CARA MEMBUAT

SURAT RESMI
 SURAT RESMI

Surat resmi biasanya banyak dipakai untuk keperluan instansi, organisasi, keperluan
dinas, atau kepentingan antar perusahaan. Meski begitu surat resmi tidak harus selalu
dibuat oleh kelompok, bisa juga dibuat oleh individu. Contoh surat resmi yang dibuat
oleh individu adalah surat lamaran kerja, atau surat pengunduran diri dimana cara
penulisan surat tersebut menggunakan format surat resmi yang berlaku dan bahasa
yang digunakan merupakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Surat ini dibuat
dalam berbagai kegiatan resmi seperti di sekolah, dinas atau di berbagai instansi
pemerintah
 Pada paragraf di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat resmi merupakan surat
yang digunakan dalam berbagai urusan resmi baik secara personal, instansi atau
organisasi. Surat resmi biasanya dibuat untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
satu pihak ke pihak yang lain. Fungsi dari surat resmi biasanya mencakup lima hal
berikut. Sebagai sarana pemberitahuan, buah pemikiran, permintaan, gagasan serta
sebagai pedoman kerja.

 Meski saat ini sudah jarang digunakan dalam komunikasi pribadi karena sudah
tergantikan dengan berbagai media lain yang lebih modern. Tetapi untuk kegiatan
yang bersifat formal tentu dibutuhkan komunikasi lewat surat, karena bila
menggunakan ponsel tentu terlihat tidak profesional sehingga akan ditolak. 
 Ciri Dari Surat Resmi Yang Baik

 Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya
menggunakan kop surat.
 Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat
tersebut.
 Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
 Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh
kebanyakan orang.
 Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau
stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka
surat tersebut akan diragukan keasliannya.
Bagian-bagian yang Ada Pada Surat Resmi

 Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada.
Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara
garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka,
isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.
 Kepala atau Kop Surat
 Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat
menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu
penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau
perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5
bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop
surat tersebut adalah sebagai berikut.
1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
 Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan
untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal.
Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang
menggunakan rata kiri atau kanan.
 NOMOR SURAT
Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak
bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang
telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat
dengan baik dan benar. Lalu bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat? Berikut
penjelasannya.
Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua
bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk membuat kode
sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau surat apapun yang berkaitan dengan
lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh
lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa menggunakan kode “002”.
Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang
ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
2015 = Tahun surat itu di keluarkan.
 TEMPAT TANGGAL SURAT

 Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta
kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah
dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup
tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di
pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis
mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan
tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.
 LAMPIRAN

 Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke

dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang
menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih
mendetail dan lain sebagainya.
 ALAMAT SURAT

 Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi
kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut
adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.
 Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
 Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk
alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
 Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
 Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
 Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama
orang.
 Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik
SALAM PEMBUKA DAN PENUTUP

Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan

dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa
menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam
pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
 ISI SURAT

Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat
yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang
baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah
untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan
juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.
 PENUTUP

 Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa
contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
 Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan
terima kasih.
 Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan
terima kasih.
 Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan
terima kasih.
 Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
 Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan
NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya
tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.
1. PENGATURAN KERTAS

 Langkah-langkahnya:
1. Klik menu Page Layout
2. Klik menu Page Setup
3. Pilih menu Margin, atur margin Left = 3 cm, Right=2cm, Top=2cm,
Bottom=2cm. Pada orientation pilih Potrait.
4. Pilih menu Paper, pada paper size pilih customize yaitu ukuran yang sudah
disesuaikan dengan ukuran kertas F4
5. Kalau margin dan paper sudah diseting, klik Ok
2. JENIS UKURAN HURUF UNTUK
SURAT
 Untuk surat resmi biasanya jenis huruf yang digunakan adalah huruf resmi, seperti
Times New Roman, Arial, Century Ghotic, dan jenis-jenis huruf formal lainnya.
Sedangkan untuk ukuran huruf biasanya disesuaikan dengan format surat masing-
masing instansi.
 Untuk latihan kali ini, jenis huruf yang akan kita pilih adalah Times New Roman, dan
ukuran hurufnya adalah font 12 untuk isi surat, dan customize untuk kop surat.
Pembahasan cara membuat kop surat setelah bahasan ini, di point 3.
 Langkah-langkah memilih jenis huruf dan menentukan ukuran huruf untuk menulis
surat di Microsoft Word sebagai berikut:
1. Klik menu Home
2. Pilih jenis huruf Times New Roman
3. Tentukan ukuran huruf 12
 3. Membuat Kop Surat di Microsoft

Word
Langkah-langkah membuat kop surat di Microsoft Word:
1. Tulis nama dan alamat lengkap instansi
2. Blok teks, kemudian pilih align center
3. Kemudian, blok pada teks baris kesatu dan baris kedua, dan rubah ukuran huruf dengan ukuran 16, dan tebalkan
dengan menekan icon Bold.
4. Kemudian blok kembali seluruh teks, dan geser left indent ke arah kanan untuk memberi ruang disebelah kiri
yang nantinya akan dimasukan logo instansi.
5. Letakan kursor disebelah kiri pada ruang yang kosong, klik Insert, klik Image, pilih Logo, klik Insert kembali
6. Agar logo bisa digeser dengan mudah, klik Text Wrapping (gambar kucing), kemudian pilih in Front of text,
kemudian geser logo ke sebelah kiri teks.
7. Sekarang logo sudah ada tepat disebelah kiri teks. Berikutnya kita tambahkan border dibawah teks, dengan cara
letakan Kursor dibawah teks sebelah kiri,
8.  Nantinya akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini, kemudian pilihh style garis yang lazim
digunakan untuk membuat garis tepi kop surat, kemudian hilangkan garis tepi kiri, tepi kanan, dan bawah (lihat
yang diberi tanda silang) dengan cara meng-Klik garis tersebut, kemudian klik Ok.