Mata Pelajaran : Administrasi Umum

Kelas : X Otkp

Mengenal Surat

A. Bagian-bagian Surat
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi kop surat adalah memberikan
informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut, serta dapat juga menjadi alat
promosi. Kop surat biasanya meiputi sebagai berikut :
a. Nama badan/ organisasi/ instansi
b. Alamat lengkap
c. Nomor telepon
d. Nomor kotak pos
e. Nomor faxmile
f. Email
g. Macam usaha atau kegiatannya
h. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
i. Nama banker (untuk referensi)
j. Lambing instansi

Kop surat dipisahkan dengan komponen surat lainnya dengan sebuah garis horizontal yang
terletak setelah baris terakhir dari kop surat.

2. Tempat dan tanggal surat

Tempat dan tanggal surat dalam sebuah surat dimaksudkan untuk memberikan informasi
mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan
kembali jika tempat sudah ditulis dikepala surat yang berupa alamat instansi. Tetapi untuk surat
bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat dibagian surat ke-2 ini.
Contoh :
Tasikmalaya, 05 Mei 2021

3. Subjek surat
Subek surat terdiri atas tiga bagian, yaitu nomor surat lampiran, dan perihal :
a. Nomor surat
Nomor surat biasanya digunakan untuk surat yang dibuat oleh suatu instansi untuk
menerbitkan administrasi surat menyurat. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut
penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat.
Contoh penomoran surat, No : 023/SMKKHAWM/V/21
Keterangan :
023 merupakan nomor urut surat yang pernah dibuat dan dikirimkan.
SMKKHAWM merupakan kode/ singakatan organisasi/ instansi
V merupakan bulan surat dibuat ditulis dengan angka romawi
21 merupakan tahun surat dibuat
b. Lampiran
 Bagian lampiran merupakan bagian penjelasan yang menginformasikan bahwa ada
sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran dapat ditiadakan.
c. Perihal atau hal
Subjek surat berikutnya adalah perihal atau hal. Perihal atau hal merupakan sesuatu yang
mendorong atau melatarbelakangi seseorang membuat dan mengirimkan surat tersebut.
Perihal atau hal berfungsi untuk memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi
surat tersebut.
d. Objek surat
Objek surat terdiri atas nama dan alamat yang dituju. Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menuis alamat dalam surat, yatu
1) Kata “Kepada” pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata “kepada” dianggap
berlebihan karena sudah ada kata “Yth./Yang terhormat”
2) Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu”, atau “Sdr” jika kata “bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis
dengan huruf capital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
3) Disetiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik
4) Menuliskan alamat pribadi atau lembagayang dituju secara lengkap.
Contoh :
Yth. Bapak Andrianwar Nasihin
CV. Kedai Kiwari
Jalan Khz Musthafa No. 75, Kp. Kadacang Desa Wargakerta Kec.Sukarame
Tasikmalaya, 46462
e. Salam pembuka
Salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis
dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma. Contoh : Dengan hormat, salam
sejahtera, Assalamualaikum wr.wb, dan sebagainya.
f. Isi surat
Terdiri atas aline pembuka, isi, dan penutup. Alenia pembuka merupakan alenia pertama
yang ebrfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap informasi yang akan
disampaikan dialenia isi.
Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan sedangkan alenia penutup berisi ucapan
terimakasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
g. Salam penutup
Merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata “Hormat saya, Hormat kami,
Wassalam” penulisan salam penutup tersebut sepertu salam pembuka, diawali dengan huruf
capital dan diakhiri dengan tanda koma (,)
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat dan pengakraban pengirim
surat kepada penerima surat. Salam penutup tidak dicantumkan dalam surat dinas pemerintah.
Sebagai gantinya, dituliskan bagian kelompok penanggung jawab surat.
h. Tanda Tangan dan nama Terang
Setelah salam penutup terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya. Nama
terang dituliskan dibawah tandatangan.
Selain komponen-komponen diatas, ada bagian surat yang biasanya digunakan jika surat
itu dikirim untuk beberapa orang yaitu tembusan. Tembusan merupakan bagian surat yang
menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
 4. Bentuk – bentuk Surat
Bentuk surat atau biasa disebut dengan layout surat adalah pola surat menurut susunan letak dan
bagian-bagian surat. Bentuk-bentuk surat digunakan dalam kedinasan dan keorganisasian.
Beberapa bentuk surat di antaranya :
a. Bentuk lurus penuh (Full Block Style/Extrim Block Style)
b. Bentuk lurus (Block Style/ Reguler Block Letter)
c. Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)
d. Bentuk bergantung (Hanging Paragraph Style)
e. Bentuk Takuk/ Lekuk (Idented Style)
f. Bentuk Sederhana (Simplified Letter Style)
g. Bentuk Resmi (Ofiicial Letter Style)
B. Prosedur Penanganan Dokumen dengan SIstem Agenda
Agar suatu dokumen memenuhi fungsi sebagai bukti fisik, maka perlu diproses dengan baik dan
benar. Proses atau prosedur penanganan dokumen atau surat pada sebuah organisasi dapat dilakukan
dengan menggunakan sistem agenda ataupun sistem kartu kendali.
Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam satu
tahun yang diterima oleh suatu kantor jawatan. Terdapat tiga maca buku agenda yakni sebagai
berikut :
1. Buku Agenda Tunggal
Yaitu buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar sekaligus
dengan nomor yang berurutan dalam satu halaman dan hanya digunakan untuk satu tahun

Nomor Tanggal Dari/ Isi

No. Tanggal M/K Kode Keterangan
Surat Surat Kepada ringkas
1. 05/05/21 M 28/A/V/2021 03/05/2021 Dari : Penawaran Ca
PT. Peralatan
Sukses Kantor
Makmur
Jl.
Mawar
No 1
Sukaratu
2.

2. Buku Agenda Kembar

Adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar secara
terpisah atau sendiri-sendiri / masing-masing. Untuk surat masuk disebut buku agenda surat
masuk, sedangkan untuk surat keluar disebut dengan buku agenda verbal

Buku Agenda Surat Masuk

Tanggal Terima Tanggal dan No
No. Perihal Lampiran Diteruskan Keterangan
Terima Dari Surat
1. 05/05/21 PT. 03/05/2021 Penawaran 1 Bagian
Amanah 22/PT.AS/V/2021 mesin Pembelian
Sentosa cetak

2.
3. Buku Agenda Berpasangan/ Berganda
Yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam
satu buku dimana halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk (format agenda surat masuk)
dan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar (format agenda surat keluar), atau sebaliknya.
Dalam praktiknya, kantor hanya menggunakan satu macam buku agenda. Lantas bagaimana
pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan sistem buku agenda? Simak uraian berikut.
a. Mengurus Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda
Pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda dapat dilakukan dengan mengikuti
langkah-langkah berikut ini :
1) Penerimaan surat
Penerima surat dilakukan oleh petugas penerima surat tugas penerima surat yaitu
mengumpukan setiap surat masuk, meneliti ketepatan alamat, dan menandatangani bukti
penerimaan surat yang diberikan oleh kurir atau petugas pos, kemudian diserahkan
kepada bagian tata usaha atau administrasi.
2) Penyortiran surat
Surat dipisah-pisajkan/ dikelompokkan menurut jenis surat (dinas biasa, penting,
rahasia dan pribadi) apabila surat yang diterima merupakan surat pribadi yang ditujukan
untuk perseorangan maka surat dapat langsung diberikan kepada yang bersangkutan.
3) Pencatatan surat
Pencatatn surat masuk dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Langkah awal
yang dilakukan petugas pencatat surat masuk adalah membuka surat, kemudian membaca
isi surat tersebut untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa,
surat penting atau surat rahasia. Apabila surat tersebut merupakan rahasia, maka petugas
tidak boleh membuka surat apalagi membaca isinya (kecuali jika sudah diberi izin oleh
pimpinan), surat langsung diberikan kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup.
Setelah surat dicatat kemudian surat distempel agenda sebagai tanda bahwa surat
sudah dicatat untuk selanjutnya surat disampaikan kepada impinan dengan melampirkan
lembar disposisi untuk mencatat instruksi sebagai tindak lanjut penanganan surat tersebut.
4) Pengarahan surat
Pengarahan surat merupakan penentuan siapa saja yang akan memproses surat
berkaitan dengan isi surat tersebut. Pengarah surat adalah pimpinan organisasi, karena
pimpinanlah yang bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut.
5) Penyampaian surat
Setelah pimpinan menuliskan instruksinya dilembar disposisi, selanjutnya surat
beserta lembar disposisi diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah
ditulis dilembar disposisi.
6) Penyimpanan surat
Setelah surat selesai diproses, maka surat asli diserahkan kepada bagian tata usaha
untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad,
sistem subjek, sistem nomor sistem wilayah, atau sistem tanggal.
b. Mengurus Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda
Pengurusan surat keluar dengan buku agenda dapat dilakukan dengan langkah-langkah
berikut :
1) Pembuatan Konsep
Langkah awal adalah dengan membuat konsep surat atau yang biasa dikenal dengan
draft
2) Persetujuan konsep
Konsep surat yang dibuat oleh konseptor, maka konsep tersebut harus mendapat
persetujuan dari pimpinan.
3) Pencatatan surat
Konsep surat yang disetujui pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat
keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Pencatatan surat dilakukan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris
4) Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang telah disetujui pimpinan dan memiliki nomor surat, kemudian
diserahkan kepada juru ketik untuk diketik dengan rapi
5) Pemeriksaan pengetikan
Surat yang telah diketik perlu untuk diperiksa sebelum dicetak untuk menghindari
kesalahan pengetikan
6) Pendandatangan surat
Pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut akan
membubuhkan tanda tangan diatas nama terang
7) Pemberian cap dinas/ stempel instansi
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab, selanjutnya diberi cap dinas/
stempel instansi sebagai tanda sahnya surat.
8) Melipat surat
Surat kemudian dilipat sesuai dengan aturan melipat surat
9) Penyampulan surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah
disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
10) Pengiriman surat
Surat yang sudah disampul, kemudian dikirim kepada pihak yang dituju
11) Penyampaian surat
Surat asli dikirimkan keada alamat yang dituju, sedangkan tembusan surat atau lembar
ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan system
penyimpanan tertentu.