TUGAS MANAJEMEN KEARSIPAN & KEPERPUSTAKAAN

BAB 5 TATA KEARSPAN DI NAMIS

DIKERJAKAN DI KELAS

1. Sebutkan langkah-langkah pengurusan surat masuk sistem buku agenda!

Jawab: Pada umumnya langkah-langkah prosedur pengurusan surat masuk adalah sebagai
berikut:
a. Penerimaan
b. Penyortiran
c. Pencatatan
d. Pengarahan dan Penerusan
e. Penyampaian Surat
f. Penyampaian Berkas/Arsip Surat Masuk

2. Jelaskan perbedaan buku agenda tunggal dengan buku agenda kembar!

Jawab: Buku agenda tunggal adalah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang di terima
dalam bentuk satu buku/daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Sedangkan buku agenda
kembar adalah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang diterima di kantor dan surat-surat
keluar yang dikrim oleh kantor dalam bentuk digabungkan menjadi satu buku.

3. Sebutkan langkah-langkah pengurusan surat keluar sistem buku agenda!

Jawab:
a. Pembuatan konsep surat (draft)
b. Pengetikan konsep surat
c. Penandatangan surat
d. Pencatatan
e. Pengiriman surat keluar
f. Penyimpanan berkas/arsip surat

4. Jelaskan perbedaan dan persamaan buku agenda dengan kartu kendali!

Jawab:
 Perbedaan buku agenda dengan kartu kendali yaitu buku agenda berupa buku yang berisi
catatan tentang surat masuk, sedangkan kartu kendali hanya berupa lembar isian untuk
pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan
dengan mudah.
 Persamaan buku agenda dengan kartu kendali yaitu berupa buku/lembaran yang berguna
sebagai alat pengendali.

5. Kemukakan apa yang anda ketahui tentang:

a. Indeks
b. Perihal
c. Tunjuk silang
Jawab:
 a. Indeks adalah daftar kata atau istilah penting yang terdapat dl buku cetakan (biasanya pd
bagian akhir buku) tersusun menurut abjad yg memberikan informasi mengenai halaman
tempat kata atau istilah itu ditemukan.
b. Perihal adalah gambaran mengenai sesuatu.
c. Tunjuk silang adalah petunjuk dari indeks yang dipakai dengan indeks lain yang juga
dipakai.

6. Sebutkan faktor-faktor penentu yang mempengaruhi penggunaan kartu kendali dalam proses
pengendalian surat!
Jawab:
 Struktur organisasi
 Beban kerja
 Situasi kerja
 Kepemimpinan
 Hubungan kerja
 Fasilitas kerja
 Keuangan
 Personel

Dikerjakan di luar kelas

1. Jelaskan secara singkat prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda!
Jawab:
a. Penerimaan
Penerimaan surat dilakukan dengan cara:
1) Mengumpulkan dan menghitung jumah surat masuk
2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim
3) Menggolongkan-golongkan surat sesuai denan jenisnya, dan
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah di terima.
b. Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas:
1) Memisahkan surat-surat untuk pimpinan dan karyawan lainnya
2) Menggolongkan surat dinas ke dalam surat dinas biasa, penting, dan rahasia.
3) Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus seperti kilat, rahasia,
wesel pos, dll.
4) Surat kawat, surat yang sifatnya segera, surat penting harus didahulukan dibuka dan
dikelola dan diteruskan kepada pihak atau bagian yang berkepentingan, dan
5) Surat-surat rahasia harus langsung dan segera diserahkan kepada pucuk pimpinan dalam
keadaan tertutup (utuh).
c. Pencatatan
1) Membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat
menangkap inti maksud isi surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang
dianggap penting.
2) Pemeriksaan lampiran-lampirannya
3) Membubuhkan cap stempel agenda diruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman
pertama surat.
 4) Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut ke dalam buku agenda.
Petugasnya dinamakan agendaris. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda
surat masuk.
d. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan diteruskan kepada pejabat yang
berhak mengelolanya.
1) Surat masuk harus disertai/dilampiri lembar disposisi (action slip) oleh sekretaris/kepala
tata usaha atau petugas yang ditugaskan.
2) Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada
pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan
di lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
3) Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/kepala
tata usaha. Selanjutnya, diteruskan atau diarahkan kepada unit pengelolanya.
e. Penyampaian Surat
Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah/ekspedisi. Tugasnya yaitu:
1. Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern
2. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekpesisi kepada pejabat yang bersangkutan.
Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima,
3. Pertugas pengarah/ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat
dalam buku pengarahan.
f. Penyimpanan Berkas/Arsip Surat Masuk
Penyimpanan berkas/arsip surat masuk dari pempinan dilakukan oleh sekretaris/kepala tata
usaha dengan mempergunakan sistem kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

2. Tugas agendaris dan verbalis memerlukan beberapa syarat. Sebutkan!

Jawab:
1) Dapat dipercaya
2) Dapat membaca dan mengerti apa yang dimaksud oleh surat yang bersangkutan
3) Paham akan organisasi dan struktur organisasi kantor
4) Dapat memperhatikan kepetingan cepatnya surat disampaikan kepada yang bersangkutan
5) Dapat bertanggungjawabkan lancarnya surat-surat kepada pihak yang berkepentingan.

