MENGELOLA SURAT

ATAU DOKUMEN Bag II

IBU IKKA DRY YULI YASA
MODEL PENCATATAN SURAT ATAU
DOKUMEN MASUK DAN KELUAR
Adapun prosedurnya dalam pencatatan dan pendistribusian surat yaitu :
Model Buku Agenda
◦ Buku Agenda
Dalam bahasa belanda agenda boek, yaitu sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk
pencatatan atau untuk melakukan pendaftaran semua surat (surat yang diterima atau surat
masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi.

◦ Buku Ekspedisi
Jenis buku yang dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian
surat atau barang
2. Model Kartu Kendali
Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan
surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah
ditemukan kembali.
Merupakan jenis kartu dalam bentuk selembar kertas yang memiliki ukuran 10 cm
x 15 cm yang didalamnya berisi data-data seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari,
kepada, tanggal, surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut,
m/k, kode dan catatan.

3. Model Tata Naskah

Suatu kegiatan administrasi dalam rangka pemeliharaan dan penyusunan data-data
dari semua tulisan tentang segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok yang
disusun secara kronologis dalam sebuah berkas.
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR
Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam organisasi perusahaan
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
A. Penerimaan
Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang mengantar surat tersebut.
Tugas penerima adalah:
◦ Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
◦ Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
◦ Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian
◦ Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
B. Pernyotiran
adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut
C. Pencatatan
Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah
lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan
D. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam
buku agenda (buku harian). Setiap surat yang masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat
masuk
E. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang
berhak mengolahnya
F. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
- Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda.
- Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang bersangkutan.
- Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat dalam buku pengarahan
G. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atauarsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada instansi tersebut.
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
a. Persiapan
Berbagai persiapan pengelolaan surat keluar adalah :
- Menentukan jenis, ukuran, dan warna kertas yang akan digunakan untuk menyusun atau menulis surat
- Membuat ide, fakta, dan informasi yang akurat, lengkap serta mudah untuk dipahami
- Menentukan jenis surat yang standar sesuai dengan standar perusahaan yang telah ditetapkan
- Menghindari adanya singkatan-singkatan kata yang tidak dimengerti atau yang tidak lazim untuk digunakan
- Menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan sesuai kaidah bahas
b. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang
benar atau yang dikehendaki pimpinan
c. Persetujuan Draft Surat
Meminta persetujuan pada pimpinan bila ditemukan kesalahan untuk diperbaiki
d. Mengagendakan surat

Bila draft telah disetujui selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda keluar dan diberikan kode atau nomor surat
Contoh :
Pada baris nomor surat tertulis Nomor : 001/INT/VII/2016
001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda
INT : Kode perihal surat Int artinya untuk intern
VII : Bulan surat dibuat
2016 : Tahun surat dibuat