Akbar Aditiawarman

Chika Ramadhani
Elma Thania Haris
Irfan
Outline
1. Arti dan Fungsi Surat
2. Tujuan Menulis Surat
3. Syarat – Syarat Surat yang Baik
4. Bagian – Bagian Surat
5. Jenis – Jenis Surat
 Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara
tertulis dari pihak yang satukepada pihak lain. Informasi dalam surat
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,laporan,
pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.Agar komunikasi melalui surat
dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta
tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam,
yaitu:
1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat
2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat.
3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada
pembaca surat.
1) Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu
• Penyusunan letak bagian – bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan
aturaan atau pedoman yang telah ditentukan.
• Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi dengan format yang menarik.
• Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat,
tidak ragu – ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai
dengan yang dikehendaki.
• Bahasa yang digunakan haruslah Bahasa Indonesia yang benar atau baku,
sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia. Bahasa surat harus efektif.
1) Kepala Surat
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau
keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat
tersebut. Kepala surat disusun dan dicetak secara menarik dan tersidi atas:
• Nama kantor, instansi/organisasi terkait.
• Alamat lengkap
• Nomor yang dapat dihubungi (telepon, faksmili)
• Nomor kontak pos
• Email atau situs
• Macam usaha
• Lambang atau symbol (Logo) dari organisasi yang bersangkutan
2) Tanggal Surat
Apabila sudah terdapat kepala surat, maka penulisan tanggal hanya perlu dituliskan
nama kota dan tanggal surat dikeluarkan. Contoh

Tanggal
surat
3) Nomor surat
Nomor surat biasanya meliputi; nomor urut penulisan surat, kode surat, instansi/organisasi
terkait, bulan dikeluarkan, tahun dikeluarkan.
Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan ketentuan yang berlaku dalam instansi yang
bersangkutan.
4) Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas
atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen
yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5) Hal atau Perihal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi
pembaca mengenai pokok isi surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata ‘hal’ atau
‘perihal’ dicantumkan di bawah kata ‘lampiran’.
5) Ditujukan untuk atau kepada (alamat dalam)
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan
alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat
dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut
adalah sebagai berikut:
Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena
sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan
nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata
dan diikuti oleh nama orang.
Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
6) Salam Pembuka
Salam pembuka atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun
untuk surat resmi atau dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka
pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:Dengan hormat, Saudara …. yang terhormat

7) Isi Surat
• Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau
pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
• Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
• Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis
surat kepada pembaca surat.
8) Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat
kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital
dan diakhiri oleh tanda koma.

9) Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan

Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

10) Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga
berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
 Secara umum surat digolongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis,
yaitu surat pribadi, surat resmi, surat niaga.
1) Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan
resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh surat
resmi adalah surat undangan, surat edaran dan surat pemberitahuan.
2) Surat Pribadi
Surat pribadi surat yang digunakan unuk kepentingan pribadi atau bisa
disebut tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini ditujukan antara
sesama teman atau keluarga.
3) Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelnggarakan
kegiatan usaha niaga seperti usaha industry, bisnis, dan usaha jasa. Biasanya surat
niga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini sangat berguna
dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik
dan benar.