3. Jelaskan secara singkat prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda!
Jawab:
a. Pembuatan konsep surat (draft)
Pembuatan konsep adalah membuat rencana dan penyusunan penulisan surat-surat keluar.
Kegiatan-kegiatannya adalah sebagai berikut:
1) Konsep dibuat oleh sekretaris/kepala tata usaha dengan menggunakan blangko lembar
konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.
2) Konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a) Bersifat formal
b) Objektif
c) Ringkas dan jelas maksudnya
d) Sopan dan ramah bahasanya
e) Seragam dalam bentuknya, dan rapi dalam pengetikannya
3) Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan dari
pempinan.
 4) Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregistrasi (dicatat) untuk memberi
kode/nomor surat yang diperoleh dari petugas verbalis.

b. Pengetikan konsep surat

1) Konsep surat yang telah mendapat persetujuan da telah memperoleh kode/nomor surat
diserahkan kepada unit pengetikan/pengadaan.
2) Kepala unit pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat,
sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui koreksi
kesalahan.
c. Penandatangan surat
Net surat (surat jadi), kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang
untuk ditandatangani.
d. Pencatatan
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran,
amplop)menjadi surat dinas resmi.
2) Surat dinas resmi ini lebih dahulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut
verbalis. Buku verbal adalah buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat surat-surat
dinas resmi keluar.
3) Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap unuk dikirim. Dengan
mempergunakan buku ekspedisi ekstern, sehingga surat pribadi tersebut diserahkan kepada
urusan pengiriman (ekspedisi).
e. Pengiriman surat keluar
Urusan Ekspedisi (urusan pengiriman) melaksanakan tugas pengiriman surat-surat keluar.
Pengiriman surat-surat keluar terbagi atas dua bagian. Pengiriman surat keluar intern dalam
sistem tradisional (sistem buku agenda) dipergunakan Buku ekspedisi Intern, sedangkan
pengiriman surat-surat keluar ekstern mempergunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
f. Penyimpanan berkas/arsip surat
Surat-surat yang telah selesai diproses atau ditanggapi dan pertinggal (alas) surat-surat keluar
yang telah dikirimkan, untuk sementara disimpan oleh sekretaris/kepala tata usaha
(urusan/penata arsip), karena beras tersebut masih bersifat dinamis. Dan langkah-langkah
peyimpanan surat masuk seperti yang telah diuraikan.

4. Sebut dan jelaskan persyaratan yang perlu diperhatikan bila ingin menggunakan kqrtu kendali
dalam proses pengendalian surat!
Jawab:
a. Struktur organisasi
Persyaratan yang ada hubungannya dengan kartu kendali untuk apakah unit kearsipan
mempunyai tingkatan organisasi yag sedemikian rupa, sehingga dalam hubungannya dengan
unit pelaksana tidak akan perkirakan menimbulkan masalah.

b. Beban kerja
Yang dimasud beban kerja disini, yaitu jumlah surat rata-rata yang dikirim ke luar atau yang
diteima dari luar. Jadi jumlah surat berapa tiap hari yang dijadikan patokan, sehingga apabila
kartu kendali dipergunakan akan lebih efisien.
c. Situasi kerja
 Yang dimaksud situasi kerja adalah keakraban, human relation sesama anggota unit kerja ada
perasaan tanggung jawab besama, memperhatikan unut kerja lain, kerja sama dan sebagainya.
Faktor ini menjadi penting karena selama ini image terhadap unit kearsipan keliru, sehingga
selama ini pula unit kearsipan hanya menjadi tumpuhan kesalahan unit kerja lain.
d. Kepemimpinan
Yang dimaksud kepemimpinan disini adalah tipe kepemimpinan, apakah otoriter, laises faire,
ataukah demokratis. Tipe kepemimpinan inilah menentukan loyalitas pengikutnya, termasuk
di dalamnya disiplin akan ketentuan-ketentuan yag berlaku, khususnya mengenai kartu
kendali.
e. Hubungan kerja
Berbeda dengan hubungan keakraban diantara anggota organisasi, maka hubungan kerja yang
dimaksud disini adalah berupa uraian pekerjaan, baik unit maupun perorangan dalam
melaksanakan pekerjaannya ada kaitannya dengan unit lain atau perorangan lain. Jadi, disini
akan menjawab pertanyaan apakah dengan dipergunakannya kartu kendali fungsi pelayanan
unit kearsipan terhadap unit-unit pelaksana penggunaan jasa atau manajemen meningkat atau
sebaliknya. Denga kata lain, apakah hubungan kerja fungsional dan prosedural akan
bertambah baik apabila dipergunakan kartu kendali dalam kegiatan tata persuratan dan
kearsipan?
f. Fasilitas kerja
Yang dimaksud fasilitas kerja adalah peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan,
khususnya yang menyangkut penanganan kartu kendali.
g. Keuangan
Adalah biaya yang diperlukan guna menyediakan fasilita serta biaya-biaya lain, sepertu guna
penelitian berbagai aspek kearsipan atau guna pendidikan dan latihan bidang kearsipan
dengan menggunakan kartu kendali.
h. Personel
Adalah tugas kerja, petugas yang diperlukan guna penanganan kartu kendali yang sudah
barang tentu persyaratannya agak beda dengan petugas-petugas yang melayani buku agenda.

