Bagian-bagian Surat

Kepala Surat atau Kop Surat

Kop surat biasa digunakan dalam penulisan surat

resmi. Biasanya, kop surat disusun dengan tata
letak yang menarik karena merupakan identitas
organisasi/instansi/lembaga dan perusahaan. Hal
yang harus dicantumkan dalam kop surat anatara
lain adalah (a) nama
organisasi/lembaga/instansi/perusahaan, (b)
alamat kantor pusat dan cabang, (c) nomor
telepon, (d) nomor facsimile, (e) kode pos, (f)
alamat surel (E-mail), (g) lambang (logo
organisasi/lembaga). Berikut contoh kepala surat
Berikut contoh kepala surat
 Nomor Surat
Setiap surat resmi terutama yang dikirim ke luar
lingkungan organisasi hendaknya diberi nomor dan
kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan
karena berguna :
• Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama
penyimpanan dan penemuannnya kembali (ingat
penyimpanan surat dengan sisitem nomor)
• Untuk mnegetahui jumlah surat yang dikeluarkan
dalam periode tertentu (nomor surat sekaligus
menunjukkan jumlah)
• Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat-
menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang
dibalas atau yang ditindaklanjuti
 Contoh Penulisan Nomor Surat
Nomor : 165/ESQ/IX/2016

Nomor surat
Kode intern organisasi
Bulan pembuatan surat
Tahun pembuatan surat
 Tanggal Pengiriman Surat

Cara menulis tanggal selalu diikuti oleh bulan

dan tahun dibedakan antara surat pribadi dan
surat resmi. Tanggal dalam surat pribadi harus
diawali dengan alamat pengirim surat.
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang
memakai kepala surat tidak wajib oleh nama kota
karena nama kota telah tercantum pada kepala
surat.
 Contoh
Jalan Abad III No.26, Bandung 40154
08 Januari2010

Yth.Prof. Dr. H. Abyan Yanfa

TrsJln Jakarta/Hantap No.12
Bandung 40281

………… ………….
...............................................................................................
...................................................................................................
Masharyono,S.Pd
JalanAbad III No.26,
Bandung 40154
08 Januari 2010

Yth.Prof. Dr. H. Abyan Yanfa

Jln. Jakarta/Hantap No.12
Bandung40281

………… ………….
................................................................................................
.........................................................................................................
 Lampiran

Lampiran adalah sesuuatu yang melengkapi sebuah

surat. Kelengkapan itu berupa dokumen yang merupakan
kesatuan dengan surat pengantarnya. Suat yang
mempunyai lampiran mengemban dua fungsi :

• Untuk menyampaikan maksud pengirimannya

• Sebagai pengantar untuk lampirannya.

Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan

dengan dua cara yaitu menyebutkan satu persatu tiap
dokumen yang dilampirkan (bila lampirannya sedikit) dan
menyebutkan secara umum (bila lampirannya banyak).
 Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada
pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal surat sama
fungsinya dengan judul pada karangan lain. Kedudukan hal
atau perihal dalam surat resmi terletak dibawah lampiran.
Adapun ketentuan dalam penulisan perihal atau hal
yaitu :
• Perihal ditulis dengan huruf kapital di setiap awal katanya.
Pengecualian untuk kata depan dan kata penghubung,
ditulis dengan huruf kecil.
• Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik
• Bila perihal lebih dari satu baris, jarak pengetikan antara
baris adalah satu spasi.
• Terdapat dua variasi dalam penempatan perihal, yaitu
ditempatkan sebelum salam pembuka dan setelah salam
pembuka
Contoh Penulisan Hal/Perihal
 Alamat Tujuan

Penulisan alamat tujuan surat harus

memperhatikan dari segi kepraktisan dan
kejelasan karena alamat tujuan merupakan
petunjuk langsung bagi penerima. Dalam
praktik pemakaiannya, penulisan alamat
tujuan banyak mengandung kelemahan.
Kelemahan itu umumnya kurang disadari oleh
penulisnya.
 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
penulisan alamat tujuan yaitu:
• Alamat tidak seharusnya diawali denga kata kepada dan
sejenisnya jika surat ditujukan kepada orang.
• Ungkapan kepada digunakan apabila surat ditujukan
kepada organisasi/lembaga/instansi.
• Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan
Yth. atau dengan sapaan Bapak/Ibu/Saudara.
• Ungkapan Yth. tidak selalu digunakan dalam alamat tujuan.
Penggunaan ungkapan ini hanya ditujukan kepada orang,
bukan kepada organisasi/lembaga/instansi. Ungkapan ini
tidak boleh diikuti dengan tanda koma, tetapi menggunakn
tanda titik.
• Alamat tujuan tidak boleh diakhiri dengan tanda titik,
kecuali apabila ada singkatan.
 Salam Pembuka

