CARA MENULIS SURAT RESMI

Bagaimana cara menulis surat resmi yang baik dan benar? Berikut ini kami berikan format
dan cara menulis surat resmi yang baik dan benar:

1. Kepala Surat
Kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi
atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai
berikut:

 Nama instansi atau lembaga.

 Lambang atau logo instansi atau lembaga.
 Alamat.
 Kode surat.
 Nomor telepon; nomor faksimile.
 Kode Pos.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penulisan tanggal
surat berikut ini.

 Jember, 20 November 2013

 28 November 2013

3. Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar wajib/harus diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal.
Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan
masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri,
sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.

 Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.

 Memudahkan penunjukan pada waktu rnengadakan hubungan surat menyurat.
 Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
 Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau
mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifat/jenis surat untuk penyirnpanan.
 Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun
tahun).

4. Lampiran
Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena
mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut
bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran
adalah sebagai berikut.

 Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam
surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
 Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis
dilampiran atau tidak.
  Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera,
tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah
tersedia.

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang
disebut hal. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat
dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh
dari cara penulisan judul karangan biasa, yakni sebagai berikut:

 Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.

 Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
 Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal:
Jadwal Ujian Sekolah

Hal dalam surat berguna sebagai berikut:

 Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
 Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat,
sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.

6. Penulisan Alamat pada Surat

Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut:

 Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada
sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam
menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan
dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.

1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.

2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital.
3. Penulisan alamat didahului kata kepada.
4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng

 Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas
surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak
menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui
kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop
surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si
penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem
penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai
 sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat
surat bagian dalam adalah sebagai berikut:

1. Tidak didahului kata Kepada.

2. Menggunakan kata Yth.
3. Menggunakan unit kerja.
4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis
Jalan Samanhudi 14,
Semarang

 Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnau pun
surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga
merupakan tanda sahnya sebuah surat.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara
tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan
hormat, (Jangan disingkat Dh. atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris
lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara
kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.
Catatan:

 Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan
suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di
belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya
penulisan tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun
dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.
 Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya
dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

8. Isi Surat
Isi surat umumnya terdiri atas dua bagian, yaitu sebagai berikut.

 Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca

terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai
dengan maksud atau tujuan surat.
 Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat
pembuka, misalnya: Surat Saudara tertanggal 19 September 2014 No. 150/
OBS1/2014, telah kami terima.
 Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang
sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri
tahukan bahwa....
 Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat
pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua kelas pada tanggal 9
Desember 2014, dengan ini diberitahukan bahwa.....
  Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat
pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei
2015, OSIS SMA Katolik Santo Paulus Jember akan mengadakan serangkaian
kegiatan lomba.

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan,
diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika
menulis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

 Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan

sebagainya secara jelas.
 Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
 Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
 Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-
lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
 Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan,
dan menarik.
 Sedapat-dapatnya menghindari penggunaan kata-kata asing atau kata-kata daerah
sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belum ada
padanannya dalam bahasa Insonesia.
 Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
 Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.
 Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul.

9. Penutup Surat  
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya
berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.
Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup
surat sesuai dengan isinya berikut ini.    

 Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas
perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan
Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami
ucapkan terima kasih.

 Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat

dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

 Untuk menyatakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya;

Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita
tingkatkan terus.

 Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya;
Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti
penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

10. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.
  Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
 Tanda tangan.
 Nama terang.
 Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Tembusan
Tembusan adalah salinan-salinan surat yang'dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang
terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh:    
Tembusan kepada:

1. Wakasek Kurikulum SMAK St. Paulus

2. Wakasek Sarana Prasarana SMAK St. Paulus

12. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya.
Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa
efektif.

 Bahasa Baku: Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus
menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya
menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari
beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur
kalimat.
 Bahasa Efektif: Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat
yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara
tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari
pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

Catatan:

1. Sederhana: Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik

pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai
kata-kata yang biasa dan lazim.
2. Ringkas: Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami, sedangkan
kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami
maksudnya.
3. Jelas: Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau
tidak menimbulkan salah paham.
4. Sopan: Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik
kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan
beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata
sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).
5. Menarik: Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan
dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat
digunakan: Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa.