penggunanaanya - Surat adalah salah satu informasi yang berbentuk tulisan yang di kirim
kepada seseorang(penerima surat) untuk menyampaikan suatu hal.
Surat merupan informasi berbentuk tulisan. Di jaman teknologi sekarang ini, surat tidak hanya di
tulis di atas kertas saja, tetapi ada juga yang berbentuk E-mail atau di kenal dengan nama surat
elektronik, sehingga bentuk surat yang di tulis di atas kertas mulai meredup ke eksisanya.
Tapi walaupun demikian, kita tetap harus menulis surat dengan baik dan benar susuai dengan
tata cara penulisan surat.
Untuk mengetahui lebih dasar lagi tentang tehnik menyusun surat baca disini:#5 Tehnik dasar
menyusun surat undangan rapat yang baik sehingga mendapatkan respon/feedback sesuai
yang di harapkan
Nah, dalam artikel kali ini saya ingin membahas tentang cara menulis surat dengan baik dari #4
bagian surat yang utama. Apa saja itu?
Tapi pada dasarnya surat yang formal terdiri dari #4 bagian utama, yaitu sebagai berikut:
Kepala surat
Pembukaan
Isi surat
Penutup
Kop surat
#2. Pembukaan
Pada bagian ini di bagi lagi menjadi #6 bagian yaitu:
Dalam penulisan tanggal surat tidak boleh menggunakan angka tetapi di tulis sesuai dengan
nama bulan (aslinya)
Nomor surat adalah memuat nomor surat di buat atau nomor surat di kelurakan, sesuai dengan
buku surat masuk dan keluar.
Dalam nomor surat setiap instansi atau organisasi memiliki kode tertentu sesuai dengan kode
yang di gunakan masing-masing lembaga.
Akan ada kaidah dalam penulisan nomor surat, contohnya seperti berikut:
Nomor : 03/GP-0.47-0.48/U/XII/2015
Keterangan
XII : bulan di keluarkannya surat, menggunakan angaka romawi, dalam nomor surat beikut
berarti menandakan bulan 12/Desember
#c. lampiran
Lampiran adalah bagian yang menerangkan atau menunjukan bahwa bersama pengiriman surat
di kirim pula warkat atau benda lain
Contohnya seperti:
Lampiran : 1 (satu) Berkas
Hal atau Perihal adalah memuat masalah pokok yang merupakan cakupan isi surat atau ringkasan
isi surat.
Contohnya seperti:
Perihal : Undangan
Atau
Nama dan Alamat surat adalah nama Orang/lembaga/instansi/oraganisasi terkait yang akan
menerima surat.
Hendakanya dalam penulisan nama dan alamat surat harus benar, baik itu hanya sebuah gelar
pada nama seseorang.
Dalam penulisan nama surat yang di tujukan kepada nama perusahaan sebaiknya tidak
menggunakan Yth.
Untuk nama tempat untuk penulisannya yaitu setiap memasuki satu kata maka awal kata hurup
tersebut berbentuk capital biasanya nama daerah yang di tuju.
Kepada
Yth. Kamabigus
Bram Itam
Kepada
Yth. Jahri Mahfus, S. Pd.I
JL. Pembengis 14
Bram Itam
Kepada
Yth. M. Syamsul Bahri
Jalan Kampung Durian 90
Pembegis
Kepada
Yth. Direktur PT. Gudang Waloh
JL. Simpang Kayo Aro 40
Pembengis
Kepada
CV. Gudang Hatap
JL. Lorong Talok 77
Bram Itam
Salam pembuka adalah sapaan penghormatan kepada pembaca sebelum memulai menuangkan
makna pembicaraan dalam isi surat.
Jika kop surat merupak cover dari surat maka inti surat terdapat pada isi surat.
Isi surat merupaka uraian lengkap dan jelas tentang masalah yang menyebabkan surat itu
dikirim/dibuat.
Bentuk isi surat secara umum biasanya terdiri atas #3 bagian, yaitu
Alenia pembuka
Alenia isi
Alania penutup
Penutup merupakan akhir pada surat yang berisakan 2 hal yaitu sebagai berikut
#Salam penutup
Jika sebelumnya ada salam pembuka, maka akan di akhiri dengan salam penutup.
Salam kami
Wassalam
#TTD
TTD
Tanda tangan dan nama terang hingga stempel. Ada pada bagian TTD
Dengan membubuhkan tanda tangan berarti mensahkan isi surat dan akibat yang akan di
timbulkan oleh surat sehingga menjadi terjamin surat itu dari suatu lembaga.
Nah, setelah tahu #4 dasar tentang bagian surat secara umum, maka keseluruhan surat yang
dibuat seperti contoh di bawah ini:
Contoh surat
Nah, selesai deh, surat yang di buat mudah bukan cara membuatnya sesuai kaidah penulisan
surat yang baik.
dalam bentuk penulisan surat banyak sekali modelnya ada yang berbentuk full block style,
indented style, dll. untuk bentuk2 surat akan saja jelaskan untuk artikel berikutnya, sampai jumpa
lagi, bye.
Baca juga:
Perencanaan warna ruang kantor untuk efisiensi kerja (semangat, konsentrasi dan tenang)