5. Di dalam praktek kearsipan penggunaan kartu kendali harus ditentukan paling kurang lima
petugas. Sebut dan uraikan tugasnya masing-masing!
Jawab:
Pengurusan dan pengendalian surat sistem kartu kendali, memerlukan petugas kearsipan,
seperti:
a. Penerima surat
Tugas-tugas penerima surat antara lain:
 Surat-surat dinas yang datang/masuk
 Menyortir surat-surat untuk menentukan atau mengelompokkan surat yang boleh
dibuka, tdak boleh dibuka (rahasia), dan surat-sturat pribadi.
 Menstempel jam dan tanggal diterimanya surat-surat rahasia dan tertutup lainnya
pada amplop dibagian belakang. Sedangkan surat-surat yang boleh dibuka distempel
pada suratnya dibagian belakang.
 Menilai apakah lampirannya sesuai apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya
tembusan dan lain-lain.
 Mengelompokkan surat-surat menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal
surat.
b. Pencatat surat
  Menilai untuk menentukan mana yang penting, dan mana yang biasa/rutin. Jika surat
ditentukan golongannya, masing-masing golongan dikelompokkan menurut asal surat
dan disusun secara kronologis.
 Mencatat surat penting dalam buku agenda dan kartu kendali
c. Pengarah surat
 Mengecek kartu kendali 2 dari unit pengelola yang telah diparaf selanjutnya
disampaikan kepada penata arsip.
 Menyimpan kartu kendali 1.
d. Penata arsip
 Menyimpan kartu kendali 2 sebagai arsip pengganti selama suratnya masih aktif
dipergunakan di Unit Pengelola.
e. Pengelola
 Menyimpan surat yang telah diklip bersama kartu kendali 3
 Mencata surat ke dalam kartu penerus atau lembar disposisi rangkap dua.
 Menyerahkan lembar disposisi kepada Pimpinan Unit pengelola untuk mendapatkan
disposisinya
 Pimpinan unit pengelola mencamtumkan disposisinya pada kolom instruksi/informasi
 Setelah membubuhkan disposisinya, surat bersama dua lembar disposisi diserahkan
kembali ke TU-nya untuk diteruskan kepada pejabat uang dimaksud dalam disposisi
Pimpinan Unit Pengelola.

6. Jelaskan perbedaan dan berikan contoh masing-masing!

a. Surat dinas penting
b. Surat dinas biasa (rutin)
c. Surat dinas rahasia
jawab:
a. Surat dinas penting
Surat dinas penting adalah surat yang mengandung informasi yang diperlukan dalam
waku lama, mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat, sehingga memerlukan
tindak lanjut. Surat penting dapat bernilai sejarah, hukum, administratif, keuangan, politis dan
sebagainya bagi lembaga atau instansi yang bersangkutan. Surat-surat yag dapat digolongkan
penting apabila terlambat pengurusannya dapat berakibat negatif, misalnya dapat
mengganggu kelancaran kerja dan keberhasilan pekerjaan lembaga atau instansi yang
bersangkutan.
b. Surat Dinas Biasa(Rutin)
Surat trutin biasa adalah surat yang tidak mengharuskan adanya tindak lanjut karena
isinya tidak mengikat. Apabila surat tersebut terlambat pengurusannya, tidak akan
menimbulkan hal-hal yang negatif, tidak akan menimbulkan kerugian atau hambatan
terhadapa kelancaran tugas pekerjaan. Biasanya surat biasa mengandung informasi yang
bersifat umum, mudah mencari gantinya apabila surat tersebut hilang. Yang termasuk surat
biasa misalnya: surat undangan rapat, surat menghadiri seminar, ceramah, dan lain-lain.
c. Surat dinas Rahasia
Adalah surat yang harus disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan dalam
keadaan tertutup. Surat semacama ini biasanya mengandung informasi yang bersifat rahasia.
Surat rahasia ditangani oleh pejabat atau petugas yang telah ditunjuk untuk menerima dan
mencatat serta meneruskannya dalam keadaan tetap tertutup kepada pejabat atau pimpinan
instansi yang berwenang menerimanya.