat segera dikembalikan
Memilah – milah surat berdasarkan alamat yang
dituju(nama pejabat)
Mengelompokkan surat terbuka & tertutup serta
lainnya.
Membuka Surat dan memeriksa kelengkap-annya
(bila ada lampirannya, bila lampiran tidak
lengkap, buat catatan seperlunya)
Membubuhkan stempel tgl & waktu surat
diterima, dibalik surat atau pada sampul surat
untuk surat tertutup
PROSEDUR MENGURUS SURAT MASUK
MENCATAT SURAT
Mencatat Surat pada buku Agenda / Kartu
Kendali
Mengisi kolom yang ada pada Buku Agenda /
Kartu Kendali
Melampirkan Lembar Disposisi pada surat
masuk
Meneruskan surat masuk kepada yang dituju
PROSEDUR MENGURUS
SURAT KELUAR
Mengisi buku Agenda Surat Keluar untuk
mengetahui nomor suratnya
Setelah surat keluar ditanda tangani pimpinan,
di cek kembali apabila ada lampiran dan alamat
surat di amplop sudah betul atau belum
Menuliskan di buku ekspedisi surat keluar
dengan mencantumkan tanggal pengirimannya,
supaya ada bukti apabila suatu saat ada
masalah
Contoh Kartu Kendali
INDEKS : Tgl. Kode :
No Urut : M/K
Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari Kepada
Tanggal No. Surat
Pengolah : Paraf
Catatan :
CONTOH BUKU AGENDA
SURAT MASUK
NO. TANGGAL NO. TGL. PENGIRIM HAL DITERUS KET.
URUT PENCATATAN SURAT SURAT NAMA & SURAT KAN
ALAMAT KEPADA
CONTOH BUKU AGENDA
SURAT KELUAR
NO. TANGGAL NO. TGL. NAMA & HAL LAMPIRAN KET.
URUT PENGIRIMAN SURAT SURAT ALAMAT SURAT
TUJUAN
CONTOH LEMBAR
DISPOSISI
INDEKS : Rahasia :
Penting :
Biasa :
Kode : Tanggal Penyelesaian :
Tgl / No. Surat :
Asal :
Isi Ringkas :
INSTRUKSI / INFORMASI :
SESUDAH DIGUNAKAN HARAP SEGERA DIKEMBALIKAN
Kepada :
Tanggal :
