CARA PEMBUATAN

SURAT RESMI
OLEH: DENI MARDIANA, S.PD
BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI

1. Kop Surat

2. Nomor Surat

3. Lampiran

4. Hal/Perihal

5. Alamat Tujuan

6. Salam Pembuka

7. Isi Surat

8. Salam Penutup

9. Tempat & Tanggal Surat

10. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan

11. Tembusan
1. KOP SURAT / KEPALA SURAT
Setiap surat resmi harus terdapat kop atau kepala surat, hal ini karena kop
surat merupakan sebuah identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun
struktur dari kop surat ini haris mengandung beberapa hal berikut ini:
2. NOMOR SURAT
Nomor : 013/Pan-Pel/SMA 1 Maju Terus/I/2015

001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Dalam contoh diatas misal untuk
surat ketiga belas yang dikeluarkan oleh lembaga.

Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila
bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan
sebagainya.

SMA 1 Maju Terus = Identitas organisasi / institusi

I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.

2015 = Tahun surat itu di keluarkan.

3. LAMPIRAN
Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke
dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan
dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain
sebagainya.
4. HAL/ PRIHAL
Hal Surat atau disebut juga perihal surat adalah ‘perkara’, ‘urusan’,’peristiwa’,
dan ‘tentang hal’.

Contoh :

Hal : Permohonan tenaga kerja

5. ALAMAT /TUJUAN SURAT
tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat
lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, karena mengandung kemubadziran.

Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk memberi
penghormatan kepada penerima surat. Seperti atasan, relasi kerja atau teman.
Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya berlaku pada nama orang, dan tidak digunakan pada
nama instansi maupun jabatan tertentu.
Contoh :

Yth. Kepala Sekolah SMA 1 Maju Terus

Jalan Mawar, Palangka Raya
Kota Palangka Raya
6. SALAM PEMBUKA
Tujuan adanya salam pembuka adalah membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Penulisan
harus diakhiri dengan penggunaan tanda baca koma (,).

Contoh :

Dengan hormat,
7. ISI
Isi surat merupakan salah satu hal yang paling penting dalam semua jenis surat. Sebagaimana dalam isi surat ini memuat beberapa pokok-pokok atau maksud dan
tujuan adanya surat tersebut. Didalam isi surat ini terdapat beberapa bagian yang harus ada, seperti pembuka, bagian inti dan penutup. Adapun penjelasannya
adalah sebagai berikut :

Pembuka. Pada bagian ini kalimat pembuka berfungsi untuk pengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Didalam pembuka surat juga dapat berisi
tentang inti masalah yang akan disampaikan kepada calon penerima surat.
Isi Pokok. Untuk bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Selain itu untuk penyampaian pada
bagian ini juga harus jelas dan mudah dipahami.
Penutup. Dalam bagian penutup surat ini berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Dengan demikian pada bagian
tersebut menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Untuk penulisan penutup surat harus secara singkat dan tegas.
Contoh :

Bersamaan dengan terbitnya surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para siswa siswi SMA 1 Maju
Terus terutama untuk kelas XIII. Maka kami sebagai badan pendidikan sekolah, akan mengadakan kegiatan studi lapangan bagi siswa dan siswi.Adapun acara
akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2019

Pukul : 08.00 s.d. selesai
Tempat : Palangka Raya
Acara : Penelitian dan Pengkajian Flora dan Fauna Langk
8. SALAM PENUTUP
Biasanya untuk salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada
umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam
berkomunikasi.

Contoh :

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, untuk perhatian

dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih.
9. TEMPAT &TANGGAL SURAT
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat
tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu
ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok
kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan
nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Contoh :

Bandung, 17 Agustus 2015.
10. NAMA, JABATAN, DAN TANDA
TANGAN
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu
instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan
hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.

Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika
akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama
jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.
11. TEMBUSAN
Tembusan adalah bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga
menerima surat itu selain penerima surat. Surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat
tembusan surat tersebut.

Contoh :

Tembusan

Yth. Direktur Pemilihan Badan

Kepada Yth. Kepala Bagian Pengiriman
Yth. Hasanah Putri, S.Pd.
TERIMA
KASIH