Salam pembuka hanya dipakai dalam surat

berperihal. Gunanya agar surat tidak terasa
kaku. Secara teoritis pemakaian salam
pembuka sifatnya tidak wajib. Surat berita
tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah.
Dalam kenyataannya bahwa surat pribadi
selalu memakai salam pembuka; surat niaga
dan surat dinas pemerintah jarang memakai
salam pembuka.
 Isi Surat

Jika dilihat dari segi komposisi isi surat

yang paling ideal adalah yang terdiri dari tiga
macam alinea yaitu alinea pembuka, alinea
transisi dan alinea penutup. Ketiga alinea
tersebut menjalankan fungsi tertentu dalam
karangan, termasuk di dalam surat.
1) Alinea Pembuka
Alinea pembuka pada sebuah surat
berfungsi sebgai pengantar bagi pembaca
untuk segera mengetahui masalah pokok
surat. Di dalam surat resmi, alinea pembuka
harus telah mengandung masalah pokok
surat, sehingga setelah membaca alinea
pembuka, pembaca surat tidak lagi bertanya-
tanya atau merasa heran akan surat yang
diterimanya.
2) Alinea Transisi
Yaitu seluruh alinea yang terdapat antara
alinea pembuka dan penutup. Alinea transisi
berisi uraian, keterangan, atau penjelasan
tentang masalah pokok surat yang sudah
terdapat dalam alinea pembuka. Alinea
transisi sangat penting karena di dalamnya
terdapat isi surat sesungguhnya berupa pesan-
pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim
surat. Oleh sebab itu, alinea transisi ini sering
disebut dengan alinea isi atau alinea pesan.
3) Alinea Penutup
Alinea penutup berfungsi untuk
menandakan uraian masalah pokok surat
sudah selesai. Alinea ini tidak lagi berisi
keterangan atau rincian, tetapi lebih
merupakan kesimpulan, mengemukakan
harapan, atau imbauan dan mengucapkan
terima kasih jika perlu.
 Salam Penutup

Pemakaian salam penutup sama halnya

dengan salam pembuka sifatnya tidak wajib.
Pada kenyataannya surat pribadi dan surat
niaga selalu memakai salam penutup
sedangkan surat dinas pemerintah jarang
memakai salam penutup. Salam penutup
hanya dipakai dalam surat-surat berita
tempatnya di bawah isi surat. Gunannya untuk
menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab
pengirim terhadap penerima surat.
Nama Organisasi yang Mengeluarkan
Surat

Dalam surat niaga, setelah salam penutup

masih sering tercantum nama organisasi yang
mengeluarkan surat. Hal itu dimaksudkan
untuk menegaskan bahwa surat yang dikirim
mewakili organisasi, bukan mewakili pribadi.
 Contoh
Hormat saya,

Abyan Yanfa
Direktur Utama
 Jabatan Penanda Tangan

Jika dalam surat niaga nama penanda

tangan ditempatkan di bawah tanda tangan, di
dalam surat pemerintah justru kebalikannya
nama jabatan dicantumkan lebih dhaulu,
kemudian tanda tangan barulah diikuti oleh
nama penandatangan di bawahnya.
 Contoh
Surat niaga
Hormat saya,
PT. Computer Int.

Siti Hapsah
Sekretrais Direksi

Surat pemerintah
Kabag Keuangan

Abyan Yanfa, S.E

NIP. 13340419
Tanda Tangan dan Nama Penanggung
Jawab
Dalam tradisi korespondensi di Indonesia
yang boleh menandatangani surat adalah
orang yang namanya tercantum di dalam
surat. Yang berwenang menandatangani
sebuah surat adalah orang yang bertanggung
jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik
atas nama organisasi secara keseluruhan
maupun atas nama unit organisasi.
 Tembusan

Tembusan hanya dicantumkan apabila

surat tersebut ingin diketahui oleh unit lain
dalam organisasi yang dituju. Maksudnya,
salinan surat tersebut ingin pula dikirim
kepada pihak ketiga yang ada sangkut pautnya
dengan surat itu sendiri. Notasi tembusan
dapat juga ditulis tindasan atau carbon copy
(c.c).
Inisial Pengongsep dan Pengetik
Inisial dalam hal ini adalah singkatan nama
pengongsep dan pengetik surat. Inisial
kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih
yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil
dan huruf awal nama keluarga, misalnya
Abyan Yanfa = ay. Inisial banyak dipakai dalam
surat bisnis. Gunanya untuk mengetahui
pengongsep dan pengetik surat, jika sewaktu-
waktu diperlukan orangnya dicari.