Mata Pelajaran : Kearsipan

Hari / Tanggal : Jumat / 22 Oktober 2021

PENANGANAN SURAT
Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat menggunakan buku
agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku
yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.
Buku agenda ada 3 macam;

1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.

2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan
nomor urut sendiri-sendiri.

3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

 Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun.
Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.

 Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai
tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.

 Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan
terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

 Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi
surat masuk yang bersangkutan

 Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep
surat.
 Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk
membuat surat yang akan dikirimkan.

 Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti
surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.

 Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada
buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA

Ada beberapa langkah penanganan surat masuk system buku agenda, diantaranya sebagai
berikut:

1. Penerimaan 
Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau
tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi
yang bersangkutan. Tugas penerima surat yaitu:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam
penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus
disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus
didahulukan.
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
2. Penyortiran
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor /
instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk
dapat dikelompokkan dalam tiga macam :
a. Surat pribadi
b. Surat dinas
 c. Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah
alamat.
3. Pencatatan surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Disini tidak semua surat boleh dibuka, ada
beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju
sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut.Surat-surat tersebut adalah
surat rahasia dan surat pribadi.Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang
lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan
dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara
penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan,
tetapi hanya namanya saja. Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang
kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel agenda serta
memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah
berikutnya adalah melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk.
4. Pengarahan surat
Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk
berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi
surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau
informasi.Surat yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan kepada unit pengolah
untuk diproses.
5. Penyampaian surat Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang
dituju. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi,
biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi
dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat. Data
yang tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat,
dan paraf penerima. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern
perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian
surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.
6. Penyimpanan surat
 Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian TU untuk
disimpan/diarsip dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan dikantor
tersebut.

SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA

Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh instansi atau kantor kepada pihak lain,
baik perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga. Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor
yaitu :
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat
surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.
Adapun penanganan surat keluar dengan buku agenda sebagai berikut :

1. Diawali dengan adanya perintah/ disposisi/ instruksi pembuatan surat

2. Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3. Konsep diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan
4. Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomer surat ke bagian pencatatan buku
agenda surat keluar (verbalis)
5. Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat
6. Naskah surat diteliti kerapian dan kebenarannya (sesuai konsep surat) oleh kepala tata usaha
7. Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala
tata usaha / sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan disebelah kiri salam penutup
8. Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk
ditanda tangani
9. Serahkan surat kepada verbalis untuk dicatat pada buku agenda surat keluar
10. Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditor untuk diperiksa kelengkapan
suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan
11. Tindasan atau tembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk diarsipkan